Yeni Kurulan CCPC İçin Muhasebe Kayıtları: Sermaye ve İlk Yıl

Yeni bir CCPC muhasebe kayıtlarını nasıl tutmalı?

Yeni bir şirket, vergisinin hesaplanmasına izin veren biçimde kayıt ve defter tutmalıdır (Income Tax Act, madde 230). Federal Canada Business Corporations Act (CBCA) kapsamında kurulan bir şirket ayrıca yeterli muhasebe kayıtları tutmak zorundadır. Şirket, sahibinden ayrı bir tüzel kişidir; bu yüzden defterleri şirketin kendi parasını, hisselerini ve borçlarını sahibinin kendisinden ayrı göstermelidir.

Bu sayfa hisse ve şirket kayıtları kuralları için CBCA'ya atıf yapar. Eyalet düzeyindeki bir business corporations act kapsamında kurulan şirket, bu konularda o eyaletin kanununa uyar. Burada anılan vergi kuralları her Kanada kontrollü özel şirket (CCPC) için geçerlidir.

Aşağıdakilerden biri doğruysa durum basit değildir:

• Para, defterler oluşmadan önce hareket etti: şahsi bir kart şirket giderlerini ödedi veya müşteriler şahsi bir hesaba ödeme yaptı.
• Hisseler ihraç edilmiş olarak kaydedildi ama kimse bedelini ödemedi.
• Sahibin yatırdığı paranın hisse sermayesi mi kredi mi olduğunu ya da hissedar bakiyesinin ne olduğunu kimse söyleyemiyor.
• İşletme, kuruluş tarihinden önce faaliyet gösterdi.
• Şirket Québec'te veya Alberta'da faaliyet gösteriyor ya da ABD'de bir sahibi veya şirketi var.
• Kanada'da mukim olmayan bir sahip veya yabancı yatırımcı şirketi kontrol edebilir; bu da CCPC statüsünü sona erdirebilir.

Defterlere dokunmadan önce şunları toplayın:

• Kuruluş sertifikası ve kuruluş belgesi (articles)
• Hisseleri ihraç eden yönetim kurulu kararı ve bu hisselerin ödendiğini gösteren kanıt
• Kuruluş tarihinden bu yana her banka ve kart hesap özeti
• Sahibin şahsen ödediği giderlerin makbuzları
• Sahip ile şirket arasında yazılı bir kredi sözleşmesi varsa o sözleşme

Para zaten hareket etmişse, defterlere dokunmadan önce son bölüme bakın.

Tek taraflı mı çift taraflı mı kayıt: şirketleşmiş bir işletmenin hangisine ihtiyacı var?

Ne Income Tax Act ne de CBCA yöntemlerden birini adıyla anar; ancak bir T2 için bilanço gerekir ve çift taraflı kayıtlar, girişler yapıldıkça bilançoyu üretir. Income Tax Act, verginin belirlenmesine izin veren biçimde kayıt ister ve CRA'nın kayıt tutma sayfası herhangi bir muhasebe yöntemini adıyla anmaz.

Pratik ölçüyü T2 belirler. Bir T2, GIFI kodlarını (CRA'nın beyanname için standart hesap numaraları) kullanan mali tablo bilgilerini içermelidir: bilanço, gelir tablosu ve ek sorular (CRA GIFI rehberi). Bilanço; hisse sermayesini, hissedar bakiyelerini ve banka bakiyelerini taşır; yalnızca gelir ve gider listesi bunları kaydetmez. Çift taraflı kaydı pratik seçim saymak bir sonuçtur, CRA kuralı değildir. Yazılım seçimi için bkz. muhasebe yazılımı seçimi.

İhraç edilen hisseleri ve hisse sermayesini nasıl kaydederim?

Federal bir şirket hisseyi ancak fiyatı para, mal veya geçmiş hizmetlerle tamamen ödendiğinde ihraç eder (CBCA section 25). Her hisse sınıfı ve serisi için ayrı bir beyan edilmiş sermaye hesabı (stated capital account; hissedarların ne ödediğinin yasal kaydı) tutar ve bu hisseler için aldığı tutarın tamamını bu hesaba ekler (CBCA section 26). İlişkili kişilerle yapılan bazı değişimlerde bunun yerine 26(3) alt maddesi geçerlidir. Sahip hisse karşılığında şirkete mal getirdiğinde, ortak bir 85. madde seçimi sahibin bu mal üzerindeki vergisini erteleyebilir; seçim için son tarih devir yılı için tarafların en erken gelir vergisi beyan son tarihi tarihidir (85(6) alt maddesi). İkisi de şahıs işletmesi şirketleştikten sonra muhasebe kayıtları rehberinde yer alır.

Sırasıyla:

1. Yönetim kurulu hisseleri ihraç etmek için karar alır. Karar, şirketin karar ve hisse kayıtları dosyası olan karar defterine (minute book) girer (Corporations Canada).
2. Hissedar bedeli tamamen öder.
3. Defterler ödemeyi o sınıfın hisse sermayesi olarak kaydeder ve menkul kıymet sicili (securities register) hisseleri kimin elinde tuttuğunu gösterir.

Hisseleri alan kişiden veya onunla bağımsız taraflar arası ilişkisi olmayan birinden alınan senet veya ödeme sözü mal sayılmaz (25(5) alt maddesi). Böyle bir sözle “ödenmiş” hisseler 25. maddeyi karşılamaz. Hisselerin para dışında bir karşılıkla ihracına oy veren yönetim kurulu üyeleri, karar tarihindeki paranın gerçeğe uygun karşılığının altında kalan eksik için şirkete karşı müştereken sorumludur; bilmedikleri ve makul olarak bilemeyecekleri durumlar hariçtir. Dava, kararın üzerinden iki yıl içinde açılmalıdır (118(1), (6) ve (7) alt maddeleri).

Koyduğum para hisse sermayesi mi, hissedar kredisi mi?

Para, ancak şirket karşılığında hisse ihraç etmişse hisse sermayesidir. Şirketin geri ödemesi gereken para hissedar kredisidir ve hissedara borç olarak kaydedilir.

Seçim için hiçbir kaynak bir son tarih belirlemez. Ancak hisse sermayesi, ödemeyi izleyen bir hisse ihracı gerektirir; kredi ise paranın geldiği günden itibaren şirketin geri borçlu olmasını gerektirir. Seçim paranın hareket ettiği gün kaydedilirse defterleri belgelemek daha kolay olur: hisse için karar, kredi için kısa bir yazılı not. Bilançoyu okuyan bir kredi veren veya alıcı, bu ikisinden hangisi olduğunu görür.

Çektiğim parayı nasıl kaydederim ve ne zaman vergilendirilebilir hissedar kredisine dönüşür?

Sahibin çektiği para maaş, temettü, sahibin verdiği bir kredinin geri ödemesi, sahibin ödediği bir şirket giderinin iadesi veya sahibin şirkete borçlu olduğu bir tutar olabilir. Etiketsiz bir çekimin borç olup olmadığı, geri ödemenin beklenip beklenmediği dahil olgulara bağlıdır. Beklenmiyorsa bu, 15(1) alt maddesinin hissedarın gelirine dahil ettiği, hissedara sağlanmış bir menfaat olabilir. Defterler, para hareket ettiğinde bunun hangisi olduğunu kaydetmelidir.

Bir hissedara verilen kredi, bir hissedarın borcu veya hissedarla bağlantılı bir kişinin (örneğin bir yakının) borcu, alındığı yılda o kişinin gelirine dahil edilir (Income Tax Act, subsection 15(2)). Borçlanan, Kanada'da mukim bir şirketse bu kural kapsamı dışındadır. Tutar, kredinin verildiği şirket vergi yılının bitiminden bir yıl sonra içinde geri ödenirse ve geri ödeme bir dizi kredinin veya başka işlemlerin ve geri ödemelerin parçası değilse gelire dahil edilmez (15(2.6) alt maddesi; CRA'nın kanun değil, yayımlanmış görüşü Folio S3-F1-C1 içindedir).

İstisnalar, düşük faizli kredilerde farazi faiz ve vergilendirilmiş bir kredi geri ödendiğinde ne olduğu vergilendirilebilir hissedar kredileri rehberinde yer alır.

Her kaydın iki tarafı vardır. Borç, bir varlığı veya gideri artırır, bir yükümlülüğü veya özkaynağı azaltır; alacak ise tersini yapar.

Maaş, temettü veya masraf iadesi olmayan çekilen nakit, şirketin sahibe borçlu olduğu tutarı o bakiyeye kadar kapatabilir; fazlasına bir yıl kuralı uygulanır. Kaydı değil, her ödemenin özü belirler ve mahsup, ancak krediyi hukuken sona erdiriyorsa sayılır (CRA Folio S3-F1-C1, paragraphs 1.14 and 1.82). Her hissedar için bir hesap tutun; sahibe borçlu olunan ve sahibin borçlu olduğu tutarları ayrı satırlarda gösterin ki net bakiye iki borçtan birini gizlemesin. Yıl sonunda her satırı banka hesap özetleriyle karşılaştırın. Tam hesap hissedar kredisi hesabı rehberinde anlatılır. Maaş ve temettüler maaş mı temettü mü rehberinde yer alır.

Şirket ilk günden itibaren hangi banka hesabını ve kayıtları kullanmalı?

Şirket kendi adına açılmış bir banka hesabı üzerinden kazanıp harcadığında kayıtları belgelemek en kolaydır. Hiçbir kaynak ayrı bir şirket hesabı şart koşmaz; ancak kanun, CRA'nın şirketin vergisini hesaplamasına izin veren kayıtlar ister ve şahsi bir hesaptan geçen şirket parasını, şirketin kendi kayıtlarından göstermek zordur.

Her kaydın arkasındaki kanıtı saklayın: faturalar, makbuzlar, banka ve kart hesap özetleri ve bir kaydı anlamak için gereken sözleşmeler. 230. madde, kayıtları doğrulamak için gereken her hesabın ve belgenin saklanmasını şart koşar.

Şahsi bir hesap veya kart şirketin giderini ödediğinde şirket, alımı gider olarak ya da ekipman ve diğer sermaye harcamaları için varlık olarak kaydeder ve sahibe tutar kadar borçlanır (Income Tax Act, paragraph 18(1)(b) sermaye harcamasının indirimini yasaklar). Şirket hesabı şahsi bir gideri ödediğinde bu bir işletme gideri değildir; hissedar hesabına kaydedilir ya da gerçekte öyleyse ücret veya temettü olarak kaydedilir. İki ödeme de şirket için gelir değildir. Bkz. şahsen ödenen giderler. CRA hesapları, işletme numarası ve GST/HST kaydı şirket kurulduktan sonra rehberinde yer alır. Her yeni işletme için ortak adımlar yeni bir işletme için muhasebe kayıtlarını kurma rehberindedir.

T2'nin kolayca çıkması için hesapları nasıl kurarım?

Başından itibaren her hesaba bir GIFI kodu verin. Bir T2, Schedule 100 (bilanço), Schedule 125 (gelir tablosu) ve Schedule 141'i (ek bilgiler) içerir. İlk beyannamede yeni bir şirket iki bilanço doldurur: Schedule 101'de bir açılış bilançosu ve Schedule 100'de bir kapanış bilançosu (CRA GIFI rehberi). Kuruluştan sonraki ilk beyanname ayrıca Schedule 24, First-time Filer After Incorporation, Amalgamation or Winding-up of a Subsidiary into a Parent belgesini de içerir.

Her hissedara borçlu olunan ve her hissedarın borçlu olduğu tutarları kendi hesaplarında tutun ki bu satırlara otursunlar.

Schedule 50, şirketin adi veya imtiyazlı hisselerinin %10 veya daha fazlasını elinde tutan her hissedarı listeler (CRA Schedule 50). Bu nedenle şirketin hisse sahipliği kayıtları, her sınıfın hangi payının kimde olduğunu göstermelidir. Tam hesap listesi GIFI için hesap planı rehberinde, tabloların kendisi ise yıl sonu mali tabloları rehberinde yer alır.

İlk T2 ne zaman verilir ve vergi ne zaman ödenir?

T2, vergi yılının bitiminden altı ay sonra verilmelidir (CRA T2 rehberi). Vergi bakiyesi yıl sonundan iki ay sonra, aşağıdakilerin hepsi geçerliyse ise üç ay sonra ödenmelidir (Income Tax Act, 248(1) alt maddesi; CRA bakiye ödeme günü):

• Şirket vergi yılı boyunca bir CCPC'dir.
• Cari veya bir önceki vergi yılı için küçük işletme indirimini talep etmiştir.
• Bir önceki vergi yılındaki vergilendirilebilir geliri, o yılın işletme sınırını aşmamıştır. Şirket diğer şirketlerle ilişkiliyse test bunun yerine şudur: cari yıl sonundan önce biten son takvim yılında sona eren son vergi yıllarına ait birleşik vergilendirilebilir gelirleri, birleşik işletme sınırlarını aşmamalıdır.

Bu testler önceki bir vergi yılına bakar. Kanuni tanım ve CRA sayfası, önceki yılı olmayan ilk vergi yılındaki bir şirket hakkında bir şey söylemez; bu yüzden ilk yılda daha geç tarihin geçerli olduğu kesin değildir. Güvenmeden önce hangi tarihin geçerli olduğunu doğrulayın; erken tarihe kadar ödeme yapmak soruyu ortadan kaldırır.

Ödenecek vergisi veya faaliyeti olmayan bir yıl dahil her vergi yılı için bir T2 verilmelidir (CRA T2 rehberi). Bir CCPC genellikle bunu elektronik olarak vermek zorundadır; istisnalar arasında işlevsel para biriminde raporlama yapan bir şirket de vardır (Income Tax Act, subsection 150.1(2.1); Regulations, subsection 205.1(2)). Geç beyan cezaları ve af cezalar, faiz ve af rehberinde yer alır. Yıl sonu tarihi yıl sonu seçimi rehberinde seçilir.

Hangi kayıtları ve karar defteri belgelerini ne kadar süre saklarım?

Bir şirket iki set tutar: şirket kayıtları (karar defteri) ve muhasebe kayıtları.

Kayıtların ve defterlerin çoğu, arkasındaki belgelerle birlikte, ilgili oldukları son vergi yılının sonundan altı yıl sonraya kadar saklanır (Income Tax Act, subsection 230(4)). Bir şirket için yönetim kurulu ve hissedar toplantı tutanakları, hisse sahipliği kayıtları, genel defter veya diğer nihai kayıt defteri ve bunların arkasındaki özel sözleşmeler, şirketin kapatılmasından iki yıl sonraya kadar saklanır (Income Tax Regulations, madde 5800). Federal bir şirkette, belge ve kayıtlarının muhafazası kendisine verilen kişi, bir mahkeme daha kısa bir süre belirlemedikçe, kapatmadan itibaren altı yıl boyunca bunları ibraz etmekle de yükümlü kalır (CBCA subsection 225(1); Regulations, section 14.1). Ayrıntılar işletme kayıtları ne kadar süre saklanmalı rehberindedir.

Québec veya Alberta'da neler değişir?

Québec veya Alberta'da bulunan bir şirket ayrı bir eyalet şirket beyannamesi verir; çünkü başka her yerde T2 eyalet beyannamesi işlevi görür (CRA T2 sayfası).

• Québec: Québec'te işyeri bulunan bir şirket, başka yerde yerleşik olsa bile yıl sonundan altı ay içinde Revenu Québec'in şirket gelir vergisi beyannamesi olan CO-17'yi verir (Revenu Québec). Neyin işyeri sayılacağını Revenu Québec'in kendi kuralları belirler.
• Alberta: muaf değilse bir şirket, vergi yılı boyunca herhangi bir zamanda Alberta'da daimi iş yeri varsa yıl sonundan altı ay içinde AT1 verir (Alberta).

Yukarıdaki federal noktalar (kayıtlar, hissedar kredisi kuralı ve GIFI) şirket nerede olursa olsun geçerlidir. Québec ve Alberta beyannameleri, bu sayfanın kapsamadığı eyalet şartları ekler.

İşletme ben şirketi kurmadan önce faaliyetteyse ne olur?

Şirket kuruluş tarihinden önce var değildi; bu yüzden sahibin o tarihten önce ödediği giderler ile bir şahıs işletmesinin varlıkları ve bakiyeleri, şirketin defterlerine ayrı açılış kayıtlarıyla girer. Bkz. şahsen ödenen giderler, şahıs işletmesi şirketleştikten sonra muhasebe kayıtları ve şirket kuruluş giderleri.

Yeni bir şirkette yaygın muhasebe hataları nelerdir?

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tutarlar Kanada dolarıdır.

Sahip en başta $10.000 koyar

Federal kanun kapsamında kurulan, Ontario merkezli bir CCPC, ilk gün sahibinden $10.000 alır. Yönetim kurulu $10.000 karşılığında 100 adi hisse ihraç eder ve sahip öderse şirket, adi hisseler için beyan edilmiş sermaye hesabına $10.000 ekler (GIFI 3500). Sahip parayı bunun yerine borç verirse hisse ihraç edilmez ve defterlerde sahibe $10.000 borç görünür (GIFI 2780 veya 3260). İki durumda da seçim, yıl sonunda değil, para hareket ettiğinde yazıya geçirilir.

Sahip etiketsiz $20.000 çeker

Alberta'daki bir CCPC'nin yıl sonu 31 Aralık'tır. 1. Yıl'ın Mart ayında sahibine $20.000 öder ve sahibin bunu geri ödemesini bekler. Maaş, temettü, masraf iadesi veya kredi geri ödemesi kaydedilmez; bu yüzden defterler hissedardan $20.000 alacak gösterir. Bu beklenti olmasaydı, bunun yerine 15(1) alt maddesi kapsamında bir menfaat olabilirdi. Vergi yılı 1. Yıl 31 Aralık'ta biter ve bunun bir yıl sonrası 2. Yıl 31 Aralık'tır. Sahip $20.000'ı o tarihe kadar geri ödemediyse, bu tutar sahibin 1. Yıl gelirine dahil edilir. Sahip 2. Yıl'ın Aralık ayında geri öder ve 3. Yıl'ın Ocak ayında yine $20.000 çekerse, geri ödeme bir dizinin parçası olabilir ve sayılmayabilir. Şirket, sahibe önceki kredilerden $20.000 veya daha fazla borçlu olsaydı ve bu krediler hâlâ ödenmemişse, aynı ödeme genellikle bunun yerine bir geri ödeme olurdu.

30 Haziran'da biten ilk mali dönem

Bir BC CCPC'sinin ilk mali dönemi 1. Yıl 30 Haziran'da biter. T2 beyannamesinin son tarihi 1. Yıl 31 Aralık'tır. Vergi bakiyesi 1. Yıl 31 Ağustos'ta veya CCPC koşulları sağlanıyorsa 1. Yıl 30 Eylül'de ödenmelidir. CRA'nın bakiye ödeme sayfası bu koşulların ilk döneme nasıl uygulandığını söylemez; bu yüzden 31 Ağustos'a kadar ödemek güvenli tarihtir; 30 Eylül'e güvenmeden önce doğrulayın. Beyanname, Schedule 101'de bir açılış bilançosu ve Schedule 100'de bir kapanış bilançosu içerir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Para zaten hareket etti ve muhasebe kayıtları kurulmadı: şahsi kartlar giderleri ödedi, mevduatlar şahsi bir hesaba gitti, hisseler hiç resmen ihraç edilmedi veya hissedar bakiyesini kimse bilmiyor. Açılış bilançosu ve her kalemin sınıflandırılması, ilk T2'den önce çoğunlukla bir uzmanın incelemesini gerektirir. Muhasebe kayıtları desteğiyle başlayın; iki yaygın durum şahsi hesaptaki şirket geliri ve şirketin ödediği şahsi giderler rehberlerinde yer alır.
• İşletme siz şirketi kurmadan önce faaliyetteydi: şahıs işletmesi şirketleştikten sonra muhasebe kayıtları rehberini izleyin.
• Bir T2 gecikti veya CRA bir bildirim gönderdi: bkz. verilmemiş şirket beyannamelerini tamamlama ve şirket vergisi desteği.
• Muhasebe kayıtları aylarca geride: bkz. gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama.
• Kanada'da mukim olmayan bir sahip veya yabancı yatırımcı şirketi kontrol ediyor: şirket bir CCPC olmayabilir; bu durumda yukarıdaki yalnızca CCPC'ye ait noktalar geçerli olmayabilir. Bkz. Kanada şirketinin mukim olmayan sahipleri ve yabancı yatırımcılar nedeniyle CCPC statüsünü kaybetme.
• Bir sahip veya bir şirket ABD'de: bkz. Kanada şirketi ve ABD şirketi için muhasebe kayıtları ve sınır ötesi vergi desteği.
• Maaş ile temettü arasında seçim yapıyorsunuz: bkz. maaş mı temettü mü.