Yıl Sonu Peşin Ödenen Gider: İndirim mi, Yayma mı? (12 Ay Kuralı)

Gelecek yılın kirası veya sigortası için Aralık'ta ödediğim tutarı hemen indirebilir miyim?

Çoğu zaman evet, ama her zaman değil. ABD'de nakit esaslı bir işletme, 12 ay kuralı geçerliyse Aralık ödemesini ödediği yıl indirebilir: yarar, başladığı tarihten sonraki 12 ay içinde ve bir sonraki vergi yılının son gününe kadar sona ermelidir. Gelecek yılın Ocak–Aralık kirası kurala uyar. 1 Nisan'da başlayan aynı 12 aylık dönem uymaz ve ödeme kapsadığı yıllara yayılır. Tahakkuk esaslı işletmenin ayrıca aşağıda anlatılan ekonomik ifa testini de geçmesi gerekir.

Peşin ödeme, indirimin toplamını değil yılını değiştirir. Kural izin veriyorsa indirim ödeme yılına kayar ve gelecek yılın indirimi küçülür. İzin vermiyorsa para Aralık'ta çıkar, ama indirim sonraki yıllarda yapılır.

12 ay kuralı Publication 538 ve 26 CFR 1.263(a)-4(f) içinde yer alır. Schedule C verenler için yazılmış Publication 334 yalnızca genel kuralı verir ve örneğinde 1 Temmuz'da başlayan 1 yıllık bir poliçeyi iki yıla böler. Publication 538 (Örnek 2) aynı türde bir poliçeyi 12 ay kuralıyla tamamen indirir. Bu sayfa ABD federal kuralını ele alır.

Şu durumlarda dosya basit değildir:

• ödeme bir yıldan uzun bir dönemi kapsıyorsa veya kapsam yılın başlamasından çok sonra başlıyorsa;
• defterler ve beyanname farklı yöntemler kullanıyorsa ya da işletme tahakkuk esasındaysa;
• önceki beyannameler peşin ödenen giderlere tutarsız davranmışsa;
• işletme tahakkuk esasındaysa ve ödemeyi alan taraf sahip, bir akraba veya nakit esasını kullanan ilişkili bir şirketse;
• bir kredi veren, yatırımcı veya alıcı defterleri okuyacaksa.

Bunlardan biri sizin için geçerliyse, beyanname verilmeden önce işlemi netleştirin. Sonraki bölümler her birinin nasıl kontrol edileceğini gösterir.

Karar vermeden önce şunları toplayın:

• kapsamın başlangıç ve bitiş tarihlerini gösteren fatura veya sözleşme;
• banka veya kart hesap özetinden ödeme tarihi;
• son beyannamedeki muhasebe yöntemi (şahıs işletmesi sahibi için Schedule C, F satırı);
• peşin ödenen giderlere daha önce nasıl davranıldığını görmek için son iki beyanname.

12 ay kuralı nedir ve ödemem bu kurala uyar mı?

12 ay kuralı, yarar iki sınırdan erken olanını aşmıyorsa, işletmenin peşin ödemeyi yayılacak bir varlık olarak aktifleştirmek yerine hemen indirmesine izin verir. İki sınır da sağlanmalıdır (26 CFR 1.263(a)-4(f)). Kural kira, sigorta veya üyelik gibi peşin ödenen hak ve yararlar için geçerlidir.

Aralık'ta ödeme yapan, takvim yılı esasındaki bir işletme için ikinci sınır, bir sonraki yılın 31 Aralık'ıdır. Gelecek yılın 1 Ocak'ında başlayan 12 aylık bir poliçe kurala uyar. 1 Nisan'da başlayan aynı poliçe uymaz, çünkü ondan sonraki yıla taşar.

Üç koşul sonucu değiştirebilir:

• Yenileme. Olgular makul bir yenileme beklentisi gösteriyorsa yarar yenileme dönemi boyunca sürüyor sayılır; yani yenilenmesini beklediğiniz bir yıllık kira kurala uymayabilir. Düzenleme, yenileme geçmişini, anlaşmanın ekonomik yapısını ve yenileme şartlarını tartar.
• Belirli bir süre yok. Kural, süresi belirsiz bir hak için geçerli değildir: örneğin yalnızca şartlarının ihlali halinde geri alınabilen bir devlet lisansı gibi sabit süresi olmayan veya zamanla değil sabit miktarda mal ya da hizmetle ölçülen haklar.
• Kuraldan çıkma seçimi. İşletme, zamanında verilen asıl beyannamesinde (uzatmalar dahil) ödemeleri sermaye harcaması olarak işleyerek kuralı kullanmamayı seçebilir. Ortaklık veya S şirketi bu seçimi sahipleri değil, kendisi yapar. Seçim, o yıl yapılan tüm benzer ödemeleri kapsar ve ancak IRS'nin onayıyla geri alınabilir.

Büyük bir ödeme 12 aydan uzun bir dönemi kapsıyorsa veya gelecek yıldan sonra sona eriyorsa ne olur?

12 ay kuralı geçerli olmadığında, peşin ödenen bir gider yalnızca ilgili olduğu yılda indirilebilir (Publication 538). Her yıla, kapsam döneminin o yıla düşen payı verilir.

Ödemeyi kapsanan ay sayısına bölün, sonra her vergi yılına kendi aylarını verin. Publication 538 üç yıllık bir poliçeyi bu şekilde aylara göre böler. Sonraki yıllara ait kısım, ayları gelene kadar bilançoda peşin ödenmiş gider varlığı olarak kalır.

Bu, kapsamın 12 aydan uzun sürdüğü durumlarda geçerlidir; iki veya üç yıllık poliçe gibi. Ayrıca kapsam 12 ay veya daha kısa olsa da bir sonraki vergi yılının son gününden sonra bitiyorsa da geçerlidir; örneğin takvim yılı esasındaki bir işletmede gelecek yılın 1 Şubat'ında başlayan 12 aylık bir poliçe.

Büyük kiralamalar farklı bir kurala tabidir. Toplam kirası $250.000 tutarını aşan ve kirası bir takvim yılından daha erken ödenen, ertelenen veya dönem boyunca değişen bir kiralama, 467. madde kapsamında bir kira sözleşmesi olabilir. Nakit veya tahakkuk esasındaki defterlerde kiracı ve kiraya veren için kendi kira ve faiz kuralları vardır (26 USC 467, 26 CFR 1.467-1). İlgili olduğu takvim yılında veya bir önceki ya da sonraki yılda tamamı ödenen eşit aylık kira bu kapsama girmez. Birkaç yıllık peşin ödenmiş bir kiralamayı beyanname verilmeden önce inceletin: muhasebe kayıtları desteği.

İşletmem nakit esasını mı yoksa tahakkuk esasını mı kullanıyor, bu durum değiştirir mi?

Evet. Nakit esaslı bir işletme, yukarıdaki peşin ödeme kurallarına bağlı olarak bir gideri ödediği yıl indirir (Publication 538, 26 CFR 1.461-1). Tahakkuk esaslı bir işletme, tutar kesinleştiğinde ve ekonomik ifa gerçekleştiğinde indirir. 12 ay kuralı, tahakkuk esaslı bir işletmenin yükümlülüğü ne zaman üstlendiğini değiştirmez (26 CFR 1.263(a)-4(f)(6)).

Tahakkuk esasında peşin ödenen gider nasıl işlenir?

Tahakkuk esaslı bir işletme, yükümlülük kesinleştiğinde, tutarı belirlenebildiğinde ve ekonomik ifa gerçekleştiğinde bir gideri indirir veya aktifleştirir. Bu genellikle hizmetin yapılması, malın teslim edilmesi veya malın kullanılması anlamına gelir. Erken ödeme tek başına indirimi öne çekmez (Publication 538). Ekonomik ifanın ne zaman gerçekleştiği, satın alınan şeye bağlıdır (26 CFR 1.461-4):

• Hizmetler. Hizmeti veren taraf yaptıkça. İşletme, hizmet verenin sözleşmedeki tüm hizmetleri ödemeden sonraki 3 1/2 ay içinde yapmasını makul olarak bekleyebiliyorsa, hizmetleri ödeme anında verilmiş sayabilir. Aralık'ta ödenen, tek ve ayrıştırılamayan bir hizmete ilişkin bir yıllık sözleşme genellikle bu süreye uymaz. Temizlik veya bahçe bakımı gibi her biri bağımsız değeri olan düzenli hizmetler sunan, 12 ay veya daha kısa sözleşmeler için bir güvenli liman vardır: peşin ödemenin ilk 3 1/2 aya ait kısmı o zaman ödeme yılında sayılır (Revenue Procedure 2015-39). Buna geçmek bir yöntem değişikliğidir (Revenue Procedure 2025-23, bölüm 20.12, değişiklik no. 220).
• Mallar. Teslim edildikçe. İşletme, malı teslim edildiğinde veya kabul edildiğinde ya da mülkiyet geçtiğinde verilmiş sayabilir. Bu tercih bir muhasebe yöntemidir ve tutarlı kullanılmalıdır. 3 1/2 ay ödeme kuralı, bu süre içinde beklenen malları da kapsar; ancak indirimi yine stok, sarf malzemeleri ve aktifleştirme kuralları belirler.
• Kira ve mülkün diğer kullanımları. Kullanım süresi boyunca eşit olarak. Gelecek yıl için peşin ödenen kira genellikle gelecek yılın giderisidir.
• Sigorta ile mala ilişkin garanti veya servis sözleşmeleri. Ödeme yapıldığında. Burada servis sözleşmesi, satın aldığınız veya kiraladığınız mülkü onarmayı veya değiştirmeyi taahhüt eden sözleşme demektir. Diğer hizmetler yukarıdaki hizmet kuralına tabidir. Ödemenin indirilip indirilmeyeceğini veya yayılıp yayılmayacağını sonra 12 ay kuralı belirler.

İki ek kural sonucu değiştirebilir:

• Tekrarlayan kalemler. Ayrı bir istisna, ifa; zamanında verilen beyannamenin (uzatmalar dahil) verildiği tarih ile yıl sonundan sonraki dokuzuncu ayın 15. günü (yaklaşık 8 1/2 ay) arasından erken olanına kadar gerçekleşirse, kalemin önceki yılda doğmuş sayılmasına izin verebilir. İşletme bunu bir muhasebe yöntemi olarak benimser ve tutarlı uygular. Kalem tekrarlanmalı ve ya önemsiz olmalı ya da gelirle daha iyi eşleşmelidir. İfa beyanname verildikten sonra ama 8 1/2 ay içinde gerçekleşirse düzeltme beyannamesi ile talep edilebilir (Publication 538, 26 CFR 1.461-5). Bir kalemin kurala uyup uymadığı olaya göre değişir.
• İlişkili kişiler. Nakit esasını kullanan ilişkili bir kişiye borçlu olunan gider, ödenene ve ilişkili kişi bunu gelirine dahil edene kadar indirilemez (Publication 538).

Aralık'ta ödediğim stok, sarf malzemeleri ve küçük ekipman ne olacak?

Bunlar peşin ödenen hizmet değil mal olduğu için her biri 12 ay kuralına değil, kendi kuralına tabidir.

• Stok. Maliyeti genellikle mallar satıldığında gider yazılır, ödendiğinde değil. Resmi stok sayımı yapmayan küçük bir işletme daha erken indirim yapabilir, ancak yalnızca defterleri stoku gerçekten gider yazıyorsa. Bkz. stok ve sarf malzemelerinin gider yazılması.
• Sarf malzemeleri. Küçük ve tali sarf malzemeleri genellikle ödendiği yıl, diğer sarf malzemeleri ise ilk kullanıldığı veya tüketildiği yıl indirilir. Hangisinin hangisi olduğunu yukarıdaki rehber anlatır (IRS maddi mülk düzenlemeleri).
• Küçük ekipman. De minimis güvenli liman seçimi, bir işletmenin fatura veya kalem başına $2.500 tutarına kadar maddi kalemleri, geçerli bir finansal tablosu varsa $5.000 tutarına kadar indirmesine izin verir. İşletmenin yılın başında bu büyüklükteki kalemleri gider yazan bir muhasebe politikasının bulunması gerekir (böyle bir finansal tablosu varsa yazılı olarak). Politikayı defterlerinde uygulamalı, seçimi o yıl şartları sağlayan her kaleme uygulamalı ve zamanında verilen asıl beyannamesine bir seçim beyanı eklemelidir. Güvenli liman stoku ve araziyi kapsam dışı bırakır ve yalnızca maddi mülk için geçerlidir; dolayısıyla peşin ödenen sigorta veya kirayı kapsamaz (26 CFR 1.263(a)-1(f)).

Daha büyük ekipman için bkz. yıl sonundan önce ekipman almak.

Peşin ödenen bir gideri nasıl kaydederim ve defterler indirimle uyumlu olmalı mı?

Nakit tarzı defterler ödemeyi ödendiği anda gider yazar. Yayan defterler önce ödemeyi varlık olarak kaydeder, sonra her ay geçtikçe gidere aktarır. Hangisi olursa olsun, beyannamedeki indirim yukarıdaki vergi kurallarına göre belirlenir ve defterler bundan farklı olabilir.

Bir ödemeyi defterlerde yaymak için:

1. Ödeme tarihinde, peşin ödenen gider hesabına borç, banka veya kart hesabına alacak yazın.
2. Her peşin ödeme için tek bir çizelge satırı tutun: satıcı, ödeme tarihi, kapsamın başlangıç ve bitiş tarihi, tutar ve kapsanan ay sayısı.
3. Her ay, gider hesabına borç, peşin ödenen gider hesabına o ayın payı kadar alacak yazın.
4. Yıl sonunda peşin ödenen gider bakiyesini çizelgeyle eşleştirin: dolmamış ay sayısı çarpı aylık maliyet.
5. Her satırı vergi kuralıyla karşılaştırın. Beyannamedeki indirim defterlerden fazla veya az ise, farkı hazırlayıcınızın kullanabileceği bir çizelgede tutun.

12 ay kuralı yararın süresini sınar, defterlerin ödemeyi nasıl kaydettiğini değil. Defterler, beyannamede tamamen indirilen bir ödemeyi yayabilir. Bir şirket (S şirketleri dahil) veya ortaklık bu tür farkları genellikle defterlere göre gelir ile beyannameye göre geliri uzlaştıran Schedule M-1'de, daha büyük olanlar ise Schedule M-3'te bildirir. Çok küçük bazı beyan verenler Schedule M-1'den muaftır (Form 1120, Form 1120-S ve Form 1065 talimatları). Şahıs işletmesi sahibinin böyle bir çizelgesi yoktur; bu yüzden 5. adımdaki çizelge farkın tek kaydıdır.

12 ay kuralından çıkma seçimi, ödemeyi sermaye olarak işleyerek beyannamede yapılır. Defterler nakit esasındaysa, 12 ay kuralına uymayan bir ödeme defterlerde gider yazılır; bu yüzden beyannamede yayılması için bir düzeltme gerekir. Bkz. tahakkuk esaslı defterler ve nakit esaslı vergi beyannamesi.

Peşin ödenen giderlere her yıl farklı davrandım: yöntemi serbestçe değiştirebilir miyim?

Serbestçe değil. Muhasebe yöntemi, önemli bir kaleme nasıl davranıldığını da kapsar; bu yüzden peşin ödenen giderlere yıldan yıla nasıl davrandığınız tek başına sizin yönteminiz olabilir. Genel kuralı veya 12 ay kuralını uygulamayan bir işletmenin başlamadan önce IRS onayına ihtiyacı vardır (Publication 538). “Herhangi bir kalemin muhasebe işlemindeki” değişiklik için kullanılan form Form 3115'tir.

Geçmiş yılların ne anlama geldiği olaya göre değişir:

• Publication 538, bir kalem tutarlı işlenmedikçe o kalem için bir yöntemin genel olarak oluşmuş sayılmayacağını söyler. Bir matematik veya kayıt hatasını düzeltmek muhasebe yöntemi değişikliği değildir, ama bir peşin ödemeyi yanlış yılda indirmek bir zamanlama sorunudur. Önceki beyannamelerde hata mı yoksa yerleşmiş bir yöntem mi bulunduğu, olaylara bağlıdır.
• 12 ay kuralına geçiş, 481(a) düzeltmesi içeren otomatik bir değişikliktir (no. 78, Revenue Procedure 2025-23, bölüm 11.05). Revenue Procedure 2006-12, bölüm 5.02, bunu örnek olarak sayar. Uygunluk koşulları geçerlidir ve genel kurala geçişi hangi prosedürün kapsadığını hazırlayıcının Form 3115 sayfasında doğrulaması gerekir.

Nakit ve tahakkuk esası arasında geçiş ile Form 3115 değişikliğinin ve düzeltmesinin genel işleyişi nakit esasından tahakkuk esasına geçiş rehberinde anlatılır.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır. Tüm tutarlar ABD dolarıdır. Her işletmenin vergi yılı takvim yılıdır.

Bir danışman bir yıllık ofis kirasını peşin öder

Nakit esaslı bir danışman, gelecek yılın Ocak–Aralık ofis kirası için 15 Aralık'ta $12.000 öder. Yarar, gelecek yılın 31 Aralık'ında sona erer. Bu, 1 Ocak'tan itibaren 12 ay içindedir ve bir sonraki vergi yılının sonu içindedir; dolayısıyla 12 ay kuralı geçerlidir. Danışman, önceki beyannameler peşin ödenen giderleri tutarlı biçimde yaymadıkça (bunu değiştirmek IRS onayı gerektirebilir) ödendiği yıl $12.000'ın tamamını indirebilir (bkz. “Peşin ödenen giderlere her yıl farklı davrandım: yöntemi serbestçe değiştirebilir miyim?”).

Defterler yine de kirayı peşin ödenmiş gider varlığı olarak taşıyıp gelecek yıl ayda $1.000 gidere aktarabilir. O zaman defterler ve beyanname yıl sonunda birbirinden farklı olur ve fark gelecek yıl kapanır.

Aynı kirayı ödeyen tahakkuk esaslı bir işletme, alan kullanıldıkça ayda $1.000 indirirdi; yani $12.000'ın tamamı gelecek yıla düşerdi.

Nisan'da başlayan bir poliçe

Aynı danışman, gelecek yılın 1 Nisan'ından ondan sonraki yılın 31 Mart'ına kadar süren bir sigorta poliçesi için 15 Aralık'ta $12.000 öder. Poliçe bir sonraki vergi yılının son gününden sonra bittiği için 12 ay kuralı geçerli değildir. Genel kural ödemeyi aylara göre yayar: 12 ayın 9'u gelecek yıla, 3'ü ondan sonraki yıla düşer.

Defterlerde, 15 Aralık kaydı $12.000 tutarında peşin ödenen sigorta hesabına borç, bankaya alacak yazar. Nisan'dan itibaren her ay, sigorta gider hesabına borç, peşin ödenen sigorta hesabına alacak olarak $1.000 yazılır.

Üç yıllık bir poliçe

Bir işletme sahibi, gelecek yılın 1 Ocak'ında başlayan üç yıllık bir işletme sigortası için Aralık'ta $9.000 öder. Kapsam 36 ay sürer; dolayısıyla 12 ay kuralı geçerli değildir. Sonuç nakit veya tahakkuk esasında aynıdır.

Sahip $9.000'ın tamamını ödeme yılında indirirse, beyanname o yıl $9.000 fazla, sonraki üç yılın her birinde ise $3.000 eksik gösterir. Bunun düzeltme beyannameleriyle mi yoksa yöntem değişikliğiyle mi giderileceği olaya bağlıdır. Bkz. “Peşin ödenen giderlere her yıl farklı davrandım: yöntemi serbestçe değiştirebilir miyim?”

Sizin için farklı mı?

• Büyük veya çok yıllı bir fatura ödediyseniz, geçmiş beyannameleriniz peşin ödenen giderlere tutarsız davrandıysa, birkaç yıllık peşin ödemeler defterlerde eksikse veya defterleriniz ile beyannameniz uyuşmuyorsa: hangi ödemelerin kurala uyduğu, yöntem değişikliği başvurusunun gerekip gerekmediği ve defterlerin her peşin ödemeyi beyannameyle uyumlu gösterecek biçimde nasıl düzenleneceği, beyanname verilmeden önce netleştirilmesi gereken konulardır. Bkz. gecikmiş kayıtların tamamlanması ve muhasebe kayıtları desteği alın.
• Tahakkuk esaslı defter tutuyorsanız ve ödemeyi alan taraf siz, bir akrabanız veya kontrol ettiğiniz bir şirketse: ilişkili kişi kuralı, ödemeyi alan taraf geliri bildirene kadar indirimi bekletebilir; beyanname verilmeden önce kontrol edin. Muhasebe kayıtları desteği alın.
• İşletmenin nakit mi tahakkuk mu esasında olması gerektiğinden emin değilseniz: bkz. küçük işletme için nakit mi tahakkuk mu esası.
• Nakit esasından tahakkuk esasına veya tersine geçmek istiyorsanız: bkz. nakit esasından tahakkuk esasına geçiş.
• Defterleriniz tahakkuk esaslı, beyannameniz nakit esaslıysa: bkz. tahakkuk esaslı defterler ve nakit esaslı vergi beyannamesi.
• Bir müşteri size peşin ödeme yaptıysa: bu gelir tarafıdır. Bkz. müşteri peşinatları ve depozitoları.
• Yıl sonuna ait diğer kalemler: yıl sonundan önce ekipman almak, stok ve sarf malzemelerinin gider yazılması, Ocak'ta ödenen Aralık sonu ücretleri için yıl sonunda tahakkuk eden bordro ve tam liste için yıl sonu kapanış kontrol listesi.