Thư rà soát hoặc kiểm tra thuế của CRA: Cần làm và gửi gì

Thư của CRA là rà soát hay kiểm tra thuế?

Một đợt rà soát (review) của CRA thường kiểm tra một khoản khai hoặc một số tiền cụ thể. Kiểm tra thuế (audit) xem xét sổ sách, hồ sơ và các giao dịch liên quan rộng hơn. Thư cho biết chương trình, tài khoản thuế, kỳ thuế và thông tin CRA cần; hãy dùng các chi tiết đó để xác định phạm vi trả lời (CRA: các loại rà soát; CRA: kiểm tra thuế doanh nghiệp).

Một đợt rà soát có thể diễn ra trước hoặc sau khi ấn định thuế. Bản thân thư rà soát không phải là thông báo ấn định lại (CRA: các loại rà soát; CRA: các giai đoạn kiểm tra thuế).

Với thư của Revenu Québec, hãy theo ngày ghi trong thư và theo quy trình kiểm tra thuế và khiếu nại riêng. Các bước dưới đây áp dụng cho thông báo của CRA.

Vì sao CRA chọn tờ khai của tôi?

Việc được chọn không có nghĩa tờ khai của bạn sai. Tờ khai cá nhân có thể được chọn vì số tiền đã khai khác với thông tin từ bên thứ ba, một khoản khai cần chứng từ, lịch sử nộp tờ khai đặt ra câu hỏi, hoặc được chọn ngẫu nhiên (CRA: cách chọn rà soát).

Kiểm tra thuế doanh nghiệp được chọn qua đánh giá rủi ro và xem xét của nhân viên CRA. CRA có thể so sánh doanh nghiệp với hồ sơ của chính doanh nghiệp và các thông tin khác; CRA cũng có thể xem xét các đơn vị liên quan hoặc hồ sơ cá nhân khi cần (CRA: kiểm tra thuế doanh nghiệp). Thư và yêu cầu của kiểm tra viên cho bạn biết vấn đề thực sự trong trường hợp của bạn.

Tôi có bao lâu để trả lời, và có xin thêm thời gian được không?

Hãy dùng ngày ghi trong thư rà soát; không có một hạn chung cho mọi yêu cầu của CRA. Nếu bạn không kịp tập hợp hồ sơ, hãy gọi số điện thoại trên thư trước ngày đó, nói rõ còn thiếu gì và xin một ngày mới (CRA: trả lời một đợt rà soát).

Nếu bạn không trả lời một đợt rà soát, CRA có thể quyết định dựa trên thông tin đang có và thay đổi hoặc bác khoản khai (CRA: các điều chỉnh thường gặp). Nếu thiếu hồ sơ trong lúc bị kiểm tra thuế, hãy báo ngay cho kiểm tra viên; thiếu hồ sơ có thể làm chậm cuộc kiểm tra (CRA: kiểm tra thuế).

Tôi nên gửi gì và gửi bằng cách nào?

Hãy gửi bản sao rõ ràng của các chứng từ CRA yêu cầu, gắn với từng khoản bị hỏi. Ghi số tham chiếu của thư và thêm một lời giải thích ngắn cho thấy hồ sơ chứng minh tờ khai như thế nào (CRA: trả lời một đợt rà soát).

Trước khi chia sẻ hồ sơ, hãy cúp máy nếu đang gọi và xác minh người gọi qua các số liên lạc đã công bố của CRA hoặc công cụ xác minh qua điện thoại. Với đợt rà soát thuế thu nhập cá nhân, hãy kèm bản dịch tiếng Anh hoặc tiếng Pháp đạt yêu cầu cho mọi chứng từ bằng ngoại ngữ, theo quy tắc về người ký của CRA.

Với doanh nghiệp, hãy tập hợp các tờ khai đã nộp, sổ cái, hóa đơn, biên nhận, hợp đồng, sao kê ngân hàng và bảng đối chiếu của các kỳ và vấn đề nêu trong thư. Kiểm tra viên cũng có thể yêu cầu hồ sơ cá nhân hoặc hồ sơ của bên liên quan khi cần; yêu cầu đó không đương nhiên nằm ngoài phạm vi kiểm tra (CRA: hồ sơ kiểm tra thuế doanh nghiệp). Nếu mục đích hoặc phạm vi của yêu cầu chưa rõ, hãy nhờ kiểm tra viên nêu rõ vấn đề và hồ sơ cần thiết trước khi chuẩn bị phản hồi.

Hãy dùng cách nộp ghi trên thư. CRA nhận tài liệu đã quét qua dịch vụ Submit documents bảo mật, và kiểm tra viên có thể sắp xếp để xem hoặc mượn hồ sơ, đồng thời đưa biên nhận cho tài liệu mượn. Đừng gửi hồ sơ kiểm tra thuế qua email cho kiểm tra viên; kiểm tra viên của CRA không thể nhận tệp qua email thông thường (CRA: kiểm tra thuế doanh nghiệp). Hãy giữ lại các tài liệu đã gửi, lời giải thích và xác nhận đã nộp.

Nếu tôi không có biên nhận hoặc hồ sơ thì sao?

Hãy nói với CRA điều gì còn thiếu và vì sao; đừng làm biên nhận thay thế. Với đợt rà soát, hãy kèm lời giải thích bằng văn bản và mọi bằng chứng khác bạn có. CRA cho biết có thể xem xét các hồ sơ như séc đã hủy hoặc sao kê ngân hàng để chứng minh một khoản khai (CRA: trả lời một đợt rà soát; CRA: cách chọn rà soát).

Với cuộc kiểm tra thuế, trước hết hãy cố lấy bản sao từ ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng hoặc bên đã lập hồ sơ đó. Nếu không được, hãy bàn với kiểm tra viên hoặc trưởng nhóm một cách khác để xác nhận số tiền (CRA: hồ sơ trong kiểm tra thuế). Quy tắc lưu giữ thông thường là sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan, với quy tắc dài hơn cho một số hồ sơ, tờ khai nộp trễ và tranh chấp chưa kết thúc (CRA: lưu giữ hồ sơ).

Có thể nhờ người khác làm việc với CRA thay tôi không?

Có. Bạn có thể ủy quyền cho một người đại diện nhận thông tin và trả lời, nhưng bạn vẫn chịu trách nhiệm lưu giữ hồ sơ và giải thích tờ khai. Công việc của người đại diện không xóa nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ theo luật của bạn (CRA: ủy quyền; CRA: trách nhiệm trong kiểm tra thuế).

Bạn có thể cấp quyền truy cập trực tuyến qua tài khoản cá nhân hoặc tài khoản doanh nghiệp của CRA. Form AUT-01 chỉ cấp quyền truy cập ngoại tuyến. Hãy kiểm tra xem ủy quyền có đúng tài khoản cần thiết không. Người đại diện có ủy quyền trực tuyến cần thiết có thể nộp tài liệu qua dịch vụ bảo mật dành cho người đại diện của CRA (CRA: các cách ủy quyền; CRA: trả lời một đợt rà soát).

CRA có thể rà soát hoặc ấn định lại tối đa bao nhiêu năm trước?

Với cá nhân và công ty, thời hạn thông thường để ấn định lại thuế thu nhập tính từ ngày ấn định ban đầu, không tính từ cuối năm thuế. Việc xác định đối với hợp danh dùng một thời hạn khác. Rà soát hồ sơ và ra thông báo ấn định lại là hai bước khác nhau. CRA nói chung yêu cầu lưu hồ sơ sáu năm, kể cả khi thời hạn ấn định lại thông thường ngắn hơn (CRA: lưu giữ hồ sơ).

Các thời hạn thông thường này có thể được kéo dài đối với bất kỳ người nộp thuế thu nhập nào. Khai sai do cẩu thả, bất cẩn hoặc cố ý bỏ qua, hoặc gian lận, có thể cho phép ấn định lại bất cứ lúc nào. Người nộp thuế có thể từ bỏ quyền (waiver) đối với một vấn đề cụ thể trên Form T2029; người nộp thuế, người đại diện pháp lý hoặc cán bộ điều hành được ủy quyền của công ty ký, và CRA phải nhận được trước khi thời hạn thông thường kết thúc. Với một số trường hợp gia hạn theo luật, có thể nộp đơn từ bỏ quyền trong vòng ba năm sau khi thời hạn đó kết thúc. Giao dịch với bên không độc lập là người không cư trú, hoặc khoản của công ty liên kết nước ngoài, có thể cộng thêm ba năm. Form T1135 không nộp hoặc nộp không đầy đủ cùng với thu nhập từ tài sản nước ngoài chưa khai cũng có thể cộng thêm ba năm. Việc chuyển nhượng bất động sản không khai có thể cho phép ấn định lại muộn hơn; với việc chuyển nhượng của công ty hoặc hợp danh, tài sản đó phải là tài sản vốn (Income Tax Act, section 152(4)). Việc xác định đối với hợp danh có quy tắc từ bỏ quyền riêng (CRA: hướng dẫn tờ khai hợp danh). Hãy kiểm tra loại thuế, năm, thông báo và lý do cụ thể trước khi coi một kỳ cũ hơn là đã đóng.

Điều gì xảy ra khi kiểm tra viên kết thúc?

Kiểm tra viên đưa cho bạn kết quả bằng văn bản. Nếu kiểm tra viên đề xuất thay đổi, nói chung bạn có 30 ngày để trả lời trước khi CRA hoàn tất các thay đổi đó (CRA: quy trình kiểm tra thuế).

Hãy so sánh đề xuất với tờ khai đã nộp và hồ sơ gốc. Xác định từng khoản bạn chấp nhận hoặc phản đối, giải thích lỗi bạn thấy và đính kèm hồ sơ chứng minh quan điểm của bạn. Thảo luận các điểm chưa thống nhất với kiểm tra viên, rồi với trưởng nhóm. Nếu CRA thay đổi thuế hoặc thu nhập, CRA gửi thông báo ấn định lại; nếu khoản lỗ thay đổi thì có thể có thông báo xác định lại (notice of redetermination). Nếu không có thay đổi, cuộc kiểm tra kết thúc (CRA: kiểm tra thuế doanh nghiệp).

Nếu tôi không đồng ý với việc ấn định lại thì sao?

Hãy nộp đơn khiếu nại chính thức để phản đối thay đổi đã được ấn định; thảo luận đề xuất với kiểm tra viên không thay thế cho việc khiếu nại. Nêu các sự kiện, lý do và tài liệu chứng minh, và theo dõi riêng hạn của từng thông báo (CRA: quyền khiếu nại về thuế thu nhập).

Nếu đợt rà soát đã thay đổi khoản khai của bạn vì thiếu hồ sơ, hãy gửi hồ sơ mới theo hướng dẫn trong thư của CRA; CRA có thể xem xét lại. Theo dõi hạn khiếu nại riêng (CRA: gửi thông tin sau một đợt rà soát).

Hãy nộp khiếu nại về thuế thu nhập qua mục “Register my formal dispute” trong tài khoản CRA, hoặc gửi thư hay fax Form T400A hoặc một thư có chữ ký đến Appeals Intake Centre. Với GST/HST, hãy dùng dịch vụ trực tuyến hoặc gửi thư Form GST159. Hãy giữ bằng chứng đã nộp (CRA: khiếu nại thuế thu nhập; CRA: khiếu nại GST/HST).

Với khiếu nại GST/HST, một người được chỉ định (specified person) phải mô tả từng vấn đề, thay đổi muốn có, cùng các sự kiện và lý do hỗ trợ. Hãy kiểm tra quy tắc này nếu bạn là tổ chức tài chính được liệt kê hoặc một doanh nghiệp lớn (CRA: khiếu nại GST/HST, đoạn 10–12).

Hướng dẫn khiếu nại thuế thu nhập nêu quy tắc cho cá nhân và công ty; hướng dẫn về hợp danh và bản ghi nhớ GST/HST nêu các quy tắc riêng. Với cả thuế thu nhập và GST/HST, có thể xin gia hạn chậm nhất một năm sau hạn khiếu nại, theo các điều kiện (CRA: khiếu nại GST/HST, đoạn 38). Tiền lãi có thể tiếp tục tính khi khoản tranh chấp chưa được trả. Khiếu nại GST/HST không dừng việc thu nợ trừ khi CRA hoãn hoặc chấp nhận bảo đảm thỏa đáng (Excise Tax Act, section 315; CRA: khiếu nại GST/HST, đoạn 71–72). Công ty lớn phải nêu từng vấn đề và biện pháp mong muốn cho vấn đề đó, đồng thời trả 50% khoản tranh chấp khi khiếu nại (CRA: quyền khiếu nại và thu nợ).

Sau khi CRA liên hệ, tôi còn dùng được tự nguyện khai báo không?

Việc CRA liên hệ không phải lúc nào cũng đóng cửa Chương trình Tự nguyện Khai báo (Voluntary Disclosures Program, VDP). Kết quả tùy thuộc vào thông tin bạn khai báo và hành động CRA đã thực hiện (CRA: thông tri VDP, đoạn 16–20).

Hãy so sánh vấn đề và kỳ thuế của lần liên hệ với nội dung khai báo; cuộc kiểm tra thuế về một vấn đề khác không quyết định tư cách đủ điều kiện. Việc giảm nhẹ mang tính tùy nghi (CRA: thông tri VDP, đoạn 17–21). Nếu CRA chưa liên hệ, xem thu nhập chưa khai và tự nguyện khai báo.

Đơn VDP hoạt động thế nào, và được giảm nhẹ những gì?

Với đơn VDP đủ điều kiện, hãy nộp Form RC199 có chữ ký kèm các tờ khai đã sửa và hồ sơ hỗ trợ, cùng khoản thanh toán hoặc yêu cầu thỏa thuận trả dần cho số thuế ước tính. Nếu người đại diện nộp, cả bạn và người đại diện đều phải ký. Bản thân số thuế vẫn phải nộp. Việc bỏ sót phải có khả năng phát sinh tiền lãi hoặc tiền phạt. Năm thuế thu nhập phải quá hạn nộp tờ khai ít nhất một năm; việc bỏ sót GST/HST có thể đủ điều kiện khi có ít nhất một kỳ báo cáo đã quá hạn (CRA: thông tri VDP, đoạn 10 và 24–34; CRA: bản ghi nhớ VDP cho GST/HST; CRA: cách nộp đơn).

Đơn chỉ nhằm xin hoàn thuế, xin giảm tiền phạt đã được ấn định, hoặc thay đổi một lựa chọn về thuế thì không đủ điều kiện theo VDP (CRA: thông tri VDP, đoạn 11).

Đây là mức giảm nhẹ thông thường theo IC00-1R7. Với thuế thu nhập, việc giảm tiền phạt nói chung áp dụng cho các năm thuế kết thúc trong mười năm dương lịch trước năm nộp đơn; việc giảm tiền lãi áp dụng cho tiền lãi phát sinh trong những năm đó, kể cả trên khoản nợ cũ hơn (CRA: giới hạn giảm nhẹ của VDP). Một giao dịch wash của GST/HST có thể được giảm toàn bộ tiền phạt và tiền lãi: ví dụ, bên bán không thu thuế của bên mua đã đăng ký mà lẽ ra có thể thu hồi toàn bộ thuế đó dưới dạng tín thuế đầu vào (input tax credit); còn có các điều kiện khác (CRA: giao dịch wash; CRA: VDP cho GST/HST). Việc giảm nhẹ mang tính tùy nghi. Nếu được chấp nhận, CRA sẽ không chuyển vấn đề đã khai báo để truy tố hoặc áp dụng tiền phạt do sơ suất nghiêm trọng đối với vấn đề đó. CRA vẫn có thể xác minh hoặc kiểm tra cách tính thuế (CRA: thông tri VDP, đoạn 21–22 và 37).

Nếu CRA từ chối giảm nhẹ theo VDP, không thể dùng khiếu nại thuế để phản đối quyết định đó. Bạn có thể yêu cầu CRA xem xét hành chính lần hai; CRA cho biết nên làm bước này trước khi yêu cầu xem xét tư pháp. Đơn yêu cầu xem xét tư pháp tại Federal Court phải nộp trong vòng 30 ngày kể từ ngày CRA gửi quyết định bị phản đối. Khiếu nại về việc ấn định thuế gốc là một việc riêng (CRA: thông tri VDP, đoạn 38–42).

Hãy cung cấp hồ sơ sửa lỗi của sáu năm gần nhất cho thu nhập hoặc tài sản có nguồn từ Canada, mười năm cho các khoản có nguồn nước ngoài và bốn năm cho GST/HST. CRA có thể yêu cầu hồ sơ cũ hơn; các khoảng thời gian này không kéo dài giới hạn giảm nhẹ. Hãy khai báo mọi lỗi và thiếu sót về các loại thuế do CRA quản lý mà bạn biết, kể cả các giao dịch hoặc hoàn cảnh liên quan với bên độc lập và bên không độc lập. CRA có thể từ chối giảm nhẹ nếu phát hiện việc không tuân thủ bị bỏ sót (CRA: cách nộp đơn; CRA: thông tri VDP, đoạn 26–31). Hãy nộp trực tuyến, bằng fax hoặc qua đường bưu điện, chỉ dùng một cách. Hãy giữ giấy xác nhận đã nhận và ngày có hiệu lực; sau đó CRA gửi quyết định giảm nhẹ bằng văn bản (CRA: thông tri VDP, đoạn 33–35 và 43).

Revenu Québec có chương trình tự nguyện khai báo riêng cho các nghĩa vụ do cơ quan này quản lý. Đơn nộp bằng Form LM-15-V; việc CRA chấp nhận không quyết định đơn tại Québec.

Ví dụ

Số tiền chỉ để minh họa, tính bằng đô la Canada. Một người tự kinh doanh nhận thư rà soát của CRA về C$20.000 chi phí kinh doanh. Họ tập hợp hóa đơn cho C$18.000, hồ sơ ngân hàng và lời giải thích về C$2.000 còn thiếu, rồi gửi bản sao kèm số tham chiếu của thư trước hạn. Nếu CRA bác C$2.000, họ kiểm tra thông báo ấn định lại và hạn khiếu nại. Một hồ sơ khác vẫn có thể chứng minh khoản khai.

Trường hợp của bạn khác?

• CRA chưa liên hệ về thu nhập bị bỏ sót hoặc tài sản ở nước ngoài: xem thu nhập chưa khai và tự nguyện khai báo để biết có nên chủ động khai báo hay không và thông tin nước ngoài có thể đến tay CRA bằng cách nào.
• Công ty của bạn chưa từng nộp các tờ khai trước đây: xem nộp bù các tờ khai công ty chưa nộp.
• Việc ấn định lại có tiền phạt hoặc tiền lãi: xem tiền phạt, tiền lãi và giảm nhẹ để biết cách yêu cầu giảm nhẹ riêng.
• Khoản bị hỏi là thu nhập hoặc khoản lỗ từ cho thuê: xem thu nhập cho thuê.
• Kiểm tra viên hỏi về tiền chuyển cho chủ sở hữu: xem khoản vay của cổ đông.
• Thư liên quan đến Form T1135 hoặc công ty liên kết nước ngoài: xem báo cáo tài sản nước ngoài và công ty liên kết.
• Thư liên quan đến tín thuế nước ngoài: xem thu nhập nước ngoài trên tờ khai Canada.
• Kiểm tra viên dùng tài sản và chi tiêu cá nhân để dựng lại thu nhập, đề xuất tiền phạt do sơ suất nghiêm trọng, hoặc xem xét nhiều đơn vị liên quan: những vấn đề này cần được trả lời theo từng tình huống cụ thể; hãy tập hợp thư kiểm tra, các tờ khai, sổ cái, sao kê ngân hàng và các điều chỉnh được đề xuất để nhờ hỗ trợ khai thuế.