E-ticaret Muhasebe Maliyeti: Shopify ve Amazon Defterleri

E-ticaret muhasebe sorumlusu, genel bir muhasebe sorumlusunun yapmayabileceği neleri yapar?

E-ticaret muhasebe sorumlusu mağaza düzeyinde eşleştirme yapar: her satış kanalının brüt satışları, ücretleri, iadeleri ve satış vergisi ayrı kaydedilir, her hakediş ödemesi bir banka yatışıyla eşleştirilir, toplamlar Form 1099-K ile tutar ve stok satılan malın maliyetine kadar taşınır. Hiçbir resmi kaynak e-ticaret muhasebe sorumlularının ücretini belirlemez; ücret kanalları, sipariş hacmini, stoku, satış vergisi eyaletlerini ve birikmiş işi izler; bu yüzden teklifleri önce kapsama göre karşılaştırın. Bureau of Labor Statistics genel işi işlemleri girmek, rapor üretmek ve farkları mutabık hale getirmek olarak tanımlar; mağaza buna kanal ayrıntısını ekler. Genel bir muhasebe sorumlusu bu işi yapabilir; üzerinde anlaşılan kapsamın bunu adıyla andığından emin olun.

Bir mağazanın defterlerini neden basit olmaktan çıkarır?

Bunların her biri bir muhasebe işini kapsam sorusuna dönüştürür:

• Banka yatışlarıyla artık uyuşmayan hakediş ödemeleri.
• Her birinin kendi hakediş ödemeleri ve Form 1099-K belgesi olan birden fazla satış kanalı.
• Birden fazla eyalette tutulan stok veya birkaç eyalette borçlu olunan satış vergisi.
• Hiç mutabakatı yapılmamış aylar.
• Hiç sayılmamış stok.
• Satılan malın maliyetinin işletmenin kendi beyannamesine girdiği bir ortaklık veya şirket.

İkisi veya daha fazlası geçerliyse kapsam ve arkasındaki vergi soruları genellikle ücretten önce gelir.

Önce neleri toplamalıyım?

• Her kanalın yıl boyunca hakediş ödemesi veya hesap kesim raporları.
• Alınan her Form 1099-K.
• Banka ve kart ekstreleri.
• Tedarikçi faturaları ve son stok sayımı.
• Eyaletlere göre satışlar.
• Önceki yılın beyannamesi.

Defterler neden yalnızca net yatışı değil brüt satışları, ücretleri ve iadeleri göstermelidir?

Net yatışlardan oluşturulan defterler satışları olduğundan düşük gösterir ve ücret veya iade gideri göstermez. IRS, Form 1099-K'deki brüt tutarın ücretler, krediler, iadeler, nakliye, nakit eşdeğerleri veya iskontolar için düzeltilmediğini ve bildirilecek gelire ulaşmak için başka kayıtların gerektiğini söyler. Publication 583, işletme defterlerinin brüt geliri, indirimleri ve vergi kredilerini göstermesi gerektiğini söyler.

Bu nedenle mağazanın defterleri şunları ayrı kaydeder:

• Kanal bazında satış vergisi öncesi brüt satışlar.
• İadeler ve geri gönderimler.
• Ödeme işleyici, pazaryeri ve kargo etiketi ücretleri.
• Tahsil edilen satış vergisi.
• Bir ödeme işleyicinin karşılık olarak tuttuğu para (gider değildir).
• Bankaya yapılan hakediş ödemesi (bir transferdir, yeni bir satış değil).

Kayıtlar için satışların, hakediş ödemelerinin ve Form 1099-K'nın mutabakatı rehberine bakın. Amazon için hesap kesim raporunu kayda dönüştürmek rehberine bakın. Shopify için yatışlarla uyuşmayan hakediş ödemeleri rehberine bakın.

Defterler Form 1099-K ile nasıl mutabık olur?

Form 1099-K, ödeme kartları ile ödeme uygulamaları veya pazaryerleri üzerinden alınan brüt ödemeleri bildirir; bu yüzden banka yatışlarıyla değil, kanal bazındaki brüt satışlarla tutar. IRS, doğrudan kartla ödeme alan bir mağazanın tutar ne olursa olsun bir belge aldığını söyler. Bir ödeme uygulaması veya pazaryeri, ödemeler 200'den fazla işlemde $20.000 tutarını aştığında bildirim yapmak zorundadır; ancak daha azını bildirebilir ve bir eyalet daha düşük bir eşik belirleyebilir. Birkaç platformdaki bir mağaza birkaç belge alabilir.

Eksik bir belge defterlerden hiçbir şeyi çıkarmaz: IRS, belge eşiğinin ödemelerin vergiye tabi olup olmadığını belirlemediğini söyler. Publication 334, belgenin hasılatın bir kısmını dışarıda bırakabileceği ve satış vergisi gibi hasılat olmayan kalemleri içerebileceği konusunda uyarır.

Uygulamada muhasebe sorumlusu her belge için kısa bir çalışma sayfası (bir “köprü”) hazırlar: kanal ve dönem bazında brüt satışlarla başlar, ödemelerdeki satış vergisi, o işleyici dışında yapılan satışlar ve yıl sonu zamanlaması için düzeltme yapar ve belgenin 1a kutusu tutarında biter. Alıcısı yanlış olan, mükerrer olan veya çalışma sayfasının açıklayamadığı tutarı olan bir belge, satışların, hakediş ödemelerinin ve Form 1099-K'nın mutabakatı rehberine gider. Beyanname için çevrimiçi satıcı gelir vergisi rehberine bakın.

Stok neden defterleri ve beyannameyi değiştirir ve kim değerler?

Stok tutan bir işletme, satılan malın maliyetini bulmak için stokunu her yılın başında ve sonunda değerler ve alımlar ile satışlar için genellikle tahakkuk yöntemini kullanır (Publication 538). Satılan malın maliyeti, açılış stoku artı alımlar ve diğer maliyetler eksi kapanış stokudur (Publication 334). Yıl sonu sayımı yoksa kapanış rakamı bir tahmindir ve maliyet ile kâr da onunla birlikte değişir.

Küçük işletme mükellefi (ortalama brüt hasılat testi) stok tutmamayı seçebilir ancak yine de geliri açıkça yansıtan bir yöntem kullanmalıdır (Publication 334). İzin verilen yöntemlerden biri stoku arızi olmayan malzeme ve sarf malzemesi olarak ele alır; maliyeti, malların müşterilere gittiği yıl ile maliyetin ödendiği veya doğduğu yıldan daha geç olanında satılan malın maliyeti yoluyla geri kazanılır (26 CFR 1.471-1). Test ve seçim için küçük satıcılar için stok veya sarf malzemesi rehberine bakın.

Maliyetin nereye gideceği beyanname verene bağlıdır. Şahıs işletmesi sahibi, yani şirket olarak vergilendirilmeyi seçmemiş bir LLC'nin tek üyesi olan birey dahil, Schedule C'nin 35 ila 42. satırlarını kullanır (Publication 334). Ortaklık veya şirket, satılan malın maliyetini indirdiğinde Form 1125-A ekler.

Sürekli stok tutan bir işletme yine de makul aralıklarla fiziksel sayım yapmalı ve defterleri buna göre düzeltmelidir (Publication 538). Amazon sipariş karşılama stoku için FBA ücretleri ve stok rehberine bakın.

Pazaryeri satışlarında satış vergisini kim tahsil eder ve muhasebe sorumlusu kendi mağazam için neyi izler?

Bir eyaletin pazaryeri kuralı varsa, pazaryeri kendi üzerinden yapılan satışlarda vergiyi tahsil eder ve öder; sahip, yükümlülüğü olduğu yerlerde mağazanın kendi satışlarında tahsil eder. Eyaletler kendi kurallarını belirler; Texas ve California iki örnektir.

• Texas: bir pazaryeri sağlayıcısı, pazaryeri üzerinden yapılan tüm satışlarda vergiyi tahsil etmek, bildirmek ve ödemek zorundadır. Sağlayıcı tahsil edeceğini onayladığında satıcının tahsil etmesi gerekmez (onay yoksa satıcı tahsil etmelidir); ancak bir Texas satıcısının yine de izni olmalı ve her satış bir pazaryerinden geçse bile beyanname vermelidir.
• California: pazaryeri aracısı, pazaryeri üzerinden yapılan satışlar anlamına gelen kolaylaştırılan satışlar için perakendecidir. California satışlarının hepsi böyle bir aracıdan geçen bir satıcının genellikle kayıt olması gerekmez; ancak CDTFA, stokunu California'daki bir sipariş karşılama merkezinde tutan bir satıcıyı da orada iş yapıyor sayar ve stoku pazaryeri tuttuğunda ikisinin nasıl bağdaştığını söylemez; CDTFA'ya sorun. Ayrıca doğrudan satış yapan, örneğin kendi web sitesinde satan ve fiziksel varlığı (eyalette stok bulundurmak dahil) olan veya satıcı ile ilişkili kişilerinin (aile üyeleri ya da aynı sahibin kontrol ettiği şirketler gibi) California'da teslim edilmek üzere yaptığı birleşik satışlar, pazaryeri satışları dahil, önceki veya cari takvim yılında $500.000 tutarını aşan bir satıcının kayıt olması gerekebilir.

Sahibin yönettiği bir mağaza için muhasebe sorumlusu şunları izler:

• Hedef eyalet ve kanal bazında satışlar, pazaryeri satışları dahil; çünkü California bunları eşiğine sayar.
• Bir eyaletin eşiğinin topladığı ilişkili işletmelerin satışları.
• Mağazanın kendi siparişlerinde tahsil edilen vergi, eyalet bazında bir yükümlülük olarak. Publication 334, tahsil edip ödediğiniz alıcıya yüklenen satış vergisinin gelir olmadığını; satıcı olarak size yüklenen verginin brüt hasılatın bir parçası olduğunu söyler.
• Pazaryerinin tahsil edip ödediği vergi, sahibin borçlu olduğu vergiden ayrı gösterilir.
• Her pazaryerinin vergi onayı veya hesap numarası ve her eyalet izni.
• Verilen beyannameler ve yapılan ödemeler, yükümlülük hesabıyla eşleştirilmiş.
• Stokun bulunduğu yer; çünkü bir eyalet orada tutulan stoku varlık sayabilir.

Hangi eyaletlerde tahsil edileceği için eyaletlere göre Shopify satış vergisi ve satış vergisini ne zaman tahsil etmelisiniz rehberlerine bakın. Beyannameler için satış vergisi beyannamelerini vermek rehberine bakın.

Muhasebe sorumlusu hangi kayıtları tutmalı ve hesaplar ne sıklıkla mutabık hale getirilmeli?

Muhasebe sorumlusu, defterlerdeki geliri ve maliyeti kanıtlayan her kaydı tutmalı ve işletme banka hesabını her ay mutabık hale getirmelidir. IRS, gelir ve giderleri açıkça gösteren her sistemi kabul eder; sahip yine de her kaydı kanıtlayabilmelidir.

Publication 583, işletme hesabını kişisel hesaptan ayrı tutmanızı ve çek hesabını her ay mutabık hale getirmenizi söyler. Ayrıca elektronik kayıtların defterlerle ve beyannameyle mutabık olması ve kaynak belgeleri göstermesi gerektiğini ekler. Mağazanın aylık kapanışı her hakediş ödemesinin işlemlerini yatışıyla da eşleştirir; bu bir muhasebe uygulamasıdır, IRS kuralı değildir.

Kayıtları bir beyannameyi kanıtlayabilecekleri sürece saklayın. Daha fazla vergi tarhı için genel süre, beyannamenin verilmesinden 3 yıl sonradır (erken verilen beyanname son tarihinde verilmiş sayılır) ve listelenen durumlarda daha uzun süreler geçerlidir (Publication 583, Table 3). Satış vergisi ve pazaryeri kayıtları, daha uzun olabilen eyalet kurallarını izler: örneğin Texas, yalnızca vergiyi tahsil ettiğini onaylayan bir pazaryeri üzerinden satış yapan uzaktaki bir satıcının bu satışlara ait kayıtları en az 4 yıl saklamasını şart koşar (Texas Comptroller). Her kaydın süresi için işletme kayıtları ne kadar süre saklanır rehberine bakın.

E-ticaret muhasebe sorumlusunun ücretini ne belirler ve fazla mı ödüyorum?

Ücret, ne kadarının mutabık hale getirilmesi gerektiğini izler ve hiçbir resmi kaynak e-ticaret muhasebe sorumlularının ücretini yayımlamaz. Bu nedenle bu sayfa fiyat değil belirleyicileri verir.

Her teklifi bu satırlarla karşılaştırın; birkaçını boş bırakan bir teklif henüz karşılaştırılabilir değildir. Stoku veya satış vergisini dışarıda bırakan bir ücret daha az işi kapsar; bu yüzden teklifleri aynı kapsam için karşılaştırın. Tek kanallı, stoku olmayan bir dükkânın tam mağaza kapsamına ihtiyacı olmayabilir. Birikmiş işin maliyeti için gecikmiş muhasebe kayıtlarını tamamlama maliyeti rehberine bakın; her küçük işletme için aylık fiyat için aylık muhasebe maliyeti rehberine bakın.

Shopify veya Amazon muhasebe sorumlusunda neye bakmalıyım ve işe almadan önce bana ne göstermeli?

Yazılım listesine değil, bir mağazanın hakediş ödemelerini yatışlarıyla eşleştirdiklerinin kanıtına bakın. Adaydan şunları göstermesini isteyin:

1. Brüt satışların, ücretlerin ve iadelerin göründüğü, bir banka yatışıyla eşleştirilmiş bir hakediş ödemesi (adların kaldırıldığı bir örnek).
2. İki kanallı bir mağazayı Form 1099-K belgeleriyle nasıl mutabık hale getirdikleri.
3. Stokun nasıl ele alındığı: kimin saydığı, ne sıklıkla saydığı, maliyetin nasıl taşındığı (stok maliyetinin gelen nakliye ve ithalat gümrük vergilerini içerip içermediği dahil) ve sayım ile defterler farklı olduğunda ne olduğu.
4. Hangi satış vergisi görevlerini izledikleri, beyanname verip vermedikleri veya yalnızca rakamları raporlayıp raporlamadıkları ve pazaryerinin tahsil ettiği verginin nasıl kaydedildiği.
5. Bir satış kanalı ayrıntı dışa aktarmadığında sizden neye ihtiyaç duydukları.
6. Her ayın ne zaman kapandığı, muhasebe dosyasının kime ait olduğu ve hangi erişime ihtiyaç duydukları.
7. Bir tedarikçi veya talep üzerine baskı ortağı tarafından karşılanan siparişlerin (stok tutulmadan) nasıl kaydedildiği.

Genel işe alma soruları için muhasebe sorumlusu tutmadan önce sorulacak sorular rehberine bakın. Hâlihazırda çalıştığınız muhasebe sorumlusunu kontrol etmek için muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etmek rehberine bakın.

Yerel muhasebe sorumlusu, mağaza odaklı muhasebe sorumlusu veya yalnızca yazılım?

Genel bir yerel muhasebe sorumlusu, basit stoku olan tek kanallı bir dükkâna uyabilir; birkaç kanalı, stoku veya birkaç satış vergisi eyaleti olan bir mağaza genellikle mağaza hakediş ödemelerini daha önce eşleştirmiş birini ister.

Defterleri kim tutarsa tutsun, beyannamede bildirilenler için ispat yükü sahibindedir; yani sahip her rakamın nereden geldiğini gösterebilmelidir. Bir mağaza platformunun neleri yapıp neleri yapmadığı için Shopify muhasebe yapar mı rehberine bakın. Muhasebe sorumlusunun nerede olduğu için yerel veya çevrimiçi muhasebe sorumlusu rehberine bakın.

Her ay yine de neleri göndermem gerekir?

Sahip, muhasebe sorumlusunun bir akıştan çekemeyeceği şeyleri gönderir:

• Ayrıntı dışa aktarmayan her kanal veya ödeme hesabının raporları.
• Satın alınan stok için tedarikçi faturaları.
• Bir depoya veya sipariş karşılama merkezine giren ya da çıkan stok.
• Satış vergisi bildirimleri, izin yazıları ve pazaryeri onayları.
• Olağan dışı iadeler, itirazlar veya bekletmeler hakkında notlar.
• Hangi işlemlerin kişisel olduğu.

Tam liste için muhasebe sorumlunuzun sizden ihtiyaç duyduğu şeyler ve aylık muhasebe hizmetinin neleri kapsadığı rehberlerine bakın.

Bir mağaza ne zaman yalnızca muhasebe sorumlusuna değil CPA'e de ihtiyaç duyar?

Soru bir kayıt değil de vergi pozisyonuysa mağaza genellikle bir CPA'in görüşüne ihtiyaç duyar. Muhasebe sorumlusu olanı kaydeder; beyanname bunun nasıl bildirileceğine karar verir.

İki veya daha fazla satır uyuyorsa kapsam ve vergi sorularının birlikte çözülmesi için hakediş ödemesi raporlarını, Form 1099-K belgelerini ve stok kayıtlarını muhasebe hizmetine getirin. Kimin ne yaptığı için muhasebe sorumlusu, muhasebeci veya CPA rehberine bakın.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD dolarını kullanır.

Tek Shopify kanalı, stok sayımı yok

Bir mağaza, bir kanal ve bir kart işleyici üzerinden yılda US$400.000 satış yapar; yaklaşık 3.000 sipariş vardır ve satış vergisi bu örneğin dışında tutulmuştur. İadeler US$16.000, işleyici ücretleri US$12.000'dir; bu yüzden banka US$372.000 alır. Defterler US$400.000 satış, US$16.000 iade ve US$12.000 ücret kaydeder. Form 1099-K yaklaşık US$400.000 gösterir; bu, yatışlarla değil satışlarla tutar.

Açılış stoku US$50.000, alımlar US$180.000'dır ve sahip stok tutar ama yıl sonunda sayım yapmamıştır. US$60.000'lık bir sayımla satılan malın maliyeti US$170.000 olur. Sayım olmadan kapanış rakamı ve dolayısıyla kâr bir tahmindir.

Amazon sipariş karşılama artı bir Shopify mağazası

Bir satıcının ikisi birlikte yılda US$900.000 satışı vardır. Yoğun bir ayda Amazon satış raporu US$85.000 gösterir ve hakediş ödemesi yaklaşık US$75.000'dır. US$10.000'lık fark kayıp satışlar değil ücretler ve iadelerdir; diyelim US$8.000 ve US$2.000. Defterler US$85.000 satış, US$8.000 ücret ve US$2.000 iade kaydeder. US$75.000'ı satış olarak kaydetmek satışları US$10.000 düşük gösterir ve US$8.000'lık ücretleri gizler. Birkaç eyalette stok ve birkaç eyalette satış vergisi varsa sahibin yalnızca aylık kayıtlara değil vergi sorularının yanıtlanmasına da ihtiyacı vardır.

Küçük bir el sanatları dükkânı

Bir sahip tek bir pazaryeri üzerinden yılda US$25.000 satış yapar ve banka hesabını her ay mutabık hale getirir. Bu büyüklükteki bir dükkânda brüt satışları, ücretleri ve iadeleri gösteren aylık bir hakediş ödemesi kaydı, yıl sonu stok sayımı ve bir gözden geçirme defterleri kapsayabilir; ikinci bir kanal, daha fazla stok veya başka bir eyalette satış vergisi yükümlülüğü kapsanması gerekenleri genişletir.

Sizin için farklı mı?

• Hakediş ödemeleriniz, stokunuz ve satış vergisi artık mutabık değil veya birden fazla kanaldan ya da birkaç eyalete satış yapıyorsunuz: bu, fiyat sorusundan önce bir kapsam sorusudur. Hakediş ödemesi raporlarını, Form 1099-K belgelerini ve stok kayıtlarını muhasebe hizmetine getirin.
• Aylar veya yıllar mutabakatsız: bkz. gecikmiş defterleri tamamlama; sonra bunları yeniden oluşturmak için muhasebe desteği alın.
• Stok veya makbuz takibi yapmadan mal sattınız: bkz. kayıtsız stok ve satılan malın maliyeti.
• Birkaç eyalette stok tutuyorsunuz veya birkaçında satış vergisi borcunuz olabilir: bkz. satış vergisini ne zaman tahsil etmelisiniz ve eyaletlere göre ekonomik nexus eşikleri; sonra eyaletlere göre satışlarınızı ve stok yerlerinizi muhasebe hizmetine getirin.
• Form 1099-K satışlarınızla tutmuyor, gelir veya satış vergisi hakkında bir bildirim geldi ya da tahsil ettiğiniz vergi hiç ödenmedi: bkz. satışların, hakediş ödemelerinin ve Form 1099-K'nın mutabakatı ve beyannameyle uyuşmayan ödenecek satış vergisi; fark verilmiş bir yıla uzanıyorsa belgeleri ve raporları muhasebe hizmetine getirin.
• Ana kanalınız Amazon: bkz. Amazon satıcısı muhasebesi.
• Küçük bir el sanatları dükkânı işletiyorsunuz: bkz. küçük bir çevrimiçi dükkân için muhasebe.
• Sahip ABD dışında yaşıyor veya satıcı hesabı yurt dışından sahip olunan bir LLC'de duruyor: bkz. yabancı sahipli bir LLC'de pazaryeri hakediş ödemeleri; sonra hakediş ödemesi raporlarını muhasebe hizmetine getirin.
• İşletmeniz Kanada'da ve ABD doları cinsinden satış yapıyor: bkz. ABD doları satışları ve pazaryeri hakediş ödemeleri.