Restoran Satış Vergisi Mutabakatı: POS, Otomatik Ödeme, Beyanname

POS'u, otomatik ödeme çekimlerini, beyannameyi ve defterleri nasıl eşleştiririm?

Aynı dönem ve aynı lokasyon için dört kaydı şu sırayla eşleştirin: POS satış ve vergi raporu, verilen beyanname, banka çekimleri, ardından defterler. Bilinen kısa bir fark listesi dışında her halka birbiriyle uyuşmalıdır. Fark bu listede yoksa arkasındaki vergili satırları bulun; ödenecek tutarı eşleşsin diye değiştirmeyin.

Bir otomatik ödeme hizmeti beyannameyi POS verilerinizden hazırlıyorsa beyanname çoğunlukla POS raporuyla aynı çıkar. Bu eşleşme pek bir şey kanıtlamaz: yanlış bir ürün ayarı veya oran her ikisine de yansır. POS'u eyaletinizin kurallarına göre test edin.

Form 1099-K, kart ve ödeme uygulaması toplamlarını aylık olarak, ücretler, iadeler ve iskontolar düşülmeden, işlemin tamamı üzerinden bildirir; bu nedenle vergiye tabi satış rakamı değildir. Tutarlar eşleşmiyorsa bkz. satışların ve ödemelerin mutabakatı.

Satış vergisi eyalet ve yerel bir vergidir; bu yüzden aynı POS kurulumu bir eyalette doğru, başka bir eyalette yanlış olabilir. Bu sayfa örnek olarak California, Pennsylvania ve Texas'ı kullanıyor. Başka bir eyalet için o eyaletin gelir idaresinin restoran rehberini bulun ve aynı soruları yanıtlayın. Bir ayarı değiştirmeden önce kendi eyaletinizin kuralını doğrulayın.

Şu durumlarda mesele basit değildir: çekimler, POS toplamları ve beyannameler iki veya daha fazla dönemde yuvarlamadan fazla farklıysa, birden fazla lokasyon, teslimat veya online sipariş platformu ya da zorunlu servis ücreti varsa ya da eyaletten bildirim geldiyse. POS satış ve vergi özetlerini, ödeme onaylarıyla birlikte verilen her beyannameyi, hesap özetlerini, platform ekstrelerini ve eyalet bildirimlerini toplayın. Sizin yerinize bir hizmet beyanname veriyorsa, verilen her beyannamenin ve ödeme onayının kopyasını isteyin; eyaletinizin online hesabı varsa onunla da karşılaştırın.

Topladığım satış vergisini hangi POS raporu gösterir?

Beyanname dönemi için POS satış ve vergi raporunu alın: ilk gün, son gün ve lokasyon aynı olmalı. Rapor adları POS'a göre değişir (satış özeti, vergi raporu); aşağıdaki satırların hepsini görmek için iki rapora ihtiyacınız olabilir.

Pennsylvania'nın yönetmeliğine göre her mağazanın kayıtları, her gün ve her beyan dönemi için brüt satışları vergiye tabi ve vergiye tabi olmayan satışlar olarak ayırarak ve tahsil edilen vergiyi de göstermelidir. Toplam satışlar ayrıca nakit ve kredi olarak bölünmelidir. Department of Revenue'nun restoran rehberi, verginin toplam satışlardan ayrı gösterilmesi gerektiğini de ekler.

Beyan gününde tüm brüt satışları toplayıp vergi yüzdesini çıkarmam yeterli mi?

Hayır. O dönemin POS vergiye tabi satışlar satırından başlayın, sonra bu satırı eyaletinizin kurallarına göre test edin; çünkü satır ancak ürün ayarları kadar doğrudur. Brüt satışlardan yüzdeyi çıkarmak birkaç nedenle yanlış sonuç verir.

• Rakam vergiyi zaten içeriyor olabilir. O zaman vergiye tabi satışlar, toplamdan oranı çıkarmak değil, toplamı bir artı orana bölmektir. Verginin gerçekten dahil olup olmadığını kontrol edin: Texas, bir tabela ve yazılı açıklama aksini belirtmedikçe verginin ayrı gösterilmesini şart koşar; California ise bir ilan asılıysa içki fiyatını vergi dahil sayar.
• Brüt satışlar vergiye tabi olmayan kalemleri içerir, örneğin isteğe bağlı bahşişleri, muaf kalemleri ve hediye kartı satışlarını.
• Brüt satışlar, eyaletin vergilendirdiği bir servis ücretini dışarıda bırakmış olabilir.
• İskontolar ve ikramlar vergilendirilen tutarı değiştirir.
• Oranlar lokasyona göre farklıdır.

California'nın satıcı izni rehberi sırayı gösterir: kayıtlar tüm satışlardan elde edilen brüt hasılatla başlar, sonra beyannamenin talep ettiği her indirimi belgeler. Çoğu eyalet beyannamesi aynı sırayı izler; bu yüzden kendi eyaletinizin formuna bakın: brüt satışlar eksi eyaletin vergilendirmediği tutarlar vergiye tabi satışlara eşittir; vergi, vergiye tabi satışlar çarpı birleşik orandır (eyalet artı yerel).

Vergiye tabi satışları hangi kalemler değiştirir: bahşişler, servis ücretleri, iskontolar, ikramlar, hediye kartları?

Farkların çoğuna beş kalem neden olur. Eyaletler bunlara farklı davranır.

California satırları Publication 22 (bahşişten ikramlara kadar) ve Publication 73 (hediye çekleri) kaynaklıdır. Texas satırları Comptroller'ın restoran yayınından gelir; yayın daha eskidir, bu yüzden güncel kuralı doğrulayın.

Bahşişlerin ve servis ücretlerinin defterlerde nereye gireceği için bkz. kart bahşişleri: gelir mi, yükümlülük mü.

POS'un tahsil ettiği vergi neden vergiye tabi satışlar üzerinden hesaplanan vergiden farklı çıkıyor?

POS vergisi, fiş fiş hesaplanan verginin toplamıdır. Vergiye tabi satışlar üzerinden hesaplanan vergi ise dönem toplamına tek bir oran uygular. Bir ayar veya varsayım hatalıysa ikisi farklı çıkar. Herhangi bir şeyi değiştirmeden önce vergili satırları listeleyin.

Fazla veya eksik vergi ortadan kalkmaz. California'da borçlu olunandan fazla tahsil edilen vergi müşteriye iade edilmeli veya eyalete ödenip beyannamede bildirilmelidir. Pennsylvania'da yönetmelik, fazla tahsilat müşteriye iade edilmediği sürece satıcının borçlu olunan veya tahsil edilen verginin yüksek olanını aktarmasını ister; çok az vergi tahsil eden satıcı da doğru tutarı ödemekle yükümlüdür. Bu yüzden her farkı eyaletin kuralına göre karara bağlayın, sonra POS ayarını ileriye dönük düzeltin. Verilmiş bir beyanname eyaletinizin düzeltme beyannamesi süreciyle düzeltilir; bu yüzden beyanname hizmetine haber verin. Ne zaman düzeltme beyannamesi gerektiği için bkz. ödenecek satış vergisinin beyannameyle uyuşmaması.

Hangi banka çekimi hangi beyannameye karşılık gelir?

Tarihe göre değil, döneme göre eşleştirin. Son tarihe yakın bir çekim (Pennsylvania ve Texas'ta ayın 20'si, California'da ayın son günü, California ön ödemesi için ayın 24'ü) genellikle biten son dönemin vergisini veya devam eden bir dönem için ön ödemeyi öder. Paranın hangi satışları karşıladığını beyannamenin dönemi belirler; çekim tarihi yalnızca hizmetin ne zaman ödeme yaptığını gösterir.

Kaynaklar: California Publication 73, Pennsylvania REV-717, Texas Comptroller ve ön ödeme yanıtları. California ayrıca işletmenin banka ödemesini son tarihe kadar herhangi bir bankacılık gününe planlamasına izin verir; bu yüzden bir hizmet son tarihten önce çekim yapabilir. Karışık içki izni olan bir Texas restoranı ayrıca iki ayrı aylık karışık içki raporu verir; bu raporları ve ödemelerini de eşleştirin.

Her beyanname için onu ödeyen tüm çekimleri (bir ön ödeme artı bakiye) toplayın ve toplamı, varsa iskontodan sonraki ödenecek tutarla karşılaştırın. Sonra ters yönü de kontrol edin: her çekimin verilmiş bir beyannamesi, her beyannamenin bir çekimi olmalı. Ödemesiz beyanname, beyannamesiz ödeme, iade edilen veya mükerrer çekim ve yanlış döneme uygulanan ödeme uyuşmazlığın olağan nedenleridir. Bir çekim hizmetin kendi ücretini de içeriyorsa o ücret vergi değil, gider kalemidir.

Zamanında beyan iskontosu eşleştirdiğim tutarı değiştirir mi?

İskonto veren bir eyalette evet. POS vergisi ile beyannamedeki vergi iskontodan önce aynıdır. Çekim, beyannamedeki vergiden iskonto düşülmüş tutara eşittir. Orada çekimin tam olarak iskonto kadar eksik olması beklenen bir durumdur.

Her eyalet iskonto vermez; California'nın satıcı izni yayını hiçbirini tarif etmez. Ön ödeme yapan bir Texas mükellefi için beyannamedeki ön ödeme kredisi, ön ödeme iskontosunu geri eklediği için nakit olarak ön ödenen tutardan büyüktür ve %0,5 oranındaki zamanında beyan iskontosu yalnızca bu kredi düşüldükten sonra kalan bakiyeye uygulanır (Form 01-922 talimatları). Böylece ön ödeme ile bakiyenin toplamı, her iki iskonto düşüldükten sonraki ödenecek vergiye eşittir. Geç beyan, ceza eklemenin yanında çekimi de değiştirebilir. İskontonun defterde nereye gireceği satış vergisi tahsilatı ve ödemesi rehberinde anlatılıyor.

Teslimat ve online sipariş satışları beyannamede nasıl yer alır?

Yemeği kimin sattığına bağlıdır; bunu platform sözleşmesi ve eyalet belirler. Perakendeci siz olduğunuzda platformun ödemesi vergiye tabi satış rakamı değildir, çünkü komisyon düşülmüş tutardır.

• Kendi teslimatınız, web siteniz veya kuryeleriniz: vergiyi siz tahsil eder ve beyan edersiniz. Pennsylvania yemeği ve ilgili teslimat ve servis ücretini vergilendirir.
• Sizin acenteniz olarak hareket eden bir platform: California'da restoran perakendecidir ve komisyon düşülmeden satış fiyatının tamamı üzerinden vergi öder. Sözleşme platformu acente yapmıyorsa platform kendi iznine sahip bir perakendecidir ve restoranın ondan yeniden satış belgesi (platformun yemeği yeniden satmak için aldığının kanıtı) alması gerekir. Bir teslimat şirketi ayrıca pazaryeri aracısı sayılmayı seçebilir; seçimi yürürlükte olduğu sürece, işlediği siparişlerin vergisini restoran değil, o öder (Regulation 1684.5). Her uygulamaya seçim yapıp yapmadığını sorun.
• Sizinle sözleşme yapan ve vergiyi tahsil eden bir platform: Pennsylvania'da platform, yemek ve ücretleri üzerindeki vergiyi tahsil edip aktarır. Restoran, ona yapılan satışı muaf bir yeniden satış olarak kabul eder ve platformun sizden aldığı komisyon vergilendirilmez. Kanıt olarak platformun genel muafiyet belgesini (Department, Form REV-1220'yi belirtir) veya vergiyi tahsil ettiğini söyleyen sözleşme maddesini saklayın. Sözleşme yoksa platform size yemek üzerindeki satış vergisini öder; bu siparişler vergiye tabi satışlarınızda kalır.
• Texas: Comptroller, üçüncü taraf satıcılar adına satış veya ödeme işleyen bir pazaryeri sağlayıcısının bu satışlar üzerindeki satış vergisini tahsil edip aktarması gerektiğini söyler. Bir teslimat uygulamasının restoran yemekleri için bu kapsamda olup olmadığını belirtmez; bu yüzden platforma hangi siparişleri vergilendirdiğini sorun.

Her platform sözleşmesini okuyun, siparişleri vergiyi kimin tahsil ettiğine göre ayırın ve her ekstrenin vergi satırını POS ile eşleştirin. Komisyon, ücret ve bahşiş düşülmüş yatırımlar için bkz. ödeme işlemcisi yatırımları.

Bir otomatik ödeme hizmeti benim yerime beyanname verirse sorumlu kim?

California, Pennsylvania ve Texas'ta satış vergisi iznine sahip işletme. California, satıcının doğru tutarı ödemekten sorumlu olduğunu söyler ve bir muhasebecinin kendi online profili altında beyanname vermesine izin verir. Pennsylvania raporlama ve aktarma sorumluluğunun satıcıda olduğunu söyler; yönetmeliği tahsil edilen vergiyi trust fund olarak, yani devlet adına tuttuğunuz para olarak ele alır. Texas, doğru tutarı tahsil etme ve ödemeden sizin sorumlu olduğunuzu söyler.

İşletmenin arkasındaki kişiler de vergiyi borçlanabilir. Şahıs işletmesi sahibi doğrudan borçludur. California'da bir işletme kapandıktan sonra, beyannamelerinden veya ödemelerinden sorumlu bir yönetici, üye, müdür, ortak veya başka bir kişi, ihmal kasıtlıysa, o görevde bulundukları dönemler için müşterilerden tahsil edilen ve ödenmemiş vergiden sorumlu olabilir. Eyalet bildirimini, işletmenin kapandığını öğrendiği tarihten itibaren 3 yıl içinde veya kapandığı tarihten itibaren 8 yıl içinde, hangisi daha erkense, tebliğ etmelidir (6829. madde). Pennsylvania ve Texas'ın sahip ve yöneticilere ilişkin kurallarına bakın.

California, Pennsylvania veya Texas kaynaklarının hiçbiri, bir beyanname hizmetinin satıcının sorumluluğunu üstlendiğini söylemez. Streamlined Sales Tax eyaletleri sertifikalı hizmet sağlayıcıya farklı davranır; bu ve beyanı kimin vermesi gerektiği için bkz. satış vergisi beyanını dışarıya vermek. Hizmetin kendi hataları için size ne borçlu olduğu onunla yaptığınız sözleşmeye bağlıdır. Beyanname sizin olduğu için verilen her beyannameyi POS raporuyla karşılaştırın.

POS raporlarını ne kadar saklamalıyım ve eyaletler bunların neyi göstermesini bekler?

Eyaletinizin belirlediği süre boyunca ve denetim veya anlaşmazlık sürerken daha uzun saklayın. Pennsylvania, her mağaza için cari yılın kayıtlarını ister. Önceki 3 takvim yılı kayıtları da istenir; kayıtlar kâğıt veya elektronik olabilir (Department). California, satış ve kullanım vergisi kayıtlarının en az 4 yıl saklanmasını söyler (Publication 73), Texas ise en az 4 yıl (Comptroller).

California'nın restoran yayını ayrıca ikram edilen kalemlerin yazılı kaydının tutulmasını söyler. POS raporlarını basıldığı haliyle saklayın, çünkü düzeltilmiş bir kopya neyin beyan edildiğini göstermez. Federal kural için bkz. işletme kayıtları ne kadar süre saklanır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tutarlar ABD dolarıdır.

Mart: her şeyin eşleştiği bir kafe

Kafe, birleşik oranı %7 olan bir eyalette ve orada Pennsylvania'dakine benzer bir zamanında beyan iskontosu var: verginin %1'i, aylık beyan verenler için en fazla $25 olmak üzere. Mart ayı vergiye tabi satışları $50.000, dolayısıyla vergi $3.500 eder. POS, vergi dahil $53.500 tahsil edildiğini gösteriyor.

$53.500'den %7'yi çıkarmak $49.755 bırakır; bu, gerçek $50.000'in $245 altındadır ve vergiyi $3.500 yerine yaklaşık $3.483 gösterir. 1,07'ye bölmek $50.000 verir; POS'taki vergiye tabi satışlar satırı da aynı rakamı verir.

Beyanname $3.500 vergi gösterir. İskonto, $35 ile $25'ten düşük olanıdır, yani $25. Otomatik ödeme 20 Nisan'da $3.475 çeker. POS vergisi ($3.500) beyanname vergisine ($3.500) eşittir; çekim ($3.475) ise beyanname vergisinden $25 iskonto düşülmüş tutara eşittir.

Nisan: POS beyannameden $210 fazla tahsil etti

Nisan beyannamesi $50.000 vergiye tabi satış ve $3.500 vergi gösteriyor. POS vergi raporu $3.710 gösteriyor. Vergili satırlar listelendiğinde, $50.000'in dışında kalan ve POS'un %7 oranında vergilendirdiği $3.000 tutarında zorunlu servis ücreti bulunuyor: $210.

Eyalet bu ücreti vergilendiriyorsa beyanname $210 eksik kalmıştır ve dönemin düzeltilmesi gerekebilir. Vergilendirmiyorsa POS ayarı yanlıştır ve $210, eyaletin kuralına göre ele alınacak fazla vergidir. Her iki durumda da cevap vergili satırlarda bulunur; ödenecek tutarı değiştirmekte değil.

Komisyon tutan bir teslimat uygulaması

Bir restoran, bir teslimat uygulaması üzerinden $10.000 tutarında sipariş gönderiyor ve uygulama $2.000 komisyon tutuyor. Uygulama restoranın acentesi gibi davranıyorsa (sözleşme acenteliği kuruyorsa California böyle değerlendirir), uygulama perakendeci olmayı seçip vergiyi kendisi borçlanmadıkça beyanname, uygulamanın ödediği $8.000'den değil, $10.000'in tamamından başlar. Pennsylvania gibi, uygulamanın sözleşme kapsamında vergiyi tahsil edip aktardığı bir eyalette ise restoran, uygulamaya yapılan satışı muaf bir yeniden satış sayar.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Çekimler, POS toplamları ve verilen beyannameler iki veya daha fazla dönemde yuvarlamadan fazla farklı; birden fazla lokasyonunuz veya teslimat uygulamanız var ya da eyaletten bildirim geldi: her dönem için hangi rakamın doğru olduğu, önceki beyannamelerin düzeltilip düzeltilmeyeceği ve POS vergi ayarlarının ile otomatik ödemenin bundan sonra nasıl çalışacağı muhakeme gerektiren konulardır. POS vergi raporlarını, beyannameleri, çekimleri ve platform ekstrelerini muhasebe kayıtları hizmetimize getirin; bildirim geldiyse eyalet denetim rehberine bakın.
• Defterleriniz aylarca geride ve beyannamelerle eşleştirecek bir şey yok: bkz. gecikmiş kayıtları tamamlama.
• Defterlerinizdeki ödenecek satış vergisi verilen beyannameyle uyuşmuyor: bkz. ödenecek satış vergisinin beyannameyle uyuşmaması.
• Beyanname vermediniz, tahmini bir fatura aldınız veya bir sahip tahsil edilen vergiden şahsen sorumlu olabilir: bkz. satış vergisi beyannamelerini vermek.
• Günlük POS satışlarını, bahşişleri ve kart ücretlerini kaydetmeniz gerekiyor: bkz. günlük POS satışlarını kaydetme.
• Satışlarınızın büyük kısmı nakit: bkz. nakit işletmelerde satış kayıtları.
• Bahşişler, bahşiş havuzları veya servis ücretleri birbirine karışıyor: bkz. kart bahşişleri: gelir mi, yükümlülük mü.
• Yemek maliyetini, işçiliği ve satışları tek tabloda görmek istiyorsunuz: bkz. restoran gelir tablosu.