Imposto sobre vendas: software, terceirizar ou fazer sozinho?

Devo manter o imposto sobre vendas internamente, usar software ou passar para um profissional?

Ajuste a solução ao número de estados em que você entrega, à clareza da tributação dos seus produtos e a quem concilia cada declaração com a escrituração. O software pode calcular o imposto no checkout. Ele não decide onde você deve imposto nem se uma declaração bate com a escrituração, e um produto configurado com a regra errada pode deixar você devendo o imposto ou reembolsando seu provedor.

Entregar internamente pode deixar de funcionar quando a lista de entregas passa do que uma pessoa consegue conciliar a cada mês, ou quando chega uma carta do estado que ninguém sabe responder. O que define o custo de contratar ajuda é quantas declarações você entrega por ano (estados vezes a frequência que cada estado pede), quantos registros ainda faltam e quantos dados de vendas precisam ser limpos antes.

Um caso não é simples quando você está registrado ou prestes a se registrar em vários estados, a tributação de um produto é incerta (assinaturas de software são o caso comum), declarações foram puladas ou uma declaração não bate com a escrituração. Comece pela lista de licenças, pelas vendas por estado e mês e pelas últimas declarações; a lista completa está no fim.

O que um software de imposto sobre vendas pode calcular e entregar?

O imposto sobre vendas se divide em seis tarefas: registrar, definir a tributação dos produtos, calcular, entregar e pagar, conciliar com a escrituração e responder a avisos. Um provedor certificado cobre a maioria delas nos estados membros do Streamlined, e o software só de cálculo cobre o cálculo. O resto fica com uma pessoa.

As entregas de imposto sobre vendas podem ser realmente automatizadas?

Em parte. O cálculo pode ser automatizado e, nos estados membros do Streamlined, um provedor certificado pode entregar e pagar. Fora deles, as declarações são entregues no sistema de cada estado por você ou por alguém que você autoriza da forma que o estado exige. As ferramentas diferem em quais estados atendem e no que conferem, então pergunte em quais estados uma ferramenta entrega, se ela entrega declarações zeradas e quem consta em cada conta estadual. Uma ferramenta que entrega a partir de dados não conciliados entrega do jeito que recebeu.

Três armadilhas se repetem:

• Entregar a partir de vendas não conciliadas. Uma declaração montada com dados de vendas que não foram conferidos com pedidos, reembolsos e relatórios de marketplace pode ser entregue no prazo e ainda assim estar errada, por exemplo quando uma venda de marketplace é contada tanto nos totais da sua loja quanto no relatório de cobrança do marketplace. Veja conciliar vendas e repasses.
• Registrar-se onde nada é devido. O registro inicia a obrigação de entrega: o vendedor é responsável por cobrar e pagar o imposto desde a data do registro, e registrar-se pelo sistema Streamlined (o registro compartilhado que os estados membros operam) não elimina o imposto de vendas anteriores, exceto em estados que oferecem anistia (registro Streamlined). Confirme se o critério do estado foi atendido antes de se registrar.
• Declarações zeradas puladas. Nos estados membros do Streamlined, na Califórnia e em Nova York, as declarações são devidas mesmo sem vendas (registro Streamlined; Califórnia; Nova York). Uma ferramenta configurada para entregar só quando há imposto devido pode deixar isso passar. Para prazos, multas e declarações atrasadas, veja entregar declarações de imposto sobre vendas.

O que ainda exige uma pessoa, seja qual for a ferramenta?

A maior parte disso continua com uma pessoa mesmo quando uma ferramenta faz o cálculo ou a entrega.

• Onde você deve imposto. O registro é exigido em cada estado em que você atingiu o critério de nexus (vínculo tributário com o estado) físico ou econômico, como loja, equipe ou estoque ali, ou vendas acima do limite, ou outra exigência (registro Streamlined). Veja quando você deve cobrar imposto sobre vendas.
• Tributação dos produtos. Um provedor certificado determina a tributação conforme o mapeamento de cada produto, e a proteção do estado para dados errados não cobre um mapeamento errado. Se um plano, serviço ou pacote é tributável em um estado é outra questão; veja imposto sobre vendas de SaaS e software.
• Certificados de isenção. A Califórnia diz aos profissionais que os clientes devem guardar os documentos que sustentam vendas não tributáveis (CDTFA). Veja certificados de isenção de clientes.
• Avisos e auditorias fora do alcance de um provedor. O estado em geral entra em contato diretamente com você, a menos que um provedor seja compensado pela sua conta, e o provedor ainda pode precisar de registros seus (perguntas frequentes do CSP). Veja auditoria de imposto sobre vendas.
• Períodos passados. Vendas que nunca foram tributadas exigem um plano próprio. Veja regularizar imposto sobre vendas não cobrado.
• A escrituração. Um saldo de passivo diferente da declaração precisa de uma pessoa para rastreá-lo. Veja imposto sobre vendas a pagar não bate com a declaração.

O que é um provedor de serviços certificado e quais vendedores têm o serviço gratuito?

Um provedor de serviços certificado (certified service provider, CSP) é um agente certificado pelo Streamlined Sales and Use Tax Agreement para executar as tarefas de imposto sobre vendas e de uso de um vendedor, exceto o imposto sobre as compras do próprio vendedor. Os estados membros do Streamlined pagam o provedor pelos vendedores que atendem aos testes abaixo, então esses vendedores não pagam nada ao provedor pelos serviços cobertos (o que é um CSP). Um estado pode ou não deixar esses vendedores ficarem com seu desconto de cobrança (collection allowance), então pergunte a cada estado (perguntas frequentes do CSP).

Para ter o serviço gratuito em um estado, o vendedor deve se registrar nesse estado pelo Streamlined Sales Tax Registration System, contratar um provedor e atender a todos estes critérios nos 12 meses antes de se registrar ali (serviços gratuitos):

• nenhum local fixo de negócios no estado por mais de 30 dias;
• menos de $50.000 em propriedades e menos de $50.000 em folha de pagamento no estado;
• menos de 25% do total de suas propriedades ou da folha de pagamento total no estado;
• não cobrar o imposto do estado como condição para o vendedor ou uma afiliada ser fornecedora desse estado.

Para esses testes, propriedade é o bem imóvel e tangível que o vendedor possui ou aluga: o próprio, pelo custo original; o alugado, por oito vezes o aluguel anual líquido, com a média entre o início e o fim dos 12 meses. Folha de pagamento é o pagamento a empregados, atribuído a um estado pelas regras de localização do contrato (contrato do provedor).

Um vendedor remoto que deve cobrar em um estado apenas porque passou o limite de nexus econômico desse estado se qualifica ali. Um vendedor relacionado (conforme a seção 267(b) ou 707(b) do Internal Revenue Code) a uma entidade que não atende a esses testes no estado não se qualifica se essa entidade presta serviços em nome do vendedor, como entregar seus produtos, receber suas declarações ou tratar de reclamações de seus clientes, ou se as duas foram estruturadas ou reestruturadas em 21 de junho de 2018 ou depois para que o vendedor agora se qualificasse. Essa exclusão não se aplica a um vendedor devidamente registrado pelo sistema Streamlined como vendedor compensado pelo CSP antes de 1º de setembro de 2020, a menos que tenha se estruturado ou reestruturado desde 21 de junho de 2018 (contrato do provedor). O status gratuito termina em um estado se o vendedor deve se registrar ali e deixa de atender a todos os testes. Esses testes vêm do contrato entre o Streamlined Governing Board e os provedores, então confira na página de serviços gratuitos os termos em vigor quando você se registrar. O rótulo “vendedor compensado” só decide quem paga o provedor; não decide se você deve cobrar imposto (perguntas frequentes do CSP).

Um provedor pode cobrar por estados em que você não se qualifica, estados em que você está registrado diretamente em vez de pelo sistema Streamlined, estados que não são membros do Streamlined, serviços extras como contabilidade ou consultoria e o processamento de transações não tributáveis acima de 30% das transações anuais de um estado. A página de registro do Streamlined lista os estados membros. Califórnia, Nova York e Texas não estão nela, então as declarações desses estados são entregues diretamente ao estado, pelo vendedor ou por seu profissional.

Os estados membros do Streamlined também certificam software só de cálculo. O vendedor que o usa mantém a entrega e o pagamento, e o estado entra em contato diretamente com ele em uma auditoria (perguntas frequentes do CSP).

Se o software ou o provedor errar, quem deve o imposto?

Depende da ferramenta. Com software só de cálculo, o vendedor continua responsável perante o estado por informar e pagar o imposto; o provedor do software é responsável perante o estado por pagamentos a menor causados por erros no funcionamento do software. Com um provedor certificado, o provedor é responsável perante o estado pelo imposto das transações que processa, a menos que o vendedor tenha declarado falsamente o que vende ou cometido fraude. Fora do sistema Streamlined, o vendedor registrado em geral deve o imposto, a menos que se aplique a regra de proteção daquele estado.

A lei de Washington, que implementa o acordo Streamlined, diz isso expressamente (RCW 82.58.080); confira a lei do seu estado. Dois limites: o vendedor pode ser auditado nas transações que o provedor não processou e ainda deve o imposto que não enviou ao provedor até o vencimento da declaração (contrato do provedor, Seção E.2).

Os estados membros do Streamlined também protegem o vendedor que usa um provedor certificado ou software de cálculo certificado da responsabilidade por alguns erros (perguntas frequentes do CSP):

Um mapeamento errado não é um erro nos dados do estado, então nenhuma proteção do estado se aplica. Pelo contrato do provedor, o provedor é responsável perante o estado pelos erros de mapeamento que deixam imposto sem cobrar, quem quer que tenha feito o mapeamento; o contrato dele com o vendedor pode exigir que o vendedor o reembolse quando a ação ou a omissão do vendedor causou o erro (contrato do provedor, Seção E.3(c); perguntas frequentes do CSP). Até o contrato de um provedor começar, o vendedor entrega e paga por conta própria. Outros estados definem suas próprias regras de proteção; confira a orientação do próprio estado.

Contratar um responsável contábil ou CPA muda quem faz o trabalho, não de quem é a conta. O profissional age em nome do vendedor, sob autorização dele, e o formulário de autorização de Nova York faz o contribuinte concordar em examinar as informações declaradas e verificar que são verdadeiras, corretas e completas (Form TR-2000).

As pessoas por trás de uma entidade também podem dever o imposto pessoalmente; um empresário individual o deve diretamente. Na Califórnia, depois que um negócio acaba, um diretor, membro, gerente, sócio ou outra pessoa que controlava a entidade ou era responsável por suas declarações ou pagamentos de imposto pode dever pessoalmente o imposto sobre vendas não pago que cobrou dos clientes (ou o imposto de uso especificado), mais juros e multas, se deixou de pagar de forma deliberada. Isso cobre apenas os períodos em que tinha essa responsabilidade, dentro de limites de prazo (Revenue and Taxation Code, seção 6829). Outros estados têm suas próprias regras; veja entregar declarações de imposto sobre vendas.

O que um responsável contábil ou CPA faz que o software não faz, e como obtém acesso?

Um responsável contábil ou CPA cuida do que uma ferramenta não consegue: descobrir onde o registro é necessário, conferir como os produtos são mapeados, conciliar cada declaração com a escrituração, entregar em estados fora de um provedor e responder a cartas do estado. Para agir em um estado, o profissional precisa da autorização do vendedor.

Os estados dividem isso em duas permissões: uma para entregar e pagar online, outra para falar em seu nome em avisos e auditorias. As regras variam por estado; estes dois mostram o padrão.

Na Califórnia, uma procuração por si só não dá acesso à entrega online: um representante que quer executar funções online também precisa do Third Party Access (CDTFA). O CDTFA-392 pede um identificador por representante, como número de CPA, de advogado, PTIN ou de enrolled agent, então o representante não precisa ser CPA (CDTFA-392). Pergunte qual pessoa será nomeada no formulário de cada estado e quem assina a declaração. Outros estados têm seus próprios formulários, logins e frequências; confira o site do departamento de receita do estado antes de supor que as etapas de qualquer um dos dois estados se aplicam. Para prazos e entrega quando não houve vendas, veja entregar declarações de imposto sobre vendas.

Vendas em marketplace mudam o que eu mesmo entrego?

Mudam como você informa essas vendas e o que deve sobre elas. Se você ainda precisa de licença e de declarações depende do estado. O vendedor registrado continua entregando, informa as vendas de marketplace da forma que o estado orienta e guarda a prova de que o marketplace cobrou o imposto. Vendas no seu próprio site ou por fatura direta continuam sendo suas.

• Califórnia. O vendedor cujos bens tangíveis são vendidos apenas por marketplace facilitators registrados em geral não precisa se registrar; vendas diretas no próprio site ainda podem criar a obrigação de registro. O vendedor registrado guarda o contrato do facilitador ou outra prova de que ele está registrado, além do seu número de licença (CDTFA).
• Nova York. O vendedor sediado em Nova York que vende apenas por meio de um provedor de marketplace ainda se registra e entrega declarações; certos vendedores de fora do estado não precisam se registrar. O vendedor registrado guarda o Certificate of Collection do provedor ou o contrato público do provedor (Nova York).

As duas regras tratam de bens tangíveis. A venda de software ou serviço por uma plataforma é outra questão; veja merchant of record no imposto sobre vendas de SaaS. Para ver como as vendas de marketplace aparecem em uma declaração, veja entregar declarações de imposto sobre vendas. Se você opera a plataforma, veja regras de marketplace facilitator para startups.

O que entrego para começar?

Dê à pessoa ou ao provedor o suficiente para refazer cada declaração a partir dos registros, não dos totais da ferramenta.

• Uma lista de licenças por estado: número da licença, frequência de entrega, datas de vencimento e quem tem cada login.
• As últimas declarações entregues, confirmações de pagamento e cartas do estado.
• Vendas por estado e mês: vendas brutas, vendas de marketplace, vendas diretas, reembolsos.
• Seus produtos e como cada um é tributado ou mapeado em cada estado.
• Certificados de isenção e de revenda, e contratos ou relatórios de cobrança de marketplaces.
• Relatórios de repasses dos seus processadores de pagamento e marketplaces.
• A conta de passivo do imposto sobre vendas da sua escrituração.
• O EIN, o proprietário, diretor ou sócio que pode assinar autorizações estaduais e o endereço postal e o e-mail de cada conta estadual, para onde vão as cartas do estado.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos.

Uma loja online com licenças em alguns dos seus estados

Uma loja online envia para compradores em 12 estados e tem licenças em 6, com US$400.000 de vendas anuais, US$100.000 delas por um marketplace. O software de cálculo cobra, no checkout, a alíquota do local ao qual cada venda é atribuída nos 6 estados com licença. Todo mês alguém concilia as vendas por estado com as 6 declarações e com os relatórios de cobrança do marketplace. Os outros 6 estados são conferidos com o limite de cada um; veja limites de nexus econômico para imposto sobre vendas por estado.

Uma empresa de software com um plano mapeado errado

Uma empresa de software tem US$800.000 de assinaturas anuais e licenças em 4 estados. Em um deles, um estado membro do Streamlined que tributa o produto, ela usa um provedor certificado, mas mapeou um plano como não tributável. A proteção do estado cobre dados errados de alíquota, de limite ou da biblioteca de tributação, não um mapeamento errado de produto. Se US$60.000 das vendas desse plano ficaram sem imposto a uma alíquota ilustrativa de 6%, US$3.600 de imposto ficam sem cobrança, antes de qualquer juro ou multa. O provedor é responsável por isso perante o estado, mas o contrato dele com a empresa pode exigir que a empresa o reembolse porque foi ela quem fez o mapeamento. Um erro de mapeamento pode se repetir em todo estado em que o plano é vendido.

Um vendedor dá acesso ao seu CPA na Califórnia

Um vendedor com licença na Califórnia quer que seu CPA entregue as declarações mensais e responda a uma carta do estado. O vendedor aprova o Third Party Access do CPA para que ele possa entregar e pagar, e assina uma procuração que nomeia o CPA pessoalmente, não a firma, para avisos e auditorias. A licença continua no nome do vendedor, e o vendedor ainda revisa os números antes de serem entregues.

E no seu caso?

• Você está registrado, ou prestes a se registrar, em vários estados, a tributação dos produtos é incerta ou declarações e escrituração divergem: decidir quais entregas ficam com o software, quais precisam de uma pessoa e o que autorizar exige uma revisão dos seus registros e documentos reais; procure ajuda com escrituração contábil.
• Você não sabe em quais estados deve imposto: veja quando você deve cobrar imposto sobre vendas.
• Você ou a empresa estão fora dos EUA: veja vendedores estrangeiros e imposto sobre vendas e imposto sobre vendas dos EUA em software vendido do Canadá.
• Você vendeu itens tributáveis sem cobrar imposto: veja regularizar imposto sobre vendas não cobrado.
• Você vende por uma plataforma de loja e precisa saber quais estados ativar: veja imposto sobre vendas da Shopify por estado.
• Você vende software por uma plataforma que vende por você: veja merchant of record no imposto sobre vendas de SaaS.
• Um estado enviou um aviso de auditoria ou um pedido de informações: veja auditoria de imposto sobre vendas.
• O relatório de passivo não bate com a declaração entregue: veja imposto sobre vendas a pagar não bate com a declaração.
• Você perdeu declarações ou precisa dos prazos: veja entregar declarações de imposto sobre vendas.
• Vários anos de escrituração estão atrasados: veja como atualizar escrituração atrasada.