چھوٹے کاروبار کے سال کے اختتام پر حساب کتاب بند کرنے کی چیک لسٹ

سال کے اختتام پر حساب کتاب بند کرنے کا کیا مطلب ہے، اور سب سے پہلے کیا جمع کروں؟

حساب کتاب بند کرنا ٹیکس سال کے ریکارڈ کا آخری ملان اور جائزہ ہے، گوشوارہ جمع کرانا نہیں۔ IRS ایسے کھاتے مانگتی ہے جو کل آمدنی، کٹوتیاں اور کریڈٹس دکھائیں، چاہے کوئی بھی نظام ہو، بشرطیکہ وہ آمدنی اور اخراجات واضح طور پر دکھائے۔ بندش حساب کتاب کو اتنا قابل اعتماد بنا دیتی ہے کہ گوشوارے تیار کرنے والا اس پر گوشوارہ بنا سکے۔

حساب کتاب ٹیکس سال کے ساتھ چلتا ہے: کیلنڈر سال سب سے عام ہے، اس لیے زیادہ تر چھوٹے کاروبار 31 دسمبر کو بند کرتے ہیں۔ مالی سال والا کاروبار اپنے سال کے اختتام پر بند کرتا ہے (کیلنڈر سال یا مالی سال دیکھیں)۔ کھاتے اسی اکاؤنٹنگ طریقے پر رکھیں جو گوشوارے میں استعمال ہوتا ہے (Publication 583)؛ اگر وہ کسی اور بنیاد پر ہوں تو فرقوں کا تحریری ملان گوشوارے تیار کرنے والے کے لیے رکھیں (⁦26 CFR 1.446-1⁩؛ استحقاقی کھاتے اور نقد بنیاد کا ٹیکس گوشوارہ دیکھیں)۔

ایک بینک اکاؤنٹ ہو، پے رول نہ ہو اور اسٹاک نہ ہو تو بندش معمول کا کام ہے۔ یہ باتیں اسے مشکل بناتی ہیں:

• شراکت داری یا کارپوریشن۔ گوشوارے کی بیلنس شیٹ (Schedule L)، جہاں درکار ہو، کھاتوں سے ملنی چاہیے (Form 1065، Form 1120-S اور Form 1120 کی ہدایات)۔
• انوینٹری۔ سال کے آخر کی گنتی فروخت شدہ مال کی لاگت طے کرتی ہے۔
• پے رول یا ٹھیکیدار۔ ان کے فارمز سال ختم ہونے کے اگلے مہینے میں واجب الادا ہیں اور کھاتوں سے ملنے چاہییں۔
• بہت سے اکاؤنٹس، یا ایک مہینے سے زیادہ پیچھے رہ جانے والے کھاتے۔ IRS کہتی ہے کہ چیکنگ اکاؤنٹ ہر مہینے ملائیں؛ پیچھے رہ جانے والے کھاتے بندش کو پرانا حساب مکمل کرنے کا کام بنا دیتے ہیں۔
• غیر درجہ بند اندراجات، نہ ملنے والے اکاؤنٹس، یا مالک کی رقم کا ملا ہونا۔ چیک لسٹ صاف کھاتوں کو بند کرتی ہے۔ ایسی حالت کے کھاتوں کو گوشوارے تیار کرنے والے کے استعمال سے پہلے درستی چاہیے: حساب کتاب کی صفائی کی چیک لسٹ دیکھیں۔

سب سے پہلے یہ جمع کریں:

• ہر بینک، کارڈ، قرض اور ادائیگی پراسیسر اکاؤنٹ کی دسمبر کی اسٹیٹمنٹس
• پے رول رپورٹس اور سال کی کل اجرت
• ٹھیکیداروں کی ادائیگیاں، ہر وصول کنندہ کے ⁦W-9⁩ (ٹیکس شناختی فارم) کے ساتھ
• قرض کی اسٹیٹمنٹس جن میں 31 دسمبر کا بیلنس اور سال بھر کا سود ہو
• سال کے دوران خریدے، بیچے یا کباڑ کیے گئے اثاثے
• انوینٹری گنتی کی شیٹس، اگر آپ مال بیچتے ہیں
• آپ کو بھیجے گئے Forms 1099-K اور ⁦1099-NEC⁩؛ Form 1099-K آپ کی آمدنی کے برابر نہیں ہو سکتا
• پچھلے سال کا گوشوارہ

سال کے اختتام کی چیک لسٹ میں سب سے پہلے کیا ملاؤں؟

ہر بینک، کارڈ اور قرض کے اکاؤنٹ کو اس کے 31 دسمبر کے بیلنس سے ملائیں۔ Publication 583 کہتی ہے کہ چیکنگ اکاؤنٹ ہر مہینے ملائیں؛ کسوٹی یہ ہے کہ ایڈجسٹ شدہ اسٹیٹمنٹ بیلنس (ان ڈپازٹس اور نہ نکلے ہوئے چیکوں کے بعد جو ابھی نظر نہیں آ رہے) ایڈجسٹ شدہ کھاتوں کے بیلنس کے برابر ہو (بینک چارجز اور درستیوں کے بعد)۔

1. دسمبر کی اسٹیٹمنٹس حاصل کریں۔ ان کے آنے سے پہلے بند کرنے پر دسمبر ملا ہوا نہیں رہتا۔ اگر کارڈ یا قرض کا چکر پہلے ختم ہو جائے تو 31 دسمبر کا بیلنس پوچھ لیں۔
2. پچھلے سال کے اختتامی بیلنس سے شروع کریں۔ غلط ابتدائی بیلنس سب سے پہلے ٹھیک کرنا ہوتا ہے: غلط ابتدائی بیلنس دیکھیں۔
3. ڈپازٹس اور ادائیگیاں ملائیں۔ اسٹیٹمنٹ اور کھاتوں میں فرق ان وجوہات سے آتا ہے: وہ بینک چارجز جو ابھی درج نہیں ہوئے، اسٹیٹمنٹ کی تاریخ کے بعد کیے گئے ڈپازٹس، یا وہ چیک جو ابھی کلیئر نہیں ہوئے۔ چارجز درج کریں؛ نہ نکلے ہوئے چیکوں کو بقایا کے طور پر فہرست میں رکھیں۔
4. کارڈز اور قرض۔ ہر کارڈ کو اس کی اسٹیٹمنٹ سے ملائیں؛ کارڈ کی ادائیگی منتقلی ہے، دوسرا خرچ نہیں (کریڈٹ کارڈ کی ادائیگیاں)۔ ہر قرض کو قرض دینے والے کی 31 دسمبر کی اسٹیٹمنٹ سے ملائیں؛ سود خرچ ہے اور اصل رقم قرض کو کم کرتی ہے (کاروباری قرض درج کرنا)۔
5. دوسرے اکاؤنٹس جن میں کاروباری رقم ہو، جیسے ادائیگی پراسیسر کے بیلنس اور نقد: فروخت اور پے آؤٹس کا ملان دیکھیں۔

بینک فیڈ لین دین درآمد کرتی ہے؛ اس سے ثابت نہیں ہوتا کہ کھاتے اسٹیٹمنٹ سے ملتے ہیں۔ بینک فیڈ ملان نہیں ہے دیکھیں۔

وہ فروخت، بلز اور پے رول جو سال کے آخر میں دو سالوں کے بیچ آئیں، ان کا کیا کروں؟

گوشوارے کے لیے ہر مد کو اس سال میں رکھیں جو آپ کا ٹیکس اکاؤنٹنگ طریقہ تقاضا کرتا ہے (Publication 538)، اور اپنے کھاتوں سے کوئی بھی فرق گوشوارے تیار کرنے والے کے لیے نشان زد کریں:

سپلائیز دونوں طریقوں میں اپنے الگ قاعدے کی پیروی کرتی ہیں: جن کا آپ ریکارڈ یا گنتی رکھتے ہیں وہ عموماً پہلی بار استعمال یا صرف ہونے پر کٹوتی بنتی ہیں؛ جن کے استعمال کا ریکارڈ یا گنتی نہیں رکھی جاتی وہ ادائیگی کے وقت (استحقاقی میں، واجب ہونے کے وقت)۔ نیچے دیا گیا چھوٹی خریداریوں کا انتخاب اسے بدل سکتا ہے (⁦26 CFR 1.162-3⁩؛ چھوٹے فروخت کنندگان کے لیے انوینٹری یا سپلائیز)۔

وہی طریقہ رکھیں جو پچھلے سال کے گوشوارے میں استعمال ہوا: اسے بدلنے کے لیے عموماً IRS کی منظوری چاہیے، جو Form 3115 پر مانگی جاتی ہے، اور خودکار تبدیلی کی صورت میں یہ تبدیلی کے سال کے گوشوارے کے ساتھ جاتا ہے (Form 3115 کی ہدایات)۔ انوینٹری والا کاروبار عموماً خریداری اور فروخت کے لیے استحقاقی طریقہ استعمال کرتا ہے، جس کا ایک چھوٹے کاروبار کا استثنا نیچے ہے۔ چھوٹے کاروبار کے لیے نقد یا استحقاقی دیکھیں۔

تین مدیں دو سالوں کے بیچ آ سکتی ہیں:

• دسمبر میں بھیجی گئی انوائس جو جنوری میں ادا ہوئی: اگلے ٹیکس سال میں ادا ہونے والی انوائس دیکھیں۔
• پیشگی ادا کیا گیا کرایہ، انشورنس یا دوسرے اخراجات: سال کے اختتام پر پیشگی اخراجات دیکھیں۔
• دسمبر کا پے رول جو جنوری میں ادا ہوا: Form W-2 کی رقوم کیلنڈر سال میں ادا کی گئی اجرت پر مبنی ہوتی ہیں، اس لیے دسمبر کے کام کی وہ اجرت جو 1 جنوری کو ادا ہو، اگلے سال کے ⁦W-2⁩ میں جاتی ہے (⁦W-2⁩ کی ہدایات)۔ خرچ دسمبر کا ہے یا نہیں، یہ اکاؤنٹنگ طریقے اور ادائیگی لینے والے پر منحصر ہے: نقد طریقہ استعمال کرنے والے متعلقہ شخص کو واجب الادا اجرت صرف ادائیگی کے وقت کٹوتی بنتی ہے (Publication 538)۔ سال کے اختتام پر واجب الادا پے رول دیکھیں۔

کھاتوں پر منحصر پے رول اور ٹھیکیداروں کے فارمز کون سے ہیں، اور ان کی آخری تاریخیں کیا ہیں؟

ملازمین اور ٹھیکیداروں کے فارمز سال ختم ہونے کے بعد پہلے مہینے میں واجب الادا ہیں، کاروباری گوشوارے سے پہلے، اس لیے پہلے پے رول اور ٹھیکیداروں کی ادائیگیاں بند کریں۔

جو آخری تاریخ ہفتہ وار تعطیل یا قانونی چھٹی پر پڑے وہ اگلے کاروباری دن پر چلی جاتی ہے (IRS کی آخری تاریخیں)؛ اوپر کی تاریخوں میں یہ پہلے سے شامل ہے۔ اگر آپ نے تمام ٹیکس بروقت جمع کرا دیے ہوں تو آپ Form 941 یا Form 940 اس کے بجائے 10 فروری 2027 تک جمع کرا سکتے ہیں (Form 941 کی ہدایات)۔ جو آجر 10 یا اس سے زیادہ معلوماتی گوشوارے (⁦W-2⁩ اور 1099 ملا کر) جمع کراتے ہیں انہیں وہ برقی طور پر جمع کرانے ہوں گے (IRS)۔

پے رول۔ پے رول رپورٹس کو اجرت، ودہولڈنگ اور آجر کے ٹیکس کے اکاؤنٹس سے ملائیں، اور وقت کے فرق، جیسے جنوری میں ادا ہونے والی دسمبر کی اجرت، کی وضاحت کریں، کل رقوم کو زبردستی برابر نہ کریں۔ IRS چاروں سہ ماہی Forms 941 کو Form W-3 پر ⁦W-2⁩ کے کل مجموعوں (کاٹا گیا انکم ٹیکس، سوشل سیکیورٹی اجرت اور ٹپس، Medicare اجرت اور ٹپس) سے ملاتی ہے اور فرق ہونے پر آپ سے رابطہ کر سکتی ہے (Form 941 کی ہدایات)۔ جو بیلنس صاف نہ ہو: پے رول واجبات جو صاف نہیں ہوتے دیکھیں۔ کاٹا گیا ٹیکس جمع نہ کرانے پر ذمہ دار شخص ٹیکس کے برابر جرمانے کا ذاتی طور پر ذمہ دار ہو سکتا ہے، اگر ناکامی جان بوجھ کر ہو (سیکشن 6672)؛ IRS کے پاس اسے تشخیص کرنے کے لیے عموماً پے رول سال کے بعد 15 اپریل سے 3 سال ہوتے ہیں، یا بعد کی فائلنگ کی تاریخ سے (IRM 5.7.3)۔ ٹرسٹ فنڈ ریکوری جرمانہ دیکھیں۔

ٹھیکیدار۔ سال کے دوران خدمات کے لیے، پرزوں اور مواد سمیت، جس وصول کنندہ کو آپ نے حد یا اس سے زیادہ ادا کیا ہو، اس کی فہرست بنائیں اور اس کا ⁦W-9⁩ فائل میں رکھیں۔ کریڈٹ کارڈ، ڈیبٹ کارڈ یا تیسرے فریق کے ادائیگی نیٹ ورک سے کی گئی ادائیگیاں ادائیگی کرنے والی کمپنی Form 1099-K پر رپورٹ کرتی ہے، اس لیے وہ ⁦1099-NEC⁩ کی فہرست سے نکل جاتی ہیں (1099 کی ہدایات)۔ کس کو فارم ملتا ہے، بشمول کارپوریشنز اور بیک اپ ودہولڈنگ: کن ٹھیکیداروں کو ٹیکس فارم ملتا ہے۔ جو وصول کنندہ نمبر نہ دے: ٹھیکیداروں سے ٹیکس شناختی نمبر جمع کرنا۔ چھوٹ جانے والی تاریخ: ٹھیکیداروں اور ملازمین کے دیر سے جمع ہونے والے ٹیکس فارمز۔

سال کے اختتام پر انوینٹری، فکسڈ اثاثوں اور فرسودگی کا کیا کروں؟

اسٹاک گنیں اور اثاثوں کی فہرست تاریخوں اور لاگت کے ساتھ بنائیں۔

انوینٹری

جو کاروبار بیچنے کے لیے مال بناتا یا خریدتا ہے وہ فروخت شدہ مال کی لاگت معلوم کرنے کے لیے ہر ٹیکس سال کے آغاز اور اختتام پر اپنی انوینٹری کی قدر لگاتا ہے۔ IRS معقول وقفوں سے جسمانی گنتی کا تقاضا کرتی ہے، اور کھاتوں کی رقم اس کے مطابق ایڈجسٹ کی جانی چاہیے؛ سال کا اختتام اس کے لیے عملی وقت ہے۔ فروخت شدہ مال کی لاگت ابتدائی انوینٹری جمع خریداریاں اور دیگر لاگتیں، منفی اختتامی انوینٹری ہے۔

• ابتدائی انوینٹری عموماً پچھلے سال کی اختتامی انوینٹری کے برابر ہوتی ہے؛ فرق کی وضاحت ضروری ہے (Publication 334)۔
• جو مال مالک ذاتی استعمال کے لیے لے جائے وہ خریداریوں سے نکل کر مالک کے ڈرائنگ اکاؤنٹ میں جاتا ہے۔
• گنتی کی شیٹس میں یہ نظر آنا چاہیے کہ کس نے گنا اور کس نے قیمت لگائی، اور قدر لگانے کا طریقہ سال بہ سال یکساں رہنا چاہیے (Publication 334)۔

جس کاروبار کی پچھلے تین سالوں کی اوسط سالانہ مجموعی آمدنی ⁦$32,000,000⁩ یا اس سے کم ہو (یہ مہنگائی کے مطابق ایڈجسٹ شدہ حد ہے؛ جو کاروبار ایک آجر شمار ہوتے ہیں وہ اپنی آمدنی ملا کر گنتے ہیں، Publication 538 کے مطابق)، اور جو ٹیکس شیلٹر نہ ہو، وہ انوینٹری نہ رکھنے کا انتخاب کر سکتا ہے، مگر اسے پھر بھی ایسا طریقہ استعمال کرنا ہوگا جو آمدنی کو واضح طور پر دکھائے (Publication 538)۔ گنتی چھوڑنے سے پہلے طے کر لیں کہ کون سی بات لاگو ہوتی ہے۔ نہ بکنے والا اسٹاک: بیکار اسٹاک رائٹ آف کرنا۔

فکسڈ اثاثے اور فرسودگی

فرسودگی تب شروع ہوتی ہے جب جائیداد استعمال میں لائی جائے: اپنے مخصوص استعمال کے لیے تیار اور دستیاب، چاہے آپ نے اسے ابھی استعمال نہ کیا ہو۔ کیلنڈر سال والے کاروبار کے لیے آخری تاریخ 31 دسمبر ہے۔ دسمبر میں پہنچا ہوا سامان جو جنوری تک نصب ہو کر کام کے قابل نہ ہوا، جنوری کا اثاثہ ہے۔

ہر اثاثے کی فہرست اس کی تفصیل، لاگت، فروخت کنندہ، استعمال میں لانے کی تاریخ، کاروباری استعمال کے حصے، اور کسی بھی فروخت، کباڑ یا ذاتی استعمال میں منتقلی کے ساتھ بنائیں۔ Publication 946 کاروباری، سرمایہ کاری اور ذاتی استعمال کے ریکارڈ مانگتی ہے، اور جائیداد بیچنے، ذاتی استعمال میں منتقل کرنے، ترک کرنے، کباڑ کرنے یا تباہ ہونے پر فرسودگی روک دیتی ہے۔ گوشوارے تیار کرنے والا یہ فہرست فرسودگی کے لیے استعمال کرتا ہے، Form 4562 پر جہاں وہ درکار ہو (Form 4562 کی ہدایات)۔

• چھوٹی خریداریاں: کاروبار بروقت جمع کرائے گئے گوشوارے پر انتخاب کر سکتا ہے کہ فی انوائس یا فی چیز ⁦$2,500⁩ تک کی چیزیں خرچ کے طور پر درج کرے (یہ حد اس صورت کی ہے جب قابل اطلاق مالی گوشوارہ نہ ہو)، بشرطیکہ اس کے کھاتوں نے سال کے آغاز پر موجود یکساں خرچ کرنے کی پالیسی پر عمل کیا ہو؛ انوینٹری اس سے خارج ہے (IRS کے ٹھوس جائیداد کے ضوابط)۔ چھوٹی خریداریاں خرچ کریں یا سرمایہ بنائیں دیکھیں۔
• چھوٹی ہوئی فرسودگی: پچھلے سال جو قابل اجازت فرسودگی نہیں لی گئی وہ اس سال سادگی سے نہیں لی جا سکتی؛ درستی کے لیے ترمیم شدہ گوشوارہ یا اکاؤنٹنگ طریقے میں تبدیلی درکار ہو سکتی ہے۔ گم شدہ فرسودگی شیڈول دوبارہ بنانا دیکھیں۔

غیر درجہ بند اندراجات اور مالک کے لین دین کیسے صاف کروں؟

ہر لین دین کو ایک زمرہ اور ایک دستاویز دیں۔ کھاتوں کو کل آمدنی، کٹوتیاں اور کریڈٹس دکھانے چاہییں (Publication 583)، اور غیر درجہ بند اندراج کچھ نہیں دکھاتا۔ صرف ادائیگی کا ثبوت کٹوتی ثابت نہیں کرتا: انوائس یا رسید بھی رکھیں۔ ثبوت کا بوجھ ٹیکس دہندہ پر ہوتا ہے۔ ٹیکس کے وقت سے پہلے غیر درجہ بند اخراجات دیکھیں۔

نکاسیاں، تقسیم، لگایا گیا سرمایہ اور قرض کی اصل رقم کاروباری آمدنی اور اخراجات سے باہر رہتی ہیں۔ مالک کی اجرت اور گارنٹی شدہ ادائیگیاں باہر نہیں ہیں: ہر ایک الگ مد ہے۔ یہ کہاں جاتی ہیں، کاروبار پر منحصر ہے:

کاروباری اکاؤنٹ سے ادا کیا گیا ذاتی خرچ کاروباری خرچ نہیں ہے: خرچ کا ذاتی حصہ عموماً قابل کٹوتی نہیں ہوتا۔ اسے جدول کے مطابق درج کریں: مالک کی نکاسی درج کرنا اور گارنٹی شدہ ادائیگیاں بمقابلہ شریک کی نکاسیاں۔ کاروباری اکاؤنٹ سے ادا کیے گئے ذاتی اخراجات دیکھیں، اور کارپوریشنز کے لیے S کارپوریشن کا ذاتی اخراجات ادا کرنا یا C کارپوریشن کا مالک کے اخراجات ادا کرنا۔

گوشوارے تیار کرنے والے کو کون سی رپورٹس اور ریکارڈ چاہییں؟

سال کا نفع و نقصان کا گوشوارہ، 31 دسمبر کی بیلنس شیٹ (گوشوارے کا Schedule L، جہاں ہو، اس سے ملنا چاہیے)، لین دین کی تفصیل، دسمبر کی اسٹیٹمنٹس کے ساتھ ملان، اور اوپر کے مراحل سے پے رول، ٹھیکیداروں، اثاثوں، انوینٹری اور مالک کے شیڈولز بھیجیں۔ ابتدائی انوینٹری، فرسودگی کے شیڈول اور ابتدائی ایکویٹی کے لیے پچھلے سال کا گوشوارہ بھی شامل کریں۔

کون سی رپورٹ گوشوارے کی کس لائن کو بھرتی ہے، یہ کھاتوں سے کاروباری ٹیکس گوشوارے تک میں ہے۔ ایکویٹی جو پچھلے سال کے گوشوارے سے نہ ملے: برقرار رکھی گئی آمدنی جو نہیں ملتی۔

کاروباری گوشوارے کی آخری تاریخ کب ہے، اور میرے پاس کتنا وقت ہے؟

شراکت داری یا S کارپوریشن کا گوشوارہ سال ختم ہونے کے بعد تیسرے مہینے کی 15 تاریخ کو واجب الادا ہے؛ انفرادی کاروبار یا C کارپوریشن کا چوتھے مہینے کی۔ پے رول اور ٹھیکیداروں کے فارمز پہلے آتے ہیں۔ کیلنڈر سال کے لیے:

جس LLC نے S یا C کارپوریشن کی حیثیت کا انتخاب کیا ہو وہ اس کارپوریشن کی قطار کی پیروی کرتی ہے؛ شراکت داری یا کارپوریشن کی ملکیت والی ایک رکن والی LLC اپنے مالک کے گوشوارے میں رپورٹ کرتی ہے (IRS)۔ ہفتہ وار تعطیل یا قانونی چھٹی پر پڑنے والی تاریخ اگلے کاروباری دن پر چلی جاتی ہے۔ ریاستی گوشواروں، ریاستی پے رول رپورٹس اور سیلز ٹیکس گوشواروں کی اپنی تاریخیں ہیں۔

شراکت داری یا S کارپوریشن کے پاس 31 دسمبر کے بعد تقریباً ڈھائی مہینے ہوتے ہیں، اور پے رول اور ٹھیکیداروں کے فارمز اس میں سے پہلا مہینہ لے لیتے ہیں۔ کاروباری گوشوارے کے لیے بروقت Form 7004، یا Form 1040 کے لیے Form 4868، جمع کرانے کی مدت بڑھاتا ہے، ادائیگی کی نہیں: جب کھاتے تیار نہ ہوں تو توسیع دیکھیں۔ گوشوارے تیار کرنے والے سے پوچھیں کہ اسے کھاتے کس تاریخ تک چاہییں؛ یہ عموماً آخری تاریخ سے پہلے ہوتی ہے۔

کیا کھاتے مکمل ہونے پر مجھے سال لاک کر دینا چاہیے؟

عموماً سال کو گوشوارہ جمع ہونے کے بعد لاک کریں، کھاتے مکمل ہونے پر نہیں۔ لاک (بندش کی تاریخ) اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر کی ایک سیٹنگ ہے، ٹیکس کا قاعدہ نہیں۔ اگر یہ گوشوارے تیار کرنے والے کے فارغ ہونے سے پہلے 31 دسمبر پر لگا دی جائے تو اس کی ایڈجسٹنگ اندراجات، جیسے فرسودگی یا انوینٹری کی درستی، اسے کھولے بغیر درج نہیں ہو سکتیں۔ جمع کرانے کے بعد لاک جمع شدہ سال کو غلطی سے بدلنے سے بچاتا ہے۔ ٹیکس جمع ہونے کے بعد بندش کی تاریخ دیکھیں۔

کیا رکھوں، اور کتنی مدت کے لیے؟

گوشوارے کی ہر مد کے پیچھے کا ریکارڈ اس وقت تک رکھیں جب تک اس گوشوارے کی میعاد ختم نہ ہو جائے، اور جمع شدہ گوشواروں کی نقلیں رکھیں۔

بعض صورتیں زیادہ مدت چلتی ہیں، اور جو گوشوارہ کبھی جمع نہ ہوا یا جعلی ہو اس کا ریکارڈ ہمیشہ رکھا جاتا ہے۔ بیمہ کنندگان اور قرض دینے والے IRS سے زیادہ مدت کے لیے ریکارڈ مانگ سکتے ہیں۔ اسکین کاغذ کی جگہ لینے سے پہلے IRS کی ذخیرہ کرنے کی شرائط پوری کریں: کاغذ کے بجائے اسکین کی گئی رسیدیں دیکھیں۔ مکمل فہرست کاروباری ریکارڈ کتنی دیر رکھیں میں ہے؛ پے رول ریکارڈ پے رول ریکارڈ رکھنے کی مدت میں ہیں۔

مثال

یہ مثالیں وضاحت کے لیے ہیں؛ تمام رقوم امریکی ڈالر میں ہیں۔

ایک خود روزگار ڈیزائنر جس کا ایک اکاؤنٹ اور ایک کارڈ ہے

⁦US$120,000⁩ آمدنی والا ڈیزائنر کاروباری اکاؤنٹ اور کارڈ کو 31 دسمبر تک ملاتا ہے۔ ایک ⁦US$800⁩ کا چیک کلیئر نہیں ہوا اور بقایا فہرست میں رہتا ہے۔ ذاتی اکاؤنٹ میں منتقل کیے گئے ⁦US$6,000⁩ نکاسیوں کے طور پر درج ہوتے ہیں، اخراجات کے طور پر نہیں۔ سال کے دوران خدمات کے لیے ادا کیے گئے تین غیر کارپوریٹ فری لانسرز میں سے، جسے بینک ٹرانسفر سے ⁦US$3,500⁩ ادا ہوئے اسے ⁦W-9⁩ اور ⁦1099-NEC⁩ درکار ہیں، کیونکہ حد ⁦US$2,000⁩ ہے؛ جسے ⁦US$1,200⁩ ادا ہوئے اسے عموماً نہیں؛ اور جسے کریڈٹ کارڈ سے ⁦US$2,500⁩ ادا ہوئے وہ فہرست سے باہر رہتا ہے، کیونکہ کارڈ کمپنی کارڈ کی ادائیگیاں Form 1099-K پر رپورٹ کرتی ہے۔ ڈیزائنر گوشوارے تیار کرنے والے کے لیے نفع و نقصان کا گوشوارہ اور بیلنس شیٹ ایکسپورٹ کرتا ہے۔

دو ملازمین والی ایک S کارپوریشن

⁦US$600,000⁩ آمدنی اور ایک مالک حصص دار والی S کارپوریشن دیکھتی ہے کہ پے رول رپورٹ ⁦US$150,000⁩ کی کل اجرت دکھاتی ہے مگر کھاتوں میں ⁦US$138,000⁩ ہیں، کیونکہ آخری دو پے رولز درج ہی نہیں ہوئے تھے۔ وہ ⁦W-2⁩ بھیجنے سے پہلے انہیں درج کرتی ہے، پھر چاروں Forms 941 کو ⁦W-2⁩ کے کل مجموعوں سے ملاتی ہے۔ مالک کی اجرت پے رول سے گزرتی ہے۔ مالک نے جو ⁦US$30,000⁩ مزید نکالے وہ تقسیم کے طور پر درج ہوتے ہیں (یا قرض کی واپسی کے طور پر، اگر وہی تھی)، اجرت یا خرچ کے طور پر نہیں۔ اجرت کافی ہے یا نہیں، یہ الگ سوال ہے: S کارپوریشن کے مالک کی تنخواہ دیکھیں۔

اسٹاک والا ایک آن لائن اسٹور

⁦US$250,000⁩ کی فروخت والا آن لائن اسٹور 31 دسمبر کو اپنا اسٹاک گنتا ہے اور ⁦US$40,000⁩ پاتا ہے۔ کھاتوں میں ⁦US$46,000⁩ تھے، اس لیے کھاتوں کی رقم ⁦US$6,000⁩ گھٹ جاتی ہے اور فروخت شدہ مال کی لاگت اتنی ہی بڑھ جاتی ہے۔ ابتدائی انوینٹری پچھلے سال کی اختتامی ہے، ⁦US$30,000⁩۔ خریداریاں ⁦US$120,000⁩ تھیں، مال کی کوئی اور لاگت نہیں، منفی ⁦US$2,000⁩ کا وہ مال جو مالک گھر لے گیا۔ فروخت شدہ مال کی لاگت ⁦US$30,000⁩ جمع ⁦US$118,000⁩ منفی ⁦US$40,000⁩ ہے، یعنی ⁦US$108,000⁩، جس سے ⁦US$142,000⁩ کا مجموعی منافع بچتا ہے۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• آپ کے کھاتوں میں غیر درجہ بند اندراجات ہیں، اکاؤنٹس نہیں ملتے، یا مالک کی رقم ملی ہوئی ہے: حساب کتاب کی صفائی کی چیک لسٹ پر کام کریں۔ اگر آپ طے نہیں کر سکتے کہ کون سی اندراجات مکمل کریں اور کون سی دوبارہ بنائیں، یا گوشوارے کی تاریخ قریب ہے، تو حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• آپ کے کھاتے مہینوں یا ایک سال پیچھے ہیں، یا گوشوارے کی تاریخ تک تیار نہیں ہوں گے: پرانے حساب کتاب کی تکمیل، جب کھاتے تیار نہ ہوں تو توسیع اور حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• آپ S یا C کارپوریشن ہیں، انوینٹری رکھتے ہیں یا پے رول چلاتے ہیں: گوشوارے کی بیلنس شیٹ کھاتوں سے ملنی چاہیے، اور پے رول کی تاریخیں پہلے آتی ہیں۔ کھاتوں سے کاروباری ٹیکس گوشوارے تک اور حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• پے رول یا 1099 کی تاریخ گزر چکی ہے، یا گوشوارہ دیر سے ہے: ٹھیکیداروں اور ملازمین کے دیر سے جمع ہونے والے ٹیکس فارمز اور دیر سے جمع کرانے اور ادائیگی کے جرمانے دیکھیں۔ اگر ان فارمز کے پیچھے کے کھاتے بھی ادھورے ہوں تو حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• آپ کی LLC یا کارپوریشن کا مالک غیر امریکی شخص ہے: کمپنی اور اس کے غیر ملکی مالک کے بیچ بعض لین دین Form 5472 پر رپورٹ ہوتے ہیں، اس لیے کھاتوں میں انہیں ٹریک کرنا ہوگا۔ غیر ملکی ملکیت والی امریکی کمپنی کا حساب کتاب اور حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• سال کے دوران کاروبار پر ٹیکس لگنے کا طریقہ بدلا، یا کوئی مالک شامل ہوا یا گیا: نافذ ہونے کی تاریخ کھاتوں کے لیے ایک حد ہے۔ جس S کارپوریشن کا انتخاب سال کے بیچ میں ختم ہو وہ S کے مختصر سال اور C کے مختصر سال کے لیے گوشوارہ جمع کراتی ہے (Form 1120-S کی ہدایات)۔ نیا S انتخاب (Form 2553) اس سال کے آغاز کے 2 مہینے اور 15 دن کے اندر، یا اس سے پہلے والے سال میں کبھی بھی، جمع کرانا ہوتا ہے (Form 2553 کی ہدایات)۔ S کارپوریشن کے انتخاب کے بعد حساب کتاب، شریک کی خریداری درج کرنا اور حساب کتاب میں مدد دیکھیں۔
• آپ کا کاروبار مالی سال استعمال کرتا ہے، یا آپ کی کارپوریشن کینیڈین ہے: کیلنڈر سال یا مالی سال یا کینیڈین کارپوریشن کی سال کے اختتام کی چیک لسٹ دیکھیں۔