Dọn dẹp sổ sách startup trước khi gọi vốn: nhà đầu tư để ý gì

Nhà đầu tư sẽ để ý điều gì trong sổ sách của startup?

Nhà đầu tư để ý những sổ sách không khớp với bằng chứng bên ngoài: số dư ngân hàng và thẻ khác với sao kê, tiền SAFE hoặc giấy nợ bị tính là doanh thu, thu nhập và hóa đơn chỉ được ghi khi tiền di chuyển, chi phí lương và nhà thầu không khớp với hồ sơ đã nộp, và chi tiêu của nhà sáng lập lẫn với chi tiêu công ty. Mỗi điều này đều là vấn đề về hồ sơ. Quy định liên bang đã yêu cầu công ty phải giữ sổ sách đủ để xác lập thu nhập và các khoản khấu trừ (26 CFR 1.6001-1), và chính những hồ sơ đó trả lời câu hỏi của nhà đầu tư.

Việc dọn dẹp sẽ không đơn giản khi Form 1120 đã được nộp từ những con số sai, khi nhân viên được trả lương mà không qua bảng lương, khi khách hàng trả trước gói hằng năm, hoặc khi nhà sáng lập trả chi phí trước khi công ty được thành lập. Hãy bắt đầu bằng việc thu thập hồ sơ trong danh sách bên dưới.

Nên thu thập hồ sơ nào trước?

Hãy thu thập hồ sơ bên ngoài trước, vì sổ sách được dựng lại từ chúng, không phải từ bảng tính. IRS Publication 583 nêu các chứng từ mà sổ sách dựa vào: hóa đơn, hóa đơn đã thanh toán, biên lai, hồ sơ nộp tiền và sao kê tài khoản.

Riêng sao kê chỉ chứng minh đã thanh toán, không chứng minh công ty đã phát sinh chi phí; Publication 583 khuyên giữ cả hóa đơn hoặc phiếu bán hàng.

Dọn dẹp sổ sách trước khi gọi vốn mất bao lâu?

Không có thời gian chuẩn: thời gian phụ thuộc vào số tháng bị chậm, số tài khoản, số giao dịch trong mỗi tài khoản và số mục đặc biệt phải dựng lại. Bảng lương, nhà thầu, gói khách hàng trả trước, công cụ tài trợ và sao kê bị thiếu đều làm tăng khối lượng công việc.

Công việc chạy theo thứ tự này, vì mỗi bước phụ thuộc vào bước trước:

1. Thu thập sao kê và chứng từ của mọi tài khoản từ ngày đầu tiên.
2. Đối chiếu từng tài khoản theo từng tháng, bắt đầu từ tháng cũ nhất, như Publication 583 mô tả: sau khi tính các khoản phí ngân hàng chưa có trong sổ sách và các khoản nộp tiền hoặc séc chưa thanh toán xong, sổ sách và sao kê phải khớp nhau.
3. Phân loại mọi giao dịch, và chuyển các khoản tài trợ, khoản của nhà sáng lập và chuyển tiền giữa các tài khoản ra khỏi thu nhập và chi phí.
4. Ghi bảng lương và chi phí nhà thầu từ các báo cáo của chúng.
5. Thêm các khoản dồn tích: hóa đơn chưa thanh toán, doanh thu đã thực hiện nhưng chưa lập hóa đơn, và doanh thu chưa thực hiện của các gói trả trước.
6. Khớp số dư SAFE, giấy nợ và cổ phần với các văn bản đã ký và cap table.
7. So sánh từng năm đã đóng với Form 1120 đã nộp cho năm đó.
8. Khóa các tháng đã đối chiếu để các chỉnh sửa về sau không làm thay đổi chúng.

Nếu có tờ khai đến hạn trong khi sổ sách bị chậm, trước hết hãy xem bổ sung sổ sách quá hạn để làm phần bổ sung đủ cho tờ khai.

Sổ sách của chúng tôi có phải ghi theo cơ sở dồn tích trước khi gọi vốn không?

Luật thuế không yêu cầu mọi startup ghi sổ theo cơ sở dồn tích, nhưng sổ sách theo cơ sở tiền mặt không thể cho thấy những gì sổ sách dồn tích cho thấy. Theo phương pháp tiền mặt, thu nhập được ghi khi nhận và chi phí được ghi khi trả; theo phương pháp dồn tích, thu nhập được ghi khi phát sinh và chi phí được ghi khi phát sinh nghĩa vụ (Publication 538). Gói hằng năm trả trước, hóa đơn chưa thanh toán và tiền lương dồn tích chỉ xuất hiện trong sổ sách dồn tích.

C corporation có doanh thu gộp bình quân từ $32.000.000 trở xuống có thể giữ sổ sách dồn tích trong khi tờ khai vẫn theo phương pháp tiền mặt hay không, và việc thay đổi thuế vận hành thế nào, được trình bày trong chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.

Dọn dẹp sổ sách ở mức nhà đầu tư chấp nhận gồm những gì: đối chiếu ngân hàng và thẻ, bảng lương, nhà thầu, gói trả trước?

Dọn dẹp ở mức nhà đầu tư chấp nhận bao gồm mọi số dư trên bảng cân đối kế toán, không chỉ báo cáo lãi lỗ. Mỗi số dư hoặc khớp với một chứng từ bên ngoài, hoặc có một bảng kê giải thích.

Các Form 1099 bị thiếu, hồ sơ bảng lương hoặc đăng ký tiểu bang bị thiếu mà việc dọn dẹp phát hiện ra là vấn đề về hồ sơ thuế, không phải ghi sổ; xem dọn dẹp thuế trước khi nhà đầu tư thẩm định.

SAFE, giấy nợ và cổ phần nhà sáng lập nên hiển thị thế nào trong sổ sách để khớp với cap table?

Tiền SAFE và giấy nợ là tài trợ, không phải doanh thu: chúng thuộc bảng cân đối kế toán, mỗi công cụ một dòng hoặc một bảng kê theo người nắm giữ, kèm ngày và số tiền trên từng văn bản đã ký. Giấy nợ chuyển đổi còn có lãi dồn tích theo điều khoản của nó. Cổ phần nhà sáng lập hiển thị là cổ phiếu và thặng dư vốn cổ phần bằng số tiền các nhà sáng lập đã trả; khoản đã hứa nhưng chưa trả cần có hồ sơ riêng.

Tổng SAFE, giấy nợ và thặng dư vốn cổ phần trong sổ sách phải bằng số tiền mà cap table và các văn bản đã ký cho thấy đã được đầu tư. Việc SAFE được coi là nợ hay vốn chủ sở hữu, và nằm ở đâu trên Schedule L của Form 1120, được trình bày trong SAFE và giấy nợ chuyển đổi. Nếu cổ phần nhà sáng lập được phát hành sau khi tiền SAFE vào, xem cổ phần nhà sáng lập phát hành sau SAFE.

Nhà sáng lập trả chi phí công ty bằng thẻ cá nhân: sửa trong sổ sách thế nào?

Hãy ghi từng chi phí vào sổ sách của công ty vào ngày phát sinh, kèm biên lai và mục đích kinh doanh, và ghi công ty nợ nhà sáng lập số tiền đó. Sau đó tất toán số dư theo một trong ba cách: hoàn tiền, coi là khoản vay bằng văn bản từ nhà sáng lập, hoặc phát hành cổ phần để đổi.

• Hoàn tiền: cán bộ điều hành công ty làm việc trong doanh nghiệp là nhân viên (Publication 15). Khoản hoàn tiền chỉ nằm ngoài tiền lương khi theo kế hoạch có kiểm chứng (accountable plan): chi phí là chi phí kinh doanh phát sinh khi làm việc cho công ty, nhà sáng lập chứng minh trong thời gian hợp lý và hoàn lại phần dư. Biên lai nộp trong vòng 60 ngày kể từ ngày chi luôn được coi là đúng hạn; biên lai cũ hơn tùy vào hoàn cảnh thực tế (Publication 463). Nếu không, khoản thanh toán là tiền lương.
• Khoản vay: một giấy nợ có điều khoản được ký biến số dư thành khoản nợ phải trả mà cap table sẽ không hiển thị.
• Cổ phần: khoản góp vốn để đổi lấy cổ phiếu làm thay đổi cap table và có quy tắc thuế riêng.

Các khoản chi cá nhân trả từ tài khoản công ty thì ngược lại: hãy ghi từng khoản là nhà sáng lập nợ công ty, rồi yêu cầu hoàn trả hoặc coi là tiền thù lao. Publication 583 khuyên dùng tài khoản kinh doanh riêng ngay từ đầu. Chi phí nhà sáng lập trả trước khi thành lập công ty theo các quy tắc khác; xem chi phí khởi nghiệp trước khi ra mắt.

Sổ sách đã dọn dẹp có phải khớp với các Form 1120 đã nộp không?

Tờ khai được lập từ sổ sách, nên hai bên phải khớp nhau hoặc chênh lệch phải được giải thích. Hướng dẫn Form 1120 nêu rằng bảng cân đối kế toán trên Schedule L phải khớp với sổ sách và hồ sơ của công ty, và Schedule M-1 đối chiếu lợi nhuận kế toán với thu nhập chịu thuế (thay bằng Schedule M-3 khi tổng tài sản cuối năm đạt $10.000.000). Công ty có cả tổng doanh thu và tài sản cuối năm đều dưới $250.000 có thể bỏ qua Schedule L, M-1 và M-2 bằng cách trả lời Yes cho câu hỏi 13 của Schedule K, nhưng thu nhập và các khoản khấu trừ vẫn lấy từ sổ sách.

Nếu việc dọn dẹp làm thay đổi thu nhập chịu thuế của một năm đã nộp, công ty có thể cần nộp Form 1120-X. Yêu cầu hoàn thuế nhìn chung phải nộp trong vòng 3 năm sau khi nộp tờ khai gốc hoặc 2 năm sau khi nộp thuế, tùy mốc nào muộn hơn (hướng dẫn Form 1120-X). Khoản lỗ thay đổi cũng làm thay đổi các khoản lỗ chuyển sang những năm sau; xem lỗ hoạt động ròng của startup. Chuyển tờ khai từ tiền mặt sang dồn tích là thay đổi phương pháp trên Form 3115, không phải Form 1120-X.

Nếu nhà đầu tư dẫn dắt sau đó yêu cầu kiểm toán thì sao?

Dọn dẹp sổ sách không phải là kiểm toán; kiểm toán là một hợp đồng riêng do kiểm toán viên độc lập thực hiện, trong đó họ kiểm tra các số dư. Các tháng đã đối chiếu, bảng kê cho mọi số dư, văn bản tài trợ đã ký và chứng từ được giữ lại cho kiểm toán viên một điểm xuất phát. Hãy giữ chứng từ chừng nào chúng còn có thể liên quan đến một tờ khai (26 CFR 1.6001-1(e)): nhìn chung 3 năm sau khi nộp tờ khai và 4 năm đối với hồ sơ thuế việc làm (IRS), và lâu hơn đối với năm lỗ chừng nào khoản lỗ còn được chuyển sang các tờ khai sau.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Tám tháng ghi trong bảng tính, vòng seed sau ba tháng

Một công ty ghi sổ tám tháng trong bảng tính. Khoản SAFE $1.200.000 nhận vào tháng 2 bị nhập là doanh thu. Công ty có ba tài khoản ngân hàng và thẻ với khoảng 1.500 giao dịch. Việc dọn dẹp chuyển $1.200.000 sang số dư SAFE, đối chiếu từng tài khoản cho từng tháng trong tám tháng, ghi bảng lương từ các báo cáo bảng lương, và thêm hóa đơn chưa thanh toán vào cuối mỗi tháng. Doanh thu giảm $1.200.000; bảng cân đối kế toán giờ hiển thị khoản SAFE mà cap table liệt kê.

Sổ sách dồn tích cho $300.000 trả trước hằng năm

Khách hàng trả trước $300.000 cho các gói 12 tháng trong một năm dương lịch: $50.000 bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và $250.000 bắt đầu từ ngày 1 tháng 7. Sổ sách theo cơ sở tiền mặt cho thấy doanh thu $300.000. Sổ sách dồn tích cho thấy $175.000 đã thực hiện trong năm nay ($50.000 cộng một nửa của $250.000) và $125.000 doanh thu chưa thực hiện sẽ được ghi nhận vào năm sau.

Nhà sáng lập trả $40.000 chi phí công ty bằng tiền cá nhân

Một nhà sáng lập trả $40.000 cho phần mềm, đi lại và hóa đơn pháp lý bằng thẻ cá nhân sau khi thành lập công ty. Việc dọn dẹp ghi từng hóa đơn vào đúng ngày, kèm biên lai và khoản công ty nợ nhà sáng lập. Sau đó hội đồng quản trị chọn: hoàn tiền theo kế hoạch có kiểm chứng, ký giấy nợ cho khoản vay $40.000, hoặc phát hành cổ phần để đổi $40.000. Dù chọn cách nào, biên lai vẫn được giữ cùng sổ sách.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Tờ khai đến hạn và sổ sách bị chậm: xem bổ sung sổ sách quá hạn, và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Việc dọn dẹp làm thay đổi Form 1120 đã nộp: hãy đối chiếu và sửa với hỗ trợ thuế công ty.
• Tờ khai thuế phải chuyển sang phương pháp dồn tích: xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.
• Nhà đầu tư đã gửi danh sách yêu cầu: xem hồ sơ tài chính nhà đầu tư yêu cầu khi thẩm định trước đầu tư.
• Khách hàng trả trước gói hằng năm: xem doanh thu chưa thực hiện của gói đăng ký SaaS.
• SAFE hoặc giấy nợ cần xác định cách xử lý thuế: xem SAFE và giấy nợ chuyển đổi.
• Việc dọn dẹp phát hiện hồ sơ nộp bị bỏ sót: xem dọn dẹp thuế trước khi nhà đầu tư thẩm định.
• Nhà sáng lập trả chi phí trước khi thành lập công ty: xem chi phí khởi nghiệp trước khi ra mắt.
• Vòng gọi vốn đã đóng và hội đồng quản trị muốn báo cáo hằng tháng: xem báo cáo tài chính hằng tháng cho nhà đầu tư và hội đồng quản trị, cùng hỗ trợ ghi sổ kế toán liên tục.