Yıl Sonu Tahakkuk Eden Bordro: Ocak'ta Ödenen Aralık Ücretleri

Aralık sonunda çalışılıp Ocak'ta ödenen ücretler hangi yıla aittir?

Bordro vergisi kanunu ücretleri ödendikleri yılda sayar. Nakit esaslı kayıtlar ve nakit esaslı beyanname de aynısını yapar. Tahakkuk esaslı kayıtlar ve tahakkuk esaslı beyanname ise ücreti işin yapıldığı yılda sayar. Ocak'ta ödenen Aralık çalışmasında iki yöntemin cevabı farklıdır.

Form 941 talimatları, bordro vergisinin yükümlülüğün tahakkuk ettiği veya verginin yatırıldığı tarihe göre değil, ücretin ödendiği tarihe göre bildirilmesini söyler. Publication 15, vergi yatırma kurallarının, muhasebe açısından vergi yükümlülüğünün ne zaman tahakkuk ettiğine değil, ücretin ödendiği tarihe bağlı olduğunu belirtir. Form W-2 talimatları şu örneği verir: 13–26 Aralık arasındaki çalışma 1 Ocak'ta ödenmişse, bir sonraki yılın Form W-2'sine yazılır.

Sosyal Güvenlik, Medicare ve gelir vergisi stopajı bakımından ücret, çalışana ödendiğinde veya çalışanın kısıtlama olmadan çekebileceği şekilde kullanımına sunulduğunda ödenmiş sayılır; çek daha sonra bozdurulsa bile böyledir (26 CFR 31.3121(a)-2; 26 CFR 31.3402(a)-1(b)). İşte bu, ödeme tarihidir.

Beyanname genellikle kayıtlarda düzenli olarak kullanılan yöntemi izler; fark varsa onu destekleyen kayıtlar gerekir (26 CFR 1.446-1(a)(1), (a)(4); tahakkuk esaslı kayıtlar ve nakit esaslı vergi beyannamesi). Nakit esaslı beyanname bazı işletmelere de kapalıdır; örneğin brüt hasılat sınırını aşan bir C şirketine. Bu rehber kimlerin etkilendiğini anlatır. İndirim, beyannamedeki yöntemi izler.

Basit durumda nakit esaslı bir işletme Ocak bordrosunu Ocak'ta kaydeder ve yıl sonu kaydı gerekmez. Tahakkuk esaslı bir işletme ise 31 Aralık'ta tek bir kayıt girer ve bunu 1 Ocak'ta ters çevirir. Bordroda bir sahip veya yakını varsa, kayıtlar tahakkuk esaslı ama beyanname nakit esaslıysa, Aralık tahakkukunun üzerine Ocak bordrosu bir de tam olarak kaydedilmişse ya da izin ücreti veya yıl sonu primi söz konusuysa durum basit değildir. Bunların her biri aşağıda ele alınıyor.

Herhangi bir kayıt girmeden önce şunları toplayın:

• Son Aralık ve ilk Ocak bordro cetvelleri; her bordro döneminin başlangıç, bitiş ve ödeme tarihleriyle birlikte.
• Geçen yılın beyannamesinde görünen muhasebe yöntemi.
• Geçen yılın 31 Aralık kayıtları; mükerrer kaydı fark edebilmeniz için.
• Bordroda yer alan sahiplerin ve yakınlarının, sahiplik payları ile birlikte listesi.
• İzin ve prim politikaları ile varsa borçlu olunan bakiyeler.

Nakit esaslı kayıtlarda bordroyu ne zaman kaydederim?

Nakit esaslı bir işletme bordroyu ödeme tarihinde kaydeder. 15–28 Aralık bordro dönemi 3 Ocak'ta ödenmişse, iş Aralık'ta yapılmış olsa da bu Ocak giderine yazılır.

Nakit esaslı beyannamede indirimler, ödemenin yapıldığı yıl için alınır (Publication 538; 26 CFR 1.461-1(a)(1)).

İşverenin bordro vergisi payı bir vergidir ve nakit esaslı beyanname bunu ödendiği yılda indirir (26 CFR 1.461-1(a)(1)). Bordro yazılımları işveren vergisini genellikle ödeme tarihinde kaydeder. Aralık'ın son günlerinde ödenen ama Ocak'ta yatırılan bir bordroda, o işveren vergisinin nakit esaslı indirimi genellikle yatırma yılına düşer; bu yüzden beyanname kayıtlardan biraz farklı çıkabilir.

Aralık ayının, Aralık'taki iş gücü maliyetini taşımasını isteyen bir kredi veren veya yatırımcı tahakkuk esaslı rakamlar ister. Bir sonraki bölüm kaydı gösterir; tahakkuk esaslı kayıtlar ve nakit esaslı vergi beyannamesi bunları nakit esaslı bir beyannameyle eşlemeyi anlatır.

Tahakkuk esaslı kayıtlarda ödenmemiş Aralık ücretlerini nasıl kaydeder ve Ocak'ta nasıl kapatırım?

Aralık ücretlerini 31 Aralık'ta hem gider hem yükümlülük olarak kaydedin. Ocak'ta gideri yeniden kaydetmek yerine yükümlülüğü kapatın. Tahakkuk esası, giderleri ortaya çıktıkları yıla bağlar (Publication 538).

1. Ocak'taki ilk bordronun Aralık payını bulun. Saatlik çalışanlarda 31 Aralık'a kadar çalışılan saatleri kullanın. Maaşlı çalışanlarda Aralık'taki iş günü sayısını bordro dönemindeki iş günü sayısına bölün ve brüt ücretle çarpın.
2. Bu ücretler üzerindeki işveren bordro vergisini ekleyin. İşveren payı ücret üzerinden Sosyal Güvenlik için %6,2, Medicare için %1,45 kadardır (Publication 15). Federal ve eyalet işsizlik vergisini kendi oranlarınızla ekleyin.
3. 31 Aralık kaydını girin. Ücret giderini ve bordro vergisi giderini borçlandırın. Tahakkuk eden ücretleri ve tahakkuk eden bordro vergilerini, yani yükümlülük hesaplarını alacaklandırın.
4. Ocak'taki mükerrer kaydı önleyin. Olağan yol şudur: 31 Aralık kaydını 1 Ocak'ta ters çevirin, sonra Ocak bordrosunun her zamanki gibi gidere işlenmesine izin verin. Diğer yol: Ocak bordrosunun Aralık payını tahakkuk hesaplarına, kalanını ise yalnızca gidere kaydedin.
5. Sonucu kontrol edin. Ocak ödeme tarihinden sonra, o bordroya ait tahakkuk eden ücretler ve tahakkuk eden bordro vergileri sıfır olmalıdır.

Sosyal Güvenlik vergisi ve federal işsizlik vergisi yıllık ücret tavanlarında durur (bu sayfanın vergi yılı için: $184.500 ve $7.000; Sosyal Güvenlik tavanı her yıl yeniden belirlenir, federal işsizlik vergisi tavanı ise 26 U.S.C. 3306(b)(1) ile sabittir). Ücretler de ödendikleri yılda sayılır (Publication 15). Bu nedenle Ocak'ta ödenen Aralık ücretleri, çalışan iş yılında bu tavanları aşmış olsa bile yeni yılın tavanlarına karşı başlar. Tahakkuk eden vergiyi hesaplarken yeni yılın yayımlanmış tavanlarını ve farklı olabilen eyalet işsizlik ücret tavanını kullanın.

Hangi bordro maliyetlerini tahakkuk ettirmeliyim, hangileri benim değildir?

Aralık çalışması için borçlu olduklarınızı, kendi bordro vergileriniz dahil, tahakkuk ettirin. Çalışanın stopajını asla kendi maliyetiniz saymayın.

Tahakkuk esaslı beyannamede ücret çalışma dönemini izler, ancak işverenin bordro vergisi ödemeyi izler: bir vergi için indirim, vergi ödenene kadar bekler (26 CFR 1.461-4(g)(6)). Yıl sonundan 8½ ay sonra (veya daha erken ise, süresinde verilen beyannamenin, uzatmalar dahil, verildiği tarih) ödenen, yıl sonunda tutarı belli olan ve düzenli olarak tekrarlanan maliyetler için bir istisna vardır (Publication 538; 26 CFR 1.461-5). IRS, bu istisnayı kullanan tahakkuk esaslı bir işverenin, o yıl tahakkuk edip ertesi yıl ödenen yıl sonu ücretleri üzerindeki Sosyal Güvenlik, Medicare ve federal işsizlik vergisini iş yılında indirebileceğine hükmetmiştir (Revenue Ruling 2007-12, Revenue Ruling 96-51'i genişletir). İstisna bir muhasebe yöntemidir. İşletme bu yöntemi, o tür maliyete ilk katlandığı yıl için benimseyebilir; bordro vergisini ödendiğinde zaten indiren bir işletmenin değiştirmesi için IRS onayı gerekir (26 CFR 1.461-5(d)(1); nakit esasından tahakkuk esasına geçiş yöntem değişikliğinin nasıl bildirildiğini gösterir).

Form 941 için vergi yatırma, W-2 ücretleri ve stopaj hangi yıla düşer?

Üçü de, kayıtların veya beyannamenin hangi yöntemi kullandığına bakmaksızın ödeme tarihini izler. Aralık çalışması için 3 Ocak'ta ödenen ücret, Form 941'de ilk çeyrek ücreti, Form W-2'de yeni yılın ücretidir.

• Form 941: Aylık takvime tabi vergi yatıranlar yükümlülüğü ücretin ödendiği aya yazar. Haftada iki kez yatıranlar ise ödeme tarihine Schedule B'de yazar. İkisi de yükümlülüğün tahakkuk ettiği veya verginin yatırıldığı tarihi kullanmaz (Form 941 talimatları; Schedule B talimatları). Ocak–Mart arasında ödenen ücretler ilk çeyrek beyannamesine aittir.
• Vergi yatırma: Vergi yatırma süresi ödeme tarihinde başlar. Aylık takvime tabi bir işveren Ocak ödeme günlerindeki vergiyi şu tarihe kadar yatırır: takip eden ayın 15'i. Haftada iki kez yatıran bir işveren ise ödeme gününün haftanın hangi günü olduğuna göre izleyen Çarşamba veya Cuma gününe kadar yatırır (Publication 15).
• Form W-2: Kayıtlar, takvim yılı içinde ödenen ücretlere göre girilir (W-2 talimatları).
• Stopaj: Çalışanın Sosyal Güvenlik ve Medicare vergisi, ücret ödenirken ücretten kesilerek tahsil edilir (26 U.S.C. 3102).

Dördüncü çeyrek Form 941'i, 31 Aralık'ta tahakkuk etmiş ama ödenmemiş ücretleri göstermez. Tahakkuk eden işveren vergisi IRS kayıtlarında ancak Ocak ödeme tarihinden itibaren görünür; bu yüzden tahakkuku IRS bakiyesine değil, bordro cetveline bağlayın.

Tahakkuk esaslı mükellef olarak Ocak'ta ödenen Aralık ücretlerini bu yılın beyannamesinde indirebilir miyim?

Beyanname tahakkuk esasını kullanıyorsa ve ödemeyi alan ilişkili bir taraf değilse genellikle evet. Tahakkuk esaslı bir işveren, yükümlülük kesinleştiğinde ve ekonomik ifa gerçekleştiğinde ücreti indirir (ücreti borçlusunuz ve iş yapılmıştır); hizmetlerde bu, çalışan çalıştıkça gerçekleşir (Publication 538; 26 CFR 1.461-4(d)(2)). Aralık çalışması Aralık maliyetidir; ödeme günü Ocak olsa bile.

Üç durum indirimi ödeme yılına kaydırabilir:

• Beyanname nakit esasındadır. O zaman indirim ödeme yılındadır.
• Ödemeyi alan, sonradan ödenen bir sahip veya yakındır. İlişkili taraf kuralı bunu kapsar (26 U.S.C. 267(a)(2)); aşağıda açıklanıyor.
• Ödeme geç yapılır. Çalışanın iş yılı için aldığı ücret, şu süre geçtikten sonra alınmışsa ertelenmiş ücret sayılır ve çalışanın gelire eklediği yılda indirilir (süre: yılın bitiminden sonraki 3. ayın 15. günü) (26 CFR 1.404(b)-1T, Q&A-2; 26 U.S.C. 404(a)(5)). O tarihe kadar alınan ücret ertelenmiş sayılmaz. Hak edilmiş izin ücretinin kendi süresi aşağıdadır.

Kayıtlar tahakkuk esaslı, beyanname nakit esaslıysa indirim beyannameyi izler. Bu eşleşmenin uygun olup olmadığı sorusunu tahakkuk esaslı kayıtlar ve nakit esaslı vergi beyannamesi yanıtlar.

Ödemeyi alan bir sahip veya yakınsa ne değişir?

Tahakkuk esaslı bir ödeyen, nakit esaslı bir ilişkili tarafa borçlu olduğu ücreti, ödenip ödemeyi alanın gelirine eklenene kadar indiremez (26 U.S.C. 267(a)(2); Publication 538). İlişki, ödeyenin vergi yılının son gününe göre sınanır. Sahip veya yakını çoğu birey gibi nakit esasında beyan veriyorsa, tahakkuk esaslı ödeyenin Ocak'ta ödenen Aralık ücretleri için indirimi iş yılına değil, ödeme yılına düşer. Ödemeyi alan tahakkuk esasında beyan veriyorsa veya ödeme yıl sonuna kadar yapılırsa bu gecikme uygulanmaz. Yıl sonundan sonraki 2½ ay içinde ödeme yapmak indirimi iş yılına geri getirmez; ilişkinin yıl sonundan sonra sona ermesi de getirmez (26 CFR 1.267(a)-2T, paragraf (b), 5. cevap).

Kişisel hizmet şirketi (441(i)(2). maddede tanımlanır) ile çalışan sahipleri her zaman ilişkili sayılır (26 U.S.C. 267(a)(2)).

Kayıtlar ücreti yine Aralık'ta tahakkuk ettirir. Yalnızca indirim bekler. Form W-2, stopaj ve vergi yatırma her çalışan için ödeme tarihini izler.

Ortak farklıdır. Garanti ödeme alan bir ortak, stopaj bakımından çalışan sayılmaz (26 CFR 1.707-1(c)). İlişkili taraf gecikmesi, 707(c) maddesinin kapsadığı ölçüde ortaklığın garanti ödemelerine uygulanmaz (26 U.S.C. 267(e)(4)). Bkz. garanti ödemeler ile ortak çekimleri.

Tahakkuk eden izin ücreti ve yıl sonu primleri ne olur?

Tahakkuk eden izin ücretinin ve yıl sonu primlerinin her birinin, tahakkuk esaslı beyannamede kendi indirim süresi vardır.

İzin ücreti. Kayıtlar, işletmenin borçlu olduğu hak edilmiş izni tahakkuk ettirir. Beyannamede çalışanların hak ettiği izin ücreti, yıl içinde ödenirse indirimi hak edildiği yıl için alınır. Yılın bitiminden 2½ ay sonra ödenen izin ücreti için de aynısı geçerlidir, ancak hakkı kesinleşmişse (vested). Daha geç ödenirse fiilen ödendiği yılda indirilir (Publication 538).

Yıl sonu primleri. Tahakkuk esaslı bir işveren, iş yılı primini ancak yükümlülük yıl sonunda kesinleşmişse indirebilir. IRS, toplam asgari tutarı yıl sonundan önce belirlenmiş bir prim havuzunun, bireysel tutarlar sonradan belirlense bile bu şartı sağladığına hükmetmiştir (Revenue Ruling 2011-29). Hükmün konu ettiği programda çalışanın ödeme tarihinde işte olması gerekiyordu, hak edilmeyen prim diğer çalışanlara gidiyordu ve ödeme yıl sonundan kısa süre sonra yapılıyordu. Hüküm yalnızca yükümlülüğün varlığını ve yalnızca bu tür bir programı kapsar. İşverenin yıl sonundan sonra iptal edebildiği bir prim daha yakından incelenmelidir. Şu süreden sonra ödenen prim ertelenmiş ücret sayılır ve genellikle ödendiği yılda indirilir: yılın bitiminden sonraki 3. ayın 15. günü.

Sahip veya yakınına verilen prim, yıl sonuna kadar ödenmedikçe yukarıdaki ilişkili taraf kuralını izler. W-2 yılı, stopaj ve vergi yatırma ödeme tarihini izler.

31 Aralık'ta bilançoda ne görünmeli ve nasıl kontrol ederim?

Tahakkuk esaslı kayıtlarda 31 Aralık'ta tahakkuk eden ücretler, tahakkuk eden işveren bordro vergisi ve tahakkuk eden izin veya prim yükümlülük olarak görünür. Ayrıca ödenmiş ama henüz yatırılmamış ücretler üzerindeki stopaj ve borçlu olunan vergi de görünür. Nakit esaslı kayıtlarda tahakkuk eden ücret veya bordro vergisi yoktur; yalnızca ikinci grup görünür.

Kesilen gelir vergisi ile çalışanın Sosyal Güvenlik ve Medicare payı devlet adına tutulur. Bunları yatırmaktan sorumlu olup bilerek yatırmayan kişi, ödenmeyen tutar üzerinden %100 oranında kişisel olarak sorumlu tutulabilir (26 U.S.C. 6672). IRS bunu genellikle şu süre içinde tarh edebilir: 3 yıl. Bkz. stopaj vergisi sorumluluk cezası (trust fund recovery penalty).

Tahakkuku ilk Ocak bordro cetveliyle karşılaştırmak için:

1. İlk Ocak cetvelindeki brüt ücreti ve bordro dönemi tarihlerini alın.
2. Aralık payını saate veya iş gününe göre ve üzerindeki işveren vergisini hesaplayın.
3. Bunu 31 Aralık tahakkuku ile karşılaştırın. Zam, fazla mesai veya yuvarlama farkı gibi her farkı açıklayın.
4. Ocak bordrosu kaydedildikten sonra, o bordroya ait tahakkuk eden ücretlerin ve tahakkuk eden bordro vergilerinin sıfır olduğunu doğrulayın. Kalan bir bakiye, mükerrer kayıt veya hatalı bölüştürme demektir.
5. Yılı birbirine bağlayın: yılın bordro cetvellerindeki brüt ücretler, artı yıl sonu ücret tahakkuku, eksi önceki yıl sonu ücret tahakkuku, tahakkuk esaslı kayıtlardaki ücret giderine eşittir.

Mükerrer kayıt kapanmış veya beyan edilmiş bir yıldaysa, düzeltme kaydı girmeden önce beyannamenin hangi yöntemi kullandığını ve vergilendirilebilir gelirin değişip değişmediğini belirleyin. Kapanmayan bordro yükümlülükleri hesabın nasıl kapatılacağını ve bir temizliğin ne zaman kapanmış yıllara uzandığını anlatır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Nakit esaslı perakendeci

Nakit esasını kullanan bir perakendecinin bordro dönemi 15–28 Aralık'tır. Brüt ücret $10.000 olup 3 Ocak'ta ödenir. Kayıtlar ücreti Ocak'ta gösterir. Form W-2 bunu yeni yılda listeler ve vergi yatırma süresi 3 Ocak'ta başlar. Aralık kayıtlarında bu iki hafta için bordro maliyeti görünmez; bu yüzden Aralık kârı ayın kazandığından yüksek, Ocak kârı düşük çıkar. Ayları karşılaştıran bir kredi veren bu dalgalanmayı görür.

Tahakkuk esaslı danışmanlık LLC'si

Tahakkuk esaslı kayıt tutan bir danışmanlık LLC'sinin 22–31 Aralık için $6.000 ücreti vardır ve bu ücret 7 Ocak'ta ödenir. Bu bordroda sahip veya yakını yoktur. İşveren Sosyal Güvenlik ve Medicare payı %7,65 oranıyla $459 eder. Rakamlar basit kalsın diye işsizlik vergileri dışarıda bırakılmıştır. Ocak'ta ödenen ücretlerde bunlar yeni yılın tavanlarına karşı başlar; gerçek bir tahakkukta bunlar da eklenir.

7 Ocak'ta bordro her zamanki gibi kaydedilir: $6.000 ücret ve $459 bordro vergisi gidere yazılır, 1 Ocak ters kaydı bunları iptal eder. Aralık günleri için Ocak gideri sıfırdır ve tahakkuk hesapları yeniden sıfıra döner.

LLC'nin beyannamesi tahakkuk esasındaysa $6.000 ücret Aralık indirimidir. LLC bordro vergisi için tekrarlayan kalem istisnasını benimsemişse, vergi istisnanın süresi içinde ödendiği için $459 işveren vergisi de Aralık indirimidir. İstisna yoksa vergi ödendiğinde indirilir. Nakit esaslı beyannamede ikisi de yeni yıla düşer. Hangisi olursa olsun, Form W-2 ve Form 941 ücreti Ocak'ta gösterir.

Sahip primi olan tahakkuk esaslı S şirketi

Tahakkuk esasını kullanan bir S şirketi, Aralık'ta sahibi için $20.000 prim tahakkuk ettirir ve 10 Mart'ta, yıl sonundan sonraki 2½ ay içinde öder. Kayıtlar gideri Aralık'ta gösterir. Sahip, nakit esasında beyan veren bir hissedardır; bu yüzden şirketin indirimi, 2½ ay içinde olsa bile Mart ödemesine kadar bekler. İş yılının beyannamesinde bunun için indirim görünmez, ertesi yılın beyannamesi $20.000 tutarını alır. Sahibin Form W-2'si ve stopaj Mart ödeme tarihini izler. Yıl sonunda kayıtlarla beyanname arasında $20.000 fark olur ve mutabakat, farkın prim ödendiğinde tersine döndüğünü gösterir. Şirket beyannamesinde nakit esasını kullansaydı, indirim yine Mart'a düşerdi. Farklı olgular sonucu değiştirir. Yıl sonuna kadar ödenen prim gecikmeyi önler. Tahakkuk esasında olan bir sahip de gecikmeyi önler; ancak 15 Mart'tan sonra ödenen prim yine de ertelenmiş ücret sayılırdı (yukarıdaki geç ödeme kuralına bakın).

Sizin durumunuz farklı mı?

• Kayıtlarınız ve beyannameniz farklı yöntemler kullanıyor, bordroda bir sahip veya yakını var ya da Ocak bordrosu bir tahakkukun üzerine ayrıca kaydedilmiş: beyannamenin hangi yöntemi kullandığı, her sahibin payının indirimi nasıl değiştirdiği ve iki kez kaydedilmiş bir yılın nasıl düzeltileceği, kayıtlarla verilmiş beyannamenin yan yana incelenmesini gerektirir. Muhasebe kayıtları desteği alın.
• Nakit esasından tahakkuk esasına veya tersine geçmek istiyorsunuz: bkz. nakit esasından tahakkuk esasına geçiş.
• İşletmeye hangi yöntemin uygun olduğundan emin değilsiniz: bkz. küçük işletme için nakit mi tahakkuk mu.
• Tüm bir bordro dönemi için yevmiye kaydı gerekiyor: bkz. bordro yevmiye kayıtları.
• Bordro yükümlülük hesapları kapanmıyor: bkz. kapanmayan bordro yükümlülükleri.
• Bir bordronun tutarı veya tarihi yanlış çıktı: bkz. bordro hatasını düzeltme.
• Kendinizi veya ilk çalışanınızı bordroya alıyorsunuz: bkz. bordro kurulumu. Tek üyeli bir LLC'nin sahibi için tek üyeli LLC'nizden ücret almak rehberinde ek kurallar vardır.
• Mali yılınız 31 Aralık'ta bitmiyor: Form W-2 ve Form 941 takvim yılında kalır; kayıtlarınız ve beyannameniz kendi yıl sonunuzda kapanır. Bkz. mali yıl mı takvim yılı mı.
• Birkaç yılın yıl sonu bordro kesintileri eksik veya hatalı: bkz. gecikmiş kayıtların tamamlanması ve muhasebe kayıtları desteği alın.