Société créée : premières déclarations et échéances

Que dois-je vérifier dans l'approbation de l'État?

Vérifiez le dépôt officiel de l'État avant d'utiliser le nom de la société sur des formulaires fiscaux ou des demandes de compte. Conservez les statuts ou le certificat approuvés ainsi que le reçu de dépôt, et vérifiez la dénomination sociale, la date de dépôt ou d'entrée en vigueur, le numéro d'identification de l'État, l'adresse de l'entreprise et le mandataire pour la signification (la personne qui reçoit les documents juridiques destinés à la société). L'État de New York précise que le reçu de dépôt d'une LLC fait preuve du dépôt et demande aux déposants de vérifier le nom et la date qui y figurent. La recherche d'entreprises de la Californie indique la date de dépôt de l'entité (Département d'État de New York; Secrétaire d'État de la Californie).

Le dossier de l'État établit l'identité juridique de la société; l'avis d'EIN ne crée pas la LLC ni la société par actions. Gardez ensemble le dépôt approuvé par l'État, les modifications et les coordonnées à jour du mandataire. Si l'adresse ou le mandataire change plus tard, consultez la procédure de mise à jour de l'État. En Californie, par exemple, la Statement of Information sert à mettre à jour le mandataire ou l'adresse d'une LLC (Secrétaire d'État de la Californie).

Quand ai-je besoin d'un EIN?

Faites la demande une fois que l'État a constitué la LLC ou la société, et avant d'avoir besoin du numéro pour une déclaration obligatoire, un employé ou un compte d'entreprise. L'IRS indique que constituer d'abord l'entité auprès de l'État peut éviter des retards dans la demande d'EIN. L'EIN est gratuit lorsqu'on le demande directement à l'IRS (IRS : obtenir un EIN).

Un EIN peut aussi être utile lorsqu'une inscription d'État ou un compte d'entreprise demande le numéro de la société. Vérifiez les exigences de cette demande au lieu de traiter un EIN facultatif comme un choix fiscal fédéral. Pour une LLC ignorée, le formulaire W-9 d'un client utilise généralement le nom et le numéro d'identification fiscale du propriétaire, et non l'EIN de la LLC (IRS : LLC à membre unique). L'IRS considère normalement une LLC américaine à propriétaire unique comme une partie de son propriétaire aux fins de l'impôt sur le revenu, et une LLC américaine à plusieurs propriétaires comme une société de personnes, sauf si elle fait un choix valide. Une LLC admissible détenue uniquement par des conjoints en biens communautaires peut faire exception; voir les LLC de conjoints et de familles (IRS : instructions du formulaire SS-4).

Un particulier déclare le revenu d'une LLC ignorée et l'impôt sur le travail autonome qui s'y rattache; les associés et les actionnaires d'une société de type S déclarent leur part, même sans distribution. Une société de type C paie généralement son propre impôt sur le revenu. Voir les déclarations que produit votre entreprise (IRS : LLC à membre unique; IRS : instructions du formulaire 1065; IRS : instructions du formulaire 1120-S; IRS : constituer une société).

La personne responsable peut-elle utiliser un ITIN au lieu d'un numéro de sécurité sociale?

Oui. La partie responsable (la personne qui détient ou contrôle en dernier ressort la société) peut inscrire un numéro d'identification fiscale du contribuable individuel (ITIN) dans la demande d'EIN. L'outil en ligne de l'IRS accepte le SSN ou l'ITIN de la partie responsable lorsque la demande est par ailleurs admissible, y compris lorsque l'établissement principal est aux États-Unis (IRS : obtenir un EIN; IRS : instructions du formulaire SS-4).

La partie responsable doit généralement être la personne qui détient ou contrôle en dernier ressort la société, et non une société prête-nom. Si cette personne n'a ni SSN ni ITIN et n'est admissible à aucun des deux, les instructions du formulaire SS-4 lui demandent d'inscrire « foreign » ou « N/A » à la ligne d'identification de la partie responsable. Une entreprise dont l'établissement principal est situé hors des États-Unis ne peut pas utiliser l'outil en ligne de l'IRS (IRS : instructions du formulaire SS-4; IRS : obtenir un EIN). Pour cette démarche, voir former et gérer une société depuis l'étranger.

Que faire si le dépôt de l'État et la lettre d'EIN indiquent des noms différents?

Comparez le document approuvé par l'État, la demande d'EIN et l'avis d'attribution de l'IRS avant de modifier l'un ou l'autre dossier. Le formulaire SS-4 demande la dénomination sociale exactement telle qu'elle figure dans l'acte constitutif ou un autre document juridique; le nom commercial s'inscrit sur une ligne distincte (IRS : instructions du formulaire SS-4).

Si seule la demande de compte diffère, remettez les deux documents au fournisseur et demandez-lui quel nom il exige. Ne présentez pas une autre demande d'EIN simplement parce qu'il signale une incohérence : l'IRS précise qu'il faut utiliser une seule méthode de demande par entité afin d'éviter les EIN en double (IRS : instructions du formulaire SS-4).

Sur quoi les propriétaires doivent-ils s'entendre avant d'ouvrir un compte?

Mettez par écrit la répartition de la propriété et le pouvoir de signature, puis réunissez le dépôt approuvé par l'État, l'avis d'EIN s'il a été émis, les pièces d'identité des propriétaires et la convention ou l'autorisation de la société que demande le fournisseur du compte. Consignez la part de chaque propriétaire, son apport, son pouvoir de gestion, ses droits aux profits, ainsi que le mode de prise de décision et de sortie; un propriétaire unique peut aussi consigner ces décisions. Les exigences d'ouverture de compte varient selon l'institution; consultez sa liste de documents avant de présenter la demande.

Vérifiez la règle de l'État sur la convention d'exploitation. L'État de New York exige que les membres d'une LLC adoptent une convention écrite avant le dépôt, au moment du dépôt ou dans les 90 jours qui suivent; la Californie exige aussi une convention conservée avec les registres de la LLC (Département d'État de New York; Secrétaire d'État de la Californie). Une société par actions doit conserver ses registres de propriété et les procès-verbaux de son conseil, y compris l'autorisation donnée aux signataires du compte (IRS : publication 583).

Ouvrez un compte d'entreprise distinct de vos fonds personnels. L'IRS recommande un compte-chèques d'entreprise distinct et des registres qui précisent si les dépôts sont des ventes, des apports du propriétaire ou des prêts (IRS : publication 583).

L'État exige-t-il une autre déclaration après l'approbation?

Consultez sans délai les instructions de l'État de constitution pour les nouvelles entités : un rapport initial, une déclaration de propriété, une publication, un permis ou une inscription fiscale peut suivre l'approbation. L'exigence et le délai dépendent de l'État et du type d'entité; l'approbation de l'État ne suffit pas à accomplir ces étapes ultérieures.

Pour une LLC de la Californie imposée comme entité ignorée ou comme société de personnes, payez la taxe annuelle de 800 $, si elle est due, avec le formulaire FTB 3522 au plus tard à la date 15e jour du 4e mois, le mois du dépôt comptant comme le premier mois. Une LLC inutilisée qui remplit les conditions du formulaire LLC-4/8 du secrétaire d'État peut être annulée dans les 12 mois suivant sa formation afin d'éviter la taxe de la première année; l'annulation exige désormais l'accès complet à bizfile Online (Franchise Tax Board de la Californie; Secrétaire d'État de la Californie). Voir l'impôt minimum et les frais des LLC en Californie. Le dépôt en ligne de la Statement of Information de la Californie exige un accès d'utilisateur à bizfile Online. Si la déclaration demeure non déposée après un avis de retard et un délai de 60 jours, l'État peut imposer une pénalité de 250 $ (Secrétaire d'État de la Californie; Secrétaire d'État de la Californie : questions fréquentes; Franchise Tax Board de la Californie).

Vérifiez aussi auprès de la ville, du comté et des États où la société exercera ses activités si des permis propres à l'activité sont requis. L'État de New York indique que certaines entreprises ont besoin de permis d'État ou locaux; la Californie renvoie les propriétaires à son outil de recherche de licences et de permis (Département d'État de New York; Secrétaire d'État de la Californie).

Si la société exercera ses activités dans un autre État, vérifiez si elle doit s'y inscrire comme entité d'un autre État. La Californie, par exemple, exige l'inscription avant d'exercer des activités à l'intérieur de l'État (Secrétaire d'État de la Californie).

Une société américaine nouvellement constituée doit-elle produire une déclaration fédérale des bénéficiaires effectifs?

Non. Aucune déclaration fédérale des bénéficiaires effectifs à FinCEN n'est actuellement exigée pour une entité créée aux États-Unis. La règle finale actuelle de FinCEN exempte les sociétés américaines et leurs bénéficiaires effectifs de cette obligation de déclaration (FinCEN : déclaration des BOI).

La règle est différente pour certaines entités constituées en vertu d'un droit étranger et inscrites pour exercer des activités aux États-Unis. Consultez la règle à jour de FinCEN si cela décrit votre société. Les divulgations de propriété demandées par un État ou les demandes d'identification d'un fournisseur de compte sont distinctes de la déclaration fédérale à FinCEN (FinCEN : déclaration des BOI).

Quelle date de choix fiscal faut-il inscrire au calendrier?

Si les propriétaires envisagent le statut fiscal de société de type S, inscrivez dès maintenant au calendrier la période de dépôt du formulaire 2553. La date limite habituelle est de 2 mois et 15 jours après le début de l'année d'imposition à laquelle le choix doit s'appliquer; il est aussi permis de le produire pendant l'année d'imposition précédente. Pour une nouvelle société, l'année d'imposition visée peut commencer à la première des dates suivantes : celle où la société a ses premiers propriétaires, ses premiers actifs ou ses premières activités (IRS : instructions du formulaire 2553).

Un dirigeant autorisé signe le formulaire 2553, et chaque propriétaire requis signe le consentement de la partie I (IRS : formulaire 2553). Si une LLC souhaite plutôt être imposée comme une société de type C dès sa formation, vérifiez rapidement le formulaire 8832 : sa date d'entrée en vigueur ne peut généralement pas précéder le dépôt de plus de 75 jours. Le consentement de la partie I est signé par tous les membres actuels ou par un dirigeant, un gestionnaire ou un membre autorisé; un ancien propriétaire pendant une période rétroactive doit aussi signer (IRS : formulaire 8832).

Obtenir un EIN ou écrire « 1120-S » dans le formulaire SS-4 ne constitue pas le choix du statut de société de type S. L'IRS doit recevoir et accepter le formulaire 2553; une LLC admissible n'a généralement pas besoin du formulaire 8832 en plus pour ce choix (IRS : instructions du formulaire SS-4; IRS : instructions du formulaire 2553). L'admissibilité et l'effet sur la rémunération des propriétaires demandent une décision distincte : Devriez-vous choisir le statut de société de type S?.

Si la société a manqué une date limite, l'allègement admissible passe par le formulaire 2553 pour le choix de société de type S, ou par le formulaire 8832 pour le classement comme société de type C, généralement dans les 3 ans et 75 jours suivant la date d'entrée en vigueur visée. Les deux exigent un motif raisonnable et des déclarations cohérentes; certaines sociétés bénéficient d'une exception pour le choix de société de type S. Voir Devriez-vous choisir le statut de société de type S? (IRS : allègement pour choix tardif; IRS : Rev. Proc. 2009-41).

Que faut-il avoir en place avant la première facture ou la première paie?

Mettez en place les registres et les inscriptions fiscales requises avant le début des opérations. Un EIN, la constitution auprès de l'État, un permis de taxe de vente, un compte d'employeur et un permis d'affaires ont des fonctions différentes; en obtenir un ne remplace pas les autres (IRS : publication 583; Département d'État de New York).

Vérifiez auprès de l'administration fiscale de l'État si la société a un compte d'impôt sur le revenu ou de taxe de franchise et si une inscription distincte est exigée. Conservez ses avis avec la lettre d'EIN (Secrétaire d'État de la Californie).

Un propriétaire, un gestionnaire ou un dirigeant responsable des retenues sur la paie qui omet volontairement de payer l'impôt retenu peut devoir personnellement 100 % du montant retenu et impayé en vertu de l'article 6672 de l'Internal Revenue Code, même si c'est la LLC ou la société qui doit l'impôt sur l'emploi. Pour une déclaration de paie produite, la cotisation peut normalement être établie dans les trois ans suivant la date de production (le 15 avril suivant si elle a été produite plus tôt), et le recouvrement dans les dix ans suivant la cotisation, sous réserve d'exceptions. La personne qui reçoit une lettre de pénalité proposée dispose de 60 jours pour faire appel, ou de 75 jours si la lettre est adressée à l'extérieur des États-Unis (IRS : pénalité de recouvrement des retenues détenues en fiducie; Articles 6501 et 6502 de l'Internal Revenue Code).

Choisissez une méthode de tenue des registres qui montre clairement les revenus et les dépenses, et conservez au même endroit les documents de constitution, l'avis d'EIN, les registres des propriétaires, les dépôts d'État, les permis, les factures et les reçus (IRS : publication 583). Les déclarations de revenus fédérales et d'État qui suivent sont présentées dans votre première déclaration de revenus d'entreprise et dans les déclarations que produit votre entreprise.

Exemple

À titre d'illustration seulement; les montants sont en dollars américains. Une LLC de la Californie dont le propriétaire unique est une personne américaine est enregistrée le 1er septembre. Le propriétaire prévoit une facture de services-conseils de 2 000 $ US et dépose 1 000 $ US de fonds personnels dans le nouveau compte d'entreprise. Il conserve les statuts approuvés, vérifie le nom de l'État et le mandataire, puis inscrit les 1 000 $ US comme un apport du propriétaire plutôt que comme une vente.

Sans employés, sans taxe d'accise applicable et sans choix d'imposition comme société par actions, la LLC peut exercer ses activités sans EIN fédéral distinct, même si la demande de compte peut en exiger un. Le propriétaire inscrit au calendrier la Statement of Information initiale de la Californie pour le 30 novembre, soit 90 jours après l'enregistrement. Si la LLC demeure une entité ignorée, son premier paiement de taxe annuelle en Californie est dû le 15 décembre. Si le statut de société de type S est envisagé dès la première année d'imposition de la LLC, le propriétaire vérifie la date d'entrée en vigueur et la période de dépôt du formulaire 2553 avant de verser de la paie ou de choisir comment déclarer la première facture. Il vérifie aussi les permis locaux et si le service est taxable à l'endroit où il est vendu.

Votre situation est différente?

• Vous envisagez le statut de société de type S ou vous avez manqué la période pour faire le choix : Devriez-vous choisir le statut de société de type S? explique l'admissibilité et le dépôt; obtenez de l'aide pour la création d'entreprise avant de donner suite à un choix tardif ou incertain.
• Vous paierez un travailleur ou vous-même par la paie : Mettre en place la paie présente l'inscription et le premier versement.
• Vous vendrez des biens ou des services taxables : Quand vous devez percevoir la taxe de vente présente les critères d'obtention du permis et de perception.
• Vous détenez la société tout en vivant à l'étranger : Former et gérer une société depuis l'étranger traite des questions d'EIN; Adresse d'affaires et compte bancaire aux États-Unis traite des questions de mandataire et de documents.
• Vous devez repérer ou produire les premières déclarations, y compris pour une année sans revenus : voir les déclarations que produit votre entreprise et votre première déclaration de revenus d'entreprise.
• Le dossier de l'État, le dossier de l'IRS, les documents de propriété ou la première date limite sont flous : réunissez le dépôt approuvé, l'avis d'EIN, les pièces d'identité des propriétaires, les coordonnées du mandataire ainsi que la première embauche et la première vente prévues; obtenez de l'aide pour la création d'entreprise afin de les rapprocher avant de produire une déclaration ou d'ouvrir des comptes.