Vorab gezahlte Kosten: Abzug oder Verteilung (12-Monats-Regel)

Kann ich im Dezember abziehen, was ich für die Miete oder Versicherung des nächsten Jahres bezahlt habe?

Oft, aber nicht immer. Ein US-Unternehmen mit Zufluss-Abfluss-Methode kann eine Dezemberzahlung im Zahlungsjahr abziehen, wenn die 12-Monats-Regel greift: Der Nutzen muss innerhalb von 12 Monaten nach Beginn und bis zum letzten Tag des nächsten Steuerjahres enden. Die Miete für Januar bis Dezember des nächsten Jahres besteht den Test. Dieselben 12 Monate ab dem 1. April bestehen ihn nicht, und die Zahlung wird auf die abgedeckten Jahre verteilt. Ein Unternehmen mit periodengerechter Methode muss zusätzlich den Test der wirtschaftlichen Erfüllung bestehen, der weiter unten erklärt wird.

Eine Vorauszahlung verschiebt das Jahr des Abzugs, nicht die Gesamtsumme. Erlaubt die Regel den Abzug, rutscht er in das Zahlungsjahr, und der Abzug im nächsten Jahr fällt kleiner aus. Erlaubt sie ihn nicht, ist das Geld im Dezember abgeflossen, und der Abzug muss warten.

Die 12-Monats-Regel steht in Publication 538 und in 26 CFR 1.263(a)-4(f). Publication 334, die sich an Schedule-C-Einreicher richtet, nennt nur die allgemeine Regel, und ihr Beispiel verteilt eine 1-Jahres-Police ab dem 1. Juli auf zwei Jahre. Publication 538 (Example 2) zieht dieselbe Art von Police nach der 12-Monats-Regel voll ab. Diese Seite behandelt die Regel des Bundes.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• die Zahlung mehr als ein Jahr abdeckt oder die Deckung erst deutlich nach Jahresbeginn anfängt;
• Buchhaltung und Steuererklärung verschiedene Methoden verwenden oder das Unternehmen die periodengerechte Methode nutzt;
• frühere Steuererklärungen im Voraus bezahlte Kosten uneinheitlich behandelt haben;
• das Unternehmen die periodengerechte Methode nutzt und der Zahlungsempfänger der Eigentümer, ein Verwandter oder ein nahestehendes Unternehmen mit Zufluss-Abfluss-Methode ist;
• ein Kreditgeber, Investor oder Käufer die Bücher liest.

Trifft einer dieser Punkte zu, klären Sie die Behandlung, bevor die Steuererklärung eingereicht wird. Die folgenden Abschnitte zeigen, wie Sie jeden Punkt prüfen.

Das sollten Sie vor der Entscheidung bereithalten:

• die Rechnung oder den Vertrag mit Beginn und Ende der Deckung;
• das Zahlungsdatum laut Kontoauszug oder Kartenabrechnung;
• die Buchführungsmethode in der letzten Steuererklärung (bei einem Einzelunternehmer Schedule C, Zeile F);
• die letzten beiden Steuererklärungen, um zu sehen, wie im Voraus bezahlte Kosten bisher behandelt wurden.

Was ist die 12-Monats-Regel, und erfüllt meine Zahlung sie?

Nach der 12-Monats-Regel darf ein Unternehmen eine Vorauszahlung sofort abziehen, statt sie als Vermögenswert zu aktivieren und zu verteilen, wenn der Nutzen nicht über die früher erreichte von zwei Grenzen hinausgeht. Beide Grenzen müssen eingehalten werden (26 CFR 1.263(a)-4(f)). Die Regel gilt für im Voraus bezahlte Rechte und Vorteile wie Miete, Versicherung oder Mitgliedschaft.

Bei einem Unternehmen mit Kalenderjahr, das im Dezember zahlt, ist die zweite Grenze der 31. Dezember des nächsten Jahres. Eine Police über 12 Monate, die am 1. Januar des nächsten Jahres beginnt, besteht den Test. Dieselbe Police ab dem 1. April besteht ihn nicht, weil sie bis ins Folgejahr reicht.

Drei Bedingungen können das Ergebnis ändern:

• Verlängerung. Sprechen die Tatsachen für eine begründete Erwartung der Verlängerung, gilt der Nutzen als bis zum Ende der Verlängerung andauernd. Ein einjähriger Mietvertrag, dessen Verlängerung Sie erwarten, kann die Regel daher nicht erfüllen. Die Vorschrift berücksichtigt den bisherigen Verlauf der Verlängerungen, die wirtschaftlichen Hintergründe des Geschäfts und die Verlängerungsbedingungen.
• Keine feste Laufzeit. Die Regel gilt nicht für ein Recht ohne bestimmte Dauer: eines ohne feste Laufzeit, etwa eine behördliche Lizenz, die nur bei Verstößen gegen ihre Bedingungen widerrufen werden kann, oder eines, das nicht in Zeit, sondern in einer festen Menge an Waren oder Leistungen bemessen ist.
• Verzicht auf die Regel (Election Out). Ein Unternehmen kann auf die Regel verzichten, indem es die Zahlungen in seiner fristgerecht eingereichten ursprünglichen Steuererklärung (Verlängerungen eingeschlossen) als aktivierungspflichtige Ausgaben behandelt. Eine Personengesellschaft oder S Corporation trifft diese Wahl selbst, nicht ihre Eigentümer. Die Wahl gilt für alle gleichartigen Zahlungen des Jahres und kann nur mit Zustimmung des IRS widerrufen werden.

Was gilt, wenn eine große Zahlung mehr als 12 Monate abdeckt oder nach dem nächsten Jahr endet?

Greift die 12-Monats-Regel nicht, ist eine im Voraus bezahlte Ausgabe nur in dem Jahr abziehbar, dem sie zuzuordnen ist (Publication 538). Jedes Jahr erhält den Anteil des Deckungszeitraums, der auf es entfällt.

Teilen Sie die Zahlung durch die abgedeckten Monate, und weisen Sie jedem Steuerjahr seine Monate zu. Publication 538 verteilt eine Police über drei Jahre auf diese Weise nach Monaten. Der Teil, der zu späteren Jahren gehört, bleibt als aktive Rechnungsabgrenzung (Prepaid Asset) in der Bilanz, bis seine Monate beginnen.

Das gilt, wenn die Deckung länger als 12 Monate läuft, etwa bei einer Police über zwei oder drei Jahre. Es gilt auch, wenn die Deckung 12 Monate oder weniger beträgt, aber nach dem letzten Tag des nächsten Steuerjahres endet, etwa bei einer Police über 12 Monate, die in einem Unternehmen mit Kalenderjahr am 1. Februar des nächsten Jahres beginnt.

Große Mietverträge folgen einer anderen Regel. Ein Mietvertrag mit Gesamtmiete über $250.000, bei dem die Miete mehr als ein Kalenderjahr im Voraus gezahlt oder gestundet wird oder sich während der Laufzeit ändert, kann eine Mietvereinbarung nach Abschnitt 467 sein. Dafür gelten eigene Miet- und Zinsregeln für Mieter und Vermieter, ob mit Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechter Methode (26 USC 467, 26 CFR 1.467-1). Gleich hohe Monatsmieten, die alle im Kalenderjahr, auf das sie sich beziehen, oder im Jahr davor oder danach gezahlt werden, fallen nicht darunter. Lassen Sie einen vorausbezahlten Mietvertrag mit mehrjähriger Laufzeit prüfen, bevor die Steuererklärung eingereicht wird: Hilfe bei der Buchhaltung.

Ändert sich etwas, je nachdem, ob mein Unternehmen die Zufluss-Abfluss-Methode oder die periodengerechte Methode nutzt?

Ja. Ein Unternehmen mit Zufluss-Abfluss-Methode zieht eine Ausgabe in dem Jahr ab, in dem es zahlt, vorbehaltlich der oben genannten Regeln für Vorauszahlungen (Publication 538, 26 CFR 1.461-1). Ein Unternehmen mit periodengerechter Methode zieht sie ab, wenn der Betrag feststeht und die wirtschaftliche Erfüllung eingetreten ist. Die 12-Monats-Regel ändert nichts daran, wann ein Unternehmen mit periodengerechter Methode eine Verbindlichkeit begründet (26 CFR 1.263(a)-4(f)(6)).

Wie behandelt die periodengerechte Methode eine im Voraus bezahlte Ausgabe?

Ein Unternehmen mit periodengerechter Methode zieht eine Ausgabe ab oder aktiviert sie, wenn die Verbindlichkeit feststeht, ihre Höhe bestimmbar ist und die wirtschaftliche Erfüllung (Economic Performance) eingetreten ist. Das heißt in der Regel: Die Leistung ist erbracht, das Gut geliefert oder das Gut genutzt worden. Frühes Zahlen allein verschiebt den Abzug nicht (Publication 538). Wann die wirtschaftliche Erfüllung eintritt, hängt davon ab, was gekauft wurde (26 CFR 1.461-4):

• Dienstleistungen. In dem Maß, in dem der Anbieter sie erbringt. Kann das Unternehmen vernünftigerweise erwarten, dass der Anbieter alle Leistungen aus dem Vertrag innerhalb von 3 1/2 Monaten nach der Zahlung erbringt, darf es sie als bei Zahlung erbracht behandeln. Ein einzelner einjähriger Vertrag über eine einheitliche Leistung, der im Dezember bezahlt wird, passt in der Regel nicht in dieses Fenster. Eine Safe-Harbor-Regel gilt für Verträge mit höchstens 12 Monaten Laufzeit über regelmäßige Leistungen, die jeweils eigenständigen Wert haben, etwa Reinigung oder Grünpflege: Der Teil einer Vorauszahlung für die ersten 3 1/2 Monate zählt dann im Zahlungsjahr (Revenue Procedure 2015-39). Der Wechsel dazu ist eine Änderung der Gewinnermittlungsmethode (Revenue Procedure 2025-23, Abschnitt 20.12, Änderung Nr. 220).
• Waren und Sachen. In dem Maß, in dem sie bereitgestellt werden. Ein Unternehmen darf eine Sache als bereitgestellt behandeln, wenn sie geliefert oder abgenommen wird oder das Eigentum übergeht. Diese Wahl ist eine Gewinnermittlungsmethode und muss einheitlich beibehalten werden. Die 3-1/2-Monats-Zahlungsregel gilt auch für Sachen, die in diesem Zeitraum erwartet werden. Über den Abzug entscheiden aber weiterhin die Regeln zu Warenbestand, Betriebsmaterial und Aktivierung.
• Miete und andere Nutzung von Vermögen. Gleichmäßig über den Nutzungszeitraum. Die für das nächste Jahr im Voraus gezahlte Miete ist in der Regel eine Ausgabe des nächsten Jahres.
• Versicherungen sowie Garantie- oder Serviceverträge für Sachen. Bei Zahlung. Ein Servicevertrag ist hier ein Vertrag, der verspricht, gekaufte oder gemietete Sachen zu reparieren oder zu ersetzen. Andere Leistungen folgen der obigen Regel für Dienstleistungen. Die 12-Monats-Regel entscheidet dann, ob die Zahlung abgezogen oder verteilt wird.

Zwei weitere Regeln können das Ergebnis verschieben:

• Wiederkehrende Posten (Recurring Items). Eine eigene Ausnahme kann einen Posten dem früheren Jahr zuordnen, wenn die Erfüllung bis zum früheren von zwei Zeitpunkten folgt: dem Tag, an dem die fristgerechte Steuererklärung (Verlängerungen eingeschlossen) eingereicht wird, oder dem 15. Tag des neunten Monats nach Jahresende (etwa 8 1/2 Monate). Ein Unternehmen übernimmt sie als Gewinnermittlungsmethode und wendet sie einheitlich an. Der Posten muss wiederkehren und entweder unwesentlich sein oder besser zu den Einnahmen passen. Folgt die Erfüllung nach Einreichung der Erklärung, aber innerhalb der 8 1/2 Monate, kann eine geänderte Erklärung den Abzug geltend machen (Publication 538, 26 CFR 1.461-5). Ob ein Posten die Voraussetzungen erfüllt, hängt von den Tatsachen ab.
• Nahestehende Personen. Eine Ausgabe gegenüber einer nahestehenden Person, die die Zufluss-Abfluss-Methode nutzt, ist erst abziehbar, wenn sie bezahlt ist und die nahestehende Person sie als Einkünfte erfasst (Publication 538).

Was gilt für Warenbestand, Betriebsmaterial und Kleingeräte, die ich im Dezember bezahle?

Das sind Waren, keine im Voraus bezahlten Leistungen. Jede Art folgt daher ihrer eigenen Regel und nicht der 12-Monats-Regel.

• Warenbestand. Seine Kosten werden in der Regel erst beim Verkauf der Ware ausgebucht, nicht bei der Zahlung. Ein kleines Unternehmen, das auf eine förmliche Inventur verzichtet, darf unter Umständen früher abziehen, aber nur, wenn seine Bücher den Bestand tatsächlich als Aufwand erfassen. Siehe Warenbestand und Betriebsmaterial als Aufwand buchen.
• Betriebsmaterial. Geringfügiges Verbrauchsmaterial wird in der Regel im Zahlungsjahr abgezogen, anderes Material in dem Jahr, in dem es erstmals verwendet oder verbraucht wird. Der oben verlinkte Ratgeber erklärt, was wohin gehört (IRS-Vorschriften zu Sachanlagen).
• Kleingeräte. Mit der Wahl des De-minimis-Safe-Harbor darf ein Unternehmen Sachgüter bis $2.500 je Rechnung oder Gegenstand abziehen, oder bis $5.000, wenn es einen maßgeblichen Finanzabschluss (Applicable Financial Statement) hat. Das Unternehmen braucht zu Jahresbeginn eine Buchführungsrichtlinie, die Gegenstände dieser Größe als Aufwand erfasst (schriftlich, wenn es einen solchen Abschluss hat). Es muss die Richtlinie in seinen Büchern befolgen, die Wahl auf jeden qualifizierenden Gegenstand des Jahres anwenden und seiner fristgerecht eingereichten ursprünglichen Steuererklärung eine Erklärung zur Wahl beifügen. Der Safe-Harbor schließt Warenbestand und Grundstücke aus und gilt nur für Sachgüter. Er erfasst also keine vorausbezahlte Versicherung und keine vorausbezahlte Miete (26 CFR 1.263(a)-1(f)).

Zu größeren Geräten siehe Geräte vor Jahresende kaufen.

Wie buche ich eine im Voraus bezahlte Ausgabe, und müssen die Bücher zum Abzug passen?

Bei Buchführung im Stil der Zufluss-Abfluss-Methode wird die Zahlung bei Zahlung als Aufwand gebucht. Bei Büchern, die sie verteilen, wird die Zahlung zuerst als Vermögenswert erfasst und dann mit jedem Monat in den Aufwand umgebucht. In beiden Fällen richtet sich der Abzug in der Steuererklärung nach den oben genannten Steuerregeln, und die Bücher dürfen davon abweichen.

So verteilen Sie eine Zahlung in den Büchern:

1. Buchen Sie am Zahlungstag im Soll auf das Konto für aktive Rechnungsabgrenzung (Prepaid Expense) und im Haben auf das Bank- oder Kartenkonto.
2. Führen Sie je Vorauszahlung eine Zeile in einer Aufstellung: Lieferant, Zahlungsdatum, Beginn und Ende der Deckung, Betrag und abgedeckte Monate.
3. Buchen Sie jeden Monat im Soll auf das Aufwandskonto und im Haben auf die aktive Rechnungsabgrenzung, jeweils in Höhe des Monatsanteils.
4. Stimmen Sie zum Jahresende den Saldo der aktiven Rechnungsabgrenzung mit der Aufstellung ab: noch nicht abgelaufene Monate mal Monatskosten.
5. Vergleichen Sie jede Zeile mit der Steuerregel. Zieht die Steuererklärung mehr oder weniger ab als die Bücher, halten Sie den Unterschied in einer Aufstellung fest, die Ihr Ersteller der Steuererklärung nutzen kann.

Die 12-Monats-Regel prüft die Dauer des Nutzens, nicht wie die Bücher ihn erfassen. Die Bücher können eine Zahlung verteilen, die die Steuererklärung voll abzieht. Eine Kapitalgesellschaft (S Corporations eingeschlossen) oder Personengesellschaft meldet solche Unterschiede in der Regel in der Überleitung zwischen Buchgewinn und Gewinn laut Steuererklärung, auf Schedule M-1, bei größeren Unternehmen auf Schedule M-3. Manche sehr kleinen Einreicher sind von Schedule M-1 befreit (Anleitungen zu Form 1120, Form 1120-S und Form 1065). Ein Einzelunternehmer hat keinen solchen Anhang, daher ist die Aufstellung aus Schritt 5 der einzige Nachweis des Unterschieds.

Der Verzicht auf die 12-Monats-Regel erfolgt in der Steuererklärung, indem die Zahlung als aktivierungspflichtig behandelt wird. Wenn die Bücher nach Zufluss-Abfluss-Methode geführt werden, wird eine Zahlung, die die 12-Monats-Regel nicht erfüllt, in den Büchern als Aufwand erfasst. In der Steuererklärung braucht es dann eine Korrektur, um sie zu verteilen. Siehe Bücher mit periodengerechter Methode und Steuererklärung nach Zufluss-Abfluss-Methode.

Ich habe im Voraus bezahlte Ausgaben jedes Jahr anders behandelt: Kann ich einfach wechseln?

Nicht ohne Weiteres. Zu einer Gewinnermittlungsmethode gehört die Behandlung jedes wesentlichen Postens. Wie Sie im Voraus bezahlte Ausgaben Jahr für Jahr behandeln, kann also selbst Ihre Methode sein. Ein Unternehmen, das die allgemeine Regel oder die 12-Monats-Regel bisher nicht angewendet hat, braucht vor dem Beginn die Genehmigung des IRS (Publication 538). Das Formular für eine Änderung der „buchhalterischen Behandlung eines Postens“ ist Form 3115.

Was die vergangenen Jahre bedeuten, hängt von den Tatsachen ab:

• Publication 538 sagt, dass eine Methode für einen Posten in der Regel nicht festgelegt ist, solange er nicht einheitlich behandelt wird. Die Korrektur eines Rechen- oder Buchungsfehlers ist keine Änderung der Gewinnermittlungsmethode, aber der Abzug einer Vorauszahlung im falschen Jahr ist eine Frage des Zeitpunkts. Ob frühere Steuererklärungen Fehler enthalten oder eine feste Methode begründen, hängt von den Tatsachen ab.
• Die Umstellung auf die 12-Monats-Regel ist eine automatische Änderung (Nr. 78, Revenue Procedure 2025-23, Abschnitt 11.05) mit einer Anpassung nach Abschnitt 481(a). Revenue Procedure 2006-12, Abschnitt 5.02, nennt sie als Beispiel. Es gelten Voraussetzungen, und welches Verfahren für eine Umstellung auf die allgemeine Regel gilt, bestätigt der Ersteller der Steuererklärung auf der Seite zu Form 3115.

Den Wechsel zwischen Zufluss-Abfluss-Methode und periodengerechter Methode sowie die allgemeine Funktionsweise einer Änderung mit Form 3115 und ihrer Anpassung erklärt Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Methode.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in US-Dollar. Jedes Unternehmen hat ein Kalenderjahr als Steuerjahr.

Ein Berater zahlt die Büromiete für ein Jahr im Voraus

Ein Berater mit Zufluss-Abfluss-Methode zahlt am 15. Dezember $12.000 Büromiete für Januar bis Dezember des nächsten Jahres. Der Nutzen endet am 31. Dezember des nächsten Jahres. Das liegt innerhalb von 12 Monaten nach dem 1. Januar und innerhalb des Endes des nächsten Steuerjahres, also greift die 12-Monats-Regel. Der Berater kann die vollen $12.000 im Zahlungsjahr abziehen. Das gilt nicht, wenn frühere Steuererklärungen im Voraus bezahlte Kosten einheitlich verteilt haben, denn eine Änderung kann dann die Genehmigung des IRS erfordern (siehe „Ich habe im Voraus bezahlte Ausgaben jedes Jahr anders behandelt: Kann ich einfach wechseln?“).

Die Bücher können die Miete trotzdem als aktive Rechnungsabgrenzung führen und im nächsten Jahr monatlich $1.000 auflösen. Bücher und Steuererklärung weichen dann zum Jahresende voneinander ab, und der Unterschied kehrt sich im nächsten Jahr um.

Ein Unternehmen mit periodengerechter Methode, das dieselbe Miete zahlt, würde monatlich $1.000 abziehen, soweit die Räume genutzt werden. Die gesamten $12.000 fielen damit ins nächste Jahr.

Eine Police, die im April beginnt

Derselbe Berater zahlt am 15. Dezember $12.000 für eine Versicherungspolice, die vom 1. April des nächsten Jahres bis zum 31. März des Jahres danach läuft. Die Police endet nach dem letzten Tag des nächsten Steuerjahres, daher greift die 12-Monats-Regel nicht. Die allgemeine Regel verteilt die Zahlung nach Monaten: 9 der 12 Monate liegen im nächsten Jahr und 3 im Jahr danach.

In den Büchern lautet die Buchung vom 15. Dezember: im Soll aktive Rechnungsabgrenzung für Versicherung, im Haben Bank, jeweils $12.000. Ab April wird jeden Monat im Soll der Versicherungsaufwand und im Haben die aktive Rechnungsabgrenzung für Versicherung mit $1.000 gebucht.

Eine Police über drei Jahre

Ein Unternehmer zahlt im Dezember $9.000 für eine betriebliche Versicherungspolice über drei Jahre, die am 1. Januar des nächsten Jahres beginnt. Die Deckung läuft 36 Monate, daher greift die 12-Monats-Regel nicht. Das Ergebnis ist mit Zufluss-Abfluss-Methode und periodengerechter Methode gleich.

Zöge der Unternehmer alle $9.000 im Zahlungsjahr ab, wiese die Steuererklärung in diesem Jahr $9.000 zu viel und in jedem der nächsten drei Jahre $3.000 zu wenig aus. Ob das durch geänderte Erklärungen oder eine Änderung der Methode behoben wird, hängt von den Tatsachen ab. Siehe „Ich habe im Voraus bezahlte Ausgaben jedes Jahr anders behandelt: Kann ich einfach wechseln?“

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben eine große oder mehrjährige Rechnung im Voraus bezahlt, Ihre früheren Steuererklärungen haben im Voraus bezahlte Kosten uneinheitlich behandelt, in den Büchern fehlen im Voraus bezahlte Posten mehrerer Jahre, oder Ihre Bücher und Ihre Steuererklärung stimmen nicht überein: Welche Zahlungen die Voraussetzungen erfüllen, ob ein Antrag auf Änderung der Methode nötig ist und wie die Bücher jede im Voraus bezahlte Ausgabe zeigen müssen, damit sie zur Steuererklärung passen, sollten Sie klären, bevor die Steuererklärung eingereicht wird. Siehe Rückstand in der Buchhaltung aufholen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie führen Bücher mit periodengerechter Methode, und der Zahlungsempfänger sind Sie selbst, ein Verwandter oder ein Unternehmen, das Sie kontrollieren: Die Regel für nahestehende Personen kann den Abzug zurückhalten, bis der Empfänger die Einnahme erfasst. Prüfen Sie das daher, bevor die Steuererklärung eingereicht wird. Holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie sind nicht sicher, ob das Unternehmen die Zufluss-Abfluss-Methode oder die periodengerechte Methode nutzen sollte: Siehe Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Methode für kleine Unternehmen.
• Sie möchten von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Methode wechseln oder zurück: Siehe Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Methode.
• Ihre Bücher folgen der periodengerechten Methode, Ihre Steuererklärung der Zufluss-Abfluss-Methode: Siehe Bücher mit periodengerechter Methode und Steuererklärung nach Zufluss-Abfluss-Methode.
• Ein Kunde hat Ihnen im Voraus gezahlt: Das ist die Einnahmenseite. Siehe Kundenanzahlungen und Vorauszahlungen von Kunden.
• Weitere Posten zum Jahresende: Geräte vor Jahresende kaufen, Warenbestand und Betriebsmaterial als Aufwand buchen, aufgelaufene Löhne zum Jahresende für Löhne von Ende Dezember, die im Januar gezahlt werden, und die Checkliste für den Jahresabschluss für die vollständige Liste.