투자 유치 전 장부 정리: 투자자가 지적하는 점

투자자는 스타트업 장부에서 무엇을 지적하나요?

투자자는 외부 증거와 맞지 않는 장부를 지적합니다. 명세서와 다른 은행·카드 잔액, 매출로 계산한 SAFE나 노트 자금, 현금이 오간 때에만 기록한 수입과 청구서, 신고 내용과 맞지 않는 급여·계약자 비용, 회사 지출과 섞인 창업자 개인 지출이 그 예입니다. 모두 기록의 문제입니다. 연방 규정은 이미 법인에 소득과 공제를 입증할 수 있는 장부를 갖추도록 요구하고 있으며(26 CFR 1.6001-1), 같은 기록이 투자자의 질문에도 답이 됩니다.

이미 잘못된 숫자로 Form 1120을 제출했거나, 급여 처리 없이 직원에게 돈을 지급했거나, 고객이 연간 요금제를 선결제하거나, 법인 설립 전에 창업자가 비용을 낸 경우에는 장부 정리가 간단하지 않습니다. 아래 목록의 자료부터 모으세요.

어떤 기록부터 모아야 하나요?

외부 기록부터 모으세요. 장부는 스프레드시트가 아니라 외부 기록을 바탕으로 다시 만들기 때문입니다. IRS Publication 583은 장부의 근거가 되는 증빙으로 청구서, 지급한 청구서, 영수증, 입금 기록, 계좌 명세서를 꼽습니다.

명세서만으로는 지급 사실만 입증될 뿐 회사가 그 비용을 부담했다는 점은 입증되지 않습니다. Publication 583은 청구서나 판매 전표도 함께 보관하라고 안내합니다.

투자 유치 전 장부 정리에는 얼마나 걸리나요?

정해진 기간은 없습니다. 밀린 개월 수, 계좌 수, 계좌별 거래 수, 다시 만들어야 하는 특수 항목의 수에 따라 달라집니다. 급여, 계약자, 고객의 선불 요금제, 자금 조달 계약, 누락된 명세서가 있으면 각각 작업이 늘어납니다.

각 단계가 앞 단계에 의존하므로 작업은 다음 순서로 진행합니다.

1. 모든 계좌의 첫날부터의 명세서와 문서를 수집합니다.
2. Publication 583이 설명하는 방식대로, 가장 오래된 달부터 계좌별로 월별 대사를 합니다. 장부에 빠진 은행 수수료와 아직 처리되지 않은 입금이나 수표를 반영하고 나면 장부와 명세서가 일치해야 합니다.
3. 모든 거래를 분류하고, 자금 조달, 창업자 관련 항목, 계좌 간 이체를 수입과 비용에서 빼냅니다.
4. 급여와 계약자 비용을 해당 보고서를 바탕으로 기록합니다.
5. 발생 항목을 추가합니다. 미지급 청구서, 실현됐지만 청구하지 않은 매출, 선불 요금제의 이연 수익이 해당합니다.
6. SAFE, 노트, 주식 잔액을 서명된 문서와 지분 현황 자료에 맞춥니다.
7. 마감한 각 연도를 그 연도에 제출한 Form 1120과 비교합니다.
8. 대사를 끝낸 달을 마감해 이후의 수정이 그 달에 영향을 주지 않게 합니다.

장부가 밀린 상태에서 신고서 기한이 다가온다면, 먼저 밀린 장부 따라잡기에서 신고서를 낼 수 있는 수준의 정리 방법을 확인하세요.

투자 유치 전에 장부를 발생주의로 바꿔야 하나요?

세법이 모든 스타트업에 발생주의 장부를 요구하지는 않습니다. 다만 현금주의 장부로는 발생주의 장부가 보여 주는 내용을 보여 줄 수 없습니다. 현금주의에서는 수입을 받을 때, 비용을 지급할 때 기록하고, 발생주의에서는 수입을 실현될 때, 비용을 발생할 때 기록합니다(Publication 538). 선불 연간 요금제, 미지급 청구서, 발생 급여는 발생주의 장부에만 나타납니다.

평균 총수입이 $32,000,000 이하인 C corporation이 신고서는 현금주의 방식으로 유지하면서 장부는 발생주의로 쓸 수 있는지, 그리고 세무상 변경이 어떻게 이루어지는지는 현금주의에서 발생주의로 전환하기에서 다룹니다.

투자자 수준의 장부 정리는 무엇을 다루나요? 은행·카드 대사, 급여, 계약자, 선불 요금제도 포함되나요?

투자자 수준의 장부 정리는 손익계산서뿐 아니라 재무상태표의 모든 잔액을 다룹니다. 각 잔액은 외부 문서와 일치하거나, 그 잔액을 설명하는 일정표가 있어야 합니다.

장부 정리 중에 드러난 누락된 Form 1099, 급여 신고, 주 등록은 장부 관리가 아니라 세금 신고 문제입니다. 투자자 실사 전 세무 정리를 참고하세요.

SAFE, 노트, 창업자 주식은 지분 현황 자료와 맞도록 장부에 어떻게 표시해야 하나요?

SAFE와 노트 자금은 매출이 아니라 자금 조달입니다. 재무상태표에 계약별로 한 줄씩 또는 보유자별 일정표로 기록하고, 서명된 문서의 날짜와 금액을 함께 적습니다. 컨버터블 노트는 약정 조건에 따라 발생 이자도 기록합니다. 창업자 주식은 창업자가 낸 금액과 같은 액수의 주식과 자본잉여금으로 표시하며, 약속만 하고 내지 않은 금액은 별도로 기록해야 합니다.

장부의 SAFE, 노트, 자본잉여금 합계는 지분 현황 자료와 서명된 문서에 나타난 투자액과 같아야 합니다. SAFE를 부채로 볼지 자본으로 볼지, Form 1120 Schedule L의 어디에 기재할지는 SAFE와 컨버터블 노트에서 다룹니다. SAFE 자금이 들어온 뒤 창업자 주식을 발행했다면 SAFE 이후 발행한 창업자 주식을 참고하세요.

창업자가 개인 카드로 회사 비용을 냈습니다. 장부에서 어떻게 바로잡나요?

각 비용을 발생일 기준으로 영수증과 사업 목적과 함께 회사 장부에 기록하고, 그 금액을 창업자에게 줄 돈으로 처리합니다. 그다음 잔액을 세 가지 중 한 가지로 정산합니다. 상환하거나, 창업자의 서면 대여금으로 처리하거나, 그 대가로 주식을 발행하는 것입니다.

• 상환: 사업에 종사하는 법인 임원은 직원입니다(Publication 15). 상환액은 정산 가능 플랜(accountable plan)에서만 급여에서 제외됩니다. 비용이 법인을 위해 일하는 중에 낸 사업 비용이어야 하고, 창업자가 합리적인 기간 안에 증빙하며, 초과분을 돌려주어야 합니다. 비용 발생 후 60일 이내에 낸 영수증은 항상 기한 내로 인정되고, 그보다 오래된 영수증은 사실관계에 따라 달라집니다(Publication 463). 그렇지 않으면 그 지급은 급여입니다.
• 대여금: 조건이 있는 서명된 노트를 쓰면 그 잔액은 부채가 되며, 지분 현황 자료에는 나타나지 않습니다.
• 주식: 주식을 받는 대가로 출자하면 지분 현황 자료가 바뀌며, 별도의 세금 규정이 적용됩니다.

회사 계좌에서 개인 지출을 낸 경우는 반대입니다. 각 건을 창업자가 갚아야 할 돈으로 기록한 뒤 상환받거나 보수로 처리합니다. Publication 583은 처음부터 사업용 계좌를 따로 두라고 안내합니다. 창업자가 법인 설립 전에 낸 비용은 다른 규정을 따릅니다. 출시 전 스타트업 비용을 참고하세요.

정리한 장부는 이미 제출한 Form 1120과 일치해야 하나요?

신고서는 장부에서 나오므로 둘은 일치하거나 차이가 설명되어야 합니다. Form 1120 작성 안내는 Schedule L의 재무상태표가 법인의 장부 및 기록과 일치해야 한다고 하며, Schedule M-1은 장부상 소득을 과세소득으로 조정합니다(연말 총자산이 $10,000,000에 이르면 Schedule M-3를 대신 사용합니다). 총수입과 연말 자산이 모두 $250,000 미만인 법인은 Schedule K 13번 질문에 "예"로 답해 Schedule L, M-1, M-2를 생략할 수 있지만, 소득과 공제는 여전히 장부에서 나옵니다.

장부 정리로 이미 제출한 연도의 과세소득이 바뀐다면, 법인은 Form 1120-X를 제출해야 할 수 있습니다. 환급 청구는 대체로 원 신고서를 제출한 날부터 3년 이내 또는 세금을 납부한 날부터 2년 이내 중 늦은 날까지 해야 합니다(Form 1120-X 작성 안내). 손실이 바뀌면 이후 연도로 이월되는 손실도 바뀝니다. 스타트업의 순영업손실을 참고하세요. 신고서를 현금주의에서 발생주의로 바꾸는 것은 Form 1120-X가 아니라 Form 3115로 하는 회계 방식 변경입니다.

주요 투자자가 나중에 감사를 요구하면 어떻게 되나요?

장부 정리는 감사가 아닙니다. 감사는 독립된 감사인이 잔액을 검증하는 별도의 업무입니다. 대사를 끝낸 달, 모든 잔액의 일정표, 서명된 자금 조달 문서, 보관한 증빙이 있으면 감사인에게 출발점이 됩니다. 증빙은 신고서에 관련될 수 있는 기간 동안 보관하세요(26 CFR 1.6001-1(e)). 대체로 신고 후 3년이며 고용세 기록은 4년이고(IRS), 손실 연도는 그 손실이 이후 신고서로 이월되는 동안 더 오래 보관합니다.

예시

이 예시는 이해를 돕기 위한 가상의 경우이며, 금액은 미국 달러입니다.

8개월치를 스프레드시트로 관리하고, 3개월 뒤 시드 라운드가 있는 경우

한 법인이 여덟 달 치 장부를 스프레드시트로 관리했습니다. 2월에 받은 $1,200,000 SAFE 자금이 매출로 입력되어 있습니다. 은행·카드 계좌가 세 개이고 거래는 약 1,500건입니다. 장부 정리에서는 $1,200,000을 SAFE 잔액으로 옮기고, 여덟 달 동안 각 계좌를 월별로 대사하고, 급여 보고서를 바탕으로 급여를 기록하고, 월말마다 미지급 청구서를 추가합니다. 매출은 $1,200,000 줄어들고, 재무상태표에는 지분 현황 자료에 있는 SAFE가 나타납니다.

연간 선결제 $300,000의 발생주의 장부

고객이 한 역년 동안 12개월 요금제 $300,000을 선결제했습니다. 1월 1일 시작이 $50,000, 7월 1일 시작이 $250,000입니다. 현금주의 장부는 매출 $300,000을 보여 줍니다. 발생주의 장부는 올해 실현된 매출 $175,000($50,000과 $250,000의 절반)과 내년에 실현될 이연 수익 $125,000을 보여 줍니다.

창업자가 개인 돈으로 회사 비용 $40,000을 낸 경우

창업자가 법인 설립 후 개인 카드로 소프트웨어, 출장, 법률 비용 $40,000을 냈습니다. 장부 정리에서는 각 청구서를 날짜와 영수증과 함께 기록하고, 창업자에게 줄 금액으로 처리합니다. 그다음 이사회가 정산 방법을 고릅니다. 정산 가능 플랜으로 상환하거나, $40,000 대여금에 대한 노트에 서명하거나, $40,000에 해당하는 주식을 발행하는 것입니다. 어느 쪽이든 영수증은 장부와 함께 보관합니다.

상황이 다르신가요?

• 신고서 기한이 다가오는데 장부가 밀려 있다면: 밀린 장부 따라잡기를 참고하고 장부 관리 지원을 받아 보세요.
• 장부 정리로 이미 제출한 Form 1120이 바뀐다면: 법인 세무 지원으로 비교하고 정정하세요.
• 신고서를 발생주의로 바꿔야 한다면: 현금주의에서 발생주의로 전환하기를 참고하세요.
• 투자자가 요청 목록을 보냈다면: 실사에서 투자자가 요청하는 재무 기록을 참고하세요.
• 고객이 연간 요금제를 선결제한다면: SaaS 구독의 이연 수익을 참고하세요.
• SAFE나 노트의 세무 처리를 확정해야 한다면: SAFE와 컨버터블 노트를 참고하세요.
• 장부 정리 중에 누락된 신고가 드러났다면: 투자자 실사 전 세무 정리를 참고하세요.
• 창업자가 법인 설립 전에 비용을 냈다면: 출시 전 스타트업 비용을 참고하세요.
• 라운드가 마감되고 이사회가 월별 보고서를 원한다면: 투자자와 이사회를 위한 월별 재무제표를 참고하고 지속적인 장부 관리 지원을 받아 보세요.