캐나다 밀린 장부 정리: 세금 신고 전 준비

세금 신고서를 준비하기 전에 장부에는 무엇이 나와 있어야 하나요?

장부에는 보고 대상 기간 전체의 사업 수입, 경비, 자산, 부채, 사업주 거래가 나와 있어야 합니다. 모든 금액은 거래 기록으로 거슬러 올라가 확인할 수 있어야 합니다. 은행 잔액만으로는 과세소득을 설명할 수 없습니다.

그 밖의 자영업자는 수입이 발생한 때 수입으로, 비용이 발생한 때 경비로 신고합니다. 대금을 나중에 받거나 내더라도 마찬가지입니다. 농업인, 어업인, 판매 수수료 대리인(commission agent)은 현금주의 방식을 쓸 수 있습니다. 미지급 청구서와 외상 매입을 다시 입력하기 전에 지난 신고서에서 쓴 방식을 확인하세요(CRA: 회계 방식). 수입에 현금주의를 쓰는 농업인도 GST/HST/QST용으로는 발생주의 기록을 따로 보관해야 하므로, 미지급 항목을 그 기록과 대조하세요. 은행 내역을 신고서에 맞추려는 목적만으로 방식을 바꾸어서는 안 됩니다. 요건을 갖춘 사업체가 발생주의에서 현금주의로 바꾸면 다음 신고서부터 현금주의를 쓰고 조정 명세서를 첨부합니다. 현금주의에서 발생주의로 바꾸려면 신고 기한 전에 서면으로 CRA의 허가를 요청해야 하고, 조정 명세서도 필요합니다(CRA: 회계 방식).

어떤 기록부터 모아야 하나요?

시작 시점의 상태와 전체 거래 흐름을 보여 주는 기록부터 모으세요. CRA는 세금 의무와 공제·혜택 자격을 판단할 수 있을 만큼 자세한 기록을 요구하며, 장부 담당자 등 외부 업체가 가진 기록도 포함됩니다.

마지막 장부 담당자에게 총계정원장, 시산표, 은행 대사 자료, 미결제 청구서와 외상 매입 목록, 사용할 수 있는 내보내기 파일이나 백업을 요청하세요. 전자 기록에 관한 CRA 안내에 따르면, 외부 업체나 시스템을 바꿀 때도 데이터와 감사 추적(audit trail)에 계속 접근할 수 있어야 합니다. 기록이 여기저기 흩어져 있다면, 입력을 시작하기 전에 계좌와 기간별로 먼저 모으세요. 회계사를 바꾸는 경우는 회계사 변경을 참고하세요.

장부 담당자가 연중에 그만두었습니다. 어디서부터 다시 시작해야 하나요?

입력 내역과 은행·카드 잔액을 확인할 수 있는 마지막 달의 다음 달부터 다시 시작하세요. 그 시점의 장부를 복사해 보관하고, 기준일을 적어 둔 다음, 새 거래를 입력하기 전에 마감 잔액을 다음 명세서와 비교하세요.

입력은 했지만 대사를 하지 않은 달이 있다면, 완료된 것으로 보기 전에 거래를 살펴보세요. 계좌마다 장부 잔액을 명세서와 비교하되, 발행했지만 아직 현금화되지 않은 수표처럼 처리되지 않은 항목은 감안하세요. 그다음 순서대로 앞으로 진행하세요. 수정 내용은 설명과 원본 증빙을 함께 기록하고, 금액을 맞추려고 이전 입력을 덮어쓰지 마세요. CRA의 전자 기록 안내는 원본 증빙부터 요약 계정까지의 감사 추적과, 기록된 거래의 변경 내역 문서화를 요구합니다.

누락된 기간, 불확실한 입력, 아직 필요한 원본 증빙을 따로 목록으로 만드세요. 이 목록이 있으면 해결되지 않은 항목이 지어낸 매출, 경비, 세액공제가 되는 일을 막을 수 있습니다.

중복 없이 매출, 미수 청구서, 경비를 다시 만들려면 어떻게 하나요?

청구서와 그 밖의 원본 기록으로 무슨 일이 있었는지 파악하고, 은행·카드 내역으로 어떻게 결제되었는지 확인하세요. 수입이나 경비 항목을 새로 만들기 전에, 지급 내역을 기존 청구서나 외상 매입과 먼저 맞춰 보세요.

매출은 청구서와 대변 전표를 날짜와 고객별로 정리한 뒤 입금 내역 및 다른 지급 내역과 맞춰 보세요. 카드·현금 매출은 매출 요약표와 정산 보고서를 입금 내역과 맞추고, 총매출, 환불, 결제 수수료는 순입금액과 따로 기록하세요. 입금은 고객 대금, 사업주 출자금, 대출금, 세금 환급, 계좌 간 이체 중 하나일 수 있으므로, 매출이라고 부르기 전에 출처를 확인하세요. 기록으로 뒷받침되는 현금 매출과 현금 외 매출도 포함하세요. CRA는 총수입 기록에 날짜, 금액, 출처가 나와 있어야 하며 청구서, 금전등록기 영수증, 입금 전표 같은 원본 증빙이 있어야 한다고 요구합니다. 발생주의 회계에서는 아직 받지 못한 청구서도 수입이 발생한 기간의 수입에 포함될 수 있습니다(CRA: 회계 방식).

매입은 공급업체 청구서를 카드 결제나 은행 지급과 맞춰 보세요. 사업체가 발생주의 회계를 쓴다면 미지급 청구서가 올바른 기간에 포함되도록 따로 목록을 만들어 두세요. 반품, 환불, 대변 전표도 찾아 두세요. 자본 지출은 일반 경비와 구분하세요. CRA의 경비 안내는 자본 자산을 다르게 취급합니다. T2125에서는 매입세액공제로 청구한 GST/HST만큼 경비를 줄여야 합니다. 해당 기간을 기록한 뒤 은행·카드 계좌별로 대사하고, 맞지 않는 항목은 추측으로 분류하지 말고 검토하세요.

은행이나 카드 명세서로 없어진 영수증을 대신할 수 있나요?

은행이나 카드 명세서는 돈이 오갔다는 점을 보여 주지만, 무엇을 샀는지, 그중 얼마가 사업용인지는 대개 입증하지 못합니다. 먼저 청구서 사본, 영수증, 계약서, 공급업체 명세서를 요청하고, 지급 기록과 함께 보관하세요. CRA는 사업 경비를 뒷받침하는 청구서, 계약서, 영수증 또는 그 밖의 증빙이 필요하다고 설명합니다.

공급업체가 영수증을 줄 수 없다면, CRA의 사업 기록 안내에 따라 공급업체의 이름과 주소, 지급 금액과 날짜, 거래 내용을 경비 장부에 기록하세요. 계약서, 주고받은 연락, 그 밖에 구할 수 있는 증거도 보관하세요. 아직 불확실한 부분은 세무 신고 대행인이 알 수 있게 표시하세요. 명세서 항목만으로는 공제가 인정되지 않습니다.

매입세액공제에는 별도의 증빙 기준이 있습니다. CRA는 매입세액공제를 청구하기 전에 충분한 증빙 서류를 요구하며, 해당하는 경우 공급업체, 거래, 부과된 GST/HST에 관한 정보가 포함되어야 합니다. 카드 결제 금액에서 GST/HST를 추정하거나, 충분한 증빙 없이 매입세액공제를 청구하지 마세요. 청구와 정정 규칙은 GST/HST 신고와 매입세액공제를 참고하세요.

개인 지출과 사업주 이체는 어떻게 구분하나요?

혼합된 거래는 실제로 무엇을 나타내는지에 따라 분류하세요. 사업주의 계좌와 사업 계좌 사이의 이체가 자동으로 매출이나 경비가 되는 것은 아닙니다. 사업용 카드로 결제한 개인 구매도 사업 비용이 아닙니다.

개인사업자는 인출한 돈을 인출금으로, 사업에 넣은 개인 자금이나 자산을 출자금으로 기록하세요. 파트너십은 각 파트너의 이체를 출자금, 인출금, 대여금, 대여금 상환 중 무엇으로 분류할지 정하기 전에 계약서와 증빙 기록을 확인하고, 파트너별 잔액은 따로 관리하세요. CRA의 자영업 소득 안내서는 출자금을 설명하고, 파트너십 안내서는 파트너 대여금을 구분합니다. 혼합 용도 경비는 사업용 부분만 기록하세요. CRA는 개인 경비를 T2125 공제에서 제외합니다.

법인은 사업주가 법인에 넣거나 가져간 모든 금액과 그 증빙을 별도 목록으로 관리하세요. 세무 신고 대행인은 각 항목이 상환 가능한 사업 비용인지, 대여금, 급여, 배당금, 그 밖의 주주 거래인지 판단해야 합니다. 법인이 사업주의 개인 청구서를 대신 낸 경우에는 자동으로 경비 처리하지 말고 이 검토를 거쳐야 합니다. 기록과 상환 방법은 개인 돈으로 낸 사업 경비를 참고하세요.

법인이 특수관계에 있는 사업주(non-arm's-length)에게 공정 가치보다 낮은 대가로 재산을 넘기면, 사업주는 이전한 기간이나 그 이전 기간의 법인 소득세 또는 GST/HST 일부를 부담할 수 있습니다. 부담 범위는 채무와 가치 부족액으로 제한됩니다. CRA는 법인의 세금이 이전 후에 결정되었더라도 받은 사람에게 언제든지 세금을 부과할 수 있으며, 근거는 Income Tax Act 제160조나 Excise Tax Act 제325조입니다.

이미 제출한 신고서와 GST/HST, 급여를 어떻게 대조하나요?

다시 만든 세금 계정을 신고 기간별로 이미 제출한 신고서, 소득 명세서, 납부 내역, CRA 계정 활동과 대사하세요. 차이는 해결해야 할 문제이지, 제출한 신고서를 몰래 고쳐도 된다는 신호가 아닙니다.

CRA가 계정을 관리하는 경우, 요건을 갖춘 등록 사업자가 제출한 기간마다 GST/HST Quick Method를 온라인이나 Form GST74로 선택했는지 확인하세요. 연간 신고자는 두 번째 회계 분기의 첫날까지 선택해야 합니다. 다만 첫 기간이 짧은 신규 등록자는 그 신고서의 신고 기한까지 선택할 수 있습니다. 월별 또는 분기별 신고자는 첫 Quick Method 신고서의 제출 기한까지 선택해야 합니다. 수입이나 사업 활동이 달라지면 자격이 끝날 수 있습니다. 이 방식을 적용했다면 그 납부액을 징수한 세금과 따로 대사하세요. 첫 매출 세액공제가 있다면 이것도 포함합니다. 운영 경비나 재고 구입에 대한 매입세액공제는 청구하지 말고, 이 방식으로 보유하게 되는 세금은 수입에 포함하세요. 요건을 갖춘 자본 지출에 대해서는 매입세액공제를 받을 수 있습니다.

CRA는 GST/HST 기록이 징수한 세금과 청구한 공제를 뒷받침해야 하고, 급여 기록에는 직원의 근무 시간과 원천징수한 금액이 나와야 한다고 설명합니다. T4 요약서 작성 안내는 요약서의 합계가 명세서와 일치해야 하며 공제액을 납부액과 비교하라고 요구합니다. GST/HST 신고 기간과 급여 역년는 소득세 과세연도와 다를 수 있으므로, 비교할 때마다 실제 기간을 표시하세요. 제출한 GST/HST 신고서를 정정해야 한다면 GST/HST 신고와 매입세액공제를 따르세요.

개인사업자는 사업의 납부 의무를 직접 집니다. 현재 및 전직 일반 파트너는 파트너였던 동안 납부 기한이 된 파트너십 GST/HST를 부담할 수 있고, 파트너십 해산 시점에 파트너였던 사람은 그 이후에 납부 기한이 되는 금액도 부담할 수 있습니다. 가입 전 채무도 Excise Tax Act 제272.1(5)조에 따라 파트너십 재산에 미칠 수 있습니다. 법인 이사는 Income Tax Act 제227.1조, Canada Pension Plan 제21.1조, Employment Insurance Act 제83조, Excise Tax Act 제323조에 따라 납부하지 않은 소득세 원천공제액, CPP 기여금, EI 보험료, GST/HST 순액을 부담할 수 있으며, 법에 정한 징수 및 주의 의무 조건이 적용됩니다. GST/HST와 관련해 이사에 대해서는 CRA가 이사직을 그만둔 때부터 2년 안에 세금을 부과해야 하고, 급여 관련 회수 절차도 그 기간 안에 시작해야 합니다.

법인의 기초 재무상태표는 전년도 마감과 일치해야 하나요?

보통은 법인의 올해 장부를 전년도 최종 마감 잔액에서 시작한 뒤, 차이가 있으면 그 이유를 설명합니다. 기초 잔액이 바뀌면 올해 재무상태표, 주주 계정, T2 재무 정보에 영향을 줄 수 있습니다.

기초 은행, 카드, 매출채권, 매입채무, 대출, GST/HST, 급여, 자본 잔액을 전년도 최종 시산표 및 재무제표와 비교하세요. 전년도에 제출한 T2 재무제표 정보도 그 최종 재무제표와 비교하세요. 장부 담당자의 사본을 만든 뒤에 전년도 세무 신고 대행인이 연말 조정을 반영했는지도 확인하세요. 차이마다 조정, 정정된 전년도 금액, 누락된 거래 중 무엇 때문인지 추적하고, 그 설명을 장부와 함께 보관하세요. CRA의 GIFI 안내는 T2에 재무상태표와 손익계산서 정보를 사용합니다. 재무제표와 GIFI 작업은 법인의 연말 재무제표를 참고하세요.

장부가 세무 신고 대행인에게 넘길 준비가 되었는지 어떻게 알 수 있나요?

신고 기한이 가까우면, 마지막으로 확인한 달, 구할 수 있는 기록, 미해결 항목 목록을 지금 세무 신고 대행인에게 보내세요. 보고 기간 전체가 기록되고 중요한 잔액이 대사되었거나 증빙과 함께 설명되었다면, 장부가 신고 금액을 제공할 수 있습니다. 그 금액을 쓰기 전에 남은 질문을 세무 신고 대행인에게 알려 주세요.

자영업자 T1은 일반적으로 세금을 4월 30일까지 내고, 신고서는 다음 해 6월 15일까지 제출합니다. 법인은 일반적으로 연말부터 2개월 안에 세금을 내고(요건을 갖춘 CCPC는 3개월), T2는 6개월 안에 제출합니다. T5013이 필요한 경우, 파트너 전원이 개인이면 해당 연도 종료 후 3월 31일, 파트너 전원이 법인이면 연말부터 5개월까지 제출하고, 개인과 법인이 섞여 있으면 둘 중 이른 날짜까지 제출합니다. 세금을 내지 않은 상태에서 T1 또는 T2를 늦게 제출하면 일반적으로 5%에 한 달이 찰 때마다 1%를 더한 가산세가 붙으며, 최대 12개월까지입니다. T5013을 늦게 제출하면 하루에 $25씩, 최소 $100에서 최대 $2,500까지 가산세가 붙습니다(CRA: T5013 안내서). CRA가 T1 또는 T2 제출을 요구했는데 늦게 제출했고, 직전 3 과세연도 중 어느 해에 신고 지연 가산세가 부과되었다면, 반복 가산세는 10%에 한 달이 찰 때마다 2%를 더한 금액이며, 최대 20개월까지입니다(Income Tax Act 제162조).

• 은행·카드 잔액마다 최종 명세서와 대사하고, 처리되지 않은 항목을 목록으로 만드세요.
• 고객 대금과 공급업체 지급액을 미결제 청구서 및 외상 매입과 맞춰 보고, 오래된 미결제 항목을 검토하세요.
• 매출과 경비 분류, 환불, 자본 지출, 해당하는 경우 재고, 혼합 용도 비용을 검토하세요.
• 사업주 출자금, 인출금, 법인과 사업주 간 거래를 증빙 기록과 맞춰 보세요.
• GST/HST와 급여 잔액을 제출한 신고서, 소득 명세서, 납부 내역, CRA 계정 활동과 비교하세요.
• 법인은 기초 잔액을 전년도 최종 마감과 맞춰 보고 조정 내용을 설명하세요.
• 보고 기간 전체의 수입·경비 요약표, 거래 내역, 대사 자료, 사용한 경우 미결제 청구서와 외상 매입 목록, 원본 증빙, 문제 목록을 보내세요. 사업체가 시산표와 재무상태표를 작성한다면 함께 보내세요. 법인의 T2 세무 신고 대행인은 손익계산서와 재무상태표 정보도 필요합니다.

CRA는 소득세 신고서와 함께 원본 증빙을 보내라고 요구하지 않지만, 일반적으로 해당 기록이 속한 마지막 과세연도 말부터 6년 동안 보관하도록 요구합니다(CRA: 기록 보관). 세무 신고 대행인은 제출 전에 불확실한 금액을 확인하려고 이 기록이 필요할 수 있습니다.

예시

캐나다 달러 기준의 설명용 금액입니다. 한 법인의 기록이 8월 이후 끊겼습니다. 마지막으로 확인한 은행 잔액은 C$10,000입니다. 9월 은행 명세서에는 고객 입금 C$5,000, 사업주의 이체 C$2,000, 공급업체 지급 C$1,000이 나와 있습니다. 장부 담당자에게는 고객이 9월에 결제한 C$5,000짜리 매출 청구서도 있습니다.

C$5,000 청구서는 수입이 발생한 기간에 한 번만 기록하고, 입금 내역을 그 청구서와 맞추세요. 그 입금은 두 번째 매출이 아닙니다. 사업주의 C$2,000 이체는 검토가 끝날 때까지 매출이 아니라 사업주 거래 계정에 보관하세요. C$1,000 지급은 해당 공급업체 청구서와 맞추세요. 청구서와 지급은 경비 두 건이 아닙니다. 처리되지 않은 항목을 반영하기 전 은행 잔액은 C$16,000입니다(C$10,000 + C$5,000 + C$2,000 − C$1,000). 그다음 GST/HST와 사업주 잔액을 제출한 기록과 대조하고, 미해결 항목은 세무 신고 대행인에게 넘기세요.

상황이 다르다면?

신고서를 제출하지 않았거나, 기한이 가깝거나, 기록의 증빙이 없다면 다음 단계가 달라집니다.

• 법인 T2, GST/HST, 급여 신고서 여러 건을 제출하지 않았습니다. 밀린 법인 신고서 정리를 참고하세요.
• 개인 또는 개인사업자 신고서를 제출하지 않았습니다. 밀린 신고서 정리를 참고하세요.
• 법인의 신고 또는 납부 기한이 가깝습니다. 법인 신고서 제출을 참고하세요.
• 개인사업자의 신고 또는 납부 기한이 가깝습니다. 세무 회계사가 필요한 경우를 참고하세요.
• GST/HST 신고나 공제를 정정해야 합니다. GST/HST 신고와 매입세액공제를 참고하세요.
• 회계사를 바꾸거나 이전 기록을 가져올 수 없습니다. 회계사 변경을 참고하세요.
• 퀘벡 주에 해당합니다. QST와 퀘벡 주 급여 기록을 모으고, 개인사업자와 파트너용 TP-80, 해당하는 경우 파트너십용 TP-600과 RL-15, 퀘벡 주에 사업장이 있는 법인용 CO-17에 쓸 금액도 준비하세요. 퀘벡 주 신고서와 계정 명세서도 함께 대사하세요. Revenu Québec이 관리하는 Quick Method 선택은 Form FP-2074-V를 확인하세요.
• 앨버타 주 법인에 해당합니다. 세무 신고 대행인은 연말부터 6개월 안에 제출해야 하는 별도의 AT1 신고서 금액도 필요합니다.
• 원본 기록, 사업주 거래, 기초 잔액이 아직 불확실합니다. 다시 만든 금액을 쓰기 전에 문제 목록과 구할 수 있는 서류를 가지고 장부 관리 도움을 받으세요.