Relatório de liquidação da Amazon: como lançar na contabilidade

Relatório de liquidação da Amazon explicado: o que as colunas informam?

O relatório de liquidação da Amazon é o extrato, linha por linha, de uma transferência para o seu banco. Cada liquidação tem um total e uma data de depósito. Por isso, a liquidação é a unidade que você confere com o banco, e as linhas dentro dela são o que você lança.

A regra: lance cada liquidação como vendas brutas, reembolsos, taxas e publicidade, com o imposto que a Amazon recolhe em separado e o depósito como último passo; nunca lance o depósito líquido como venda. Vai além de um simples lançamento quando as liquidações estão meses atrasadas, quando um ano já entregue registrou depósitos líquidos como vendas ou quando o Form 1099-K difere da sua contabilidade por mais do que taxas, reembolsos, imposto e datas explicam. Esses casos podem exigir que os meses em aberto sejam acertados ou que o ano seja refeito a partir dos arquivos de liquidação; a seção perto do fim trata deles.

A documentação para desenvolvedores da Amazon informa que a própria Amazon agenda esses relatórios; você não pode pedi-los nem agendá-los. Os nomes de coluna abaixo vêm do relatório Flat File V2, que substitui os relatórios mais antigos em arquivo simples e XML (marcados como obsoletos); os mais antigos organizam as colunas de preço de outra forma.

Três coisas tornam o arquivo mais difícil do que parece:

• Tudo fica em uma única coluna de valor. A documentação diz que os valores sempre aparecem em uma só coluna. Por isso, uma venda e uma taxa parecem iguais até você ler amount-type e amount-description.
• Os valores seguem o formato numérico do marketplace. O exemplo da documentação é 95,00 na Europa em vez de 95.00. Uma planilha pode ler a vírgula decimal como texto ou como separador de milhares.
• A documentação lista as colunas, não todos os valores dentro delas. Monte o mapa de contas a partir dos valores dos seus próprios relatórios e guarde esse mapa junto com a contabilidade.

Reúna antes de começar: todos os arquivos de liquidação do período, salvos como foram baixados; os extratos bancários que mostram os depósitos; o Form 1099-K do ano; e os lançamentos de encerramento do ano anterior, para saber o que a Amazon lhe devia, ou o que você devia a ela, no primeiro dia.

Por que o depósito da Amazon não bate com as minhas vendas das mesmas datas?

O depósito é um valor líquido e o relatório de vendas é bruto. Por isso, eles diferem por tudo o que a Amazon desconta, soma ou retém, e pelas datas que cada um usa. As causas mais comuns:

• Taxas, publicidade, outras cobranças e qualquer retenção adicional federal descontadas antes da transferência.
• Reembolsos registrados nesta liquidação, inclusive reembolsos de vendas de liquidações anteriores.
• Imposto que a Amazon cobra e recolhe por você (veja a seção sobre imposto sobre vendas abaixo).
• Valores que a Amazon retém, ou libera, de um período anterior.
• Datas. Um relatório de vendas costuma ser montado pela data do pedido. A liquidação lista as linhas pela data em que foram registradas, e o banco mostra a data do depósito. São três datas diferentes, e o Form 1099-K tem uma regra de data própria (veja a tabela na seção do Form 1099-K abaixo).

Algumas cobranças vão para o cartão ou para o banco em vez de serem descontadas em uma liquidação. Elas não estão no depósito; lance cada uma a partir do seu próprio extrato, nunca dos dois.

Compare as mesmas transações pela mesma base de datas antes de tratar uma diferença como renda que faltou. A Publication 583 diz que o extrato bancário, o talão de cheques e a contabilidade devem concordar, e recomenda conciliar todo mês. O método geral para todas as plataformas está em Conciliação de vendas, repasses e Form 1099-K.

Como lanço uma liquidação da Amazon como lançamento contábil que bate com o demonstrativo de pagamento?

Lance cada liquidação como um único lançamento que passa todas as linhas por uma conta de compensação e, depois, confira o depósito bancário com a conta de compensação, não com as vendas. A conta de compensação guarda o que a Amazon lhe deve, ou o que você deve a ela, até o dinheiro se mover. Este é um método de rastreamento, não um lançamento exigido pelo IRS; o IRS permite qualquer sistema que mostre com clareza a sua renda e as suas despesas.

1. Crie uma conta de compensação para a Amazon. Use um nome genérico que diga o que ela é.
2. Agrupe as linhas pela conta a que você as associou, usando transaction-type, amount-type e amount-description. Some cada grupo.
3. Faça um lançamento por liquidação, ou um por mês se ela atravessar o fim de um mês (veja abaixo). Credite as vendas; debite devoluções e abatimentos (uma conta que reduz as vendas), despesa com taxas e publicidade; debite a conta de compensação pelo valor que equilibra o lançamento (credite-a se for negativo). O dinheiro que a Amazon retém não é venda nem despesa: ele fica na conta de compensação, e a liberação posterior não é uma nova venda. Coloque o settlement-id no campo de descrição (memo).
4. Faça o lançamento do depósito bancário como um segundo lançamento: debite o banco e credite a conta de compensação. Se o seu feed bancário já criou o depósito, associe-o à conta de compensação em vez de lançá-lo como venda. Se o depósito foi para uma conta que não é da empresa, lance a liquidação da mesma forma e acerte o depósito contra uma conta do proprietário, nunca contra vendas; veja Como corrigir a mistura de dinheiro da empresa e pessoal.
5. Confira se os débitos são iguais aos créditos e se o saldo da conta de compensação é igual ao que a Amazon ainda retém ou lhe deve. Ele só é zero quando nada está retido.

O primeiro exemplo no fim desta página mostra os dois lançamentos com números. A Publication 583 descreve o sistema de partidas dobradas como aquele em que o total de débitos é igual ao total de créditos depois do lançamento. Se uma sincronização de pedidos ou um conector também criar a venda, a mesma renda pode ser contada duas vezes: veja Renda duplicada na sua contabilidade.

Quais linhas da liquidação são renda, quais são despesas e quais não são nenhuma das duas?

Vendas de itens são renda, reembolsos a reduzem, taxas e publicidade são despesas, e o imposto que a Amazon cobra e recolhe por uma lei de marketplace, o dinheiro retido, a retenção adicional e a transferência ao seu banco não são nenhuma das duas. O IRS lista taxas, créditos, reembolsos, frete e descontos como valores que o Form 1099-K não subtrai, e diz que você pode deduzi-los do valor bruto.

Como lanço reembolsos e ressarcimentos da Amazon?

Na contabilidade mantida pela data de registro, um reembolso reduz as vendas do período em que é registrado. O ressarcimento da Amazon não é venda.

Os reembolsos aparecem como linhas dentro de uma liquidação, muitas vezes de uma venda que estava em uma liquidação anterior. Lance o reembolso quando ele for registrado, em devoluções e abatimentos, e não como despesa negativa. Se a Amazon devolver parte de uma taxa do item reembolsado, esse crédito reduz a mesma conta de taxa em que a taxa foi lançada. Um reembolso registrado em janeiro por uma venda de dezembro é uma linha de janeiro; pergunte ao seu preparador de declarações se o fim do ano exige uma estimativa para devoluções ainda não registradas. O método geral está em Como registrar reembolsos na contabilidade.

Uma linha negativa, ou até um total de liquidação negativo, continua sendo uma linha. Lance-a e deixe a conta de compensação mostrar que você deve à Amazon até que uma liquidação posterior ou um pagamento a quite. Não a compense com uma venda sem relação.

Não lance como venda o ressarcimento por unidades perdidas ou danificadas. Como lançá-lo contra a perda de estoque está em Taxas do Amazon FBA e estoque.

O que faço com o imposto sobre vendas que a Amazon cobra e com o imposto das vendas fora da Amazon?

Mantenha o imposto que a Amazon cobra e recolhe por uma lei de marketplace fora das vendas e fora do seu imposto sobre vendas a pagar. O imposto que você mesmo cobra, inclusive nas vendas pelo seu próprio site, continua sendo seu para controlar e recolher; se você precisa cobrar nessas vendas, e onde, está em Quando você precisa cobrar imposto sobre vendas.

As leis estaduais de marketplace colocam a cobrança no marketplace. No Texas, o vendedor de marketplace não é responsável por cobrar e recolher o imposto das vendas no marketplace se o provedor tiver certificado que assume essas obrigações; sem certificação, o vendedor deve cobrar até recebê-la. O vendedor do Texas ainda precisa de uma permissão fiscal do Texas e deve entregar declarações, mesmo que todas as suas vendas passem pelo marketplace. Na Califórnia, o marketplace facilitator (plataforma que facilita as vendas) é o varejista responsável por cobrar e pagar o imposto das vendas que facilita, e o vendedor deve guardar a documentação que comprove isso. As regras variam por estado; estes são dois exemplos.

Na contabilidade:

• Lance as linhas de imposto em uma conta de passagem separada, não em vendas. Se o relatório mostrar o imposto somado e depois retido para recolhimento, os dois devem se anular e a conta deve terminar em zero depois de cada liquidação.
• Se o imposto ficou no seu depósito, foi você quem o cobrou. Registre-o como passivo até recolhê-lo. A Publication 334 diz que o imposto cobrado do comprador, que você deve cobrar e repassar, não é renda, mas o imposto cobrado do vendedor e recebido do comprador entra na receita bruta. Qual caso vale depende do seu estado, então pergunte ao seu preparador de declarações. O imposto que você cobrou e não recolheu pode virar uma dívida pessoal do proprietário ou, em alguns estados, de um diretor ou sócio responsável; o guia de repasses traz as regras do Texas e da Califórnia.

O valor bruto do Form 1099-K pode incluir o imposto sobre vendas pago junto com a venda (veja abaixo).

Uma liquidação atravessa dois meses ou dois anos: a que período cada linha pertence?

Comece pela data de registro de cada linha e depois confira com o seu regime contábil. O banco segue a data do depósito. O período de uma liquidação pode atravessar o fim de um mês ou de um ano; confira settlement-start-date e settlement-end-date em cada arquivo.

Ordene as linhas pela data de registro, some cada mês e lance cada parte no seu mês. A parte que foi registrada mas ainda não depositada fica na conta de compensação, e assim, no fim do mês, o saldo dessa conta é igual ao que a Amazon lhe deve.

No fim do ano, a contabilidade e a declaração podem diferir, porque o momento em que a renda conta depende do regime contábil (Publication 538). No regime de competência, a renda geralmente entra no ano em que todos os eventos que fixam o seu direito a ela ocorreram e o valor pode ser determinado com precisão razoável. No regime de caixa, é a renda que você recebe de fato ou de forma presumida. Se o dinheiro parado em um saldo da Amazon no fim do ano conta como recebido depende dos fatos, como saber se a Amazon age como sua agente e quais restrições valem, e as fontes não resolvem isso para todos os vendedores. Deixe o saldo da conta de compensação no fim do ano visível, anote qualquer linha que você tenha movido para outro período e defina o regime com o seu preparador de declarações antes do fim do ano. Veja Regime de caixa ou de competência para uma pequena empresa.

Como concilio as liquidações da Amazon do valor bruto ao líquido, com o banco e com o Form 1099-K?

Confira em duas etapas: o total de cada liquidação com um depósito bancário e, depois, as vendas brutas do ano com o formulário.

Liquidação e banco. O total-amount da liquidação deve ser igual a um depósito bancário na deposit-date ou perto dela, na mesma moeda. Marque cada correspondência na conta de compensação. Uma liquidação sem depósito, ou um depósito de valor diferente, precisa de explicação nos registros da Amazon. Não cubra a diferença com vendas nem com outra renda.

Ano e Form 1099-K. A caixa 1a é o valor bruto das transações declaráveis do ano, sem considerar créditos, descontos, taxas, valores reembolsados, frete ou outros valores. As caixas 5a a 5l mostram o valor bruto por mês. Compare o formulário com as suas vendas brutas antes dos reembolsos, não com os depósitos nem com as vendas líquidas. A caixa 4 mostra a retenção adicional federal, que quem paga deve aplicar quando o número fiscal do beneficiário falta ou está errado (instruções do formulário); um número fiscal correto a evita (IRS). Confira a caixa 4 com as liquidações e entregue o total ao seu preparador de declarações.

Se o formulário estiver errado ou duplicado, o IRS diz para pedir ao emissor um formulário corrigido, porque o IRS não pode corrigi-lo; veja Formulário fiscal da plataforma errado ou corrigido. Quem recebe um formulário, e a partir de que valor, está no guia do limite do 1099-K. Você declara a renda com ou sem formulário.

Se ainda restar uma diferença depois desses itens, não a force. Uma diferença sem explicação pode significar que falta na contabilidade uma liquidação, um mês ou um canal.

Que registros guardo de cada liquidação, e por quanto tempo?

Guarde o documento de origem de cada lançamento, para que qualquer linha da contabilidade leve a um arquivo que você consiga apresentar. A Publication 583 diz que os registros computadorizados devem conciliar com a contabilidade e a declaração, com detalhe suficiente para identificar os documentos de origem.

Para cada liquidação:

1. O arquivo da liquidação como foi baixado, sem edição, mais a sua cópia de trabalho com o mapa de contas.
2. A linha ou o extrato bancário com que ela foi conferida, com o settlement-id anotado.
3. O lançamento contábil, com o settlement-id no campo de descrição.
4. Qualquer relatório de pedidos ou de taxas que você usou para explicar uma linha.

Para o ano: o Form 1099-K, qualquer correspondência com o emissor sobre correções e o saldo da conta de compensação por liquidação.

Guarde os registros que sustentam um item da declaração até o fim do prazo de prescrição dessa declaração (Publication 583). Em geral, o prazo é de 3 anos após a entrega da declaração, e uma declaração entregue antes do vencimento conta como entregue na data de vencimento. Ele é mais longo em alguns casos, como renda omitida da declaração ou declaração nunca entregue, e as regras estaduais podem ser mais longas. Veja Por quanto tempo guardar os registros da empresa.

Quando as liquidações deixam de ser trabalho para planilha?

Uma planilha funciona enquanto cada liquidação é lançada logo depois que chega, um único mapa de contas cobre todas as linhas e o ano fecha com o Form 1099-K. Ela deixa de funcionar quando:

• As liquidações estão meses atrasadas, e o saldo da conta de compensação não tem nada por trás.
• Um ano já entregue registrou depósitos líquidos como vendas. Vendas, taxas e reembolsos ficam todos errados na contabilidade, e a necessidade de retificar a declaração depende de como a receita bruta e os custos foram informados.
• O formulário difere da contabilidade por mais do que reembolsos, taxas, imposto e datas explicam.
• As vendas passam por mais de um marketplace, moeda, conta de vendedor ou pessoa jurídica.
• Um banco ou um comprador da empresa precisa de demonstrações que fechem com o formulário.

Quando isso acontece, há dois caminhos. O acerto adiciona os meses que faltam a partir dos arquivos de liquidação. A reconstrução lança o ano de novo a partir deles. Qual deles serve, e se os meses já entregues podem ficar como foram lançados, depende do que a declaração informou e do que um eventual banco vai exigir. Para entender o que define o preço, veja Responsável contábil de e-commerce: custo e escopo.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; todos os valores estão em dólares americanos.

Uma liquidação de duas semanas

Uma liquidação cobre duas semanas: vendas de itens de US$10.000, reembolsos de US$600, taxas de venda e fulfillment de US$3.100 e publicidade de US$400. O depósito é de US$5.900, e a Amazon não retém nada.

A contabilidade mostra US$10.000 de vendas, US$600 de reembolsos, US$3.500 de taxas e publicidade e US$5.900 no banco. A conta de compensação volta a zero.

Uma liquidação que atravessa o fim de um mês

Suponha que uma liquidação vá de 25 de março a 8 de abril, com US$4.000 de vendas e US$1.000 de taxas. A Amazon deposita US$3.000 em 10 de abril. As linhas registradas por data se dividem entre os dois meses; suponha que essas datas também as coloquem nos meses certos para o regime contábil da empresa.

Em 31 de março, a contabilidade mostra US$1.125 devidos pela Amazon na conta de compensação, e o banco não mostra nada. O depósito de US$3.000 de 10 de abril quita os US$1.125 de março e os US$1.875 de abril. Lançar a liquidação inteira em abril deixaria as vendas de março US$1.500 abaixo do correto. A mesma divisão vale para uma liquidação que atravessa o fim do ano, embora o tratamento na declaração dependa do regime contábil.

Form 1099-K maior que a contabilidade

Um empresário individual vende só na Amazon. O Form 1099-K do ano mostra US$240.000 na caixa 1a. A contabilidade mostra US$171.000 de vendas, porque cada depósito líquido foi lançado como venda. A diferença de US$69.000 é formada por US$15.000 de reembolsos, US$46.000 de taxas e US$8.000 de publicidade que a Amazon descontou antes de cada depósito.

O valor bruto refeito fecha com o formulário, supondo que não haja diferenças de imposto sobre vendas, frete, retenção adicional ou outro canal; confira esses pontos primeiro em um formulário real. O líquido só é o mesmo se as taxas, os reembolsos e a publicidade não tiverem sido lançados também a partir de um feed de cartão ou do banco. Se foram, foram deduzidos duas vezes. A mesma pergunta vale para a declaração entregue: se ela informou US$171.000 como receita bruta sem dedução desses custos, a receita bruta está US$69.000 abaixo da caixa 1a; se também deduziu esses custos, eles foram deduzidos duas vezes. A declaração entregue mostra qual foi o caso, então confira-a antes de mudar qualquer mês.

E no seu caso?

• As liquidações estão meses atrasadas, ou um ano já entregue registrou depósitos líquidos como vendas: os meses em aberto podem precisar de um acerto, ou o ano pode precisar ser refeito a partir dos arquivos de liquidação; a declaração e qualquer banco precisam de números que fechem com esses arquivos. Leve o caso à escrituração contábil; para atrasos mais longos, veja Como atualizar a contabilidade atrasada.
• O Form 1099-K difere da contabilidade por mais do que taxas, reembolsos, imposto e datas explicam: a diferença pode ser uma liquidação, um canal ou uma pessoa jurídica que falta. Leve os arquivos de liquidação e o formulário à escrituração contábil e veja Formulário fiscal da plataforma errado ou corrigido se o próprio formulário estiver errado.
• Você quer a rotina mensal da Amazon e saber que software usar: veja Escrituração contábil para vendedores da Amazon.
• Taxas do FBA, valor do estoque, unidades perdidas ou custo das mercadorias vendidas: veja Taxas do Amazon FBA e estoque.
• Você precisa colocar vendas e taxas na declaração de imposto de renda: veja Imposto de renda de vendedores online.
• A renda é contada duas vezes depois de uma sincronização ou de uma fatura: veja Renda duplicada na sua contabilidade.
• Você vende fora da Amazon ou guarda estoque em vários estados: veja Quando você precisa cobrar imposto sobre vendas.
• Você está avaliando um responsável contábil: veja Responsável contábil de e-commerce: custo e escopo.
• Você vende na Amazon em outra moeda, ou sua LLC pertence a alguém de fora dos EUA: veja Contas em moeda estrangeira na contabilidade dos EUA e Repasses de marketplace em uma LLC de propriedade estrangeira.
• Sua empresa mantém a contabilidade em dólares canadenses: veja Vendas em dólares americanos e repasses de marketplace.