Chạy bảng lương và nộp khoản khấu trừ tại nguồn tại Canada

Người làm việc cho tôi là nhân viên hay nhà thầu?

Mối quan hệ làm việc quyết định bạn có phải chạy bảng lương hay không. Nhân viên nhìn chung làm việc dưới sự chỉ đạo của bên trả tiền. Nhà thầu tự kinh doanh điều hành một doanh nghiệp và tự kiểm soát cách thực hiện công việc. Hợp đồng gọi một người là nhà thầu không giải quyết được câu hỏi này (CRA: tình trạng việc làm).

Hãy xem ai kiểm soát công việc, ai cung cấp công cụ, ai có thể thuê người giúp, và ai thực sự có cơ hội lãi và chịu rủi ro lỗ. Với hợp đồng được lập tại Quebec, CRA áp dụng Civil Code of Québec và tập trung vào quyền chỉ đạo công việc (CRA: hợp đồng tại Quebec). Nếu các tình tiết thực tế cho thấy cả hai khả năng, bên trả tiền hoặc người lao động có thể yêu cầu CRA đưa ra quyết định xác nhận (ruling) về CPP/EI. Coi nhân viên là nhà thầu có thể khiến bên trả tiền phải chịu trách nhiệm về các khoản khấu trừ và đóng góp của người sử dụng lao động bị bỏ sót (CRA: Hướng dẫn cho người sử dụng lao động). Về cách một nhà thầu thật khai thu nhập của chính họ, xem thu nhập tự kinh doanh bị tính thuế thế nào.

Khi nào tôi cần tài khoản thuế lương?

Hãy mở tài khoản chương trình thuế lương của CRA khi bạn trả tiền công, tiền lương, tiền thưởng, tiền nghỉ phép, phúc lợi chịu thuế của nhân viên hoặc khoản thù lao khác cần khấu trừ tiền lương. Nếu bạn đã có mã số doanh nghiệp, hãy thêm tài khoản thuế lương RP. Nếu chưa, hãy lấy mã số doanh nghiệp và đăng ký trước khi đến hạn nộp lần đầu (CRA: Hướng dẫn cho người sử dụng lao động).

Trước ngày trả lương đầu tiên, hãy thu thập Số Bảo hiểm Xã hội Canada (SIN) của từng nhân viên, Form TD1 liên bang, Form TD1 của tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ áp dụng (nhân viên tại Quebec dùng TP-1015.3-V), tỉnh bang nơi làm việc, lịch trả lương và chi tiết phúc lợi. Nếu SIN bắt đầu bằng số 9, hãy kiểm tra giấy tờ cho phép làm việc còn hiệu lực của nhân viên và ngày hết hạn (CRA: Hướng dẫn cho người sử dụng lao động). Hãy dùng tỉnh bang nơi làm việc để chọn bảng thuế. Nơi này có thể khác nơi nhân viên sống. Với nhân viên làm từ xa, hãy kiểm tra cơ sở nào của người sử dụng lao động mà họ báo cáo hoặc gắn bó hợp lý, hoặc nếu không có thì là cơ sở trả lương cho họ. Tỉnh bang nơi họ sống không tự động quyết định (CRA: tỉnh bang nơi làm việc). Hãy lưu hồ sơ về tổng tiền lương, các khoản khấu trừ, đóng góp của người sử dụng lao động, tiền lương thực nhận và ngày trả.

Tôi khấu trừ gì từ mỗi kỳ lương, và người sử dụng lao động trả gì?

Với hầu hết nhân viên ngoài Quebec, hãy khấu trừ thuế thu nhập liên bang và của tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ, CPP và, nếu công việc được bảo hiểm, EI. Người sử dụng lao động cộng thêm khoản đóng góp CPP và phí bảo hiểm EI của mình. Thuế thu nhập không có phần đối ứng của người sử dụng lao động. CPP2 cũng có thể áp dụng khi thu nhập đóng hưu trí cả năm bước vào khoảng thu nhập bổ sung của nó (CRA: Hướng dẫn cho người sử dụng lao động).

CPP áp dụng từ 18 tuổi đến hết tháng nhân viên tròn 70 tuổi. Nhân viên từ 65 đến 69 tuổi đang nhận lương hưu CPP hoặc QPP, kể cả chủ sở hữu, có thể ký Form CPT30 và đưa cho bạn một bản sao. CPP của nhân viên và của người sử dụng lao động khi đó dừng từ kỳ lương đầu tiên của tháng sau. Với công việc tại Quebec, lựa chọn này được thực hiện với Retraite Québec (CRA: Form CPT30; Canada Pension Plan, section 12).

Hãy dùng công cụ tính lương của CRA hoặc bảng khấu trừ hiện hành của CRA theo ngày trả lương thực tế, kỳ lương, tỉnh bang nơi làm việc, các khoản đã khai trên TD1 và tổng CPP/EI từ đầu năm đến nay. Công cụ này không tính các khoản khấu trừ của tỉnh bang Quebec. Hãy kiểm tra cách xử lý tiền thưởng và phúc lợi chịu thuế trước khi dùng số liệu của lương thông thường. Hãy nộp các khoản khấu trừ của nhân viên và đóng góp của người sử dụng lao động cùng nhau. Đừng lấy phần của người sử dụng lao động từ tiền lương thực nhận của nhân viên (CRA: Hướng dẫn cho người sử dụng lao động).

Có gì thay đổi khi nhân viên duy nhất là chính tôi, chủ sở hữu?

Một công ty trả lương cho chủ sở hữu vẫn chạy bảng lương qua tài khoản RP và khai khoản lương đó trên T4. Tiền lương thuộc diện đóng hưu trí nhìn chung cần cả CPP của nhân viên và của người sử dụng lao động. Nếu chủ sở hữu kiểm soát hơn 40% số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty, công việc đó không thuộc diện được bảo hiểm EI (CRA: Hướng dẫn cho người sử dụng lao động). Dưới ngưỡng đó, công việc có quan hệ liên quan hoặc không độc lập (non-arm's-length) khác vẫn có thể không thuộc diện được bảo hiểm. Hãy yêu cầu CRA ra quyết định xác nhận (ruling) nếu điều khoản chưa rõ (CRA: phép thử giao dịch độc lập).

Chủ doanh nghiệp một chủ hoặc thành viên hợp danh không thể biến khoản tự rút của mình thành tiền lương được khấu trừ. Trả lương cho các nhân viên khác vẫn cần chạy bảng lương. Cổ tức là lợi tức từ cổ phần, không phải tiền công cho dịch vụ, và theo các quy tắc khai báo khác. Xem tiền lương hay cổ tức trước khi chọn cách công ty trả cho chủ sở hữu (CRA: tiền lương và khoản tự rút; CRA: khoản trả cho cổ đông).

Khi nào đến hạn nộp các khoản khấu trừ?

Kỳ nộp của CRA tính theo ngày nhân viên được trả lương, không phải kỳ nhân viên đã làm việc. Loại người nộp được chỉ định của bạn quy định ngày đến hạn. Loại này nhìn chung dựa trên các khoản phải nộp cho CRA của hai năm dương lịch trước, chia cho số tháng cần nộp (tối đa 12). Nhiều tài khoản thuế lương và các công ty liên kết được cộng gộp. Một công ty mua lại gần như toàn bộ tài sản kinh doanh của người sử dụng lao động khác qua chuyển nhượng theo section 85, sáp nhập hoặc thanh lý cũng tính cả các khoản đã nộp của người sử dụng lao động đó (Income Tax Regulations, section 108). Hãy kiểm tra loại hiển thị trong tài khoản CRA của bạn, đừng mặc định rằng bảng lương nhỏ nghĩa là nộp theo quý (CRA: các loại người nộp).

Các hạn nộp theo quý là ngày 15 tháng 4, ngày 15 tháng 7, ngày 15 tháng 10 và ngày 15 tháng 1. Người sử dụng lao động nhỏ mới đủ điều kiện có thể nộp theo quý trước khi được xác nhận. Nếu chưa chắc, hãy nộp hằng tháng cho đến khi CRA xác nhận đủ điều kiện trên Form PD7A. Người sử dụng lao động đã có hồ sơ phải được thông báo về điều kiện nộp theo quý. Nếu hạn nộp rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ được CRA công nhận, áp dụng ngày làm việc kế tiếp. Nếu bạn tạm thời không trả lương cho nhân viên nào, hãy khai một khoản nộp bằng không (nil remittance) trước hạn thường lệ và báo CRA khi dự kiến trả lương trở lại. Khoản nộp cuối cùng đến hạn trong vòng bảy ngày theo lịch nếu doanh nghiệp ngừng hoạt động, tình trạng pháp lý thay đổi, chủ doanh nghiệp hoặc thành viên hợp danh qua đời, hoặc doanh nghiệp rơi vào phá sản hoặc tái cơ cấu (CRA: khi nào nộp; CRA: Hướng dẫn cho người sử dụng lao động).

Tôi thanh toán các khoản nộp cho CRA bằng cách nào?

Hãy cộng các khoản khấu trừ của nhân viên và đóng góp của người sử dụng lao động trong kỳ nộp, rồi thanh toán vào đúng tài khoản thuế lương và kỳ của CRA. Các cách thanh toán dành cho doanh nghiệp của CRA gồm ngân hàng trực tuyến, thanh toán trực tuyến của CRA, ghi nợ ủy quyền trước và thanh toán tại tổ chức tài chính Canada. Hãy kiểm tra phương thức bắt buộc đối với loại người nộp của bạn (CRA: cách nộp; CRA: các cách thanh toán).

Hãy lưu xác nhận thanh toán và đối chiếu với sổ lương và bảng kê tài khoản CRA. Khoản thanh toán thực hiện vào ngày đến hạn không phải lúc nào cũng được nhận đúng hạn. Thanh toán qua ngân hàng trực tuyến được tính khi tổ chức tài chính ghi có cho CRA, còn khoản gửi qua bưu điện được tính khi CRA nhận được. Các khoản thanh toán trên $10.000 nhìn chung phải thực hiện điện tử, trừ khi bên trả tiền không thể làm vậy một cách hợp lý. Người nộp nhanh ở ngưỡng thứ hai phải thanh toán điện tử hoặc tại tổ chức tài chính Canada (CRA: Hướng dẫn cho người sử dụng lao động; CRA: cách nộp).

Nếu nộp trễ hoặc bỏ lỡ một khoản thì sao?

Hãy gửi số tiền còn thiếu ngay khi phát hiện. CRA có thể tính tiền phạt nộp trễ và lãi gộp theo ngày. Nộp T4 không làm hoãn các khoản phải nộp hiện tại (CRA: khi nào nộp). Một thủ tục hẹp là Payment on Filing áp dụng cho các khoản thiếu đủ điều kiện khi đối chiếu cuối năm. Bài tiền phạt, tiền lãi và miễn giảm trình bày các mức phạt và khả năng được miễn giảm.

Người từng là giám đốc khi công ty không khấu trừ hoặc không nộp các khoản tiền lương có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân về các khoản đó, kèm tiền lãi và tiền phạt, tùy điều kiện thu hồi và biện pháp bào chữa về sự thận trọng đúng mức. CRA không thể bắt đầu thu hồi quá hai năm sau lần cuối người đó thôi làm giám đốc (Income Tax Act, section 227.1). Giám đốc nên xác minh các khoản khấu trừ được giữ lại và các khoản thanh toán thực sự đã được thanh toán thành công, kể cả khi người khác xử lý bảng lương (CRA: trách nhiệm của giám đốc). Nếu các tờ khai bảng lương hoặc T4 cũ chưa bao giờ được nộp, xem nộp bù các tờ khai công ty chưa nộp.

Tôi phải nộp gì vào cuối năm?

Hãy nộp các chứng từ T4 bắt buộc và bảng tổng hợp T4 cho tài khoản thuế lương, và đưa chứng từ cho nhân viên chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng Hai sau năm dương lịch đã trả lương. Chứng từ nhìn chung bắt buộc nếu bạn phải khấu trừ CPP/QPP, EI/QPIP hoặc thuế thu nhập, nếu thù lao vượt $500, hoặc nếu bạn cung cấp phúc lợi bảo hiểm nhân thọ nhóm có kỳ hạn chịu thuế. Nếu hạn nộp rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ được CRA công nhận, hạn nộp là ngày làm việc kế tiếp. Doanh nghiệp ngừng hoạt động phải nộp trong vòng 30 ngày. Nếu chủ doanh nghiệp một chủ hoặc thành viên hợp danh qua đời, hạn là 90 ngày sau khi qua đời. Hãy đối chiếu tổng tiền lương, thuế thu nhập, CPP, EI và các khoản đã nộp trước khi nộp. T4 khai tiền lương theo năm đã trả, dù công việc đã làm từ trước (CRA: nộp T4).

Nếu bạn nộp hơn năm chứng từ T4 cho một năm dương lịch, hãy nộp điện tử. Số lượng được đếm theo từng loại chứng từ (Income Tax Regulations, section 205.1). Các tài khoản RP riêng cần các tờ khai T4 riêng. Nhân viên tại Quebec nhìn chung cũng cần chứng từ RL-1 và bảng tổng hợp RL-1 gửi cho Revenu Québec chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng Hai (CRA: nộp T4; Revenu Québec: nộp RL-1).

Khi nào tôi phải cấp Record of Employment?

Hãy cấp Record of Employment (bảng ghi nhận việc làm, ROE) khi một nhân viên có thu nhập được bảo hiểm bị gián đoạn thu nhập hoặc khi Service Canada yêu cầu. Thông thường, điều này nghĩa là bảy ngày liên tiếp theo lịch không làm việc và không có thu nhập được bảo hiểm. Nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ chăm con và nghỉ chăm sóc người thân có thể kích hoạt sớm hơn khi thu nhập giảm xuống dưới 60% thu nhập hằng tuần thông thường. ROE được gửi cho Service Canada, không gửi kèm tờ khai T4 (Service Canada: hướng dẫn ROE).

Với ROE giấy, hạn thông thường là năm ngày theo lịch sau khi gián đoạn bắt đầu hoặc sau khi bạn biết. Với ROE điện tử có lương trả hằng tuần, hai tuần một lần hoặc hai lần một tháng, hạn là năm ngày theo lịch sau khi kỳ lương chứa thời điểm gián đoạn kết thúc. Với lương trả hằng tháng hoặc 13 kỳ lương một năm, hạn là mốc nào đến trước giữa năm ngày theo lịch sau khi kỳ lương đó kết thúc và 15 ngày theo lịch sau ngày đầu tiên của gián đoạn (Service Canada: hướng dẫn ROE).

Tỉnh bang của tôi có thêm quy định bảng lương nào?

Tỉnh bang nơi làm việc quyết định bảng thuế thu nhập áp dụng, và nghĩa vụ của người sử dụng lao động theo quy định tỉnh bang có thể nằm ngoài khoản nộp cho CRA. Hãy kiểm tra tiêu chuẩn việc làm, bồi thường lao động và thuế lương của tỉnh bang nơi nhân viên làm việc. Tài khoản thuế lương của CRA không thay thế các đăng ký đó (CRA: Hướng dẫn cho người sử dụng lao động).

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Canada. Các khoản khấu trừ là số giả định, không phải phép tính theo mức đóng. Một công ty trả cho một nhân viên tại Ontario C$4.000 vào ngày 30 tháng 6. Hồ sơ lương cho thấy đã khấu trừ C$600 thuế thu nhập, C$220 CPP và C$65 EI. Công ty cộng thêm C$220 CPP và C$91 EI của người sử dụng lao động. Nhân viên nhận C$3.115. Công ty nợ CRA C$1.196 cho lần trả lương đó. Nếu công ty là người nộp thông thường, CRA phải nhận khoản nộp chậm nhất vào ngày 15 tháng 7. Ngày trả lương tháng 6 quyết định, dù công việc đã làm vào tháng 5.

Tình huống của bạn khác?

• Bạn chỉ trả tiền cho chủ sở hữu công ty: hãy quyết định khoản trả là tiền lương hay cổ tức trong bài tiền lương hay cổ tức.
• Bạn muốn thuê vợ/chồng hoặc con: điều khoản việc làm và mức trả đều quan trọng. Xem trả lương cho thành viên gia đình.
• Bạn có nhân viên tại Quebec, nhiều nhân viên, hoặc chưa nộp một số khoản: hãy chuẩn bị mã số doanh nghiệp, tài khoản RP, danh sách nhân viên, ngày trả lương, các Form TD1, sổ lương và bảng kê của CRA/Revenu Québec để nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Các T4 hoặc tờ khai bảng lương trước đây chưa bao giờ được nộp: xem nộp bù các tờ khai công ty chưa nộp.
• Một doanh nghiệp Hoa Kỳ đã cung cấp dịch vụ tại Canada: xem khấu trừ thuế đối với dịch vụ tại Canada.
• Một người sử dụng lao động Hoa Kỳ trả tiền cho bạn để làm việc tại Canada: xem làm việc xuyên biên giới.
• CRA đã gửi thư rà soát bảng lương: xem rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo.