Gastos prepagados al cierre del año: regla de los 12 meses

¿Puedo deducir en diciembre lo que pagué por el alquiler o el seguro del próximo año?

A menudo sí, pero no siempre. Un negocio con método de efectivo puede deducir un pago de diciembre en el año en que paga cuando se aplica la regla de los 12 meses: el beneficio debe terminar dentro de los 12 meses siguientes a su inicio y a más tardar el último día del año fiscal siguiente. El alquiler de enero a diciembre del próximo año cumple. Los mismos 12 meses que empiezan el 1 de abril no cumplen, y el pago se reparte entre los años que cubre. Un negocio con método de acumulación también debe pasar la prueba de cumplimiento económico, que se explica más abajo.

Pagar por adelantado cambia el año de la deducción, no el total. Cuando la regla lo permite, la deducción pasa al año del pago y la del año siguiente es menor. Cuando no lo permite, el dinero sale en diciembre y la deducción espera.

La regla de los 12 meses está en la Publication 538 y en 26 CFR 1.263(a)-4(f). La Publication 334, escrita para quienes presentan el Schedule C, solo enuncia la regla general, y su ejemplo reparte entre dos años una póliza de 1 año que empieza el 1 de julio. La Publication 538 (Example 2) deduce completa el mismo tipo de póliza con la regla de los 12 meses. Esta página trata la regla federal.

Un caso no es sencillo si:

• el pago cubre más de un año, o la cobertura empieza mucho después de que comienza el año;
• la contabilidad y la declaración usan métodos distintos, o el negocio usa el método de acumulación;
• las declaraciones anteriores trataron los gastos pagados por adelantado de forma inconsistente;
• el negocio usa el método de acumulación y quien cobra es el propietario, un familiar o una empresa relacionada que usa el método de efectivo;
• un banco, un inversionista o un comprador va a leer la contabilidad.

Si alguno de estos casos se aplica, defina el tratamiento antes de presentar la declaración. Las secciones siguientes muestran cómo revisar cada uno.

Reúna antes de decidir:

• la factura o el contrato que muestre las fechas de inicio y fin de la cobertura;
• la fecha del pago, según el estado de cuenta del banco o de la tarjeta;
• el método contable de la última declaración (Schedule C, línea F, para un propietario único);
• las dos últimas declaraciones, para ver cómo se trataron antes los gastos pagados por adelantado.

¿Qué es la regla de los 12 meses y mi pago la cumple?

La regla de los 12 meses permite a un negocio deducir un pago por adelantado ahora, en lugar de capitalizarlo como un activo que se reparte, cuando el beneficio no se extiende más allá de la primera de dos fechas límite. Ambos límites deben cumplirse (26 CFR 1.263(a)-4(f)). Se aplica a derechos y beneficios pagados por adelantado, como el alquiler, un seguro o una membresía.

Para un negocio con año calendario que paga en diciembre, el segundo límite es el 31 de diciembre del año siguiente. Una póliza de 12 meses que empieza el 1 de enero del próximo año cumple. La misma póliza que empieza el 1 de abril no cumple, porque llega hasta el año posterior.

Tres condiciones pueden cambiar la respuesta:

• Renovación. Si los hechos muestran una expectativa razonable de renovación, el beneficio se considera vigente durante el período de renovación, así que un contrato de alquiler de un año que usted espera renovar puede no cumplir la regla. El reglamento pesa el historial de renovaciones, la economía del trato y las condiciones de la renovación.
• Sin plazo fijo. La regla no se aplica a un derecho de duración indefinida: uno sin plazo fijo, como una licencia del gobierno que solo se puede revocar por violar sus condiciones, o uno que se mide en una cantidad fija de bienes o servicios y no en tiempo.
• Opción de no aplicarla. Un negocio puede decidir no usar la regla si trata los pagos como gastos de capital en su declaración original presentada a tiempo, prórrogas incluidas. Una sociedad de personas o una corporación S toma esta decisión por sí misma, no sus propietarios. La decisión cubre todos los pagos similares de ese año y solo se puede revocar con el consentimiento del IRS.

¿Qué pasa si un pago grande cubre más de 12 meses o termina después del año siguiente?

Cuando la regla de los 12 meses no se aplica, un gasto pagado por adelantado solo es deducible en el año al que corresponde (Publication 538). Cada año recibe la parte del período de cobertura que cae en él.

Divida el pago entre los meses cubiertos y asigne a cada año fiscal sus meses. La Publication 538 reparte así, por meses, una póliza de tres años. La parte que corresponde a años posteriores se queda en el balance general como un activo pagado por adelantado hasta que lleguen sus meses.

Esto se aplica cuando la cobertura dura más de 12 meses, como una póliza de dos o tres años. También se aplica cuando la cobertura dura 12 meses o menos pero termina después del último día del año fiscal siguiente, como una póliza de 12 meses que empieza el 1 de febrero del próximo año en un negocio con año calendario.

Los arrendamientos grandes siguen otra regla. Un arrendamiento con alquiler total superior a $250,000, cuyo alquiler se paga con más de un año calendario de anticipación, se difiere o cambia durante el plazo, puede ser un contrato de alquiler de la sección 467. Tiene reglas propias de alquiler e intereses para el inquilino y el arrendador, con contabilidad de efectivo o de acumulación (26 USC 467, 26 CFR 1.467-1). No lo es un alquiler mensual igual, pagado por completo en el año calendario al que corresponde o en el año anterior o posterior. Pida que revisen un arrendamiento prepagado de varios años antes de presentar la declaración: ayuda con la contabilidad.

¿Cambia si mi negocio usa el método de efectivo o el de acumulación?

Sí. Un negocio con método de efectivo deduce un gasto en el año en que lo paga, sujeto a las reglas de pagos por adelantado de arriba (Publication 538, 26 CFR 1.461-1). Un negocio con método de acumulación lo deduce cuando el monto está fijado y ya ocurrió el cumplimiento económico. La regla de los 12 meses no cambia cuándo un negocio con método de acumulación incurre en una obligación (26 CFR 1.263(a)-4(f)(6)).

¿Cómo trata la contabilidad de acumulación un gasto pagado por adelantado?

Un negocio con método de acumulación deduce o capitaliza un gasto cuando la obligación está fijada, se puede determinar su monto y ya ocurrió el cumplimiento económico (economic performance). Por lo general, eso significa que el servicio se prestó, el bien se entregó o el bien se usó. Pagar antes no mueve por sí solo la deducción (Publication 538). Cuándo ocurre el cumplimiento económico depende de lo que se compró (26 CFR 1.461-4):

• Servicios. A medida que el proveedor los presta. Si el negocio puede esperar razonablemente que el proveedor preste todos los servicios del contrato dentro de los 3 1/2 meses siguientes al pago, puede tratarlos como prestados cuando paga. Un solo contrato de un año por un servicio indiferenciado, pagado en diciembre, por lo general no cabe en ese plazo. Un puerto seguro cubre los contratos de 12 meses o menos que ofrecen servicios regulares, cada uno con valor independiente, como la limpieza o el cuidado de jardines: la parte del pago anticipado correspondiente a los primeros 3 1/2 meses cuenta entonces en el año del pago (Revenue Procedure 2015-39). Pasar a este puerto seguro es un cambio de método (Revenue Procedure 2025-23, sección 20.12, cambio n.º 220).
• Bienes. Cuando se entregan. Un negocio puede tratar un bien como entregado cuando se despacha o se acepta, o cuando se transfiere la titularidad. Esa elección es un método contable y debe usarse de forma consistente. La regla de pago de 3 1/2 meses también cubre los bienes esperados dentro de ese plazo, pero las reglas de inventario, suministros y capitalización siguen decidiendo la deducción.
• Alquiler y otros usos de un bien. De forma pareja durante el período de uso. El alquiler pagado por adelantado para el año siguiente es, por lo general, un gasto del año siguiente.
• Seguros, y garantías o contratos de servicio sobre bienes. Al hacer el pago. Aquí, un contrato de servicio es el que promete reparar o reemplazar un bien que usted compró o arrendó. Los demás servicios siguen la regla de servicios de arriba. La regla de los 12 meses decide entonces si el pago se deduce o se reparte.

Dos reglas más pueden cambiar la respuesta:

• Partidas recurrentes. Una excepción aparte puede tratar una partida como incurrida en el año anterior cuando el cumplimiento ocurre a más tardar en la primera de estas fechas: la de presentación de una declaración a tiempo (con prórrogas) o el día 15 del noveno mes posterior al cierre del año (unos 8 1/2 meses). El negocio la adopta como método contable y la aplica de forma consistente. La partida debe repetirse y ser insignificante o reflejar mejor el ingreso correspondiente. Si el cumplimiento ocurre después de presentar la declaración pero dentro de los 8 1/2 meses, una declaración enmendada puede reclamarla (Publication 538, 26 CFR 1.461-5). Si una partida califica depende de los hechos.
• Personas relacionadas. Un gasto que se debe a una persona relacionada que usa el método de efectivo no es deducible hasta que se paga y la persona relacionada lo incluye en su ingreso (Publication 538).

¿Y el inventario, los suministros y el equipo pequeño que pago en diciembre?

Son bienes, no servicios pagados por adelantado, así que cada uno sigue su propia regla y no la regla de los 12 meses.

• Inventario. Su costo generalmente sale cuando se venden los bienes, no cuando se pagan. Un negocio pequeño que omite un inventario formal puede deducir antes, pero solo si su contabilidad realmente registra el inventario como gasto. Vea cómo registrar como gasto el inventario y los suministros.
• Suministros. Los suministros menores y accesorios se deducen por lo general en el año en que se pagan, y los demás en el año en que se usan o consumen por primera vez. La guía anterior explica cuál es cuál (reglamento del IRS sobre bienes tangibles).
• Equipo pequeño. La elección del puerto seguro de minimis permite a un negocio deducir bienes tangibles de hasta $2,500 por factura o por artículo, o $5,000 si tiene un estado financiero aplicable. El negocio necesita una política contable vigente al inicio del año que registre como gasto los artículos de ese tamaño (por escrito si tiene ese estado financiero). Debe seguir la política en su contabilidad, aplicar la elección a todos los artículos que califiquen ese año y adjuntar una declaración de la elección a su declaración original presentada a tiempo. El puerto seguro excluye el inventario y los terrenos y cubre solo bienes tangibles, por lo que no alcanza a un seguro ni a un alquiler pagados por adelantado (26 CFR 1.263(a)-1(f)).

Para equipo más grande, vea comprar equipo antes del cierre del año.

¿Cómo registro un gasto pagado por adelantado, y la contabilidad debe coincidir con la deducción?

La contabilidad de estilo efectivo registra el pago como gasto cuando se paga. La contabilidad que reparte el pago lo registra primero como un activo y luego lo pasa a gasto a medida que transcurre cada mes. En ambos casos, la deducción de la declaración sigue las reglas tributarias de arriba, y la contabilidad puede diferir de ella.

Para repartir un pago en la contabilidad:

1. En la fecha del pago, debite una cuenta de gastos pagados por adelantado y acredite el banco o la tarjeta.
2. Lleve una línea de cuadro por cada pago anticipado: proveedor, fecha de pago, inicio y fin de la cobertura, monto y meses cubiertos.
3. Cada mes, debite la cuenta de gastos y acredite los gastos pagados por adelantado por la parte de ese mes.
4. Al cierre del año, cuadre el saldo de gastos pagados por adelantado con el cuadro: los meses sin vencer multiplicados por el costo mensual.
5. Compare cada línea con la regla tributaria. Donde la declaración deduce más o menos que la contabilidad, deje la diferencia en un cuadro que su preparador pueda usar.

La regla de los 12 meses mide la duración del beneficio, no cómo lo registra la contabilidad. La contabilidad puede repartir un pago que la declaración deduce completo. Una corporación (incluidas las corporaciones S) o una sociedad de personas generalmente informa esas diferencias en la conciliación del ingreso contable con el ingreso de la declaración, el Schedule M-1, o el Schedule M-3 si es más grande. Algunos declarantes muy pequeños quedan exentos del Schedule M-1 (instrucciones del Form 1120, el Form 1120-S y el Form 1065). Un propietario único no tiene ese anexo, así que el cuadro del paso 5 es el único registro de la diferencia.

La opción de no aplicar la regla de los 12 meses se ejerce en la declaración, al tratar el pago como capital. Si la contabilidad es de efectivo, un pago que no cumple la regla de los 12 meses se registra como gasto en la contabilidad, por lo que necesita un ajuste en la declaración para repartirlo. Vea contabilidad de acumulación y declaración con base de efectivo.

He tratado los gastos pagados por adelantado de forma distinta cada año: ¿puedo simplemente cambiar?

No libremente. Un método contable incluye el tratamiento de cualquier partida importante, así que la forma en que trata los gastos pagados por adelantado año tras año puede ser en sí su método. Un negocio que no ha aplicado la regla general ni la regla de los 12 meses necesita la aprobación del IRS antes de empezar a hacerlo (Publication 538). El formulario para un cambio en «el tratamiento contable de cualquier partida» es el Form 3115.

Qué significan los años pasados depende de los hechos:

• La Publication 538 dice que, por lo general, no se establece un método para una partida a menos que se trate de forma consistente. Corregir un error de cálculo o de registro no es un cambio de método contable, pero deducir un pago anticipado en el año equivocado es un asunto de momento. Si las declaraciones anteriores contienen errores o un método establecido depende de los hechos.
• Un cambio a la regla de los 12 meses es un cambio automático (n.º 78, Revenue Procedure 2025-23, sección 11.05) con un ajuste de la sección 481(a). La Revenue Procedure 2006-12, sección 5.02, lo menciona como ejemplo. Se aplican condiciones de elegibilidad, y le corresponde a un preparador confirmar qué procedimiento cubre un cambio a la regla general en la página del Form 3115.

Cómo pasar del método de efectivo al de acumulación y viceversa, y cómo funcionan en general un cambio con el Form 3115 y su ajuste, se explica en pasar de la contabilidad de efectivo a la de acumulación.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares estadounidenses. Cada negocio tiene un año fiscal calendario.

Un consultor paga por adelantado un año de alquiler de oficina

Un consultor con método de efectivo paga $12,000 el 15 de diciembre por el alquiler de la oficina de enero a diciembre del próximo año. El beneficio termina el 31 de diciembre del próximo año. Eso queda dentro de los 12 meses desde el 1 de enero y dentro del final del año fiscal siguiente, así que se aplica la regla de los 12 meses. El consultor puede deducir los $12,000 completos en el año del pago, salvo que las declaraciones anteriores hayan repartido de forma consistente los gastos pagados por adelantado, lo que puede requerir la aprobación del IRS para cambiarlo (vea «He tratado los gastos pagados por adelantado de forma distinta cada año: ¿puedo simplemente cambiar?»).

La contabilidad aún puede llevar el alquiler como un activo pagado por adelantado y liberar $1,000 al mes el año siguiente. Entonces la contabilidad y la declaración difieren al cierre del año, y la diferencia se revierte el año siguiente.

Un negocio con método de acumulación que pagara el mismo alquiler deduciría $1,000 al mes a medida que se usa el espacio, así que los $12,000 completos caerían en el año siguiente.

Una póliza que empieza en abril

El mismo consultor paga $12,000 el 15 de diciembre por una póliza de seguro que va del 1 de abril del próximo año al 31 de marzo del año posterior. La póliza termina después del último día del año fiscal siguiente, así que la regla de los 12 meses no se aplica. La regla general reparte el pago por meses: 9 de los 12 meses caen en el año siguiente y 3 en el año posterior.

En la contabilidad, el asiento del 15 de diciembre debita gastos de seguro pagados por adelantado y acredita el banco por $12,000. A partir de abril, cada mes se debita el gasto de seguro y se acredita el seguro pagado por adelantado por $1,000.

Una póliza de tres años

El propietario de un negocio paga $9,000 en diciembre por una póliza de seguro comercial de tres años que empieza el 1 de enero del próximo año. La cobertura dura 36 meses, así que la regla de los 12 meses no se aplica. El resultado es el mismo con método de efectivo o de acumulación.

Si el propietario dedujera los $9,000 completos en el año del pago, la declaración mostraría $9,000 de más ese año y $3,000 de menos en cada uno de los tres años siguientes. Si eso se corrige con declaraciones enmendadas o con un cambio de método depende de los hechos. Vea «He tratado los gastos pagados por adelantado de forma distinta cada año: ¿puedo simplemente cambiar?»

¿Es distinto en su caso?

• Pagó una factura grande o de varios años, sus declaraciones anteriores trataron los gastos pagados por adelantado de forma inconsistente, faltan en la contabilidad varios años de gastos pagados por adelantado, o su contabilidad y su declaración no coinciden: qué pagos califican, si hace falta presentar un cambio de método y cómo debe mostrar la contabilidad cada gasto pagado por adelantado para que cuadre con la declaración son los puntos que hay que definir antes de presentar la declaración. Vea ponerse al día con la contabilidad atrasada y obtenga ayuda con la contabilidad.
• Su contabilidad es de acumulación y quien cobra es usted, un familiar o una empresa que usted controla: la regla de personas relacionadas puede retener la deducción hasta que quien cobra informe el ingreso, así que revísela antes de presentar la declaración. Obtenga ayuda con la contabilidad.
• No está seguro de si el negocio debe usar el método de efectivo o el de acumulación: vea efectivo o acumulación para un negocio pequeño.
• Quiere pasar del método de efectivo al de acumulación, o al revés: vea pasar de la contabilidad de efectivo a la de acumulación.
• Su contabilidad es de acumulación y su declaración es con base de efectivo: vea contabilidad de acumulación y declaración con base de efectivo.
• Un cliente le pagó por adelantado: ese es el lado de los ingresos. Vea anticipos y depósitos de clientes.
• Otras partidas del cierre del año: comprar equipo antes del cierre del año, cómo registrar como gasto el inventario y los suministros, nómina acumulada al cierre del año para los salarios de fines de diciembre que se pagan en enero, y la lista de verificación del cierre del año para la lista completa.