İlk işletme vergi beyannamesini adım adım verme rehberi

İlk beyannameye başlamadan önce nelerin netleşmesi gerekir?

Rakam girmeden önce işletmenin federal vergi statüsünü, ilk vergi yılını ve muhasebe yöntemini netleştirin. Bir LLC'nin kuruluş belgelerindeki hukuki ad, hangi gelir vergisi beyannamesini vereceğinizi tek başına göstermez; beyannameyi ve hiç gelir elde edilmediğinde beyanname verilip verilmeyeceğini belirlemek için İşletmenizin verdiği beyannameler rehberine bakın. Yok sayılan işletme (disregarded entity) niteliğindeki tek üyeli bir LLC'ye yeni bir sahip katılırsa, varsayılan sınıflandırması o andan itibaren ortaklığa dönüşür (IRS: LLC sınıflandırma değişiklikleri).

S şirketi için IRS'nin seçimi kabul ettiğine dair bildirimini ve seçimin yürürlük tarihini kontrol edin. Form 2553 genellikle vergi yılı başladıktan sonraki iki ay 15 gün içinde verilmelidir. Yeni bir tüzel kişi için ilk yıldaki yürürlük tarihi genellikle sahiplerinin, varlıklarının veya ticari faaliyetinin bulunduğu en erken tarihtir. Yetkili bir şirket yöneticisi Form 2553'ü imzalar; gerekli hissedarlar da Part I bölümünde onay verir. IRS, Form 1120-S'nin yalnızca kabul edilmiş bir seçimin kapsadığı yıl için verilmesini söyler; yalnızca Form 2553 vermek, seçimin kabul edildiği anlamına gelmez. Yanıt gelmediyse Form 2553 talimatlarına göre takip edin. S şirketi seçimi ilk vergi yılından sonra yürürlüğe giren bir şirket, önceki dönem için farklı bir beyanname vermek zorunda kalabilir; uygun olmayan bir hissedarın eklenmesi de S şirketi statüsünü sona erdirebilir (Form 1120-S talimatları).

Kuralların izin verdiği yıl sonunu ve muhasebe yöntemini seçin. Yeni bir tüzel kişi vergi yılını genellikle ilk beyannamesinde belirler; şahıs işletmesi sahibi genellikle kendi mevcut vergi yılını izler. EIN başvurusu veya süre uzatımı talebi bir vergi yılı belirlemiş olmaz. Ortaklıkların ve S şirketlerinin vergi yılı seçenekleri genellikle sınırlıdır. Nakit esaslı muhasebe geliri genellikle tahsil edildiğinde, tahakkuk esaslı muhasebe ise genellikle kazanıldığında yansıtır. Yılı veya yöntemi sonradan değiştirmek IRS onayı ya da resmi bir değişiklik talebi gerektirebilir (Publication 583; Publication 538).

İşletme yıl içinde bir tarihte açıldıysa ilk beyanname ne zaman verilir?

Yıl ortasındaki bir başlangıç tarihi, beyan son tarihini işletmenin yıl dönümüne kaydırmaz. Yeni bir ortaklık veya şirketin, seçtiği ya da zorunlu olan yıl sonunda biten kısa bir ilk vergi yılı olabilir; beyannamesi bu dönemi kapsar ve son tarih bu yıl sonundan itibaren işler (Publication 538).

Bunlar IRS vergi takvimindeki ve Form 1120 talimatlarındaki genel kurallardır. Hafta sonu veya resmi tatile denk gelen son tarih, izleyen iş gününe kayar. Beyannameyi vermeden önce o yılın gerçek beyan tarihini ve IRS'nin varsa afet kaynaklı süre uzatımlarını kontrol edin.

Bir ortaklığın veya şirketin beyannameyi hazırlamak için daha fazla zamana ihtiyacı varsa, asıl son tarihe kadar Form 7004 vermelidir; bu form genellikle beyan süresine altı ay ekler. Şahıs işletmesi sahibi ise genellikle bunun yerine Form 1040 için süre uzatımı ister. Bu uzatımların hiçbiri ödenecek vergi için ek süre tanımaz (Form 7004 talimatları; IRS vergi takvimi).

İlk yılda neler, hangi sırayla yapılmalıdır?

Kayıtları mutabık hale getirirken bordro ve bilgi bildirimi son tarihlerini de kontrol edin; bu bildirimlerin son tarihi gelir vergisi beyannamesinden önce olabilir. Ortaklık veya S şirketi, sahipleri bu kalemleri kendi beyannamelerinde bildirmeden önce onlara Schedule K-1 verir. C şirketi Form 1120'yi ayrıca verir; hissedarlar dağıtılmamış şirket kârını değil, kendi ücretlerini ve vergilendirilebilir temettülerini beyan eder (IRS istihdam vergisi son tarihleri; IRS: şirket kurma).

Federal gelir vergisi beyannamesi, bordro veya bilgi beyannamelerinin yerini tutmaz. İşverenler genellikle her üç ayda bir Form 941, yıl sonundan sonra da Form W-2 verir; çoğu ayrıca federal işsizlik vergisi için yıllık Form 940 verir. Bağımsız yükleniciye yapılan ödemeler Form 1099-NEC gerektirebilir (IRS istihdam vergisi son tarihleri). Hangi federal beyannamenin verileceği ve gelir olmadığında beyanname verme kuralları İşletmenizin verdiği beyannameler rehberinde yer alır.

İşletme açılmadan önceki maliyetleri indirebilir miyim?

Açılış öncesi bazı maliyetler, faal işletmenin başladığı andan itibaren geri kazanılabilir. Bunları, açılıştan sonra ödenen olağan maliyetlerden ve başka kurallara tabi olan ekipman gibi varlıklardan ayrı tutun (Publication 583).

Açılış tarihi önemlidir: faaliyetler başlamadan önce yapılan harcama otomatik olarak cari işletme gideri sayılmaz. Her ödemenin neyin karşılığı olduğunu, tarihini ve işletmenin faaliyete hazır olduğu tarihi kaydedin. İşletme henüz fiilen faaliyete başlamadıysa, yalnızca tüzel kişi kurulduğu için başlangıç harcaması indiriminin başladığını varsaymayın (26 U.S.C. § 195).

İlk yıldaki hangi seçimlerin sonradan değiştirilmesi zordur?

İlk beyanname, sonraki yıllara taşınan yöntemleri belirleyebilir. Beyannameyi vermeden önce izin verilen vergi yılını, nakit veya tahakkuk yöntemini, gerekiyorsa stok işlemini ve varsa LLC sınıflandırmasını ya da S şirketi seçimini gözden geçirin (Publication 538; Form 2553 talimatları).

Bu kurallar ve değişiklik usulleri Publication 583, Publication 538 ve Form 1120-S talimatlarında yer alır. Bir seçim eksikse veya kabul edildiği doğrulanmadıysa, tüzel kişiyi S şirketi gibi ele almadan önce S şirketi seçiminde geç başvuru muafiyeti rehberine bakın.

Hangi kayıtları toplamam gerekir?

Hem rakamları hem de bunların kime ait olduğunu açıklayan belgeleri toplayın. IRS, işletme gelirini ve giderlerini gösteren kayıtlar ister; yalnızca banka ödemesi, bir giderin indirime uygun olduğunu kanıtlamaz (Publication 583; IRS kayıt tutma).

• Kuruluş belgeleri, başlangıç tarihi, EIN bildirimi, vergi seçimleri ve IRS'nin yanıtları, ortaklık sözleşmesi ile her sahibin adı, adresi, vergi kimlik numarası ve kâr ve zarardaki payı (Form 1065 talimatları).
• İşletme banka ve kart hesap özetleri, satış raporları, faturalar, makbuzlar ve alınan Form 1099-K, 1099-NEC veya 1099-MISC belgeleri. Brüt ödemeleri satışlar, iadeler, komisyonlar ve mevduatlarla mutabık hale getirin; kredileri ve sahip katkılarını satışlardan, sahip çekimlerini ve dağıtımlarını giderlerden ayırın (IRS: Form 1099-K).
• Açılıştan önceki makbuzlar; her maliyetin amacı ve faal faaliyetin başladığı tarih ile birlikte.
• Varlık alım kayıtları, ilk kullanım tarihleri, gerekiyorsa stok sayımları ve kredi bakiyeleri.
• Bordro kayıtları, Form 941 ve W-2 belgeleri, bağımsız yüklenici ödeme kayıtları, Form 1099 belgeleri ve tahmini vergi ödemeleri.
• Ortaklık veya S şirketi için, her sahibin koyduğu, borç verdiği, çektiği ve aldığı tutarlar. Beyanname bir bilanço ve sahibe özel ekler gerektirebilir (Form 1065 talimatları; Form 1120-S talimatları).

Kayıtlarınız geride kaldıysa, mutabakatı yapılmamış toplamları beyannameye aktarmadan önce Gecikmiş kayıtları tamamlama rehberine bakın. Süregelen kayıt tutma kararı için Kayıtları kendiniz tutmak mı, muhasebe sorumlusu tutmak mı rehberine bakın.

Form 1120-S veya Form 1065'i kendim hazırlayabilir miyim?

Evet, IRS talimatları işletmenin kendi beyannamesini hazırlayıp vermesine izin verir. Pratik ölçüt, yalnızca satışlardan gideri çıkarıp girmek değil; kayıtları mutabık hale getirip her sahibin payını, katkısını, dağıtımlarını, borçlarını ve gerekli ekleri doğru bildirebilmenizdir (Form 1065 talimatları; Form 1120-S talimatları).

Ortaklık beyannamesi kalemleri ortaklar arasında paylaştırır ve her ortak için Schedule K-1 düzenler. S şirketi beyannamesi her hissedar için Schedule K-1 düzenler ve geçerli bir S şirketi seçimini yansıtmalıdır. Her iki beyanname de durumunuza göre bilanço ve mutabakat ekleri gerektirebilir; istisnaları form talimatları sıralar. Ortaklık payındaki bir değişiklik özel paylaştırma kurallarını devreye sokar. Bir S şirketi hissedarı ayrılırsa şirket, yılın o tarihte kapanmış gibi paylaştırma yapmayı seçebilir; etkilenen tüm hissedarlar onay vermelidir ve bu beyan, zamanında verilen asıl veya düzeltilmiş Form 1120-S ile birlikte sunulur (Form 1065 talimatları; Form 1120-S talimatları). Ayni katkı, değişen ortaklık yapısı, borç, zarar veya birden fazla eyalette faaliyet içeren bir beyanname daha yakından incelenmelidir. Tüzel kişiye özgü işleyiş için Ortaklıklar nasıl vergilendirilir veya S şirketleri nasıl vergilendirilir rehberine bakın.

Tamamlanan beyannameyi gözden geçirin ve ister kendiniz hazırlayın ister ücretli bir hazırlayıcıdan yararlanın, dayanak kayıtları saklayın. IRS'nin vergi uzmanı seçimi rehberi, ücretli hazırlayıcıların yeterliliklerinin farklı olduğunu açıklar; beyannameyi kimin hazırlayıp imzalayacağını ve sahip eklerinin nasıl kontrol edileceğini sorun.

Elektronik olarak mı vermem gerekir, yoksa posta ile gönderebilir miyim?

Schedule C'li Form 1040'ınızı kendiniz hazırlıyorsanız, elektronik olarak verebilir veya posta ile gönderebilirsiniz. İşletmenizin vermesi gereken istihdam veya bilgi beyannameleri için elektronik beyan kurallarını ayrıca kontrol edin (IRS: vergi beyannamenizi verin).

Bir ortaklık, vergi yılının bittiği veya o yıl içinde sona eren takvim yılında her türden en az 10 beyanname vermesi gerekiyorsa, genellikle Form 1065'i elektronik olarak vermek zorundadır. Bir S şirketi, bu takvim yılı döneminde en az 10 beyanname vermesi gerekiyorsa, genellikle Form 1120-S'yi elektronik olarak vermek zorundadır. Bir C şirketi, kendisi veya bağlı şirketler grubu toplamda bu eşiğe ulaşıyorsa, genellikle Form 1120'yi elektronik olarak vermek zorundadır. Kısa bir ilk vergi yılında, yılın bittiği takvim yılı esas alınır. Gelir, istihdam, tüketim ve bilgi beyannamelerini; Form W-2, 1099 ve 941 dahil, bildirdikleri vergi yılına göre değil, verilmesi gerektikleri zamana göre sayın (IRS: elektronik beyan düzenlemeleri).

Vergi yılı içinde doğrudan ortak sayısı 100'ü aşan bir ortaklık, bu genel sayıma bakılmaksızın Form 1065'i elektronik olarak vermek zorundadır (IRS: elektronik beyan düzenlemeleri). İşletme geçerli eşiğin altındaysa ve form talimatları izin veriyorsa, kâğıt beyan bir seçenektir; o beyannamenin güncel posta talimatlarını kullanın. Elektronik beyan zorunlu olduğunda IRS'nin güçlük nedeniyle feragat ve dini muafiyet usulleri vardır; bunların koşulları ayrıdır (IRS Topic 803). Elektronik beyanın kabul edildiğinin veya kâğıt beyannamenin zamanında postalandığının kanıtını saklayın.

İlk beyanname için ne zaman bir uzmana ihtiyaç duyulur?

İlk yıldaki bir durum vergi işlemini değiştiriyorsa veya dayanak gösteremeyeceğiniz bir seçim, değerleme ya da paylaştırma gerektiriyorsa, beyannameyi vermeden önce inceleme yaptırın. Başlıca işaretler şunlardır: kabul edildiği doğrulanmamış bir S şirketi seçimi, sahibin getirdiği mülk, karmaşık bir ortaklık payı dağılımı, birden fazla eyalet, yabancı sahipler veya kişisel olarak kullanmayı beklediğiniz bir işletme zararı (Form 1120-S talimatları; Form 1065 talimatları).

Kuruluş ve seçim kayıtlarını, mutabık kayıtları, açılış öncesi makbuzları, varlık listesini, bordro beyanlarını ve sahiple yapılan işlemlerin geçmişini birlikte getirin. Böylece hazırlayıcı, yılı banka girişlerinden yeniden kurmak yerine beyannameyi kayıtlara karşı test edebilir. Son tarih yakınsa, geçerli süre uzatımını zamanında isteyin ve ödenecek vergiyi ödeyin; süre uzatımı, belirsiz beyanname pozisyonlarını çözmez (Form 7004 talimatları).

Örnek

Tutarlar örnek olup ABD doları cinsindendir. Takvim yılı kullanan iki bireysel sahipli bir ortaklık 1 Temmuz'da kurulur, 1 Eylül'de faaliyete başlar ve 31 Aralık yıl sonunu kullanır. İlk Form 1065'i 31 Aralık'ta biten kısa dönemi kapsar; genel son tarihi, hafta sonları ve tatiller dikkate alınarak ayarlanmak üzere, ertesi yılın 15 Mart'ıdır.

Ortaklık, kuruluş ile açılış arasında kurallara uyan işletme başlangıç maliyeti olarak $8.000 harcamıştır. Tüm $8.000 başlangıç kurallarına uyuyorsa, işletme başladığında $5.000 indirir ve kalan $3.000'ı Eylül'den başlayarak 180 aya yayar. Eylül-Aralık için itfa tutarı $3.000 ÷ 180 × 4 = yaklaşık $67'dır; ilk yıl toplam başlangıç indirimi yaklaşık $5.067 olur. $4.000'a alınan ekipman ayrı sınıflandırılır. Ortaklar, Schedule K-1 belgelerini kişisel beyannamelerinde kullanmadan önce kayıtları ve Form 1065'i tamamlar.

Durumunuz farklı mı?

• İşletmenin geliri olmadı veya hangi beyannamenin geçerli olduğundan emin değilsiniz: İşletmenizin verdiği beyannameler rehberine bakın.
• S şirketi seçiminiz eksik veya kabul edilmedi: S şirketi seçiminde geç başvuru muafiyeti rehberine bakın.
• S şirketi sahibiniz işletmede bordrosuz çalıştı: S şirketi sahibinin maaşı rehberine bakın.
• İlk yıl zararıyla ücret gelirinizi azaltmayı bekliyorsunuz: İşletme zararları rehberine bakın.
• İşletmeniz California'da bir LLC veya şirket: ilk yıl ve eyalete özgü kurallar için California asgari vergisi ve LLC ücreti rehberine bakın.
• İşletmenin sahibi yabancı bir kişi: tek üyeli bir LLC için yabancı sahipli tek üyeli LLC beyanı, ortaklık veya çok üyeli LLC için yabancı ortak stopajı, C şirketi için yabancı sahipli C şirketi beyanı gerekebilir.
• İlk beyanname zaten gecikti: Geç beyan ve geç ödeme cezaları rehberine bakın.
• Yıl ortası bir seçim, ayni katkı veya birkaç eyalet beyannameyi karmaşıklaştırıyor: vergi hazırlığı için seçim, devir ve eyalet kayıtlarını toplayın.