المصروفات المدفوعة مقدمًا: خصم أم توزيع؟ (قاعدة 12 شهرًا)

هل أستطيع في ديسمبر خصم ما دفعته مقابل إيجار السنة القادمة أو تأمينها؟

غالبًا نعم، لكن ليس دائمًا. يستطيع النشاط الذي يعتمد الأساس النقدي في الولايات المتحدة خصم دفعة ديسمبر في سنة الدفع إذا انطبقت قاعدة 12 شهرًا: يجب أن تنتهي المنفعة خلال 12 شهرًا من بدايتها وأيضًا في موعد أقصاه آخر يوم من السنة الضريبية التالية. فإيجار يناير إلى ديسمبر من السنة القادمة يستوفي الشرط. أما المدة نفسها، 12 شهرًا، إذا بدأت في 1 أبريل فلا تستوفيه، وتُوزَّع الدفعة على السنوات التي تغطيها. وعلى النشاط الذي يعتمد أساس الاستحقاق المحاسبي أن يجتاز أيضًا اختبار الأداء الاقتصادي، وهو مشروح أدناه.

الدفع المقدم يغيّر سنة الخصم، لا إجمالي الخصم. فحين تسمح القاعدة بذلك، ينتقل الخصم إلى سنة الدفع ويصغر خصم السنة القادمة. وحين لا تسمح، يخرج المال من حسابك في ديسمبر ويتأخر الخصم.

قاعدة 12 شهرًا واردة في المنشور 538 وفي ⁦26 CFR 1.263(a)-4(f)⁩. أما المنشور 334، وهو مكتوب لمن يقدّمون Schedule C، فيذكر القاعدة العامة فقط، ويوزّع في مثاله وثيقة تأمين مدتها 1 سنة تبدأ في 1 يوليو على سنتين. بينما يخصم المنشور 538 (المثال 2) وثيقة من النوع نفسه كاملة بموجب قاعدة 12 شهرًا. وتغطي هذه الصفحة القاعدة الفيدرالية الأمريكية.

تكون الحالة غير بسيطة إذا:

• كانت الدفعة تغطي أكثر من سنة، أو تبدأ تغطيتها بعد بداية السنة بوقت طويل؛
• اختلفت الطريقة المستخدمة في الدفاتر عنها في الإقرار، أو كان النشاط على أساس الاستحقاق المحاسبي؛
• عاملت إقرارات سابقة التكاليف المدفوعة مقدمًا معاملة غير متسقة؛
• كان النشاط على أساس الاستحقاق المحاسبي وكان المستفيد من الدفع هو المالك أو أحد أقاربه أو شركة مرتبطة تعتمد الأساس النقدي؛
• سيطّلع مقرض أو مستثمر أو مشترٍ على الدفاتر.

إذا انطبق عليك أي من هذه البنود، فحدّد المعاملة الصحيحة قبل تقديم الإقرار. وتبيّن الأقسام التالية كيف تتحقق من كل بند.

اجمع قبل أن تقرر:

• الفاتورة أو العقد الذي يبيّن تاريخَي بداية التغطية ونهايتها؛
• تاريخ الدفع من كشف البنك أو البطاقة؛
• الطريقة المحاسبية في آخر إقرار (السطر F في Schedule C لصاحب المنشأة الفردية)؛
• آخر إقرارين، لمعرفة كيف عوملت المصروفات المدفوعة مقدمًا سابقًا.

ما قاعدة 12 شهرًا، وهل تنطبق على دفعتي؟

تتيح قاعدة 12 شهرًا للنشاط التجاري الأمريكي أن يخصم الدفعة المقدمة الآن، بدل رسملتها كأصل يُوزَّع على السنوات، حين لا تمتد المنفعة بعد الحد الأبكر من حدّين. ويجب أن يتحقق الحدان معًا (⁦26 CFR 1.263(a)-4(f)⁩). وتنطبق القاعدة على الحقوق والمنافع المدفوعة مقدمًا، مثل الإيجار أو التأمين أو العضوية.

بالنسبة لنشاط يعتمد السنة التقويمية ويدفع في ديسمبر، الحد الثاني هو 31 ديسمبر من السنة القادمة. فوثيقة تأمين مدتها 12 شهرًا تبدأ في 1 يناير من السنة القادمة تستوفي الشرط. أما الوثيقة نفسها إذا بدأت في 1 أبريل فلا تستوفيه، لأنها تمتد إلى السنة التي بعدها.

ثلاثة شروط قد تغيّر الجواب:

• التجديد. إذا دلّت الوقائع على توقع معقول للتجديد، عُدّت المنفعة ممتدة طوال فترة التجديد، ولذلك قد لا يستوفي القاعدة عقد إيجار لسنة واحدة تتوقع تجديده. وتنظر اللائحة في تاريخ التجديد وفي اقتصاديات الصفقة وفي شروط التجديد.
• عدم وجود مدة محددة. لا تنطبق القاعدة على حق غير محدد المدة: أي حق لا مدة ثابتة له، مثل ترخيص حكومي لا يُلغى إلا عند مخالفة شروطه، أو حق يُقاس بكمية ثابتة من السلع أو الخدمات لا بالزمن.
• اختيار عدم استخدام القاعدة. يستطيع النشاط ألا يستخدم القاعدة، بمعاملة هذه الدفعات كنفقات رأسمالية في إقراره الأصلي المقدَّم في موعده، بما فيه التمديدات. وتتخذ الشراكة أو شركة S هذا الاختيار بنفسها، لا مالكوها. ويشمل الاختيار كل الدفعات المماثلة في تلك السنة، ولا يُلغى إلا بموافقة IRS.

ماذا لو غطّت دفعة كبيرة أكثر من 12 شهرًا أو انتهت بعد السنة القادمة؟

إذا لم تنطبق قاعدة 12 شهرًا، فلا يُخصم المصروف المدفوع مقدمًا إلا في السنة التي يخصها (المنشور 538). وتأخذ كل سنة حصتها من فترة التغطية التي تقع فيها.

اقسم الدفعة على عدد أشهر التغطية، ثم أعطِ كل سنة ضريبية أشهرها. ويوزّع المنشور 538 وثيقة مدتها ثلاث سنوات بهذه الطريقة، بحسب الأشهر. أما الجزء الذي يخص السنوات اللاحقة فيبقى في الميزانية العمومية أصلًا مدفوعًا مقدمًا إلى أن تحين أشهره.

ينطبق هذا عندما تزيد التغطية على 12 شهرًا، كوثيقة مدتها سنتان أو ثلاث سنوات. وينطبق أيضًا عندما تكون التغطية 12 شهرًا أو أقل لكنها تنتهي بعد آخر يوم من السنة الضريبية التالية، مثل وثيقة مدتها 12 شهرًا تبدأ في 1 فبراير من السنة القادمة في نشاط يعتمد السنة التقويمية.

تخضع عقود الإيجار الكبيرة لقاعدة مختلفة. فعقد الإيجار الذي يزيد إجمالي إيجاره على 250,000 دولار، ويُدفع إيجاره قبل أكثر من سنة تقويمية أو يُؤجَّل أو يتغير خلال مدة العقد، قد يكون اتفاقية إيجار بموجب المادة 467. وله قواعد خاصة للإيجار والفوائد على المستأجر والمؤجِّر، سواء كانت الدفاتر على الأساس النقدي أو على أساس الاستحقاق المحاسبي (⁦26 USC 467⁩، ⁦26 CFR 1.467-1⁩). أما الإيجار الشهري المتساوي الذي يُدفع كله في السنة التقويمية التي يخصها أو في السنة السابقة لها أو اللاحقة لها فلا يُعد كذلك. اطلب مراجعة أي عقد إيجار متعدد السنوات مدفوع مقدمًا قبل تقديم الإقرار: مساعدة مسك الدفاتر.

هل يتغير الجواب إذا كان نشاطي يعتمد الأساس النقدي أو أساس الاستحقاق المحاسبي؟

نعم. النشاط الذي يعتمد الأساس النقدي يخصم المصروف في السنة التي يدفعه فيها، مع مراعاة قواعد الدفع المقدم أعلاه (المنشور 538، ⁦26 CFR 1.461-1⁩). أما النشاط الذي يعتمد أساس الاستحقاق المحاسبي فيخصمه عندما يصبح المبلغ ثابتًا ويتحقق الأداء الاقتصادي. ولا تغيّر قاعدة 12 شهرًا موعد نشوء الالتزام على النشاط الذي يعتمد أساس الاستحقاق المحاسبي (⁦26 CFR 1.263(a)-4(f)(6)⁩).

كيف يعامل أساس الاستحقاق المحاسبي المصروف المدفوع مقدمًا؟

يخصم النشاط الذي يعتمد أساس الاستحقاق المحاسبي المصروف أو يرسمله عندما يصبح الالتزام ثابتًا ويمكن تحديد مبلغه ويتحقق الأداء الاقتصادي. ويعني ذلك عمومًا أن تُؤدى الخدمة أو تُقدَّم الممتلكات أو تُستخدم. والدفع المبكر وحده لا ينقل الخصم (المنشور 538). ويتوقف موعد تحقق الأداء الاقتصادي على ما اشتُري (⁦26 CFR 1.461-4⁩):

• الخدمات. عند أداء مقدّم الخدمة لها. وإذا كان النشاط يتوقع بصورة معقولة أن يؤدي مقدّم الخدمة كل الخدمات بموجب العقد خلال 3 ⁦1/2⁩ أشهر بعد الدفع، جاز له أن يعدّها مقدَّمة عند الدفع. وعقد واحد لمدة سنة لخدمة واحدة غير مجزأة يُدفع في ديسمبر لا يدخل عمومًا في هذه المهلة. وهناك ملاذ آمن لعقود مدتها 12 شهرًا أو أقل تقدّم خدمات منتظمة، لكل منها قيمة مستقلة، مثل التنظيف أو العناية بالحدائق: فيُحتسب عندئذ في سنة الدفع الجزء المدفوع عن أول 3 ⁦1/2⁩ أشهر (Revenue Procedure 2015-39). والتحول إلى هذا الملاذ يُعد تغييرًا في الطريقة المحاسبية (Revenue Procedure 2025-23، القسم 20.12، التغيير رقم 220).
• الممتلكات. عند تقديمها. يجوز للنشاط أن يعدّ الممتلكات مقدَّمة عند تسليمها أو قبولها أو عند انتقال الملكية. وهذا الاختيار طريقة محاسبية ويجب استخدامه باتساق. وتشمل قاعدة الدفع خلال 3 ⁦1/2⁩ أشهر أيضًا الممتلكات المتوقع وصولها خلال تلك المدة، لكن قواعد المخزون والمستلزمات والرسملة تظل هي التي تحدد الخصم.
• الإيجار وأي استخدام آخر للممتلكات. بالتساوي على مدة الاستخدام. والإيجار المدفوع مقدمًا للسنة القادمة هو عمومًا مصروف السنة القادمة.
• التأمين، وعقود الضمان أو الخدمة على الممتلكات. عند الدفع. وعقد الخدمة هنا هو العقد الذي يعد بإصلاح ممتلكات اشتريتها أو استأجرتها أو استبدالها. أما الخدمات الأخرى فتتبع قاعدة الخدمات أعلاه. وتحدد قاعدة 12 شهرًا بعد ذلك هل تُخصم الدفعة أم تُوزَّع.

قاعدتان إضافيتان قد تغيّران الجواب:

• البنود المتكررة. يمكن لاستثناء مستقل أن يعدّ البند متكبَّدًا في السنة السابقة إذا تحقق الأداء قبل أبكر التاريخين: تاريخ تقديم الإقرار في موعده (مع التمديدات)، أو اليوم الـ15 من الشهر التاسع بعد نهاية السنة (نحو 8 ⁦1/2⁩ أشهر). ويعتمد النشاط هذا الاستثناء طريقةً محاسبية ويطبقه باتساق. ويجب أن يتكرر البند، وأن يكون إما ضئيل الأثر أو أكثر مطابقة للدخل. وإذا تحقق الأداء بعد تقديم الإقرار لكن خلال الـ 8 ⁦1/2⁩ أشهر، فيمكن المطالبة به بإقرار معدَّل (المنشور 538، ⁦26 CFR 1.461-5⁩). ويتوقف تأهل البند على الوقائع.
• الأطراف المرتبطة. المصروف المستحق لطرف مرتبط يعتمد الأساس النقدي لا يُخصم إلا بعد دفعه وبعد أن يدرجه الطرف المرتبط في دخله (المنشور 538).

ماذا عن المخزون والمستلزمات والمعدات الصغيرة التي أدفع ثمنها في ديسمبر؟

هذه سلع لا خدمات مدفوعة مقدمًا، فتتبع كل منها قاعدتها الخاصة لا قاعدة 12 شهرًا.

• المخزون. تُخصم تكلفته عمومًا عند بيع البضاعة لا عند دفع ثمنها. وقد يخصم النشاط الصغير الذي لا يمسك مخزونًا رسميًا أبكر من ذلك، لكن فقط إذا كانت دفاتره تعامل البضاعة فعلًا كمصروف. راجع اعتبار المخزون والمستلزمات مصروفًا.
• المستلزمات. تُخصم المستلزمات الثانوية العرضية عمومًا في سنة الدفع، وغيرها في سنة أول استخدام أو استهلاك. ويبيّن الدليل أعلاه الفرق بينهما (لوائح IRS للممتلكات الملموسة).
• المعدات الصغيرة. يتيح اختيار الملاذ الآمن للمبالغ الضئيلة (de minimis) للنشاط أن يخصم البنود الملموسة حتى 2,500 دولار للفاتورة أو للبند الواحد، أو 5,000 دولار إذا كانت لديه قوائم مالية معتمدة (AFS). ويحتاج النشاط إلى سياسة محاسبية قائمة في بداية السنة تحمّل البنود بهذا الحجم على المصروفات (مكتوبة إذا كانت لديه مثل هذه القوائم). ويجب أن يتبع السياسة في دفاتره، وأن يطبق الاختيار على كل بند مؤهل في تلك السنة، وأن يرفق بيان الاختيار بإقراره الأصلي المقدَّم في موعده. ويستثني الملاذ الآمن المخزون والأرض ويشمل الممتلكات الملموسة فقط، فلا يمتد إلى التأمين أو الإيجار المدفوع مقدمًا (⁦26 CFR 1.263(a)-1(f)⁩).

للمعدات الأكبر، راجع شراء المعدات قبل نهاية السنة.

كيف أسجّل المصروف المدفوع مقدمًا، وهل يجب أن تطابق الدفاتر الخصم؟

الدفاتر على الأساس النقدي تسجل الدفعة مصروفًا عند دفعها. أما الدفاتر التي توزّع الدفعة فتسجلها أصلًا أولًا، ثم تنقلها إلى المصروف مع مرور كل شهر. وفي الحالتين يتبع الخصم في الإقرار القواعد الضريبية أعلاه، وقد تختلف الدفاتر عنه.

لتوزيع دفعة في الدفاتر:

1. في تاريخ الدفع، اجعل حساب المصروفات المدفوعة مقدمًا مدينًا واجعل حساب البنك أو البطاقة دائنًا.
2. احتفظ بسطر واحد في الجدول لكل دفعة مقدمة: المورّد وتاريخ الدفع وبداية التغطية ونهايتها والمبلغ وعدد الأشهر المغطاة.
3. كل شهر، اجعل حساب المصروف مدينًا واجعل حساب المصروفات المدفوعة مقدمًا دائنًا بحصة ذلك الشهر.
4. في نهاية السنة، طابق رصيد المدفوع مقدمًا مع الجدول: الأشهر غير المنتهية مضروبة في التكلفة الشهرية.
5. قارن كل سطر بالقاعدة الضريبية. وحيث يخصم الإقرار أكثر أو أقل مما في الدفاتر، احتفظ بالفرق في جدول يستطيع معدّ الإقرارات استخدامه.

تختبر قاعدة 12 شهرًا مدة المنفعة، لا طريقة تسجيلها في الدفاتر. فقد توزّع الدفاتر دفعة يخصمها الإقرار كاملة. وتُبلغ الشركة (بما فيها شركات S) أو الشراكة عمومًا عن هذه الفروق في تسوية الدخل حسب الدفاتر مع الدخل حسب الإقرار، أي Schedule M-1، أو Schedule M-3 للأكبر حجمًا. ويُعفى بعض المقدّمين الصغار جدًا من Schedule M-1 (تعليمات النموذج 1120 والنموذج ⁦1120-S⁩ والنموذج 1065). وليس لصاحب المنشأة الفردية جدول كهذا، فالجدول في الخطوة 5 هو السجل الوحيد للفرق.

يتم الاختيار بعدم استخدام قاعدة 12 شهرًا في الإقرار، بمعاملة الدفعة كأصل رأسمالي. وإذا كانت الدفاتر على الأساس النقدي، فإن الدفعة التي لا تستوفي قاعدة 12 شهرًا تُسجَّل مصروفًا في الدفاتر، فتحتاج إلى تعديل في الإقرار لتوزيعها. راجع دفاتر الاستحقاق المحاسبي وإقرار ضريبي على الأساس النقدي.

عاملت المصروفات المدفوعة مقدمًا بطرق مختلفة كل سنة: هل أستطيع التبديل ببساطة؟

ليس بحرية. الطريقة المحاسبية تشمل معاملة أي بند جوهري، فطريقة تعاملك مع المدفوع مقدمًا سنة بعد سنة قد تكون هي طريقتك المحاسبية. والنشاط الذي لم يكن يطبق القاعدة العامة أو قاعدة 12 شهرًا يحتاج إلى موافقة IRS قبل أن يبدأ (المنشور 538). والنموذج الخاص بتغيير «المعاملة المحاسبية لأي بند» هو النموذج 3115.

ما تعنيه السنوات السابقة يعتمد على الوقائع:

• يقول المنشور 538 إن الطريقة لا تُعد عمومًا مستقرة لبند ما ما لم يُعامل باتساق. وتصحيح خطأ حسابي أو خطأ ترحيل لا يُعد تغييرًا في الطريقة المحاسبية، لكن خصم دفعة مقدمة في السنة الخطأ مسألة توقيت. وهل في الإقرارات السابقة أخطاء أم طريقة مستقرة، فهذا يتوقف على الوقائع.
• التحول إلى قاعدة 12 شهرًا تغيير تلقائي (رقم 78، Revenue Procedure 2025-23، القسم 11.05) مع تسوية بموجب المادة ⁦481(a)⁩. وتذكره Revenue Procedure 2006-12، القسم 5.02، مثالًا. وتنطبق شروط أهلية، وعلى معدّ الإقرارات أن يتحقق من الإجراء الذي يغطي التحول إلى القاعدة العامة في صفحة النموذج 3115.

التحول بين الأساس النقدي وأساس الاستحقاق المحاسبي، وكيف يعمل تغيير النموذج 3115 وتسويته عمومًا، مشروحان في التحول من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق المحاسبي.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية. كل المبالغ بالدولار الأمريكي. لكل نشاط سنة ضريبية تقويمية.

مستشار يدفع إيجار مكتب سنة كاملة مقدمًا

يدفع مستشار يعتمد الأساس النقدي 12,000 دولار في 15 ديسمبر إيجارًا لمكتب يغطي يناير إلى ديسمبر من السنة القادمة. وتنتهي المنفعة في 31 ديسمبر من السنة القادمة. وهذا ضمن 12 شهرًا من 1 يناير وضمن نهاية السنة الضريبية التالية، فتنطبق قاعدة 12 شهرًا. ويستطيع المستشار خصم 12,000 دولار كاملة في سنة الدفع، ما لم تكن إقرارات سابقة قد وزّعت التكاليف المدفوعة مقدمًا باستمرار، فقد يحتاج التغيير حينها إلى موافقة IRS (راجع «عاملت المصروفات المدفوعة مقدمًا بطرق مختلفة كل سنة: هل أستطيع التبديل ببساطة؟»).

ويمكن أن تظل الدفاتر تسجل الإيجار أصلًا مدفوعًا مقدمًا وتحرر 1,000 دولار كل شهر في السنة القادمة. فتختلف الدفاتر والإقرار عند نهاية السنة، ثم ينعكس الفرق في السنة القادمة.

أما نشاط يعتمد أساس الاستحقاق المحاسبي ويدفع الإيجار نفسه فيخصم 1,000 دولار شهريًا بقدر استخدام المكان، فيقع المبلغ كله، 12,000 دولار، في السنة القادمة.

وثيقة تبدأ في أبريل

يدفع المستشار نفسه 12,000 دولار في 15 ديسمبر لوثيقة تأمين تمتد من 1 أبريل من السنة القادمة إلى 31 مارس من السنة التي بعدها. وتنتهي الوثيقة بعد آخر يوم من السنة الضريبية التالية، فلا تنطبق قاعدة 12 شهرًا. وتوزّع القاعدة العامة الدفعة بحسب الأشهر: 9 من الأشهر الـ12 تقع في السنة القادمة و3 في السنة التي بعدها.

في الدفاتر، يجعل قيد 15 ديسمبر حساب التأمين المدفوع مقدمًا مدينًا وحساب البنك دائنًا بمبلغ 12,000 دولار. ومن أبريل، يجعل قيد كل شهر حساب مصروف التأمين مدينًا وحساب التأمين المدفوع مقدمًا دائنًا بمبلغ 1,000 دولار.

وثيقة لثلاث سنوات

يدفع صاحب نشاط 9,000 دولار في ديسمبر لوثيقة تأمين تجاري لثلاث سنوات تبدأ في 1 يناير من السنة القادمة. وتمتد التغطية 36 شهرًا، فلا تنطبق قاعدة 12 شهرًا. والنتيجة واحدة على الأساس النقدي وعلى أساس الاستحقاق المحاسبي.

لو خصم المالك 9,000 دولار كلها في سنة الدفع، لأظهر الإقرار خصمًا زائدًا قدره 9,000 دولار في تلك السنة، وخصمًا ناقصًا قدره 3,000 دولار في كل سنة من السنوات الثلاث التالية. وهل يُصلح ذلك بإقرارات معدَّلة أو بتغيير الطريقة يتوقف على الوقائع. راجع «عاملت المصروفات المدفوعة مقدمًا بطرق مختلفة كل سنة: هل أستطيع التبديل ببساطة؟»

هل وضعك مختلف؟

• دفعت فاتورة كبيرة أو لعدة سنوات، أو عاملت إقراراتك السابقة المدفوع مقدمًا بلا اتساق، أو تنقص دفاترك مدفوعات مقدمة لعدة سنوات، أو تختلف دفاترك عن إقرارك: هناك نقاط يجب حسمها قبل تقديم الإقرار، وهي: أي الدفعات تستوفي الشرط، وهل يلزم تقديم طلب لتغيير الطريقة، وكيف تُظهر الدفاتر كل مدفوع مقدمًا ليطابق الإقرار. راجع استكمال الدفاتر المتأخرة واطلب مساعدة مسك الدفاتر.
• أنت على دفاتر أساس الاستحقاق المحاسبي والمستفيد من الدفع هو أنت أو أحد أقاربك أو شركة تسيطر عليها: قد تؤجل قاعدة الطرف المرتبط الخصم إلى أن يدرج المستفيد الدخل، فتحقق منها قبل تقديم الإقرار. واطلب مساعدة مسك الدفاتر.
• لست متأكدًا هل يجب أن يكون النشاط على الأساس النقدي أم على أساس الاستحقاق المحاسبي: راجع الأساس النقدي أم الاستحقاق المحاسبي لنشاط صغير.
• تريد التحول من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق المحاسبي أو العكس: راجع التحول من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق المحاسبي.
• دفاترك على أساس الاستحقاق المحاسبي وإقرارك على الأساس النقدي: راجع دفاتر الاستحقاق المحاسبي وإقرار ضريبي على الأساس النقدي.
• دفع لك عميل مقدمًا: هذا جانب الدخل. راجع الدفعات المقدمة والعربون من العملاء.
• بنود أخرى في نهاية السنة: شراء المعدات قبل نهاية السنة، واعتبار المخزون والمستلزمات مصروفًا، والرواتب المستحقة في نهاية السنة للأجور المتأخرة المدفوعة في يناير، وقائمة إغلاق نهاية السنة للقائمة الكاملة.