Rapport de règlement Amazon : le comptabiliser dans vos livres

Rapport de règlement Amazon expliqué : que disent les colonnes?

Un rapport de règlement Amazon est le relevé, ligne par ligne, d'un virement vers votre compte bancaire. Un règlement a un seul total et une seule date de dépôt : c'est donc le règlement que vous rapprochez de la banque, et ce sont les lignes qu'il contient que vous enregistrez.

La règle : enregistrez chaque règlement en ventes brutes, remboursements, frais et publicité, en gardant à part la taxe qu'Amazon verse à votre place, et terminez par le dépôt; ne comptabilisez jamais le dépôt net comme des ventes. Le travail dépasse la simple saisie quand les règlements ont des mois de retard, quand une année déjà produite a comptabilisé les dépôts nets comme des ventes, ou quand le formulaire 1099-K s'écarte de vos livres de plus que ne l'expliquent les frais, les remboursements, la taxe et le décalage des dates. Il faut alors parfois rattraper les mois ouverts ou reconstituer l'année à partir des fichiers de règlement; la section vers la fin traite de ces cas.

La documentation pour développeurs d'Amazon indique qu'Amazon planifie lui-même ces rapports : vous ne pouvez ni en demander un ni en planifier un. Les noms de colonnes ci-dessous viennent de son rapport Flat File V2, qui remplace les anciens rapports Flat File et XML (signalés comme obsolètes); les anciens rapports présentent les colonnes de prix autrement.

Trois éléments rendent le fichier plus difficile qu'il n'y paraît :

• Tout se trouve dans une seule colonne de montant. La documentation précise que les montants remplissent toujours une seule colonne : une vente et des frais se ressemblent donc tant que vous n'avez pas lu amount-type et amount-description.
• Les montants suivent le format numérique de la place de marché. L'exemple de la documentation est 95,00 pour l'Europe au lieu de 95.00. Un tableur peut lire une virgule décimale comme du texte ou comme un séparateur de milliers.
• La documentation énumère les colonnes, pas toutes les valeurs qu'elles contiennent. Bâtissez votre correspondance entre lignes et comptes à partir des valeurs de vos propres rapports, et conservez-la avec vos livres.

À réunir avant de commencer : tous les fichiers de règlement de la période, enregistrés tels que téléchargés; les relevés bancaires qui montrent les dépôts; le formulaire 1099-K de l'année; et les écritures de clôture de l'an dernier, pour savoir ce qu'Amazon vous devait, ou ce que vous lui deviez, au premier jour.

Pourquoi mon dépôt Amazon ne correspond-il pas à mes ventes pour les mêmes dates?

Un dépôt est un chiffre net et un rapport de ventes est un chiffre brut : ils diffèrent donc de tout ce qu'Amazon déduit, ajoute ou met en réserve, et des dates que chacun utilise. Les causes habituelles :

• Les frais, la publicité, les autres charges et toute retenue de réserve fédérale, déduits avant le virement.
• Les remboursements comptabilisés dans ce règlement, y compris ceux de ventes faites dans des règlements antérieurs.
• La taxe qu'Amazon perçoit et verse pour vous (voir la section sur la taxe de vente plus bas).
• Les sommes qu'Amazon met en réserve, ou libère d'une période antérieure.
• Les dates. Un rapport de ventes est souvent construit selon la date de commande. Un règlement classe les lignes selon leur date de comptabilisation, et la banque indique la date du dépôt. Ce sont trois dates différentes, et le formulaire 1099-K a sa propre règle de date (voir le tableau dans la section sur le formulaire 1099-K plus bas).

Certaines charges sont facturées à une carte ou à la banque au lieu d'être déduites dans un règlement. Elles ne figurent pas dans le dépôt : enregistrez chacune à partir de son propre relevé, jamais des deux.

Comparez les mêmes opérations sur la même base de dates avant de conclure qu'un écart est un revenu manquant. La Publication 583 précise que le relevé bancaire, le carnet de chèques et vos livres doivent concorder, et recommande un rapprochement chaque mois. La méthode générale, valable pour toutes les plateformes, est dans Rapprocher les ventes, les versements et le formulaire 1099-K.

Comment comptabiliser un règlement Amazon par écriture de journal pour qu'elle corresponde au relevé de paiement?

Comptabilisez chaque règlement en une seule écriture qui fait passer toutes les lignes par un compte de compensation, puis rapprochez le dépôt bancaire du compte de compensation, et non des ventes. Le compte de compensation indique ce qu'Amazon vous doit, ou ce que vous lui devez, tant que l'argent n'a pas bougé. C'est une méthode de suivi, et non une écriture prescrite par l'IRS : l'IRS vous laisse utiliser n'importe quel système qui montre clairement vos revenus et vos dépenses.

1. Créez un compte de compensation pour Amazon. Donnez-lui un nom générique qui dit ce qu'il est.
2. Regroupez les lignes selon le compte auquel vous les avez associées, à l'aide de transaction-type, amount-type et amount-description. Additionnez chaque groupe.
3. Comptabilisez une écriture par règlement, ou une par mois si le règlement chevauche une fin de mois (voir plus bas). Créditez les ventes; débitez les retours et rabais (un compte qui réduit les ventes), les frais et la publicité; débitez le compte de compensation du montant qui équilibre l'écriture (créditez-le si ce montant est négatif). Les sommes qu'Amazon met en réserve ne sont ni une vente ni une dépense : elles restent dans le compte de compensation, et leur libération ultérieure n'est pas une nouvelle vente. Inscrivez le settlement-id dans la description de l'écriture.
4. Comptabilisez le dépôt bancaire dans une seconde écriture : débitez la banque, créditez le compte de compensation. Si votre flux bancaire a déjà créé le dépôt, associez-le au compte de compensation au lieu de le classer dans les ventes. Si le dépôt est allé dans un compte qui n'appartient pas à l'entreprise, comptabilisez le règlement de la même façon et réglez le dépôt contre un compte du propriétaire, jamais contre les ventes; voir Corriger le mélange des fonds de l'entreprise et des fonds personnels.
5. Vérifiez que les débits égalent les crédits et que le solde du compte de compensation égale ce qu'Amazon détient encore ou vous doit. Il est à zéro seulement quand Amazon ne détient rien.

Le premier exemple à la fin de cette page montre les deux écritures avec des chiffres. La Publication 583 décrit un système à partie double comme un système où le total des débits égale le total des crédits après la comptabilisation. Si une synchronisation des commandes ou un connecteur crée aussi la vente, le même revenu peut être compté deux fois : voir Revenus en double dans vos livres.

Quelles lignes d'un règlement sont des revenus, lesquelles sont des charges, et lesquelles ne sont ni l'un ni l'autre?

Les ventes d'articles sont des revenus, les remboursements les réduisent, les frais et la publicité sont des charges, et la taxe qu'Amazon perçoit et verse en vertu d'une loi sur les places de marché, les sommes mises en réserve, la retenue de réserve et le virement vers votre banque ne sont ni l'un ni l'autre. L'IRS indique que les frais, les crédits, les remboursements, l'expédition et les rabais sont des montants que le formulaire 1099-K ne soustrait pas, et que vous pouvez les déduire du montant brut.

Comment comptabiliser les remboursements et les indemnisations d'Amazon?

Dans des livres tenus selon la date de comptabilisation, un remboursement réduit les ventes de la période où il est comptabilisé. Une indemnisation d'Amazon n'est pas une vente.

Les remboursements apparaissent comme des lignes à l'intérieur d'un règlement, souvent pour une vente faite dans un règlement antérieur. Comptabilisez le remboursement au moment où il est comptabilisé, dans les retours et rabais, et non comme une charge négative. Si Amazon rembourse une partie des frais sur l'article remboursé, ce crédit réduit le même compte de frais que celui où les frais ont été inscrits. Un remboursement comptabilisé en janvier pour une vente de décembre est une ligne de janvier; demandez à votre préparateur si la clôture de l'exercice exige une estimation pour les retours non encore comptabilisés. La méthode générale est dans Enregistrer les remboursements dans les livres.

Une ligne négative, ou même un total de règlement négatif, reste une ligne. Comptabilisez-la et laissez le compte de compensation montrer que vous devez de l'argent à Amazon jusqu'à ce qu'un règlement ultérieur ou un paiement l'efface. Ne la compensez pas avec une vente sans rapport.

Ne comptabilisez pas dans les ventes une indemnisation pour des unités perdues ou endommagées. La façon de l'inscrire en regard de la perte de stock est dans Frais Amazon FBA et stocks.

Que faire de la taxe de vente qu'Amazon perçoit, et de la taxe sur les ventes faites hors d'Amazon?

Gardez la taxe qu'Amazon perçoit et verse en vertu d'une loi sur les places de marché hors des ventes et hors de votre taxe de vente à payer. La taxe que vous percevez vous-même, y compris sur les ventes de votre propre site, reste à suivre et à verser par vous; l'obligation de la percevoir sur ces ventes, et dans quels États, est expliquée dans Quand vous devez percevoir la taxe de vente.

Les lois des États sur les places de marché confient la perception à la place de marché. Au Texas, un vendeur sur une place de marché n'est pas tenu de percevoir et de verser la taxe sur les ventes faites par cette place si le fournisseur a certifié qu'il assume ces tâches; sans certification, le vendeur devrait percevoir la taxe jusqu'à ce qu'il en reçoive une. Un vendeur du Texas a quand même besoin d'un permis de taxe du Texas et doit produire des déclarations, même si toutes ses ventes passent par la place de marché. En Californie, l'exploitant de la place de marché est le détaillant tenu de percevoir et de verser la taxe sur les ventes qu'il facilite, et le vendeur devrait conserver des documents qui le démontrent. Les règles varient selon l'État; ce ne sont là que deux exemples.

Dans les livres :

• Comptabilisez les lignes de taxe dans un compte de passage distinct, et non dans les ventes. Si le rapport montre une taxe ajoutée puis retenue pour être versée, les deux doivent s'annuler et le compte doit finir à zéro après chaque règlement.
• Si de la taxe est restée dans votre dépôt, c'est que vous l'avez perçue. Inscrivez-la comme passif jusqu'à ce que vous la versiez. La Publication 334 précise que la taxe imposée à l'acheteur, que vous devez percevoir et verser, n'est pas un revenu, mais que la taxe imposée au vendeur et perçue auprès de l'acheteur fait partie des recettes brutes. Le cas applicable dépend de votre État : interrogez votre préparateur. La taxe que vous avez perçue sans la verser peut devenir une dette personnelle du propriétaire ou, dans certains États, d'un dirigeant ou d'un associé responsable; le guide sur les versements donne les règles du Texas et de la Californie.

Le montant brut du formulaire 1099-K peut inclure la taxe de vente payée avec la vente (voir plus bas).

Un règlement couvre deux mois ou deux années : à quelle période appartient chaque ligne?

Commencez par la date de comptabilisation de chaque ligne, puis comparez-la à votre méthode comptable. La banque suit la date du dépôt. Une période de règlement peut chevaucher une fin de mois ou une fin d'année; vérifiez settlement-start-date et settlement-end-date dans chaque fichier.

Triez les lignes par date de comptabilisation, établissez un sous-total par mois et comptabilisez chaque tranche dans son propre mois. La tranche comptabilisée mais pas encore déposée reste dans le compte de compensation : à la fin du mois, le solde de ce compte égale donc ce qu'Amazon vous doit.

À la fin de l'année, les livres et la déclaration peuvent différer, car le moment où un revenu compte dépend de la méthode comptable (Publication 538). Selon la méthode d'exercice, un revenu est généralement inclus dans l'année où tous les événements qui fixent votre droit de le recevoir sont survenus et où le montant peut être déterminé avec une précision raisonnable. Selon la méthode de caisse, c'est un revenu que vous recevez réellement ou de façon implicite. Savoir si l'argent qui se trouve dans un solde Amazon à la fin de l'année compte comme reçu dépend des faits, par exemple si Amazon agit comme votre mandataire et quelles restrictions s'appliquent, et les sources ne tranchent pas la question pour tous les vendeurs. Gardez visible le solde du compte de compensation à la fin de l'année, notez toute ligne que vous avez déplacée vers une autre période et réglez la question de la méthode avec votre préparateur avant la fin de l'année. Voir Méthode de caisse ou méthode d'exercice pour une petite entreprise.

Comment rapprocher les règlements Amazon, du brut au net, avec la banque et avec le formulaire 1099-K?

Rapprochez en deux étapes : le total de chaque règlement avec un dépôt bancaire, puis les ventes brutes de l'année avec le formulaire.

Du règlement à la banque. Le total-amount du règlement doit égaler un dépôt bancaire à la date de deposit-date ou près de celle-ci, dans la même devise. Cochez chaque correspondance dans le compte de compensation. Un règlement sans dépôt, ou un dépôt d'un autre montant, exige une explication tirée des registres d'Amazon. Ne comblez pas l'écart en le portant aux ventes ou à d'autres revenus.

De l'année au formulaire 1099-K. La case 1a indique le montant brut des opérations déclarables de l'année, sans tenir compte des crédits, rabais, frais, montants remboursés, frais d'expédition ou autres montants. Les cases 5a à 5l indiquent le montant brut par mois. Comparez le formulaire à vos ventes brutes avant remboursements, et non aux dépôts ni aux ventes nettes. La case 4 indique la retenue de réserve fédérale, que le payeur doit appliquer quand le numéro d'identification fiscale du bénéficiaire est absent ou erroné (instructions du formulaire); un numéro d'identification fiscale exact l'arrête (IRS). Comparez la case 4 aux règlements et donnez le total à votre préparateur.

Si le formulaire est erroné ou en double, l'IRS indique de demander un formulaire corrigé à l'émetteur, car l'IRS ne peut pas le corriger; voir Formulaire fiscal de plateforme erroné ou corrigé. Qui reçoit un formulaire, et à partir de quel montant, est expliqué dans le guide sur le seuil du formulaire 1099-K. Vous déclarez le revenu, avec ou sans formulaire.

S'il reste un écart après ces vérifications, ne le forcez pas. Un écart inexpliqué peut signifier qu'un règlement, un mois ou un canal manque dans les livres.

Quels registres conserver pour chaque règlement, et pendant combien de temps?

Conservez le document source de chaque écriture, afin que toute ligne des livres remonte à un fichier que vous pouvez produire. La Publication 583 précise que les registres informatisés doivent concorder avec vos livres et votre déclaration, avec assez de détails pour identifier les documents sources.

Pour chaque règlement :

1. Le fichier de règlement tel que téléchargé, sans modification, plus votre copie de travail avec la correspondance entre lignes et comptes.
2. La ligne ou le relevé bancaire auquel il correspond, avec le settlement-id noté.
3. L'écriture de journal, avec le settlement-id dans la description.
4. Tout rapport de commandes ou de frais utilisé pour expliquer une ligne.

Pour l'année : le formulaire 1099-K, toute correspondance avec l'émetteur sur des corrections, et le solde du compte de compensation par règlement.

Conservez les registres qui appuient un élément d'une déclaration jusqu'à l'expiration du délai de prescription de cette déclaration (Publication 583). C'est généralement 3 ans après la production de la déclaration, et une déclaration produite avant sa date d'échéance est réputée produite à cette date. Le délai est plus long dans certains cas, par exemple un revenu omis de la déclaration ou une déclaration jamais produite, et les règles des États peuvent être plus longues. Voir Combien de temps conserver les registres d'entreprise.

Quand les règlements dépassent-ils le cadre d'un tableur?

Un tableur suffit tant que chaque règlement est comptabilisé peu après son arrivée, qu'une seule correspondance entre lignes et comptes couvre toutes les lignes, et que l'année concorde avec le formulaire 1099-K. Il ne suffit plus quand :

• Les règlements ont des mois de retard, si bien que le solde du compte de compensation ne repose sur rien.
• Une année déjà produite a comptabilisé les dépôts nets comme des ventes. Les ventes, les frais et les remboursements sont alors tous erronés dans les livres, et la nécessité de modifier la déclaration dépend de la façon dont les recettes brutes et les coûts ont été déclarés.
• Le formulaire s'écarte des livres de plus que ne l'expliquent les remboursements, les frais, la taxe et le décalage des dates.
• Les ventes passent par plus d'une place de marché, d'une devise, d'un compte de vendeur ou d'une entité.
• Un prêteur ou un acheteur a besoin d'états qui concordent avec le formulaire.

Dans ces cas, deux voies existent. Un rattrapage ajoute les mois manquants à partir des fichiers de règlement. Une reconstitution comptabilise de nouveau l'année à partir de ces fichiers. Le choix, et la possibilité de laisser tels quels les mois déjà produits, dépendent de ce que la déclaration a rapporté et de ce dont un prêteur aura besoin. Pour ce qui détermine les honoraires, voir Spécialiste de la tenue de livres en commerce électronique : coût et étendue du mandat.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs; tous les montants sont en dollars américains.

Un règlement de deux semaines

Un règlement couvre deux semaines : ventes d'articles de 10 000 $, remboursements de 600 $, frais de vente et d'exécution de 3 100 $ et publicité de 400 $. Le dépôt est de 5 900 $, et Amazon ne met rien en réserve.

Les livres montrent 10 000 $ de ventes, 600 $ de remboursements, 3 500 $ de frais et de publicité, et 5 900 $ à la banque. Le compte de compensation est revenu à zéro.

Un règlement qui chevauche une fin de mois

Supposons qu'un règlement aille du 25 mars au 8 avril, avec 4 000 $ de ventes et 1 000 $ de frais. Amazon dépose 3 000 $ le 10 avril. Les lignes classées selon leur date de comptabilisation se répartissent entre les deux mois; supposons que ces dates les placent aussi dans les bons mois selon la méthode comptable de l'entreprise.

Au 31 mars, les livres montrent 1 125 $ dus par Amazon dans le compte de compensation, et la banque ne montre rien. Le dépôt de 3 000 $ du 10 avril efface les 1 125 $ de mars et les 1 875 $ d'avril. Comptabiliser tout le règlement en avril laisserait les ventes de mars trop basses de 1 500 $. La même répartition s'applique à un règlement qui chevauche une fin d'année, mais le traitement dans la déclaration dépend de la méthode comptable.

Formulaire 1099-K supérieur aux livres

Un entrepreneur individuel vend seulement sur Amazon. Le formulaire 1099-K de l'année indique 240 000 $ à la case 1a. Les livres montrent 171 000 $ de ventes, parce que chaque dépôt net a été comptabilisé comme une vente. L'écart de 69 000 $ se compose de 15 000 $ de remboursements, de 46 000 $ de frais et de 8 000 $ de publicité qu'Amazon a déduits avant chaque dépôt.

Le montant brut reconstitué concorde avec le formulaire, à supposer qu'il n'y ait pas de différence liée à la taxe de vente, à l'expédition, à la retenue de réserve ou à un autre canal; vérifiez d'abord ces éléments sur un vrai formulaire. Le net est le même seulement si les frais, les remboursements et la publicité n'ont pas aussi été saisis à partir d'un flux de carte ou de banque. S'ils l'ont été, ils ont été déduits deux fois. La même question se pose pour la déclaration produite : si elle a déclaré 171 000 $ de recettes brutes sans déduction pour ces coûts, ses recettes brutes sont inférieures de 69 000 $ à la case 1a; si elle les a aussi déduits, ils ont été déduits deux fois. La déclaration produite indique lequel des deux cas s'applique : vérifiez-la avant de modifier un mois.

Votre situation est différente?

• Vos règlements ont des mois de retard, ou une année déjà produite a comptabilisé les dépôts nets comme des ventes : les mois ouverts peuvent exiger un rattrapage, ou l'année peut exiger une reconstitution à partir des fichiers de règlement; la déclaration et tout prêteur ont besoin de chiffres qui concordent avec ces fichiers. Confiez cela à notre service de tenue de livres; pour des retards plus longs, voir Rattraper des livres en retard.
• Le formulaire 1099-K s'écarte des livres de plus que ne l'expliquent les frais, les remboursements, la taxe et le décalage des dates : l'écart peut venir d'un règlement, d'un canal ou d'une entité manquants. Apportez les fichiers de règlement et le formulaire à notre service de tenue de livres, et voir Formulaire fiscal de plateforme erroné ou corrigé si le formulaire lui-même est erroné.
• Vous voulez connaître la routine mensuelle Amazon et les besoins en logiciel : voir Tenue de livres pour vendeurs Amazon.
• Frais FBA, valeur des stocks, unités perdues ou coût des marchandises vendues : voir Frais Amazon FBA et stocks.
• Vous devez inscrire les ventes et les frais dans la déclaration de revenus : voir Impôt sur le revenu des vendeurs en ligne.
• Un revenu est compté deux fois après une synchronisation ou une facture : voir Revenus en double dans vos livres.
• Vous vendez hors d'Amazon, ou vous stockez des stocks dans plusieurs États : voir Quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• Vous songez à engager un spécialiste de la tenue de livres : voir Spécialiste de la tenue de livres en commerce électronique : coût et étendue du mandat.
• Vous vendez sur Amazon dans une autre devise, ou votre LLC appartient à des propriétaires hors des États-Unis : voir Comptes en devises étrangères dans les livres américains et Versements de places de marché dans une LLC détenue par des étrangers.
• Votre entreprise tient ses livres en dollars canadiens : voir Ventes en dollars américains et versements de places de marché.