רשימת משימות לסגירת סוף שנה בהנהלת חשבונות של עסק קטן

מה פירוש סגירת הספרים בסוף השנה, ומה אוספים קודם?

סגירת הספרים היא התאמה ובדיקה אחרונות של רישומי שנת המס, ולא הגשה. IRS דורש ספרים שמראים הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים, בכל מערכת שמראה בבירור הכנסות והוצאות. סגירה הופכת את הספרים לאמינים מספיק כדי שמכין דוחות יוכל לבנות מהם את הדוח.

הספרים עוקבים אחרי שנת המס: שנה קלנדרית היא הנפוצה ביותר, ולכן רוב העסקים הקטנים סוגרים ב-⁠31 בדצמבר. עסק עם שנת כספים סוגר בסוף שנת הכספים שלו (ראו שנה קלנדרית או שנת כספים). נהלו את הספרים באותה שיטת חשבונאות של הדוח (פרסום 583); אם הם בשיטה אחרת, שמרו למכין הדוחות התאמה כתובה של ההבדלים (⁦26 CFR 1.446-1⁩; ראו ספרים בשיטת צבירה ודוח מס בשיטת מזומן).

סגירה היא עניין שגרתי עם חשבון בנק אחד, בלי שכר ובלי מלאי. הדברים האלה מסבכים אותה:

• שותפות או חברה. המאזן בדוח (Schedule L), כשנדרש, צריך להתאים לספרים (הוראות טופס 1065, טופס ⁦1120-S⁩ וטופס 1120).
• מלאי. ספירת סוף השנה קובעת את עלות המכר.
• שכר או קבלנים. הטפסים שלהם מוגשים בחודש שאחרי סוף השנה וחייבים להתאים לספרים.
• הרבה חשבונות, או ספרים שמאחרים ביותר מחודש. IRS אומר להתאים את חשבון העו״ש כל חודש; ספרים שמאחרים הופכים סגירה להשלמה של ספרים שמאחרים.
• פריטים לא מסווגים, חשבונות שלא מתאימים, או כסף של הבעלים שמעורבב בספרים. רשימת משימות סוגרת ספרים נקיים. ספרים במצב כזה צריכים תיקון לפני שמכין דוחות יכול להשתמש בהם: ראו רשימת משימות לניקוי הספרים.

מה לאסוף קודם:

• דפי חשבון של דצמבר לכל חשבון בנק, כרטיס, הלוואה ומעבד תשלומים
• דוחות שכר וסך השכר של השנה
• תשלומים לקבלנים, עם טופס ⁦W-9⁩ (מספר זיהוי מס) לכל מקבל תשלום
• דפי הלוואות שמראים את היתרה ב-⁠31 בדצמבר ואת הריבית של השנה
• נכסים שנקנו, נמכרו או נגרטו במהלך השנה
• דפי ספירת מלאי, אם אתם מוכרים סחורה
• טפסי ⁦1099-K⁩ ו-⁠⁦1099-NEC⁩ ששלחו אליכם; טופס ⁦1099-K⁩ עשוי לא להיות שווה להכנסה שלכם
• הדוח של השנה שעברה

מה מתאימים קודם ברשימת משימות לסגירת סוף שנה?

התאימו כל חשבון בנק, כרטיס והלוואה ליתרה שלו ב-⁠31 בדצמבר. פרסום 583 אומר להתאים את חשבון העו״ש כל חודש; המבחן הוא שיתרת דף החשבון המתואמת (אחרי הפקדות שעוד לא מופיעות והמחאות שלא נפרעו) שווה ליתרה המתואמת בספרים (אחרי עמלות בנק ותיקונים).

1. השיגו את דפי החשבון של דצמבר. סגירה לפני שהם מגיעים משאירה את דצמבר בלי התאמה. אם מחזור של כרטיס או הלוואה מסתיים מוקדם יותר, בקשו את היתרה ב-⁠31 בדצמבר.
2. התחילו מיתרת הסגירה של השנה שעברה. יתרת פתיחה שגויה באה קודם: ראו יתרת פתיחה שגויה.
3. התאימו הפקדות ותשלומים. דף חשבון שונה מהספרים בגלל עמלות בנק שעוד לא נרשמו, הפקדות שבוצעו אחרי תאריך הדף, או המחאות שלא נפרעו. רשמו את העמלות; רשמו המחאות שלא נפרעו כממתינות.
4. כרטיסים והלוואות. התאימו כל כרטיס לדף החשבון שלו; תשלום על כרטיס הוא העברה ולא הוצאה נוספת (תשלומי כרטיס אשראי). התאימו כל הלוואה לדף של המלווה ב-⁠31 בדצמבר; ריבית היא הוצאה וקרן מקטינה את ההלוואה (רישום הלוואה עסקית).
5. חשבונות אחרים שמחזיקים כסף עסקי, כמו יתרות אצל מעבדי תשלומים ומזומן: ראו התאמת מכירות והעברות.

חיבור בנק מייבא תנועות; הוא לא מוכיח שהספרים תואמים לדף החשבון. ראו חיבור בנק אינו התאמת בנק.

איך מטפלים במכירות, בחשבוניות ספקים ובשכר שחוצים את סוף השנה?

לצורכי הדוח, שייכו כל פריט לשנה שנדרשת לפי שיטת החשבונאות שלו לצורכי מס (פרסום 538), והצביעו למכין הדוחות על כל הבדל מהספרים שלכם:

ציוד מתכלה כפוף לכלל משלו בשתי השיטות: פריטים שמנהלים עליהם מעקב או ספירה מנוכים בדרך כלל כשהם מופעלים או נצרכים לראשונה; פריטים שנשמרים בלי רישומי שימוש או ספירות, כשהם משולמים (בצבירה, כשהחבות נוצרת). הבחירה לרכישות קטנות שלהלן יכולה לשנות זאת (⁦26 CFR 1.162-3⁩; מלאי או ציוד מתכלה אצל מוכרים קטנים).

שמרו על השיטה שבה השתמש הדוח של השנה שעברה: שינוי שלה דורש בדרך כלל אישור IRS, שמבקשים בטופס 3115, ובשינוי אוטומטי הוא מוגש עם הדוח של שנת השינוי (הוראות טופס 3115). עסק עם מלאי משתמש בדרך כלל בשיטת צבירה לרכישות ולמכירות, עם חריג לעסק קטן בהמשך. ראו שיטת מזומן או צבירה בעסק קטן.

שלושה פריטים יכולים לחצות את גבול השנה:

• חשבונית שנשלחה בדצמבר ושולמה בינואר: ראו חשבונית ששולמה בשנת המס הבאה.
• שכר דירה, ביטוח או עלויות אחרות ששולמו מראש: ראו הוצאות ששולמו מראש בסוף השנה.
• שכר של דצמבר ששולם בינואר: סכומי טופס ⁦W-2⁩ מבוססים על שכר ששולם במהלך השנה הקלנדרית, ולכן שכר על עבודה בדצמבר ששולם ב-⁠1 בינואר נכלל ב-⁠⁦W-2⁩ של השנה הבאה (הוראות ⁦W-2⁩). אם ההוצאה שייכת לדצמבר תלוי בשיטת החשבונאות ובזהות מקבל התשלום: שכר שמגיע לצד קשור שמשתמש בשיטת מזומן ניתן לניכוי רק כשהוא משולם (פרסום 538). ראו שכר צבור בסוף השנה.

אילו טפסי שכר וקבלנים תלויים בספרים, ומתי הם מוגשים?

טפסי עובדים וקבלנים מוגשים בחודש הראשון אחרי סוף השנה, לפני דוח העסק, ולכן סגרו קודם את השכר ואת התשלומים לקבלנים.

מועד שחל בסוף שבוע או בחג רשמי עובר ליום העסקים הבא (מועדי IRS); המועדים שלמעלה כבר מביאים זאת בחשבון. אם הפקדתם את כל המסים בזמן, אפשר להגיש טופס 941 או טופס 940 עד 10 בפברואר 2027 במקום (הוראות טופס 941). מעסיקים שמגישים 10 דוחות מידע או יותר (⁦W-2⁩ ו-⁠1099 יחד) חייבים להגיש אותם באופן אלקטרוני (IRS).

שכר. התאימו את דוחות השכר לחשבונות השכר, הניכויים ומסי המעסיק, והסבירו הבדלי תזמון, כמו שכר דצמבר ששולם בינואר, במקום לכפות התאמה של הסכומים. IRS מתאים בין ארבעת טפסי 941 הרבעוניים לסכומי ⁦W-2⁩ בטופס ⁦W-3⁩ (מס הכנסה שנוכה, שכר וטיפים לביטוח לאומי, שכר וטיפים למדיקר) ועשוי לפנות אליכם אם הם שונים (הוראות טופס 941). יתרה שלא נסגרת: ראו התחייבויות שכר שלא נסגרות. מס שנוכה ולא הועבר עלול לגרום לאדם אחראי חבות אישית בקנס השווה למס, אם ההפרה מכוונת (סעיף 6672); לרשות IRS יש בדרך כלל פרק זמן של 3 שנים, החל מ-⁠15 באפריל שאחרי שנת השכר או ממועד הגשה מאוחר יותר, כדי לקבוע אותו (IRM 5.7.3). ראו קנס אחריות אישית על מס שנוכה.

קבלנים. רשמו כל מקבל תשלום ששילמתם לו בשנה את הסף או יותר עבור שירותים, כולל חלקים וחומרים, כשטופס ⁦W-9⁩ שלו בתיק. תשלומים בכרטיס אשראי, בכרטיס חיוב או ברשת תשלומים של צד שלישי מדווחת חברת התשלומים בטופס ⁦1099-K⁩, ולכן הם יוצאים מרשימת ⁦1099-NEC⁩ (הוראות 1099). מי מקבל טופס, כולל חברות וניכוי גיבוי במקור (backup withholding): אילו קבלנים מקבלים טופס מס. מקבל תשלום שלא נותן מספר: איסוף מספרי זיהוי מס מקבלנים. מועד שהוחמץ: טפסי מס מאוחרים לקבלנים ולעובדים.

מה עושים בסוף השנה עם מלאי, נכסים קבועים ופחת?

ספרו את המלאי ורשמו את הנכסים, עם תאריכים ועלויות.

מלאי

עסק שמייצר או קונה סחורה למכירה מעריך את המלאי שלו בתחילת שנת המס ובסופה כדי למצוא את עלות המכר. IRS דורש ספירה פיזית במרווחים סבירים, והסכום בספרים חייב להיות מותאם אליה; סוף השנה הוא המועד המעשי. עלות המכר היא מלאי פתיחה בתוספת רכישות ועלויות אחרות, פחות מלאי סגירה.

• מלאי הפתיחה שווה בדרך כלל למלאי הסגירה של השנה שעברה; הפרש דורש הסבר (פרסום 334).
• סחורה שהבעלים לוקחים לשימוש אישי יוצאת מהרכישות והולכת לחשבון משיכות הבעלים.
• דפי הספירה צריכים להראות מי ספר ומי תמחר את הפריטים, ושיטת ההערכה חייבת להישאר עקבית משנה לשנה (פרסום 334).

עסק שממוצע התקבולים ברוטו השנתי שלו בשלוש השנים הקודמות הוא ⁦$32,000,000⁩ או פחות (התקרה המותאמת לאינפלציה; עסקים שנחשבים למעסיק אחד סופרים את התקבולים שלהם יחד, לפי פרסום 538), ושאינו מקלט מס (tax shelter), יכול לבחור לא לנהל מלאי, אבל עדיין חייב להשתמש בשיטה שמראה הכנסה בבירור (פרסום 538). קבעו מה חל עליכם לפני שמדלגים על ספירה. מלאי שאי אפשר למכור: מחיקת מלאי מת.

נכסים קבועים ופחת

הפחת מתחיל כשהנכס נכנס לשימוש: מוכן וזמין לשימוש הייעודי שלו, גם אם עוד לא השתמשתם בו. בעסק על שנה קלנדרית המועד הקובע הוא 31 בדצמבר. ציוד שנמסר בדצמבר ולא הותקן ופעל עד ינואר הוא נכס של ינואר.

רשמו כל נכס עם תיאורו, עלותו, המוכר, תאריך הכניסה לשימוש, חלק השימוש העסקי וכל מכירה, גריטה או מעבר לשימוש אישי. פרסום 946 דורש רישומים של שימוש עסקי, השקעה ואישי, ומפסיק פחת כשהנכס נמכר, עובר לשימוש אישי, ננטש, נגרט או נהרס. מכין הדוחות משתמש ברשימה לחישוב פחת, בטופס 4562 כשהוא נדרש (הוראות טופס 4562).

• רכישות קטנות: עסק יכול לבחור, בדוח שהוגש בזמן, להוציא כהוצאה פריטים עד ⁦$2,500⁩ לחשבונית או לפריט (התקרה כשאין דוח כספי רלוונטי), אם הספרים שלו עקבו אחרי מדיניות הוצאה עקבית שהייתה קיימת בתחילת השנה; מלאי אינו כלול (כללי IRS על רכוש מוחשי). ראו הוצאה או היוון של רכישות קטנות.
• פחת שהוחמץ: פחת מותר שלא נתבע בשנה קודמת אי אפשר פשוט לתבוע השנה; תיקון עשוי לדרוש דוח מתוקן או שינוי שיטת חשבונאות. ראו בנייה מחדש של לוח פחת חסר.

איך מנקים פריטים לא מסווגים ותנועות בעלים?

תנו לכל תנועה קטגוריה ומסמך. הספרים חייבים להראות הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים (פרסום 583), ופריט לא מסווג לא מראה אף אחד מהם. הוכחת תשלום לבדה לא מבססת ניכוי: שמרו גם את החשבונית או הקבלה. נטל ההוכחה מוטל על הנישום. ראו הוצאות לא מסווגות לפני עונת המס.

משיכות, חלוקות, הון שהוכנס וקרן הלוואה נשארים מחוץ להכנסות ולהוצאות של העסק. שכר בעלים ותשלומים מובטחים לא: כל אחד הוא פריט נפרד. לאן הם הולכים תלוי בעסק:

הוצאות אישיות ששולמו מחשבון העסק אינן הוצאה עסקית: החלק האישי של הוצאה אינו ניתן לניכוי בדרך כלל. רשמו אותן כפי שהטבלה מראה: רישום משיכות בעלים ותשלומים מובטחים לעומת משיכות שותפים. ראו הוצאות אישיות ששולמו מחשבון העסק, ולחברות חברת S ששילמה הוצאות אישיות או חברת C ששילמה הוצאות של בעלים.

אילו דוחות ורישומים מכין הדוחות שלי צריך?

שלחו את דוח הרווח וההפסד של השנה, את המאזן ב-⁠31 בדצמבר (ה-⁠Schedule L בדוח, כשיש כזה, צריך להתאים לו), את פירוט התנועות, את ההתאמות מול דפי החשבון של דצמבר, ואת לוחות השכר, הקבלנים, הנכסים, המלאי והבעלים מהשלבים שלמעלה. הוסיפו את הדוח של השנה שעברה עבור מלאי פתיחה, לוח הפחת וההון הפותח.

איזה דוח מזין איזו שורה בדוח המס נמצא במהספרים לדוח מס העסק. הון שלא תואם לדוח של השנה שעברה: עודפים שלא תואמים.

מתי מועד הגשת דוח העסק, וכמה זמן יש לי?

דוח שותפות או חברת S מוגש עד היום ה-⁠15 בחודש השלישי אחרי סוף השנה; של בעל עסק יחידני או חברת C, בחודש הרביעי. טפסי שכר וקבלנים באים קודם. בשנה קלנדרית:

LLC שבחר להיות ממוסה כחברת S או כחברת C עוקב אחרי השורה של אותה חברה; LLC עם בעלים יחיד שבבעלות שותפות או חברה מדווח בדוח של הבעלים שלו (IRS). תאריך שחל בסוף שבוע או בחג רשמי עובר ליום העסקים הבא. לדוחות מדינה, לדוחות שכר של מדינה ולדוחות מס מכירה יש מועדים משלהם.

לשותפות או לחברת S יש כחודשיים וחצי אחרי 31 בדצמבר, וטפסי השכר והקבלנים לוקחים את החודש הראשון שלהם. טופס 7004 שהוגש בזמן לדוח עסק, או טופס 4868 לטופס 1040, מאריך את הזמן להגשה ולא את הזמן לתשלום: ראו הארכה כשהספרים לא מוכנים. שאלו את מכין הדוחות עד מתי הוא צריך את הספרים; בדרך כלל זה מוקדם מהמועד הקבוע.

האם לנעול את השנה כשהספרים סופיים?

בדרך כלל נועלים את השנה אחרי שהדוח הוגש, לא כשמסיימים את הספרים. נעילה (תאריך סגירה) היא הגדרה בתוכנת הנהלת החשבונות, לא כלל מס. אם היא נקבעת ל-⁠31 בדצמבר לפני שמכין הדוחות מסיים, אי אפשר לרשום את פקודות ההתאמה שלו, כמו פחת או תיקון מלאי, בלי לבטל את הנעילה. אחרי ההגשה, נעילה מונעת שינוי מקרי בשנה שהוגשה. ראו תאריך סגירה אחרי הגשת המסים.

מה שומרים, ולכמה זמן?

שמרו את הרישומים שמאחורי כל פריט בדוח עד שתקופת ההתיישנות של אותו דוח מסתיימת, ושמרו עותקים של הדוחות שהוגשו.

במצבים מסוימים התקופה ארוכה יותר, ורישומים של דוח שלא הוגש מעולם, או של דוח במרמה, נשמרים ללא הגבלה. מבטחים ומלווים עשויים לדרוש שמירה ארוכה יותר מ-⁠IRS. סריקות חייבות לעמוד בדרישות האחסון של IRS לפני שהן מחליפות נייר: ראו קבלות סרוקות במקום נייר. הרשימה המלאה בכמה זמן שומרים רישומים עסקיים; רישומי שכר בשמירת רישומי שכר.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

בעל עסק עיצוב עצמאי עם חשבון אחד וכרטיס אחד

בעל עסק עיצוב עם הכנסות של ⁦US$120,000⁩ מתאים את חשבון העסק ואת הכרטיס ליום 31 בדצמבר. המחאה אחת של ⁦US$800⁩ לא נפרעה ונשארת ברשימת ההמחאות הממתינות. ⁦US$6,000⁩ שהועברו לחשבון אישי נרשמים כמשיכות, לא כהוצאות. שלושה פרילנסרים לא מאוגדים קיבלו תשלום עבור שירותים במהלך השנה. הראשון קיבל ⁦US$3,500⁩ בהעברה בנקאית, ולכן צריך עבורו טופס ⁦W-9⁩ וטופס ⁦1099-NEC⁩, כי הסף הוא ⁦US$2,000⁩. השני קיבל ⁦US$1,200⁩ ובדרך כלל אין צורך בטופס. השלישי קיבל ⁦US$2,500⁩ בכרטיס אשראי ולכן הוא מוצא מהרשימה, כי חברת הכרטיס מדווחת על תשלומים בכרטיס בטופס ⁦1099-K⁩. בעל העסק מייצא את דוח הרווח וההפסד ואת המאזן עבור מכין הדוחות.

חברת S עם שני עובדים

חברת S עם הכנסות של ⁦US$600,000⁩ ובעל מניות אחד שהוא גם הבעלים מגלה שדוח השכר מראה ⁦US$150,000⁩ שכר ברוטו אבל הספרים מראים ⁦US$138,000⁩, כי שני תשלומי השכר האחרונים לא נרשמו מעולם. היא רושמת אותם לפני ששולחים את טפסי ⁦W-2⁩, ואז בודקת את ארבעת טפסי 941 מול סכומי ⁦W-2⁩. שכר הבעלים עובר דרך מערכת השכר. ה-⁦US$30,000⁩ שהבעלים משך בנוסף נרשמים כחלוקה (או כהחזר הלוואה, אם זה מה שהיה), לא כשכר ולא כהוצאה. אם השכר גבוה מספיק זו שאלה נפרדת: ראו שכר בעלים בחברת S.

חנות מקוונת עם מלאי

חנות מקוונת עם מכירות של ⁦US$250,000⁩ סופרת את המלאי ב-⁠31 בדצמבר ומוצאת ⁦US$40,000⁩. הספרים הציגו ⁦US$46,000⁩, ולכן הסכום בספרים יורד ב-⁦US$6,000⁩ ועלות המכר עולה באותו סכום. מלאי הפתיחה הוא מלאי הסגירה של השנה שעברה, ⁦US$30,000⁩. הרכישות היו ⁦US$120,000⁩, בלי עלויות סחורה אחרות, פחות ⁦US$2,000⁩ של סחורה שנלקחה הביתה על ידי הבעלים. עלות המכר היא ⁦US$30,000⁩ ועוד ⁦US$118,000⁩ פחות ⁦US$40,000⁩, שהם ⁦US$108,000⁩, ונשאר רווח גולמי של ⁦US$142,000⁩.

המצב שלכם שונה?

• הספרים שלכם כוללים פריטים לא מסווגים, חשבונות שלא מתאימים, או כסף של הבעלים שמעורבב בהם: עברו על רשימת משימות לניקוי הספרים. אם אתם לא יודעים אילו פריטים לסיים ואילו לבנות מחדש, או שמועד הדוח קרוב, ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• הספרים שלכם מאחרים בחודשים או בשנה, או שלא יהיו מוכנים עד מועד הדוח: ראו השלמת ספרים שמאחרים, הארכה כשהספרים לא מוכנים ועזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם חברת S או חברת C, מנהלים מלאי או מפעילים שכר: המאזן בדוח צריך להתאים לספרים, ומועדי השכר באים קודם. ראו מהספרים לדוח מס העסק ועזרה בהנהלת חשבונות.
• עבר מועד של שכר או של 1099, או שהדוח מאחר: ראו טפסי מס מאוחרים לקבלנים ולעובדים וקנסות על איחור בהגשה ובתשלום. אם גם הספרים שמאחורי הטפסים האלה לא גמורים, ראו עזרה בהנהלת חשבונות.
• הבעלים של ה-⁠LLC או של החברה שלכם אינו אדם אמריקאי (US person): עסקאות מסוימות בין החברה לבעלים הזר מדווחות בטופס 5472, ולכן הספרים צריכים לעקוב אחריהן. ראו הנהלת חשבונות לחברה אמריקאית בבעלות זרה ועזרה בהנהלת חשבונות.
• שיטת המיסוי של העסק השתנתה במהלך השנה, או ששותף הצטרף או עזב: תאריך התחולה הוא קו חיתוך לספרים. חברת S שהבחירה שלה מסתיימת באמצע השנה מגישה דוח לשנה קצרה כחברת S ודוח לשנה קצרה כחברת C (הוראות טופס ⁦1120-S⁩). בחירה חדשה ב-⁠S (טופס 2553) מוגשת בתוך 2 חודשים ו-⁠15 ימים מתחילת השנה שהיא חלה עליה, או בכל עת בשנה שקדמה לה (הוראות טופס 2553). ראו ספרים אחרי בחירה ב-⁠S, רישום רכישת חלקו של שותף ועזרה בהנהלת חשבונות.
• העסק שלכם משתמש בשנת כספים, או שהחברה שלכם קנדית: ראו שנה קלנדרית או שנת כספים או את רשימת משימות לסוף השנה לחברה קנדית.