Square Para Yatışı Muhasebe Kaydı: Satış, Ücret, Bahşiş, Vergi

Ücretler, bahşişler ve iadeler düşüldükten sonra Square'den yatan tutarda neler vardır?

Square'in aktarım (transfer) dediği yatan tutar, müşterilerin kartla yaptığı ödemelerden iadeler, ücretler ve Square'in tuttuğu diğer tutarlar çıkarılarak hesaplanır. Bu ödemelerin içinde zaten satış vergisi ve bahşiş vardır; bu yüzden yatan tutar satışlarınızdan küçük de büyük de olabilir ve hiçbir zaman satış rakamı değildir. Square “net total” rakamını toplam tahsilattan ücretler ve diğer kesintiler çıkarılmış hâli olarak tanımlar; Reconciliation raporu da tahsil edilen ödemeleri aktarılan tutarla ilişkilendirir (Square).

Her parçayı kendi satırına, yatan tutarı ise bankaya aktarım olarak kaydedin. IRS, işletme defterlerinin indirimlerin ve kredilerin yanı sıra brüt geliri de göstermesi gerektiğini söyler (IRS). Net yatan tutar, içindeki ücreti, vergiyi ve bahşişleri gizler.

Beş durum işi basit olmaktan çıkarır:

• Aylarca yatan tutarlar gelir olarak kaydedilmiştir; bu yüzden satışlar ücretler kadar eksik, satış vergisi ve bahşişler kadar fazla görünür. Bu en çok beyanname veya kredi başvurusu öncesinde önem taşır.
• Bir satış senkronizasyonu (Square satışlarını muhasebe yazılımınıza kopyalayan uygulama) ve banka akışı (banka işlemlerinin otomatik indirilmesi) ikisi de kayıt oluşturur; gelir iki kez sayılır.
• Square, müşterilerin ödeme yöntemlerinden yalnızca biridir ya da birden fazla lokasyonunuz vardır.
• Kişisel harcamalar, Square'den yatan tutarların geldiği banka hesabından geçer.
• Satış vergisi beyannameleri veya Form 1099-K defterlerle uyuşmaz ya da bir beyanname bu defterlerden verilmiştir.

Başlamadan önce toplayın: satış özeti, CSV olarak dışa aktarılmış aktarım listesi, ücret raporu, banka hesap özetleri ve son satış vergisi beyannamesi.

Bunlardan biri sizin için geçerliyse defterlerin ve onlardan verilen belgelerin yeniden düzenlenmesi gerekebilir. Kayıtları değiştirmeden önce aşağıdaki “Sizin durumunuz farklı mı?” bölümünü okuyun.

Hangi Square raporları yatan tutarı satışlarla eşleştirir?

Her aktarımın içindeki kartlı ödemeleri gösteren aktarım listesiyle başlayın; sonra tahsil edilen ödemeler ile bankaya ödenen tutar arasındaki farkı açıklamak için Reconciliation raporunu kullanın. Square raporları yeniden adlandırabilir veya taşıyabilir; bu yüzden aşağıdaki adları kendi Dashboard'unuzla karşılaştırın.

• Square'in adlandırması muhasebe adlandırması değildir. Square'in “gross sales” rakamı net satışlar artı vergilerdir; “total sales” ise net satışlara vergi, bahşiş ve hediye kartı satışlarını ekler. Defterler için satışı ürün ve servis ücreti satırlarından alın ve bir göstergeyi kopyalamadan önce Square'in tanımını okuyun.
• Satış özeti yalnızca tamamlanan siparişleri sayar. Square, kısmi ödemeleri ve depozitoları dışarıda bıraktığını, her rapor farklı hesaplanıp farklı zamanlandığı için rakamların diğer raporlardan farklı çıkabileceğini söyler. Yatan tutarı aktarım listesi ve Reconciliation raporuyla eşleştirin; satış özetini parçalar için kullanın.

Her raporu indirdiğiniz hâliyle saklayın. Publication 583, kredi kartı satış fişlerini ve banka para yatırma makbuzlarını brüt hasılatın dayanağı belgeler arasında sayar ve çek hesabının her ay mutabakatının yapılmasını söyler.

Net yatan tutar yerine Square brüt satışlarını ve ücretlerini nasıl kaydederim?

Ödemeleri tek bir Square ara hesabı üzerinden kendi hesaplarına kaydedin; sonra yatan tutarı satışlarla değil, bu ara hesapla eşleştirin. Ara hesap (clearing account), aktarım gelene kadar Square'in size borçlu olduğu tutarı tutar. Bu bir izleme yöntemidir, IRS'nin öngördüğü bir kayıt değildir: IRS, gelir ve giderleri açıkça gösteren herhangi bir sistemi kullanmanıza izin verir. Her satışı bir kez kaydedin: bir fatura veya bir senkronizasyon satışı zaten kaydettiyse ödeme ikinci bir satış yaratmaz, ticari alacağı kapatır.

1. Square için tek bir ara hesap açın.
2. Her gün veya dönem için parçaları satış özetinden alın. İadeler düşüldükten sonra Square'in aktaracağı kartlı ödemeler için ara hesabı borçlandırın. Ürünler ve servis ücretleri için satışları, alıcıya yüklenen vergi için ödenecek satış vergisini, personel bahşişleri için ödenecek bahşişleri (sahibin kendi bahşişi gelirdir) ve hediye kartı satıyorsanız hediye kartı borcunu alacaklandırın. Nakit, çek veya sizin çıkardığınız bir hediye kartıyla ödenen satış kartlı ödeme değildir: ara hesap yerine nakit hesabını ya da hediye kartı borcunu borçlandırın. İadelerde satış iadeleri ve düzeltmelerini (satışları silmeden azaltan bir satır), vergi kısmı için ödenecek satış vergisini ve iade edilen bahşiş için ödenecek bahşişleri borçlandırın.
3. Ücretleri borçlandırın ve ara hesabı, Square'in bu ücretler üzerinden aldığı vergi dahil, ücret tutarı kadar alacaklandırın. IRS, bir hizmet için ödediğiniz satış vergisini hizmetin maliyetinin parçası sayar (Publication 334). Square'in tuttuğu diğer tutarları ücretlere değil kendi hesabına kaydedin.
4. Yatan tutarı kaydedin: bankayı borçlandırın ve aktarım tutarı kadar ara hesabı alacaklandırın. Banka akışı yatan tutarı zaten oluşturduysa onu ara hesapla eşleştirin. Satışlara kodlamayın.
5. Ara hesabın hâlâ yolda olana eşit olduğunu kontrol edin: henüz aktarılmamış ödemeler ve henüz bankada görünmeyen aktarımlar, bunların ücretleri ve iadeleri düşülmüş olarak. Ara hesap ancak her şey ulaştığında sıfır olur.

Her ödemeyi satış gününe, yatan tutarı bankanın gösterdiği güne göre tarihleyin. Günde bir özet kayıt işe yarar; bkz. Günlük POS satışlarını kaydetmek.

Kartla verilen bahşişler defterlerde nereye gider ve kime aittir?

Müşterinin kartla eklemeyi seçtiği bahşişler işletmenin geliri değildir. IRS, bahşişlerin işverene ödenen tutar olmadığını ve brüt hasılatının parçası sayılmadığını söyler (IRS); bu yüzden işletme bunları, çoğunlukla ödenecek bahşişler denen bir borç olarak, hak eden personele ödeyene kadar tutar. Kendi bahşişlerinin hepsini kendisi alan serbest çalışan bir kişi istisnadır: IRS bu bahşişlerin genellikle Schedule C üzerindeki brüt hasılatın parçası olduğunu söyler.

Müşterinin ödemek zorunda olduğu bir tutar, örneğin kalabalık gruplara otomatik eklenen bahşiş, bahşiş değil servis ücretidir. Personele ödeme bundan yapılsa bile işletmenin gelirdir; bu yüzden kendi satış satırı olur (IRS, Topic 761). Yalnızca tutar önerip müşterinin istediği tutarı girmesine veya hiçbir şey girmemesine izin veren bir ödeme ekranı bahşiş üretir. Bir ödemenin bahşiş olup olmadığı olgulara bağlıdır; ona bahşiş demek bunu belirlemez.

Bahşişlerin ödenmesi, stopaj ve bahşiş havuzları Kredi kartı bahşişleri: gelir mi borç mu rehberindedir.

Square'in şahsen yapılan satışlarda tahsil ettiği satış vergisini nasıl kaydederim?

Alıcıya yüklenen, sizin tahsil edip eyalete ödediğiniz satış vergisi gelir değildir. Satışlara değil, ödenecek satış vergisine alacak yazın (Publication 334). Eyalete yapılan ödeme bu borcu kapatır; gider değildir.

Square'in Sales taxes raporu ve satış özeti tahsil edilen vergiyi gösterir. Ödenecek tutarı dönem için bu rakamla, beyanname verirken de beyannameyle eşleştirin (Square). İki tuzak:

• Verginin kime yüklendiği. Kanun vergiyi satıcı olarak size yüklüyorsa Publication 334, tahsil ettiğinizi brüt hasılata dahil etmenizi söyler; bu durumda yukarıdaki kayıtlar değişir. Hangisinin geçerli olduğu eyalet kanununa bağlıdır; eyalete ödediğiniz vergiyi nasıl kaydedeceğinizi hazırlayıcınıza sorun.
• Neyin vergiye tabi olduğu. Eyalet kuralları vergi matrahı konusunda farklıdır; bu yüzden belirleyici olan Square raporu değil, eyaletinizin beyannamesidir.

Ödenecek tutarın banka çekimleri ve beyannameyle eşleştirilmesi Restoran satış vergisi ve POS mutabakatı rehberindedir. Beyanname verilmesi ve tahsil edilip ödenmeyen vergiden kimin kişisel olarak sorumlu olabileceği (eyalete göre değişir) Satış vergisi beyannamelerinin verilmesi rehberindedir.

İadeler ve ödeme itirazları sonraki bir yatan tutarda nasıl görünür?

İade, ilk satışın tarihi ne olursa olsun, iadenin yapıldığı dönemde aktarımı azaltır; bu yüzden bir aktarım, açıklayan yeni bir satış olmadan eksik gelebilir. Square raporları iadeleri, yakalandıkları dönemde tahsil edilen ödemelerden çıkarır; Reconciliation raporu da tahsil edilen ödemeler ile aktarılan tutar arasındaki kalemler arasında iadeleri listeler (Square).

• İki iade toplamı. Ödeme yöntemleri raporu iade tutarına vergi ve iskontoları dahil eder. Satış özetinin iadeler satırı vergiyi dahil etmez ve Square'in tutara göre iade olarak raporladığı kısmi veya özel tutarlı iadeleri içermez. Kaydetmeden önce vergiyi satıştan ayırın.
• İadenin kaydı. İadeyi yapıldığı gün, satış iadeleri ve düzeltmeleri olarak kaydedin; iade edilen vergi için ödenecek satış vergisini, iade edilen bahşiş için ödenecek bahşişleri azaltın. Publication 334, satış iadeleri ve düzeltmelerinin müşterilere yapılan nakit veya kredi iadelerini içerdiğini söyler. İadeyi o günün satışlarıyla netleştirmek, iade toplamınızdan gizler. Bkz. İadelerin defterlere kaydedilmesi.
• Ödeme itirazları. Square'in aktarımlar ve raporlar hakkındaki makaleleri, itiraz edilen bir ödemenin aktarıma nasıl yansıdığını söylemez. Bir aktarım, Reconciliation raporundaki hiçbir iade, ücret veya kesintiyle açıklanmayan bir tutar kadar eksikse, Square'den itiraz kaydını alın ve nasıl kaydedeceğinizi hazırlayıcınıza sorun. Farkı satışlara yazarak kapatmayın.

Banka akışı ve Square senkronizasyonu aynı satışı kaydettiğinde gelirin iki kez sayılmasını nasıl önlerim?

Satışlar için tek bir kaynak seçin ve banka akışına tek iş verin: yatan tutarı getirsin ki Square ara hesabıyla eşleştirilebilsin. Bir senkronizasyon veya satış özetinden bir kayıt satışları işlediğinde ve banka akışından gelen yatan tutar da gelire kodlandığında gelir ikiye katlanır.

Nakit esaslı defterler için kaba bir aylık test: Square için kaydedilen gelir, aynı dönemde Square'in tahsil ettiği toplam ödemeleri aşmamalıdır; çünkü vergi, bahşiş ve hediye kartı parası bu ödemelerin içindedir. Satışlar ile yatan tutarların toplamına yakın veya tahsil edilen ödemelerin üzerinde çıkan gelir, çift sayıma işaret edebilir. Tahakkuk esaslı defterlerde önce henüz ödenmemiş faturaları, ayrıca önceki aylarda alınan ön ödemelerden kullanılan hediye kartlarını ve teslim edilen işleri çıkarın.

1. Satış kaynağını seçin: senkronizasyon ya da satış özetinden bir kayıt. İkisi birden olmaz.
2. Banka akışını ara hesaba yönlendirin. Her yatan tutar kendi aktarımının ara hesap kaydıyla eşleşir ve hiçbir zaman gelir satırı oluşturmaz.
3. Ücretleri ve iadeleri de aynı şekilde kontrol edin. Bir senkronizasyon bunları kaydediyorsa ve akış veya elle girilen bir kayıt da kaydediyorsa giderler ikiye katlanır ve kâr küçülür.
4. Her ay kapanmadan önce geliri satış özetiyle karşılaştırın.

Mutabakatı yapılmış, kapatılmış veya iki katına çıkmış gelirle verilmiş bir ay için Defterlerinizde mükerrer gelir rehberindeki adımlar gerekir.

Yatan tutarın zamanlaması, kesim saati ve anlık aktarımlar ay sonumu nasıl etkiler?

Yatan tutar nadiren bir günün ya da bir ayın satışlarına eşittir. Square'in günlük aktarım kesim saatinden sonra alınan ödemeler bir sonraki aktarımla gider; bu yüzden ay sonunda bir miktar para ara hesapta kalır ve ayın satışları ayın yatan tutarlarına eşit olmaz (Square).

• Kesim saati. Bir aktarımda beklediğiniz ödemeler yoksa Square, bunların büyük olasılıkla kesim saatinden sonra alındığını ve sonraki aktarımda olduğunu söyler. Ödemeleri satış tarihine, yatan tutarı banka tarihine göre kaydedin.
• Ay sonu bakiyesi. Ara hesap bakiyesi, son kesim saatinden sonra alınan ödemelere ve Square'in gönderdiği ama bankada henüz görünmeyen aktarımlara, bunların ücretleri ve iadeleri düşülmüş olarak eşit olmalıdır. Bunları listeleyin ve her birini bir sonraki aktarım veya banka yatışıyla eşleştirin.
• Anlık ve aynı gün aktarımları. Bir aktarımın arkasındaki lokasyonu etiketleyen Square aktarım etiketleri bunlarda bulunmaz; bu yüzden tarih ve tutara göre eşleştirin. Bir yatan tutar, listelenen ödemelerden ücretler düşüldükten sonraki tutardan azsa Square'den kesintiyi isimlendirmesini isteyin ve farkı bir yere yazarak kapatmayın.
• Açık siparişler. Hâlâ açık olan bir siparişteki kısmi ödeme, sipariş kapanana kadar satış özetinde yer almaz; ancak Reconciliation raporu kısmi ödemeleri aktarılan tutardaki kalemler arasında listeler. Defterler bu parayı genellikle sipariş kapanana kadar müşteri depozitosu olarak tutar; verginin ne zaman sayıldığı muhasebe yöntemini izler.

Bir satışın hangi vergi yılına düştüğü muhasebe yöntemini izler (Publication 538). Yukarıdaki hediye kartı ve ön ödeme borçları defter kayıtlarıdır: vergi bakımından peşin ödeme genellikle alındığı yıla sayılır ve tahakkuk esaslı bir işletme bir kısmını bir yıl ertelemeyi seçebilir; bu, Form 3115 ile değiştirilen bir muhasebe yöntemidir (aynı yayın). Yıl sonunda Square'in hâlâ elinde tuttuğu paranın alınmış sayılıp sayılmayacağı olgulara bağlıdır. Yıl sonundan önce hazırlayıcınıza sorun. Bkz. Küçük işletmede nakit mi tahakkuk mu.

Form 1099-K, Square satışlarımla nasıl karşılaştırılır?

Form 1099-K'nın 1a kutusu, yılın bildirilmesi gereken kartlı ödemelerinin brüt tutarıdır; iadeler, ücretler, iskontolar veya başka hiçbir tutar için düzeltme yapılmaz (IRS talimatları). Bunu yatan tutarlarla veya net satışlarla değil, müşterilerin Square üzerinden iadelerden önce, vergi ve bahşişler dahil ödediği tutarla karşılaştırın. Yönetmeliğin kendi örneğinde ödeme işleyicisi ücretini keser ve tahsilattan az öder; bildirilen ise tahsilatın tamamıdır (yönetmelik). Ödeme kartı işleyicisi, ödemeler ne kadar az veya küçük olursa olsun formu gönderir (IRS).

Bu kalemlerden sonra fark kalırsa onu satışlara veya başka gelirlere yazarak kapatmayın. Bir ayın, lokasyonun veya hesabın defterlerde eksik olduğu ya da kendi kartınızla okuyucunuzdan geçirdiğiniz tahsilatların forma girmiş olabileceği anlamına gelebilir; bkz. Square'de kişisel kart tahsilatları. IRS ayrıca Form 1099-K'nın satış vergisi gibi sizin hasılatınız olmayan kalemleri içerebileceğini ve tüm hasılatınızı içermeyebileceğini söyler (Publication 334). Hatalı veya mükerrer bir form ayrı bir sorundur: bkz. Hatalı veya düzeltilmiş platform vergi formu. Tüm platformlar için köprü Satışların, ödemelerin ve Form 1099-K'nın mutabakatı rehberindedir.

Square, para almanın birkaç yolundan biriyse ne değişir?

Para almanın her yolu kendi ara hesabını ve kendi raporunu gerektirir; çünkü Square'in raporları yalnızca Square için geçerlidir.

• Nakit ve çekler hiçbir zaman Square aktarımıyla gelmez. Bunları Square'de girerseniz, kasa satışlarını eklemeden önce satış özetinin bunları zaten içerip içermediğini kontrol edin ve ara hesaba değil nakit hesabına kaydedin. Aksi hâlde kasadan ve kasa sayımından kaydedin; bkz. Günlük POS satışlarını kaydetmek.
• Kanallar ve lokasyonlar. Square satış özeti lokasyona, cihaza, kaynağa veya kanala göre gruplanabilir; böylece şahsen, çevrimiçi ve faturalı satışlar kaydedilmeden önce ayrılabilir. Tek banka hesabına bağlı birden fazla lokasyonda Square aktarım etiketleri aktarımları birbirinden ayırır; her aktarım kendi satışlarıyla eşleşsin diye lokasyon başına bir ara hesap tutun veya her satırda lokasyonu belirtin.
• Diğer ödeme işleyicileri, ödeme uygulamaları ve pazaryerleri her biri kendi yöntemini gerektirir ve kendi formunu gönderir. IRS, farklı platformlarda ödeme kabul etmenin birden fazla Form 1099-K anlamına gelebileceğini söyler (IRS). Yöntemler: ödeme işleyicisinden gelen ödemeler, çevrimiçi mağazadan gelen ödemeler ve cüzdan uygulaması üzerinden iş ödemeleri.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Bir kafenin günlük kartlı satışları

Bir kafe $1.000 satış, $80 satış vergisi ve $150 kart bahşişi girer. Verginin alıcıya yüklendiğini ve bahşişlerin personele ait olduğunu varsayın. Müşteriler $1.230 öder. Square $37 ücret keser ve yatan tutar $1.193 olur.

Gelir $1.000 olur ve ara hesap sıfıra döner. $1.193 yatan tutarı satış olarak kaydetmek geliri $193 fazla gösterir ve $37 ücreti gizler. Form 1099-K ise $1.230 tutarın tamamını sayar.

Yatan tutarı eksik bırakan bir iade

Bir güzellik salonu Salı günü vergisiz ve bahşişsiz $100 tutarında bir hizmeti iade eder. Perşembe günkü aktarım $1.500 ödeme listeler ama ücretlerden önce $1.400 öder ve $100 farkı açıklayan yeni bir satış yoktur. Salon iadeyi Salı günü kaydeder: satış iadeleri ve düzeltmelerini $100 borçlandırır, Square ara hesabını $100 alacaklandırır. Perşembe günkü yatan tutar, ücretler kaydedildikten sonra ara hesapla eşleşir.

Geliri iki kez sayan bir dükkân

Bir dükkân, senkronizasyonla $20.000 Square satışı kaydeder. Banka akışı da ayın $19.400 yatan tutarını getirir ve bunlar gelire kodlanır. Gelir $39.400 görünür. $600 farkın tamamı ücretse doğru defterler $20.000 satış ve $600 ücret gösterir; yatan tutarlar ara hesapla eşleşir. Hata geliri $19.400 fazla gösterir ve $600 tutarındaki ücret eksiktir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Aylarca Square'den yatan tutarlar gelir olarak kaydedildiyse, bahşişler ve satış vergisi satışların içindeyse ya da kişisel harcamalar aynı hesaptan geçiyorsa: bu defterlerden verilen bir beyannamede brüt hasılat ve ücretler yanlış olabilir; aynı rakamlarla hazırlanan satış vergisi beyannamesi de hatalı olabilir. Ne kadar geriye gidip yeniden kurulacağı ve verilmiş bir belgenin düzeltilmesi gerekip gerekmediği her yılın neyi bildirdiğine bağlıdır. Satış özetlerini, aktarım listelerini, ücret raporlarını, banka hesap özetlerini ve son satış vergisi beyannamesini getirerek muhasebe kayıtları desteği alın; daha uzun boşluklar için bkz. Gecikmiş defterleri tamamlamak.
• Yukarıdaki kontrollerden sonra satış vergisi beyannameleriniz veya Form 1099-K hâlâ defterlerle uyuşmuyor. Bkz. Ödenecek satış vergisi beyannameyle uyuşmuyor; ardından raporları muhasebe kayıtları desteğine götürün.
• Square yatan tutarlarınızdan vergi kesti veya verdiğiniz vergi kimlik numarasının yanlış olduğunu bildirdi. Yedek stopaj ücret değildir. Gelir vergisi beyannamesinde kesilen vergi olarak mahsup edilir; ortaklık veya S şirketi bunu sahiplerine aktarır ve ödeyene doğru ad ile vergi kimlik numarasını vermek genellikle onu durdurur (Topic 307). Bildirimi ve Form 1099-K'yı bu şekilde kaydedilmesi için muhasebe kayıtları desteğine götürün.
• Zaten verilmiş bir ayda gelir iki kez sayıldı. Bkz. Defterlerinizde mükerrer gelir; ardından verilen yılı muhasebe kayıtları desteğine götürün.
• Form 1099-K hatalı, mükerrer veya yanlış numara altında. Bkz. Hatalı veya düzeltilmiş platform vergi formu.
• Bahşiş alan personeliniz var. Bkz. Kredi kartı bahşişleri: gelir mi borç mu ve Bordro yevmiye kayıtları.
• Birden fazla şirket işletiyorsunuz. Bkz. Birden fazla şirketin defterleri; ardından her şirketin Square raporlarını muhasebe kayıtları desteğine götürün.