Girişim Muhasebecisi mi CPA mı: İşe Almadan Önce Sorulacaklar

Muhasebe sorumlusuna mı, girişim CPA'sine mi, yoksa ikisine birden mi ihtiyacımız var?

Risk sermayesi destekli girişimlerin çoğunun ikisine de ihtiyacı vardır: her işlemi her ay kaydeden bir muhasebe sorumlusu ve Form 1120'yi hazırlayıp imzalayan, şirketi IRS önünde temsil edebilen bir CPA, enrolled agent veya avukat. Muhasebe sorumlusu kayıt tutar; denetimler, tahsilat ve itirazlar dahil sınırsız IRS temsil yetkisi yalnızca bu üç unvanda vardır. Tek bir firma iki işi de yapabilir, ama bunlar ayrı işlerdir.

Girişimin durumu şu hallerde basit olmaktan çıkar: birden fazla eyalette bordro varsa, hisse opsiyonları erken kullanılmış veya teşvikli (ISO) ise, seçilecek bir Ar-Ge vergi kredisi varsa, bir kurucu veya sahip ABD dışındaysa ya da Delaware veya IRS beyanları kaçırılmışsa. Bu seçimlerin bir kısmının, aşağıdaki bordro vergisine mahsup edilen Ar-Ge vergi kredisi seçimi gibi, sonradan düzeltilemeyen son tarihleri vardır.

İlk görüşmeden önce şunları toplayın: verilen son Form 1120, tüm Delaware bildirimleri ve yıllık raporlar, hisse dağılım tablosu, SAFE ve borç senedi sözleşmeleri, kurucuların 83(b) kopyaları, bordro raporları ve banka ile bordro hesaplarına okuma erişimi.

Ücret için bkz. girişim muhasebesinin maliyeti. Defterleri kendiniz tutmak için bkz. defterleri kendiniz tutmak mı, muhasebe sorumlusu mu tutmak.

Form 1120'mizi kim hazırlayabilir ve bizim adımıza IRS ile kim konuşabilir?

Federal beyanname hazırlamak için ücret alan herkesin bir hazırlayıcı vergi kimlik numarasına (PTIN) sahip olması gerekir; ancak şirketi her IRS işleminde yalnızca CPA'ler, enrolled agent'lar ve avukatlar temsil edebilir. Circular 230 IRS önünde kimlerin çalışabileceğini sıralar; IRS yetkileri unvana göre unvanlar sayfasında özetler.

Ücretli bir hazırlayıcı beyannameyi imzalamalı ve PTIN'ini üzerine yazmalıdır; yine de beyannamedeki her kalemden şirket sorumlu kalır (IRS Topic 254). Beyanname incelenirse hâlâ ulaşılabilir olacak birini seçin.

CPA'nin lisansını ve hazırlayıcının PTIN'ini nasıl kontrol ederiz?

CPA'nin lisansını, lisansı veren eyaletin muhasebe meslek kurulundan (board of accountancy) kontrol edin; her eyaletin kurulu kendi kamuya açık kaydını tutar. PTIN'ler ve federal unvanlar için IRS, geçerli PTIN'e sahip CPA'leri, enrolled agent'ları ve avukatları listeleyen bir unvanlı hazırlayıcılar dizini tutar. Dizinde görünmeyen bir hazırlayıcının geçerli bir PTIN'i olabilir; bu yüzden PTIN'i isteyin ve verilen beyannamede göründüğünü doğrulayın (IRS).

Beyannameyi kimin adının imzaladığını sorun. Bir firmanın lisansı olabilir, işi yapan kişinin olmayabilir; önemli olan kimin imzaladığı ve şirketi kimin temsil edeceğidir.

Girişim CPA'si hangi girişim beyanlarını zaten bilmelidir?

Girişim CPA'si aşağıdaki kalemlerin her birini sıfırdan araştırmadan yürütebilmelidir. Sizin için geçerli olanları sorun.

Her kalemin ayrıntısı kendi rehberinde yer alır: Delaware franchise vergisi, ABD'de yazılım geliştirme giderleri, Ar-Ge vergi kredisinin bordro vergisine mahsubu ve opsiyon verildikten sonra şirketin verdiği beyanlar.

Muhasebeci yalnızca federal beyannameyi mi, merkez eyaletimizi de mi yürütür?

Doğrudan sorun. Delaware C şirketi genellikle yalnızca Delaware'de değil, çalıştığı, işe aldığı veya sattığı eyaletlerde de gelir vergisi veya franchise vergisi öder. Örneğin California, orada kurulan, kayıtlı olan veya faaliyet gösteren her şirketten $800 asgari franchise vergisi alır; yeni kurulmuş veya yeni kayıt yaptırmış bir şirketin ilk vergi yılı bunun dışındadır (FTB). Bir çalışanın çalıştığı her eyalet ayrıca bordro kaydı ve stopaj yükümlülüğü getirir.

Yalnızca federal ve Delaware beyannamelerini veren bir muhasebeci, merkez eyalet beyannamesini başkasına bırakır. Bkz. bir işletmenin hangi eyaletlerde beyanname verdiği ve Delaware C şirketinin tam takvimi.

İşe almadan önce girişim muhasebecisine ne sormalıyız?

Kapsamı ve son tarihleri netleştiren sorular sorun; çünkü kaçırılan beyanların çoğu iki hizmet sağlayıcının arasında kalır.

Cevapların maliyeti girişim muhasebesinin maliyeti rehberinde anlatılır.

Hangi cevaplar tehlike işaretidir?

Bu cevaplar, ya IRS rehberliği nedeniyle ya da hukuk değiştiği için uyarı işaretidir.

• İadeye veya krediye göre belirlenen ücret. IRS, iadenin belirli bir yüzdesini ücret olarak isteyen hazırlayıcılardan kaçınmayı önerir (IRS Topic 254).
• Başkalarının alabileceğinden daha büyük bir iade veya kredi vaadi. Aynı IRS uyarısı geçerlidir.
• Boş veya tamamlanmamış bir beyannameyi imzalama isteği. IRS bunu asla yapmamanızı söyler.
• Beyannamede PTIN olmaması veya beyannamenin imzasız olması. Ücretli bir hazırlayıcıdan ikisi de zorunludur.
• Denetimde veya tahsilat işlemlerinde şirketi temsil edecek kimsenin olmaması. CPA, enrolled agent veya avukat unvanı olmayan bir hazırlayıcı tahsilat veya itirazları yürütemez; Annual Filing Season Program katılımcısı ise yalnızca denetimi, o da yalnızca kendi hazırlayıp imzaladığı beyanname için yürütebilir.
• 174A. maddeden söz etmeden ABD'deki tüm geliştirici ücretlerini amortize etmek. 31 Aralık 2024'ten sonra başlayan vergi yıllarında ABD'deki araştırma giderlerini indirmek varsayılandır, yaymak ise bir seçimdir (Form 1120 talimatları).
• Yeni hisseler için eski QSBS sınırlarını söylemek. 4 Temmuz 2025'ten sonra ihraç edilen hisselere daha yeni kurallar uygulanır (QSBS rehberi).
• Büyük bir Delaware bildirimini olduğu gibi kabul etmek. Vergi, iki yöntemden düşük olanıdır ve varsayılan nominal değerli sermaye yöntemi sizin varlık ve hisse rakamlarınızı gerektirir (Delaware).

Form 8821 mi Form 2848 mi: muhasebeci hangi erişime ihtiyaç duyar?

Form 8821, muhasebecinin şirketin IRS bilgilerini görmesini sağlar; Form 2848 ise yetkili bir uygulayıcının şirket adına hareket etmesine izin verir. 8821'de belirtilen kişi şirket adına konuşamaz, şirketin görüşünü savunamaz veya feragat belgesi imzalayamaz (Form 8821 talimatları). Form 2848'deki temsilcinin IRS önünde çalışmaya yetkili olması gerekir ve şirketin bilgilerini de alabilir (IRS).

Muhasebe sorumlusu için veya yalnızca vergi kayıtlarına (transcript) ihtiyacı olan bir muhasebeci için Form 8821 kullanın. Bildirimleri yanıtlayacak veya incelemeyi yürütecek CPA ya da enrolled agent için Form 2848 kullanın. Eski bir muhasebecinin erişimini kaldırma konusu muhasebeci değiştirmek rehberinde anlatılır.

Ne zaman daha fazla muhasebe saati yerine controller veya CFO gerekir?

Bunu bir vergi kuralı belirlemez; yönetim kurulunun ve yatırımcıların neye ihtiyaç duyduğuna bağlıdır. Yatırımcılar aylık tahakkuk esaslı kapanış ve yönetim kurulu dosyası beklemeye başladığında, iş controller düzeyindedir; şirket içinde veya dışarıdan yürütülür, beyannameler ise yine bir CPA firmasında kalır. Bkz. yatırımcılar ve yönetim kurulu için aylık mali tablolar ve yatırım turundan önce defterlerin düzeltilmesi.

• Yarı zamanlı CFO bütçe, model ve yatırım turu desteğini üstlenir; beyanname hazırlayıcısının yerini almaz.
• Bağımsız denetim, bağımsız bir CPA firmasının yürüttüğü ayrı bir görevdir ve genellikle yalnızca lider bir yatırımcı veya kredi veren isterse yapılır.
• 409A değerlemesi bir değerleme sağlayıcısından gelir, vergi beyannamesi hazırlayıcısından değil.

Bir kurucu veya şirket Kanada'daysa ya da yurt dışındaysa ne değişir?

Yabancı bir sahip veya kurucu, yalnızca ABD'deki işlere bakan bir muhasebecinin yürütemeyeceği beyanlar ekler. Yabancı bir hissedarın %25 veya daha fazlasına sahip olduğu bir ABD şirketi bildirim yapmakla yükümlü şirkettir ve ilişkili tarafla bildirime tabi işlemi olan her yıl genellikle Form 5472 verir (Form 5472 talimatları); bkz. yabancı sahipli şirket için hazırlayıcının ihtiyaç duyduğu bilgiler. Kanada'da yaşayan bir kurucu, kurucu hisseleri üzerinden Kanada'da vergi ödeyebilir; bu nedenle iki ülkenin beyanlarının uyuşması gerekir; bkz. ABD girişimi hisselerini zamanla hak eden Kanadalı ortak kurucu. ABD'de faaliyeti olan bir Kanada şirketi için başlangıç noktası Kanadalı işletmenin sınır ötesi muhasebeciye ne zaman ihtiyaç duyduğu rehberidir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Tohum öncesi, iki kurucu, gelir yok

İki kurucu bir Delaware C şirketi kurar, her biri 83(b) seçimi verir ve şirket kendi paralarından $80.000 geliştirmeye harcar. Şirket bir Form 1120, franchise vergisi içeren bir Delaware yıllık raporu ve bir merkez eyalet beyannamesi verir. Ayda birkaç saatlik muhasebe kaydı yeter; beyannameyi bir CPA veya enrolled agent imzalar. Bkz. geliri olmayan girişimin ilk şirket beyannamesi.

Tohum turu, $2.000.000 yatırım, altı çalışan

Şirketin artık iki eyalette bordrosu, teşvikli hisse opsiyonlarını erken kullanan iki çalışanı ve $400.000 tutarında ABD'de geliştirici ücreti var. Muhasebeci Form 3921'leri verir, varlıklar eşiği aştığı için Schedule L, M-1 ve M-2'yi doldurur, geliştirici ücretini 174A. madde uyarınca indirir ve şirket nitelikli küçük işletme olduğu için (bu yıl hasılatı $5 milyon altında ve ilk hasılatı son beş yıl içinde gelmiş) bordro vergisine mahsup edilen Ar-Ge vergi kredisini süresinde verilen Form 6765 ile seçer. Burada önemli sorular: kapsam iki eyaleti de içeriyor mu ve seçim kaçmasın diye süre uzatımını kim veriyor?

Seri A, $10.000.000 yatırım

Yönetim kurulu, ay sonundan birkaç hafta sonra aylık tablolar ister. Şirket, tahakkuk esaslı kapanış ve yönetim kurulu dosyası için şirket içinde veya dışarıdan controller düzeyinde iş ekler; federal, Delaware ve eyalet beyannameleri için bir CPA firmasını sürdürür.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Teklifler arasında seçim yapıyorsunuz: bunları girişim muhasebesinin maliyeti ile karşılaştırın.
• Yıl ortasında muhasebeci değiştiriyorsunuz: muhasebeci değiştirmek rehberini izleyin ve şirket vergisi desteği alın.
• Beyannameler veya Delaware raporları kaçırıldı: bkz. Delaware C şirketi takvimi ve şirket vergisi desteği alın.
• Yatırım turundan önce defterler geride: bkz. yatırım turundan önce defterlerin düzeltilmesi ve muhasebe kayıtları desteği.
• Bir kurucu veya sahip ABD dışında: bkz. yabancı sahipli şirketin hazırlayıcı kontrol listesi ve sınır ötesi vergi desteği.
• Şirketiniz Kanadalı ve ABD'de faaliyeti var: bkz. Kanadalı işletmenin sınır ötesi muhasebeciye ne zaman ihtiyaç duyduğu.