بعد تأسيس شركتك في أمريكا: أول الإجراءات والمواعيد

ما الذي أتحقق منه في موافقة الولاية؟

راجع الإيداع الرسمي لدى الولاية قبل استخدام اسم الشركة في النماذج الضريبية أو طلبات فتح الحسابات. احفظ عقد التأسيس أو الشهادة المعتمدة وإيصال الإيداع. وتحقق من الاسم القانوني، وتاريخ الإيداع أو سريانه، ورقم الولاية، وعنوان النشاط، ووكيل تبليغ الإجراءات القانونية (الجهة التي تستلم الأوراق القانونية باسم الشركة). تقول ولاية نيويورك إن إيصال إيداع LLC هو إثبات للإيداع، وتطلب من المودعين التحقق من الاسم والتاريخ في الإيصال. ويعرض البحث التجاري في كاليفورنيا تاريخ إيداع الكيان (وزارة الخارجية في ولاية نيويورك؛ مكتب أمين سجل ولاية كاليفورنيا).

سجل الولاية هو الذي يحدد الهوية القانونية للشركة، أما إشعار EIN فلا ينشئ شركة LLC أو شركة مساهمة. احتفظ معًا بالإيداع المعتمد من الولاية وأي تعديلات وبيانات الاتصال الحالية للوكيل. وإذا تغيّر العنوان أو الوكيل لاحقًا، فراجع إجراءات التحديث لدى الولاية. فعلى سبيل المثال، تستخدم كاليفورنيا بيان المعلومات (Statement of Information) لتحديث وكيل LLC أو عنوانها (مكتب أمين سجل ولاية كاليفورنيا).

متى أحتاج إلى EIN؟

قدّم الطلب بعد أن تؤسس الولاية شركة LLC أو الشركة المساهمة، وقبل أن تحتاج الرقم لإقرار مطلوب أو لموظف أو لحساب تجاري. تقول IRS إن تأسيس الكيان لدى الولاية أولًا قد يمنع تأخر طلب EIN. والحصول على EIN مجاني عند طلبه مباشرة من IRS (IRS: الحصول على EIN).

وقد يفيد EIN أيضًا عندما يطلب تسجيل في الولاية أو حساب تجاري رقم الشركة. راجع متطلبات ذلك الطلب، ولا تعامل EIN الاختياري كأنه اختيار ضريبي فيدرالي. وفي شركة LLC المُهمَلة ضريبيًا، يستخدم النموذج W-9 الذي تقدمه لعميل عادةً اسم المالك ورقمه الضريبي، لا EIN الخاص بـ LLC (IRS: شركات LLC بعضو واحد). وتعامل IRS عادةً شركة LLC محلية بمالك واحد كجزء من مالكها لأغراض ضريبة الدخل، وشركة LLC محلية بعدة ملاك كشراكة، ما لم تقدم اختيارًا صحيحًا. ويمكن أن تكون شركة LLC مؤهلة يملكها زوجان فقط كملكية مشتركة بين الزوجين استثناءً من ذلك. راجع شركات LLC للأزواج والعائلات (IRS: تعليمات النموذج SS-4).

يصرّح الفرد بدخل LLC المُهمَلة ضريبيًا وبضريبة العمل الحر. ويصرّح الشركاء ومساهمو شركة S بحصصهم حتى لو لم تُوزَّع عليهم أرباح. وتدفع شركة C عادةً ضريبة الدخل بنفسها. راجع الإقرارات التي تقدمها شركتك (IRS: شركات LLC بعضو واحد؛ IRS: تعليمات النموذج 1065؛ IRS: تعليمات النموذج 1120-S؛ IRS: تأسيس شركة).

هل يمكن للطرف المسؤول استخدام ITIN بدل رقم الضمان الاجتماعي؟

نعم. يجوز للطرف المسؤول (الشخص الذي يملك الشركة أو يتحكم فيها في النهاية) أن يستخدم رقم التعريف الضريبي الفردي (ITIN) في طلب EIN. وتقبل أداة IRS عبر الإنترنت رقم الضمان الاجتماعي (SSN) أو ITIN للطرف المسؤول متى استوفى الطلب بقية الشروط، ومنها وجود مقر عمل رئيسي في الولايات المتحدة (IRS: الحصول على EIN؛ IRS: تعليمات النموذج SS-4).

يجب أن يكون الطرف المسؤول عادةً هو الفرد الذي يملك الشركة أو يتحكم فيها في النهاية، لا شركة وسيطة (nominee). وإذا لم يكن لدى هذا الشخص SSN ولا ITIN ولا يحق له الحصول على أيٍّ منهما، فإن تعليمات النموذج SS-4 تطلب منه كتابة «foreign» أو «N/A» في سطر تعريف الطرف المسؤول. ولا يمكن للنشاط الذي يقع مقره الرئيسي خارج الولايات المتحدة استخدام أداة IRS عبر الإنترنت (IRS: تعليمات النموذج SS-4؛ IRS: الحصول على EIN). راجع تأسيس شركة وإدارتها من الخارج لمعرفة مسار تقديم هذا الطلب.

ماذا لو اختلف الاسم في إيداع الولاية عن الاسم في خطاب EIN؟

قارن بين وثيقة الولاية المعتمدة وطلب EIN وإشعار IRS بتخصيص الرقم قبل تغيير أي سجل. يطلب النموذج SS-4 الاسم القانوني تمامًا كما يظهر في عقد التأسيس أو أي وثيقة قانونية أخرى، ويُكتب الاسم التجاري في سطر منفصل (IRS: تعليمات النموذج SS-4).

إذا كان الاختلاف في طلب فتح الحساب فقط، فأعطِ الجهة المقدمة للحساب السجلين معًا واسألها أي اسم تحتاج. ولا تقدم طلب EIN آخر لمجرد أنها نبّهت إلى اختلاف. فتقول IRS إن عليك استخدام طريقة تقديم واحدة لكل كيان لتجنب تكرار أرقام EIN (IRS: تعليمات النموذج SS-4).

على ماذا يتفق الملاك قبل فتح الحساب؟

دوّن الملكية وصلاحيات التوقيع كتابةً، ثم اجمع الإيداع المعتمد من الولاية، وإشعار EIN إن صدر، وهويات الملاك، والاتفاقية أو التفويض الذي تطلبه الجهة المقدمة للحساب. وثّق حصة كل مالك ومساهمته وصلاحياته الإدارية وحقوقه في الأرباح، وكيف تُتخذ القرارات وكيف يتم الخروج. ويمكن للمالك الوحيد أن يدوّن هذه القرارات أيضًا. تختلف متطلبات فتح الحساب من مؤسسة إلى أخرى، فراجع قائمة المستندات لديها قبل التقديم.

راجع قاعدة الولاية بشأن اتفاقية التشغيل (Operating Agreement). تشترط نيويورك أن يعتمد أعضاء LLC اتفاقية مكتوبة قبل الإيداع أو عنده أو خلال 90 يومًا بعده. وتشترط كاليفورنيا أيضًا اتفاقية تُحفظ مع سجلات LLC (وزارة الخارجية في ولاية نيويورك؛ مكتب أمين سجل ولاية كاليفورنيا). وعلى الشركة المساهمة أن تحتفظ بسجلات الملكية ومحاضر مجلس الإدارة، بما فيها تفويض الموقّعين على الحسابات (IRS: المنشور 583).

افتح حسابًا تجاريًا منفصلًا عن أموالك الشخصية. توصي IRS بحساب جارٍ تجاري منفصل وبسجلات تبيّن هل الإيداع مبيعات أم مساهمة من المالك أم قرض (IRS: المنشور 583).

هل تطلب الولاية إيداعًا آخر بعد الموافقة؟

راجع فورًا تعليمات الكيانات الجديدة لدى الولاية التي أسست فيها الشركة. فقد يلي الموافقة تقرير أولي، أو بيان ملكية، أو نشر، أو ترخيص، أو تسجيل ضريبي. ويختلف المطلوب والمهلة بحسب الولاية ونوع الكيان، وموافقة الولاية وحدها لا تكمل هذه الخطوات اللاحقة.

بالنسبة إلى شركات LLC في كاليفورنيا التي تُعامل كيانات مُهمَلة ضريبيًا أو شراكات، ادفع الضريبة السنوية البالغة 800 دولار، إن كانت مستحقة، مع النموذج FTB 3522 بحلول اليوم 15 من الشهر 4، مع احتساب شهر الإيداع شهرًا أول. ويمكن لشركة LLC غير المستخدمة التي تستوفي شروط النموذج LLC-4/8 لدى SOS أن تُلغى خلال 12 شهرًا من التأسيس لتفادي ضريبة السنة الأولى. ويتطلب الإلغاء الآن حسابًا بصلاحية كاملة في bizfile Online (مجلس ضريبة الامتياز في كاليفورنيا؛ مكتب أمين سجل ولاية كاليفورنيا). راجع الحد الأدنى للضريبة ورسوم LLC في كاليفورنيا. ويتطلب تقديم بيان المعلومات عبر الإنترنت في كاليفورنيا حساب مستخدم في bizfile Online. وإذا بقي البيان غير مقدم بعد إشعار التأخر ومرور 60 يومًا، يجوز للولاية فرض غرامة قدرها 250 دولارًا (مكتب أمين سجل ولاية كاليفورنيا؛ مكتب أمين سجل ولاية كاليفورنيا: الأسئلة الشائعة؛ مجلس ضريبة الامتياز في كاليفورنيا).

تحقق أيضًا لدى المدينة والمقاطعة والولايات التي ستعمل فيها الشركة من التراخيص الخاصة بالنشاط. تقول نيويورك إن بعض الأنشطة تحتاج إلى تصاريح من الولاية أو من الجهات المحلية، وتحيل كاليفورنيا الملاك إلى أداة البحث عن التراخيص والتصاريح (وزارة الخارجية في ولاية نيويورك؛ مكتب أمين سجل ولاية كاليفورنيا).

وإذا كانت الشركة ستعمل في ولاية أخرى، فتحقق هل يجب أن تسجَّل هناك ككيان من خارج الولاية. فعلى سبيل المثال، تشترط كاليفورنيا التسجيل قبل مزاولة نشاط داخل الولاية (مكتب أمين سجل ولاية كاليفورنيا).

هل يجب على شركة أمريكية جديدة تقديم تقرير فيدرالي عن الملكية المستفيدة؟

لا. لا يُطلب حاليًا تقديم تقرير الملكية المستفيدة الفيدرالي إلى FinCEN عن كيان أُنشئ في الولايات المتحدة. فالقاعدة النهائية الحالية لدى FinCEN تعفي الشركات الأمريكية ومالكيها المستفيدين من هذا الالتزام (FinCEN: الإبلاغ عن الملكية المستفيدة).

تختلف القاعدة بالنسبة إلى بعض الكيانات المؤسسة بموجب قانون أجنبي والمسجلة لمزاولة النشاط في الولايات المتحدة. راجع القاعدة الحالية لدى FinCEN إذا كان هذا وصف الشركة. أما إفصاحات الملكية لدى الولايات أو طلبات التعريف من الجهة المقدمة للحساب فهي منفصلة عن تقرير FinCEN الفيدرالي (FinCEN: الإبلاغ عن الملكية المستفيدة).

أي موعد للاختيار الضريبي يجب تسجيله في التقويم؟

إذا كان الملاك يفكرون في المعاملة الضريبية كشركة S، فسجّل في التقويم الآن مهلة النموذج 2553. والموعد المعتاد هو شهران (2) و15 يومًا بعد بداية السنة الضريبية التي يُراد أن يسري فيها الاختيار. ويجوز أيضًا التقديم خلال السنة الضريبية السابقة. وبالنسبة إلى شركة جديدة، قد تبدأ السنة الضريبية السارية عندما يكون لها ملاك أو أصول أو نشاط تجاري لأول مرة، أيها أبكر (IRS: تعليمات النموذج 2553).

يوقّع مسؤول مفوّض على النموذج 2553، ويوقّع كل مالك مطلوب على الموافقة الواردة في الجزء I منه (IRS: النموذج 2553). وإذا أرادت شركة LLC بدلًا من ذلك المعاملة الضريبية كشركة C منذ التأسيس، فراجع النموذج 8832 بسرعة. فلا يجوز عادةً أن يسبق تاريخ سريانه تاريخ التقديم بأكثر من 75 يومًا. ويوقّع على موافقة الجزء I جميع الأعضاء الحاليين أو مسؤول أو مدير أو عضو مفوّض. ويجب أن يوقّع أيضًا أي مالك سابق خلال فترة السريان بأثر رجعي (IRS: النموذج 8832).

الحصول على EIN أو كتابة «1120-S» في النموذج SS-4 لا يعني اختيار معاملة شركة S. يجب أن تستلم IRS النموذج 2553 وتقبله. ولا تحتاج شركة LLC المؤهلة عادةً إلى النموذج 8832 أيضًا لهذا الاختيار (IRS: تعليمات النموذج SS-4؛ IRS: تعليمات النموذج 2553). وتحتاج الأهلية وأثر ذلك على أجر المالك إلى قرار منفصل: هل تختار معاملة شركة S؟.

إذا فاتت الشركة مهلة، فإن الإعفاء المؤهِّل يستخدم النموذج 2553 لاختيار شركة S أو النموذج 8832 لتصنيف شركة C، وذلك عادةً خلال 3 سنوات و75 يومًا من تاريخ السريان المقصود. ويتطلب كلاهما سببًا معقولًا وإقرارات متسقة. ولبعض الشركات استثناء خاص باختيار شركة S. راجع هل تختار معاملة شركة S؟ (IRS: الإعفاء من التأخر في تقديم الاختيار؛ IRS: Rev. Proc. 2009-41).

ما الذي يجب أن يكون جاهزًا قبل أول فاتورة أو أول راتب؟

جهّز السجلات وأي تسجيلات ضريبية مطلوبة قبل بدء المعاملات. فالـ EIN وتأسيس الشركة لدى الولاية وتصريح ضريبة المبيعات وحساب صاحب العمل والرخصة التجارية لكلٍّ منها غرض مختلف، والحصول على واحد منها لا يغني عن الباقي (IRS: المنشور 583؛ وزارة الخارجية في ولاية نيويورك).

راجع جهة الإيرادات في الولاية بشأن حساب ضريبة الدخل أو ضريبة الامتياز للشركة، وهل تطلب تسجيلًا منفصلًا. واحتفظ بإشعاراتها مع خطاب EIN (مكتب أمين سجل ولاية كاليفورنيا).

إذا امتنع عمدًا عن دفع الضريبة المستقطعة مالك أو مدير أو مسؤول تنفيذي تقع عليه مسؤولية ضريبة الرواتب، فقد يتحمل شخصيًا 100% من المبلغ المستقطع غير المدفوع بموجب المادة 6672 من قانون الإيرادات الداخلية (Internal Revenue Code)، حتى لو كانت شركة LLC أو الشركة المساهمة هي المدينة بضريبة التوظيف. وبالنسبة إلى إقرار الرواتب المقدم، تمتد مهلة التقدير عادةً ثلاث سنوات من تاريخ تقديمه (أو حتى 15 أبريل التالي إذا قُدم مبكرًا)، وتمتد مهلة التحصيل عشر سنوات من التقدير، مع استثناءات. ولمن يتلقى خطابًا بغرامة مقترحة مهلة 60 يومًا للطعن، أو 75 يومًا إذا كان الخطاب موجهًا إلى عنوان خارج الولايات المتحدة (IRS: غرامة استرداد الضرائب المحتجزة أمانة؛ الفقرتان 6501 و6502 من IRC).

اختر طريقة لحفظ السجلات تُظهر الدخل والمصروفات بوضوح، واحفظ وثائق التأسيس وإشعار EIN وسجلات الملاك وإيداعات الولاية والتصاريح والفواتير والإيصالات في مكان واحد (IRS: المنشور 583). وتجد الإقرارات الفيدرالية وإقرارات الولاية التي تلي ذلك في أول إقرار ضريبي لشركتك والإقرارات التي تقدمها شركتك.

مثال

للتوضيح فقط، المبالغ بالدولار الأمريكي. شركة LLC في كاليفورنيا يملكها شخص أمريكي واحد (US person) سُجلت في 1 سبتمبر. يخطط المالك لفاتورة استشارات بمبلغ 2,000 دولار أمريكي، ويودع 1,000 دولار أمريكي من أمواله الشخصية في الحساب التجاري الجديد. يحتفظ المالك بعقد التأسيس المعتمد، ويتحقق من اسم الولاية والوكيل، ويسجل مبلغ 1,000 دولار أمريكي كمساهمة من المالك لا كمبيعات.

وبما أنه لا يوجد موظفون ولا ضريبة إنتاج ذات صلة ولا اختيار للمعاملة الضريبية كشركة، يجوز لشركة LLC أن تعمل دون EIN فيدرالي منفصل، وإن كان طلب فتح الحساب قد يطلب واحدًا. ويسجل المالك في التقويم موعد بيان المعلومات الأولي في كاليفورنيا في 30 نوفمبر، أي بعد 90 يومًا من التسجيل. وإذا بقيت شركة LLC مُهمَلة ضريبيًا، فإن أول دفعة للضريبة السنوية في كاليفورنيا مستحقة في 15 ديسمبر. وإذا كان وضع شركة S قيد الدراسة منذ أول سنة ضريبية لشركة LLC، يراجع المالك تاريخ سريان النموذج 2553 ومهلة تقديمه قبل صرف الرواتب أو اختيار طريقة التصريح بأول فاتورة. ويراجع المالك أيضًا التراخيص المحلية، وهل الخدمة خاضعة للضريبة في مكان البيع.

هل وضعك مختلف؟

• تفكر في معاملة شركة S أو فاتتك مهلة الاختيار: يشرح هل تختار معاملة شركة S؟ الأهلية والتقديم. احصل على مساعدة في تأسيس الشركة قبل اتخاذ أي إجراء بشأن اختيار متأخر أو غير مؤكد.
• ستدفع لعامل أو لنفسك عبر كشوف الرواتب: يغطي إعداد كشوف الرواتب التسجيل وأول إيداع.
• ستبيع سلعًا أو خدمات خاضعة للضريبة: يغطي متى يجب أن تحصّل ضريبة المبيعات التصريح والحالات التي يجب فيها التحصيل.
• تملك الشركة وأنت تقيم في الخارج: يغطي تأسيس شركة وإدارتها من الخارج مسائل EIN، ويغطي عنوان العمل والحساب المصرفي في الولايات المتحدة أسئلة الوكيل والمستندات.
• تحتاج إلى تحديد الإقرارات الأولى أو تقديمها، بما في ذلك سنة بلا دخل: راجع الإقرارات التي تقدمها شركتك وأول إقرار ضريبي لشركتك.
• سجل الولاية أو سجل IRS أو أوراق الملكية أو أول موعد غير واضح: اجمع الإيداع المعتمد وإشعار EIN وهويات الملاك وبيانات الوكيل وخطة أول توظيف وأول عملية بيع. واحصل على مساعدة في تأسيس الشركة للمطابقة بينها قبل تقديم أي إيداع أو فتح أي حساب.