新創公司募資前整理帳務：投資人會挑出哪些問題

投資人會挑出新創公司帳務的哪些問題？

投資人會挑出與外部證據對不上的帳務：帳面的銀行和信用卡餘額與對帳單不同、SAFE 或票據資金被當作銷售收入、收入和帳單只在現金流動時才入帳、工資和承包人成本與申報記錄不符，以及創辦人支出與公司支出混在一起。這些都是記錄問題。聯邦規則本來就要求公司保存足以證明其收入和扣除的帳簿（26 CFR 1.6001-1），同樣的記錄也能回答投資人的問題。

以下情況的帳務整理並不簡單：已經根據錯誤的數字提交了 1120 表、曾在沒有工資系統的情況下支付員工、客戶預付年度方案，或創辦人在公司成立前先墊付費用。請先收集下面清單中的記錄。

應該先收集哪些記錄？

請先收集外部記錄，因為帳務是根據這些記錄重建的，而不是根據試算表。IRS Publication 583 列出了帳務所依據的證明文件：發票、已付帳單、收據、存款記錄和帳戶對帳單。

對帳單只能證明付款，不能證明公司確實發生了這筆成本；Publication 583 指出，還應保存發票或銷售單據。

募資前整理帳務需要多久？

沒有標準時間：所需時間取決於落後多少個月、有多少個帳戶、每個帳戶有多少筆交易，以及有多少特殊項目需要重建。工資、承包人、客戶預付方案、融資工具和缺失的對帳單，每一項都會增加工作量。

工作按以下順序進行，因為每一步都取決於前一步：

1. 收集每個帳戶自第一天起的對帳單和文件。
2. 依照 Publication 583 的說明，逐月對帳，從最早的月份開始：在計入帳上漏記的銀行費用、尚未結清的存款或支票之後，帳面與對帳單必須一致。
3. 為每筆交易分類，並把融資、創辦人項目和帳戶間轉帳從收入和費用中移出。
4. 根據工資報告和承包人記錄入帳工資和承包人成本。
5. 加入預提項目：未付帳單、已賺取但尚未開票的收入，以及預付方案的遞延收入。
6. 讓 SAFE、票據和股份餘額與已簽署的文件和股權結構表一致。
7. 將每個已結帳的年度與該年度已提交的 1120 表比較。
8. 鎖定已對帳的月份，使之後的編輯不會改動這些月份。

如果帳務落後而稅表即將到期，請先看補記逾期帳務，做到可供報稅的補記。

募資前，我們的帳務必須採用權責發生制嗎？

稅法並不要求每家新創公司都用權責發生制記帳，但現金收付制的帳務，無法顯示權責發生制的帳務所能顯示的內容。在現金收付制下，收入在收到時入帳，成本在支付時入帳；在權責發生制下，收入在賺取時入帳，成本在發生時入帳（Publication 538）。預付年度方案、未付帳單和應計工資，只會出現在權責發生制的帳務中。

平均年度總收入為 $32,000,000 或以下的 C 公司，能否在稅表仍採用現金收付制的同時，帳務採用權責發生制，以及稅務方法變更如何處理，請見從現金收付制改為權責發生制。

符合投資人標準的帳務整理涵蓋什麼：銀行和信用卡對帳、工資、承包人、預付方案？

符合投資人標準的帳務整理，涵蓋資產負債表上的每一項餘額，而不只是損益表。每項餘額，要麼與外部文件一致，要麼有說明它的明細表。

帳務整理中發現缺少 1099 表、工資申報或州登記，屬於稅務申報問題，而不是記帳問題；請見投資人盡職調查前的稅務補正。

SAFE、票據和創辦人股份該如何入帳，才能與股權結構表一致？

SAFE 和票據的資金屬於融資，不是銷售收入：應記在資產負債表上，每項工具一行或按持有人列明細表，並註明每份已簽署文件上的日期和金額。可轉換票據依其條款還會有應計利息。創辦人股份記為股票和實收資本，金額等於創辦人實際支付的金額；已承諾但未支付的金額需要另外記錄。

帳上 SAFE、票據和實收資本的總額，應等於股權結構表和已簽署文件所顯示的投資額。SAFE 視為債務還是權益，以及在 1120 表的 Schedule L 中如何列示，請見 SAFE 和可轉換票據。如果創辦人股份是在 SAFE 資金到位之後才發行，請見 SAFE 之後才發行的創辦人股份。

創辦人用個人信用卡墊付公司費用：帳上該怎麼處理？

在公司帳中，按費用發生的日期記錄每一筆費用，附上收據和業務目的，並記為公司欠創辦人的款項。然後用三種方式之一結清餘額：報銷、視為創辦人提供的書面貸款，或為此發行股份。

• 報銷：在公司業務中工作的公司高級職員屬於雇員（Publication 15）。只有在報銷計劃（accountable plan）下，報銷款才不計入工資：費用是為公司工作期間支付的業務成本，創辦人在合理期間內提供證明，並退還多餘款項。費用發生後 60 天內提供的收據一律視為及時；更早的收據則視具體情況而定（Publication 463）。否則，這筆付款屬於工資。
• 貸款：有條款的已簽署票據，使這筆餘額成為負債，而股權結構表不會顯示它。
• 股份：以出資換取股票會改變股權結構表，並有另外的稅務規則。

用公司帳戶支付個人支出則恰好相反：將每筆記為創辦人欠公司的款項，然後要求償還，或視為薪酬。Publication 583 建議一開始就使用獨立的業務帳戶。創辦人在公司成立前墊付的費用適用其他規則；請見開業前的創業費用。

整理後的帳務必須與我們已提交的 1120 表一致嗎？

稅表來自帳務，所以兩者應該一致，不一致之處也應有說明。1120 表填表說明指出，Schedule L 的資產負債表應與公司的帳簿和記錄一致，Schedule M-1 則把帳面收入調節為應稅收入（年末資產總額達 $10,000,000 時改用 Schedule M-3）。總收入和年末資產都低於 $250,000 的公司，可以在 Schedule K 第 13 題回答「是」，從而不填 Schedule L、M-1 和 M-2，但其收入和扣除仍然來自帳務。

如果帳務整理改變了某個已提交年度的應稅收入，公司可能需要提交 1120-X 表。退稅申請一般須在提交原稅表後 3 年內，或繳稅後 2 年內提出，以較晚者為準（1120-X 表填表說明）。虧損金額改變，也會改變結轉到之後年度的虧損；請見新創公司的淨營業虧損。稅表從現金收付制改為權責發生制，屬於用 3115 表辦理的方法變更，而不是 1120-X 表。

如果領投投資人之後要求審計怎麼辦？

帳務整理不是審計；審計是由獨立審計師進行的另一項業務，審計師會測試各項餘額。已對帳的月份、每項餘額的明細表、已簽署的融資文件和保存完好的證明資料，能讓審計師有一個起點。請在記錄可能與稅表有關的期間內保存證明資料（26 CFR 1.6001-1(e)）：一般在提交後 3 年，雇傭稅記錄為 4 年（IRS），虧損年度則在其虧損仍結轉到之後的稅表期間內繼續保存。

例子

以下舉例僅供說明；金額以美元計。

8 個月帳務存在試算表中，3 個月後進行種子輪融資

一家公司把八個月的帳務記在試算表中。二月收到的 $1,200,000 SAFE 被記為收入。公司有三個銀行和信用卡帳戶，約 1,500 筆交易。帳務整理把這 $1,200,000 轉入 SAFE 餘額，為這八個月中每個月的每個帳戶對帳，根據工資報告入帳工資，並在每個月底加入未付帳單。收入因此減少 $1,200,000；資產負債表現在列示股權結構表上的 SAFE。

$300,000 年度預付款的權責發生制帳務

客戶在一個曆年內預付了 $300,000 的 12 個月方案：$50,000 自 1 月 1 日開始，$250,000 自 7 月 1 日開始。現金收付制的帳務顯示銷售 $300,000。權責發生制的帳務顯示今年已賺取 $175,000（$50,000 加上 $250,000 的一半），以及明年才賺取的遞延收入 $125,000。

創辦人個人墊付 $40,000 公司費用

一位創辦人在公司成立後，用個人信用卡支付了 $40,000 的軟體、差旅和法律費用。帳務整理按日期記錄每張帳單，附上收據，並記為公司欠創辦人的款項。然後董事會作出選擇：依報銷計劃報銷、為 $40,000 的貸款簽署票據，或為這 $40,000 發行股份。無論哪種方式，收據都隨帳務保存。

您的情況不同？

• 稅表即將到期，帳務卻落後：請見補記逾期帳務，並取得記帳協助。
• 帳務整理改變了已提交的 1120 表：請透過公司稅務協助比對並更正。
• 稅表必須改用權責發生制：請見從現金收付制改為權責發生制。
• 投資人已寄來清單：請見投資人在盡職調查中要求的財務記錄。
• 客戶預付年度方案：請見軟體即服務（SaaS）訂閱的遞延收入。
• SAFE 或票據的稅務處理需要確定：請見 SAFE 和可轉換票據。
• 帳務整理發現遺漏的申報：請見投資人盡職調查前的稅務補正。
• 創辦人在公司成立前墊付費用：請見開業前的創業費用。
• 這輪融資已完成，董事會要求每月報告：請見給投資人和董事會的每月財務報表，並取得持續的記帳協助。