Amazon Settlement Raporu: Muhasebe Kayıtlarına Nasıl İşlenir

Amazon settlement raporu açıklaması: sütunlar ne anlatıyor?

Amazon settlement raporu, bankanıza yapılan bir transferin satır satır dökümüdür. Bir settlement'ın tek bir toplamı ve tek bir ödeme tarihi vardır. Bu yüzden bankayla eşleştireceğiniz birim settlement'tır; kaydedeceğiniz şey ise içindeki satırlardır.

Kural: Her settlement'ı brüt satışlar, iadeler, ücretler ve reklam olarak kaydedin; Amazon'un ilettiği vergiyi ayrı tutun, banka girişini son adım yapın. Net banka girişini asla satış olarak kaydetmeyin. Settlement'lar aylarca geride kaldıysa, beyanı verilmiş bir yılda net girişler satış olarak kaydedildiyse veya Form 1099-K ile kayıtlarınız arasındaki fark ücretler, iadeler, vergi ve zamanlamayla açıklanamıyorsa iş kayıt girmekten fazlasıdır. Bu durumlarda açık aylar köprülenebilir ya da yıl settlement dosyalarından yeniden kurulabilir; sondaki bölüm bunları anlatır.

Amazon'un geliştirici belgeleri, bu raporları Amazon'un kendisinin zamanladığını söyler; rapor isteyemez veya zamanlayamazsınız. Aşağıdaki sütun adları, eski düz dosya ve XML raporlarının yerini alan (eskiler kullanımdan kaldırıldı olarak işaretli) Flat File V2 raporundan alınmıştır. Eski raporlar fiyat sütunlarını farklı düzenler.

Dosyayı göründüğünden zor kılan üç şey var:

• Her şey tek bir tutar sütununda durur. Belgelere göre tutarlar her zaman tek sütuna yazılır. Bu yüzden amount-type ve amount-description sütunlarını okumadan bir satış ile bir ücret birbirine benzer görünür.
• Tutarlar pazar yerinin sayı biçimini kullanır. Belgelerdeki örnek, AB için 95.00 yerine 95,00'dır. Hesap tablosu ondalık virgülü metin ya da binlik ayracı olarak okuyabilir.
• Belgeler sütunları listeler, içlerindeki tüm değerleri değil. Hesap eşlemenizi kendi raporlarınızdaki değerlerden kurun ve eşlemeyi kayıtlarla birlikte saklayın.

Başlamadan önce toplayın: dönemin tüm settlement dosyaları (indirildiği gibi kaydedilmiş), banka girişlerini gösteren hesap özetleri, yılın Form 1099-K'sı ve geçen yılın kapanış kayıtları. Böylece ilk günde Amazon'un size mi, sizin Amazon'a mı borçlu olduğunu bilirsiniz.

Aynı tarihler için Amazon banka girişim neden satışlarımla tutmuyor?

Banka girişi net bir tutardır, satış raporu ise brüttür. Aradaki fark, Amazon'un düştüğü, eklediği veya tuttuğu her şeyden ve her birinin kullandığı tarihlerden gelir. Olağan nedenler şunlardır:

• Transferden önce kesilen ücretler, reklam, diğer masraflar ve varsa federal yedek stopaj.
• Bu settlement'ta kaydedilen iadeler; önceki settlement'lardaki satışların iadeleri de dahildir.
• Amazon'un sizin adınıza tahsil edip ilettiği vergi (aşağıdaki satış vergisi bölümüne bakın).
• Amazon'un tuttuğu veya önceki bir dönemden serbest bıraktığı para.
• Tarihler. Satış raporu çoğu zaman sipariş tarihine göre hazırlanır. Settlement satırları kayıt (posted) tarihine göre listeler. Banka ise ödeme tarihini gösterir. Bunlar üç ayrı tarihtir ve Form 1099-K'nın ayrıca kendi zamanlama kuralı vardır (aşağıdaki Form 1099-K bölümündeki tabloya bakın).

Bazı masraflar settlement'tan düşülmez; karta veya bankaya faturalanır. Bunlar banka girişinde yoktur. Her birini yalnızca kendi ekstresinden kaydedin, asla ikisinden birden değil.

Bir farkı eksik gelir saymadan önce aynı işlemleri aynı tarih esasında karşılaştırın. Publication 583, banka hesap özetinin, çek defterinin ve kayıtlarınızın birbiriyle uyuşması gerektiğini söyler ve her ay mutabakat yapılmasını önerir. Her platform için genel yöntem Satışların, ödemelerin ve Form 1099-K'nın mutabakatı rehberindedir.

Amazon settlement'ını ödeme dökümüyle tutan bir yevmiye kaydı olarak nasıl işlerim?

Her settlement'ı, tüm satırları bir clearing hesabından geçiren tek bir kayıt olarak işleyin. Sonra banka girişini satışlarla değil clearing hesabıyla eşleştirin. Clearing hesabı, para hareket edene kadar Amazon'un size veya sizin Amazon'a borçlu olduğunuz tutarı tutar. Bu, izleme için bir yöntemdir; IRS'nin öngördüğü bir kayıt değildir. IRS, gelir ve giderlerinizi açıkça gösteren herhangi bir sistemi kullanmanıza izin verir.

1. Amazon için tek bir clearing hesabı açın. Ne olduğunu anlatan genel bir ad verin.
2. Satırları transaction-type, amount-type ve amount-description alanlarına göre eşlediğiniz hesaba göre gruplayın. Her grubu toplayın.
3. Settlement başına bir kayıt girin; settlement ay sonunu aşıyorsa ay başına bir kayıt girin (aşağıya bakın). Satışı alacaklandırın. Satış iadelerini ve iskontolarını (satışları azaltan bir hesap), ücret giderini ve reklamı borçlandırın. Kaydı dengeleyen tutar için clearing hesabını borçlandırın (tutar negatifse alacaklandırın). Amazon'un tuttuğu para satış da değildir, gider de değildir: clearing hesabında kalır ve sonradan serbest bırakılması yeni bir satış değildir. Açıklama alanına settlement-id'yi yazın.
4. Banka girişini ikinci bir kayıt olarak işleyin: bankayı borçlandırın, clearing hesabını alacaklandırın. Banka akışınız girişi zaten oluşturduysa, onu satışa kodlamak yerine clearing hesabıyla eşleştirin. Giriş işletmeye ait olmayan bir hesaba yapıldıysa, settlement'ı yine aynı şekilde işleyin ve girişi satışa değil sahip hesabına karşı kapatın; bkz. İş ve kişisel paranın karıştığı hesapları düzeltme.
5. Borçların alacaklara eşit olduğunu ve clearing bakiyesinin Amazon'un hâlâ tuttuğu veya size borçlu olduğu tutara eşit olduğunu kontrol edin. Hiçbir şey tutulmuyorsa bakiye sıfırdır.

Bu sayfanın sonundaki ilk örnek her iki kaydı rakamlarla gösterir. Publication 583, çift taraflı kayıt sistemini, kayıttan sonra toplam borçların toplam alacaklara eşit olduğu bir sistem olarak tanımlar. Bir sipariş senkronizasyonu veya bağlayıcı da satışı oluşturuyorsa aynı gelir iki kez sayılabilir: bkz. Kayıtlarınızda mükerrer gelir.

Settlement satırlarından hangisi gelir, hangisi gider, hangisi ikisi de değil?

Ürün satışları gelirdir, iadeler geliri azaltır, ücretler ve reklam giderdir. Amazon'un pazaryeri yasası gereği tahsil edip ilettiği vergi, tutulan para, yedek stopaj ve bankanıza yapılan transfer ise bunların hiçbiri değildir. IRS, ücretleri, kredileri, iadeleri, nakliyeyi ve iskontoları Form 1099-K'nın düşmediği tutarlar olarak sayar ve bunları brüt tutardan indirebileceğinizi söyler.

Amazon iadelerini ve tazmin ödemelerini nasıl kaydederim?

Kayıtları kayıt (posted) tarihine göre tutuyorsanız, iade, kaydedildiği dönemde satışları azaltır. Amazon'dan gelen tazmin ödemesi satış değildir.

İadeler settlement içinde satır olarak görünür ve çoğu zaman daha önceki bir settlement'taki satışa aittir. İadeyi kaydedildiği zaman işleyin; satış iadeleri ve iskontolara yazın, negatif gider olarak yazmayın. Amazon iade edilen ürün için bir ücretin bir kısmını geri kredilendirirse, bu kredi ücretin yazıldığı ücret hesabını azaltır. Aralık satışının Ocak'ta kaydedilen iadesi Ocak satırıdır. Henüz kaydedilmemiş iadeler için yıl sonunda tahmin gerekip gerekmediğini hazırlayıcınıza sorun. Genel yöntem Kayıtlarda iadelerin işlenmesi rehberindedir.

Negatif bir satır, hatta negatif bir settlement toplamı da yine bir satırdır. Onu işleyin ve clearing hesabının, sonraki bir settlement veya ödeme bunu kapatana kadar Amazon'a borçlu olduğunuzu göstermesine izin verin. Bunu ilgisiz bir satışla netleştirmeyin.

Kayıp veya hasarlı ürünler için alınan tazmin ödemesini satışa yazmayın. Bunu stok kaybına karşı nasıl kaydedeceğiniz Amazon FBA ücretleri ve stok rehberindedir.

Amazon'un tahsil ettiği satış vergisiyle ve Amazon dışındaki satışların vergisiyle ne yapmalıyım?

Amazon'un pazaryeri yasası gereği tahsil edip ilettiği vergiyi hem satışlardan hem de ödenecek satış vergisi hesabınızdan ayrı tutun. Kendi tahsil ettiğiniz vergi, kendi web sitenizdeki satışlar dahil, sizin izleyip ileteceğiniz vergidir. Bu satışlarda tahsilat yapmanız gerekip gerekmediği ve nerede yapmanız gerektiği Satış vergisini ne zaman tahsil etmelisiniz rehberindedir.

Eyalet pazaryeri yasaları tahsilatı pazaryerine yükler. Texas'ta, pazaryeri sağlayıcısı bu görevleri üstlendiğini onaylamışsa, pazaryeri satıcısı pazaryeri satışlarında vergi tahsil etme ve iletme sorumluluğu taşımaz. Onay yoksa satıcı, onay gelene kadar tahsilat yapmalıdır. Texas'taki satıcının, tüm satışları pazaryerinden geçse bile, Texas vergi iznine (permit) ihtiyacı vardır ve beyanname vermesi gerekir. California'da, pazaryeri aracısı (marketplace facilitator), aracılık ettiği satışlarda vergiyi tahsil etmekten ve ödemekten sorumlu satıcıdır; satıcı bunu gösteren belgeleri saklamalıdır. Kurallar eyalete göre değişir; bunlar yalnızca iki örnektir.

Kayıtlarda:

• Vergi satırlarını satışa değil, ayrı bir geçiş hesabına işleyin. Rapor vergiyi eklenmiş, sonra iletilmek üzere kesilmiş gösteriyorsa, ikisi birbirini götürmeli ve hesap her settlement'tan sonra sıfırda bitmelidir.
• Vergi banka girişinizde kalıyorsa, onu siz tahsil etmişsiniz demektir. İletene kadar borç olarak taşıyın. Publication 334, alıcıya yüklenen ve sizin tahsil edip ödemeniz gereken verginin gelir olmadığını, ancak satıcı olarak size yüklenen ve alıcıdan tahsil ettiğiniz verginin brüt hasılata dahil olduğunu söyler. Hangisinin geçerli olduğu eyaletinize bağlıdır; hazırlayıcınıza sorun. Tahsil edip iletmediğiniz vergi, sahibin ya da bazı eyaletlerde sorumlu yöneticinin veya ortağın kişisel borcu hâline gelebilir. Texas ve California kuralları ödeme rehberinde yer alır.

Form 1099-K'daki brüt tutar, satışla birlikte ödenen satış vergisini içerebilir (aşağıya bakın).

Bir settlement iki aya veya iki yıla yayılıyor: her satır hangi döneme ait?

Her satırın kayıt (posted) tarihinden başlayın, sonra bunu muhasebe yönteminizle karşılaştırın. Banka ise ödeme tarihini izler. Bir settlement dönemi ay sonunu ya da yıl sonunu aşabilir; her dosyada settlement-start-date ve settlement-end-date alanlarını kontrol edin.

Satırları kayıt tarihine göre sıralayın, her ayı ara toplayın ve her dilimi kendi ayına işleyin. Kaydedilmiş ama henüz bankaya yatmamış dilim clearing hesabında kalır. Böylece ay sonunda clearing bakiyesi Amazon'un size borçlu olduğu tutara eşit olur.

Yıl sonunda kayıtlarla beyanname farklı olabilir, çünkü gelirin ne zaman sayılacağı muhasebe yöntemine bağlıdır (Publication 538). Tahakkuk esasında gelir, genellikle ona hak kazandıran tüm olaylar gerçekleştiğinde ve tutar makul bir doğrulukla belirlenebildiğinde o yıla dahil edilir. Nakit esasında gelir, fiilen veya fiilen eline geçmiş sayılacak şekilde aldığınız paradır. Yıl sonunda Amazon bakiyesinde duran paranın alınmış sayılıp sayılmayacağı olgulara bağlıdır; örneğin Amazon'un sizin temsilciniz gibi davranıp davranmadığına ve hangi kısıtlamaların geçerli olduğuna. Kaynaklar bunu her satıcı için kesin olarak çözmez. Yıl sonu clearing bakiyesini görünür tutun, başka bir döneme kaydırdığınız her satırı not edin ve yöntemi yıl sonundan önce hazırlayıcınızla netleştirin. Bkz. Küçük işletme için nakit mi tahakkuk mu.

Amazon settlement'larını brütten nete, bankaya ve Form 1099-K'ya nasıl mutabık hale getiririm?

İki adımda eşleştirin: önce her settlement toplamını bir banka girişiyle, sonra yılın brüt satışlarını formla.

Settlement ile banka. Settlement'ın total-amount tutarı, deposit-date tarihinde veya yakınında, aynı para biriminde bir banka girişine eşit olmalıdır. Her eşleşmeyi clearing hesabında işaretleyin. Girişi olmayan bir settlement veya farklı tutarda bir giriş, Amazon'un kayıtlarından açıklanmalıdır. Farkı satışa ya da diğer gelire yazarak kapatmayın.

Yıl ile Form 1099-K. 1a kutusu, yılın raporlanabilir işlemlerinin brüt tutarıdır; kredilere, iskontolara, ücretlere, iade edilen tutarlara, nakliyeye veya diğer tutarlara bakılmaksızın hesaplanır. 5a–5l kutuları brüt tutarı aylara göre gösterir. Formu, iadelerden önceki brüt satışlarınızla karşılaştırın; banka girişleriyle ve net satışlarla değil. 4. kutu federal yedek stopajı gösterir; ödeme alanın vergi kimlik numarası eksik veya yanlışsa ödeyen bunu uygulamak zorundadır (form talimatları). Doğru vergi kimlik numarası bunu durdurur (IRS). 4. kutuyu settlement'larla karşılaştırın ve toplamı hazırlayıcınıza verin.

Form yanlışsa veya mükerrerse, IRS düzeltilmiş form için düzenleyiciden talepte bulunmanızı söyler; çünkü IRS formu düzeltemez. Bkz. Platformun yanlış veya düzeltilmiş vergi formu. Kimin hangi tutarda form alacağı 1099-K eşiği rehberindedir. Geliri, form olsa da olmasa da beyan edersiniz.

Bu kalemlerden sonra bir fark kalırsa, onu zorla kapatmayın. Açıklanamayan fark; bir settlement'ın, bir ayın veya bir kanalın kayıtlarda eksik olduğu anlamına gelebilir.

Her settlement için hangi kayıtları ve ne kadar süre saklamalıyım?

Her kaydın kaynak belgesini saklayın; böylece kayıtlardaki her satırı sunabileceğiniz bir dosyaya kadar izleyebilirsiniz. Publication 583, bilgisayar kayıtlarının defterlerinizle ve beyannamenizle uyuşması ve altta yatan kaynak belgeleri belirleyecek ayrıntıya sahip olması gerektiğini söyler.

Her settlement için:

1. İndirildiği gibi, değiştirilmemiş settlement dosyası ve hesap eşlemesini içeren çalışma kopyanız.
2. Eşleştiği banka satırı veya hesap özeti; settlement-id not edilmiş olarak.
3. Açıklama alanında settlement-id bulunan yevmiye kaydı.
4. Bir satırı açıklamak için kullandığınız sipariş veya ücret raporu.

Yıl için: Form 1099-K, düzenleyiciyle düzeltmeler hakkındaki yazışmalar ve settlement bazında clearing bakiyesi.

Beyannamedeki bir kalemi destekleyen kayıtları, o beyannamenin zamanaşımı süresi dolana kadar saklayın (Publication 583). Bu süre genellikle beyannamenin verilmesinden sonra 3 yıl kadardır; son tarihinden önce verilen beyanname son tarihinde verilmiş sayılır. Bazı durumlarda süre daha uzundur, örneğin beyannameden çıkarılan gelir ya da hiç verilmemiş beyanname için. Eyalet kuralları da daha uzun olabilir. Bkz. İşletme kayıtları ne kadar süre saklanır.

Settlement işi ne zaman hesap tablosu işi olmaktan çıkar?

Her settlement geldikten kısa süre sonra kaydediliyorsa, tek bir hesap eşlemesi tüm satırları kapsıyorsa ve yıl Form 1099-K ile tutuyorsa, hesap tablosu yeterlidir. Şu durumlarda yetmez:

• Settlement'lar aylarca geride kalmıştır; clearing bakiyesinin arkasında hiçbir şey yoktur.
• Beyanı verilmiş bir yılda net girişler satış olarak kaydedilmiştir. Kayıtlarda satışlar, ücretler ve iadelerin hepsi yanlıştır. Beyannamenin düzeltilip düzeltilmeyeceği, brüt hasılatın ve maliyetlerin nasıl bildirildiğine bağlıdır.
• Form, kayıtlardan iadeler, ücretler, vergi ve zamanlamanın açıkladığından fazla farklıdır.
• Satışlar birden fazla pazaryerinden, para biriminden, satıcı hesabından veya işletmeden geçer.
• Bir kredi veren ya da alıcı, formla tutan mali tablolar ister.

Bunlar geçerliyse iki yol vardır. Köprüleme, eksik ayları settlement dosyalarından ekler. Yeniden kurma ise yılı bu dosyalardan baştan kaydeder. Hangisinin uygun olduğu ve beyanı verilmiş ayların kayıtlı hâliyle kalıp kalamayacağı, beyannamenin neyi bildirdiğine ve kredi verenin neye ihtiyaç duyacağına bağlıdır. Ücreti neyin belirlediği için bkz. E-ticaret muhasebe sorumlusu: ücret ve kapsam.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

İki haftalık tek bir settlement

Bir settlement iki haftayı kapsıyor: ürün satışları $10.000, iadeler $600, satış ve sipariş karşılama ücretleri $3.100 ve reklam $400. Banka girişi $5.900'dır ve Amazon hiçbir şey tutmaz.

Kayıtlarda $10.000 satış, $600 iade, $3.500 ücret ve reklam ile bankada $5.900 görünür. Clearing hesabı sıfıra döner.

Ay sonunu aşan bir settlement

Bir settlement 25 Mart'tan 8 Nisan'a kadar sürüyor; $4.000 satış ve $1.000 ücret içeriyor. Amazon 10 Nisan'da $3.000 yatırıyor. Kayıt tarihine göre ayrılan satırlar iki aya bölünür; bu tarihlerin aynı zamanda işletmenin muhasebe yöntemine göre doğru ayları da gösterdiğini varsayın.

31 Mart'ta kayıtlarda clearing hesabında Amazon'un borçlu olduğu $1.125 görünür; bankada ise hiçbir şey yoktur. 10 Nisan'daki $3.000'lık giriş, Mart'tan gelen $1.125'i ve Nisan'dan gelen $1.875'i kapatır. Settlement'ın tamamını Nisan'a kaydetmek, Mart satışlarını $1.500 düşük bırakırdı. Aynı bölme, yıl sonunu aşan bir settlement için de geçerlidir; ancak beyannamedeki işleyiş muhasebe yöntemine bağlıdır.

Form 1099-K kayıtlardan yüksek

Bir şahıs işletmesi sahibi yalnızca Amazon'da satış yapıyor. Yılın Form 1099-K'sında 1a kutusunda $240.000 yazıyor. Kayıtlarda $171.000 satış var, çünkü her net giriş satış olarak kaydedilmiş. $69.000'lık fark, Amazon'un her girişten önce kestiği $15.000 iade, $46.000 ücret ve $8.000 reklamdır.

Yeniden kurulan brüt tutar, satış vergisi, nakliye, yedek stopaj veya başka kanal farkı olmadığı varsayımıyla forma uyar; gerçek bir formda önce bunları kontrol edin. Net tutar yalnızca ücretler, iadeler ve reklam bir de kart veya banka akışından girilmemişse aynıdır. Girilmişse iki kez düşülmüşlerdir. Aynı soru beyanı verilmiş beyanname için de geçerlidir: beyanname $171.000'ı brüt hasılat olarak bildirmiş ve bu maliyetler için indirim yazmamışsa, brüt hasılatı 1a kutusunun $69.000 altındadır. Aynı maliyetleri de indirmişse, iki kez indirilmişlerdir. Hangisi olduğunu beyan edilen beyanname gösterir; bu yüzden herhangi bir ayı değiştirmeden önce onu kontrol edin.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Settlement'lar aylarca geride kaldı veya beyanı verilmiş bir yılda net girişler satış olarak kaydedildi: açık aylar için köprüleme, yıl için settlement dosyalarından yeniden kurma gerekebilir; beyanname ve kredi veren, bu dosyalarla tutan rakamlara ihtiyaç duyar. Bunu muhasebe kayıtları hizmetimize getirin; daha uzun boşluklar için bkz. Geciken kayıtların tamamlanması.
• Form 1099-K ile kayıtlar arasındaki fark ücretler, iadeler, vergi ve zamanlamanın açıkladığından büyük: fark eksik bir settlement, kanal ya da işletme olabilir. Settlement dosyalarını ve formu muhasebe kayıtları hizmetimize getirin. Formun kendisi yanlışsa bkz. Platformun yanlış veya düzeltilmiş vergi formu.
• Aylık Amazon rutinini ve yazılım ihtiyaçlarını öğrenmek istiyorsunuz: bkz. Amazon satıcı muhasebe kayıtları.
• FBA ücretleri, stok değeri, kayıp ürünler veya satılan malın maliyeti: bkz. Amazon FBA ücretleri ve stok.
• Satışları ve ücretleri gelir vergisi beyannamesine yerleştirmeniz gerekiyor: bkz. Online satıcı gelir vergisi.
• Senkronizasyon veya fatura sonrasında gelir iki kez sayılıyor: bkz. Kayıtlarınızda mükerrer gelir.
• Amazon dışında satış yapıyorsunuz veya stoğunuzu birden fazla eyalette tutuyorsunuz: bkz. Satış vergisini ne zaman tahsil etmelisiniz.
• Bir muhasebe sorumlusu düşünüyorsunuz: bkz. E-ticaret muhasebe sorumlusu: ücret ve kapsam.
• Amazon'da başka bir para biriminde satış yapıyorsunuz veya LLC'nizin sahibi ABD dışında: bkz. ABD kayıtlarında yabancı para birimi hesapları ve Yabancı sahipli LLC'de pazaryeri ödemeleri.
• İşletmeniz kayıtlarını Kanada doları cinsinden tutuyor: bkz. ABD doları satışlar ve pazaryeri ödemeleri.