Hoa Kỳ · Tự kinh doanh · Hợp danh · Công ty

Báo cáo thanh toán Amazon: cách ghi vào sổ sách

Báo cáo thanh toán (settlement report) của Amazon liệt kê từng dòng nằm sau một khoản tiền chuyển vào ngân hàng. Hãy ghi mỗi kỳ thanh toán qua một tài khoản trung gian (clearing account): doanh thu ghi là doanh thu, hoàn tiền ghi là khoản giảm trừ, phí và quảng cáo ghi là chi phí, thuế Amazon nộp thay ghi riêng, và khoản chuyển vào ngân hàng ghi là tiền gửi. Bắt đầu từ ngày ghi nhận của từng dòng, đối chiếu với phương pháp kế toán của bạn, rồi so tổng doanh thu cả năm với Form 1099-K.

Di Lu, CPA
Di Lu, CPACPA tại Hoa Kỳ và Canada

Bạn có câu hỏi về trường hợp của mình?

Miễn phí · 15 phút · Cuộc gọi điện thoại

Tiếng Anh & tiếng Trung

Đặt cuộc gọiChọn thời gian phù hợp với bạn

Năm thuế 2026 · Cập nhật lần cuối  · Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh

Dành cho ai

  • Người bán trên Amazon tại Hoa Kỳ, dù là chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh hay công ty, tự ghi các kỳ thanh toán vào sổ sách
  • Người bán có khoản tiền Amazon chuyển vào ngân hàng không khớp với doanh thu, hoặc sổ sách không khớp với Form 1099-K

Không đề cập ở đây

  • Cách xử lý phí FBA, giá trị hàng tồn kho và giá vốn hàng bán
  • Doanh thu và phí được khai ở đâu trên tờ khai thuế thu nhập
  • Bạn có phải thu thuế bán hàng đối với các giao dịch bán ngoài Amazon hay không
  • Quy trình hằng tháng cho tài khoản Amazon và cách chọn phần mềm

Báo cáo thanh toán Amazon: các cột cho bạn biết điều gì?

Báo cáo thanh toán Amazon là bảng kê từng dòng nằm sau một lần Amazon chuyển tiền vào ngân hàng của bạn. Mỗi kỳ thanh toán có một tổng số và một ngày chuyển tiền, nên kỳ thanh toán là đơn vị để bạn đối chiếu với ngân hàng, còn các dòng bên trong là những gì bạn cần ghi sổ.

Nguyên tắc: ghi mỗi kỳ thanh toán Amazon thành tổng doanh thu, hoàn tiền, phí và quảng cáo, tách riêng phần thuế Amazon nộp thay, và ghi khoản tiền vào ngân hàng ở bước cuối; không bao giờ ghi số tiền ròng nhận được thành doanh thu. Việc này không còn là công việc ghi sổ đơn giản khi các kỳ thanh toán chậm nhiều tháng, khi một năm đã nộp tờ khai ghi số tiền ròng thành doanh thu, hoặc khi Form 1099-K chênh với sổ sách nhiều hơn mức phí, hoàn tiền, thuế và chênh lệch thời điểm có thể giải thích. Những trường hợp này có thể cần nối lại các tháng còn mở hoặc dựng lại cả năm từ các tệp thanh toán; phần gần cuối trang nói về các trường hợp đó.

Tài liệu dành cho nhà phát triển của Amazon cho biết chính Amazon lên lịch các báo cáo này; bạn không thể tự yêu cầu hay đặt lịch. Tên cột dưới đây lấy từ báo cáo Flat File V2, loại thay thế các báo cáo flat file và XML cũ (đã được đánh dấu là lỗi thời); các báo cáo cũ sắp xếp các cột giá theo cách khác.

CộtCột này cho bạn biết gìCách bạn dùng
settlement-idDòng này thuộc kỳ thanh toán nàoGhi vào phần đối chiếu ngân hàng và vào mọi bút toán
settlement-start-date và settlement-end-dateKhoảng thời gian kỳ thanh toán bao gồmKiểm tra không có ngày nào bị bỏ trống giữa hai kỳ thanh toán
deposit-dateNgày Amazon ghi cho lần chuyển tiềnTìm dòng tương ứng trong sao kê ngân hàng
total-amount, currencyTổng của kỳ thanh toán và loại tiền tệPhải bằng khoản tiền vào ngân hàng, cùng loại tiền tệ
transaction-type, amount-type và amount-descriptionDòng thuộc loại nào, và là khoản phí hay khoản thu nàoGán mỗi tổ hợp vào một tài khoản
amountGiá trị của dòngCộng lại theo từng tài khoản
order-id, sku, posted-dateĐơn hàng, mặt hàng và ngày dòng được ghi nhậnGhi bút toán theo ngày này; dùng để truy ngược một thắc mắc về đúng đơn hàng

Có ba điểm khiến tệp này khó hơn vẻ ngoài:

  • Mọi số tiền nằm chung một cột amount. Tài liệu cho biết số tiền luôn nằm trong một cột duy nhất, nên một khoản bán và một khoản phí trông giống nhau cho đến khi bạn đọc amount-type và amount-description.
  • Số tiền dùng định dạng số của thị trường. Ví dụ trong tài liệu là 95,00 cho EU thay vì 95.00. Bảng tính có thể hiểu dấu phẩy thập phân thành văn bản hoặc thành dấu phân cách hàng nghìn.
  • Tài liệu liệt kê các cột, không liệt kê mọi giá trị trong cột. Hãy lập bảng gán tài khoản từ các giá trị trong chính báo cáo của bạn và lưu bảng này cùng với sổ sách.

Chuẩn bị trước khi bắt đầu: mọi tệp thanh toán của kỳ cần làm, giữ nguyên như đã tải về; các sao kê ngân hàng có những khoản tiền vào; Form 1099-K của năm; và các bút toán khóa sổ của năm trước, để biết ngay từ ngày đầu Amazon còn nợ bạn hay bạn còn nợ Amazon bao nhiêu.

Vì sao khoản tiền Amazon chuyển vào ngân hàng không khớp với doanh thu trong cùng khoảng ngày?

Khoản tiền vào ngân hàng là số ròng còn báo cáo doanh thu là số gộp, nên hai số chênh nhau bởi mọi khoản Amazon trừ đi, cộng thêm hoặc giữ lại, và bởi ngày mà mỗi bên dùng. Các nguyên nhân thường gặp:

  • Phí, quảng cáo, các khoản thu khác và khoản khấu trừ dự phòng liên bang (nếu có) bị trừ trước khi chuyển tiền.
  • Các khoản hoàn tiền được ghi trong kỳ thanh toán này, kể cả hoàn tiền cho các đơn bán ở những kỳ thanh toán trước.
  • Thuế Amazon thu và nộp thay bạn (xem phần thuế bán hàng bên dưới).
  • Tiền Amazon giữ lại, hoặc tiền được giải tỏa từ kỳ trước.
  • Ngày tháng. Báo cáo doanh thu thường được lập theo ngày đặt hàng. Báo cáo thanh toán liệt kê các dòng theo ngày ghi nhận, còn ngân hàng cho thấy ngày tiền vào. Đây là ba ngày khác nhau, và Form 1099-K còn có quy tắc thời điểm riêng (xem bảng trong phần Form 1099-K bên dưới).

Một số khoản phí được tính vào thẻ hoặc ngân hàng của bạn thay vì được trừ vào kỳ thanh toán. Những khoản này không nằm trong khoản tiền vào ngân hàng; hãy ghi mỗi khoản từ sao kê riêng của nó, không bao giờ ghi từ cả hai nguồn.

Hãy so sánh cùng các giao dịch theo cùng một cách tính ngày trước khi coi chênh lệch là thu nhập bị thiếu. Publication 583 nêu rằng sao kê ngân hàng, sổ séc và sổ sách của bạn phải khớp nhau, và khuyến nghị đối chiếu mỗi tháng. Phương pháp chung cho mọi nền tảng nằm trong Đối chiếu doanh thu, khoản chi trả và Form 1099-K.

Làm sao ghi một kỳ thanh toán Amazon thành bút toán khớp với bảng kê thanh toán?

Hãy ghi mỗi kỳ thanh toán thành một bút toán đưa mọi dòng qua một tài khoản trung gian, rồi đối chiếu khoản tiền vào ngân hàng với tài khoản trung gian, không phải với doanh thu. Tài khoản trung gian thể hiện số tiền Amazon còn nợ bạn, hoặc bạn còn nợ Amazon, cho đến khi tiền được chuyển. Đây là phương pháp để truy vết, không phải bút toán do IRS quy định; IRS cho phép bạn dùng bất kỳ hệ thống nào thể hiện rõ thu nhập và chi phí của bạn.

  1. Tạo một tài khoản trung gian cho Amazon. Đặt tên chung, nói rõ tài khoản dùng để làm gì.
  2. Nhóm các dòng theo tài khoản bạn đã gán, dựa trên transaction-type, amount-type và amount-description. Cộng từng nhóm.
  3. Ghi một bút toán cho mỗi kỳ thanh toán, hoặc một bút toán cho mỗi tháng nếu kỳ thanh toán vắt qua cuối tháng (xem bên dưới). Ghi có doanh thu; ghi nợ hàng trả lại và khoản giảm giá (tài khoản làm giảm doanh thu), chi phí phí Amazon và quảng cáo; ghi nợ tài khoản trung gian đúng số tiền cân bằng bút toán (ghi có nếu số đó âm). Tiền Amazon giữ lại không phải là doanh thu hay chi phí: nó nằm lại trong tài khoản trung gian, và khi được giải tỏa sau này thì không phải là một khoản bán mới. Ghi settlement-id vào phần ghi chú.
  4. Ghi khoản tiền vào ngân hàng thành bút toán thứ hai: ghi nợ ngân hàng, ghi có tài khoản trung gian. Nếu nguồn dữ liệu ngân hàng đã tự tạo khoản tiền này, hãy khớp nó với tài khoản trung gian thay vì ghi vào doanh thu. Nếu tiền vào một tài khoản không thuộc doanh nghiệp, vẫn ghi kỳ thanh toán theo cách trên và bù trừ khoản tiền này với tài khoản chủ sở hữu, không bao giờ ghi vào doanh thu; xem Xử lý tiền doanh nghiệp và tiền cá nhân bị lẫn lộn.
  5. Kiểm tra tổng ghi nợ bằng tổng ghi có, và số dư tài khoản trung gian bằng số tiền Amazon còn giữ hoặc còn nợ bạn. Số dư chỉ bằng không khi Amazon không giữ khoản nào.

Ví dụ đầu tiên ở cuối trang này cho thấy cả hai bút toán với số liệu cụ thể. Publication 583 mô tả hệ thống ghi sổ kép là hệ thống mà sau khi ghi, tổng ghi nợ bằng tổng ghi có. Nếu công cụ đồng bộ đơn hàng hoặc một ứng dụng kết nối cũng tạo ra khoản bán, cùng một khoản thu nhập có thể bị tính hai lần: xem Thu nhập bị trùng trong sổ sách.

Dòng nào trong kỳ thanh toán là thu nhập, dòng nào là chi phí, và dòng nào không phải cả hai?

Tiền bán hàng là thu nhập, hoàn tiền làm giảm thu nhập, phí và quảng cáo là chi phí; còn thuế Amazon thu và nộp thay theo luật sàn thương mại, tiền bị giữ lại, khoản khấu trừ dự phòng và khoản chuyển vào ngân hàng thì không phải thu nhập cũng không phải chi phí. IRS nêu phí, tín dụng, hoàn tiền, phí vận chuyển và chiết khấu là những khoản mà Form 1099-K không trừ đi, và cho biết bạn có thể trừ chúng khỏi số tiền gộp.

Dòng trong kỳ thanh toánCách ghiLý do
Giá hàng và phí vận chuyển do người mua trảDoanh thuTổng tiền thu được từ việc bán hàng
Hoàn tiền và khoản giảm giá cho người muaGiảm doanh thu (hàng trả lại và khoản giảm giá)Publication 334: khoản tín dụng cho hàng trả lại và các khoản giảm giá khác được trừ khỏi tổng doanh thu
Khuyến mãi và chiết khấu do bạn chịuGiảm doanh thuIRS: số tiền gộp trên Form 1099-K không bị giảm bởi chiết khấu, nên chiết khấu tạo ra chênh lệch so với biểu mẫu
Phí bán hàng, phí xử lý đơn hàng, phí lưu kho và các phí khác của AmazonChi phí; việc phí Fulfillment by Amazon (FBA) có được tính vào giá vốn hàng bán hay không nằm trong hướng dẫn về FBAXem Phí FBA của Amazon và hàng tồn kho
Quảng cáoChi phíMột chi phí của việc bán hàng
Thuế Amazon thu và nộp thayKhông phải thu nhập hay chi phí: chỉ là khoản chuyển tiếpKhi luật sàn thương mại giao việc thu thuế cho Amazon, khoản này không phải thu nhập của bạn và cũng không phải khoản bạn phải nộp (xem phần thuế bán hàng)
Thuế bán hàng còn nằm trong khoản tiền vào ngân hàng mà bạn vẫn phải nộp cho tiểu bangKhoản nợ phải trả cho đến khi bạn nộpPublication 334: thuế đánh lên người mua mà bạn phải thu và nộp lại không phải là thu nhập
Tiền bị giữ lại, hoặc được giải tỏa sauKhông phải thu nhập hay chi phí: nằm lại trong tài khoản trung gian cho đến khi được giải tỏaAmazon vẫn còn nợ bạn khoản này; chưa vào ngân hàng của bạn
Khoản khấu trừ dự phòng liên bang, nếu Amazon có khấu trừKhông phải phí cũng không phải khoản giảm doanh thu: theo dõi như thuế thu nhập đã khấu trừ, thuộc về người nhận khoản thanh toán có tên trên biểu mẫuForm 1099-K box 4 thể hiện khoản này, và người nhận khoản thanh toán đưa nó vào tờ khai của mình như thuế đã khấu trừ
Khoản chuyển vào ngân hàng của bạnKhông phải thu nhập hay chi phí: chuyển số dư từ tài khoản trung gian sang ngân hàngKhông bao giờ là một khoản bán thứ hai

Làm sao ghi sổ các khoản hoàn tiền và khoản bồi hoàn của Amazon?

Với sổ sách ghi theo ngày ghi nhận, một khoản hoàn tiền làm giảm doanh thu của kỳ mà nó được ghi nhận. Khoản bồi hoàn từ Amazon không phải là doanh thu.

Hoàn tiền xuất hiện dưới dạng các dòng trong một kỳ thanh toán, thường là cho đơn bán ở kỳ thanh toán trước. Hãy ghi hoàn tiền vào thời điểm nó được ghi nhận, vào tài khoản hàng trả lại và khoản giảm giá, không ghi thành chi phí âm. Nếu Amazon hoàn lại một phần phí trên món hàng đã hoàn tiền, khoản hoàn đó làm giảm chính tài khoản phí đã ghi khoản phí ấy. Một khoản hoàn tiền được ghi nhận vào tháng 1 cho đơn bán tháng 12 là một dòng của tháng 1; hãy hỏi người chuẩn bị thuế của bạn xem cuối năm có cần ước tính cho các khoản hàng trả lại chưa được ghi nhận hay không. Phương pháp chung nằm trong Ghi sổ các khoản hoàn tiền.

Một dòng âm, hay thậm chí tổng kỳ thanh toán âm, vẫn là một dòng. Hãy ghi nó và để tài khoản trung gian cho thấy bạn nợ Amazon cho đến khi một kỳ thanh toán sau hoặc một khoản thanh toán bù trừ. Không trừ nó vào một khoản bán không liên quan.

Không ghi khoản bồi hoàn cho hàng bị mất hoặc hư hỏng vào doanh thu. Cách ghi nó đối ứng với khoản tổn thất hàng tồn kho nằm trong Phí FBA của Amazon và hàng tồn kho.

Tôi xử lý thế nào với thuế bán hàng Amazon thu, và với thuế của các giao dịch bán ngoài Amazon?

Thuế Amazon thu và nộp theo luật sàn thương mại phải tách khỏi doanh thu và khỏi khoản thuế bán hàng phải nộp của bạn. Thuế do chính bạn thu, kể cả với hàng bán qua trang web riêng, vẫn do bạn theo dõi và nộp; bạn có phải thu thuế ở các giao dịch đó hay không, và ở đâu, nằm trong Khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.

Luật sàn thương mại của tiểu bang giao việc thu thuế cho sàn. Tại Texas, người bán trên sàn không chịu trách nhiệm thu và nộp thuế cho các giao dịch bán trên sàn nếu bên vận hành sàn đã xác nhận rằng họ đảm nhận các nghĩa vụ đó; nếu chưa có xác nhận, người bán nên thu thuế cho đến khi nhận được xác nhận. Người bán ở Texas vẫn cần có giấy phép thuế Texas và phải nộp tờ khai, kể cả khi toàn bộ doanh thu đi qua sàn. Tại California, bên vận hành sàn (marketplace facilitator) là nhà bán lẻ chịu trách nhiệm thu và nộp thuế cho các giao dịch qua sàn, và người bán nên giữ hồ sơ chứng minh điều đó. Quy định khác nhau theo tiểu bang; đây chỉ là hai ví dụ.

Trong sổ sách:

  • Ghi các dòng thuế vào một tài khoản chuyển tiếp riêng, không ghi vào doanh thu. Nếu báo cáo cho thấy thuế được cộng vào rồi bị khấu trừ để nộp thay, hai khoản này phải triệt tiêu nhau và tài khoản phải về không sau mỗi kỳ thanh toán.
  • Nếu thuế còn nằm trong khoản tiền vào ngân hàng, tức là bạn đã thu khoản thuế đó. Hãy ghi nó là khoản nợ phải trả cho đến khi bạn nộp. Publication 334 nêu rằng thuế đánh lên người mua mà bạn phải thu và nộp lại không phải là thu nhập, nhưng thuế đánh lên bạn với tư cách người bán và thu từ người mua thì nằm trong tổng doanh thu. Trường hợp nào áp dụng còn tùy tiểu bang của bạn, nên hãy hỏi người chuẩn bị thuế. Thuế bạn đã thu mà chưa nộp có thể trở thành khoản nợ cá nhân của chủ sở hữu hoặc, ở một số tiểu bang, của cán bộ điều hành hay thành viên hợp danh chịu trách nhiệm; hướng dẫn về khoản chi trả nêu quy định của Texas và California.

Số tiền gộp trên Form 1099-K có thể gồm cả thuế bán hàng trả cùng lúc với giao dịch (xem bên dưới).

Một kỳ thanh toán kéo dài qua hai tháng hoặc hai năm: mỗi dòng thuộc kỳ nào?

Bắt đầu từ ngày ghi nhận của từng dòng, rồi đối chiếu với phương pháp kế toán của bạn. Ngân hàng thì theo ngày tiền vào. Một kỳ thanh toán có thể vắt qua cuối tháng hoặc cuối năm; hãy kiểm tra settlement-start-date và settlement-end-date trên mọi tệp.

Sắp xếp các dòng theo ngày ghi nhận, cộng dồn từng tháng, và ghi mỗi phần vào đúng tháng của nó. Phần đã được ghi nhận nhưng chưa được chuyển tiền vẫn nằm trong tài khoản trung gian, nên cuối tháng số dư tài khoản trung gian bằng số tiền Amazon còn nợ bạn.

Với cuối năm, sổ sách và tờ khai có thể khác nhau, vì thời điểm tính thu nhập phụ thuộc vào phương pháp kế toán (Publication 538). Theo phương pháp dồn tích, thu nhập nhìn chung được tính vào năm mà mọi sự kiện xác lập quyền nhận khoản đó đã xảy ra và số tiền có thể xác định với độ chính xác hợp lý. Theo phương pháp tiền mặt, đó là thu nhập bạn thực sự nhận hoặc được coi là đã nhận. Tiền nằm trong số dư Amazon vào cuối năm có được coi là đã nhận hay không tùy thuộc vào các tình tiết, chẳng hạn Amazon có đóng vai trò đại diện của bạn hay không và có những hạn chế nào, và các nguồn không giải quyết điều này cho mọi người bán. Hãy để số dư tài khoản trung gian cuối năm hiện rõ, ghi chú mọi dòng bạn chuyển sang kỳ khác, và chốt phương pháp với người chuẩn bị thuế trước cuối năm. Xem Phương pháp tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.

Làm sao đối chiếu các kỳ thanh toán Amazon từ số gộp sang số ròng, với ngân hàng và với Form 1099-K?

Đối chiếu theo hai bước: từng tổng kỳ thanh toán với một khoản tiền vào ngân hàng, rồi tổng doanh thu cả năm với biểu mẫu.

Kỳ thanh toán với ngân hàng. Total-amount của kỳ thanh toán phải bằng một khoản tiền vào ngân hàng vào hoặc gần deposit-date, cùng loại tiền tệ. Đánh dấu từng khoản khớp trên tài khoản trung gian. Kỳ thanh toán không có khoản tiền vào, hoặc khoản tiền vào có số khác, cần được giải thích bằng hồ sơ của Amazon. Không đẩy phần chênh lệch vào doanh thu hay thu nhập khác.

Cả năm với Form 1099-K. Box 1a là tổng số tiền gộp của các giao dịch phải báo cáo trong năm, không tính đến tín dụng, chiết khấu, phí, số tiền hoàn lại, phí vận chuyển hay các khoản khác. Box 5a đến 5l thể hiện số gộp theo từng tháng. Hãy so biểu mẫu với doanh thu gộp trước hoàn tiền của bạn, không so với khoản tiền vào ngân hàng và không so với doanh thu ròng. Box 4 thể hiện khoản khấu trừ dự phòng liên bang, mà bên chi trả phải áp dụng khi mã số thuế của người nhận bị thiếu hoặc sai (hướng dẫn của biểu mẫu); mã số thuế đúng sẽ chấm dứt việc này (IRS). Hãy đối chiếu box 4 với các kỳ thanh toán và đưa tổng số cho người chuẩn bị thuế.

Vì sao biểu mẫu và sổ sách chênh nhauCần xem ở đâu
Thuế bán hàng trả cùng lúc với giao dịch nằm trong số gộp của biểu mẫu (hướng dẫn của IRS); khoản này có thể không thuộc doanh thu của bạn (Publication 334)Các dòng thuế trong từng kỳ thanh toán
Biểu mẫu tính một khoản thanh toán vào năm bên phát hành gửi lệnh chuyển tiền (quy định), có thể khác với năm bán hàng và khác với ngày tiền vào ngân hàngCác kỳ thanh toán quanh cuối năm; cột deposit-date là cột gần nhất với cách tính này
Một kỳ thanh toán bằng loại tiền khác: biểu mẫu quy đổi sang đô la Hoa Kỳ theo tỷ giá giao ngay vào ngày giao dịch, hoặc theo một quy ước nhất quán như tỷ giá cuối tháng hay tỷ giá trung bình tháng (quy định); sổ sách của bạn có thể dùng tỷ giá khácCột currency, và tỷ giá mà sổ sách của bạn đã dùng
Một kênh bán hàng hoặc tài khoản người bán khác có trong sổ sách nhưng không có trên biểu mẫu nàyDoanh thu theo từng kênh
Biểu mẫu ghi sai người nhận, bị trùng, hoặc ghi số của chủ sở hữu khi doanh nghiệp là bên khaiTên người nhận và mã số thuế trên biểu mẫu

Nếu biểu mẫu sai hoặc bị trùng, IRS cho biết bạn cần yêu cầu bên phát hành cấp biểu mẫu đã chỉnh sửa, vì IRS không thể tự sửa; xem Biểu mẫu thuế của nền tảng bị sai hoặc cần chỉnh sửa. Ai nhận biểu mẫu, và ở mức bao nhiêu, nằm trong hướng dẫn về ngưỡng 1099-K. Bạn vẫn phải khai thu nhập dù có biểu mẫu hay không.

Nếu sau các mục này vẫn còn chênh lệch, đừng cố ép cho khớp. Một khoản chênh lệch không giải thích được có thể có nghĩa là sổ sách đang thiếu một kỳ thanh toán, một tháng hoặc một kênh bán hàng.

Tôi cần lưu những hồ sơ nào cho mỗi kỳ thanh toán, và lưu trong bao lâu?

Hãy giữ chứng từ gốc cho mọi bút toán, để bất kỳ dòng nào trong sổ sách cũng truy ngược được về một tệp bạn có thể xuất trình. Publication 583 nêu rằng hồ sơ trên máy tính phải khớp với sổ sách và tờ khai, với đủ chi tiết để nhận diện các chứng từ gốc.

Cho mỗi kỳ thanh toán:

  1. Tệp thanh toán như đã tải về, không chỉnh sửa, cùng bản làm việc của bạn có bảng gán tài khoản.
  2. Dòng hoặc sao kê ngân hàng đã khớp với nó, có ghi settlement-id.
  3. Bút toán, có settlement-id trong phần ghi chú.
  4. Mọi báo cáo đơn hàng hoặc báo cáo phí bạn đã dùng để giải thích một dòng.

Cho cả năm: Form 1099-K, mọi trao đổi với bên phát hành về việc chỉnh sửa, và số dư tài khoản trung gian theo từng kỳ thanh toán.

Hãy giữ hồ sơ chứng minh một khoản trên tờ khai cho đến khi hết thời hiệu của tờ khai đó (Publication 583). Thời hạn này nhìn chung là 3 năm sau khi nộp tờ khai, và tờ khai nộp trước hạn được tính là nộp vào ngày đến hạn. Thời hạn dài hơn trong một số trường hợp, chẳng hạn thu nhập bị bỏ sót trên tờ khai hoặc tờ khai chưa từng được nộp, và quy định của tiểu bang có thể dài hơn. Xem Lưu hồ sơ doanh nghiệp bao lâu.

Khi nào các kỳ thanh toán không còn là việc của bảng tính?

Bảng tính dùng được khi mỗi kỳ thanh toán được ghi sớm sau khi nhận, một bảng gán tài khoản bao quát mọi dòng, và số liệu cả năm khớp với Form 1099-K. Bảng tính hết dùng được khi:

  • Các kỳ thanh toán chậm nhiều tháng, nên số dư tài khoản trung gian không có gì làm cơ sở.
  • Một năm đã nộp tờ khai ghi số tiền ròng vào ngân hàng thành doanh thu. Doanh thu, phí và hoàn tiền trong sổ sách đều sai, và việc tờ khai có cần được điều chỉnh hay không tùy thuộc vào cách tổng doanh thu và chi phí đã được khai.
  • Biểu mẫu chênh với sổ sách nhiều hơn mức hoàn tiền, phí, thuế và chênh lệch thời điểm có thể giải thích.
  • Doanh thu đi qua nhiều sàn, nhiều loại tiền tệ, nhiều tài khoản người bán hoặc nhiều pháp nhân.
  • Bên cho vay hoặc bên mua cần báo cáo tài chính khớp với biểu mẫu.

Khi có các tình huống này, có hai hướng xử lý. Cách nối lại (bridge) thêm các tháng còn thiếu từ các tệp thanh toán. Cách dựng lại (rebuild) ghi lại cả năm từ các tệp đó. Cách nào phù hợp, và các tháng đã nộp tờ khai có thể giữ nguyên như đã ghi hay không, phụ thuộc vào những gì tờ khai đã báo cáo và bên cho vay cần gì. Về những yếu tố quyết định mức phí, xem Kế toán cho doanh nghiệp thương mại điện tử: chi phí và phạm vi công việc.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ.

Một kỳ thanh toán hai tuần

Một kỳ thanh toán kéo dài hai tuần: doanh thu bán hàng $10.000, hoàn tiền $600, phí bán hàng và xử lý đơn hàng $3.100, quảng cáo $400. Khoản tiền vào ngân hàng là $5.900, và Amazon không giữ lại khoản nào.

Bút toán 1: kỳ thanh toánGhi nợGhi có
Tài khoản trung gian Amazon$5.900
Hàng trả lại và khoản giảm giá$600
Phí bán hàng và xử lý đơn hàng$3.100
Quảng cáo$400
Doanh thu$10.000
Bút toán 2: khoản tiền vào ngân hàngGhi nợGhi có
Ngân hàng$5.900
Tài khoản trung gian Amazon$5.900

Sổ sách thể hiện doanh thu $10.000, hoàn tiền $600, phí và quảng cáo $3.500, và $5.900 trong ngân hàng. Tài khoản trung gian đã về không.

Một kỳ thanh toán vắt qua cuối tháng

Giả sử một kỳ thanh toán chạy từ ngày 25 tháng 3 đến ngày 8 tháng 4 với doanh thu $4.000 và phí $1.000. Amazon chuyển $3.000 vào ngày 10 tháng 4. Các dòng ghi theo ngày được chia vào hai tháng; giả định các ngày đó cũng đưa chúng vào đúng tháng theo phương pháp kế toán của doanh nghiệp.

ThángDoanh thuPhíCộng vào tài khoản trung gian
Tháng 3$1.500$375$1.125
Tháng 4$2.500$625$1.875
Tổng$4.000$1.000$3.000

Vào ngày 31 tháng 3, sổ sách cho thấy Amazon nợ $1.125 trong tài khoản trung gian, còn ngân hàng chưa có gì. Khoản tiền $3.000 vào ngày 10 tháng 4 xóa $1.125 của tháng 3 và $1.875 của tháng 4. Nếu ghi cả kỳ thanh toán vào tháng 4, doanh thu tháng 3 sẽ thấp hơn thực tế $1.500. Cách chia tương tự áp dụng cho kỳ thanh toán vắt qua cuối năm, nhưng cách xử lý trên tờ khai còn tùy phương pháp kế toán.

Form 1099-K cao hơn sổ sách

Một chủ doanh nghiệp một chủ chỉ bán trên Amazon. Form 1099-K của năm ghi $240.000 ở box 1a. Sổ sách ghi doanh thu $171.000 vì mỗi khoản tiền ròng vào ngân hàng đã được ghi thành doanh thu. Khoản chênh $69.000 gồm $15.000 hoàn tiền, $46.000 phí và $8.000 quảng cáo mà Amazon đã trừ trước mỗi lần chuyển tiền.

DòngSổ sách như đã ghiDựng lại từ các kỳ thanh toán
Doanh thu$171.000$240.000
Hoàn tiền$0-$15.000
Phí$0-$46.000
Quảng cáo$0-$8.000
Số ròng, bằng khoản tiền vào ngân hàng$171.000$171.000

Tổng doanh thu gộp dựng lại khớp với biểu mẫu, với giả định không có chênh lệch do thuế bán hàng, phí vận chuyển, khấu trừ dự phòng hoặc kênh bán khác; hãy kiểm tra những mục đó trước trên biểu mẫu thật. Số ròng chỉ bằng nhau nếu phí, hoàn tiền và quảng cáo không bị nhập thêm từ nguồn dữ liệu thẻ hoặc ngân hàng. Nếu đã bị nhập thêm, chúng đã bị trừ hai lần. Câu hỏi này cũng áp dụng cho tờ khai đã nộp: nếu tờ khai khai $171.000 là tổng doanh thu và không trừ các chi phí đó, tổng doanh thu của tờ khai thấp hơn box 1a là $69.000; nếu tờ khai còn trừ cả các chi phí đó, chúng đã bị trừ hai lần. Tờ khai đã nộp cho biết trường hợp nào đúng, vì vậy hãy kiểm tra nó trước khi sửa bất kỳ tháng nào.

Ghi sổ kế toán

Khoản thanh toán, phí và hoàn tiền không khớp với nhau?

Nếu các khoản tiền gửi thanh toán không khớp với doanh thu, nhiều tháng báo cáo chưa được ghi sổ, hoặc tổng doanh thu không khớp với Form 1099-K, chúng tôi có thể nhận làm sổ sách bù và ghi sổ hằng tháng cho cửa hàng của bạn. Cuộc gọi đầu tiên xem các kênh bán hàng và phạm vi công việc; dịch vụ có giá phải chăng, dành cho người bán nhỏ.

  • Báo cáo thanh toán (settlement report) của từng kỳ liên quan, cùng các khoản tiền gửi ngân hàng tương ứng.
  • Form 1099-K của năm, cùng báo cáo thuế bán hàng và báo cáo phí hoặc quảng cáo của bạn.

Miễn phí · 15 phút

Trao đổi về sổ sách cửa hàng của bạn

Ghi sổ kế toán

Trường hợp của bạn có khác không?

  • Các kỳ thanh toán chậm nhiều tháng, hoặc một năm đã nộp tờ khai ghi số tiền ròng vào ngân hàng thành doanh thu: các tháng còn mở có thể cần được nối lại, hoặc cả năm có thể cần được dựng lại từ các tệp thanh toán; tờ khai và bên cho vay (nếu có) cần số liệu khớp với các tệp đó. Hãy đưa việc này cho dịch vụ ghi sổ kế toán; với khoảng trống dài hơn, xem Bắt kịp sổ sách quá hạn.
  • Form 1099-K chênh với sổ sách nhiều hơn mức phí, hoàn tiền, thuế và chênh lệch thời điểm có thể giải thích: khoản chênh có thể do thiếu một kỳ thanh toán, một kênh bán hàng hoặc một pháp nhân. Hãy mang các tệp thanh toán và biểu mẫu đến dịch vụ ghi sổ kế toán, và xem Biểu mẫu thuế của nền tảng bị sai hoặc cần chỉnh sửa nếu chính biểu mẫu bị sai.
  • Bạn muốn biết quy trình hằng tháng cho Amazon và phần mềm cần dùng: xem Ghi sổ kế toán cho người bán trên Amazon.
  • Phí FBA, giá trị hàng tồn kho, hàng bị mất hoặc giá vốn hàng bán: xem Phí FBA của Amazon và hàng tồn kho.
  • Bạn cần đặt doanh thu và phí vào đúng chỗ trên tờ khai thuế thu nhập: xem Thuế thu nhập của người bán trực tuyến.
  • Thu nhập bị tính hai lần sau khi đồng bộ hoặc sau khi lập hóa đơn: xem Thu nhập bị trùng trong sổ sách.
  • Bạn bán ngoài Amazon, hoặc lưu hàng tồn kho ở nhiều tiểu bang: xem Khi nào bạn phải thu thuế bán hàng.
  • Bạn đang cân nhắc thuê kế toán: xem Kế toán cho doanh nghiệp thương mại điện tử: chi phí và phạm vi công việc.
  • Bạn bán trên Amazon bằng loại tiền khác, hoặc LLC của bạn do người ngoài Hoa Kỳ sở hữu: xem Tài khoản ngoại tệ trong sổ sách tại Hoa Kỳ và Khoản chi trả từ sàn thương mại trong LLC do người nước ngoài sở hữu.
  • Doanh nghiệp của bạn ghi sổ bằng đô la Canada: xem Doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và khoản chi trả từ sàn thương mại.

Số liệu trên trang này

Số liệuGiá trịNguồn
Thời gian lưu giữ hồ sơ chứng minh thuế thu nhập thông thường
Nhìn chung tính sau ngày nộp tờ khai hoặc hạn nộp tờ khai, tùy ngày nào muộn hơn; một số trường hợp cụ thể có thời hạn dài hơn. Hồ sơ giá gốc tài sản phải giữ đến hết thời hạn của năm chuyển nhượng chịu thuế; tờ khai chưa nộp và tờ khai gian lận không có thời hạn.
3 nămIRS: Publication 583, thời gian lưu giữ hồ sơ và Table 3
Đã kiểm tra

Nguồn chính

Về hướng dẫn này

Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh

Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.

Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc

  • : Xuất bản lần đầu.
Di Lu, CPA
Di Lu, CPACPA tại Hoa Kỳ và Canada

Bạn muốn trao đổi về bước tiếp theo?

Miễn phí · 15 phút · Cuộc gọi điện thoại

Tiếng Anh & tiếng Trung

Cuộc gọi đầu tiên để trao đổi về nhu cầu của bạn và cách chúng tôi có thể hỗ trợ.

Đặt cuộc gọiChọn thời gian phù hợp với bạn

Đặt lịch tư vấn

Miễn phí · 15 phút

Hiện tư vấn được cung cấp bằng tiếng Anh và tiếng Trung. Email xác nhận và cổng khách hàng có thể hiển thị tiếng Anh.

Khi đặt lịch, bạn đồng ý với chính sách quyền riêng tư của chúng tôi. Nếu bạn đến đây từ một quảng cáo, chúng tôi sẽ cho nền tảng quảng cáo đó biết khi bạn đặt lịch, và có thể cho biết cả khi bạn ở lại một trang một lúc, chạm vào số điện thoại của chúng tôi hoặc chọn giờ hẹn. Chúng tôi không bao giờ chia sẻ tên, email hay số điện thoại của bạn. Chính sách quyền riêng tư

Lịch không tải được? Đặt lịch tư vấn