Dành cho ai
- Chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh và công ty tại Hoa Kỳ dùng năm dương lịch, khóa sổ sau ngày 31 tháng 12
- Chủ doanh nghiệp bàn giao sổ sách cả năm cho CPA hoặc người lập tờ khai thuế doanh nghiệp
Không đề cập ở đây
- Sổ sách chậm nhiều tháng hoặc nhiều năm
- Sửa sổ sách lộn xộn trước khi bàn giao
- Tờ khai tiểu bang, báo cáo tiền lương tiểu bang và tờ khai thuế bán hàng
- Công ty tại Canada
Khóa sổ cuối năm nghĩa là gì, và tôi cần gom những gì trước tiên?
Khóa sổ là bước đối chiếu và rà soát cuối cùng hồ sơ của năm thuế, không phải việc nộp tờ khai. IRS yêu cầu sổ sách phải cho thấy tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế, trong bất kỳ hệ thống nào cho thấy rõ thu nhập và chi phí. Khóa sổ làm cho sổ sách đủ tin cậy để người lập tờ khai dựa vào đó lập tờ khai.
Sổ sách theo năm thuế: năm dương lịch là phổ biến nhất, nên hầu hết doanh nghiệp nhỏ khóa sổ vào ngày 31 tháng 12. Doanh nghiệp dùng năm tài chính khóa sổ vào ngày kết thúc năm của riêng mình (xem năm dương lịch hay năm tài chính). Hãy ghi sổ theo cùng phương pháp kế toán với tờ khai (Publication 583); nếu sổ sách dùng phương pháp khác, hãy giữ bản đối chiếu bằng văn bản các điểm khác biệt cho người lập tờ khai (26 CFR 1.446-1; xem sổ sách dồn tích và tờ khai thuế theo phương pháp tiền mặt).
Khóa sổ là việc thường lệ khi chỉ có một tài khoản ngân hàng, không có bảng lương và không có hàng tồn kho. Những yếu tố sau làm việc này khó hơn:
- Hợp danh hoặc công ty. Bảng cân đối kế toán trong tờ khai (Schedule L), khi bắt buộc phải có, phải khớp với sổ sách (hướng dẫn cho Form 1065, Form 1120-S và Form 1120).
- Hàng tồn kho. Số kiểm kê cuối năm xác định giá vốn hàng bán.
- Bảng lương hoặc nhà thầu. Biểu mẫu của họ đến hạn vào tháng sau khi hết năm và phải khớp với sổ sách.
- Nhiều tài khoản, hoặc sổ sách chậm hơn một tháng. IRS yêu cầu đối chiếu tài khoản séc mỗi tháng; sổ sách bị chậm biến việc khóa sổ thành việc bắt kịp sổ sách.
- Mục chưa phân loại, tài khoản không đối chiếu được, hoặc tiền của chủ sở hữu bị lẫn vào. Danh sách này dùng để khóa sổ sách đã sạch. Sổ sách ở tình trạng như vậy cần được sửa trước khi người lập tờ khai dùng được: xem danh sách việc dọn sổ sách.
Hãy gom những thứ này trước:
- sao kê tháng 12 của mọi tài khoản ngân hàng, thẻ, khoản vay và đơn vị xử lý thanh toán
- báo cáo tiền lương và tổng tiền lương của cả năm
- các khoản đã trả cho nhà thầu, kèm Form W-9 (mã số thuế) của từng người nhận
- sao kê khoản vay cho thấy số dư ngày 31 tháng 12 và tiền lãi của cả năm
- tài sản đã mua, bán hoặc loại bỏ trong năm
- phiếu kiểm kê hàng tồn kho, nếu bạn bán hàng hóa
- Form 1099-K và Form 1099-NEC đã gửi cho bạn; Form 1099-K có thể không bằng thu nhập của bạn
- tờ khai năm ngoái
Tôi cần đối chiếu gì trước tiên trong danh sách khóa sổ cuối năm?
Hãy đối chiếu mọi tài khoản ngân hàng, thẻ và khoản vay đến số dư ngày 31 tháng 12 của chúng. Publication 583 yêu cầu đối chiếu tài khoản séc mỗi tháng; phép thử là số dư sao kê đã điều chỉnh (sau khi tính các khoản gửi chưa hiện và séc chưa thanh toán) bằng số dư sổ sách đã điều chỉnh (sau khi tính phí ngân hàng và các khoản sửa).
- Lấy sao kê tháng 12. Khóa sổ trước khi sao kê đến sẽ để tháng 12 không được đối chiếu. Nếu chu kỳ của thẻ hoặc khoản vay kết thúc sớm hơn, hãy xin số dư ngày 31 tháng 12.
- Bắt đầu từ số dư cuối năm ngoái. Số dư đầu kỳ sai phải được xử lý trước: xem số dư đầu kỳ bị sai.
- Khớp các khoản gửi và khoản thanh toán. Sao kê khác sổ sách vì phí ngân hàng chưa được nhập, khoản gửi thực hiện sau ngày sao kê, hoặc séc chưa được thanh toán. Hãy nhập các khoản phí; liệt kê séc chưa thanh toán vào danh sách tồn đọng (outstanding).
- Thẻ và khoản vay. Đối chiếu từng thẻ với sao kê của nó; trả thẻ là chuyển tiền, không phải chi phí thứ hai (thanh toán thẻ tín dụng). Khớp từng khoản vay với sao kê ngày 31 tháng 12 của bên cho vay; tiền lãi là chi phí còn tiền gốc làm giảm khoản vay (ghi nhận khoản vay doanh nghiệp).
- Các tài khoản khác giữ tiền của doanh nghiệp, như số dư ở đơn vị xử lý thanh toán và tiền mặt: xem đối chiếu doanh số và tiền chuyển về.
Kết nối ngân hàng chỉ nhập giao dịch; nó không chứng minh sổ sách khớp với sao kê. Xem kết nối ngân hàng không phải là đối chiếu.
Tôi xử lý thế nào với doanh số, hóa đơn phải trả và tiền lương nằm giữa hai năm?
Với tờ khai, hãy ghi mỗi mục vào năm mà phương pháp kế toán thuế của bạn yêu cầu (Publication 538), và đánh dấu mọi điểm khác với sổ sách của bạn cho người lập tờ khai:
| Mục | Phương pháp tiền mặt | Phương pháp dồn tích |
|---|---|---|
| Doanh số | Tính khi nhận tiền, hoặc khi tiền được ghi có vào tài khoản của bạn và bạn dùng được. Séc nhận trong tháng 12 được tính vào tháng 12 dù bạn gửi vào tháng 1. | Tính khi mọi sự kiện đã xác lập quyền được hưởng thu nhập của bạn và số tiền có thể xác định với độ chính xác hợp lý. |
| Chi phí | Nhìn chung tính khi đã trả. Chi phí trả trước chỉ được khấu trừ trong năm mà nó áp dụng, trừ khi quy tắc 12 tháng phù hợp (xem chi phí trả trước cuối năm). | Tính khi nghĩa vụ đã xác lập, số tiền có thể xác định, và hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp. Dịch vụ làm xong trong tháng 12 và trả trong tháng 1 là chi phí của tháng 12. |
Vật tư theo quy tắc riêng ở cả hai phương pháp: vật tư bạn theo dõi hoặc kiểm đếm nhìn chung được khấu trừ khi bắt đầu dùng hoặc tiêu hao; vật tư để mà không ghi chép việc dùng hay kiểm đếm thì khấu trừ khi trả tiền (với phương pháp dồn tích, khi phát sinh). Lựa chọn cho các khoản mua nhỏ bên dưới có thể thay đổi điều đó (26 CFR 1.162-3; hàng tồn kho hay vật tư cho người bán nhỏ).
Hãy giữ phương pháp mà tờ khai năm ngoái đã dùng: đổi phương pháp nhìn chung cần IRS chấp thuận, yêu cầu trên Form 3115, và với thay đổi tự động thì nộp kèm tờ khai của năm thay đổi (hướng dẫn Form 3115). Doanh nghiệp có hàng tồn kho nhìn chung dùng phương pháp dồn tích cho mua hàng và bán hàng, với một ngoại lệ cho doanh nghiệp nhỏ bên dưới. Xem phương pháp tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.
Ba mục có thể nằm giữa hai năm:
- Hóa đơn gửi trong tháng 12 và được trả trong tháng 1: xem hóa đơn được trả trong năm thuế sau.
- Tiền thuê, bảo hiểm hoặc chi phí khác trả trước: xem chi phí trả trước cuối năm.
- Tiền lương tháng 12 trả trong tháng 1: số tiền trên Form W-2 dựa trên tiền lương trả trong năm dương lịch, nên tiền lương cho công việc tháng 12 mà trả vào ngày 1 tháng 1 được ghi vào Form W-2 của năm sau (hướng dẫn W-2). Chi phí đó có thuộc tháng 12 hay không tùy vào phương pháp kế toán và người được trả: khoản tiền nợ một người có liên quan dùng phương pháp tiền mặt chỉ được khấu trừ khi đã trả (Publication 538). Xem tiền lương dồn tích cuối năm.
Những biểu mẫu tiền lương và nhà thầu nào phụ thuộc vào sổ sách, và hạn nộp khi nào?
Biểu mẫu của nhân viên và nhà thầu đến hạn vào tháng đầu tiên sau khi hết năm, trước tờ khai doanh nghiệp, nên hãy khóa tiền lương và các khoản trả cho nhà thầu trước.
| Form | Báo cáo gì | Hạn nộp |
|---|---|---|
| W-2 và W-3 | Tiền lương đã trả và thuế đã khấu trừ, theo từng nhân viên | ngày 1 tháng 2 năm 2027, gửi cho nhân viên và Cơ quan An sinh Xã hội Hoa Kỳ (SSA) |
| 941, quý thứ tư | Thuế khấu trừ, thuế An sinh Xã hội và thuế Medicare của quý | ngày 1 tháng 2 năm 2027 |
| 940 | Thuế thất nghiệp liên bang | ngày 1 tháng 2 năm 2027 |
| 1099-NEC | Các khoản trả từ $2.000 trở lên cho người không phải nhân viên để lấy dịch vụ | ngày 1 tháng 2 năm 2027 |
Hạn nộp rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ được dời sang ngày làm việc kế tiếp (hạn nộp của IRS); các ngày ở trên đã tính đến điều đó. Nếu bạn đã nộp đủ các khoản thuế đúng hạn, bạn có thể nộp Form 941 hoặc Form 940 chậm nhất vào ngày 10 tháng 2 năm 2027 thay vào đó (hướng dẫn Form 941). Người sử dụng lao động nộp từ 10 tờ khai thông tin trở lên (W-2 và 1099 cộng lại) phải nộp chúng bằng hình thức điện tử (IRS).
Tiền lương. Hãy đối chiếu báo cáo tiền lương với các tài khoản tiền lương, thuế khấu trừ và thuế của người sử dụng lao động, và giải thích các chênh lệch về thời điểm, như tiền lương tháng 12 trả trong tháng 1, thay vì ép tổng số khớp nhau. IRS đối chiếu bốn Form 941 hằng quý với tổng số W-2 trên Form W-3 (thuế thu nhập đã khấu trừ, tiền lương và tiền boa chịu thuế An sinh Xã hội, tiền lương và tiền boa chịu thuế Medicare) và có thể liên hệ với bạn nếu chúng khác nhau (hướng dẫn Form 941). Số dư không xóa được: xem khoản nợ tiền lương không xóa được. Thuế đã khấu trừ mà không nộp có thể khiến người chịu trách nhiệm phải chịu trách nhiệm cá nhân về một khoản tiền phạt bằng số thuế đó, nếu việc không nộp là cố ý (section 6672); IRS nhìn chung có 3 năm kể từ 15 tháng 4 sau năm lương, hoặc từ ngày nộp muộn hơn, để ấn định khoản phạt đó (IRM 5.7.3). Xem tiền phạt thu hồi thuế ủy thác.
Nhà thầu. Hãy liệt kê từng người nhận mà bạn đã trả đến mức ngưỡng hoặc hơn trong năm cho dịch vụ, kể cả phụ tùng và vật liệu, với Form W-9 đã có trong hồ sơ. Các khoản trả bằng thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ hoặc mạng thanh toán của bên thứ ba do công ty thanh toán báo cáo trên Form 1099-K, nên chúng được bỏ khỏi danh sách 1099-NEC (hướng dẫn 1099). Ai nhận biểu mẫu, kể cả công ty và khấu trừ dự phòng: nhà thầu nào nhận biểu mẫu thuế. Người nhận không chịu cung cấp mã số: thu thập mã số thuế từ nhà thầu. Lỡ hạn: biểu mẫu thuế nhà thầu và nhân viên nộp trễ.
Tôi làm gì với hàng tồn kho, tài sản cố định và khấu hao vào cuối năm?
Hãy đếm hàng và lập danh sách tài sản, kèm ngày và giá mua.
Hàng tồn kho
Doanh nghiệp sản xuất hoặc mua hàng để bán định giá hàng tồn kho đầu và cuối mỗi năm thuế để tìm giá vốn hàng bán. IRS yêu cầu kiểm kê thực tế theo các khoảng thời gian hợp lý, và số liệu trong sổ sách phải được điều chỉnh cho khớp với số đó; cuối năm là thời điểm thực tế. Giá vốn hàng bán bằng hàng tồn kho đầu kỳ cộng mua hàng và các chi phí khác, trừ hàng tồn kho cuối kỳ.
- Hàng tồn kho đầu kỳ thường bằng hàng tồn kho cuối kỳ của năm ngoái; chênh lệch phải được giải thích (Publication 334).
- Hàng chủ sở hữu lấy dùng riêng được trừ khỏi mua hàng và chuyển vào tài khoản rút tiền của chủ sở hữu.
- Phiếu kiểm kê nên ghi ai đếm và ai định giá các mặt hàng, và phương pháp định giá phải nhất quán từ năm này sang năm khác (Publication 334).
Doanh nghiệp có tổng doanh thu bình quân hằng năm của ba năm trước bằng hoặc thấp hơn $32.000.000 (mức giới hạn đã điều chỉnh theo lạm phát; các doanh nghiệp được coi là một người sử dụng lao động thì cộng chung doanh thu, theo Publication 538), và không phải là nơi trú ẩn thuế, có thể chọn không lưu hàng tồn kho nhưng vẫn phải dùng phương pháp cho thấy rõ thu nhập (Publication 538). Hãy xác định trường hợp nào áp dụng trước khi bỏ qua việc kiểm kê. Hàng không bán được: xóa sổ hàng tồn đọng.
Tài sản cố định và khấu hao
Khấu hao bắt đầu khi tài sản được đưa vào sử dụng: sẵn sàng và dùng được cho mục đích cụ thể của nó, dù bạn chưa dùng. Với doanh nghiệp dùng năm dương lịch, mốc cuối là ngày 31 tháng 12. Thiết bị giao trong tháng 12 mà đến tháng 1 mới lắp đặt và chạy được là tài sản của tháng 1.
Hãy liệt kê từng tài sản với mô tả, giá mua, người bán, ngày đưa vào sử dụng, tỷ lệ dùng cho kinh doanh, và mọi lần bán, loại bỏ hoặc chuyển sang dùng cá nhân. Publication 946 yêu cầu hồ sơ về việc dùng cho kinh doanh, đầu tư và cá nhân, và dừng khấu hao khi tài sản bị bán, chuyển sang dùng cá nhân, bỏ đi, loại bỏ hoặc phá hủy. Người lập tờ khai dùng danh sách này để tính khấu hao, trên Form 4562 khi bắt buộc phải có (hướng dẫn Form 4562).
- Các khoản mua nhỏ: doanh nghiệp có thể chọn, trên tờ khai nộp đúng hạn, ghi thành chi phí ngay các khoản đến $2.500 mỗi hóa đơn hoặc mỗi mặt hàng (mức giới hạn khi không có báo cáo tài chính áp dụng), nếu sổ sách của doanh nghiệp theo một chính sách ghi chi phí nhất quán đã có từ đầu năm; hàng tồn kho bị loại trừ (quy tắc của IRS về tài sản hữu hình). Xem ghi chi phí hay vốn hóa các khoản mua nhỏ.
- Khấu hao bị bỏ sót: khấu hao được phép mà không tính ở năm trước không thể đơn giản tính vào năm nay; việc sửa có thể cần tờ khai điều chỉnh hoặc thay đổi phương pháp kế toán. Xem lập lại bảng khấu hao bị mất.
Làm sao dọn các mục chưa phân loại và giao dịch của chủ sở hữu?
Hãy gán cho mỗi giao dịch một danh mục và một chứng từ. Sổ sách phải cho thấy tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế (Publication 583), và một mục chưa phân loại không cho thấy gì cả. Chỉ riêng bằng chứng thanh toán không chứng minh được khoản khấu trừ: hãy giữ cả hóa đơn hoặc biên lai. Người nộp thuế gánh nghĩa vụ chứng minh. Xem chi phí chưa phân loại trước mùa thuế.
Khoản rút tiền, khoản phân phối, vốn góp vào và tiền gốc khoản vay không nằm trong thu nhập và chi phí của doanh nghiệp. Tiền lương của chủ sở hữu và khoản thanh toán bảo đảm thì có: mỗi loại là một mục riêng. Chúng đi vào đâu tùy vào loại hình doanh nghiệp:
| Doanh nghiệp | Tiền chủ sở hữu lấy ra | Tiền chủ sở hữu bỏ vào |
|---|---|---|
| Chủ doanh nghiệp một chủ, hoặc LLC một thành viên không bị đánh thuế như công ty | Khoản rút tiền, ghi trong tài khoản rút tiền của chủ sở hữu (Publication 334); không phải chi phí | Tiền cá nhân bỏ vào. Ghi nguồn của từng khoản gửi là thu nhập kinh doanh, tiền cá nhân hay khoản vay (Publication 583) |
| Hợp danh, hoặc LLC nhiều thành viên bị đánh thuế như hợp danh | Khoản rút tiền hoặc khoản phân phối, theo dõi riêng cho từng thành viên hợp danh. Khoản thanh toán bảo đảm cho thành viên hợp danh được ấn định không phụ thuộc vào thu nhập của hợp danh và là một mục riêng (hướng dẫn Form 1065) | Vốn góp, theo dõi riêng cho từng thành viên hợp danh khi tờ khai yêu cầu tài khoản vốn của thành viên hợp danh |
| S corporation | Tiền lương qua bảng lương. Phân loại các khoản trả khác theo mục đích: khoản phân phối, hoàn trả khoản vay của cổ đông (tờ khai báo cáo riêng), khoản cho cổ đông vay, hoặc hoàn lại chi phí kinh doanh mà chủ sở hữu đã trả (Publication 15, kế hoạch hoàn chi phí có chứng từ - accountable plan). Khoản trả cho cán bộ điều hành được coi là tiền lương trong phạm vi nó là thù lao hợp lý cho dịch vụ (hướng dẫn Form 1120-S) | Cổ phần mua vào, hoặc khoản vay của cổ đông, theo dõi riêng cho từng cổ đông (hướng dẫn Form 1120-S) |
Chi tiêu cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp không phải là chi phí kinh doanh: phần cá nhân của một khoản chi nhìn chung không được khấu trừ. Hãy ghi như bảng cho thấy: ghi nhận khoản rút tiền của chủ sở hữu và khoản thanh toán bảo đảm so với khoản rút tiền của thành viên hợp danh. Xem chi tiêu cá nhân trả từ tài khoản doanh nghiệp, và với công ty thì xem S corporation trả chi phí cá nhân hoặc C corporation trả chi phí của chủ sở hữu.
Người lập tờ khai của tôi cần những báo cáo và hồ sơ nào?
Hãy gửi báo cáo kết quả kinh doanh của năm, bảng cân đối kế toán ngày 31 tháng 12 (Schedule L của tờ khai, khi có, phải khớp với nó), chi tiết giao dịch, các bản đối chiếu với sao kê tháng 12, và các bảng kê tiền lương, nhà thầu, tài sản, hàng tồn kho và chủ sở hữu từ các bước trên. Thêm tờ khai năm ngoái để lấy hàng tồn kho đầu kỳ, bảng khấu hao và vốn chủ sở hữu đầu kỳ.
Báo cáo nào đưa vào dòng nào của tờ khai nằm trong từ sổ sách đến tờ khai thuế doanh nghiệp. Vốn chủ sở hữu không khớp với tờ khai năm ngoái: lợi nhuận giữ lại không khớp.
Khi nào đến hạn nộp tờ khai doanh nghiệp, và tôi có bao nhiêu thời gian?
Tờ khai của hợp danh hoặc S corporation đến hạn vào ngày 15 của tháng thứ ba sau khi hết năm; tờ khai của chủ doanh nghiệp một chủ hoặc C corporation thì vào tháng thứ tư. Biểu mẫu tiền lương và nhà thầu đến trước. Với năm dương lịch:
| Doanh nghiệp | Tờ khai | Hạn nộp |
|---|---|---|
| Chủ doanh nghiệp một chủ, kể cả LLC một thành viên do cá nhân sở hữu không bị đánh thuế như công ty (Publication 334) | Schedule C kèm Form 1040 | 15 tháng 4 |
| Hợp danh, kể cả LLC bị đánh thuế như hợp danh (hướng dẫn Form 1065) | Form 1065 | ngày 15 tháng 3 |
| S corporation (hướng dẫn Form 1120-S) | Form 1120-S | ngày 15 tháng 3 |
| C corporation (hướng dẫn Form 1120) | Form 1120 | 15 tháng 4 của năm kế tiếp |
LLC đã bầu chọn tư cách S corporation hoặc C corporation theo dòng của loại công ty đó; LLC một thành viên do một hợp danh hoặc công ty sở hữu thì báo cáo trên tờ khai của chủ sở hữu (IRS). Ngày rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ được dời sang ngày làm việc kế tiếp. Tờ khai tiểu bang, báo cáo tiền lương tiểu bang và tờ khai thuế bán hàng có ngày riêng.
Hợp danh hoặc S corporation có khoảng hai tháng rưỡi sau ngày 31 tháng 12, và biểu mẫu tiền lương cùng nhà thầu chiếm tháng đầu tiên của khoảng đó. Form 7004 nộp đúng hạn cho tờ khai doanh nghiệp, hoặc Form 4868 cho Form 1040, gia hạn thời gian nộp tờ khai, không gia hạn thời gian nộp thuế: xem gia hạn khi sổ sách chưa sẵn sàng. Hãy hỏi người lập tờ khai về ngày họ cần sổ sách; thường sớm hơn hạn nộp.
Tôi có nên khóa năm khi sổ sách đã hoàn tất không?
Thường nên khóa năm sau khi tờ khai đã nộp, không phải khi bạn hoàn tất sổ sách. Khóa (ngày khóa sổ - closing date) là một thiết lập trong phần mềm kế toán, không phải quy tắc thuế. Nếu đặt ở ngày 31 tháng 12 trước khi người lập tờ khai làm xong, các bút toán điều chỉnh của họ, như khấu hao hoặc sửa hàng tồn kho, không thể ghi nếu không mở khóa. Sau khi nộp tờ khai, việc khóa giúp năm đã nộp không bị thay đổi do nhầm. Xem ngày khóa sổ sau khi đã nộp thuế.
Tôi cần giữ những gì, và trong bao lâu?
Hãy giữ hồ sơ đứng sau từng mục trên tờ khai cho đến khi thời hiệu của tờ khai đó hết, và giữ bản sao các tờ khai đã nộp.
| Trường hợp | Giữ hồ sơ trong |
|---|---|
| Hầu hết các tờ khai | 3 năm sau khi nộp; tờ khai nộp sớm được coi là nộp vào ngày đến hạn |
| Thuế lương | Ít nhất bốn năm sau khi thuế đến hạn hoặc được nộp, tùy ngày nào muộn hơn |
| Tài sản như thiết bị | Đến khi hết thời hiệu của năm bạn xử lý tài sản đó (Publication 583) |
Một số trường hợp kéo dài hơn, và hồ sơ của tờ khai chưa bao giờ nộp, hoặc tờ khai gian lận, được giữ vô thời hạn. Công ty bảo hiểm và chủ nợ có thể yêu cầu giữ hồ sơ lâu hơn IRS. Bản quét phải đáp ứng yêu cầu lưu trữ của IRS trước khi thay cho bản giấy: xem biên lai quét thay cho bản giấy. Danh sách đầy đủ nằm trong giữ hồ sơ doanh nghiệp bao lâu; hồ sơ tiền lương nằm trong lưu giữ hồ sơ tiền lương.
Ví dụ
Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền đều tính bằng đô la Hoa Kỳ.
Một nhà thiết kế tự kinh doanh với một tài khoản và một thẻ
Một nhà thiết kế có doanh thu US$120.000 đối chiếu tài khoản doanh nghiệp và thẻ đến ngày 31 tháng 12. Một tấm séc US$800 chưa được thanh toán và nằm lại trong danh sách tồn đọng. US$6.000 chuyển sang tài khoản cá nhân được ghi là khoản rút tiền, không phải chi phí. Trong ba người làm tự do không thành lập công ty được trả tiền dịch vụ trong năm, người được trả US$3.500 bằng chuyển khoản ngân hàng cần Form W-9 và Form 1099-NEC, vì ngưỡng là US$2.000; người được trả US$1.200 nhìn chung thì không; người được trả US$2.500 bằng thẻ tín dụng bị loại khỏi danh sách, vì công ty thẻ báo cáo các khoản trả bằng thẻ trên Form 1099-K. Nhà thiết kế xuất báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán cho người lập tờ khai.
Một S corporation có hai nhân viên
Một S corporation có doanh thu US$600.000 và một chủ sở hữu kiêm cổ đông duy nhất thấy báo cáo tiền lương cho thấy tổng tiền lương US$150.000 nhưng sổ sách chỉ có US$138.000, vì hai kỳ lương gần nhất chưa bao giờ được nhập. Công ty nhập chúng trước khi gửi Form W-2, rồi đối chiếu bốn Form 941 với tổng trên W-2. Tiền lương của chủ sở hữu đi qua bảng lương. Khoản US$30.000 mà chủ sở hữu còn lấy ra được ghi là khoản phân phối (hoặc khoản hoàn trả khoản vay, nếu đúng như vậy), không phải tiền lương hay chi phí. Tiền lương có đủ cao hay không là một câu hỏi riêng: xem lương của chủ sở hữu S corporation.
Một cửa hàng trực tuyến còn hàng trong kho
Một cửa hàng trực tuyến có doanh số US$250.000 kiểm kê hàng ngày 31 tháng 12 và thấy US$40.000. Sổ sách đang ghi US$46.000, nên số trong sổ sách giảm US$6.000 và giá vốn hàng bán tăng đúng bằng số đó. Hàng tồn kho đầu kỳ là số cuối kỳ của năm ngoái, US$30.000. Mua hàng là US$120.000, không có chi phí hàng hóa nào khác, trừ US$2.000 hàng chủ sở hữu mang về nhà. Giá vốn hàng bán là US$30.000 cộng US$118.000 trừ US$40.000, tức US$108.000, để lại US$142.000 lợi nhuận gộp.
Trường hợp của bạn có khác không?
- Sổ sách của bạn có mục chưa phân loại, tài khoản không đối chiếu được, hoặc tiền của chủ sở hữu bị lẫn vào: hãy làm theo danh sách việc dọn sổ sách. Nếu bạn không biết mục nào cần hoàn tất và mục nào cần dựng lại, hoặc ngày nộp tờ khai đã gần, hãy xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Sổ sách của bạn chậm vài tháng hoặc một năm, hoặc sẽ không kịp đến ngày nộp tờ khai: xem bắt kịp sổ sách quá hạn, gia hạn khi sổ sách chưa sẵn sàng và dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Bạn là S corporation hoặc C corporation, có hàng tồn kho hoặc có bảng lương: bảng cân đối kế toán trong tờ khai phải khớp với sổ sách, và ngày nộp biểu mẫu tiền lương đến trước. Xem từ sổ sách đến tờ khai thuế doanh nghiệp và dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Một hạn nộp tiền lương hoặc 1099 đã qua, hoặc tờ khai bị trễ: xem biểu mẫu thuế nhà thầu và nhân viên nộp trễ và tiền phạt nộp trễ và nộp thuế trễ. Nếu sổ sách đứng sau các biểu mẫu đó cũng chưa xong, xem dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Một người không phải người Hoa Kỳ sở hữu LLC hoặc công ty của bạn: một số giao dịch giữa công ty và chủ sở hữu nước ngoài được báo cáo trên Form 5472, nên sổ sách cần theo dõi chúng. Xem ghi sổ cho công ty Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu và dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Doanh nghiệp đổi cách bị đánh thuế trong năm, hoặc có chủ sở hữu vào hay rời đi: ngày có hiệu lực là mốc cắt cho sổ sách. S corporation có bầu chọn chấm dứt giữa năm nộp tờ khai cho một năm ngắn S và một năm ngắn C (hướng dẫn Form 1120-S). Bầu chọn S mới (Form 2553) đến hạn trong vòng 2 tháng 15 ngày sau khi bắt đầu năm mà nó áp dụng, hoặc bất kỳ lúc nào trong năm trước đó (hướng dẫn Form 2553). Xem sổ sách sau khi bầu chọn S corporation, ghi nhận việc mua lại phần của thành viên hợp danh và dịch vụ ghi sổ kế toán.
- Doanh nghiệp của bạn dùng năm tài chính, hoặc công ty của bạn là công ty Canada: xem năm dương lịch hay năm tài chính hoặc danh sách khóa sổ cuối năm của công ty Canada.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Hạn nộp và hạn gửi Form W-2 và Form W-3 cho năm 2026 Nộp Form W-2 và W-3 năm 2026 cho SSA và cung cấp W-2 cho nhân viên chậm nhất vào ngày này | Ngày 1 tháng 2 năm 2027 Năm thuế 2026 | IRS: Hướng dẫn chung cho Form W-2 và W-3 (2026) Đã kiểm tra |
| Hạn nộp Form 941 quý IV cho tiền lương trả trong năm 2026 Hạn nộp quý IV là ngày cuối của tháng 1; ngày 31 tháng 1 năm 2027 là Chủ nhật, và hạn rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ theo luật sẽ dời sang ngày làm việc kế tiếp. Người nộp đã nộp đủ các khoản thuế đúng hạn có thể nộp chậm nhất ngày 10 tháng 2 năm 2027. | Ngày 1 tháng 2 năm 2027 Năm thuế 2026 | IRS: Hạn nộp thuế lương Đã kiểm tra |
| Hạn nộp Form 940 cho tiền lương trả trong năm 2026 Hạn nộp là ngày 31 tháng 1; ngày 31 tháng 1 năm 2027 là Chủ nhật, và hạn rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ theo luật sẽ dời sang ngày làm việc kế tiếp. Người nộp đã nộp đủ thuế FUTA đúng hạn có thể nộp chậm nhất ngày 10 tháng 2 năm 2027. | Ngày 1 tháng 2 năm 2027 Năm thuế 2026 | IRS: Hạn nộp thuế lương Đã kiểm tra |
| Ngưỡng khai báo Form 1099-NEC đối với các khoản thanh toán thực hiện năm 2026 Thông thường, các khoản thanh toán dịch vụ phải khai báo cho một người nhận trong năm 2026; khấu trừ dự phòng có thể buộc phải nộp ở bất kỳ mức nào | $2.000 Năm thuế 2026 | IRS: Tôi có bắt buộc phải nộp Form 1099 hoặc tờ khai thông tin khác không? Đã kiểm tra |
| Hạn nộp Form 1099-NEC và hạn gửi người nhận cho các khoản thanh toán trong năm 2026 Ngày 31 tháng 1 thông thường rơi vào Chủ Nhật năm 2027, nên hạn chuyển sang ngày làm việc kế tiếp | Ngày 1 tháng 2 năm 2027 Năm thuế 2026 | IRS: Hướng dẫn chung cho một số tờ khai thông tin Đã kiểm tra |
| Hạn nộp Form 941 quý IV và Form 940 cho tiền lương trả trong năm 2026, nếu mọi khoản nộp đều đúng hạn Form 941: ngày 10 của tháng thứ 2 sau khi quý kết thúc. Form 940: ngày 10 tháng 2. Ngày 10 tháng 2 năm 2027 là thứ Tư. Ngày này không bị dời theo quy tắc cuối tuần vốn dời hạn nộp thông thường ngày 31 tháng 1 sang ngày 1 tháng 2 năm 2027. Ngày của Form 940 theo hướng dẫn Form 940 năm 2025 (ngày 10 tháng 2 năm 2026); bản năm 2026 chưa được in. | Ngày 10 tháng 2 năm 2027 Năm thuế 2026 | IRS: Hướng dẫn cho Form 941 Đã kiểm tra |
| Thời hiệu ấn định thông thường của tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) Kể từ ngày 15 tháng 4 kế tiếp đối với tờ khai thuế lao động nộp đúng hạn, hoặc ngày nộp thực tế nếu muộn hơn; có ngoại lệ | 3 năm | IRS: Thời hiệu ấn định tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (Trust Fund Recovery Penalty) Đã kiểm tra |
| Ngày được coi là ngày nộp tờ khai thuế lao động hằng năm để tính thời hạn ấn định thuế Trong năm dương lịch tiếp theo; nếu thực tế nộp tờ khai sau đó thì thời hạn ấn định thuế cũng bắt đầu muộn hơn; các ngoại lệ có thể tạm dừng hoặc loại bỏ giới hạn thời gian | 15 tháng 4 | IRS: Quy định về ấn định tiền phạt thu hồi thuế đã khấu trừ Đã kiểm tra |
| Phép thử tổng doanh thu để áp dụng quy tắc hàng tồn kho cho doanh nghiệp nhỏ Tổng doanh thu bình quân hằng năm của ba năm thuế trước theo section 448(c); còn áp dụng các điều kiện khác cho ngoại lệ về phương pháp hàng tồn kho. | $32.000.000 Năm thuế 2026 | IRS: Internal Revenue Bulletin 2025-45 Đã kiểm tra |
| Hạn đưa tài sản vào sử dụng đối với năm dương lịch Thiết bị phải sẵn sàng và có thể sử dụng cho mục đích kinh doanh cụ thể chậm nhất vào cuối năm thuế; ngày này áp dụng cho doanh nghiệp dùng năm dương lịch. | Ngày 31 tháng 12 | IRS: Publication 946, đưa vào sử dụng Đã kiểm tra |
| Giới hạn "de minimis safe harbor" khi không có báo cáo tài chính áp dụng Cho mỗi hóa đơn hoặc khoản mục; bầu chọn hằng năm bằng bản khai kèm tờ khai gốc nộp đúng hạn, kể cả gia hạn; các khoản này cũng phải được ghi nhận là chi phí trong sổ sách của bạn | $2.500 | IRS: Quy định cuối cùng về tài sản hữu hình Đã kiểm tra |
| Hạn nộp Form 1040 thông thường theo năm dương lịch Sau năm thuế; cuối tuần, ngày lễ theo luật định và quy tắc đặc biệt cho người nộp thuế có thể dời ngày này. | 15 tháng 4 | IRS: Hạn nộp Form 1040 thông thường theo năm dương lịch Đã kiểm tra |
| Hạn nộp Form 1065 của hợp danh theo năm dương lịch Ngày 15 của tháng thứ 3 sau khi năm thuế kết thúc; nếu rơi vào thứ Bảy, Chủ nhật hoặc ngày lễ theo luật định thì dời sang ngày làm việc kế tiếp. Có thể xin gia hạn 6 tháng. | Ngày 15 tháng 3 | IRS: Hướng dẫn cho Form 1065 Đã kiểm tra |
| Hạn nộp Form 1120-S thông thường theo năm dương lịch Sau ngày kết thúc năm; cuối tuần và ngày lễ theo luật định có thể dời ngày này. | Ngày 15 tháng 3 | IRS: Hạn nộp Form 1120-S thông thường theo năm dương lịch Đã kiểm tra |
| Hạn nộp Form 1120 của C corporation theo năm dương lịch Thông thường là ngày 15 của tháng thứ tư sau năm thuế; cuối tuần, ngày lễ và gia hạn có thể làm thay đổi ngày nộp | 15 tháng 4 của năm kế tiếp | IRS: Hướng dẫn cho Form 1120 Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ chứng minh thuế thu nhập thông thường Nhìn chung tính sau ngày nộp tờ khai hoặc hạn nộp tờ khai, tùy ngày nào muộn hơn; một số trường hợp cụ thể có thời hạn dài hơn. Hồ sơ giá gốc tài sản phải giữ đến hết thời hạn của năm chuyển nhượng chịu thuế; tờ khai chưa nộp và tờ khai gian lận không có thời hạn. | 3 năm | IRS: Publication 583, thời gian lưu giữ hồ sơ và Table 3 Đã kiểm tra |
| Thời gian lưu giữ hồ sơ thuế lao động của Hoa Kỳ Tối thiểu, tính từ ngày thuế đến hạn hoặc ngày thuế được nộp, tùy ngày nào muộn hơn | Bốn năm | IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- IRS: Lưu giữ hồ sơ
- IRS: Cần giữ hồ sơ trong bao lâu?
- IRS: Hạn nộp thuế lương
- IRS: Hướng dẫn chung cho Form W-2 và W-3
- IRS: Hướng dẫn cho Form 941
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1099-MISC và 1099-NEC
- IRS: Publication 538, Kỳ kế toán và phương pháp kế toán
- IRS: Publication 334, Hướng dẫn thuế cho doanh nghiệp nhỏ
- IRS: Publication 946, Cách khấu hao tài sản
- IRS: Quy định cuối cùng về tài sản hữu hình
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1065
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1120-S
- IRS: Hướng dẫn cho Form 1120
- IRS: Hướng dẫn cho Form 7004
- IRS: Hướng dẫn cho Form 5472
- IRS: Internal Revenue Bulletin 2025-45
- Quy định của Bộ Tài chính Hoa Kỳ: 26 CFR 1.446-1, quy tắc chung về phương pháp kế toán
- Quy định của Bộ Tài chính Hoa Kỳ: 26 CFR 1.162-3, vật tư và đồ dùng
- IRS: Hướng dẫn cho Form 3115
- IRS: Hướng dẫn cho Form 4562
- IRS: Publication 15, Hướng dẫn thuế cho người sử dụng lao động
- IRS: Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
- IRS: Hướng dẫn cho Form 2553
- 26 U.S.C. 6672, không thu và không nộp thuế
- IRS: Internal Revenue Manual 5.7.3, thời hạn ấn định tiền phạt thu hồi thuế ủy thác
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.