Despesas pagas antecipadamente no fim do ano: regra de 12 meses

Posso deduzir em dezembro o que paguei pelo aluguel ou pelo seguro do ano que vem?

Muitas vezes sim, mas nem sempre. Uma empresa dos EUA no regime de caixa pode deduzir no ano do pagamento um pagamento de dezembro quando a regra de 12 meses se aplica: o benefício precisa terminar até 12 meses após o início e até o último dia do próximo ano fiscal. O aluguel de janeiro a dezembro do ano que vem passa. Os mesmos 12 meses começando em 1º de abril não passam, e o pagamento é diluído nos anos que cobre. Uma empresa no regime de competência também precisa passar no teste de execução econômica (economic performance), explicado mais adiante.

Pagar antecipadamente muda o ano da dedução, não o total. Quando a regra permite, a dedução vai para o ano do pagamento e a do ano seguinte fica menor. Quando não permite, o dinheiro sai em dezembro e a dedução espera.

A regra de 12 meses está na Publication 538 e no 26 CFR 1.263(a)-4(f). A Publication 334, escrita para quem entrega o Schedule C, traz apenas a regra geral, e seu exemplo divide entre dois anos uma apólice de 1 ano que começa em 1º de julho. A Publication 538 (Example 2) deduz por inteiro o mesmo tipo de apólice pela regra de 12 meses. Esta página trata da regra federal dos EUA.

O caso não é simples se:

• o pagamento cobre mais de um ano, ou a cobertura começa bem depois do início do ano;
• a escrituração contábil e a declaração usam métodos diferentes, ou a empresa está no regime de competência;
• declarações anteriores trataram as despesas antecipadas de forma inconsistente;
• a empresa está no regime de competência e quem recebe é o proprietário, um parente ou uma empresa relacionada que usa o regime de caixa;
• um banco, investidor ou comprador vai ler a escrituração contábil.

Se algum desses pontos se aplica a você, defina o tratamento antes de entregar a declaração. As seções seguintes mostram como verificar cada um.

Reúna antes de decidir:

• a fatura ou o contrato com as datas de início e fim da cobertura;
• a data do pagamento, no extrato do banco ou do cartão;
• o método contábil da última declaração (Schedule C, linha F, para um empresário individual);
• as duas últimas declarações, para ver como as despesas antecipadas foram tratadas antes.

O que é a regra de 12 meses e meu pagamento se enquadra?

A regra de 12 meses permite que uma empresa dos EUA deduza um pagamento antecipado agora, em vez de registrá-lo como ativo para diluir, quando o benefício não passa da primeira entre duas datas-limite. As duas condições precisam valer (26 CFR 1.263(a)-4(f)). A regra vale para direitos e benefícios pagos antecipadamente, como aluguel, seguro ou taxa de associação.

Para uma empresa dos EUA com ano-calendário que paga em dezembro, o segundo limite é 31 de dezembro do ano que vem. Uma apólice de 12 meses que começa em 1º de janeiro do ano que vem passa. A mesma apólice começando em 1º de abril não passa, porque entra no ano seguinte.

Três condições podem mudar a resposta:

• Renovação. Se os fatos mostram uma expectativa razoável de renovação, o benefício conta como se durasse também o período renovado. Assim, um aluguel de um ano que você espera renovar pode não passar na regra. O regulamento considera o histórico de renovações, a economia do negócio e as condições de renovação.
• Sem prazo fixo. A regra não se aplica a um direito de duração indefinida: um direito sem prazo fixo, como uma licença do governo que só pode ser revogada por violar seus termos, ou um direito medido por uma quantidade fixa de bens ou serviços, e não por tempo.
• Opção para não usar a regra. A empresa pode optar por não usar a regra, tratando os pagamentos como despesas de capital na declaração original entregue no prazo, incluindo as prorrogações. Uma sociedade ou uma corporação S faz essa opção ela mesma, não os seus proprietários. A opção cobre todos os pagamentos semelhantes daquele ano e só pode ser revogada com o consentimento do IRS.

E se um pagamento grande cobre mais de 12 meses ou termina depois do próximo ano?

Quando a regra de 12 meses não se aplica, uma despesa paga antecipadamente só é dedutível no ano a que se refere (Publication 538). Cada ano fica com a parte do período de cobertura que cai nele.

Divida o pagamento pelos meses cobertos e dê a cada ano fiscal os seus meses. A Publication 538 divide uma apólice de três anos assim, por meses. A parte que pertence aos anos seguintes continua no balanço patrimonial como ativo de despesa antecipada até chegarem os seus meses.

Isso vale quando a cobertura passa de 12 meses, como uma apólice de dois ou três anos. Vale também quando a cobertura dura 12 meses ou menos, mas termina depois do último dia do próximo ano fiscal, como uma apólice de 12 meses que começa em 1º de fevereiro do ano que vem numa empresa com ano-calendário.

Contratos de aluguel grandes seguem outra regra. Um contrato com aluguel total acima de $250.000, cujo aluguel é pago com mais de um ano-calendário de antecedência, é diferido ou muda ao longo do prazo, pode ser um contrato de aluguel da seção 467. Ele tem regras próprias de aluguel e juros para o inquilino e o locador, seja na escrituração contábil de caixa ou de competência (26 USC 467, 26 CFR 1.467-1). Aluguel mensal igual, todo pago no ano-calendário a que se refere, no anterior ou no seguinte, não se enquadra nesse caso. Peça uma revisão de um contrato de aluguel de vários anos pago antecipadamente antes de entregar a declaração: ajuda com a escrituração contábil.

Muda se minha empresa usa o regime de caixa ou o de competência?

Sim. Uma empresa dos EUA no regime de caixa deduz uma despesa no ano em que paga, sujeita às regras de despesas antecipadas acima (Publication 538, 26 CFR 1.461-1). Uma empresa no regime de competência a deduz quando o valor está definido e a execução econômica (economic performance) ocorreu. A regra de 12 meses não muda quando uma empresa no regime de competência assume uma obrigação (26 CFR 1.263(a)-4(f)(6)).

Como o regime de competência trata uma despesa paga antecipadamente?

Uma empresa dos EUA no regime de competência deduz ou capitaliza uma despesa quando a obrigação está definida, o valor pode ser determinado e a execução econômica (economic performance) ocorreu. Em geral, isso significa que o serviço foi prestado, o bem foi fornecido ou o bem foi usado. Pagar antes não muda a dedução por si só (Publication 538). O momento da execução econômica depende do que foi comprado (26 CFR 1.461-4):

• Serviços. Conforme o prestador os executa. Se a empresa pode esperar, com razoabilidade, que o prestador execute todos os serviços do contrato em até 3 1/2 meses após o pagamento, ela pode tratá-los como prestados na data do pagamento. Um único contrato de um ano para um serviço indiferenciado, pago em dezembro, geralmente não cabe nesse prazo. Uma regra de segurança cobre contratos de 12 meses ou menos que prestam serviços regulares, cada um com valor independente, como limpeza ou jardinagem: a parte do pagamento antecipado referente aos primeiros 3 1/2 meses conta, então, no ano do pagamento (Revenue Procedure 2015-39). Passar a usá-la é uma mudança de método (Revenue Procedure 2025-23, seção 20.12, mudança nº 220).
• Bens. Conforme são fornecidos. Uma empresa pode tratar um bem como fornecido quando ele é entregue ou aceito, ou quando a propriedade é transferida. Essa escolha é um método contábil e deve ser usada de forma consistente. A regra de pagamento de 3 1/2 meses também cobre bens esperados nesse período, mas as regras de estoque, insumos e capitalização ainda definem a dedução.
• Aluguel e outro uso de bens. De forma uniforme ao longo do período de uso. O aluguel pago antecipadamente para o ano que vem geralmente é despesa do ano que vem.
• Seguro e contratos de garantia ou de serviço sobre bens. No momento do pagamento. Aqui, contrato de serviço é o que promete consertar ou substituir um bem que você comprou ou alugou. Outros serviços seguem a regra de serviços acima. A regra de 12 meses define, então, se o pagamento é deduzido ou diluído.

Duas outras regras podem mudar a resposta:

• Itens recorrentes. Uma exceção separada pode tratar um item como incorrido no ano anterior quando a execução ocorre até a primeira entre duas datas: a da entrega da declaração no prazo (com prorrogações) ou o 15º dia do nono mês após o fim do ano (cerca de 8 1/2 meses). A empresa adota a exceção como método contábil e a aplica de forma consistente. O item precisa ser recorrente e ser irrelevante ou combinar melhor com a receita. Se a execução vem depois da entrega da declaração, mas dentro dos 8 1/2 meses, uma declaração retificadora pode pedir a dedução (Publication 538, 26 CFR 1.461-5). Se um item se qualifica depende dos fatos.
• Partes relacionadas. Uma despesa devida a uma parte relacionada que usa o regime de caixa não é dedutível até ser paga e a parte relacionada incluí-la na renda (Publication 538).

E o estoque, os insumos e os equipamentos pequenos que pago em dezembro?

São bens, não serviços pagos antecipadamente, então cada um segue a sua própria regra e não a regra de 12 meses.

• Estoque. Em geral, o custo sai quando as mercadorias são vendidas, não quando são pagas. Uma pequena empresa dos EUA que dispensa um controle formal de estoque pode deduzir antes, mas só se a sua escrituração contábil realmente lança o estoque como despesa. Veja como lançar estoque e insumos como despesa.
• Insumos. Insumos pequenos e incidentais geralmente são deduzidos no ano do pagamento, e os demais no ano em que são usados ou consumidos pela primeira vez. O guia acima explica qual é qual (regulamentos do IRS sobre bens tangíveis).
• Equipamentos pequenos. A opção pela regra de segurança de minimis permite que uma empresa dos EUA deduza bens tangíveis de até $2.500 por fatura ou item, ou $5.000 se tiver demonstração financeira aplicável. A empresa precisa ter, no início do ano, uma política contábil que lance como despesa itens desse valor (por escrito, se tiver essa demonstração). Ela deve seguir a política na escrituração contábil, aplicar a opção a todos os itens elegíveis daquele ano e anexar uma declaração de opção à declaração original entregue no prazo. A regra de segurança exclui estoque e terrenos e cobre apenas bens tangíveis, então não alcança seguro nem aluguel pagos antecipadamente (26 CFR 1.263(a)-1(f)).

Para equipamentos maiores, veja comprar equipamentos antes do fim do ano.

Como registro uma despesa paga antecipadamente, e a escrituração contábil precisa coincidir com a dedução?

A escrituração contábil no estilo de caixa lança o pagamento como despesa quando ele é feito. A escrituração que dilui o pagamento o registra primeiro como ativo e depois o passa para despesa conforme os meses passam. De qualquer forma, a dedução da declaração segue as regras fiscais acima, e a escrituração contábil pode diferir dela.

Para diluir um pagamento na escrituração contábil:

1. Na data do pagamento, debite uma conta de despesa antecipada e credite o banco ou o cartão.
2. Mantenha uma linha de controle por pagamento antecipado: fornecedor, data do pagamento, início e fim da cobertura, valor e meses cobertos.
3. A cada mês, debite a conta de despesa e credite a despesa antecipada pela parte daquele mês.
4. No fim do ano, concilie o saldo de despesa antecipada com o controle: meses ainda não vencidos vezes o custo mensal.
5. Compare cada linha com a regra fiscal. Onde a declaração deduz mais ou menos que a escrituração contábil, guarde a diferença em um controle que o seu preparador de declarações possa usar.

A regra de 12 meses testa a duração do benefício, não como a escrituração contábil o registra. A escrituração pode diluir um pagamento que a declaração deduz por inteiro. Uma corporação (inclusive corporação S) ou sociedade dos EUA geralmente informa essas diferenças na conciliação entre o lucro contábil e o lucro da declaração, o Schedule M-1, ou o Schedule M-3 para as maiores. Alguns contribuintes muito pequenos estão dispensados do Schedule M-1 (instruções do Form 1120, do Form 1120-S e do Form 1065). Um empresário individual não tem esse formulário, então o controle da etapa 5 é o único registro da diferença.

A opção para não usar a regra de 12 meses é feita na declaração, tratando o pagamento como de capital. Se a escrituração contábil é no regime de caixa, um pagamento que não passa na regra de 12 meses é lançado como despesa na escrituração, e por isso precisa de um ajuste na declaração para ser diluído. Veja escrituração contábil de competência e declaração no regime de caixa.

Tratei as despesas antecipadas de forma diferente a cada ano: posso simplesmente mudar?

Não livremente. Um método contábil inclui o tratamento de qualquer item relevante, então a forma como você trata as despesas antecipadas ano após ano pode ser, ela mesma, o seu método. Uma empresa dos EUA que não vinha aplicando a regra geral nem a regra de 12 meses precisa de aprovação do IRS antes de começar (Publication 538). O formulário para uma mudança no “tratamento contábil de qualquer item” é o Form 3115.

O que os anos anteriores significam depende dos fatos:

• A Publication 538 diz que um método geralmente não se estabelece para um item a menos que ele seja tratado de forma consistente. Corrigir um erro de cálculo ou de lançamento não é uma mudança de método contábil, mas deduzir um pagamento antecipado no ano errado é uma questão de momento. Se as declarações anteriores têm erros ou um método estabelecido depende dos fatos.
• Uma mudança para a regra de 12 meses é uma mudança automática (nº 78, Revenue Procedure 2025-23, seção 11.05) com um ajuste da seção 481(a). A Revenue Procedure 2006-12, seção 5.02, a cita como exemplo. Há condições de elegibilidade, e qual procedimento cobre uma mudança para a regra geral deve ser confirmado por um preparador de declarações na página do Form 3115.

A troca entre regime de caixa e de competência, e como funcionam em geral uma mudança pelo Form 3115 e o seu ajuste, estão em mudar do regime de caixa para o de competência.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares americanos. Cada empresa tem ano fiscal igual ao ano-calendário.

Um consultor paga antecipadamente um ano de aluguel do escritório

Um consultor no regime de caixa paga US$12.000 em 15 de dezembro pelo aluguel do escritório de janeiro a dezembro do ano que vem. O benefício termina em 31 de dezembro do ano que vem. Isso está dentro de 12 meses a partir de 1º de janeiro e dentro do fim do próximo ano fiscal, então a regra de 12 meses se aplica. O consultor pode deduzir os US$12.000 inteiros no ano do pagamento, a menos que declarações anteriores tenham diluído as despesas antecipadas de forma consistente, o que pode exigir aprovação do IRS para mudar (veja “Tratei as despesas antecipadas de forma diferente a cada ano: posso simplesmente mudar?”).

A escrituração contábil ainda pode manter o aluguel como ativo de despesa antecipada e lançar US$1.000 por mês no ano que vem. A escrituração e a declaração passam a diferir no fim do ano, e a diferença se reverte no ano seguinte.

Uma empresa no regime de competência que pagasse o mesmo aluguel deduziria US$1.000 por mês conforme o espaço é usado, então todos os US$12.000 cairiam no ano que vem.

Uma apólice que começa em abril

O mesmo consultor paga US$12.000 em 15 de dezembro por uma apólice de seguro que vai de 1º de abril do ano que vem a 31 de março do ano seguinte. A apólice termina depois do último dia do próximo ano fiscal, então a regra de 12 meses não se aplica. A regra geral dilui o pagamento por meses: 9 dos 12 meses caem no ano que vem e 3 caem no ano seguinte.

Na escrituração contábil, o lançamento de 15 de dezembro debita seguro antecipado e credita o banco em US$12.000. A partir de abril, cada mês debita despesa de seguro e credita seguro antecipado em US$1.000.

Uma apólice de três anos

Um proprietário paga US$9.000 em dezembro por uma apólice de seguro empresarial de três anos que começa em 1º de janeiro do ano que vem. A cobertura dura 36 meses, então a regra de 12 meses não se aplica. O resultado é o mesmo no regime de caixa ou de competência.

Se o proprietário deduzisse todos os US$9.000 no ano do pagamento, a declaração mostraria US$9.000 a mais naquele ano e US$3.000 a menos em cada um dos três anos seguintes. Se isso se corrige com declarações retificadoras ou com uma mudança de método depende dos fatos. Veja “Tratei as despesas antecipadas de forma diferente a cada ano: posso simplesmente mudar?”

E no seu caso?

• Você pagou antecipadamente uma conta grande ou de vários anos, suas declarações anteriores trataram as despesas antecipadas de forma inconsistente, faltam na escrituração contábil vários anos de despesas antecipadas, ou a escrituração e a declaração não batem: quais pagamentos se enquadram, se é preciso pedir uma mudança de método e como a escrituração deve mostrar cada despesa antecipada para fechar com a declaração são os pontos a resolver antes de entregar a declaração. Veja como atualizar uma escrituração contábil atrasada e peça ajuda com a escrituração contábil.
• Você usa o regime de competência e quem recebe é você, um parente ou uma empresa que você controla: a regra de partes relacionadas pode segurar a dedução até que quem recebe informe a renda, então verifique isso antes de entregar a declaração. Peça ajuda com a escrituração contábil.
• Você não sabe se a empresa deve usar o regime de caixa ou o de competência: veja regime de caixa ou de competência para uma pequena empresa.
• Você quer mudar do regime de caixa para o de competência, ou o contrário: veja mudar do regime de caixa para o de competência.
• Sua escrituração contábil é de competência e sua declaração é no regime de caixa: veja escrituração contábil de competência e declaração no regime de caixa.
• Um cliente pagou antecipadamente a você: esse é o lado da receita. Veja pagamentos antecipados e depósitos de clientes.
• Outros itens do fim do ano: comprar equipamentos antes do fim do ano, como lançar estoque e insumos como despesa, folha de pagamento a pagar no fim do ano para salários de fim de dezembro pagos em janeiro, e a lista de verificação do fechamento do ano para a lista completa.