Kinh doanh ở tỉnh bang khác: đăng ký và thuế thu nhập

Thành lập công ty ở Alberta có giúp giảm thuế nếu tôi làm việc ở Ontario không?

Việc thành lập công ty ở Alberta, tự nó, không chuyển thu nhập chịu thuế của một công ty đang hoạt động sang Alberta. Công ty Canada có cơ sở thường trú ở Ontario và không có cơ sở nào khác thường phân bổ toàn bộ thu nhập chịu thuế cho Ontario, dù trụ sở đăng ký đặt tại Alberta. Nếu có cơ sở ở cả hai tỉnh bang, công ty phân chia thu nhập giữa hai nơi theo quy tắc phân bổ theo tỉnh bang của CRA.

Địa chỉ thành lập có thể có ý nghĩa nếu công ty không có cơ sở thường trú ở bất kỳ nơi nào khác: Income Tax Regulations coi công ty có một cơ sở tại trụ sở chính hoặc trụ sở đăng ký ghi trong hồ sơ của công ty. Quy định dự phòng đó không biến địa chỉ đăng ký thành một phần thu nhập thuộc Alberta khi doanh nghiệp thực tế có cơ sở ở Ontario. Nếu bạn đang cân nhắc có nên thành lập công ty hay không, xem doanh nghiệp một chủ hay công ty.

Điều gì tạo ra cơ sở thường trú ở tỉnh bang khác?

Khi phân bổ thu nhập của công ty, cơ sở thường trú thường là một địa điểm cố định nơi công ty tiến hành hoạt động kinh doanh. Văn phòng, xưởng hoặc kho có thể được tính; một nhân viên hoặc đại diện đặt tại một nơi cũng có thể tạo ra cơ sở trong các trường hợp nêu dưới đây. Kết quả phụ thuộc vào những gì diễn ra tại địa điểm đó, không phụ thuộc vào cách gọi địa chỉ hay hợp đồng lao động (Income Tax Regulations, section 400; CRA).

Quy định này cũng coi là có cơ sở khi công ty sử dụng máy móc hoặc thiết bị đáng kể, và trong một số trường hợp khi công ty sở hữu đất. Nhà riêng của nhân viên làm việc từ xa không tự động là địa điểm cố định của công ty. Hãy xem xét công ty có thật sự có quyền sử dụng địa điểm đó hay không, và nhân viên có vai trò ký hợp đồng hoặc giữ hàng tồn kho như quy định mô tả hay không. Hãy giữ hợp đồng thuê, thỏa thuận làm việc, thẩm quyền ký, hồ sơ hàng tồn kho và các mốc thời gian.

Khách hàng ở tỉnh bang khác có làm thu nhập của tôi chịu thuế ở đó không?

Chỉ riêng việc có khách hàng ở tỉnh bang khác thì không tạo ra cơ sở thường trú của công ty tại đó. Nếu công ty không có cơ sở ở tỉnh bang đó, quy tắc phân bổ thường không phân thu nhập chịu thuế nào cho nơi đó. Khi công ty có cơ sở ở nhiều tỉnh bang, nơi khách hàng nhận hàng hoặc nơi thực hiện dịch vụ có thể ảnh hưởng đến việc cơ sở nào được tính doanh thu. Với dịch vụ thực hiện ở nơi công ty không có cơ sở, CRA quy doanh thu cho cơ sở mà người đàm phán hợp đồng được coi là gắn với một cách hợp lý.

Quy định đăng ký công ty có thể rộng hơn. Ví dụ, Alberta liệt kê việc chào mời kinh doanh tại Alberta là một trong các hoạt động được coi là đang kinh doanh ở đó. Hãy kiểm tra việc đăng ký tách biệt với thuế thu nhập. Về thuế bán hàng, xem thuế bán hàng cấp tỉnh bang; nếu ghi sai thuế suất GST/HST trên hóa đơn, xem sửa thuế suất.

Công ty phân chia thu nhập trên Schedule 5 như thế nào?

Công ty có cơ sở thường trú ở nhiều hơn một tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ phải hoàn tất Part 1 của Schedule 5 cùng tờ khai T2, kể cả khi không có thu nhập chịu thuế. Nếu không có thu nhập chịu thuế, công ty chỉ cần điền các cột A, B và D. Cách phân bổ thông thường tính trọng số bằng nhau cho tỷ lệ doanh thu gộp và tỷ lệ tiền lương của từng tỉnh bang, rồi áp dụng tỷ lệ kết hợp đó cho thu nhập chịu thuế của công ty (Schedule 5 năm 2026; CRA folio, các đoạn 2.15–2.18).

Hãy đối chiếu doanh thu gộp với quy tắc của Schedule 5: số này có thể khác doanh thu trong báo cáo tài chính. Lãi ngân hàng có thể được tính, trong khi lãi trái phiếu, cổ tức cổ phiếu, và tiền thuê hoặc tiền bản quyền không liên quan thì bị loại. Nếu doanh thu gộp bằng không, dùng yếu tố tiền lương; nếu tiền lương bằng không sau khi áp dụng quy tắc tiền lương được coi là có, dùng yếu tố doanh thu. Nhân viên do người sử dụng lao động có liên quan trả lương cũng có thể được tính vào yếu tố tiền lương của công ty khi các điều kiện của section 402.1 được đáp ứng. Quy tắc riêng của một số ngành có thể thay thế công thức thông thường. Công ty có cơ sở ở Quebec hoặc Alberta vẫn khai phân bổ trên Schedule 5 và thường nộp thêm một tờ khai riêng, Quebec CO-17 hoặc Alberta AT1. T2, CO-17 và AT1 đến hạn trong vòng sáu tháng sau ngày kết thúc năm tài chính; xem nộp tờ khai công ty để biết ngày nộp thuế và các trường hợp ngoại lệ.

Nếu công ty đã chuyển văn phòng hoặc giữ văn phòng ở cả hai tỉnh bang thì sao?

Hãy liệt kê mọi tỉnh bang nơi công ty có cơ sở thường trú vào bất kỳ thời điểm nào trong năm tính thuế. Nếu công ty đóng văn phòng ở Ontario rồi mở một văn phòng ở Alberta, Schedule 5 vẫn liệt kê cả hai tỉnh bang; các văn phòng không cần mở cùng lúc. Hãy phân bổ thu nhập chịu thuế của năm theo yếu tố doanh thu và tiền lương. Nếu vẫn giữ văn phòng cũ thì công ty cũng vẫn có cơ sở ở cả hai tỉnh bang.

Hãy lưu lại ngày mỗi văn phòng mở và đóng, thời điểm nhân viên đổi nơi làm việc, nơi thực hiện dịch vụ, nơi gửi hàng và người đàm phán các giao dịch bán hàng. Những hồ sơ này làm căn cứ cho cả việc xác định cơ sở lẫn việc phân bổ doanh thu và tiền lương. Chỉ đổi địa chỉ trong hồ sơ công ty thì không chứng minh được hoạt động đã chuyển đi từ khi nào.

Chủ doanh nghiệp một chủ và hợp danh xử lý thuế tỉnh bang như thế nào?

Tỉnh bang nơi cá nhân cư trú vào cuối năm thường quyết định thuế của tỉnh bang. Theo hướng dẫn mới nhất mà CRA công bố, chủ doanh nghiệp một chủ hoặc thành viên hợp danh có thu nhập kinh doanh được phân bổ cho một cơ sở ngoài tỉnh bang đó thì dùng Form T2203 thay cho Form 428; người cư trú Quebec dùng T2203 để tính thuế ngoài Quebec. Người cư trú Quebec có hoạt động kinh doanh ngoài Quebec cũng nộp tờ khai Quebec kèm mẫu TP-22; người cư trú ở nơi khác nhưng có hoạt động kinh doanh tại Quebec có thể cần nộp tờ khai Quebec kèm mẫu TP-25. Chủ doanh nghiệp đã chuyển từ Ontario sang Alberta nên kiểm tra xem thu nhập kiếm được qua cơ sở ở Ontario trong năm có thuộc về T2203 hay không, kể cả khi văn phòng đó sau này đã đóng. Nếu chưa rõ nơi cư trú, folio về cư trú của CRA xem xét các mối ràng buộc cư trú đáng kể.

Địa điểm kinh doanh của hợp danh cũng quan trọng với thành viên là công ty: mỗi thành viên là công ty được coi là có một cơ sở ở nơi hợp danh có cơ sở và tính phần doanh thu cùng tiền lương của hợp danh theo tỷ lệ vào Schedule 5 của chính mình (CRA: Schedule 5). Hãy kiểm tra riêng địa điểm của hợp danh, loại hình pháp nhân của thành viên và nơi cư trú của cá nhân.

Chủ doanh nghiệp một chủ tự chịu thuế thu nhập kinh doanh của mình và, với tư cách người sử dụng lao động, phải khấu trừ và nộp thuế tiền lương theo section 153 của Income Tax Act. Thành viên hợp danh là cá nhân nộp thuế trên phần của mình theo section 96. Thành viên hợp danh chung cũng có thể phải tự chịu nợ của hợp danh: ví dụ, section 10 của Partnership Act của Ontario quy định họ cùng chịu trách nhiệm đối với các nghĩa vụ phát sinh khi họ còn là thành viên.

Khoản khấu trừ tiền lương của tỉnh bang nào áp dụng cho nhân viên làm việc từ xa?

Với nhân viên cư trú tại Canada, các khoản khấu trừ tiền lương thường dùng tỉnh bang nơi làm việc, không tự động là tỉnh bang nơi nhân viên sống hay cơ sở tính thuế thu nhập của công ty. Hướng dẫn xác định tỉnh bang nơi làm việc của CRA áp dụng một phép thử riêng về cơ sở của người sử dụng lao động.

CRA cho biết không được chọn việc gắn với một cơ sở khi làm việc từ xa toàn thời gian chỉ để tránh các khoản khấu trừ hoặc đóng góp. Nếu tỉnh bang tính lương khác nơi nhân viên cư trú, số thuế khấu trừ có thể quá cao hoặc quá thấp so với thuế mà nhân viên cuối cùng phải nộp. Về nhân viên ở Quebec hoặc cách nộp chi tiết, xem chạy bảng lương và kinh doanh tại Quebec từ tỉnh bang khác.

Nếu công ty không khấu trừ hoặc không nộp thuế thu nhập trên tiền lương, các giám đốc tại thời điểm đó có thể phải tự chịu trách nhiệm về số tiền, tiền lãi và tiền phạt theo section 227.1 của Income Tax Act, tùy theo các điều kiện truy thu và điều kiện thẩm định hợp lý (due diligence) theo luật. Thủ tục truy thu đối với giám đốc phải bắt đầu trong vòng hai năm kể từ lần cuối người đó thôi giữ chức vụ.

Khi nào công ty phải đăng ký ở tỉnh bang khác?

Công ty ngoài tỉnh bang có thể phải đăng ký tại nơi công ty tiến hành hoạt động kinh doanh theo luật công ty của tỉnh bang đó, kể cả khi không có cơ sở thường trú về thuế thu nhập. Công ty liên bang cũng phải đăng ký ở các tỉnh bang mà luật tỉnh bang yêu cầu; việc thành lập liên bang không phải là đăng ký trên toàn quốc (Corporations Canada).

Trang đăng ký của Alberta nêu rằng công ty được thành lập ở nơi khác phải đăng ký để kinh doanh tại đó, và liệt kê việc chào mời kinh doanh, có đại diện cư trú, có kho, văn phòng hoặc nơi kinh doanh, và sở hữu đất trong số các trường hợp phải đăng ký. Công ty Ontario chào mời các hợp đồng ở Alberta có thể rơi vào trường hợp này dù không có văn phòng ở Alberta. Nếu thuộc diện section 279 của Business Corporations Act của Alberta, công ty phải đăng ký trước hoặc trong vòng 30 ngày sau khi bắt đầu kinh doanh tại đó. Đây là quy định của Alberta, không phải phép thử chung cho cả nước. Hãy kiểm tra cơ quan đăng ký của tỉnh bang nơi đến trước khi bắt đầu hoạt động. Một số biểu mẫu của tỉnh bang có thể được chuẩn bị trong lúc thành lập công ty liên bang; hãy xác nhận cơ quan đăng ký đã chấp nhận việc đăng ký.

Đăng ký ngoài tỉnh bang có đủ để chuyển công ty sang tỉnh bang khác không?

Đăng ký ngoài tỉnh bang cho phép công ty hiện có hoạt động ở tỉnh bang nơi đến; việc này không thay đổi luật mà theo đó công ty đã được thành lập. Cơ quan đăng ký của Alberta mô tả việc đăng ký công ty thành lập ở nơi khác, trong khi trang biểu mẫu của họ liệt kê các bước riêng để chuyển công ty sang Alberta (continuance).

Nếu mục tiêu chỉ là mở văn phòng ở Alberta, hãy đánh giá việc đăng ký và các loại thuế của Alberta. Nếu mục tiêu là đổi nơi thành lập công ty, hãy đánh giá việc chuyển sang (continuance) theo cả luật công ty hiện tại lẫn luật công ty nơi đến. Không bước nào trong hai bước này tự nó thay đổi nơi doanh nghiệp đang hoạt động có cơ sở thường trú để phân bổ thu nhập (CRA folio).

Nếu tôi đã hoạt động trước khi đăng ký hoặc đã phân bổ thu nhập sai thì sao?

Hãy dựng lại các sự việc trước: hoạt động ở mỗi tỉnh bang bắt đầu khi nào, văn phòng và nhân viên ở đâu, ai có quyền ký hợp đồng, hàng tồn kho để ở đâu, và doanh thu cùng tiền lương được phân bổ ra sao. Sau đó so sánh lịch sử đăng ký công ty, dòng 750 của T2 và Schedule 5, cách thiết lập bảng lương và các tờ khai của tỉnh bang cho từng năm bị ảnh hưởng. Hướng dẫn về cơ sở thường trú của CRA yêu cầu khai tất cả các cơ sở và dùng dòng 750 kể cả khi không có thuế phải nộp.

Hãy liên hệ cơ quan đăng ký của tỉnh bang liên quan về việc đăng ký trễ. Với tờ khai T2 đã được ấn định thuế nhưng phân bổ sai, CRA cho phép công ty yêu cầu ấn định lại; việc ấn định lại có thể thay đổi thuế, tiền lãi hoặc tiền phạt. Hãy xử lý riêng từng việc: tờ khai của tỉnh bang và việc sửa bảng lương. Nếu bị ảnh hưởng nhiều năm hoặc nhiều tỉnh bang, nên nhờ hỗ trợ về thuế công ty trước khi nộp các bản điều chỉnh không nhất quán.

Ví dụ

Ví dụ minh họa bằng đô la Canada. Một công ty Ontario mở văn phòng có nhân viên ở Alberta trong năm và vẫn giữ văn phòng ở Ontario. Giả sử cả hai đều là cơ sở thường trú trong suốt thời gian minh họa, áp dụng quy tắc phân bổ thông thường, và toàn bộ doanh thu cùng tiền lương đều có thể gắn với một trong hai văn phòng. Công ty có thu nhập chịu thuế C$200.000, doanh thu gộp C$1.000.000 và tiền lương C$400.000. Ontario chiếm C$600.000 doanh thu và C$200.000 tiền lương; Alberta chiếm C$400.000 doanh thu và C$200.000 tiền lương.

Tỷ lệ doanh thu của Ontario là 60% và tỷ lệ tiền lương là 50%, nên Schedule 5 phân bổ cho Ontario mức trung bình của hai tỷ lệ, 55%, tức C$110.000 thu nhập chịu thuế. Các tỷ lệ của Alberta là 40% và 50%, trung bình 45%, tức C$90.000. Công ty kiểm tra riêng việc đăng ký ngoài tỉnh bang ở Alberta. Nếu thay vào đó công ty chỉ có khách hàng ở Alberta mà không có cơ sở ở Alberta, riêng những khách hàng đó sẽ không tạo ra phần thu nhập chịu thuế của công ty thuộc Alberta; tuy vậy, điều kiện đăng ký của Alberta vẫn có thể cần được xem xét.

Trường hợp của bạn khác?

• Bạn cần tờ khai T2 hoặc một tờ khai riêng của Quebec hay Alberta: xem nộp tờ khai công ty.
• Bạn có khách hàng hoặc nhân viên ở Quebec: xem lại nghĩa vụ về thuế bán hàng và tiền lương tại Quebec.
• Bạn có thể cần một tài khoản thuế bán hàng cấp tỉnh bang: xem thuế bán hàng cấp tỉnh bang.
• Bạn cần tính và nộp các khoản khấu trừ tiền lương: xem chạy bảng lương.
• Bạn đã tính sai thuế suất GST/HST: xem sửa hóa đơn và tờ khai GST/HST.
• Bạn đã hoạt động ở nhiều tỉnh bang mà chưa đăng ký hoặc chưa phân bổ thu nhập: hãy tập hợp hồ sơ về văn phòng, nhân viên, hợp đồng, hàng tồn kho, doanh thu, tiền lương và các tờ khai theo từng năm, rồi nhờ hỗ trợ về thuế công ty.