İşletme Hesabından Kişisel Harcama: Çekim mi, İndirim mi?

İşletme hesabımı kişisel giderler için kullanıp bunları indirebilir miyim?

Hayır. İşletme hesabından ödenen kişisel fatura yine kişisel bir giderdir. Kişisel, geçim ve aile giderleri, ABD vergi kanunu belirli bir hükümle izin vermedikçe indirilemez. İşletme indirimi sayılan tek şey, ticari veya mesleki faaliyeti yürütmek için yapılan olağan ve gerekli giderlerdir. Paranın çıktığı hesap, neye ödendiğini değiştirmez. Schedule C talimatları da kişisel, geçim ve aile giderlerinin “Other expenses” listesine yazılmamasını söyler.

Vergi sorunu, ödeme indirim olarak gösterildiğinde başlar; çok üyeli bir LLC'de üyenin maliyet esasını aşan dağıtım da vergilendirilebilir. Defterlerde kişisel ödeme, sahibin çekimi olarak kaydedilir: işletmeden aldığınız paradır, işletmeyi yürütmenin maliyeti değildir. Publication 334, şahıs işletmesi sahibinin işletmeden yaptığı kişisel çekimleri indiremeyeceğini söyler. Kişisel ve işletme parasının bu şekilde birbirine karışmasına İngilizce commingling denir.

Bu sayfa, şahıs işletmesi sahipleri ile şahıs işletmesi ya da ortaklık olarak vergilendirilen LLC'ler içindir. LLC'niz S şirketi veya C şirketi olarak vergilendirilmeyi seçtiyse bunun yerine S şirketinin kişisel gider ödemesi veya C şirketinin sahip gideri ödemesi rehberine bakın.

Aşağıdakilerden biri doğruysa durumunuz basit değildir:

• Kişisel ödemeler birkaç aya veya yıla yayılıyor.
• Bunlardan herhangi biri verilmiş bir beyannamede zaten indirim olarak gösterilmiş.
• Aynı hesabı birden fazla üye kullanmış.
• IRS beyannameyle ilgili yazı göndermiş ya da bir kredi veren, alıcı veya yatırımcı defterleri incelemek üzere.

Ayırmaya başlamadan önce şunları toplayın: işletmenin kullandığı her hesabın ve kartın hesap özetleri, emin olmadığınız ödemelerin arkasındaki makbuz veya faturalar, işletmenin nasıl vergilendirildiği (şahıs işletmesi, tek üyeli LLC, çok üyeli LLC veya şirket), birden fazla üye varsa faaliyet sözleşmesi ve bu giderleri içermiş olabilecek beyannameler.

Bir gideri indirilebilir yapan nedir; kişisel, geçim veya aile gideri sayılan nedir?

Bir gider, işletme için hem olağan hem gerekli olduğunda indirilebilir. Publication 334, olağan gideri sizin alanınızda yaygın ve kabul gören gider, gerekli gideri ise işletmeniz için yararlı ve uygun gider olarak tanımlar. Kişisel, geçim veya aile gideri, kim öderse ödesin ve hangi hesaptan çıkarsa çıksın bu testi geçemez.

262. madde kapsamındaki yönetmelik kişisel giderlerin çoğuna örnek verir:

Şahıs işletmesi sahibinin kendi emeklilik planı katkıları ile serbest çalışma vergisinin yarısı da Schedule C'de değil, sahibin kendi beyannamesinde ayrı bir indirime tabidir (Publication 334). Her ödemeyi çekim olarak kaydedin, şartları sağlıyorsanız indirimi orada talep edin. Bkz. serbest çalışanın sağlık sigortası ve defterler.

LLC kurmak ya da bir şeyi işletme adına almak onu indirilebilir yapar mı?

Hayır. Bir gider, kartın, faturanın veya mülkiyet belgesinin üzerindeki isimle değil, ne için yapıldığıyla indirilebilir olur.

Gelir vergisi bakımından tek üyeli bir LLC, şirket olarak vergilendirilmeyi seçmedikçe sahibinden ayrı bir kuruluş olarak dikkate alınmaz (yok sayılır). Faaliyeti sahibin beyannamesine girer; iş yürüten bir birey için genellikle Schedule C'ye. LLC kurmak, kişisel bir gideri indirilebilir yapmaz.

İki veya daha fazla üyeli yerli bir LLC, şirket olarak vergilendirilmeyi seçmediği sürece federal gelir vergisi bakımından ortaklıktır (IRS). Tek sahipler evli çift ise ve LLC'yi eyalet yasasına göre müşterek mal (community property) olarak elde tutuyorsa, IRS iki yaklaşımı da kabul eder: yok sayılan işletme ya da ortaklık. Bu yüzden beyannamelerinizde hangisinin kullanıldığını kontrol edin (IRS). Bir ortaklığın Form 1065'te 9 ile 21 arasındaki satırlarda yer alan indirimleri yalnızca ticari veya mesleki faaliyet indirimleridir (talimatlar); dolayısıyla bir üyenin kişisel faturası oraya ait değildir.

Statü yıl ortasında değişebilir: varsayılan olarak ikinci bir üye, tek üyeli LLC'yi ortaklık yapar; biri hariç tüm üyelerin ayrılması ise ortaklığı yok sayılan işletme yapar. Form 8832 seçimi, geriye dönük olarak beyan tarihinden en fazla 75 gün öncesine kadar yürürlüğe girebilir (talimatlar). Her ödemenin tarihindeki statüyü kontrol edin.

İşletme adına alınan bir kalem, yalnızca işletme amaçlı kullanımı kadarıyla indirilebilir; örneğin bir aracın iş için gidilen mili kadar.

Bu sayfa federal gelir vergisini kapsar. Karışan paranın LLC'nin sorumluluk korumasını etkileyip etkilemediği burada yanıtlanmaz; bkz. karışmış işletme ve kişisel fonların düzeltilmesi.

İşletme hesabından yapılan kişisel bir ödemeyi nasıl kaydederim?

Gider olarak değil, özkaynak hesabında sahibin çekimi olarak kaydedin. Publication 334, çekim hesabını (drawing account), kişisel ve aile giderlerini ödemek için çektiğiniz işletme gelirini kaydeden ayrı bir hesap olarak tanımlar.

1. Her kişisel ödemeyi hesap özetlerinde bulun.
2. Kategorisini giderden sahibin çekim hesabına değiştirin.
3. Neye ödendiğini gösteren bir not ekleyin.
4. Hesabı hesap özetiyle mutabık hale getirin.

Çekim bir indirim değildir, bu nedenle kârı düşürmez. Gider olarak yanlış kodlanmış kişisel ödeme kârı olduğundan düşük gösterir; bu yüzden onu çekim hesabına taşımak kârı o tutar kadar artırır. Çekim ayrıca ek gelir de değildir: şahıs işletmesi sahibinin işletmeden geliri net kârdır, yani işletme gelirinden işletme giderleri düşüldükten sonra kalan tutardır (Publication 334). Çekimin gelir tablosunda ve bilançoda nerede durduğunu görmek için bkz. sahibin çekimlerinin kaydı.

LLC'nin birden fazla üyesi varsa ödeme hangi üyenin sermaye hesabına yazılır?

Yararlanan üyenin hesabına. Çok üyeli bir LLC bir üyenin kişisel faturasını ödediğinde, kredi ya da hizmet karşılığı ödeme değilse, bunu LLC'nin gideri olarak değil, o üyenin çekimi olarak o üyenin sermaye hesabına karşı kaydedin. Diğer üyelerin hesapları değişmez.

Bir ortağın sermaye hesabı, çekimler ve dağıtımlarla azalır (Form 1065 talimatları). Dağıtım, ortağın gelir veya zarar payı hesaplanırken dikkate alınmaz; dolayısıyla bu payı değiştirmez (Publication 541).

Üç tuzak:

• Bunun yerine kredi olabilir. Üyeler, üyenin parayı LLC'ye geri ödeyeceği konusunda anlaştıysa bu, üyeye verilmiş bir kredidir ve ortaklık bunu Schedule L'de bildirir (talimatlar). Hangisinin geçerli olduğu faaliyet sözleşmesine ve üyelerin fiilen ne yaptığına bağlıdır.
• Hizmet karşılığı ödeme farklıdır. Ortaklığın ortağa hizmet karşılığı yaptığı ve ortaklık gelirine bakılmadan belirlenen ödeme, garantili ödeme (guaranteed payment) olabilir (707(c) maddesi; Publication 541). Kişisel bir fatura tek başına garantili ödeme değildir; ancak ortaklığın o ortağa hizmet karşılığı borçlu olduğu bir tutarı kapatmak için ödenmesi, defterlerde ne denirse densin garantili ödeme olabilir. Ortaklığın bir ortak için ödediği sağlık sigortası garantili ödeme sayılır; ortaklık için indirilebilir, ortak için gelirdir. Ortaklık bunu bunun yerine dağıtımlarda azalma olarak kaydederse indiremez (Publication 541). Bkz. garantili ödemeler ve ortak çekimleri.
• Yüksek tutarlı bir dağıtım vergilendirilebilir. Bir ortak, nakit dağıtımdan genellikle yalnızca ortaklık payının düzeltilmiş maliyet esasını aşan kısım kadar kazanç tanır (Publication 541); bkz. ortak sermaye hesapları.

Araç, telefon veya ev gibi kısmen işletme, kısmen kişisel giderlerde ne olur?

Yalnızca işletme payı indirilebilir. Publication 334, kısmen kişisel bir giderin kişisel kısmının işletme kısmından ayrılmasını ve kişisel kısmın genellikle indirilemeyeceğini söyler.

Araç için hesap defteri, günlük veya kayıt tutun; Publication 463, işletme kullanımını destekleyen kayıt türleri olarak bunları sayar. Yüzde ve aracın amortisman sınırları karma kullanımlı giderler ve işletme yüzdesi rehberinde, ev ofisi testleri ise ev ofisi indirimi rehberindedir.

Bir beyannamede kişisel kalemleri indirdim: neyi düzeltmeliyim ve hangi ceza uygulanabilir?

Kişisel bir gideri işletme gideri olarak indiren verilmiş beyanname, o yıl için kârı olduğundan düşük gösterdi; bu nedenle etkilenen her yılın düzeltilmesi gerekebilir.

• Şahıs işletmesi sahibi veya tek üyeli LLC: her yıl için ayrı bir Form 1040-X verin. Gelir vergisi ve serbest çalışma vergisi birlikte değişebilir; eyalet beyannamesinin de değişmesi gerekebilir. Ortak beyannamede her iki eş de imzalar ve genellikle eklenen vergiden, faizden ve cezalardan sorumludur; ancak masum eş affı (innocent spouse relief) uygulanabilir (talimatlar).
• Ortaklık veya çok üyeli LLC: ortaklar için düzeltilmiş Schedule K-1'lerle birlikte düzeltilmiş Form 1065 verin. Merkezi denetim kurallarına tabi bir ortaklık (süresinde verilmiş beyannamede bu kurallardan çıkmayı seçmediyse varsayılan durum) bunun yerine idari düzeltme talebi (administrative adjustment request) verir; bu talep genellikle beyannamenin verildiği tarih ile son tarihten hangisi daha geçse ondan itibaren 3 yıl içinde yapılır (6227(c) maddesi; talimatlar). Her ortağın kendi beyannamesi de değişebilir.

Ceza riskini iki şey belirler: indirimin neden yapıldığı ve IRS bir inceleme için sizinle ilk kez iletişime geçmeden önce düzeltip düzeltmediğiniz.

Oranlar ve testler IRS'nin doğruluğa bağlı ceza sayfasından alınmıştır. IRS ayrıca vadesinde ödenmeyen vergi ve bu cezalar için faiz de uygular (Form 1040-X talimatları). Eksik ödemenin bir kısmı için makul bir sebebiniz olduğunu ve iyi niyetle hareket ettiğinizi gösterirseniz doğruluğa bağlı ceza o kısma uygulanmaz (26 U.S.C. 6664(c)).

Zamanlama önemlidir. Son tarihten (uzatmalar dahil) sonra ve yönetmelikteki en erken kesim tarihinden önce, örneğin IRS'nin o beyannameyi incelemek için sizinle ilk kez iletişime geçmesinden önce verilen düzeltme beyannamesi ya da süresinde yapılan idari düzeltme talebi nitelikli düzeltme beyannamesidir (qualified amended return): doğruluğa bağlı ceza hesaplanırken ek vergisi, sahtekârlık içeren bir pozisyona bağlı kısım hariç, beyannamede gösterilmiş sayılır (26 CFR 1.6664-2). Ortaklık kalemlerinde kesim tarihi, IRS'nin ortaklığın beyannamesini incelemek için ortaklıkla ilk kez iletişime geçmesini de içerir. Düzeltip düzeltmemek olgulara bağlıdır. Bkz. işletme gideri hatalarında beyannamenin düzeltilmesi.

Hangi ödemelerin işletme, hangilerinin kişisel olduğunu hangi kayıtlar gösterir?

Hesap özeti paranın hesaptan çıktığını gösterir, neye ödendiğini göstermez. Publication 583, bir giderin destekleyici belgelerinin ödenen tutarı ve bunun işletme gideri olduğunu göstermesi gerektiğini söyler. Ayrıca yalnızca ödeme kanıtının indirimi ispatlamadığını belirtir; bu yüzden giderin yapıldığını gösteren fatura veya makbuzu saklayın.

İndirilen her kalemin arkasındaki kayıtları, beyannamenin zamanaşımı süresi dolana kadar saklayın. Bu süre genellikle beyannamenin verilmesinden, erken verildiyse son tarihinden itibaren 3 yıl kadardır. Beyannameden brüt gelirin %25 oranından fazlası çıkarılmışsa süre 6 yıl olur; hiç verilmemiş veya sahte bir beyannamede süre sınırsızdır (IRS). Kayıp makbuzlar için bkz. işletme giderlerinde kayıp makbuzlar.

Bundan sonra kişisel ve işletme parasını karıştırmayı nasıl önlerim?

İşletme için yalnızca tek bir hesap kullanın ve parayı transferle çekin. Publication 583, işletme hesabını kişisel çek hesabınızdan ayrı tutmanızı, yalnızca işletme için kullanmanızı ve kendinize yazdığınız çekleri yalnızca kişisel çekimler için kullanmanızı söyler. Aşağıdaki 2, 3 ve 5. adımlar işe yarayan alışkanlıklardır, IRS kuralı değildir.

1. İşletme giderlerini yalnızca işletme hesabından ya da yalnızca işletme için kullanılan bir karttan ödeyin.
2. Kendinize, sahibin çekimi olarak etiketlenmiş bir transferle ödeme yapın. Birçok sahip, olağandışı bir ödeme göze çarpsın diye belirli tarihlerde düzenli bir tutar kullanır.
3. Kişisel faturaları kişisel hesabınızdan ödeyin. Hata yaparsanız ödemeyi fark ettiğinizde çekim olarak kaydedin.
4. İşletme hesabını her ay hesap özetiyle mutabık hale getirin.
5. Çok üyeli bir LLC'de her üye için ayrı bir çekim hesabı tutun.

Hesabın açılması için bkz. LLC veya şahıs işletmesi için işletme banka hesabı. Kendinize ödeme yolları için bkz. LLC'den kendinize ödeme.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır.

Şahıs işletmesi sahibi aile gezisi ve market alışverişi öder

Bir şahıs işletmesi sahibinin işletmesi, bu kalemlerden önce $60.000 kâr eder. Sahibi, işletme hesabından $1.200 tutarında bir aile gezisi ve $300 tutarında bir market faturası öder.

• İkisi de kişiseldir; bu yüzden $1.500 tutarını sahibin çekimi olarak kaydeder. Schedule C kârı $60.000 olarak kalır.
• Bunları gider olarak kodlasaydı kâr $58.500 görünürdü; bu da kârı $1.500 düşük gösterirdi.

Tek üyeli LLC adına alınan araç

Bir sahip, bir arkadaşı tam olarak indirilebilir olacağını söyledikten sonra yeni tek üyeli LLC'sinin adına $40.000 değerinde bir SUV alır. LLC gelir vergisi bakımından yok sayılır, bu yüzden yalnızca işletme kullanımı sayılır. Mil kaydı, milin %70'inin iş için olduğunu gösterir. Genellikle yalnızca bu pay indirilebilir: iş milleri standart mil oranı üzerinden ya da fiili giderlerin ve izin verilen amortismanın yaklaşık %70'i. Diğer %30 kişiseldir. Araçlara özel amortisman ve kayıt tutma kuralları uygulanır (Publication 334); bu nedenle pay, bu kuralların izin verdiği tutara uygulanır.

İki üyeli LLC'nin bir üyenin çocuğunun öğrenim ücretini ödemesi

İki üyeli bir LLC, bir üyenin çocuğunun $2.000 tutarındaki öğrenim ücretini LLC hesabından öder. Üyeler bunun kredi ya da hizmet karşılığı ödeme olduğu konusunda anlaşmadıysa, ödeme o üyenin çekimi olarak kaydedilir: o üyenin sermaye hesabını $2.000 azaltır ve ortaklık gideri olarak değil, dağıtım olarak bildirilir. Dağıtım yalnızca o üyenin maliyet esasını aştığı ölçüde vergilendirilir; bu örnek aşmadığını varsayar. Diğer üyenin sermaye hesabı ve LLC'nin kârı değişmez.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Karışık ödemeler aylara veya yıllara yayılıyor ya da hangilerinin işletme olduğunu ayıramıyorsunuz: her ödemeyi ayırmak, kişisel olanları çekim olarak kaydetmek ve her hesabı mutabık hale getirmek, karışmış işletme ve kişisel fonların düzeltilmesi rehberindeki iştir. Mutabık olmayan defterleri yeniden kurmak muhasebe kayıtları desteği işidir.
• Kişisel giderler verilmiş bir beyannamede zaten indirilmiş: düzeltip düzeltmeyeceğiniz, hangi yılları düzelteceğiniz ve geriye kalan ceza riski olgulara ve zamanlamaya bağlıdır. İşletme gideri hatalarında beyannamenin düzeltilmesi ile başlayın; etkilenen ayları hesap özetlerinden yeniden kurmak için muhasebe kayıtları desteğini düşünün.
• IRS size yazı gönderdi: yazının tarihi ve türü, kendi başınıza neler yapabileceğinizi değiştirir. Bkz. IRS'nin işletmenize gönderdiği bildirim ve küçük işletmenin IRS denetimi.
• Hesabı birkaç üye kullandı ya da üyeler neyin kişisel olduğu konusunda anlaşamıyor: bkz. ortak sermaye hesapları ve garantili ödemeler ve ortak çekimleri. Her ödemenin hangi üyeye ait olduğunu ayırmak ve her birini o üyenin sermaye hesabına kaydetmek muhasebe kayıtları desteği işidir.
• LLC'niz S şirketi veya C şirketi olarak vergilendirilmeyi seçti: bkz. S şirketinin kişisel gider ödemesi veya C şirketinin sahip gideri ödemesi.
• İşletme giderlerini bunun yerine kişisel kartla ödediniz: bkz. kişisel kredi kartıyla ödenen işletme giderleri.
• LLC'nizin nasıl vergilendirildiğinden emin değilsiniz: bkz. LLC'ler nasıl vergilendirilir.