Chi phí trả trước cuối năm: quy tắc 12 tháng và khấu trừ

Tháng 12 tôi trả tiền thuê hoặc bảo hiểm của năm sau thì có được khấu trừ ngay không?

Thường là có, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Doanh nghiệp dùng phương pháp tiền mặt có thể khấu trừ khoản trả trong tháng 12 ngay trong năm trả khi quy tắc 12 tháng áp dụng: lợi ích phải kết thúc trong vòng 12 tháng kể từ khi bắt đầu và chậm nhất vào ngày cuối cùng của năm thuế kế tiếp. Tiền thuê từ tháng 1 đến tháng 12 của năm sau đạt điều kiện. Cùng 12 tháng đó nhưng bắt đầu từ ngày 1 tháng 4 thì không đạt, và khoản trả được phân bổ dần theo các năm mà nó bao phủ. Doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích còn phải qua phép thử economic performance, trình bày ở phần dưới.

Trả trước chỉ đổi năm được khấu trừ, không đổi tổng số. Khi quy tắc cho phép, khoản khấu trừ chuyển vào năm trả tiền và khoản khấu trừ của năm sau nhỏ đi. Khi quy tắc không cho phép, tiền đã ra khỏi tài khoản vào tháng 12 nhưng khoản khấu trừ phải chờ.

Quy tắc 12 tháng nằm trong Publication 538 và 26 CFR 1.263(a)-4(f). Publication 334, viết cho người nộp Schedule C, chỉ nêu quy tắc chung, và ví dụ của nó chia một hợp đồng bảo hiểm 1 năm bắt đầu từ ngày 1 tháng 7 ra hai năm. Publication 538 (Ví dụ 2) lại khấu trừ toàn bộ một hợp đồng bảo hiểm cùng loại theo quy tắc 12 tháng. Trang này nói về quy tắc liên bang.

Một trường hợp không đơn giản nếu:

• khoản trả bao phủ hơn một năm, hoặc thời gian bảo hiểm chỉ bắt đầu khá lâu sau đầu năm;
• sổ sách và tờ khai dùng hai phương pháp khác nhau, hoặc doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích;
• các tờ khai trước đây xử lý chi phí trả trước không nhất quán;
• doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích và bên nhận tiền là chủ sở hữu, người thân hoặc một công ty liên quan dùng phương pháp tiền mặt;
• ngân hàng, nhà đầu tư hoặc bên mua sẽ đọc sổ sách.

Nếu có trường hợp nào ở trên đúng với bạn, hãy chốt cách xử lý trước khi nộp tờ khai. Các phần sau chỉ cách kiểm tra từng trường hợp.

Hãy chuẩn bị trước khi quyết định:

• hóa đơn hoặc hợp đồng ghi ngày bắt đầu và ngày kết thúc của thời gian bao phủ;
• ngày thanh toán trên sao kê ngân hàng hoặc thẻ;
• phương pháp kế toán trên tờ khai gần nhất (Schedule C, dòng F, đối với chủ doanh nghiệp một chủ);
• hai tờ khai gần nhất, để xem trước đây chi phí trả trước được xử lý ra sao.

Quy tắc 12 tháng là gì, và khoản trả của tôi có đủ điều kiện không?

Quy tắc 12 tháng cho phép doanh nghiệp khấu trừ khoản trả trước ngay, thay vì vốn hóa thành tài sản rồi phân bổ dần, khi lợi ích không kéo dài quá mốc đến sớm hơn trong hai giới hạn. Cả hai giới hạn đều phải được đáp ứng (26 CFR 1.263(a)-4(f)). Quy tắc áp dụng cho các quyền và lợi ích trả trước như tiền thuê, bảo hiểm hoặc phí thành viên.

Với doanh nghiệp dùng năm dương lịch trả tiền vào tháng 12, giới hạn thứ hai là ngày 31 tháng 12 của năm sau. Hợp đồng bảo hiểm 12 tháng bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 của năm sau đạt điều kiện. Cũng hợp đồng đó nhưng bắt đầu từ ngày 1 tháng 4 thì không đạt, vì nó kéo sang năm tiếp theo.

Ba điều kiện có thể làm thay đổi kết quả:

• Gia hạn. Nếu hoàn cảnh cho thấy có kỳ vọng hợp lý về việc gia hạn, lợi ích được tính là kéo dài đến hết thời gian gia hạn, nên hợp đồng thuê 1 năm mà bạn dự kiến gia hạn có thể không đạt. Quy định xét lịch sử gia hạn, tính kinh tế của giao dịch và các điều khoản gia hạn.
• Không có thời hạn cố định. Quy tắc không áp dụng cho quyền có thời hạn vô định: quyền không có thời hạn cố định, chẳng hạn giấy phép của chính phủ chỉ bị thu hồi khi vi phạm điều khoản, hoặc quyền được tính bằng một lượng hàng hóa hay dịch vụ cố định thay vì bằng thời gian.
• Chọn không áp dụng. Doanh nghiệp có thể chọn không dùng quy tắc này bằng cách coi các khoản trả là chi phí vốn trên tờ khai gốc nộp đúng hạn, kể cả thời gian gia hạn. Hợp danh hoặc S corporation tự đưa ra lựa chọn này, không phải các chủ sở hữu. Lựa chọn áp dụng cho mọi khoản trả tương tự trong năm đó, và chỉ có thể hủy khi IRS đồng ý.

Nếu khoản trả lớn bao phủ hơn 12 tháng hoặc kết thúc sau năm kế tiếp thì sao?

Khi quy tắc 12 tháng không áp dụng, chi phí trả trước chỉ được khấu trừ trong năm mà nó thuộc về (Publication 538). Mỗi năm được phần của thời gian bao phủ rơi vào năm đó.

Hãy chia khoản trả cho số tháng được bao phủ, rồi gán cho mỗi năm thuế số tháng của năm đó. Publication 538 chia hợp đồng bảo hiểm ba năm theo đúng cách này, tính theo tháng. Phần thuộc các năm sau vẫn nằm trên bảng cân đối kế toán như một tài sản trả trước cho đến khi đến các tháng đó.

Cách này áp dụng khi thời gian bao phủ dài hơn 12 tháng, chẳng hạn hợp đồng bảo hiểm hai hoặc ba năm. Nó cũng áp dụng khi thời gian bao phủ từ 12 tháng trở xuống nhưng kết thúc sau ngày cuối cùng của năm thuế kế tiếp, chẳng hạn hợp đồng bảo hiểm 12 tháng bắt đầu từ ngày 1 tháng 2 của năm sau, với doanh nghiệp dùng năm dương lịch.

Hợp đồng thuê lớn theo một quy tắc khác. Hợp đồng thuê có tổng tiền thuê vượt $250.000, trong đó tiền thuê được trả trước hơn một năm dương lịch, bị hoãn hoặc thay đổi trong thời hạn thuê, có thể là hợp đồng thuê theo section 467. Loại này có quy tắc riêng về tiền thuê và tiền lãi cho cả bên thuê lẫn bên cho thuê, dù dùng sổ sách tiền mặt hay dồn tích (26 USC 467, 26 CFR 1.467-1). Tiền thuê hằng tháng bằng nhau, trả toàn bộ trong năm dương lịch mà nó thuộc về hoặc trong năm liền trước hay liền sau, thì không thuộc loại này. Hãy nhờ người có chuyên môn rà soát hợp đồng thuê trả trước nhiều năm trước khi nộp tờ khai: dịch vụ ghi sổ kế toán.

Phương pháp tiền mặt hay dồn tích có làm kết quả khác đi không?

Có. Doanh nghiệp dùng phương pháp tiền mặt khấu trừ chi phí trong năm trả tiền, theo các quy tắc về chi phí trả trước ở trên (Publication 538, 26 CFR 1.461-1). Doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích khấu trừ khi số tiền đã xác định và economic performance đã xảy ra. Quy tắc 12 tháng không thay đổi thời điểm doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích phát sinh nghĩa vụ (26 CFR 1.263(a)-4(f)(6)).

Kế toán dồn tích xử lý chi phí trả trước như thế nào?

Doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích khấu trừ hoặc vốn hóa một chi phí khi nghĩa vụ đã xác định, số tiền có thể xác định được và economic performance (thực hiện kinh tế) đã xảy ra. Nói chung điều đó nghĩa là dịch vụ đã được thực hiện, tài sản đã được cung cấp hoặc tài sản đã được sử dụng. Chỉ trả tiền sớm thì không tự làm khoản khấu trừ dịch chuyển (Publication 538). Thời điểm economic performance xảy ra tùy vào thứ đã mua (26 CFR 1.461-4):

• Dịch vụ. Khi bên cung cấp thực hiện dịch vụ. Nếu doanh nghiệp có cơ sở hợp lý để kỳ vọng bên cung cấp thực hiện toàn bộ dịch vụ theo hợp đồng trong vòng 3 1/2 tháng sau khi thanh toán, doanh nghiệp có thể coi dịch vụ đã được cung cấp ngay khi thanh toán. Một hợp đồng một năm cho một dịch vụ không tách rời, trả vào tháng 12, nói chung không nằm trong khoảng thời gian này. Có một safe harbor cho hợp đồng từ 12 tháng trở xuống cung cấp dịch vụ đều đặn, mỗi lần có giá trị độc lập, như dọn dẹp hay chăm sóc sân vườn: phần khoản trả trước ứng với 3 1/2 tháng đầu khi đó được tính vào năm trả tiền (Revenue Procedure 2015-39). Chuyển sang cách này là một thay đổi phương pháp kế toán (Revenue Procedure 2025-23, section 20.12, thay đổi số 220).
• Tài sản. Khi tài sản được cung cấp. Doanh nghiệp có thể coi tài sản đã được cung cấp khi hàng được giao hoặc được chấp nhận, hoặc khi quyền sở hữu chuyển giao. Lựa chọn đó là một phương pháp kế toán và phải dùng nhất quán. Quy tắc thanh toán 3 1/2 tháng cũng bao gồm tài sản dự kiến nhận trong khoảng thời gian đó, nhưng hàng tồn kho, vật tư và các quy tắc vốn hóa vẫn quyết định khoản khấu trừ.
• Tiền thuê và việc sử dụng tài sản khác. Đều đặn theo thời gian sử dụng. Tiền thuê trả trước cho năm sau nói chung là chi phí của năm sau.
• Bảo hiểm, và hợp đồng bảo hành hoặc dịch vụ cho tài sản. Khi thanh toán. Ở đây, hợp đồng dịch vụ là hợp đồng cam kết sửa chữa hoặc thay thế tài sản bạn đã mua hoặc thuê. Các dịch vụ khác theo quy tắc dịch vụ ở trên. Sau đó quy tắc 12 tháng quyết định khoản trả được khấu trừ hay phân bổ dần.

Hai quy tắc nữa có thể làm thay đổi kết quả:

• Khoản chi lặp lại. Một ngoại lệ riêng có thể coi khoản chi là đã phát sinh ở năm trước nếu việc thực hiện xảy ra chậm nhất vào mốc đến sớm hơn: ngày nộp tờ khai đúng hạn (kể cả gia hạn), hoặc ngày 15 của tháng thứ chín sau ngày kết thúc năm (khoảng 8 1/2 tháng). Doanh nghiệp áp dụng nó như một phương pháp kế toán và dùng nhất quán. Khoản chi phải lặp lại và hoặc không đáng kể hoặc phản ánh phù hợp hơn với thu nhập. Nếu việc thực hiện xảy ra sau khi nộp tờ khai nhưng vẫn trong 8 1/2 tháng, có thể nộp tờ khai điều chỉnh để khai khoản này (Publication 538, 26 CFR 1.461-5). Khoản chi có đủ điều kiện hay không còn tùy từng hoàn cảnh cụ thể.
• Bên liên quan. Khoản chi nợ một bên liên quan dùng phương pháp tiền mặt không được khấu trừ cho đến khi đã trả và bên liên quan đó đã tính khoản này vào thu nhập (Publication 538).

Còn hàng tồn kho, vật tư và thiết bị nhỏ tôi mua trong tháng 12 thì sao?

Đây là hàng hóa chứ không phải dịch vụ trả trước, nên mỗi loại theo quy tắc riêng, không theo quy tắc 12 tháng.

• Hàng tồn kho. Giá vốn của hàng nói chung được tính khi hàng bán ra, không phải khi trả tiền. Doanh nghiệp nhỏ không lập hàng tồn kho chính thức có thể khấu trừ sớm hơn, nhưng chỉ khi sổ sách thật sự ghi hàng đó là chi phí. Xem tính hàng tồn kho và vật tư vào chi phí.
• Vật tư. Vật tư phụ nhỏ nói chung được khấu trừ trong năm trả tiền, còn các vật tư khác được khấu trừ trong năm bắt đầu dùng hoặc tiêu hao. Hướng dẫn nêu trên giải thích loại nào là loại nào (quy định của IRS về tài sản hữu hình).
• Thiết bị nhỏ. Lựa chọn de minimis safe harbor cho phép doanh nghiệp khấu trừ tài sản hữu hình đến $2.500 mỗi hóa đơn hoặc mỗi món, hoặc $5.000 nếu có báo cáo tài chính áp dụng (applicable financial statement). Doanh nghiệp cần có chính sách kế toán từ đầu năm quy định các món ở mức giá đó được ghi vào chi phí (bằng văn bản nếu có loại báo cáo tài chính nói trên). Doanh nghiệp phải làm đúng chính sách này trong sổ sách, áp dụng lựa chọn cho mọi món đủ điều kiện trong năm đó, và đính kèm bản kê lựa chọn vào tờ khai gốc nộp đúng hạn. Safe harbor loại trừ hàng tồn kho và đất, và chỉ áp dụng cho tài sản hữu hình, nên không bao gồm bảo hiểm hay tiền thuê trả trước (26 CFR 1.263(a)-1(f)).

Với thiết bị lớn hơn, xem mua thiết bị trước cuối năm.

Tôi ghi sổ chi phí trả trước thế nào, và sổ sách có phải khớp với khoản khấu trừ không?

Sổ sách theo kiểu tiền mặt ghi chi phí ngay khi trả tiền. Sổ sách phân bổ dần thì ghi khoản trả vào tài sản trước, rồi chuyển sang chi phí theo từng tháng trôi qua. Dù theo cách nào, khoản khấu trừ trên tờ khai vẫn theo các quy tắc thuế ở trên, và sổ sách có thể khác với tờ khai.

Để phân bổ dần một khoản trả trong sổ sách:

1. Vào ngày thanh toán, ghi Nợ tài khoản chi phí trả trước và ghi Có tài khoản ngân hàng hoặc thẻ.
2. Mỗi khoản trả trước có một dòng trong bảng theo dõi: nhà cung cấp, ngày thanh toán, ngày bắt đầu và kết thúc thời gian bao phủ, số tiền và số tháng được bao phủ.
3. Mỗi tháng, ghi Nợ tài khoản chi phí và ghi Có chi phí trả trước cho phần của tháng đó.
4. Vào cuối năm, đối chiếu số dư chi phí trả trước với bảng theo dõi: số tháng chưa hết nhân với chi phí mỗi tháng.
5. So từng dòng với quy tắc thuế. Nếu tờ khai khấu trừ nhiều hơn hoặc ít hơn sổ sách, hãy lưu phần chênh lệch trong một bảng mà người chuẩn bị thuế dùng được.

Quy tắc 12 tháng kiểm tra độ dài của lợi ích, không phải cách sổ sách ghi. Sổ sách có thể phân bổ dần một khoản mà tờ khai khấu trừ toàn bộ. Công ty (kể cả S corporation) hoặc hợp danh nói chung báo cáo các chênh lệch này trong phần đối chiếu thu nhập theo sổ sách với thu nhập theo tờ khai, tức Schedule M-1, hoặc Schedule M-3 với doanh nghiệp lớn hơn. Một số đơn vị nộp thuế rất nhỏ được miễn Schedule M-1 (hướng dẫn Form 1120, Form 1120-S và Form 1065). Chủ doanh nghiệp một chủ không có schedule như vậy, nên bảng ở bước 5 là hồ sơ duy nhất về phần chênh lệch.

Lựa chọn không dùng quy tắc 12 tháng được thực hiện trên tờ khai, bằng cách coi khoản trả là chi phí vốn. Nếu sổ sách theo cơ sở tiền mặt, khoản trả không đạt quy tắc 12 tháng vẫn bị ghi thẳng vào chi phí trong sổ sách, nên tờ khai cần một khoản điều chỉnh để phân bổ dần. Xem sổ sách dồn tích và tờ khai theo cơ sở tiền mặt.

Mỗi năm tôi xử lý chi phí trả trước một kiểu: có thể đổi luôn không?

Không thể đổi tùy ý. Phương pháp kế toán bao gồm cách xử lý bất kỳ khoản mục trọng yếu nào, nên cách bạn xử lý chi phí trả trước qua các năm có thể tự nó đã là phương pháp của bạn. Doanh nghiệp chưa áp dụng quy tắc chung hoặc quy tắc 12 tháng cần IRS chấp thuận trước khi bắt đầu (Publication 538). Biểu mẫu dùng để đổi "cách xử lý kế toán của bất kỳ khoản mục nào" là Form 3115.

Những năm trước có ý nghĩa gì thì tùy hoàn cảnh cụ thể:

• Publication 538 nói rằng một phương pháp nói chung chưa được xác lập cho một khoản mục nếu khoản mục đó không được xử lý nhất quán. Sửa lỗi tính toán hoặc lỗi ghi sổ không phải là thay đổi phương pháp kế toán, nhưng khấu trừ khoản trả trước sai năm là vấn đề về thời điểm. Các tờ khai trước có sai sót hay đã có phương pháp được xác lập thì tùy vào hoàn cảnh.
• Chuyển sang quy tắc 12 tháng là một thay đổi tự động (số 78, Revenue Procedure 2025-23, section 11.05) kèm khoản điều chỉnh theo section 481(a). Revenue Procedure 2006-12, section 5.02, nêu đây là một ví dụ. Có các điều kiện đủ tư cách, và thủ tục nào áp dụng cho việc chuyển sang quy tắc chung thì người chuẩn bị thuế cần xác nhận trên trang Form 3115.

Việc chuyển giữa phương pháp tiền mặt và dồn tích, cũng như cách một thay đổi bằng Form 3115 và khoản điều chỉnh của nó vận hành nói chung, được trình bày trong chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.

Ví dụ

Các ví dụ sau chỉ để minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ. Mỗi doanh nghiệp dùng năm thuế theo năm dương lịch.

Một nhà tư vấn trả trước tiền thuê văn phòng cả năm

Một nhà tư vấn dùng phương pháp tiền mặt trả $12.000 vào ngày 15 tháng 12 cho tiền thuê văn phòng từ tháng 1 đến tháng 12 của năm sau. Lợi ích kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm sau. Mốc đó nằm trong 12 tháng kể từ ngày 1 tháng 1 và trong giới hạn hết năm thuế kế tiếp, nên quy tắc 12 tháng áp dụng. Nhà tư vấn có thể khấu trừ toàn bộ $12.000 trong năm trả tiền, trừ khi các tờ khai trước đây nhất quán phân bổ dần chi phí trả trước, khi đó việc đổi có thể cần IRS chấp thuận (xem "Mỗi năm tôi xử lý chi phí trả trước một kiểu: có thể đổi luôn không?").

Sổ sách vẫn có thể ghi tiền thuê là tài sản trả trước và chuyển $1.000 mỗi tháng sang chi phí vào năm sau. Khi đó sổ sách và tờ khai khác nhau vào cuối năm, và phần chênh lệch tự đảo lại vào năm sau.

Một doanh nghiệp dùng phương pháp dồn tích trả cùng khoản tiền thuê sẽ khấu trừ $1.000 mỗi tháng khi dùng mặt bằng, nên toàn bộ $12.000 rơi vào năm sau.

Hợp đồng bảo hiểm bắt đầu từ tháng 4

Cũng nhà tư vấn đó trả $12.000 vào ngày 15 tháng 12 cho hợp đồng bảo hiểm chạy từ ngày 1 tháng 4 của năm sau đến ngày 31 tháng 3 của năm tiếp theo. Hợp đồng kết thúc sau ngày cuối cùng của năm thuế kế tiếp, nên quy tắc 12 tháng không áp dụng. Quy tắc chung phân bổ khoản trả theo tháng: 9 trong 12 tháng rơi vào năm sau và 3 tháng rơi vào năm tiếp theo.

Trong sổ sách, bút toán ngày 15 tháng 12 ghi Nợ bảo hiểm trả trước và ghi Có ngân hàng $12.000. Từ tháng 4, mỗi tháng ghi Nợ chi phí bảo hiểm và ghi Có bảo hiểm trả trước $1.000.

Hợp đồng bảo hiểm ba năm

Một chủ doanh nghiệp trả $9.000 vào tháng 12 cho hợp đồng bảo hiểm doanh nghiệp ba năm bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 của năm sau. Thời gian bao phủ là 36 tháng, nên quy tắc 12 tháng không áp dụng. Kết quả giống nhau dù dùng phương pháp tiền mặt hay dồn tích.

Nếu chủ doanh nghiệp khấu trừ toàn bộ $9.000 trong năm trả tiền, tờ khai sẽ khấu trừ thừa $9.000 trong năm đó và thiếu $3.000 trong mỗi năm trong ba năm tiếp theo. Sửa bằng tờ khai điều chỉnh hay bằng thay đổi phương pháp là tùy hoàn cảnh. Xem "Mỗi năm tôi xử lý chi phí trả trước một kiểu: có thể đổi luôn không?"

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn trả trước một khoản lớn hoặc nhiều năm, các tờ khai trước xử lý chi phí trả trước không nhất quán, sổ sách thiếu chi phí trả trước của nhiều năm, hoặc sổ sách và tờ khai không khớp: khoản trả nào đủ điều kiện, có cần nộp hồ sơ thay đổi phương pháp hay không, và sổ sách nên thể hiện từng khoản trả trước ra sao để khớp với tờ khai là những điểm cần chốt trước khi nộp tờ khai. Xem bổ sung sổ sách quá hạn và nhận dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn dùng sổ sách dồn tích và bên nhận tiền là chính bạn, người thân hoặc một công ty bạn kiểm soát: quy tắc về bên liên quan có thể giữ khoản khấu trừ lại cho đến khi bên nhận khai khoản đó vào thu nhập, nên hãy kiểm tra trước khi nộp tờ khai. Nhận dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn chưa chắc doanh nghiệp nên dùng phương pháp tiền mặt hay dồn tích: xem kế toán tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.
• Bạn muốn chuyển từ tiền mặt sang dồn tích, hoặc ngược lại: xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.
• Sổ sách của bạn theo dồn tích còn tờ khai theo cơ sở tiền mặt: xem sổ sách dồn tích và tờ khai theo cơ sở tiền mặt.
• Khách hàng trả trước cho bạn: đó là phía thu nhập. Xem tiền khách hàng trả trước và tiền đặt cọc.
• Các khoản cuối năm khác: mua thiết bị trước cuối năm, tính hàng tồn kho và vật tư vào chi phí, tiền lương phải trả cuối năm cho tiền lương cuối tháng 12 trả vào tháng 1, và danh sách việc cần làm khi khóa sổ cuối năm để có danh sách đầy đủ.