דוח התחשבנות של Amazon: איך לרשום אותו בספרים

דוח התחשבנות של Amazon: מה העמודות אומרות?

דוח התחשבנות של Amazon הוא הפירוט שורה אחר שורה שעומד מאחורי העברה אחת לבנק שלכם. להתחשבנות אחת יש סכום כולל אחד ותאריך הפקדה אחד, ולכן ההתחשבנות היא היחידה שמתאימים לבנק, והשורות שבתוכה הן מה שרושמים.

הכלל: רושמים כל התחשבנות כמכירות ברוטו, החזרים, עמלות ופרסום, שומרים בנפרד מס ש-⁠Amazon מעבירה, ורושמים את ההפקדה כשלב האחרון; לעולם לא רושמים את ההפקדה נטו כמכירות. זה כבר יותר מעבודת רישום כשההתחשבנויות מפגרות בחודשים, כששנה שהוגשה נרשמה לפי הפקדות נטו כמכירות, או כשטופס ⁦1099-K⁩ שונה מהספרים בסכום שעמלות, החזרים, מס ותזמון לא מסבירים. במקרים כאלה ייתכן שצריך לגשר על החודשים הפתוחים או לבנות מחדש את השנה מקובצי ההתחשבנות; הסעיף שבסוף המדריך עוסק בכך.

לפי התיעוד למפתחים של Amazon, הדוחות האלה נוצרים לפי לוח הזמנים של Amazon; אי אפשר לבקש או לתזמן אותם. שמות העמודות שלהלן לקוחים מדוח Flat File V2, שבא במקום דוחות הקובץ השטוח הישנים ודוחות ה-⁠XML (שסומנו כמיושנים); בדוחות הישנים עמודות המחיר מסודרות אחרת.

שלושה דברים הופכים את הקובץ לקשה ממה שנראה:

• כל הסכומים נמצאים בעמודה אחת. לפי התיעוד, הסכומים תמיד מופיעים בעמודה אחת, ולכן מכירה ועמלה נראות דומות עד שקוראים את amount-type ואת amount-description.
• הסכומים בפורמט המספרים של השוק. בדוגמה בתיעוד מופיע 95,00 באיחוד האירופי במקום 95.00. גיליון אלקטרוני עלול לקרוא פסיק עשרוני כטקסט או כסימן אלפים.
• התיעוד מפרט את העמודות, לא את כל הערכים שבהן. בנו את מיפוי החשבונות מהערכים שבדוחות שלכם ושמרו את המיפוי יחד עם הספרים.

לפני שמתחילים אספו: את כל קובצי ההתחשבנות של התקופה כפי שהורדו; את דפי הבנק שמראים את ההפקדות; את טופס ⁦1099-K⁩ של השנה; ואת פקודות הסגירה של השנה הקודמת, כדי לדעת מה Amazon חייבת לכם, או מה אתם חייבים לה, ביום הראשון.

למה ההפקדה מ-⁠Amazon לא תואמת למכירות שלי באותם תאריכים?

הפקדה היא סכום נטו ודוח מכירות הוא ברוטו, ולכן הם נבדלים בכל מה ש-⁠Amazon מנכה, מוסיפה או מעכבת, ובתאריכים שכל אחד מהם משתמש בהם. הסיבות הנפוצות:

• עמלות, פרסום, חיובים אחרים וכל ניכוי גיבוי במקור פדרלי שנוכה לפני ההעברה.
• החזרים שנרשמו בהתחשבנות הזו, כולל החזרים על מכירות מהתחשבנויות קודמות.
• מס ש-⁠Amazon גובה ומעבירה בשמכם (ראו את הסעיף על מס מכירה בהמשך).
• כסף ש-⁠Amazon מעכבת, או משחררת מתקופה קודמת.
• תאריכים. דוח מכירות נבנה לרוב לפי תאריך ההזמנה. התחשבנות מפרטת שורות לפי תאריך הרישום שלהן, והבנק מציג את תאריך ההפקדה. אלה שלושה תאריכים שונים, ולטופס ⁦1099-K⁩ יש גם כלל תזמון משלו (ראו את הטבלה בסעיף על טופס ⁦1099-K⁩ בהמשך).

חיובים מסוימים נגבים מכרטיס אשראי או מהבנק במקום להיות מנוכים בהתחשבנות. הם לא נמצאים בהפקדה; רשמו כל אחד מהדף שלו, ולעולם לא משני הדפים.

השוו את אותן עסקאות באותו בסיס תאריכים לפני שאתם מחליטים שהפרש הוא הכנסה חסרה. פרסום 583 קובע שדף הבנק, פנקס הצ׳קים והספרים צריכים להתאים זה לזה, וממליץ לבצע התאמה בכל חודש. השיטה הכללית לכל פלטפורמה מפורטת בהתאמת מכירות, תשלומים וטופס ⁦1099-K⁩.

איך רושמים התחשבנות של Amazon כפקודת יומן שתואמת את דף התשלום?

רושמים כל התחשבנות כפקודה אחת שמעבירה כל שורה דרך חשבון סליקה, ואז מתאימים את ההפקדה לבנק לחשבון הסליקה ולא למכירות. חשבון הסליקה מחזיק את מה ש-⁠Amazon חייבת לכם, או מה שאתם חייבים לה, עד שהכסף עובר. זו שיטה למעקב ולא פקודה ש-⁠IRS קובע; IRS מאפשר להשתמש בכל מערכת שמראה בבירור הכנסות והוצאות.

1. פתחו חשבון סליקה אחד עבור Amazon. תנו לו שם כללי שמסביר מה הוא.
2. קבצו את השורות לפי החשבון שהקצבתם להן, לפי transaction-type, amount-type ו-⁠amount-description. סכמו כל קבוצה.
3. רשמו פקודה אחת לכל התחשבנות, או אחת לכל חודש אם ההתחשבנות חוצה סוף חודש (ראו בהמשך). זכו מכירות; חייבו החזרות והנחות (חשבון שמקטין מכירות), הוצאת עמלות ופרסום; וחייבו את חשבון הסליקה בסכום שמאזן את הפקודה (זכו אותו אם הסכום שלילי). כסף ש-⁠Amazon מעכבת אינו מכירה ואינו הוצאה: הוא נשאר בחשבון הסליקה, ושחרורו מאוחר יותר אינו מכירה חדשה. רשמו את ה-⁠settlement-id בהערה.
4. רשמו את ההפקדה לבנק כפקודה שנייה: חייבו את הבנק, זכו את חשבון הסליקה. אם הזנת הבנק כבר יצרה את ההפקדה, התאימו אותה לחשבון הסליקה במקום לרשום אותה כמכירות. אם ההפקדה נכנסה לחשבון שאינו של העסק, רשמו את ההתחשבנות באותו אופן והסדירו את ההפקדה מול חשבון בעלים, לעולם לא מול מכירות; ראו תיקון כספי עסק וכספים אישיים שהתערבבו.
5. בדקו שהחיובים שווים לזיכויים ושיתרת חשבון הסליקה שווה למה ש-⁠Amazon עדיין מחזיקה או חייבת לכם. היא אפס רק כשלא מוחזק דבר.

הדוגמה הראשונה בסוף העמוד מציגה את שתי הפקודות עם מספרים. פרסום 583 מתאר מערכת של רישום כפול כמערכת שבה סך החיובים שווה לסך הזיכויים לאחר הרישום. אם סנכרון הזמנות או מחבר תוכנה יוצרים גם הם את המכירה, אותה הכנסה עלולה להיספר פעמיים: ראו הכנסה כפולה בספרים.

אילו שורות בהתחשבנות הן הכנסה, אילו הוצאה ואילו אינן אף אחת מהן?

מכירות פריטים הן הכנסה, החזרים מקטינים אותה, עמלות ופרסום הם הוצאות, ואילו מס ש-⁠Amazon גובה ומעבירה לפי חוק שווקים מקוונים, כסף מעוכב, ניכוי גיבוי במקור וההעברה לבנק אינם אף אחד מהם. IRS מפרט עמלות, זיכויים, החזרים, משלוח והנחות כסכומים שטופס ⁦1099-K⁩ אינו מנכה, ואומר שאפשר לנכות אותם מהסכום ברוטו.

איך רושמים החזרים והחזרי כספים מ-⁠Amazon?

בספרים שנוהלו לפי תאריך הרישום, החזר מקטין את המכירות בתקופה שבה הוא נרשם. החזר כספי מ-⁠Amazon אינו מכירה.

החזרים מופיעים כשורות בתוך התחשבנות, לרוב עבור מכירה מהתחשבנות קודמת. רשמו את ההחזר כשהוא נרשם, בחשבון החזרות והנחות, ולא כהוצאה שלילית. אם Amazon מזכה בחזרה חלק מעמלה על הפריט שהוחזר, הזיכוי מקטין את אותו חשבון עמלות שאליו נרשמה העמלה. החזר שנרשם בינואר על מכירה מדצמבר הוא שורה של ינואר; שאלו את מכין הדוחות אם בסוף השנה צריך אומדן להחזרות שעוד לא נרשמו. השיטה הכללית מפורטת ברישום החזרים בספרים.

שורה שלילית, ואפילו סכום כולל שלילי להתחשבנות, היא עדיין שורה. רשמו אותה ותנו לחשבון הסליקה להראות שאתם חייבים ל-⁠Amazon עד שהתחשבנות מאוחרת או תשלום יסגרו זאת. אל תקזזו אותה מול מכירה שאינה קשורה.

אל תרשמו החזר כספי על יחידות שאבדו או ניזוקו כמכירות. איך רושמים אותו מול הפסד המלאי מוסבר בעמלות FBA ומלאי ב-⁠Amazon.

מה עושים עם מס מכירה ש-⁠Amazon גובה, ועם מס על מכירות מחוץ ל-⁠Amazon?

מס ש-⁠Amazon גובה ומעבירה לפי חוק שווקים מקוונים נשאר מחוץ למכירות ומחוץ לחוב מס המכירה שלכם. מס שאתם גובים בעצמכם, כולל על מכירות דרך האתר שלכם, נשאר באחריותכם למעקב ולהעברה; אם חייבים לגבות על המכירות האלה, ובאילו מדינות, מוסבר במתי חייבים לגבות מס מכירה.

חוקי השווקים המקוונים במדינות מטילים את הגבייה על השוק. בטקסס, מוכר בשוק מקוון אינו אחראי לגבות ולהעביר מס על מכירות בשוק אם המפעיל אישר שהוא נוטל על עצמו את החובות האלה; בלי אישור, המוכר צריך לגבות עד שיגיע אישור. מוכר בטקסס עדיין צריך היתר מס של טקסס וחייב להגיש דוחות, גם אם כל מכירותיו עוברות דרך השוק. בקליפורניה, מפעיל השוק המקוון (marketplace facilitator) הוא הקמעונאי האחראי לגבות ולשלם את המס על מכירות שהוא מקל עליהן, והמוכר צריך לשמור תיעוד שמראה זאת. הכללים שונים ממדינה למדינה; אלה שתי דוגמאות.

בספרים:

• רשמו שורות מס בחשבון עובר נפרד, לא במכירות. אם הדוח מראה מס שנוסף ואחר כך נוכה להעברה, שני הסכומים צריכים לקזז זה את זה, והחשבון צריך להסתיים באפס אחרי כל התחשבנות.
• אם מס נשאר בהפקדה שלכם, אתם גביתם אותו. רשמו אותו כהתחייבות עד שתעבירו אותו. פרסום 334 קובע שמס שהוטל על הקונה ושאתם חייבים לגבות ולהעביר אינו הכנסה, אבל מס שהוטל עליכם כמוכרים ונגבה מהקונה נכלל בתקבולים ברוטו. מה מהשניים חל תלוי במדינה שלכם, ולכן שאלו את מכין הדוחות. מס שגביתם ולא העברתם עלול להפוך לחוב אישי של הבעלים, ובמדינות מסוימות של נושא משרה אחראי או של שותף; במדריך על ההעברות מפורטים הכללים בטקסס ובקליפורניה.

הסכום ברוטו בטופס ⁦1099-K⁩ יכול לכלול מס מכירה ששולם עם המכירה (ראו בהמשך).

התחשבנות חוצה שני חודשים או שתי שנים: לאיזו תקופה שייכת כל שורה?

מתחילים בתאריך הרישום של כל שורה, ואז בודקים אותו מול שיטת החשבונאות. הבנק עוקב אחרי תאריך ההפקדה. תקופת התחשבנות יכולה לחצות סוף חודש או סוף שנה; בדקו את settlement-start-date ואת settlement-end-date בכל קובץ.

מיינו את השורות לפי תאריך הרישום, סכמו כל חודש ורשמו כל פלח בחודש שלו. הפלח שנרשם אך עדיין לא הופקד נשאר בחשבון הסליקה, כך שבסוף החודש יתרת הסליקה שווה למה ש-⁠Amazon חייבת לכם.

בסוף שנה, הספרים והדוח יכולים להיות שונים, כי מועד הכללת ההכנסה תלוי בשיטת החשבונאות (פרסום 538). בשיטת צבירה, הכנסה נכללת בדרך כלל בשנה שבה התרחשו כל האירועים שקובעים את הזכות אליה וניתן לקבוע את הסכום בדייקנות סבירה. בשיטת מזומן, היא הכנסה שקיבלתם בפועל או שהגיעה לרשותכם. אם כסף שנמצא ביתרה ב-⁠Amazon בסוף השנה נחשב כמתקבל תלוי בעובדות, כמו אם Amazon פועלת כשלוחה שלכם ואילו הגבלות חלות, והמקורות אינם מכריעים בכך לכל מוכר. השאירו את יתרת הסליקה של סוף השנה גלויה, ציינו כל שורה שהעברתם לתקופה אחרת, והסדירו את השיטה עם מכין הדוחות לפני סוף השנה. ראו שיטת מזומן או שיטת צבירה לעסק קטן.

איך מתאימים התחשבנויות של Amazon מברוטו לנטו, לבנק ולטופס ⁦1099-K⁩?

מתאימים בשני שלבים: סך כל התחשבנות להפקדה אחת בבנק, ואז סך המכירות ברוטו של השנה לטופס.

התחשבנות מול בנק. ה-⁠total-amount של ההתחשבנות צריך להיות שווה להפקדה בבנק בתאריך ה-⁠deposit-date או סמוך לו, באותו מטבע. סמנו כל התאמה בחשבון הסליקה. התחשבנות בלי הפקדה, או הפקדה בגודל שונה, דורשות הסבר מהרישומים של Amazon. אל תסגרו את ההפרש במכירות או בהכנסה אחרת.

שנה מול טופס ⁦1099-K⁩. תיבה 1a היא הסכום ברוטו של העסקאות הדיווחיות בשנה, בלי התחשבות בזיכויים, הנחות, עמלות, סכומים שהוחזרו, משלוח או סכומים אחרים. תיבות 5a עד 5l מציגות את הסכום ברוטו לפי חודש. השוו את הטופס למכירות ברוטו שלכם לפני החזרים, לא להפקדות ולא למכירות נטו. תיבה 4 מציגה ניכוי גיבוי במקור פדרלי, שמשלם חייב להחיל כשמספר הזיהוי של הנמען חסר או שגוי (הוראות הטופס); מספר זיהוי נכון מפסיק אותו (IRS). בדקו את תיבה 4 מול ההתחשבנויות ומסרו את הסך למכין הדוחות.

אם הטופס שגוי או כפול, IRS אומר לבקש מהמנפיק טופס מתוקן, כי IRS אינו יכול לתקן אותו; ראו טופס פלטפורמה שגוי או מתוקן. מי מקבל טופס ובאיזה סכום מוסבר במדריך על סף הדיווח של טופס ⁦1099-K⁩. מדווחים על ההכנסה עם טופס וגם בלעדיו.

אם נשאר פער אחרי כל הסעיפים האלה, אל תכפו אותו. פער שלא מוסבר יכול להעיד שהתחשבנות, חודש או ערוץ חסרים בספרים.

אילו רישומים שומרים לכל התחשבנות, ולכמה זמן?

שמרו את מסמך המקור של כל רישום, כך שכל שורה בספרים אפשר להתחקות עד קובץ שאתם יכולים להציג. פרסום 583 קובע שרישומים ממוחשבים צריכים להתאים לספרים ולדוח, עם פירוט מספיק לזיהוי מסמכי המקור.

לכל התחשבנות:

1. קובץ ההתחשבנות כפי שהורד, בלי עריכה, וגם עותק העבודה שלכם עם מיפוי החשבונות.
2. שורת הבנק או הדף שהתאימה לה, עם ה-⁠settlement-id.
3. פקודת היומן, עם ה-⁠settlement-id בהערה.
4. כל דוח הזמנות או עמלות ששימש אתכם להסבר שורה.

לשנה: טופס ⁦1099-K⁩, כל התכתבות עם המנפיק על תיקונים, ויתרת חשבון הסליקה לפי התחשבנות.

שמרו רישומים שתומכים בפריט בדוח עד שתקופת ההתיישנות של אותו דוח מסתיימת (פרסום 583). בדרך כלל זה 3 שנים אחרי הגשת הדוח, ודוח שהוגש לפני מועדו נחשב כמוגש במועד. התקופה ארוכה יותר במקרים מסוימים, כמו הכנסה שהושמטה מהדוח או דוח שלא הוגש, וכללי המדינות יכולים להיות ארוכים יותר. ראו כמה זמן שומרים רישומים עסקיים.

מתי התחשבנויות מפסיקות להיות עבודה של גיליון אלקטרוני?

גיליון אלקטרוני מספיק כל עוד כל התחשבנות נרשמת זמן קצר אחרי שהיא מגיעה, מיפוי חשבונות אחד מכסה כל שורה, והשנה מתאימה לטופס ⁦1099-K⁩. הוא מפסיק להספיק כאשר:

• ההתחשבנויות מפגרות בחודשים, ולכן אין דבר שעומד מאחורי יתרת הסליקה.
• שנה שהוגשה נרשמה לפי הפקדות נטו כמכירות. המכירות, העמלות וההחזרים שגויים כולם בספרים, והשאלה אם צריך לתקן את הדוח תלויה באופן שבו דווחו התקבולים ברוטו והעלויות.
• הטופס שונה מהספרים בסכום שהחזרים, עמלות, מס ותזמון לא מסבירים.
• המכירות עוברות דרך יותר משוק אחד, מטבע, חשבון מוכר או ישות.
• מלווה או קונה דורשים דוחות שמתאימים לטופס.

כשזה המצב, יש שתי דרכים להתקדם. גשר מוסיף את החודשים החסרים מקובצי ההתחשבנות. בנייה מחדש רושמת מחדש את השנה מהם. איזו דרך מתאימה, והאם חודשים שכבר הוגשו יכולים להישאר כפי שנרשמו, תלוי במה שהדוח דיווח ובמה שמלווה יצטרך. מה קובע את גובה התשלום מוסבר במנהל חשבונות לחנות מקוונת: עלות והיקף.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

התחשבנות אחת של שבועיים

התחשבנות מכסה שבועיים: מכירות פריטים ⁦$10,000⁩, החזרים ⁦$600⁩, עמלות מכירה ומשלוח ⁦$3,100⁩ ופרסום ⁦$400⁩. ההפקדה היא ⁦$5,900⁩, ו-⁠Amazon לא מעכבת דבר.

הספרים מציגים מכירות של ⁦$10,000⁩, החזרים של ⁦$600⁩, עמלות ופרסום של ⁦$3,500⁩ ו-⁠⁦$5,900⁩ בבנק. חשבון הסליקה חוזר לאפס.

התחשבנות שחוצה סוף חודש

נניח שהתחשבנות נמשכת מ-⁠25 במרץ עד 8 באפריל עם מכירות של ⁦$4,000⁩ ועמלות של ⁦$1,000⁩. Amazon מפקידה ⁦$3,000⁩ ב-⁠10 באפריל. השורות, שנרשמו לפי תאריך, מתחלקות בין שני החודשים; נניח שהתאריכים האלה מציבים אותן גם בחודשים הנכונים לפי שיטת החשבונאות של העסק.

ב-⁠31 במרץ הספרים מציגים בחשבון הסליקה ⁦$1,125⁩ שחייבת Amazon, והבנק לא מציג דבר. ההפקדה של ⁦$3,000⁩ ב-⁠10 באפריל סוגרת את ⁦$1,125⁩ ממרץ ואת ⁦$1,875⁩ מאפריל. רישום ההתחשבנות כולה באפריל היה משאיר את מכירות מרץ נמוכות ב-⁠⁦$1,500⁩. אותה חלוקה חלה על התחשבנות שחוצה סוף שנה, אך הטיפול בדוח תלוי בשיטת החשבונאות.

טופס ⁦1099-K⁩ גבוה מהספרים

בעל עסק יחידני מוכר רק ב-⁠Amazon. טופס ⁦1099-K⁩ של השנה מציג ⁦$240,000⁩ בתיבה 1a. הספרים מציגים מכירות של ⁦$171,000⁩ כי כל הפקדה נטו נרשמה כמכירה. הפער של ⁦$69,000⁩ הוא ⁦$15,000⁩ של החזרים, ⁦$46,000⁩ של עמלות ו-⁠⁦$8,000⁩ של פרסום ש-⁠Amazon ניכתה לפני כל הפקדה.

הסכום ברוטו שנבנה מחדש מתאים לטופס, בהנחה שאין הבדלים של מס מכירה, משלוח, ניכוי גיבוי במקור או ערוץ אחר; בדקו אותם קודם בטופס אמיתי. הנטו זהה רק אם העמלות, ההחזרים והפרסום לא הוזנו גם מכרטיס אשראי או מהזנת בנק. אם הוזנו, הם נוכו פעמיים. אותה שאלה חלה על הדוח שהוגש: אם הוא דיווח ⁦$171,000⁩ כתקבולים ברוטו בלי ניכוי לעלויות האלה, התקבולים ברוטו בו נמוכים ב-⁠⁦$69,000⁩ מתיבה 1a; אם הוא גם ניכה אותן, הן נוכו פעמיים. הדוח שהוגש מראה מה קרה, ולכן בדקו אותו לפני ששוני חודש כלשהו.

המצב שלכם שונה?

• ההתחשבנויות מפגרות בחודשים, או ששנה שהוגשה נרשמה לפי הפקדות נטו כמכירות: ייתכן שהחודשים הפתוחים צריכים גשר, או שצריך לבנות מחדש את השנה מקובצי ההתחשבנות; הדוח וכל מלווה צריכים מספרים שמתאימים לקבצים האלה. פנו להנהלת חשבונות; לפערים ארוכים יותר ראו השלמת הנהלת חשבונות שמפגרת.
• טופס ⁦1099-K⁩ שונה מהספרים בסכום שעמלות, החזרים, מס ותזמון לא מסבירים: ייתכן שהפער הוא התחשבנות, ערוץ או ישות שחסרים. הביאו את קובצי ההתחשבנות והטופס להנהלת חשבונות, וראו טופס פלטפורמה שגוי או מתוקן אם הטופס עצמו שגוי.
• אתם רוצים את שגרת העבודה החודשית מול Amazon ואת דרישות התוכנה: ראו הנהלת חשבונות למוכרים ב-⁠Amazon.
• עמלות FBA, שווי מלאי, יחידות שאבדו או עלות המכר: ראו עמלות FBA ומלאי ב-⁠Amazon.
• אתם צריכים למקם מכירות ועמלות בדוח מס ההכנסה: ראו מס הכנסה למוכרים באינטרנט.
• הכנסה נספרת פעמיים אחרי סנכרון או חשבונית: ראו הכנסה כפולה בספרים.
• אתם מוכרים גם מחוץ ל-⁠Amazon, או מאחסנים מלאי בכמה מדינות: ראו מתי חייבים לגבות מס מכירה.
• אתם שוקלים מנהל חשבונות: ראו מנהל חשבונות לחנות מקוונת: עלות והיקף.
• אתם מוכרים ב-⁠Amazon במטבע אחר, או שהבעלים של ה-⁠LLC נמצאים מחוץ לארה״ב: ראו חשבונות במטבע זר בספרים אמריקאיים ותשלומי שווקים מקוונים ב-⁠LLC בבעלות זרה.
• העסק שלכם מנהל ספרים בדולרים קנדיים: ראו מכירות בדולרים אמריקאיים ותשלומי שווקים מקוונים.