Bordro Yevmiye Kaydı: Brüt Ücret, Stopaj ve İşveren Vergisi

Bir bordro dönemi için bordro yevmiye kaydını nasıl yaparım?

Bir bordro dönemi için yevmiye kaydı iki gideri borç yazar: brüt ücret ve işverenin bordro vergileri. Net ücret için bankayı, kesilen veya ödenmesi gereken her vergi için bir yükümlülük hesabını alacaklandırır. Borçlar alacaklara eşittir. Kaydı banka borcundan değil, bordro dökümünden (payroll register) girin; bu, sağlayıcının dönem için her çalışanın brüt ücretini, kesintilerini ve net ücretini gösteren raporudur.

Bordro geçici hesabı geçici bir bekletme hesabıdır: net ücret, dönemi kaydettiğinizde içeri girer, para bankadan çıktığında dışarı çıkar; bu yüzden sıfırda biter.

Brüt ücret çalışanın kazandığı her şeydir; bu yüzden ücretinden kesilen vergi işletmeye eklenen bir maliyet değildir. Yalnızca işverenin kendi vergileri maliyettir. IRS, kesilen gelir vergisine ve çalışanın Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisine, işveren bunları ABD Hazine Bakanlığı adına tuttuğu için “trust fund taxes” (emanet vergiler) der (Publication 15). Bu yüzden bunlar yükümlülük hesaplarında durur, hiçbir zaman gider hesabında durmaz. Ödenmezse IRS, 6672. madde uyarınca bunları bilerek ödemeyen her sorumlu kişiden (yönetici veya ortak gibi) ödenmeyen tutarın %100 oranında ceza isteyebilir (Publication 15, 11. bölüm). IRS bunu genellikle, ücretlerin ödendiği yılı izleyen yılın 15 Nisan günü (beyanname daha geç verildiyse verildiği gün) esas alınarak 3 yıl içinde tarh edebilir; beyanname verilmemişse süre sınırı yoktur (6501. madde; IRS'nin iç el kitabı bunu IRM 5.7.3 içinde uygular). Bkz. trust fund geri alma cezası.

Kayıt şu hâllerde basit değildir:

• Sağlayıcınızın raporu, bankanız ve defterleriniz aynı bordro dönemi için üç farklı tutar gösteriyor.
• Bir çeyreğin Form 941'i W-2 toplamlarıyla veya defterlerinizle uyuşmuyor, sağlayıcının raporu IRS hesabınızda görünmeyen bir yatırım gösteriyor ya da IRS bildirim gönderdi.
• Önceki aylara ait bordro hiç kaydedilmedi veya tek bir gider olarak girildi.
• Çalışanlar birden fazla eyalette çalışıyor, çünkü her eyalet kendi hesaplarını ekler.
• Vergi öncesi kesintiler, vergilendirilebilir yan haklar veya bir S şirketi sahibinin sağlık sigortası nedeniyle bordro dökümündeki brüt ücret, Form 941'deki ücretten farklı.
• Sahipsiniz. İşletmede çalışan bir şirket sahibi çalışandır; bu yüzden ödemesi bu kayıttan geçer, dağıtımlar ise hiçbir zaman geçmez. Publication 15, ortaklara yapılan ödemeleri stopaj ve bordro vergisinden muaf olarak sayar ve kendi hesabına çalışanlar genellikle çalışan değildir; bu yüzden şahıs işletmesi sahibinin veya ortağın kendi aldığı tutar bordrodan geçirilmez (Publication 15).

İlk üçünden biri geçerliyse sonraki dönemi doğru kaydetmek geçmiş dönemleri çözmez. Her biri bordro dökümünden IRS hesabınıza ve başvurulara kadar izlenmelidir. Sonraki adımlar için son bölüme bakın.

Kaydetmeden önce toplayın: dönemin bordro dökümü, sağlayıcının vergi yükümlülüğü raporu, banka satırları ve şimdiye kadar verilen Form 941 ve 940'lar.

Hangi bordro vergileri ücretten kesilir, işveren bunların üstüne neyi öder?

Gelir vergisi, Sosyal Güvenlik ve Medicare çalışanın ücretinden kesilir ve işveren son ikisini eşler. Federal işsizlik vergisi yalnızca işverene aittir ve her eyalet kendi işsizlik vergisini belirler.

Oranlar ve ücret sınırı Publication 15 ve Topic 751 içindedir. Bir çalışanın ücreti sınıra ulaştığında Sosyal Güvenlik durur, ancak Medicare yıl boyunca devam eder. Eyalet vergisi geç ödenirse veya eyalet kredi indirimi uygulanan bir eyaletse FUTA kredisi daha küçüktür; eyaletin işsizlik vergisi dışında bıraktığı ücretlerde (bazı eyaletlerde şirket yöneticilerinin ücreti gibi) ise kredi yoktur (Form 940 talimatları).

Bazı aile ücretlerinde daha az satır vardır. Şahıs işletmesi sahibi veya ortaklarının hepsi çocuğun ebeveyni olan bir ortaklık, 18 yaşından küçük bir çocuğun ücreti için Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisi, 21 yaşından küçük bir çocuğun ücreti için FUTA ödemez. Şahıs işletmesi sahibi eşinin ücreti için FUTA ödemez. Gelir vergisi stopajı yine uygulanır; şirket veya başka herhangi bir ortaklık bu kolaylıklardan hiçbirini alamaz (Publication 15, 3. bölüm; çocuklarınızı işe alma).

Publication 15'te “gelir vergisi” yalnızca federal gelir vergisi anlamına gelir ve eyalet kuralları için işverenleri eyalet veya yerel vergi idaresine yönlendirir. Eyalet stopajı, eyalet işsizlik vergisi ve her yerel vergi, sağlayıcının vergi raporunda adlandırıldığı şekilde kendi yükümlülük hesabını alır. Bazı eyaletler çalışanın ücretinden maluliyet veya ücretli izin katkısı da keser (California, New York) ve birkaçı işsizlik vergisinin bir kısmını da keser (Department of Labor). Ücretten kesilen her şey yükümlülüktür, işveren gideri değildir. Kayıt eyalete göre değişir.

Nakit esası mı, tahakkuk esası mı: ücret ve bordro vergileri hangi tarihe girer?

Kayıt, nakit ve tahakkuk esaslı defterlerde aynı satırlara sahiptir. Yalnızca tarih değişir. Nakit esaslı defterler tüm dönemi, ücret ve işveren vergisiyle birlikte, ödeme tarihinde kaydeder. Tahakkuk esaslı defterler ücreti işin yapıldığı dönemde kaydeder (Publication 538).

Bu sütunlar defterlerdir. Beyanname farklı olabilir: nakit yöntemli beyanname giderleri ödendikleri yılda indirir, tahakkuk yöntemli beyanname istihdam vergilerini genellikle ödendiklerinde indirir (yinelenen kalem istisnası bunu öne çekebilir; yıl sonunda tahakkuk eden bordro bunu açıklar) ve nakit yönteminde sahip gibi ilişkili bir kişiye borçlanılan ücretler yalnızca ödendiğinde indirilebilir (Publication 538). Bu farkı yıl sonunda hazırlayıcınız çözer.

Kesilen vergi nakit esaslı defterlerde de bir yükümlülüktür. Yatırım süresi ödeme tarihinde başlar ve Form 941 yükümlülüğü, tahakkuk veya yatırım tarihine göre değil, ücretlerin ödendiği tarihe göre bildirir (Form 941 talimatları; Publication 15). Form W-2 ücretleri, ödendikleri takvim yılını izler (W-2 talimatları).

Bir ay içinde kalan bir bordro dönemi için tahakkuk gerekmez. Bir ay sonu veya yıl sonunu aşan dönem için bkz. Aralıkta kazanılıp Ocak'ta ödenen ücretler.

Bordro sağlayıcım bankadan tek bir tutar çekiyor. Bunu nasıl bölerim?

Borcu, dönemin sağlayıcı özetini kullanarak net ücrete, vergi tutarına ve sağlayıcının ücretine bölün ve bordro dökümü kaydıyla eşleştirin. Tüm borcu tek bir bordro giderine kaydetmek ücreti olduğundan fazla gösterir, işveren vergisini ve ücreti gizler ve yatırımlarla karşılaştırılacak yükümlülük bırakmaz.

Sağlayıcınız defterlerinize kendi kaydını gönderiyorsa onu açın ve her satırı bu sayfanın başındaki tabloyla karşılaştırın. Gidere kaydedilmiş vergiyi, ücretin içindeki sağlayıcı ücretini ve her şey için tek bir banka alacağını arayın.

1. Dönemin özetini alın. Brüt ücreti, her vergiyi, net ücreti ve sağlayıcı bunu dönemle birlikte faturalıyorsa ücreti gösterir.
2. Kaydı girin: bu sayfanın başındaki tablodan, net ücret için bordro geçici hesabını alacaklandırarak.
3. Banka satırını bölün. Net ücret bordro geçici hesabını kapatır. Her vergi tutarı kendi yükümlülük hesabını borçlandırır. Sağlayıcı ücreti, ücrete veya bordro vergisine değil, bordro ücretleri gider hesabına gider.
4. Bölmeyi kontrol edin. Parçalar banka tutarına kuruşu kuruşuna eşit olmalı ve bordro geçici hesabı her dönemden sonra sıfır olmalıdır.
5. Yatırımları kendi IRS hesabınızda doğrulayın. Banka borcu paranın çıktığını gösterir, verginin IRS'ye ulaştığını değil. Yatırımları bir sağlayıcı yapsa bile işveren genellikle sorumlu kalır ve IRS, sağlayıcı işvereni federal vergi yatırım sistemi EFTPS'ye kaydettiğinde işverenin aldığı Inquiry PIN'i etkinleştirmesini ve hesabı izlemesini önerir (Publication 15, 16. bölüm).

IRS hesabı sağlayıcının raporunda yazanı göstermiyorsa bkz. vergileri ödemeyen sağlayıcı.

Vergi yatırımlarını ve Form 941 ile Form 940 ödemelerini nasıl kaydederim?

Yatırım yükümlülükleri kapatır ve hiçbir zaman ikinci bir gider değildir. Yatırılan tutar kadar her yükümlülük hesabını borçlandırın ve bankayı alacaklandırın. Aynı kayıt Form 941 veya Form 940 ile ödenen bakiyeyi de kaydeder. Sağlayıcınız her dönemle birlikte vergiyi bankanızdan çekip sizin adınıza yatırıyorsa yukarıdaki bölme yükümlülükleri defterlerde zaten kapatmıştır; bu yüzden sağlayıcı ilettiğinde yatırımı yeniden kaydetmeyin. Yatırım IRS'ye ulaşana kadar sorumluluk sizdedir; bu yüzden IRS hesabınızda doğrulayın (Publication 15, 16. bölüm).

Bu geriye dönük inceleme sınırını aşan işverenler haftada iki kez yatırım yapar ve herhangi bir işveren, yükümlülük $100.000 eşiğine ulaştığında bir sonraki iş günü yatırım yapmalıdır. Buna ulaşan aylık yatırım yapan işveren, ertesi günden itibaren o yılın geri kalanı ve bir sonraki yıl için haftada iki kez yatırım yapan olur (Publication 15, 11. bölüm). Kayıt aynıdır. Çizelgeler ve Form 941 ile yapılan küçük bakiye ödemesi bordroyu kendiniz yürütme içinde anlatılır.

Federal yatırımlar elektronik yapılmalıdır (Publication 15, 11. bölüm). Yukarıdaki vade tarihleri Publication 15 ile Form 941 ve Form 940 talimatlarındadır. Her yatırımı tarihi, tutarı ve onay numarasıyla kaydedin. Geç yatırımın ceza ve faizi ayrı bir hesaba gider; böylece bordro vergisi gideri beyannamelerle uyumlu kalır. Atlanan yatırımlar için bkz. bordro vergilerinde geride kalma.

Bir yatırımdan sonra her bordro yükümlülük hesabı ne göstermelidir?

Yatırımdan hemen sonra bir yükümlülük hesabında yalnızca yatırımın kapsamadığı ödeme tarihlerinin vergisi bulunmalıdır. Aylık yatırım yapan bir işverenin ay sonu bakiyesi o ayın vergisidir ve yatırım çıkınca sıfıra iner.

Sağlayıcınız her dönemle birlikte vergiyi çekiyorsa yukarıdaki bölme yükümlülükleri hemen kapatır; bu yüzden her dönemden sonra sıfıra yakın bakiyeler bekleyin. O zaman kontrol, defter bakiyesi değil, IRS hesabınızdır. FUTA, sıfır bakiye kuralının istisnasıdır: küçük bir tutar, eşiği aşana kadar çeyrekten çeyreğe devredebilir (Publication 15, 14. bölüm). Negatif bakiye, kaydedilenden fazla yatırım yapıldığı, bir dönemin atlandığı veya bir yatırımın yanlış hesaba kaydedildiği anlamına gelebilir. Kapanmayan bakiyeler için bkz. kapanmayan bordro yükümlülükleri.

Defterlerimi bordro dökümü, Form 941 ve W-2 toplamlarıyla nasıl eşleştiririm?

Her çeyrekte defterlerdeki bordro toplamları bordro dökümü ve Form 941 ile eşit olmalıdır. Her yıl dört Form 941, Form W-3 toplamlarıyla uyumlu olmalıdır. IRS bunları eşleştirir ve farklıysa işverenle iletişime geçebilir (Form 941 talimatları). IRS'nin yazılı olarak Form 944 vermesini söylediği işveren, onun yerine kendi satır numaralarıyla o yıllık beyannameyle eşleştirir.

Yıllık FUTA toplamı Form 940 ile uyumlu olmalıdır: 12. satır düzeltmelerden sonraki vergi, 13. satır yatırılan tutardır (Form 940 talimatları).

Yıl sonunda dört Form 941'i, W-2'lerle birlikte (son tarih 1 Şubat 2027) verilen Form W-3 ile karşılaştırın. Kesilen gelir vergisi, W-2'lerde olup Form 941'in 3. satırında olmayan, üçüncü taraf hastalık ödemesi yapanın kestiği gelir vergisi dışında W-3 2. kutuyla eşleşmelidir. Ücret satırları 3 ve 5. kutularla eşleşmelidir. Dört Form 941'deki Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisi, Form 941 işveren payını da içerdiğinden W-3 4 ve 6. kutularının yaklaşık iki katı olmalıdır. Mutabakatı saklayın, çünkü IRS veya SSA bir fark hakkında sizinle iletişime geçebilir (W-2 talimatları).

Tablonun açıklamadığı bir fark geçerli bir fark, bir defter hatası (iki kez kaydedilen bir dönem, yanlış çeyrekteki ücretler) veya bir başvuru hatası (yanlış çeyreğe kredilendirilen bir yatırım) olabilir. Herhangi bir şeyi değiştirmeden önce hangisi olduğunu bulun (W-2 talimatları). Bu, kayıtları düzeltip düzeltmeyeceğinizi, düzeltilmiş beyanname (Form 941-X) verip vermeyeceğinizi veya ikisini birden yapıp yapmayacağınızı belirler (Form 941 talimatları). Önceki bir yıla ait düzeltmeler cari yılın W-2'lerinde ve W-3'ünde yer almaz. Defterlerin uyuşması için farkı rastgele bir hesaba atmayın.

Hangi bordro kayıtlarını ne kadar süre saklamalıyım?

Tüm istihdam vergisi kayıtlarını en az dört yıl saklayın. Publication 15 bunları sayar: tüm ücret ödemelerinin tutarları ve tarihleri, her çalışanın kimlik bilgileri ve Form W-4'ü, vergi yatırımlarının tarihleri, tutarları ve onay numaraları ve verilen beyannamelerin kopyaları.

Publication 583 süreyi, verginin vadesinin geldiği veya ödendiği tarihten, hangisi daha sonraysa, itibaren sayar. IRS kayıt tutma sayfası ise dördüncü çeyrek beyannamesinin verilmesinden itibaren sayar. İkisinden daha geç olanı daha güvenli sayımdır. Bazı kredilerin ve eyalet kurallarının ardındaki kayıtlar daha uzun saklamayı gerektirebilir; bkz. bordro kayıtlarının saklanma süresi.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm rakamlar ABD dolarıdır.

Bir çalışan, aylık tek bir bordro dönemi

Bir çalışan ay için brüt $10.000 kazanır. Kesilen federal gelir vergisi: $1.000. Kesilen Sosyal Güvenlik (%6,2) ve Medicare (%1,45) $620 ve $145 olduğundan net ücret $8.235. İşveren aynı $765 eşleşmeyi öder.

İşsizlik vergilerinden önce toplam bordro maliyeti $10.765. Üç yükümlülüğün toplamı $2.530. Aylık yatırım yapan işveren bunu ertesi ayın 15'ine kadar yatırır; üç yükümlülüğü borçlandırır, bankayı alacaklandırır. İşsizlik vergisi, bordro vergisi giderine bir borç ve kendi ödenecek hesabına bir alacak ekler. Tam eyalet kredisiyle FUTA, ilk $7.000 üzerinden %0,6'dır; yani yıl için çalışan başına $42.

Sağlayıcı tek bir toplu tutar çekiyor

Bir sağlayıcı tek satırda $19.500 çeker. Özeti brüt ücret $18.000, kesilen gelir vergisi $2.400, çalışan Sosyal Güvenliği $1.116 ve Medicare $261, aynı işveren eşleşmesi ve $123 ücret gösterir. Net ücret $14.223. İşsizlik vergisi bu çekimde yoktur.

Bordro dökümü kaydı ücretleri $18.000 ve bordro vergisi giderini $1.377 borçlandırır. Bordro geçici hesabını $14.223, kesilen gelir vergisini $2.400, ödenecek Sosyal Güvenliği $2.232 ve ödenecek Medicare'i $522 alacaklandırır. Banka satırı sonra şöyle bölünür:

Bunun yerine tek bir bordro gideri olarak kodlandığında defterler, bordro dökümündeki $18.000 yerine $19.500 ücret, hiç bordro vergisi gideri, hiç ücret satırı ve yatırımlarla karşılaştırılacak hiçbir yükümlülük göstermez.

Sahibine ödeme yapan nakit esaslı bir S şirketi

Nakit esaslı defterleri olan bir S şirketi, sahibine bordro üzerinden yılda $60.000 öder: ayın son günü ayda $5.000. Kesilen gelir vergisi ayda $500. Her ay sahibin Sosyal Güvenlik ve Medicare kesintisi $382,50 olur ve şirket de aynı tutarı öder.

Her ay defterler, ödendiği ayda ücret $5.000 ve bordro vergisi gideri $382,50 gösterir. İşsizlik vergisi dışarıda bırakılmıştır. Sahibin ilk $7.000 ücreti üzerindeki FUTA, tam eyalet kredisiyle $42, eyalet yönetici ücretlerini işsizlik vergisi dışında bırakıyorsa %6,0 üzerinden $420 olur (Form 940 talimatları). Form 941'de yer almaz. Aylık kayıt, net ücret için bankayı $4.117,50, kesilen gelir vergisini $500, ödenecek Sosyal Güvenliği $620 ve ödenecek Medicare'i $145 alacaklandırır: ayda $1.265 yükümlülük.

Çeyrek için ücretler $15.000 ve alacaklandırılan yükümlülükler $3.795. Form 941 aynısını gösterir: 3. satır $1.500, 5a satırı vergisi $1.860, 5c satırı vergisi $435, 5e satırı $2.295 ve 12. satır $3.795. Aylık yatırım yapan olarak şirket her ertesi ayın 15'ine kadar $1.265 yatırır. 31 Mart'ta üç yükümlülük hâlâ Mart ayının $1.265 tutarını taşır ve Nisan yatırımı bunu kapatır. Sahibin dağıtımları bu kayıttan hiçbir zaman geçmez.

Sizin için farklı mı?

• Sağlayıcınızın raporları, bankanız ve defterleriniz farklı rakamlar gösteriyor veya bir çeyreğin Form 941'i W-2 toplamlarıyla uyuşmuyor: neden ya defterlerdir ya da bir başvuru; hangisi olduğu, kayıtları düzeltip düzeltmeyeceğinizi, düzeltilmiş beyanname verip vermeyeceğinizi veya ikisini birden yapıp yapmayacağınızı belirler. Her çeyreği bordro dökümünden ve sağlayıcının vergi raporlarından IRS hesabınıza ve başvurulara kadar izleyin veya bunu yapması için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Sağlayıcı bir yatırımı atladı veya IRS bildirim gönderdi: bkz. vergileri ödemeyen sağlayıcı ve bordro vergilerinde geride kalma. Defterler aynı düzeltmeye ihtiyaç duyar. Hem başvuruların hem defterlerin değişmesi gerekiyorsa muhasebe kayıtları desteği alın.
• Aylarca bordro hiç kaydedilmedi veya tek bir gider olarak kaydedildi: defterlerin sağlayıcı raporlarından yeniden kurulması ve IRS hesabınızla kontrol edilmesi gerekir; başvuruların da düzeltilmesi gerekebilir. Bkz. geciken defterlere yetişmek veya S şirketi için S şirketi geciken defterler. Ya da bunları yeniden kurmak için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Bir bordro dönemi hatalıydı: bkz. bordro hatasını düzeltme.
• Ücretler Aralıkta kazanıldı ve Ocak'ta ödendi: bkz. yıl sonunda tahakkuk eden bordro.
• Bir bordro yükümlülük bakiyesi kapanmıyor: bkz. kapanmayan bordro yükümlülükleri.
• Yıl ortasında bordro sağlayıcısı değiştiriyorsunuz: bkz. bordro sağlayıcısı değiştirme.
• İlk çalışanınızı işe alıyorsunuz veya şirketiniz sizi bordroya alıyor: bkz. bordro kurulumu.
• Bir S şirketinin sahibisiniz ve kendinize ödeme yapıyorsunuz: ne kadar ödeneceği için S şirketi sahibi maaşı, hesaplar için S şirketi muhasebe kayıtları rehberine bakın.
• Birden fazla eyalette çalışanınız var: bkz. başka eyaletteki çalışanlar. Her eyalet vergisi kendi yükümlülük hesabını gerektirir; defterler ve başvurular çoğalır.
• Kanadalı bir işletme için aynı kayıtlara ihtiyacınız var: bkz. Kanada bordro yevmiye kaydı.