Depois de abrir sua empresa nos EUA: primeiros registros e prazos

O que devo conferir na aprovação do estado?

Confira o registro oficial do estado antes de usar o nome da empresa em formulários fiscais ou em pedidos de conta. Guarde o contrato social aprovado ou o certificado e o comprovante de registro; confirme o nome legal, a data de registro ou de vigência, o número de identificação estadual, o endereço comercial e o agente registrado (a pessoa que recebe os documentos legais em nome da empresa). Nova York informa que o comprovante de registro da LLC prova o registro e orienta quem registra a confirmar o nome e a data nele indicados. A busca de empresas da Califórnia mostra a data de registro da entidade (Departamento de Estado de Nova York; Secretaria de Estado da Califórnia).

O registro estadual define a identidade legal da empresa; a carta do EIN não cria a LLC nem a corporação. Mantenha juntos o registro aprovado pelo estado, as alterações e os dados de contato atuais do agente registrado. Se o endereço ou o agente mudar depois, consulte o procedimento de atualização do estado. Por exemplo, a Califórnia usa o Statement of Information para atualizar o agente ou o endereço de uma LLC (Secretaria de Estado da Califórnia).

Quando preciso de um EIN?

Peça o EIN depois que o estado constituir a LLC ou a corporação e antes de precisar do número para uma declaração obrigatória, um empregado ou uma conta empresarial. O IRS informa que constituir primeiro a entidade estadual pode evitar atrasos no pedido do EIN. O EIN é gratuito quando solicitado diretamente ao IRS (IRS: como obter um EIN).

Um EIN também pode ser útil quando um registro estadual ou uma conta empresarial pede o número da empresa. Confira os requisitos desse pedido em vez de tratar um EIN opcional como uma opção fiscal federal. No caso de uma LLC desconsiderada, o Form W-9 de um cliente geralmente usa o nome e o número de identificação fiscal do proprietário, e não o EIN da LLC (IRS: LLCs de um único membro). O IRS normalmente trata uma LLC americana com um único proprietário como parte do proprietário para fins de imposto de renda, e uma LLC americana com vários proprietários como sociedade de pessoas, a menos que ela faça uma opção válida. Uma LLC qualificada, de propriedade exclusiva de cônjuges em regime de comunhão de bens (community property), pode ser uma exceção; veja LLC de casal ou de família (IRS: instruções do Form SS-4).

Uma pessoa física declara a renda de uma LLC desconsiderada e o self-employment tax (imposto de autônomo); os sócios e os acionistas de uma corporação S declaram a sua parte, mesmo sem distribuição. A corporação C, em geral, paga o próprio imposto de renda. Veja quais declarações a sua empresa apresenta (IRS: LLCs de um único membro; IRS: instruções do Form 1065; IRS: instruções do Form 1120-S; IRS: como constituir uma corporação).

A pessoa responsável pode usar um ITIN em vez de um número de Social Security (SSN)?

Sim. A parte responsável (a pessoa que, em última instância, é proprietária da empresa ou a controla) pode usar um ITIN (Individual Taxpayer Identification Number, número de identificação fiscal para quem não pode obter SSN) no pedido de EIN. A ferramenta on-line do IRS aceita o SSN ou o ITIN da parte responsável quando o pedido atende aos demais requisitos, incluindo um local principal de atividade nos EUA (IRS: como obter um EIN; IRS: instruções do Form SS-4).

A parte responsável geralmente deve ser a pessoa física que, em última instância, é proprietária da empresa ou a controla, e não uma empresa que atua como intermediária (nominee). Se essa pessoa não tem SSN nem ITIN e não pode obter nenhum dos dois, as instruções do Form SS-4 orientam a escrever “foreign” ou “N/A” na linha de identificação da parte responsável. Uma empresa cujo local principal de atividade fica fora dos EUA não pode usar a ferramenta on-line do IRS (IRS: instruções do Form SS-4; IRS: como obter um EIN). Para esse caminho de pedido, veja como abrir e administrar uma empresa a partir do exterior.

E se o registro estadual e a carta do EIN mostrarem nomes diferentes?

Compare o documento aprovado pelo estado, o pedido de EIN e a notificação de atribuição do IRS antes de alterar qualquer registro. O Form SS-4 pede o nome legal exatamente como aparece no contrato social ou em outro documento legal; o nome fantasia (trade name) vai em uma linha separada (IRS: instruções do Form SS-4).

Se só o pedido de conta for diferente, entregue os dois registros ao provedor e pergunte qual nome ele exige. Não envie outro pedido de EIN só porque o sistema aponta uma divergência: o IRS diz para usar um único método de pedido para cada entidade, a fim de evitar EINs duplicados (IRS: instruções do Form SS-4).

Em que os proprietários devem concordar antes de abrir uma conta?

Registre por escrito a propriedade e a autoridade para assinar. Depois, reúna o registro aprovado pelo estado, a carta do EIN (se já emitida), a identificação dos proprietários e o acordo ou a autorização da empresa que o provedor da conta pedir. Documente a participação de cada proprietário, a contribuição, o poder de gestão, o direito aos lucros e como funcionam as decisões e as saídas; um proprietário único também pode registrar essas decisões. Os requisitos para abrir uma conta variam de acordo com a instituição; confira a lista de documentos dela antes de pedir.

Confira a regra do estado sobre o acordo operacional. Nova York exige que os membros da LLC adotem um acordo escrito antes do registro, no registro ou em até 90 dias depois; a Califórnia também exige um acordo guardado com os registros da LLC (Departamento de Estado de Nova York; Secretaria de Estado da Califórnia). Uma corporação deve manter os registros de propriedade e as atas do conselho, incluindo a autorização dos signatários da conta (IRS: Publication 583).

Abra uma conta empresarial separada dos fundos pessoais. O IRS recomenda uma conta corrente empresarial separada e registros que identifiquem os depósitos como vendas, contribuições do proprietário ou empréstimos (IRS: Publication 583).

O estado exige outro registro depois da aprovação?

Consulte logo as instruções do estado onde a empresa foi aberta para entidades novas: depois da aprovação, pode vir um relatório inicial, uma declaração de propriedade, uma publicação, uma licença ou um registro fiscal. A exigência e o prazo dependem do estado e do tipo de entidade; a aprovação do estado, por si só, não conclui essas etapas posteriores.

Para as LLCs da Califórnia tributadas como entidades desconsideradas ou como sociedades de pessoas, pague o imposto anual de $800, se for devido, com o FTB 3522 até 15º dia do 4º mês, contando o mês do registro como o primeiro mês. Uma LLC inativa que atenda às condições do Form LLC-4/8 da Secretaria de Estado pode ser cancelada em até 12 meses após a constituição para evitar o imposto do primeiro ano; o cancelamento agora exige acesso completo ao bizfile Online (Franchise Tax Board da Califórnia; Secretaria de Estado da Califórnia). Veja imposto mínimo e taxa de LLC da Califórnia. O envio on-line do Statement of Information da Califórnia exige acesso de usuário ao bizfile Online. Se o Statement continuar sem ser apresentado depois de uma notificação de inadimplência e de 60 dias, o estado pode aplicar uma multa de $250 (Secretaria de Estado da Califórnia; Secretaria de Estado da Califórnia: perguntas frequentes; Franchise Tax Board da Califórnia).

Confira também, na cidade, no condado e nos estados onde a empresa vai operar, as licenças específicas da atividade. Nova York informa que alguns negócios precisam de permissões estaduais ou locais; a Califórnia indica aos proprietários a sua ferramenta de busca de licenças e permissões (Departamento de Estado de Nova York; Secretaria de Estado da Califórnia).

Se a empresa for operar em outro estado, confira se ela precisa se registrar lá como entidade de outro estado. A Califórnia, por exemplo, exige o registro antes de fazer negócios dentro do estado (Secretaria de Estado da Califórnia).

Uma empresa americana recém-aberta precisa apresentar um relatório federal de beneficiários finais?

Atualmente, nenhum relatório federal de beneficiários finais ao FinCEN é exigido de uma entidade criada nos Estados Unidos. A regra final atual do FinCEN isenta as empresas americanas e os seus beneficiários finais dessa obrigação de relatório (FinCEN: relatório BOI).

A regra é diferente para algumas entidades constituídas pela lei de outro país e registradas para fazer negócios nos EUA. Se esse for o caso da empresa, confira a regra vigente no site do FinCEN. As divulgações de propriedade exigidas pelo estado ou os pedidos de identificação feitos por um provedor de conta são separados do relatório federal ao FinCEN (FinCEN: relatório BOI).

Qual data da opção fiscal devo anotar no calendário?

Se os proprietários estão avaliando o regime de corporação S, anote já no calendário a janela do Form 2553. O prazo usual é 2 meses e 15 dias depois do início do ano fiscal em que a opção deve valer; também é permitido apresentar durante o ano fiscal anterior. Para uma empresa nova, o ano fiscal em que a opção vale pode começar quando ela tiver pela primeira vez proprietários, ativos ou atividade empresarial, o que ocorrer primeiro (IRS: instruções do Form 2553).

Um diretor autorizado assina o Form 2553, e cada proprietário exigido assina o consentimento da Parte I (IRS: Form 2553). Se, em vez disso, uma LLC quiser o tratamento de corporação C desde a abertura, confira o Form 8832 logo: a data de vigência geralmente não pode ser anterior à data do pedido em mais de 75 dias. O consentimento da Parte I é assinado por todos os membros atuais ou por um diretor, administrador ou membro autorizado; um ex-proprietário durante o período retroativo também deve assinar (IRS: Form 8832).

Obter um EIN ou escrever “1120-S” no Form SS-4 não equivale a fazer a opção pelo regime S. O IRS precisa receber e aceitar o Form 2553; uma LLC elegível geralmente não precisa também do Form 8832 para essa opção (IRS: instruções do Form SS-4; IRS: instruções do Form 2553). A elegibilidade e o efeito sobre a remuneração dos proprietários exigem uma decisão à parte: Vale a pena optar pelo regime de corporação S?.

Se a empresa perdeu um prazo, o alívio disponível usa o Form 2553 para a opção pelo regime S ou o Form 8832 para a classificação como corporação C, geralmente em até 3 anos e 75 dias da data de vigência pretendida. Os dois exigem causa razoável e declarações consistentes; algumas corporações têm uma exceção para a opção pelo regime S. Veja Vale a pena optar pelo regime de corporação S? (IRS: relief para opção tardia; IRS: Rev. Proc. 2009-41).

O que precisa estar pronto antes da primeira fatura ou do primeiro pagamento de salário?

Organize os registros e os cadastros fiscais exigidos antes de as transações começarem. O EIN, a constituição no estado, a licença de imposto sobre vendas, a conta de empregador e o alvará comercial têm finalidades diferentes; ter um deles não substitui os outros (IRS: Publication 583; Departamento de Estado de Nova York).

Consulte o órgão de arrecadação do estado sobre a conta de imposto de renda ou de imposto de franquia da empresa e sobre a exigência de um registro separado. Guarde as notificações dele junto com a carta do EIN (Secretaria de Estado da Califórnia).

Um proprietário, administrador ou diretor responsável pelo imposto da folha de pagamento que deixa de pagar de forma intencional o imposto retido pode dever pessoalmente 100% do valor retido não pago, conforme a seção 6672 do Internal Revenue Code, mesmo quando é a LLC ou a corporação que deve o imposto sobre o emprego. Para uma declaração de folha apresentada, o lançamento normalmente pode ser feito por três anos a partir da data de entrega (a partir de 15 de abril seguinte, se entregue antes), e a cobrança por dez anos após o lançamento, com exceções. Quem recebe a carta de multa proposta tem 60 dias para recorrer, ou 75 dias se a carta for endereçada fora dos EUA (IRS: Trust Fund Recovery Penalty; IRC, seções 6501 e 6502).

Escolha um método de manutenção de registros que mostre com clareza as receitas e as despesas, e guarde em um único lugar os documentos de constituição, a carta do EIN, os registros dos proprietários, os registros estaduais, as licenças, as faturas e os recibos (IRS: Publication 583). As declarações federais e estaduais de imposto de renda que vêm depois estão em a primeira declaração fiscal da sua empresa e em quais declarações a sua empresa apresenta.

Exemplo

Apenas ilustrativo; os valores são em dólares americanos. Uma LLC da Califórnia com um único proprietário que é pessoa dos EUA é registrada em 1º de setembro. O proprietário planeja emitir uma fatura de consultoria de US$2.000 e deposita US$1.000 de fundos pessoais na nova conta empresarial. Ele guarda o contrato social aprovado, confere o nome no estado e o agente registrado e registra os US$1.000 como contribuição do proprietário, e não como venda.

Sem empregados, sem imposto especial de consumo aplicável e sem opção de tributação como corporação, a LLC pode operar sem um EIN federal separado, embora o pedido de conta possa exigi-lo. O proprietário anota no calendário o Statement of Information inicial da Califórnia para 30 de novembro, 90 dias após o registro. Se a LLC continuar desconsiderada, o primeiro pagamento do imposto anual da Califórnia vence em 15 de dezembro. Se o regime S estiver em avaliação desde o primeiro ano fiscal da LLC, o proprietário confere a data de vigência e a janela de apresentação do Form 2553 antes de emitir folha de pagamento ou de decidir como declarar a primeira fatura. O proprietário também confere as licenças locais e se o serviço é tributável no local onde é vendido.

Seu caso é diferente?

• Você está avaliando o regime S ou já perdeu a janela da opção: Vale a pena optar pelo regime de corporação S? explica a elegibilidade e o envio; procure ajuda para abrir sua empresa antes de agir em uma opção tardia ou incerta.
• Você vai pagar um trabalhador ou a si mesmo pela folha de pagamento: Como configurar a folha de pagamento trata do registro e do primeiro depósito.
• Você vai vender bens ou serviços tributáveis: Quando você deve cobrar imposto sobre vendas trata da licença e dos gatilhos de cobrança.
• Você é proprietário da empresa e mora no exterior: Como abrir e administrar uma empresa a partir do exterior trata das questões de EIN; endereço comercial e conta bancária nos EUA trata das dúvidas sobre agente e documentos.
• Você precisa identificar ou apresentar as primeiras declarações, inclusive em um ano sem receita: veja quais declarações a sua empresa apresenta e a primeira declaração fiscal da sua empresa.
• O registro estadual, o registro do IRS, os documentos de propriedade ou o primeiro prazo não estão claros: reúna o registro aprovado, a carta do EIN, os documentos de identificação dos proprietários, os dados do agente e a primeira contratação e venda planejadas; procure ajuda para abrir sua empresa para conciliar tudo antes de apresentar declarações ou abrir contas.