Kanada’daki işletmeniz için muhasebeci değiştirme

Muhasebeciyi yıl ortasında veya T2 son tarihinden hemen önce değiştirebilir miyim?

Evet. Yeni bir muhasebeciyi yıl içinde ya da beyan zamanına yakın bir tarihte atayabilirsiniz. Bu değişiklik şirketin T2 son tarihini kaydırmaz: CRA, vergi yılının bitiminden itibaren altı ay içinde beyan verilmesini şart koşar.

Serbest çalışansanız veya bir ortaklıktaysanız T2 takvimi geçerli değildir. Serbest çalışanın T1 beyannamesi genellikle vergi yılını izleyen 15 Haziran’da, ödeme ise 30 Nisan’da yapılmalıdır; vergi sığınağı (tax-shelter) işletmesinde 30 Nisan’da beyan gerekebilir (CRA beyan tarihleri). Gerekli bir T5013, ortakların hepsi bireyse takvim yılını izleyen 31 Mart’ta, hepsi şirketse yıl sonundan beş ay sonra, karma ortaklarda ise daha erken olan tarihte verilmelidir (CRA T5013 rehberi).

Şirket yılı bittiyse önce ödeme tarihini kontrol edin. Şirket vergi bakiyelerinin çoğu yıl sonundan 2 ay sonra ödenir; nitelikli Kanada özel kontrollü şirketleri (CCPC) için 3 ay olabilir. Bu tarih, T2 beyan tarihinden çok önce olabilir. Yeni muhasebeciye yıl sonunu, verilen son beyannameyi, CRA’nın tüm taleplerini ve bir sonraki ödeme veya kesinti aktarımı tarihini bildirin. Kayıtlar devredilirken her son tarihi kimin yöneteceği konusunda hemen anlaşın.

Önce hangi beyannameleri, bildirimleri, kayıtları ve destekleyici belgeleri istemeliyim?

Önce, şu an vadesi gelen her beyannamenin hâlâ hazırlanıp hazırlanmadığını, onayınızı bekleyip beklemediğini veya verilip verilmediğini sorun. Mevcut taslakları ve beyan onaylarını isteyin. My Business Account, T2 beyanname durumunu ve beklenen ile verilmiş GST/HST beyannamelerini gösterir; belirsiz kalan konuları yeni muhasebeciye bildirin.

Sonra son verilen beyannameyi, vergi tarhiyat bildirimini, arkasındaki kayıtları ve cari yılın kayıtlarını alın. CRA, bir üçüncü taraf tutsa bile erişilebilir kalan, eksiksiz ve belgeli kayıtlar ister.

Dosyaları okunabilir bir biçimde isteyin ve eksik ayları veya çizelgeleri belirtin. Kayıtların yeniden oluşturulması gerekiyorsa gecikmiş kayıtların tamamlanması ile başlayın. Bir şirketin hangi mali tablolara veya GIFI rakamlarına ihtiyaç duyduğunu öğrenmek istiyorsanız bkz. yıl sonu mali tabloları.

Önceki muhasebeci yanıt vermezse veya dosyaları elinde tutarsa ne yapmalıyım?

İhtiyaç duyduğunuz işletme kayıtlarını ve verilmiş beyanname kopyalarını sıralayan, makul bir teslim tarihi belirten yazılı bir talep gönderin. Devri, elinizde bulunan kayıtlarla ve CRA hesabınızla sürdürün. Kayıtlar bir üçüncü tarafta olsa bile, kayıtları korumak ve CRA’nın erişimine açmak işletmenin sorumluluğundadır (CRA kayıt sorumlulukları).

My Business Account üzerinden bildirimleri ve şirket hesabı bilgilerini görüntüleyebilirsiniz; CRA ayrıca önceki bildirimlerin kopyalarını ve özelleştirilmiş hesap özetlerini talep etmenize de izin verir. Talep sürerken eksik belgeleri banka hesap özetlerinden, faturalardan, bordro kayıtlarından ve diğer işletme kayıtlarından yeniden oluşturun. Bir beyan son tarihini kabul etmeden önce yeni muhasebeciye neyin eksik olduğunu söyleyin. Önceki muhasebecinin iç çalışma kâğıtlarının işletmeye ait olduğunu varsaymayın; hizmet sözleşmesi şartları ve geçerli eyalet meslek kuralları önem taşıyabilir.

Yeni muhasebeciye işletmemin CRA hesaplarına erişim yetkisini nasıl veririm?

Yeni temsilciyi yetkilendirmek ve iş için gereken erişimi seçmek için My Business Account’u kullanın. RepID, GroupID veya kayıtlı işletme numarasını isteyin, ardından Profile → Manage authorized representatives → Authorize a representative adımlarını izleyin (CRA yetkilendirme talimatları; temsilci tanımlayıcıları). İşletmenizi orada göremiyorsanız işletme numarasını ekleyin; adınız ve Sosyal Sigorta Numaranız (SIN) CRA kayıtlarıyla eşleşmelidir, bu nedenle bağlantı başarısız olursa CRA ile iletişime geçin. Muhasebeci, onayınızı gerektiren bir talep gönderirse bunu 10 iş günü içinde onaylayın.

CRA, tüm sahipleri veya yönetim kurulu üyelerini mukim olmayan olarak kaydetmişse ve devredilmiş yetki yoksa ya da talebi yasal bir temsilci imzalıyorsa, yeni temsilciden talebi Represent a Client üzerinden göndermesini isteyin. Oluşturulan onay sayfasını imzalayın ki yükleyebilsin; bu durumlarda My Business Account onayı kullanılamaz. CRA ayrıca hesaba erişimi olmayan bazı şahıs işletmesi sahipleri için alternatif bir süreç sunar.

Bu düzeyler ve kapsamlar CRA tarafından belirlenir. Düzey 3 için RepID gerekir; GroupID veya temsilci işletme numarası bunu alamaz. Kararlaştırılan işe uyan bir kapsam seçin; yalnızca T2 hazırlamak, tek başına bordro erişimi veya devredilmiş yetki gerektirmez. Form AUT-01 yalnızca çevrim dışı erişim sağlar; bu nedenle muhasebeci hesabı elektronik olarak incelemek zorundaysa çevrim içi yetkilendirmenin yerini tutmaz. Bir işletme hesabına erişim, sahibin kişisel T1 beyannamesine erişim yetkisi vermez; bu devir için bkz. vergi muhasebecisine ne zaman ihtiyaç duyarsınız.

Önceki muhasebecinin CRA yetkisini nasıl kaldırırım?

Profile → Manage authorized representatives altındaki tüm listeyi, bireysel, grup ve firma yetkileri dahil, gözden geçirin. Kayıtlar henüz teslim edilmemiş olsa bile, uygun olmadığında önceki muhasebecinin erişimini hemen kaldırın. CRA, bir işletmenin her yetkiyi görüntülemesine, değiştirmesine veya silmesine ve bir temsilcinin çevrim içi işlemlerini incelemesine izin verir. Yetki, iptal edilene veya belirtilen sona erme tarihi gelene kadar geçerli kalır.

Eski yetkinin tüm işletme numarasını, bir programın tamamını veya tek bir program hesabını kapsayıp kapsamadığını kontrol edin. My Business Account’u kullanamıyorsanız, Form AUT-01X’i imzalamanızdan itibaren altı ay içinde CRA vergi merkezine gönderin. RT hesabında QST bilgisi bulunan seçilmiş bir listelenmiş mali kuruluş bunun yerine RC7259X kullanır. Portal erişiminiz yoksa, yeni yetkilendirilen temsilcinin açık CRA yazışmalarını almasını ayarlayın.

Yeni muhasebeci hangi devreden bakiyeleri mutabık hale getirmelidir?

Yeni muhasebeci, açılış defter bakiyelerini önceki kapanış kayıtlarıyla, sonraki yıla devreden vergi bakiyelerini ise verilmiş çizelgeler ve CRA tarhiyatlarıyla karşılaştırmalıdır. Eski bir beyannameden kopyalanan bir rakam, yeniden tarhta değişmiş olabilir (CRA: bildirimi verilmiş beyannameyle karşılaştırın).

Bir bakiyeyi sonraki T2’ye taşımadan önce her farkı belgeleyin. Şirketin kontrolü değiştiyse tarihi işaretleyin: bu, kısa bir T2 yılı oluşturabilir ve önceki zararları kısıtlayabilir; bkz. ortak ekleme veya çıkarma. Bir tutarsızlık, önceki bir beyannamenin gözden geçirilmesini gerektirebilir; ancak bu çalışmanın yeni hizmet sözleşmesine dahil edilmesi gerekir.

Açık CRA bildirimlerini, ödenmemiş bakiyeleri ve yaklaşan kesinti aktarımlarını nasıl kontrol ederiz?

CRA postasını ve her aktif program hesabını inceleyin, ardından yanıtsız yazıların, bakiyelerin, verilmiş ve beklenen beyannamelerin ve bir sonraki son tarihlerin tarihli tek bir listesini yapın. İşletme yazışmalarının çoğu varsayılan olarak çevrim içidir; çevrim içi postayı kullanan işletmelerde, My Business Account’a konulduğunda alınmış sayılır. Bazı işletmeler hâlâ kâğıt posta alır.

Yapılan ödemeleri ve bakiyeleri dönem bazında kontrol etmek için hesap bakiyesini görüntüleme ve ödeme bölümünü kullanın, ardından bunları banka ödeme kayıtlarıyla eşleştirin. RC şirket vergisi, RT GST/HST ve RP bordro hesaplarını, var oldukları yerde ayrı ayrı kontrol edin. Bir programda görünen ödeme, başka bir programın kesinti aktarımının yapıldığının kanıtı değildir. Her açık bildirime ve son tarihe bir sorumlu atayın; muhasebeci değişikliği bunları durdurmaz.

Profile → Manage notification preferences altında her hesabın e-posta adresini kontrol edin ve gerekiyorsa eski firmanın adresini değiştirin. Her programın posta adresini de kontrol edin. Yeni postaları izlemesi ve açık sorulara yanıt vermesi için birini görevlendirin.

Yeni muhasebeci neyi incelemeyi, düzeltmeyi ve vermeyi kabul etmeli?

İş başlamadan önce kapsamı yazılı hale getirin. Hangi vergi dönemlerinin ve program hesaplarının dahil olduğunu, kayıtları ve destekleyici çizelgeleri kimin hazırladığını, her beyannameyi kimin verdiğini, ödemeleri kimin yaptığını ve mevcut CRA yazılarına kimin yanıt verdiğini belirtin. Yeni bir hizmet sözleşmesi, geçmiş beyannamelerin veya kesinti aktarımlarının inceleneceği anlamına tek başına gelmez.

Bilinen her uyumsuzluğu ayrıca işaretleyin: verilmemiş bir beyanname, olası kaçırılmış bir bordro ödemesi, itiraz konusu bir tarhiyat veya belgelenmemiş bir devir. Yeni muhasebecinin bunu şimdi araştırıp araştırmayacağı, bir düzeltme önerip önermeyeceği veya ayrı bir hizmet sözleşmesine bırakılıp bırakılmayacağı konusunda anlaşın. Önceki T2 beyannameleri hiç verilmediyse verilmemiş şirket beyannamelerini tamamlama rehberini izleyin. Verilmiş bir T2’nin değiştirilmesi gerekiyorsa şirket beyannamesini verme ve düzeltme rehberini kullanın.

GST/HST ve bordro hesaplarında ne değişir?

GST/HST ve bordro, kendi kayıtlarını, hesap erişimini ve son tarih kontrollerini gerektirir. Yalnızca RC şirket vergisi erişimi, yeni muhasebeciye RT veya RP erişimi vermez (CRA kapsam kuralları).

GST/HST için beyannameleri, satış ve satın alma kayıtlarını, girdi vergisi kredisi belgelerini ve ödeme geçmişini devredin. Aylık ve üç aylık beyan ile ödeme, dönemden bir ay sonra; yıllık beyanların ve nihai ödemenin çoğu ise yıl sonundan üç ay sonra yapılmalıdır. Yıl sonu 31 Aralık olan ve işletme geliri bulunan yıllık bir şahıs işletmesi sahibi 30 Nisan’a kadar öder ve 15 Haziran’a kadar beyan eder. Diğer listelenmiş mali kuruluşların genellikle yıl sonundan sonra altı ayı vardır; yalnızca Excise Tax Act madde 150 seçimi nedeniyle listelenenler olağan son tarihleri kullanır. Peşin vergi taksitlerini kontrol edin; diğer istisnalar için bkz. GST/HST beyanı ve girdi vergisi kredileri. Bordro için ödeme kayıtlarını, belgeleri, kesinti aktarım onaylarını ve bildirimleri devredin. Olağan aylık kesinti aktarımları bir sonraki ayın 15’inde yapılır; üç aylık ve hızlandırılmış ödeme yapanların tarihleri farklıdır. Atanan ödeme türünü kontrol edin ve eksik ödemeleri RP işlemleriyle mutabık hale getirin.

$500 tutarını aşan geç bordro kesinti aktarımları genellikle 1–3 gün için %3, 4–5 gün için %5, 6–7 gün için %7, 7 günden sonra veya hiç ödeme yapılmamışsa %10 ceza doğurur. Daha küçük tutarlar da bilerek veya ağır ihmalle geç ödenirse cezalandırılabilir. Bir takvim yılında bu tür ikinci bir ihlal, faize ek olarak %20 ceza doğurabilir; bkz. cezalar, faiz ve indirimler.

Şahıs işletmesi sahibi kendi işletme vergisinden ve kesinti aktarımlarından sorumludur. Gerekli bordro kesintileri veya GST/HST net vergisi aktarılmadığında görevde olan şirket yönetim kurulu üyeleri, ilgili faiz ve cezalar dahil, Income Tax Act madde 227.1 veya Excise Tax Act madde 323 uyarınca kişisel olarak sorumlu olabilir. Tahsil için şirkete karşı karşılanmamış bir icra veya tasfiye, fesih ya da iflasta zamanında yapılmış bir alacak talebi gerekir; makul özen göstermek bir savunmadır. Yönetim kurulu üyesi ayrıldıktan sonraki iki yıllık sınır, bordro tahsil işlemlerinin başlatılması veya GST/HST yönetim kurulu üyesi sorumluluğunun tarh edilmesi için geçerlidir. Excise Tax Act madde 272.1(5) ayrıca, genel ortak olmayan sınırlı ortaklar hariç, mevcut ve eski ortakları, üyelik sırasında doğan ve ortaklar o sırada ortaksa fesihten sonra da devam eden ortaklık GST/HST borcundan sorumlu tutar. Ortaklığa girişten önce doğan borçlar ortaklık mülküyle sınırlıdır.

İşletmenin Revenu Québec’te bir GST/HST veya QST hesabı varsa, kayıtlarını ve erişimini oraya da devredin; Revenu Québec, seçilmiş listelenmiş mali kuruluşlar dışında, Québec’te bu beyannameleri genellikle yönetir. Québec’te işyeri olan bir şirketin CO-17 beyannamesi vermesi gerekebilir; bu beyanname yıl sonundan itibaren altı ay içinde verilir. Québec faaliyeti veya Québec’li üyeleri olan bir ortaklığın TP-600 beyannamesi vermesi gerekebilir; olağan son tarihleri yukarıdaki T5013 takvimini izler, ancak yalnızca flow-through hisselerine yatırım yapan ve arama veya geliştirme giderlerini ya da yardımlarını dağıtan bir ortaklık, dönemini izleyen üçüncü ayın sonundan önce vermelidir. Québec mukimi bir şahıs işletmesi sahibinin TP-1 beyannamesi vermesi gerekebilir; serbest çalışanın beyanı genellikle 15 Haziran’da, ödemesi 30 Nisan’da yapılır. Varsa Québec kaynakta kesinti hesabını kontrol edin. Yeni muhasebecinin ayrı Revenu Québec yetkisini My Account üzerinden veya MR-69-V ile yönetin; öncekini çevrim içi veya MR-69.R-V ile kaldırın.

Örnek

Tutarlar Kanada dolarıyla ve yalnızca örnektir. Bir şirketin eski T2’sinde sonraki yıllara devreden C$40.000 sermaye dışı zarar görünür. Kayıtlarında bir sonraki dönem için C$12.000 bordro kesintisi vardır, ancak sahibin elinde ödeme onayı yoktur. Yeni muhasebeci zararı kontrol etmek için Schedule 4’ü ve vergi tarhiyat bildirimini alır, ardından bordro kayıtlarını ve banka ödemelerini RP hesabıyla eşleştirir. Yazılı hizmet sözleşmesi cari T2’yi ve belirsiz bordro kesinti aktarımının ayrı bir incelemesini kapsar. Sahip, bu iş için RC ve RP erişimi yetkisi verir ve kapsamı kontrol ettikten sonra önceki temsilciyi kaldırır.

Durumunuz farklı mı?

• Kayıtlar eksik: gecikmiş kayıtların tamamlanması ile başlayın.
• Şirketin verilmemiş birkaç yılı var: verilmemiş şirket beyannamelerini tamamlama rehberini kullanın.
• Hangi yıl sonu tablolarını veya GIFI rakamlarını hazırlamanız gerektiğini bilmeniz gerekiyor: bkz. yıl sonu mali tabloları.
• Kişisel T1 hesabına da erişime ihtiyacınız var: bkz. vergi muhasebecisine ne zaman ihtiyaç duyarsınız.
• Verilmiş bir T2’nin düzeltilmesi gerekiyor: bkz. şirket beyannamesini verme.
• Bir T2 son tarihi, CRA talebi veya ödenmemiş kesinti aktarımı yaklaşıyor: bildirimleri, hesap bakiyelerini ve mevcut kayıtları hazırlayarak şirket vergisi desteği alın.