Kredi Kartı Bahşişleri: Gelir mi, Borç mu, Nasıl Kaydedilir

Kredi kartı bahşişleri gelirim mi, yoksa borç mu (ödenecek bahşişler)?

Müşterinin kartla eklemeyi seçtiği bahşiş işletmenin geliri değildir. Çalışana aittir; bu yüzden işletme, ödeyene kadar onu genellikle ödenecek bahşişler adı verilen bir borç olarak tutar. IRS, bahşişlerin işverene ödenmediğini ve işverenin brüt hasılatına girmediğini söyler; ABD Çalışma Bakanlığı da işverenin çalışanlarının bahşişlerini kendinde tutamayacağını söyler. “Ödenecek bahşişler”, bu bakiye için kullanılan bir muhasebe etiketidir, IRS'nin öngördüğü bir hesap değildir.

İki şey ödenecek bahşişlere girmez. Müşterinin ödemek zorunda olduğu bir ücret bahşiş değil servis ücretidir ve gelirdir (servis ücreti bölümüne bakın). Serbest çalışan bir kişinin kendi bahşişleri ise genellikle Schedule C'de işletme gelirdir.

Çalışan değil de bağımsız yüklenici ise bahşişler bordrodan geçmez. İşletme bunları bahşişli meslek koduyla Form 1099-NEC veya 1099-MISC üzerinde bildirir; kart işlemcisi veya ödeme uygulaması da kendi ödemelerini Form 1099-K'da bildirebilir (IRS). Kimin hangisi sayıldığı için bkz. koltuk kirası veya komisyonlu kuaförler.

Satışlarınız zaten bahşişleri içeriyorsa, ödenecek bahşişler bakiyesi sürekli büyüyorsa, kart bahşişleri kasadan ödeniyorsa, hiç bordroya girmediyse, POS bahşiş toplamı ile bordro bahşiş toplamı farklıysa, çalışanlar havuzu paylaşıyorsa ya da zorunlu bir ücret “gratuity” olarak etiketlenmişse durum basit değildir. Başlamadan önce POS bahşiş raporunu, bordro listesinin bahşiş sütununu, işlemci hesap özetlerini ve yazılı bahşiş politikasını hazırlayın.

Bahşişli kartlı satışı nasıl kaydederim (yevmiye kaydı)?

Tek bir kart tahsilatı için satışı, satış vergisini ve bahşişi ayrı alacak kalemleri olarak kaydedin. Tahsilatın tamamı, para hesaba gelene kadar bir kart geçiş hesabında durur.

Bahşişler işletme gideri değildir, çünkü müşterinin çalışanlara aktarılan parasıdır; yalnızca işletmenin bunlar üzerindeki kendi bordro vergisi giderdir. Rakamlı bir kafe örneği Örnek bölümündedir. Günlük POS kaydı için bkz. günlük POS satışlarının kaydı; ücret ve bahşişler düşülmüş net gelen yatışlar için bkz. ücret ve bahşişler düşülmüş yatışlar.

İşlemcinin Form 1099-K belgesi, ücretler düşülmeden önceki brüt kart ödemelerini bildirir; bahşişler bu tutarın içindedir. Kutu 1c nakit bahşişleri gösterebilir, ancak kanunun bahşiş kuralı ödeme uygulamaları gibi üçüncü taraf tahsilat kuruluşlarını anar (26 U.S.C. 6050W(a)(3)); bu yüzden bir kart işlemcisinin kutusu boş veya eksik olabilir. Bahşişleri POS bahşiş raporundan alın. Bu formdan veya banka yatışlarından oluşturulan gelir, bahşişler ve satış vergisi düşülene kadar fazla görünür; bkz. satışlar, ödemeler ve Form 1099-K mutabakatı.

Bahşişler zaten satışlara girmişse onları çıkarın: bahşişlerin düştüğü hesaba (genellikle satışlar) borç, ödenecek bahşişlere alacak yazın. Ödeme ücret gideri olarak kaydedilmişse onu da çıkarın; böylece bahşişler üzerindeki kâr değişmez. Yüksek satış rakamını kullanmış bir beyanname gözden geçirilmeyi gerektirebilir; hangi ayların etkilendiğini söyleyemiyorsanız yardım almanın zamanı gelmiştir.

Kart bahşişlerini çalışanlara ne zaman ödemeliyim?

Olağan maaş gününe kadar. ABD Çalışma Bakanlığı, borçlu olunan tutarın en geç olağan maaş gününde ödenmesi gerektiğini ve işletme kart şirketinden geri ödeme beklerken tutulamayacağını söyler.

Bahşişleri toplayıp yeniden dağıtan işveren için yönetmelik aynı ölçütü koyar: bahşişlerin toplandığı iş haftasının olağan maaş günü veya ödeme dönemi birden fazla iş haftasını kapsıyorsa o dönemin maaş günü. Tutarlar bordro çalışmadan önce bilinemiyorsa bu maaş gününden sonra mümkün olan en kısa sürede ödenir. Ödenecek bahşişler bakiyesi, bordroya henüz girememiş son günlerin dışında, bir maaş gününü aşmamalıdır. Eyalet ücret hukuku kendi zamanlamasını belirleyebilir. Yıl sonunda ödenecek bahşişler bakiyesi bulunması normaldir. Bordro vergisi bakımından bahşişler, çalışan bunları işverene bildirdiğinde ödenmiş sayılır (Publication 15); Ocak'ta ödenen Aralık ücretleri için bkz. yıl sonunda tahakkuk eden bordro.

Kart işlem ücretini bahşişten düşebilir miyim?

Yalnızca kart şirketinin bahşişin kendisinden aldığı ücreti ve yalnızca eyalet hukuku izin veriyorsa. ABD Çalışma Bakanlığı, işverenin ödediği bahşişleri kart şirketinin bu bahşişlere uyguladığı işlem ücretinden fazla azaltamayacağını söyler. Ayrıca bazı eyaletlerin kredi kartıyla verilen bahşişlere ilişkin daha koruyucu kanunları olabileceğini belirtir; bu yüzden bir şey düşmeden önce eyaletinizin kuralına bakın.

Eyaletiniz kesintiye izin veriyorsa yalnızca bahşişe düşen ücreti kesin; bunu söyleyen yazılı bir bahşiş politikası anlaşmazlıkları önler. Sonra bahşişlere düşen ücreti işlemci ücretlerinden ödenecek bahşişlere taşıyın ve bahşişi bu ücret düşülmüş halde ödeyin. Eyaletiniz izin vermiyorsa bahşişlere düşen ücret işletme gideri olarak kalır ve bahşişin tamamı çalışanlara gider. Bahşişten yalnızca bahşiş tutarına düşen ücret kesilebilir; satışa ve satış vergisine düşen ücret işletmede kalır.

Bahşişler bordrodan geçer mi; neyi keser ve bildirirsem?

Uygulamada evet. IRS, işletmenin çalışanlara ödediği kart bahşişlerini nakit bahşiş sayar. Bir işverenden bir ayda $20 veya daha fazla nakit bahşiş, Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisi bakımından ücrettir ve genellikle gelir vergisi stopajına tabidir. Kuralları karşılamanın pratik yolu, kart bahşişlerini maaş bordrosunda ayrı bir satır olarak ödemektir; böylece stopaj ve bildirim bunlarla birlikte yapılır.

W-2'deki bahşiş satırları, çalışanın nitelikli bahşişler için olası bir indirim talep etmesini sağlar; zorunlu servis ücretleri nitelikli bahşiş değildir. Bahşişli bir çalışan size güncellenmiş bir Form W-4 verirse, Publication 15-T'yi kullanarak ona göre stopaj yapın (Publication 15). 2026 Form W-2 talimatları, 12. kutuda TP kodunu ve 14b kutusunda meslek kodunu ister.

Zorunlu servis ücreti veya otomatik gratuity bahşiş midir?

Hayır. Bir ödeme, ancak müşteri onu gönüllü olarak ödemeye karar verir ve tutarı kendisi belirlerse bahşiştir. Kalabalık grup için otomatik eklenen ücret, sözleşmede zorunlu kılınan bir gratuity ya da müşteriyi sıfırın üzerinde bir bahşiş seçmeye zorlayan ödeme ekranı servis ücretidir (IRS). İşletmenin verdiği ad bunu belirlemez (Revenue Ruling 2012-18). Yalnızca bahşiş tutarları öneren, müşterinin istediği tutarı veya hiçbir tutarı yazabildiği bir hesap pusulası bahşiş doğurur.

Servis ücreti, çalışanlara tamamını, bir kısmını veya hiçbirini ödese de işletmenin gelirdir. Federal vergi kuralı budur. Eyalet ücret hukuku daha ileri gidebilir: örneğin New York, işverenin gratuity olduğu ileri sürülen bir ücreti kendinde tutmasını yasaklar (Labor Law 196-d). Herhangi bir kısmını tutmadan önce eyaletinizi kontrol edin. Servis ücretlerinde satış vergisi eyalete göre değişir: bkz. restoran satış vergisi ve POS mutabakatı.

Sahipler ve yöneticiler bahşişleri tutabilir veya bahşiş havuzundan pay alabilir mi?

Genel olarak, çalışanların bahşişlerinden alamaz. Federal kanun, işverenin çalışanların bahşişlerini hiçbir amaçla tutamayacağını, yönetici veya amirlerin herhangi bir kısmı tutmasına izin vermenin de buna dahil olduğunu söyler (29 U.S.C. 203(m)(2)(B)). İşveren ile yöneticiler veya amirler bir bahşiş havuzundan hiçbir şey alamaz (29 CFR 531.54). Bir yönetici veya amir, doğrudan ve yalnızca kendisinin sunduğu hizmet için müşterilerden doğrudan aldığı bahşişleri tutabilir (29 CFR 531.52).

Havuza kimlerin girebileceği asgari ücret yöntemine bağlıdır. İşveren daha düşük bir nakit ücret ödeyip bahşişleri asgari ücrete sayıyorsa (Form 8846 kredisi değil, ücret hukukundaki bir bahşiş kredisi), havuz alışılmış ve düzenli olarak bahşiş alan çalışanlarla sınırlıdır. Tam asgari ücreti ödeyip hiçbir bahşişi ona saymıyorsa havuza aşçılar ve bulaşıkçılar da girebilir (29 CFR 531.54). Bir çalışanın havuzdan aldığı tutarlar o çalışan için bahşiştir (IRS) ve diğer bahşişler gibi bildirilir ve bordrodan geçirilir. Eyalet hukuku daha sıkı olabilir.

Vardiyada çalışan bir sahip de kapsama girer. Gerçek bir en az %20 sermaye payına sahip olan ve işletmeyi fiilen yöneten sahip, yönetici veya amir sayılır (29 CFR 541.101, ABD Çalışma Bakanlığı): sahip yalnızca müşterilerin tek başına sunduğu hizmet için doğrudan verdiği bahşişleri tutabilir ve havuzdan alamaz. Bu eşiğin altında konu olgulara bağlıdır; bu yüzden bir sahibe ödeme yapan havuz gözden geçirilmelidir.

Form 8027 vermem gerekir mi ve Form 8846 kredisi nedir?

Form 8027 yalnızca büyük bir yiyecek ve içecek işletmesi içindir: 50 eyalette veya DC'de yiyecek ya da içeceğin işletmede tüketildiği (fast food değil), bahşişin alışılmış olduğu ve işverenin geçen yıl tipik bir iş gününde normalde 10'dan fazla çalışanı bulunduğu bir işletme (talimatların çalışma sayfası bunu çalışan saatine çevirir; yeni bir işletme bunun yerine ardışık herhangi iki ayla test edilir). Self-servis tarzı bir işletmede ya da paket servis dışındaki satışların en az %95 kısmında %10 veya daha yüksek servis ücreti uygulanıyorsa bahşiş genellikle alışılmış değildir; bu yüzden zorunlu servis ücretlerine dayanan bir işletme bu formu vermeyebilir. Form 8846 bir kredidir, beyan yükümlülüğü değildir.

Kaynaklar: Topic 761, Form 8027 talimatları, Form 8846 hakkında ve form ile talimatları.

Kredi için bahşişler üzerinden fiilen ödenmiş veya tahakkuk etmiş işveren Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisi gerekir; bu yüzden hiç bordrodan geçmemiş bahşişler, işveren vergisi ödenene veya tahakkuk edene kadar, örneğin bir IRS bildirimi ve talebinden sonra, kredi sağlamaz (Revenue Ruling 2012-18). Kredi ayrıca o işveren vergisi için yapılan gelir vergisi indirimini de azaltır. İşveren bunun yerine krediyi talep etmemeyi seçebilir (26 U.S.C. 45B(d)); bu seçim ilk veya düzeltme beyannamesinde yapılır ve böylece indirim azalmaz. Ortaklık veya S şirketi Form 8846'yı verir ve krediyi Schedule K üzerinden sahiplerine aktarır; diğer işletmeler genel işletme kredisinin parçası olarak Form 3800'e taşır. Kuaför bir yiyecek ve içecek işletmesi değildir, bu yüzden Form 8027 ona uygulanmaz, ancak Form 8846 uygulanabilir. Kuaför ücret yapıları için bkz. koltuk kirası veya komisyonlu kuaförler.

POS bahşişleri neden bordro bahşişleriyle tutmuyor ve ödenecek bahşişleri nasıl sıfırlarım?

Ödenecek bahşişler, tahsil edilen kart bahşişlerinden ödenen kart bahşişlerinin çıkarılmasına eşit olmalıdır. Eşit değilse, kısa bir neden listesi farkın çoğunu açıklar.

Bakiyeyi sıfırlamak için:

1. Bakiyenin en son tuttuğu tarihten veya defterlerin ilk gününden itibaren olan dönemi seçin.
2. POS bahşiş raporundan kart bahşişlerini günlere göre ekleyin.
3. Bordroda ödenen kart bahşişlerini (listedeki bahşiş sütunu), fişlerle nakit ödenen kart bahşişlerini ve izin verilen yerde kesilen ücreti çıkarın.
4. Kalanı yukarıdaki tabloyla açıklayın. Tahsil edilip hiç ödenmeyen bahşişler genellikle yine onları kazanan çalışanlara aittir ve bunları ödemek stopajlı bir bordro işlemidir. Eski bir bakiye veya ayrılmış çalışanlar için zamanlama ve eyaletlerin sahipsiz mal (unclaimed property) kuralları olguların durumuna bağlıdır.

Sıfır görünsün diye eski bir bakiyeyi gelire aktarmayın. İşveren bahşişleri hiçbir amaçla tutamaz (ABD Çalışma Bakanlığı); bu yüzden artan bakiye bir gelir kaydı değil, bir açıklama gerektirir.

Önceki bordro bahşişleri dışarıda bıraktıysa verilmiş Form 941 ve W-2'lerin düzeltilmesi gerekebilir. Ne kadar geriye gidileceği çalışanların ne bildirdiğine ve işletmenin ne kestiğine bağlıdır; düzeltme adımları için bkz. bordro hatasını düzeltme.

Ödenmeyen bordro vergisi kişisel bir yük de olabilir. Şahıs işletmesi sahibi, işletmenin bordro vergisini doğrudan borçlanır. Bordro vergisini bilerek tahsil edip aktarmayan sorumlu bir kişi, ödenmemiş çalışan vergisini şahsen borçlanabilir (26 U.S.C. 6672, trust fund recovery penalty); IRS'nin bunu tarh etmek için genellikle 3 yıl süresi vardır ve bu süre, beyan tarihinden veya bir sonraki 15 Nisan tarihinden hangisi sonraysa ondan başlar; verilmemiş bir beyannamede sınır yoktur. Bkz. atlanan bordro vergileri. Birçok ayı kapsayan bir bakiye, yardım almanın zamanıdır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD dolarıyla verilmiştir.

Bir kafenin bahşişli haftalık kart satışları

Bir kafe bir haftada kartla $12.300 tahsil eder: $10.000 yiyecek, $800 satış vergisi ve $1.500 gönüllü bahşiş. İşlemci her tahsilattan %3 alır; toplam $369, bunun $45'i bahşişler üzerindendir.

Gelir $10.000'dir. Bahşişler satışlara hiç girmez. Eyalet ücret kesintisini yasaklıyorsa çalışanlara $1.500'ün tamamı ödenir ve $45 gider olarak kalır.

Bahşişleri kasadan ödeyen bir kuaför

Stilistleri çalışan olan bir kuaför, ayda $2.000 kart bahşişini kasadan nakit öder ve hiçbirini bordroda tutmaz. Bir yılda bu, stopajsız, üzerinden bordro vergisi ödenmemiş ve çalışanların W-2'lerinde görünmeyen $24.000 bahşiş eder. Hata nakit olması değil, bahşişlerin bordrodan dışarıda bırakılmasıdır. Her ay $2.000 ödenecek bahşişlere kaydedilmeliydi; nakit veya maaşla ödenen bahşişler de bordroda, stopaj ve bildirimle birlikte bildirilmiş bahşiş olarak yer almalıydı. Geçmiş aylar için verilmiş bordro formlarının düzeltilmesi gerekebilir; ne kadar geriye gidileceği çalışanların kuaföre ne bildirdiğine bağlıdır.

Bir restoranın zorunlu servis ücreti

Bir restoran, altı veya daha fazla kişilik gruplara otomatik %18 servis ücreti ekler: ayda $900. Bu ücret gelirdir, kendi satış satırındadır. Bunun $600'ünü servis personeline ödüyorsa bu ödeme bahşiş değil, bordro üzerinden ücrettir. Bir müşteri hesaba gönüllü bahşiş olarak ekstra $50 yazarsa bahşiş doğar ve bu $50 ödenecek bahşişlere gider. Ücret için eyaletin satış vergisi kuralı ayrıca kontrol edilir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Gelirinize bahşişler dahil ya da ödenecek bahşişler aylardır büyüyor: bakiyeyi sonraki beyannameden önce muhasebe desteğiyle POS raporlarından, işlemci hesap özetlerinden ve bordro listesinden yeniden kurun.
• Bahşişler bordrosuz nakit ödendi veya işletmede tutuldu ya da POS ile bordro bahşişleri hâlâ tutmuyor: verilmiş bordro formlarının düzeltilmesi gerekebilir. Bkz. bordro hatasını düzeltme ve atlanan bordro vergileri; önce bahşiş kayıtlarını muhasebe desteğiyle yeniden kurun.
• Bir çalışan veya eyalet ödenmemiş bahşişleri soruyor ya da bir havuz sahibe veya yöneticiye ödeme yapıyor: bunlar federal ve eyalet ücret hukukuna ve kayıtlarınıza bağlıdır. Kayıtlarınızı muhasebe desteğiyle düzene sokun; hukuki soruyu ücret ve çalışma saatleri konusunda uzman bir avukata götürün.
• Kartla yapılan para yatışlarınız ücret ve bahşişler düşülmüş net geliyor: bkz. ücret ve bahşişler düşülmüş yatışlar.
• Koltuk kiracılı veya komisyonlu stilistleri olan bir kuaför işletiyorsunuz: bkz. koltuk kirası veya komisyonlu kuaförler.
• Bahşişlerin ve servis ücretlerinin satış vergisi işlemine ihtiyacınız var: bkz. restoran satış vergisi ve POS mutabakatı.
• Bordronun kendisini kaydetmeniz gerekiyor: bkz. bordro yevmiye kayıtları.
• Henüz bordronuz yok: bkz. bordro kurulumu.