Informe de liquidación de Amazon: cómo registrarlo en sus libros

Informe de liquidación de Amazon explicado: ¿qué dicen las columnas?

Un informe de liquidación de Amazon es el estado de cuenta, línea por línea, de una transferencia a su banco. Cada liquidación tiene un total y una fecha de depósito, así que la liquidación es la unidad que usted concilia con el banco, y las líneas que contiene son lo que usted registra.

La regla: registre cada liquidación como ventas brutas, reembolsos, comisiones y publicidad, deje aparte el impuesto que Amazon remite y registre el depósito como último paso; nunca registre el depósito neto como ventas. Deja de ser solo un trabajo de registro cuando las liquidaciones llevan meses de atraso, cuando un año ya presentado se registró con depósitos netos como ventas, o cuando el Form 1099-K difiere de su contabilidad en más de lo que explican las comisiones, los reembolsos, el impuesto y el momento del registro. En esos casos puede ser necesario puentear los meses abiertos o reconstruir el año a partir de los archivos de liquidación; la sección cerca del final los cubre.

Según la documentación para desarrolladores de Amazon, Amazon programa estos informes por su cuenta; usted no puede solicitarlos ni programarlos. Los nombres de columna de abajo son del informe Flat File V2, que reemplaza a los informes de archivo plano y XML anteriores (marcados como obsoletos); los anteriores organizan las columnas de precio de otra manera.

Tres cosas hacen que el archivo sea más difícil de lo que parece:

• Todo está en una sola columna de importes. La documentación indica que los importes siempre aparecen en una sola columna, así que una venta y una comisión se ven igual hasta que usted lee amount-type y amount-description.
• Los importes usan el formato numérico del marketplace. El ejemplo de la documentación es 95,00 para la UE en lugar de 95.00. Una hoja de cálculo puede leer la coma decimal como texto o como separador de miles.
• La documentación enumera las columnas, no todos los valores que contienen. Arme su asignación de cuentas a partir de los valores de sus propios informes y guárdela junto con los libros.

Reúna antes de empezar: todos los archivos de liquidación del período, guardados tal como se descargaron; los estados de cuenta bancarios que muestran los depósitos; el Form 1099-K del año; y los asientos de cierre del año anterior, para saber lo que Amazon le debía a usted, o usted a Amazon, el primer día.

¿Por qué mi depósito de Amazon no coincide con mis ventas de las mismas fechas?

Un depósito es una cifra neta y un informe de ventas es bruto, así que difieren por todo lo que Amazon descuenta, suma o retiene, y por las fechas que usa cada uno. Las causas habituales:

• Comisiones, publicidad, otros cargos y cualquier retención adicional federal descontados antes de la transferencia.
• Reembolsos registrados en esta liquidación, incluidos reembolsos de ventas de liquidaciones anteriores.
• Impuesto que Amazon cobra y remite por usted (vea la sección sobre impuesto sobre las ventas más abajo).
• Dinero que Amazon retiene, o que libera de un período anterior.
• Fechas. Un informe de ventas suele armarse por fecha de pedido. Una liquidación enumera las líneas por la fecha en que se registraron, y el banco muestra la fecha del depósito. Son tres fechas distintas, y el Form 1099-K tiene su propia regla de momento (vea la tabla en la sección del Form 1099-K más abajo).

Algunos cargos se facturan a una tarjeta o al banco en lugar de descontarse dentro de una liquidación. No están en el depósito; registre cada uno desde su propio estado de cuenta, nunca desde ambos.

Compare las mismas operaciones con la misma base de fechas antes de considerar una diferencia como ingreso faltante. La Publication 583 indica que el estado de cuenta bancario, la chequera y sus libros deben coincidir, y recomienda conciliar cada mes. El método general para todas las plataformas está en Conciliación de ventas, pagos y Form 1099-K.

¿Cómo registro una liquidación de Amazon en un asiento contable que coincida con el estado de pago?

Registre cada liquidación en un solo asiento que pase todas las líneas por una cuenta de compensación (clearing) y luego concilie el depósito bancario con esa cuenta, no con las ventas. La cuenta de compensación guarda lo que Amazon le debe a usted, o usted a Amazon, hasta que el dinero se mueve. Es un método para dar seguimiento, no un asiento prescrito por el IRS; el IRS le permite usar cualquier sistema que muestre con claridad sus ingresos y gastos.

1. Cree una sola cuenta de compensación para Amazon. Use un nombre genérico que diga lo que es.
2. Agrupe las líneas según la cuenta a la que las asignó, usando transaction-type, amount-type y amount-description. Sume cada grupo.
3. Registre un asiento por liquidación, o uno por mes si la liquidación cruza un fin de mes (vea más abajo). Acredite las ventas; debite las devoluciones y bonificaciones (una cuenta que reduce las ventas), los gastos por comisiones y la publicidad; debite la cuenta de compensación por el importe que cuadra el asiento (acredítela si es negativo). El dinero que Amazon retiene no es una venta ni un gasto: queda en la cuenta de compensación, y una liberación posterior no es una venta nueva. Anote el settlement-id en la descripción.
4. Registre el depósito bancario como un segundo asiento: debite el banco y acredite la cuenta de compensación. Si la conexión bancaria ya creó el depósito, concílielo con la cuenta de compensación en lugar de clasificarlo como ventas. Si el depósito fue a una cuenta que no es del negocio, registre la liquidación de la misma manera y salde el depósito contra una cuenta del propietario, nunca contra ventas; vea Cómo corregir fondos del negocio y personales mezclados.
5. Verifique que los débitos sean iguales a los créditos y que el saldo de la cuenta de compensación sea igual a lo que Amazon aún retiene o le debe. Es cero solo cuando no se retiene nada.

El primer ejemplo al final de esta página muestra ambos asientos con números. La Publication 583 describe un sistema de partida doble como aquel en que el total de débitos es igual al total de créditos después del registro. Si una sincronización de pedidos o un conector también crea la venta, el mismo ingreso puede contarse dos veces: vea Ingresos duplicados en sus libros.

¿Qué líneas de la liquidación son ingresos, cuáles son gastos y cuáles ninguna de las dos cosas?

Las ventas de artículos son ingresos, los reembolsos los reducen, las comisiones y la publicidad son gastos; el impuesto que Amazon cobra y remite conforme a una ley de marketplace, el dinero retenido, la retención adicional y la transferencia a su banco no son ni lo uno ni lo otro. El IRS indica que las comisiones, los créditos, los reembolsos, el envío y los descuentos son importes que el Form 1099-K no resta, y que usted puede deducirlos del importe bruto.

¿Cómo registro los reembolsos y los reintegros de Amazon?

En libros llevados por fecha de contabilización, un reembolso reduce las ventas en el período en que se registra. Un reintegro de Amazon no es una venta.

Los reembolsos aparecen como líneas dentro de una liquidación, muchas veces por una venta que estaba en una liquidación anterior. Registre el reembolso cuando se contabilice, en devoluciones y bonificaciones, no como un gasto negativo. Si Amazon devuelve parte de una comisión del artículo reembolsado, ese crédito reduce la misma cuenta de comisiones a la que fue la comisión. Un reembolso registrado en enero por una venta de diciembre es una línea de enero; pregunte a su preparador si el cierre del año necesita un estimado para las devoluciones aún no registradas. El método general está en Cómo registrar reembolsos en los libros.

Una línea negativa, o incluso un total de liquidación negativo, sigue siendo una línea. Regístrela y deje que la cuenta de compensación muestre que usted le debe a Amazon hasta que una liquidación posterior o un pago lo salde. No la compense con una venta sin relación.

No registre como ventas un reintegro por unidades perdidas o dañadas. Cómo registrarlo contra la pérdida de inventario está en Comisiones de Amazon FBA e inventario.

¿Qué hago con el impuesto sobre las ventas que cobra Amazon y con el impuesto de las ventas fuera de Amazon?

Mantenga el impuesto que Amazon cobra y remite conforme a una ley de marketplace fuera de las ventas y fuera de su impuesto sobre las ventas por pagar. El impuesto que usted cobra directamente, incluso en ventas por su propio sitio, sigue siendo suyo para registrar y remitir; si debe cobrarlo en esas ventas, y dónde, está en Cuándo debe cobrar impuesto sobre las ventas.

Las leyes estatales de marketplace ponen el cobro en el marketplace. En Texas, un vendedor de marketplace no es responsable de cobrar y remitir el impuesto de las ventas en el marketplace si el proveedor certificó que asume esas obligaciones; sin certificación, el vendedor debe cobrar hasta que llegue una. Un vendedor de Texas aún necesita un permiso de impuestos de Texas y debe presentar declaraciones, incluso si todas sus ventas pasan por el marketplace. En California, el facilitador de marketplace es el minorista responsable de cobrar y pagar el impuesto de las ventas facilitadas, y el vendedor debe conservar la documentación que lo demuestre. Las reglas varían según el estado; estos son dos ejemplos.

En los libros:

• Registre las líneas de impuesto en una cuenta de paso aparte, no en ventas. Si el informe muestra impuesto sumado y luego retenido para su remesa, los dos deben compensarse y la cuenta debe terminar en cero después de cada liquidación.
• Si queda impuesto en su depósito, usted lo cobró. Regístrelo como pasivo hasta que lo remita. La Publication 334 indica que el impuesto que se le impone al comprador, y que usted debe cobrar y entregar, no es ingreso, pero que el impuesto que se le impone a usted como vendedor y que cobra al comprador se incluye en los ingresos brutos. Cuál aplica depende de su estado, así que consulte a su preparador. El impuesto que cobró y no remitió puede convertirse en una deuda personal del propietario o, en algunos estados, de un ejecutivo o socio responsable; la guía de pagos da las reglas de Texas y California.

El importe bruto del Form 1099-K puede incluir el impuesto sobre las ventas pagado con la venta (vea más abajo).

Una liquidación abarca dos meses o dos años: ¿a qué período pertenece cada línea?

Empiece por la fecha de contabilización de cada línea y compárela con su método contable. El banco sigue la fecha del depósito. El período de una liquidación puede cruzar un fin de mes o de año; revise settlement-start-date y settlement-end-date en cada archivo.

Ordene las líneas por fecha de contabilización, calcule el subtotal de cada mes y registre cada parte en su propio mes. La parte que ya se contabilizó pero aún no se depositó queda en la cuenta de compensación, de modo que al cierre del mes el saldo de esa cuenta es igual a lo que Amazon le debe.

Al cierre del año, los libros y la declaración pueden diferir, porque cuándo cuenta un ingreso depende del método contable (Publication 538). Con el método de acumulación, el ingreso generalmente se incluye en el año en que ocurrieron todos los hechos que fijan su derecho a cobrarlo y el importe puede determinarse con una exactitud razonable. Con el método de efectivo, es el ingreso que usted recibe real o constructivamente. Si el dinero que queda en un saldo de Amazon al cierre del año cuenta como recibido depende de los hechos, como si Amazon actúa como su agente y qué restricciones aplican, y las fuentes no lo resuelven para todos los vendedores. Mantenga visible el saldo de la cuenta de compensación al cierre del año, anote cualquier línea que haya movido a otro período y defina el método con su preparador antes del cierre del año. Vea Método de efectivo o de acumulación en un negocio pequeño.

¿Cómo concilio las liquidaciones de Amazon del importe bruto al neto, con el banco y con el Form 1099-K?

Concilie en dos pasos: el total de cada liquidación con un depósito bancario, y luego las ventas brutas del año con el formulario.

Liquidación contra banco. El total-amount de la liquidación debe ser igual a un depósito bancario en su deposit-date o cerca de esa fecha, en la misma moneda. Marque cada coincidencia en la cuenta de compensación. Una liquidación sin depósito, o un depósito de otro importe, necesita una explicación de los registros de Amazon. No cubra la diferencia con ventas ni con otros ingresos.

Año contra Form 1099-K. La casilla 1a es el importe bruto de las transacciones reportables del año, sin tener en cuenta créditos, descuentos, comisiones, importes reembolsados, envío ni otros importes. Las casillas 5a a 5l muestran el importe bruto por mes. Compare el formulario con sus ventas brutas antes de reembolsos, no con los depósitos ni con las ventas netas. La casilla 4 muestra la retención adicional federal, que el pagador debe aplicar cuando falta el número de identificación fiscal del beneficiario o es incorrecto (instrucciones del formulario); un número correcto la detiene (IRS). Compare la casilla 4 con las liquidaciones y entregue el total a su preparador.

Si el formulario es incorrecto o está duplicado, el IRS indica que debe pedir un formulario corregido al emisor, porque el IRS no puede corregirlo; vea Formulario de plataforma incorrecto o corregido. Quién recibe un formulario, y desde qué importe, está en la guía del umbral del 1099-K. Usted declara el ingreso, con formulario o sin él.

Si queda una diferencia después de estos puntos, no la fuerce. Una diferencia sin explicación puede significar que falta en los libros una liquidación, un mes o un canal.

¿Qué registros guardo de cada liquidación y por cuánto tiempo?

Conserve el documento fuente de cada asiento, para que cualquier línea de los libros pueda rastrearse hasta un archivo que usted pueda presentar. La Publication 583 indica que los registros computarizados deben conciliarse con sus libros y su declaración, con suficiente detalle para identificar los documentos fuente.

Para cada liquidación:

1. El archivo de liquidación tal como se descargó, sin editar, más su copia de trabajo con la asignación de cuentas.
2. La línea o el estado de cuenta bancario con el que coincidió, con el settlement-id anotado.
3. El asiento contable, con el settlement-id en la descripción.
4. Cualquier informe de pedidos o de comisiones que usó para explicar una línea.

Para el año: el Form 1099-K, toda la correspondencia con el emisor sobre correcciones y el saldo de la cuenta de compensación por liquidación.

Conserve los registros que respaldan una partida de una declaración hasta que venza el plazo de prescripción de esa declaración (Publication 583). Eso es, por lo general, 3 años después de presentar la declaración, y una declaración presentada antes de su fecha de vencimiento cuenta como presentada en esa fecha. El plazo es más largo en algunos casos, como ingresos omitidos de la declaración o una declaración que nunca se presentó, y las reglas estatales pueden ser más largas. Vea Cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

¿Cuándo dejan las liquidaciones de ser un trabajo de hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo funciona mientras cada liquidación se registre poco después de llegar, una sola asignación de cuentas cubra todas las líneas y el año cuadre con el Form 1099-K. Deja de funcionar cuando:

• Las liquidaciones llevan meses de atraso, de modo que el saldo de la cuenta de compensación no tiene respaldo.
• Un año ya presentado registró depósitos netos como ventas. Ventas, comisiones y reembolsos están mal en los libros, y si la declaración debe enmendarse depende de cómo se declararon los ingresos brutos y los costos.
• El formulario difiere de los libros en más de lo que explican los reembolsos, las comisiones, el impuesto y el momento del registro.
• Las ventas pasan por más de un marketplace, moneda, cuenta de vendedor o entidad.
• Un prestamista o un comprador necesita estados que cuadren con el formulario.

Cuando esto ocurre, hay dos caminos. Un puente agrega los meses que faltan a partir de los archivos de liquidación. Una reconstrucción vuelve a registrar el año completo con ellos. Cuál conviene, y si los meses ya presentados pueden quedar como están registrados, depende de lo que declaró la declaración y de lo que necesite el prestamista. Para saber qué determina la tarifa, vea Contador para negocios de comercio electrónico: costo y alcance.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los importes están en dólares estadounidenses.

Una liquidación de dos semanas

Una liquidación cubre dos semanas: ventas de artículos de $10,000, reembolsos de $600, comisiones de venta y logística de $3,100 y publicidad de $400. El depósito es de $5,900 y Amazon no retiene nada.

Los libros muestran $10,000 en ventas, $600 en reembolsos, $3,500 en comisiones y publicidad, y $5,900 en el banco. La cuenta de compensación vuelve a cero.

Una liquidación que cruza un fin de mes

Suponga que una liquidación va del 25 de marzo al 8 de abril, con $4,000 en ventas y $1,000 en comisiones. Amazon deposita $3,000 el 10 de abril. Las líneas, registradas por fecha, se reparten entre los dos meses; suponga que esas fechas también las ubican en los meses correctos según el método contable del negocio.

Al 31 de marzo los libros muestran $1,125 que Amazon debe, en la cuenta de compensación, y el banco no muestra nada. El depósito de $3,000 del 10 de abril salda los $1,125 de marzo y los $1,875 de abril. Registrar toda la liquidación en abril dejaría las ventas de marzo $1,500 por debajo de lo real. La misma división aplica a una liquidación que cruza un fin de año, aunque el tratamiento en la declaración depende del método contable.

Form 1099-K mayor que los libros

Un propietario único vende solo en Amazon. El Form 1099-K del año muestra $240,000 en la casilla 1a. Los libros muestran $171,000 en ventas porque cada depósito neto se registró como una venta. La diferencia de $69,000 son $15,000 de reembolsos, $46,000 de comisiones y $8,000 de publicidad que Amazon descontó antes de cada depósito.

El importe bruto reconstruido cuadra con el formulario, suponiendo que no hay diferencias por impuesto sobre las ventas, envío, retención adicional ni otros canales; revíselas primero en un formulario real. El neto es el mismo solo si las comisiones, los reembolsos y la publicidad no se registraron también desde una conexión de tarjeta o de banco. Si se registraron, se dedujeron dos veces. La misma pregunta aplica a la declaración presentada: si declaró $171,000 como ingresos brutos sin deducción por esos costos, sus ingresos brutos están $69,000 por debajo de la casilla 1a; si además los dedujo, se dedujeron dos veces. La declaración presentada muestra cuál fue el caso, así que revísela antes de cambiar cualquier mes.

¿Su caso es distinto?

• Las liquidaciones llevan meses de atraso, o un año ya presentado registró depósitos netos como ventas: los meses abiertos pueden necesitar un puente, o el año puede necesitar reconstruirse a partir de los archivos de liquidación; la declaración y cualquier prestamista necesitan cifras que cuadren con esos archivos. Llévelo a contabilidad; para atrasos más largos, vea Cómo ponerse al día con una contabilidad atrasada.
• El Form 1099-K difiere de los libros en más de lo que explican las comisiones, los reembolsos, el impuesto y el momento del registro: la diferencia puede ser una liquidación, un canal o una entidad que falta. Traiga los archivos de liquidación y el formulario a contabilidad, y vea Formulario de plataforma incorrecto o corregido si el formulario mismo es incorrecto.
• Usted quiere la rutina mensual de Amazon y las necesidades de software: vea Contabilidad para vendedores de Amazon.
• Comisiones de FBA, valor del inventario, unidades perdidas o costo de ventas: vea Comisiones de Amazon FBA e inventario.
• Usted necesita ubicar las ventas y las comisiones en la declaración del impuesto sobre la renta: vea Impuesto sobre la renta de vendedores en línea.
• El ingreso se cuenta dos veces después de una sincronización o una factura: vea Ingresos duplicados en sus libros.
• Usted vende fuera de Amazon, o guarda inventario en varios estados: vea Cuándo debe cobrar impuesto sobre las ventas.
• Usted evalúa contratar a un responsable contable: vea Contador para negocios de comercio electrónico: costo y alcance.
• Usted vende en Amazon en otra moneda, o su LLC pertenece a alguien fuera de EE. UU.: vea Cuentas en moneda extranjera en libros de EE. UU. y Pagos de marketplace en una LLC de propiedad extranjera.
• Su negocio lleva los libros en dólares canadienses: vea Ventas en dólares estadounidenses y pagos de marketplace.