Limpieza de la contabilidad de una startup antes de una ronda

¿Qué señalan los inversionistas en la contabilidad de una startup?

Los inversionistas señalan una contabilidad que no coincide con evidencia externa: saldos bancarios y de tarjeta distintos de los estados de cuenta, dinero de SAFE o pagarés contado como ventas, ingresos y facturas registrados solo cuando se movió el efectivo, costos de nómina y contratistas que no coinciden con sus declaraciones, y gastos de los fundadores mezclados con los de la empresa. Cada uno es un problema de registros. Las reglas federales ya exigen que una corporación lleve libros suficientes para establecer sus ingresos y deducciones (26 CFR 1.6001-1), y los mismos registros responden las preguntas de un inversionista.

Una limpieza no es sencilla cuando ya se presentó un Form 1120 con cifras erróneas, cuando se pagó al personal sin nómina, cuando los clientes prepagan planes anuales o cuando los fundadores pagaron costos antes de que existiera la corporación. Empiece reuniendo los registros de la lista siguiente.

¿Qué registros debemos reunir primero?

Reúna primero los registros externos, porque la contabilidad se reconstruye a partir de ellos y no de la hoja de cálculo. La Publication 583 del IRS nombra los documentos de respaldo en los que se apoya la contabilidad: facturas, cuentas pagadas, recibos, comprobantes de depósito y estados de cuenta.

Un estado de cuenta solo prueba el pago, no que la empresa haya incurrido en el costo; la Publication 583 indica conservar también las facturas o los comprobantes de venta.

¿Cuánto tarda la limpieza de la contabilidad antes de una ronda?

No hay una duración estándar: el tiempo depende de cuántos meses están atrasados, cuántas cuentas hay, cuántas transacciones tiene cada una y cuántas partidas especiales hay que reconstruir. La nómina, los contratistas, los planes prepagados de clientes, los instrumentos de financiamiento y los estados de cuenta faltantes suman trabajo.

El trabajo sigue este orden, porque cada paso depende del anterior:

1. Reúna los estados de cuenta y documentos de cada cuenta desde el primer día.
2. Concilie cada cuenta mes por mes, empezando por la más antigua, como describe la Publication 583: una vez consideradas las comisiones bancarias que faltan en los libros y los depósitos o cheques aún no cobrados, los libros y el estado de cuenta deben coincidir.
3. Clasifique cada transacción y saque de los ingresos y gastos el financiamiento, las partidas de los fundadores y las transferencias entre cuentas.
4. Registre los costos de nómina y de contratistas a partir de sus informes.
5. Agregue las acumulaciones: facturas sin pagar, ingresos ganados pero no facturados e ingresos diferidos de planes prepagados.
6. Haga coincidir los saldos de SAFE, pagarés y acciones con los documentos firmados y la tabla de capitalización.
7. Compare cada año cerrado con el Form 1120 presentado para ese año.
8. Cierre los meses conciliados para que ediciones posteriores no los cambien.

Si vence una declaración mientras la contabilidad está atrasada, vea primero cómo poner al día la contabilidad atrasada para una puesta al día lista para la declaración.

¿Debe nuestra contabilidad llevarse con el método de acumulación antes de recaudar?

La ley tributaria no exige contabilidad de acumulación a todas las startups, pero una contabilidad de efectivo no puede mostrar lo que muestra una de acumulación. Con el método de efectivo, el ingreso se registra cuando se recibe y los costos cuando se pagan; con un método de acumulación, el ingreso se registra cuando se gana y los costos cuando se incurren (Publication 538). Los planes anuales prepagados, las facturas sin pagar y la nómina acumulada solo aparecen en una contabilidad de acumulación.

Si una corporación C con ingresos brutos promedio de $32,000,000 o menos puede llevar la contabilidad de acumulación mientras su declaración sigue con el método de efectivo, y cómo funciona el cambio fiscal, se explica en cómo pasar del método de efectivo al de acumulación.

¿Qué cubre una limpieza de nivel inversionista: conciliaciones bancarias y de tarjeta, nómina, contratistas, planes prepagados?

Una limpieza de nivel inversionista cubre todos los saldos del balance general, no solo el estado de resultados. Cada saldo coincide con un documento externo o tiene un calendario que lo explica.

Los Forms 1099, las declaraciones de nómina o los registros estatales faltantes que descubre la limpieza son trámites tributarios, no contabilidad; vea regularización fiscal antes de la debida diligencia de inversionistas.

¿Cómo deben aparecer los SAFE, pagarés y acciones de fundadores en la contabilidad para que coincidan con la tabla de capitalización?

El dinero de SAFE y pagarés es financiamiento, no ventas: va en el balance general, una línea por instrumento o un calendario por titular, con la fecha y el monto de cada documento firmado. Un pagaré convertible también acumula intereses según sus condiciones. Las acciones de fundadores aparecen como acciones y capital pagado por lo que los fundadores pagaron; un monto prometido pero no pagado necesita su propio registro.

El total de SAFE, pagarés y capital pagado en la contabilidad debe ser igual a lo que la tabla de capitalización y los documentos firmados muestran como invertido. Si un SAFE se trata como deuda o como capital, y dónde va en el Schedule L del Form 1120, se explica en SAFE y pagarés convertibles. Si las acciones de fundadores se emitieron después de recibir dinero de un SAFE, vea acciones de fundadores emitidas después de un SAFE.

Los fundadores pagaron costos de la empresa con tarjetas personales: ¿cómo lo corregimos en la contabilidad?

Registre cada costo en la contabilidad de la empresa en la fecha en que se incurrió, con el recibo y el propósito comercial, y quede debiendo el monto al fundador. Después liquide el saldo de una de tres formas: reembolsándolo, tratándolo como un préstamo escrito del fundador o emitiendo acciones a cambio.

• Reembolso: los ejecutivos de una corporación que trabajan en el negocio son empleados (Publication 15). Un reembolso queda fuera de los salarios solo con un plan responsable (accountable plan): el gasto es un costo del negocio pagado mientras trabaja para la corporación, el fundador lo comprueba en un plazo razonable y devuelve cualquier exceso. Los recibos entregados dentro de los 60 días siguientes al costo siempre son oportunos; los más antiguos dependen de los hechos (Publication 463). De lo contrario, el pago son salarios.
• Préstamo: un pagaré firmado con condiciones convierte el saldo en un pasivo que la tabla de capitalización no mostrará.
• Acciones: un aporte a cambio de acciones cambia la tabla de capitalización y tiene sus propias reglas tributarias.

Los cargos personales pagados desde la cuenta de la empresa son el caso inverso: registre cada uno como una deuda del fundador y luego haga que la pague o trátelo como remuneración. La Publication 583 aconseja tener una cuenta bancaria separada del negocio desde el inicio. Los costos que los fundadores pagaron antes de constituir la empresa siguen otras reglas; vea costos de una startup antes del lanzamiento.

¿Debe la contabilidad depurada coincidir con los Forms 1120 que ya presentamos?

La declaración sale de la contabilidad, así que ambas deben coincidir o la diferencia debe explicarse. Las instrucciones del Form 1120 indican que los balances generales del Schedule L deben coincidir con los libros y registros de la corporación, y el Schedule M-1 concilia la utilidad contable con el ingreso gravable (en cambio, el Schedule M-3 cuando los activos totales al cierre del año llegan a $10,000,000). Una corporación cuyos ingresos totales y activos al cierre del año son ambos inferiores a $250,000 puede omitir los Schedules L, M-1 y M-2 contestando Sí a la pregunta 13 del Schedule K, pero sus ingresos y deducciones siguen saliendo de la contabilidad.

Si la limpieza cambia el ingreso gravable de un año presentado, la corporación puede necesitar el Form 1120-X. Una solicitud de reembolso por lo general debe presentarse dentro de los 3 años siguientes a la presentación de la declaración original o de los 2 años siguientes al pago del impuesto, lo que ocurra después (instrucciones del Form 1120-X). Una pérdida modificada también cambia las pérdidas que se arrastran a años posteriores; vea pérdidas operativas netas para startups. Pasar la declaración del método de efectivo al de acumulación es un cambio de método en el Form 3115, no en el Form 1120-X.

¿Y si el inversionista principal pide más adelante una auditoría?

Una limpieza contable no es una auditoría; la auditoría es un trabajo aparte de un auditor independiente que prueba los saldos. Los meses conciliados, los calendarios de cada saldo, los documentos de financiamiento firmados y el respaldo conservado dan al auditor un punto de partida. Conserve el respaldo mientras pueda importar para una declaración (26 CFR 1.6001-1(e)): por lo general 3 años después de la presentación y 4 años para los registros de impuestos de nómina (IRS), y más tiempo en un año con pérdida mientras esa pérdida se siga arrastrando a declaraciones posteriores.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares estadounidenses.

Ocho meses en una hoja de cálculo y una ronda seed en tres meses

Una corporación llevó ocho meses de contabilidad en una hoja de cálculo. Un SAFE de $1,200,000 recibido en febrero se registró como ingreso. Tiene tres cuentas bancarias y de tarjeta con unas 1,500 transacciones. La limpieza traslada los $1,200,000 a un saldo de SAFE, concilia cada cuenta de cada uno de los ocho meses, registra la nómina a partir de los informes de nómina y agrega las facturas sin pagar al cierre de cada mes. Los ingresos bajan $1,200,000; el balance general ahora muestra el SAFE que figura en la tabla de capitalización.

Contabilidad de acumulación para $300,000 de prepagos anuales

Los clientes prepagaron $300,000 en planes de 12 meses durante un año calendario: $50,000 con inicio el 1 de enero y $250,000 con inicio el 1 de julio. La contabilidad de efectivo muestra $300,000 de ventas. La de acumulación muestra $175,000 ganados este año ($50,000 más la mitad de $250,000) y $125,000 de ingresos diferidos que se ganarán el año siguiente.

Un fundador pagó $40,000 de costos de la empresa con dinero personal

Un fundador pagó $40,000 de software, viajes y gastos legales con una tarjeta personal después de constituir la empresa. La limpieza registra cada factura en su fecha, con su recibo y un monto adeudado al fundador. Luego la junta directiva elige: reembolsar con un plan responsable, firmar un pagaré por un préstamo de $40,000 o emitir acciones por los $40,000. Los recibos se quedan con la contabilidad en cualquier caso.

¿Su caso es distinto?

• Vence una declaración de impuestos y la contabilidad está atrasada: vea cómo poner al día la contabilidad atrasada y obtenga ayuda con la contabilidad.
• La limpieza cambia un Form 1120 ya presentado: compárelo y corríjalo con ayuda tributaria para corporaciones.
• La declaración debe pasar al método de acumulación: vea cómo pasar del método de efectivo al de acumulación.
• Los inversionistas enviaron una lista de solicitudes: vea registros financieros que piden los inversionistas en la debida diligencia.
• Los clientes prepagan planes anuales: vea ingresos diferidos por suscripciones SaaS.
• Los SAFE o pagarés necesitan definir su tratamiento fiscal: vea SAFE y pagarés convertibles.
• La limpieza descubre declaraciones omitidas: vea regularización fiscal antes de la debida diligencia de inversionistas.
• Los fundadores pagaron costos antes de constituir la empresa: vea costos de una startup antes del lanzamiento.
• La ronda cerró y la junta directiva quiere informes mensuales: vea estados financieros mensuales para inversionistas y la junta directiva, con ayuda continua con la contabilidad.