ניקוי הספרים של סטארט-אפ לפני גיוס: מה משקיעים מסמנים

מה משקיעים מסמנים בספרים של סטארט-אפ?

משקיעים מסמנים ספרים שלא מתיישבים עם ראיות חיצוניות: יתרות בנק וכרטיסי אשראי שונות מהדפים, כסף מ-⁠SAFE או משטר חוב שנספר כמכירות, הכנסות וחשבונות שנרשמו רק כשהכסף זז, עלויות שכר וקבלנים שאינן תואמות את ההגשות שלהן, והוצאות מייסדים שמעורבבות בהוצאות החברה. כל אחד מאלה הוא בעיה של רישומים. הכללים הפדרליים כבר מחייבים חברה לנהל ספרים שמספיקים כדי לבסס את הכנסותיה וניכויה (⁦26 CFR 1.6001-1⁩), ואותם רישומים עונים על שאלות המשקיע.

ניקוי אינו פשוט כשטופס 1120 כבר הוגש על סמך מספרים שגויים, כשעובדים קיבלו שכר בלי הנהלת שכר, כשלקוחות משלמים מראש על תוכניות שנתיות, או כשמייסדים שילמו עלויות לפני שהחברה הוקמה. התחילו באיסוף הרישומים מהרשימה שלמטה.

אילו רישומים כדאי לאסוף קודם?

אספו קודם את הרישומים החיצוניים, כי את הספרים בונים מחדש מהם ולא מהגיליון האלקטרוני. פרסום 583 של IRS מונה את המסמכים התומכים שעליהם הספרים נשענים: חשבוניות, חשבונות ששולמו, קבלות, רישומי הפקדות ודפי חשבון.

דף חשבון לבדו מוכיח תשלום, לא שהחברה נשאה בעלות; פרסום 583 קובע לשמור גם חשבוניות או שוברי מכירה.

כמה זמן לוקח ניקוי ספרים לפני גיוס?

אין משך סטנדרטי: הזמן תלוי בכמה חודשים מפגרים, בכמה חשבונות יש, בכמה עסקאות בכל אחד ובכמה פריטים מיוחדים צריך לבנות מחדש. שכר, קבלנים, תוכניות ששולמו מראש, מכשירי מימון ודפי חשבון חסרים מוסיפים עבודה.

העבודה מתבצעת בסדר הזה, כי כל שלב תלוי בקודם:

1. אספו דפי חשבון ומסמכים לכל חשבון מהיום הראשון.
2. התאימו כל חשבון חודש אחר חודש, מהישן לחדש, כפי שפרסום 583 מתאר: אחרי שמביאים בחשבון עמלות בנק שחסרות בספרים והפקדות או שיקים שטרם נפרעו, הספרים ודף החשבון חייבים להתאים.
3. סווגו כל עסקה, והוציאו מההכנסות וההוצאות מימון, פריטים של מייסדים והעברות בין חשבונות.
4. רשמו עלויות שכר וקבלנים לפי הדוחות שלהם.
5. הוסיפו צבירות: חשבונות שלא שולמו, הכנסות שהושגו ועדיין לא חויבו, והכנסה נדחית על תוכניות ששולמו מראש.
6. התאימו את יתרות ה-⁠SAFE, שטרי החוב והמניות למסמכים החתומים ולטבלת ההחזקות.
7. השוו כל שנה סגורה לטופס 1120 שהוגש עבורה.
8. סגרו את החודשים שהותאמו כדי שעריכות מאוחרות לא ישנו אותם.

אם דוח מס אמור להיות מוגש בזמן שהספרים מפגרים, ראו קודם השלמת ספרים באיחור להשלמה שמספיקה להגשת הדוח.

האם הספרים שלנו חייבים להיות בשיטת צבירה לפני גיוס?

חוק המס אינו מחייב ספרים בשיטת צבירה בכל סטארט-אפ, אבל ספרים בשיטת מזומן אינם יכולים להראות את מה שספרים בשיטת צבירה מראים. בשיטת מזומן רושמים הכנסה כשהיא מתקבלת והוצאה כשהיא משולמת; בשיטת צבירה רושמים הכנסה כשהיא הושגה והוצאה כשהיא נוצרה (פרסום 538). תוכניות שנתיות ששולמו מראש, חשבונות שלא שולמו ושכר שנצבר מופיעים רק בספרים בשיטת צבירה.

האם חברת C עם הכנסות ברוטו ממוצעות של ⁦$32,000,000⁩ או פחות יכולה לנהל ספרים בשיטת צבירה בזמן שדוח המס שלה נשאר בשיטת מזומן, ואיך שינוי השיטה במס עובד, מוסבר במעבר משיטת מזומן לשיטת צבירה.

מה ניקוי ברמת משקיעים כולל: התאמות בנק וכרטיסי אשראי, שכר, קבלנים, תוכניות ששולמו מראש?

ניקוי ברמת משקיעים מכסה כל יתרה במאזן ולא רק את דוח הרווח וההפסד. כל יתרה מתיישבת עם מסמך חיצוני או מלווה בלוח שמסביר אותה.

טפסי 1099, הגשות שכר או רישומים במדינות שחסרים ומתגלים בניקוי הם הגשות מס, לא הנהלת חשבונות; ראו ניקוי מס לפני בדיקת נאותות של משקיעים.

איך SAFEs, שטרי חוב ומניות מייסדים צריכים להופיע בספרים כדי להתיישב עם טבלת ההחזקות?

כסף מ-⁠SAFE ומשטר חוב הוא מימון ולא מכירות: מקומו במאזן, שורה אחת לכל מכשיר או לוח לפי מחזיק, עם התאריך והסכום מכל מסמך חתום. שטר חוב המיר נושא גם ריבית שנצברה לפי תנאיו. מניות מייסדים מופיעות כמניות והון מניות נוסף בגובה מה שהמייסדים שילמו; סכום שהובטח ולא שולם דורש רישום נפרד.

סך ה-⁠SAFEs, שטרי החוב וההון המשולם בספרים צריך להיות שווה למה שטבלת ההחזקות והמסמכים החתומים מראים שהושקע. אם SAFE נחשב לחוב או להון, ואיפה הוא נכנס ב-⁠Schedule L של טופס 1120, מוסבר בSAFEs ושטרי חוב המירים. אם מניות המייסדים הונפקו אחרי שהכסף מ-⁠SAFE נכנס, ראו מניות מייסדים שהונפקו אחרי SAFE.

מייסדים שילמו עלויות חברה בכרטיסים אישיים: איך מתקנים את זה בספרים?

רשמו כל עלות בספרי החברה בתאריך שבו נוצרה, עם הקבלה והמטרה העסקית, וחייבו את החברה בסכום למייסד. אחר כך סלקו את היתרה באחת משלוש דרכים: החזר, התייחסות אליה כהלוואה בכתב מהמייסד, או הנפקת מניות תמורתה.

• החזר: נושאי משרה בחברה שעובדים בעסק הם עובדים (פרסום 15). החזר אינו נכלל בשכר רק במסגרת תוכנית מחייבת (accountable plan): ההוצאה היא עלות עסקית ששולמה תוך כדי עבודה בשביל החברה, המייסד מתעד אותה בתוך זמן סביר ומחזיר כל עודף. קבלות שנמסרו תוך 60 ימים מהעלות הן תמיד במועד; קבלות ישנות יותר תלויות בעובדות (פרסום 463). אחרת התשלום הוא שכר.
• הלוואה: שטר חתום עם תנאים הופך את היתרה להתחייבות שטבלת ההחזקות לא תציג.
• מניות: הזרמה תמורת מניות משנה את טבלת ההחזקות ויש לה כללי מס משלה.

חיובים אישיים ששולמו מחשבון החברה הם ההפך: רשמו כל אחד כחוב של המייסד לחברה, ואז דאגו שיוחזר או התייחסו אליו כשכר. פרסום 583 ממליץ על חשבון עסקי נפרד מההתחלה. עלויות שמייסדים שילמו לפני ההתאגדות כפופות לכללים אחרים; ראו עלויות הקמה לפני ההשקה.

האם הספרים המנוקים צריכים להתאים לטפסי 1120 שכבר הגשנו?

הדוח נגזר מהספרים, ולכן השניים צריכים להתאים או שצריך להסביר את ההבדל. הוראות טופס 1120 קובעות שהמאזנים ב-⁠Schedule L צריכים להתאים לספרים ולרישומים של החברה, ו-⁠Schedule ⁦M-1⁩ מתאים בין הרווח החשבונאי להכנסה החייבת (Schedule ⁦M-3⁩ במקומו כשסך הנכסים בסוף השנה מגיע ל-⁠⁦$10,000,000⁩). חברה שסך התקבולים והנכסים שלה בסוף השנה שניהם מתחת ל-⁠⁦$250,000⁩ יכולה לדלג על Schedules L, ⁦M-1⁩ ו-⁠⁦M-2⁩ בתשובה Yes לשאלה 13 ב-⁠Schedule K, אבל ההכנסות והניכויים שלה עדיין נגזרים מהספרים.

אם הניקוי משנה את ההכנסה החייבת של שנה שהוגשה, ייתכן שהחברה תצטרך טופס ⁦1120-X⁩. בקשה להחזר מוגשת בדרך כלל תוך 3 שנים מהגשת הדוח המקורי או 2 שנים מתשלום המס, לפי המאוחר (הוראות טופס ⁦1120-X⁩). הפסד ששונה משנה גם את ההפסדים שמועברים לשנים מאוחרות; ראו הפסדים תפעוליים נטו בסטארט-אפים. מעבר של הדוח משיטת מזומן לשיטת צבירה הוא שינוי שיטה בטופס 3115 ולא בטופס ⁦1120-X⁩.

ומה אם המשקיע המוביל יבקש אחר כך ביקורת?

ניקוי הנהלת חשבונות אינו ביקורת; ביקורת היא התקשרות נפרדת עם מבקר עצמאי שבודק את היתרות. חודשים מותאמים, לוחות לכל יתרה, מסמכי מימון חתומים ותימוכין שנשמרו נותנים למבקר נקודת פתיחה. שמרו את התימוכין כל עוד הם עשויים להיות רלוונטיים לדוח (⁦26 CFR 1.6001-1(e)⁩): בדרך כלל 3 שנים מההגשה, ו-⁠4 שנים לרישומי מס תעסוקה (IRS), וזמן ארוך יותר לשנת הפסד כל עוד ההפסד מועבר לדוחות מאוחרים.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; הסכומים בדולרים אמריקאיים.

שמונה חודשים בגיליון אלקטרוני, סבב seed בעוד שלושה חודשים

חברה ניהלה שמונה חודשי ספרים בגיליון אלקטרוני. SAFE של ⁦$1,200,000⁩ שהתקבל בפברואר הוזן כהכנסה. יש לה שלושה חשבונות בנק וכרטיסי אשראי עם כ-⁠1,500 עסקאות. הניקוי מעביר את ⁦$1,200,000⁩ ליתרת SAFE, מתאים כל חשבון לכל אחד משמונת החודשים, רושם שכר לפי דוחות השכר ומוסיף חשבונות שלא שולמו בסוף כל חודש. ההכנסות יורדות ב-⁠⁦$1,200,000⁩; המאזן מציג עכשיו את ה-⁠SAFE שטבלת ההחזקות מפרטת.

ספרים בשיטת צבירה על ⁦$300,000⁩ של תשלומים שנתיים מראש

לקוחות שילמו מראש ⁦$300,000⁩ על תוכניות ל-⁠12 חודשים במהלך שנה קלנדרית: ⁦$50,000⁩ שמתחילות ב-⁠1 בינואר ו-⁠⁦$250,000⁩ שמתחילות ב-⁠1 ביולי. ספרים בשיטת מזומן מציגים מכירות של ⁦$300,000⁩. ספרים בשיטת צבירה מציגים ⁦$175,000⁩ שהושגו השנה (⁦$50,000⁩ בתוספת חצי מ-⁠⁦$250,000⁩) ו-⁠⁦$125,000⁩ של הכנסה נדחית שתושג בשנה הבאה.

מייסד שילם באופן אישי ⁦$40,000⁩ של עלויות חברה

מייסד שילם בכרטיס אישי ⁦$40,000⁩ של חשבונות תוכנה, נסיעות ושירותים משפטיים אחרי ההתאגדות. הניקוי רושם כל חשבון בתאריכו עם הקבלה וסכום שהחברה חייבת למייסד. הדירקטוריון בוחר אז: להחזיר במסגרת תוכנית מחייבת, לחתום על שטר להלוואה של ⁦$40,000⁩, או להנפיק מניות תמורת ⁦$40,000⁩. הקבלות נשארות עם הספרים בכל מקרה.

שונה אצלכם?

• דוח מס אמור להיות מוגש והספרים מפגרים: ראו השלמת ספרים באיחור, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
• הניקוי משנה טופס 1120 שהוגש: השוו ותקנו אותו בעזרת עזרה במיסוי חברות.
• דוח המס צריך לעבור לשיטת צבירה: ראו מעבר משיטת מזומן לשיטת צבירה.
• המשקיעים שלחו רשימת בקשות: ראו רישומים כספיים שמשקיעים מבקשים בבדיקת נאותות.
• לקוחות משלמים מראש על תוכניות שנתיות: ראו הכנסה נדחית במנויי SaaS.
• צריך להסדיר את הטיפול במס ב-⁠SAFEs או בשטרי חוב: ראו SAFEs ושטרי חוב המירים.
• הניקוי מגלה הגשות שהוחמצו: ראו ניקוי מס לפני בדיקת נאותות של משקיעים.
• מייסדים שילמו עלויות לפני ההתאגדות: ראו עלויות הקמה לפני ההשקה.
• הסבב נסגר והדירקטוריון רוצה דוחות חודשיים: ראו דוחות כספיים חודשיים למשקיעים ולדירקטוריון, בתוספת עזרה שוטפת בהנהלת חשבונות.