Charges payées d'avance : déduire ou étaler (règle des 12 mois)

Puis-je déduire en décembre le loyer ou l'assurance de l'an prochain que j'ai payés?

Souvent, mais pas toujours. Aux États-Unis, une entreprise qui utilise la méthode de caisse peut déduire un paiement de décembre dans l'année où elle le fait lorsque la règle des 12 mois s'applique : l'avantage doit prendre fin dans les 12 mois suivant son début et au plus tard le dernier jour de l'année d'imposition suivante. Le loyer de janvier à décembre de l'an prochain respecte la règle. Les mêmes 12 mois commençant le 1er avril ne la respectent pas, et le paiement est étalé sur les années visées. Une entreprise qui utilise la méthode d'exercice doit aussi respecter le critère d'exécution économique, expliqué plus bas.

Payer d'avance change l'année de la déduction, pas le total. Lorsque la règle le permet, la déduction passe dans l'année du paiement et celle de l'an prochain est plus petite. Lorsqu'elle ne le permet pas, l'argent sort en décembre et la déduction attend.

La règle des 12 mois figure dans la Publication 538 et dans le 26 CFR 1.263(a)-4(f). La Publication 334, rédigée pour les contribuables qui produisent l'annexe C, n'énonce que la règle générale, et son exemple répartit sur deux années une police de 1 an qui commence le 1er juillet. La Publication 538 (exemple 2) déduit en entier le même type de police selon la règle des 12 mois. Cette page traite de la règle fédérale américaine.

Un cas n'est pas simple dans les situations suivantes :

• le paiement couvre plus d'un an, ou la couverture commence bien après le début de l'année;
• les livres et la déclaration de revenus utilisent des méthodes différentes, ou l'entreprise utilise la méthode d'exercice;
• des déclarations antérieures ont traité les charges payées d'avance de façon incohérente;
• l'entreprise utilise la méthode d'exercice et le bénéficiaire du paiement est le propriétaire, un proche ou une société liée qui utilise la méthode de caisse;
• un prêteur, un investisseur ou un acheteur lira les livres.

Si l'une de ces situations s'applique, réglez le traitement avant de produire la déclaration. Les sections suivantes montrent comment vérifier chacune d'elles.

À rassembler avant de décider :

• la facture ou le contrat qui indique les dates de début et de fin de la couverture;
• la date du paiement, selon le relevé bancaire ou de carte;
• la méthode comptable de la dernière déclaration (annexe C, ligne F, pour un entrepreneur individuel);
• les deux dernières déclarations, pour voir comment les charges payées d'avance ont été traitées auparavant.

Qu'est-ce que la règle des 12 mois, et mon paiement y est-il admissible?

La règle des 12 mois permet à une entreprise de déduire un paiement anticipé tout de suite, plutôt que de l'inscrire à l'actif pour l'étaler, lorsque l'avantage ne dépasse pas la première de deux limites. Les deux limites doivent être respectées (26 CFR 1.263(a)-4(f)). Elle s'applique aux droits et avantages payés d'avance, comme un loyer, une assurance ou une adhésion.

Pour une entreprise dont l'exercice correspond à l'année civile et qui paie en décembre, la seconde limite est le 31 décembre de l'an prochain. Une police de 12 mois qui commence le 1er janvier de l'an prochain respecte la règle. La même police qui commence le 1er avril ne la respecte pas, car elle déborde sur l'année suivante.

Trois conditions peuvent changer la réponse :

• Renouvellement. Si les faits montrent une attente raisonnable de renouvellement, l'avantage est réputé durer pendant la période de renouvellement. Un bail d'un an que vous prévoyez renouveler peut donc ne pas respecter la règle. Le règlement tient compte de l'historique des renouvellements, de la logique économique de l'entente et des conditions de renouvellement.
• Aucune période fixe. La règle ne s'applique pas à un droit de durée indéterminée : un droit sans période fixe, comme un permis gouvernemental révocable seulement en cas de violation de ses conditions, ou un droit mesuré en quantité fixe de biens ou de services plutôt qu'en temps.
• Choix de ne pas appliquer la règle. Une entreprise peut choisir de ne pas utiliser la règle en traitant les paiements comme des dépenses en capital dans sa déclaration originale produite à temps, prolongations comprises. Une société de personnes ou une société de type S fait ce choix elle-même, et non ses propriétaires. Le choix vise tous les paiements semblables de l'année, et il ne peut être révoqué qu'avec le consentement de l'IRS.

Que faire si un gros paiement couvre plus de 12 mois ou se termine après l'an prochain?

Lorsque la règle des 12 mois ne s'applique pas, une charge payée d'avance n'est déductible que dans l'année à laquelle elle se rapporte (Publication 538). Chaque année reçoit la part de la période de couverture qui lui revient.

Divisez le paiement par le nombre de mois couverts, puis attribuez à chaque année d'imposition ses mois. La Publication 538 répartit ainsi une police de trois ans, mois par mois. La part qui revient aux années suivantes reste au bilan comme actif payé d'avance jusqu'à l'arrivée de ses mois.

Cela s'applique lorsque la couverture dure plus de 12 mois, comme une police de deux ou trois ans. Cela s'applique aussi lorsque la couverture dure 12 mois ou moins, mais se termine après le dernier jour de l'année d'imposition suivante, comme une police de 12 mois qui commence le 1er février de l'an prochain pour une entreprise dont l'exercice correspond à l'année civile.

Les baux importants suivent une autre règle. Un bail dont le loyer total dépasse 250 000 $ et dont le loyer est payé plus d'une année civile d'avance, reporté ou modifié pendant la durée du bail peut être un contrat de location visé à l'article 467. Il a ses propres règles sur le loyer et les intérêts, pour le locataire comme pour le locateur, que les livres soient tenus selon la méthode de caisse ou d'exercice (26 USC 467, 26 CFR 1.467-1). Un loyer mensuel égal, payé en entier dans l'année civile à laquelle il se rapporte ou dans l'année qui précède ou qui suit, n'en est pas un. Faites examiner un bail pluriannuel payé d'avance avant de produire la déclaration : aide en tenue de livres.

Est-ce différent selon que mon entreprise utilise la méthode de caisse ou la méthode d'exercice?

Oui. Une entreprise qui utilise la méthode de caisse déduit une dépense dans l'année où elle la paie, sous réserve des règles sur les paiements anticipés ci-dessus (Publication 538, 26 CFR 1.461-1). Une entreprise qui utilise la méthode d'exercice la déduit lorsque le montant est fixé et que l'exécution économique a eu lieu. La règle des 12 mois ne change pas le moment où une entreprise qui utilise la méthode d'exercice engage une dette (26 CFR 1.263(a)-4(f)(6)).

Comment la méthode d'exercice traite-t-elle une charge payée d'avance?

Une entreprise qui utilise la méthode d'exercice déduit ou inscrit à l'actif une dépense lorsque la dette est fixée, que son montant peut être déterminé et que l'exécution économique a eu lieu. Cela signifie généralement que le service est rendu, que le bien est fourni ou que le bien est utilisé. Payer plus tôt ne déplace pas la déduction à lui seul (Publication 538). Le moment de l'exécution économique dépend de ce qui a été acheté (26 CFR 1.461-4) :

• Services. À mesure que le fournisseur les exécute. Si l'entreprise peut raisonnablement s'attendre à ce que le fournisseur exécute tous les services du contrat dans les 3 1/2 mois suivant le paiement, elle peut les traiter comme fournis au moment du paiement. Un seul contrat d'un an pour un service uniforme, payé en décembre, ne respecte généralement pas ce délai. Une règle refuge vise les contrats de 12 mois ou moins qui prévoient des services réguliers ayant chacun une valeur indépendante, comme l'entretien ménager ou l'entretien des terrains : la part du paiement anticipé qui correspond aux 3 1/2 premiers mois compte alors dans l'année du paiement (Revenue Procedure 2015-39). Adopter cette règle constitue un changement de méthode comptable (Revenue Procedure 2025-23, section 20.12, changement no 220).
• Biens. À mesure qu'ils sont fournis. Une entreprise peut traiter un bien comme fourni lorsqu'il est livré ou accepté, ou lorsque le titre de propriété est transféré. Ce choix est une méthode comptable et doit être appliqué de façon constante. La règle de paiement des 3 1/2 mois couvre aussi les biens attendus dans ce délai, mais les règles sur les stocks, les fournitures et l'inscription à l'actif décident tout de même de la déduction.
• Loyer et autre usage d'un bien. De façon égale sur la période d'utilisation. Le loyer payé d'avance pour l'an prochain est généralement une charge de l'an prochain.
• Assurance, et garanties ou contrats de service sur un bien. Au moment du paiement. Ici, un contrat de service est un contrat qui promet de réparer ou de remplacer un bien que vous avez acheté ou loué. Les autres services suivent la règle des services ci-dessus. La règle des 12 mois décide ensuite si le paiement est déduit ou étalé.

Deux autres règles peuvent changer la réponse :

• Éléments récurrents. Une exception distincte peut traiter un élément comme engagé dans l'année précédente lorsque l'exécution suit au plus tard à la première de ces dates : le dépôt d'une déclaration produite à temps (prolongations comprises) ou le 15e jour du neuvième mois après la fin de l'exercice (environ 8 1/2 mois). L'entreprise l'adopte comme méthode comptable et l'applique de façon constante. L'élément doit être récurrent et soit négligeable, soit mieux apparié aux revenus. Si l'exécution a lieu après la production de la déclaration, mais dans les 8 1/2 mois, une déclaration modifiée peut le réclamer (Publication 538, 26 CFR 1.461-5). L'admissibilité d'un élément dépend des faits.
• Personnes liées. Une dépense due à une personne liée qui utilise la méthode de caisse n'est déductible que lorsqu'elle est payée et que la personne liée l'inclut dans son revenu (Publication 538).

Qu'en est-il des stocks, des fournitures et du petit équipement que je paie en décembre?

Ce sont des biens, et non des services payés d'avance. Chacun suit donc sa propre règle, et non la règle des 12 mois.

• Stocks. Leur coût sort généralement des livres lorsque les marchandises sont vendues, et non lorsqu'elles sont payées. Une petite entreprise qui ne tient pas de stocks formels peut déduire plus tôt, mais seulement si ses livres passent réellement les stocks en charges. Voyez passer en charges les stocks et les fournitures.
• Fournitures. Les fournitures mineures et accessoires sont généralement déduites dans l'année du paiement, et les autres fournitures dans l'année où elles sont utilisées ou consommées pour la première fois. Le guide ci-dessus explique la différence (règlements de l'IRS sur les biens corporels).
• Petit équipement. Le choix de la règle refuge de minimis permet à une entreprise de déduire les biens corporels jusqu'à 2 500 $ par facture ou par article, ou jusqu'à 5 000 $ si elle a des états financiers applicables. L'entreprise doit avoir, au début de l'année, une politique comptable qui passe en charges les articles de cette valeur (par écrit si elle a de tels états financiers). Elle doit suivre cette politique dans ses livres, appliquer le choix à tous les articles admissibles de l'année et joindre une déclaration de choix à sa déclaration originale produite à temps. La règle refuge exclut les stocks et les terrains et ne vise que les biens corporels. Elle ne s'applique donc pas à l'assurance ni au loyer payés d'avance (26 CFR 1.263(a)-1(f)).

Pour de l'équipement plus coûteux, voyez acheter de l'équipement avant la fin de l'année.

Comment inscrire une charge payée d'avance, et les livres doivent-ils correspondre à la déduction?

Des livres tenus selon la méthode de caisse passent le paiement en charges au moment où il est fait. Des livres qui étalent le paiement l'inscrivent d'abord à l'actif, puis le passent en charges chaque mois qui s'écoule. Dans les deux cas, la déduction de la déclaration suit les règles fiscales ci-dessus, et les livres peuvent différer de la déclaration.

Pour étaler un paiement dans les livres :

1. À la date du paiement, débitez un compte de charges payées d'avance et créditez le compte bancaire ou la carte.
2. Tenez une ligne de calendrier par paiement anticipé : fournisseur, date du paiement, début et fin de la couverture, montant et nombre de mois couverts.
3. Chaque mois, débitez le compte de charges et créditez les charges payées d'avance pour la part de ce mois.
4. À la fin de l'exercice, faites correspondre le solde des charges payées d'avance au calendrier : les mois non écoulés multipliés par le coût mensuel.
5. Comparez chaque ligne à la règle fiscale. Lorsque la déclaration déduit plus ou moins que les livres, consignez l'écart dans un tableau que votre préparateur de déclarations de revenus peut utiliser.

La règle des 12 mois évalue la durée de l'avantage, et non la façon dont les livres l'inscrivent. Les livres peuvent étaler un paiement que la déclaration déduit en entier. Une société (y compris une société de type S) ou une société de personnes déclare généralement ces écarts dans le rapprochement du revenu selon les livres et du revenu selon la déclaration, soit l'annexe M-1, ou l'annexe M-3 pour les plus grandes. Certains très petits contribuables sont dispensés de l'annexe M-1 (instructions des formulaires 1120, 1120-S et 1065). Un entrepreneur individuel n'a pas d'annexe de ce genre : le tableau de l'étape 5 est donc la seule trace de l'écart.

Le choix de ne pas appliquer la règle des 12 mois se fait dans la déclaration, en traitant le paiement comme une dépense en capital. Si les livres sont tenus selon la méthode de caisse, un paiement qui ne respecte pas la règle des 12 mois est passé en charges dans les livres, et il faut donc un ajustement dans la déclaration pour l'étaler. Voyez des livres selon la méthode d'exercice et une déclaration selon la méthode de caisse.

J'ai traité les charges payées d'avance différemment chaque année : puis-je simplement changer?

Pas librement. Une méthode comptable comprend le traitement de tout élément important, de sorte que votre façon de traiter les charges payées d'avance année après année peut elle-même constituer votre méthode. Une entreprise qui n'a pas appliqué la règle générale ou la règle des 12 mois a besoin de l'approbation de l'IRS avant de commencer (Publication 538). Le formulaire pour un changement de « traitement comptable de tout élément » est le formulaire 3115.

Ce que signifient les années passées dépend des faits :

• La Publication 538 indique qu'une méthode n'est généralement pas établie pour un élément s'il n'est pas traité de façon constante. Corriger une erreur de calcul ou de saisie n'est pas un changement de méthode comptable, mais déduire un paiement anticipé dans la mauvaise année est une question de calendrier. La présence d'erreurs ou d'une méthode établie dans les déclarations antérieures dépend des faits.
• Le passage à la règle des 12 mois est un changement automatique (no 78, Revenue Procedure 2025-23, section 11.05) assorti d'un ajustement prévu à l'article 481(a). La Revenue Procedure 2006-12, section 5.02, le donne en exemple. Des conditions d'admissibilité s'appliquent, et c'est au préparateur de déclarations de revenus de confirmer quelle procédure couvre un passage à la règle générale, sur la page du formulaire 3115.

Le passage de la méthode de caisse à la méthode d'exercice, et le fonctionnement général d'un changement par formulaire 3115 et de son ajustement, sont expliqués dans passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration seulement. Tous les montants sont en dollars américains. Chaque entreprise a une année d'imposition qui correspond à l'année civile.

Un consultant paie d'avance un an de loyer de bureau

Un consultant qui utilise la méthode de caisse paie 12 000 $ le 15 décembre pour le loyer de son bureau, de janvier à décembre de l'an prochain. L'avantage prend fin le 31 décembre de l'an prochain. C'est dans les 12 mois suivant le 1er janvier et au plus tard à la fin de l'année d'imposition suivante, donc la règle des 12 mois s'applique. Le consultant peut déduire les 12 000 $ en entier dans l'année du paiement, sauf si des déclarations antérieures ont toujours étalé les charges payées d'avance, ce qui peut exiger l'approbation de l'IRS pour changer (voir « J'ai traité les charges payées d'avance différemment chaque année : puis-je simplement changer? »).

Les livres peuvent tout de même garder le loyer comme actif payé d'avance et en libérer 1 000 $ par mois l'an prochain. Les livres et la déclaration diffèrent alors à la fin de l'année, et l'écart se résorbe l'an prochain.

Une entreprise qui utilise la méthode d'exercice et paie le même loyer déduirait 1 000 $ par mois à mesure que l'espace est utilisé, de sorte que les 12 000 $ tomberaient tous l'an prochain.

Une police qui commence en avril

Le même consultant paie 12 000 $ le 15 décembre pour une police d'assurance qui court du 1er avril de l'an prochain au 31 mars de l'année suivante. La police se termine après le dernier jour de l'année d'imposition suivante, donc la règle des 12 mois ne s'applique pas. La règle générale étale le paiement par mois : 9 des 12 mois tombent l'an prochain et 3 dans l'année suivante.

Dans les livres, l'écriture du 15 décembre débite l'assurance payée d'avance et crédite le compte bancaire de 12 000 $. À partir d'avril, chaque mois débite la charge d'assurance et crédite l'assurance payée d'avance de 1 000 $.

Une police de trois ans

Un propriétaire d'entreprise paie 9 000 $ en décembre pour une police d'assurance d'entreprise de trois ans qui commence le 1er janvier de l'an prochain. La couverture dure 36 mois, donc la règle des 12 mois ne s'applique pas. Le résultat est le même avec la méthode de caisse ou la méthode d'exercice.

Si le propriétaire déduisait les 9 000 $ en entier dans l'année du paiement, la déclaration montrerait 9 000 $ de trop cette année-là et 3 000 $ de trop peu pour chacune des trois années suivantes. Que l'on corrige cela par des déclarations modifiées ou par un changement de méthode dépend des faits. Voyez « J'ai traité les charges payées d'avance différemment chaque année : puis-je simplement changer? »

Votre situation est différente?

• Vous avez payé d'avance une grosse facture ou une facture pluriannuelle, vos déclarations passées ont traité les charges payées d'avance de façon incohérente, il manque dans les livres plusieurs années de charges payées d'avance, ou vos livres et votre déclaration ne concordent pas : déterminer quels paiements sont admissibles, si un changement de méthode doit être demandé et comment les livres doivent présenter chaque charge payée d'avance pour concorder avec la déclaration sont des points à régler avant de produire la déclaration. Voyez rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vos livres sont tenus selon la méthode d'exercice et le bénéficiaire du paiement est vous, un proche ou une société que vous contrôlez : la règle sur les personnes liées peut retarder la déduction jusqu'à ce que le bénéficiaire déclare le revenu. Vérifiez-la donc avant de produire la déclaration. Obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous ne savez pas si l'entreprise devrait utiliser la méthode de caisse ou la méthode d'exercice : voyez la méthode de caisse ou la méthode d'exercice pour une petite entreprise.
• Vous voulez passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice, ou l'inverse : voyez passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.
• Vos livres sont tenus selon la méthode d'exercice et votre déclaration selon la méthode de caisse : voyez des livres selon la méthode d'exercice et une déclaration selon la méthode de caisse.
• Un client vous a payé d'avance : cela relève des revenus. Voyez les paiements anticipés et les dépôts de clients.
• Autres éléments de fin d'année : acheter de l'équipement avant la fin de l'année, passer en charges les stocks et les fournitures, la paie courue en fin d'année pour les salaires de fin décembre versés en janvier, et la liste de vérification de la clôture de fin d'année pour la liste complète.