Nộp tờ khai T2 của công ty: hạn nộp và tự làm

Khi nào đến hạn nộp T2, và khi nào công ty phải trả thuế?

Tờ khai T2 đến hạn sáu tháng sau khi năm thuế của công ty kết thúc. Số thuế chưa trả thường đến hạn hai tháng sau ngày kết thúc năm, nên nếu chờ đến hạn nộp tờ khai mới trả thì có thể bị trễ (CRA: hạn nộp tờ khai; CRA: ngày đến hạn thanh toán số thuế còn nợ).

Năm thuế của công ty là kỳ tài chính của công ty, và không được dài quá 53 tuần. Công ty mới chọn ngày kết thúc năm đầu tiên trong giới hạn đó; việc đổi sau này thường cần CRA chấp thuận. Việc thay đổi quyền kiểm soát hoặc thay đổi tình trạng CCPC có thể tạo ra một năm thuế ngắn hơn và một tờ khai bổ sung. Nếu quyền kiểm soát được chuyển trong vòng bảy ngày sau ngày kết thúc năm đã xác lập, công ty có thể chọn kéo dài năm đó đến ngày chuyển quyền bằng cách đính kèm thư lựa chọn vào tờ khai T2 của năm đó, đến hạn sáu tháng sau ngày kết thúc năm được kéo dài (CRA: năm thuế và lựa chọn; CRA: hạn nộp tờ khai). Hãy ghi lại ngày bắt đầu và ngày kết thúc thực tế trước khi tính bất kỳ hạn nào.

Tờ khai T2 gồm những gì?

Tờ khai T2 gồm thông tin nhận dạng và năm thuế của công ty, số liệu tài chính, các điều chỉnh từ lợi nhuận kế toán sang thu nhập chịu thuế, phần tính thuế và các schedule phù hợp với hoạt động của công ty. Tờ khai này khai thu nhập của công ty, không phải thu nhập cá nhân của chủ sở hữu; công ty là một pháp nhân riêng (CRA: công ty). Hướng dẫn T2 của CRA sắp xếp các nội dung này trong tờ khai và các tài liệu đính kèm.

Với tờ khai đầu tiên sau khi thành lập công ty, CRA yêu cầu Schedule 24 và Schedule 101, Opening Balance Sheet Information, cùng thông tin về một số đợt phát hành cổ phần không bằng tiền mặt và các doanh nghiệp được chuyển giao nếu có (CRA: Schedule 24; CRA: tài liệu đính kèm tờ khai đầu tiên). Hãy chuẩn bị hồ sơ thành lập và cổ phần, báo cáo tài chính cuối năm, tờ khai T2 và thông báo ấn định thuế (notice of assessment) của năm trước, hồ sơ tài sản cố định và khấu hao theo quy định CRA, các khoản lỗ chuyển sang năm sau và các khoản thuế tạm tính đã nộp. Các chứng từ khác, GST/HST và thuế lương là hồ sơ riêng; xem Doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào. Về thuế suất thuế công ty, xem Công ty bị đánh thuế như thế nào.

Tôi có thể tự nộp tờ khai T2 cho công ty không?

Có. Chủ doanh nghiệp có thể tự lập tờ khai T2 bằng phần mềm được CRA chứng nhận và gửi qua My Business Account. Dịch vụ Corporation Internet Filing thường dùng Web Access Code cho một công ty; hãy yêu cầu mã này qua biểu mẫu trực tuyến của CRA (CRA: phần mềm và các cách nộp; CRA: mã truy cập). Tự nộp nghĩa là bạn phải chứng minh được các con số và các lựa chọn về thuế, chứ không chỉ nhập tổng số từ sổ sách.

Thứ tự thực tế là xác nhận năm thuế và tỉnh bang, hoàn tất hồ sơ, đối chiếu số liệu GIFI với báo cáo tài chính, rà soát mọi schedule liên quan, tính thuế và các khoản đã nộp, rồi gửi tờ khai và giữ xác nhận của CRA. Nói chung, hãy giữ hồ sơ hỗ trợ sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ đó liên quan, hoặc kể từ ngày nộp nếu tờ khai nộp trễ; một số hồ sơ công ty phải giữ lâu hơn (CRA: lưu giữ hồ sơ). Nếu một đơn vị truyền tờ khai điện tử nộp thay cho công ty, hãy hoàn tất và giữ lại bản T183CORP có chữ ký cho năm thuế đó; không gửi bản này cho CRA (CRA: T183CORP).

Tờ khai đầu tiên, nhiều công ty có chung chủ sở hữu, giao dịch giữa công ty và cổ đông, hoặc hoạt động ở nước ngoài có thể làm thay đổi các schedule và kết quả thuế. Những tình huống này cần được rà soát kỹ trước khi nộp.

T2 có bắt buộc nộp điện tử không, và nếu tôi nộp bản giấy thì sao?

Đối với các năm thuế bắt đầu sau năm 2023, phần lớn công ty phải nộp T2 điện tử. CRA nêu các ngoại lệ gồm công ty bảo hiểm, công ty không cư trú, công ty khai theo tiền tệ chức năng (functional currency), và công ty được miễn thuế theo section 149 (CRA: nộp điện tử).

Công ty bắt buộc phải nộp điện tử mà nộp bản giấy sẽ bị phạt $1.000 (CRA: tiền phạt nộp điện tử). CRA cho biết tờ khai T2 có mã vạch gửi qua đường bưu điện vẫn là tờ khai giấy đối với quy định này; không chấp nhận fax (CRA: tờ khai giấy). Tiền phạt hoặc tiền lãi do nộp trễ là vấn đề riêng; xem Tiền phạt, tiền lãi và miễn giảm.

GIFI là gì, và tôi có cần báo cáo tài chính không?

GIFI là định dạng mã hóa của CRA cho số liệu bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh khai cùng tờ khai T2. Phần lớn công ty nhập mã và số tiền GIFI và không gửi riêng báo cáo tài chính bản giấy cùng tờ khai điện tử. Công ty bảo hiểm có hoạt động bảo hiểm gốc (underwriting) thì gửi báo cáo tài chính thay thế và có thể đính kèm điện tử (CRA: GIFI). Tờ khai CO-17 của Quebec yêu cầu riêng báo cáo tài chính đầy đủ (Revenu Québec).

Đây là các schedule GIFI của CRA. Các mã phải bao trùm toàn bộ báo cáo tài chính, không chỉ các tổng số, và nếu có ghi chú hoặc báo cáo của kế toán viên thì cũng được đưa vào (CRA: mức độ chi tiết). Cách lập báo cáo tài chính được nêu trong Báo cáo tài chính cuối năm của công ty.

Tôi nộp tờ khai T2 không phát sinh (nil return) cho công ty không hoạt động như thế nào?

Công ty không hoạt động mà vẫn phải nộp thì vẫn gửi tờ khai T2 cho năm thuế của mình, trả lời câu hỏi về việc không hoạt động ở line 280 và khai mọi số tiền còn trong hồ sơ (CRA: tờ khai T2 hiện hành, trang 3). CRA cho phép công ty không hoạt động bỏ qua Schedule 100, 125 và 141 chỉ khi công ty không hoạt động suốt cả năm và không có thông tin bảng cân đối kế toán hoặc báo cáo kết quả kinh doanh nào để khai (CRA: ngoại lệ GIFI cho công ty không hoạt động).

Hãy kiểm tra số dư ngân hàng, vốn cổ phần, các khoản vay, tài sản, tiền lãi, phí và số dư của năm trước trước khi coi tờ khai là trống. Công ty có thể không có doanh thu nhưng vẫn có bảng cân đối kế toán hoặc chi phí. Nếu có thông tin tài chính phải khai, hãy đưa vào các schedule GIFI liên quan. Quy tắc nộp điện tử thông thường vẫn áp dụng. Việc công ty không có thu nhập có phải nộp tờ khai hay không được giải thích trong Doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào.

Ngoại lệ GIFI của liên bang không áp dụng cho tờ khai CO-17 của Quebec: Revenu Québec yêu cầu bảng cân đối kế toán cuối năm ngay cả với công ty không hoạt động (Revenu Québec: thuế thu nhập công ty).

Tôi còn dùng được T2 Short Return không?

Đừng mặc định T2 Short là một cách nộp điện tử hiện hành. CRA vẫn mô tả điều kiện cho một số CCPC không có thu nhập hoặc bị lỗ, hoặc công ty được miễn thuế theo section 149, kèm các điều kiện khác, nhưng mẫu T2 Short đã công bố là mẫu giấy đề năm 2019. CRA cũng cho biết CCPC phải nộp điện tử, nếu không sẽ bị phạt vì không nộp điện tử bắt buộc (CRA: T2 Short và quy tắc nộp).

Với tờ khai CCPC hiện hành, hãy dùng tờ khai T2 thông thường qua phần mềm được chứng nhận. Nếu công ty của bạn đủ điều kiện được ngoại lệ về nộp điện tử và bạn muốn dùng Short Return, hãy xác nhận với CRA rằng mẫu hiện có được chấp nhận cho năm thuế đó trước khi gửi qua bưu điện.

Công ty tôi có phải nộp thêm tờ khai Quebec hoặc Alberta không?

Có thể. Quebec và Alberta tự quản lý thuế thu nhập công ty của mình; tờ khai T2 liên bang không thay thế tờ khai cấp tỉnh bang khi tỉnh bang đó yêu cầu (CRA: quản lý cấp tỉnh bang).

Tờ khai CO-17 của Quebec đến hạn trong vòng sáu tháng sau ngày kết thúc năm; hãy trả số thuế Quebec còn nợ trong vòng hai tháng sau ngày kết thúc năm để tránh tiền lãi (Revenu Québec). Tờ khai AT1 của Alberta đến hạn trong vòng sáu tháng sau ngày kết thúc năm. Số thuế còn nợ tại Alberta thường đến hạn vào cuối tháng thứ hai sau ngày kết thúc năm; CCPC đủ điều kiện có thể hoãn đến cuối tháng thứ ba. Quy tắc nộp thuế tạm tính của Alberta là riêng (Alberta). Một văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh cố định khác có thể là cơ sở, nhưng định nghĩa của mỗi tỉnh bang còn bao gồm cả các tình huống khác (Revenu Québec: cơ sở; Alberta: cơ sở thường trú). Hãy kiểm tra tiêu chí của tỉnh bang nếu công ty có hoạt động ở đó; chỉ riêng địa chỉ thành lập hoặc địa chỉ nhận thư thì chưa quyết định được.

Công ty có phải nộp thuế tạm tính hằng tháng hoặc hằng quý không?

Phần lớn công ty có số thuế phải nộp vượt ngưỡng nộp thuế tạm tính sẽ nộp thuế trong năm, trước ngày đến hạn thanh toán số thuế còn nợ cuối cùng. Công ty mới thường bắt đầu nộp thuế tạm tính liên bang vào năm thứ hai; công ty không cần nộp thuế tạm tính liên bang nếu số thuế phải nộp liên quan của năm hiện tại hoặc năm trước là $3.000 hoặc thấp hơn (CRA: yêu cầu nộp thuế tạm tính).

Các khoản thuế tạm tính đến hạn vào ngày cuối cùng của mỗi tháng hoặc quý đầy đủ trong năm thuế. Nếu năm bắt đầu giữa tháng, khoản nộp đầu tiên đến hạn sau một tháng hoặc một quý trừ một ngày kể từ khi năm bắt đầu (CRA: ngày nộp thuế tạm tính). Công ty đủ điều kiện chọn nộp hằng quý trả lời có ở line 293 của T2 (CRA: tờ khai T2 hiện hành, trang 3). CRA cung cấp các cách tính theo năm hiện tại và theo năm trước, và không gửi nhắc nhở nộp thuế tạm tính (CRA: các cách tính; CRA: nhắc nhở). Thuế Quebec và Alberta được nộp trực tiếp cho các tỉnh bang đó; đừng đưa vào cách tính thuế tạm tính của CRA. Hãy kiểm tra quy tắc của họ riêng (CRA; Alberta).

Khi nào đến hạn nộp T2 cuối cùng sau khi giải thể?

Khi công ty được giải thể vĩnh viễn với cơ quan cấp phép thành lập, tờ khai T2 cuối cùng bao trùm kỳ kết thúc vào ngày giải thể ghi trong điều lệ giải thể (articles of dissolution). Hãy đánh dấu line 078 là tờ khai cuối cùng và áp dụng hạn nộp thông thường sáu tháng tính từ ngày kết thúc năm đã rút ngắn đó (CRA: tờ khai T2 hiện hành, trang 1; CRA: tờ khai cuối cùng).

Đừng coi việc ngừng kinh doanh là giải thể về mặt pháp lý. CRA cho biết có thể tiếp tục coi công ty là còn tồn tại cho đến khi nhận được giấy tờ giải thể. Hướng dẫn về tờ khai cuối cùng của CRA cũng yêu cầu có giấy chứng nhận thanh toán thuế (clearance certificate) trước khi người đại diện pháp lý phân chia tài sản, để tránh trách nhiệm cá nhân đối với thuế chưa trả. Việc phân chia tài sản cuối cùng và ngày của năm thuế cần được rà soát trước khi nộp.

Làm sao sửa tờ khai T2 sau khi đã nộp?

Hãy yêu cầu CRA ấn định lại thuế cho năm đã nộp; đừng gửi bản T2 gốc đầy đủ lần thứ hai. CRA chấp nhận yêu cầu ấn định lại bằng điện tử qua phần mềm thuế hiện hành, thông tin mã vạch gửi đến trung tâm thuế, hoặc một lá thư nêu rõ công ty, mã số doanh nghiệp, năm thuế và nội dung sửa (CRA: yêu cầu ấn định lại).

Hãy kèm số liệu GIFI đã sửa, các schedule hoặc tài liệu khác giải thích thay đổi. Việc chuyển lỗ hoặc tín thuế về năm trước có thể cần schedule riêng. Nếu thay đổi ảnh hưởng đến tờ khai CO-17 của Quebec hoặc AT1 của Alberta, hãy sửa cả tờ khai cấp tỉnh bang đó theo quy trình của tỉnh bang (CRA: tài liệu hỗ trợ yêu cầu ấn định lại; Alberta: AT1 điều chỉnh).

Ví dụ

Các số tiền dưới đây chỉ để minh họa, tính bằng đô la Canada. Một công ty ngoài Quebec và Alberta có ngày kết thúc năm là ngày 31 tháng 12. Thuế năm ngoái là C$9.000; thuế ước tính năm nay là C$12.000. Theo cách nộp thuế tạm tính dựa trên năm trước, công ty nộp đúng hạn C$750 mỗi tháng, tức C$9.000 cho cả năm, còn lại C$3.000. Các khoản thuế tạm tính được ghi ở line 840 của T2 và làm giảm số thuế còn nợ (CRA: các cách nộp thuế tạm tính; CRA: tờ khai T2 hiện hành, trang 9). Nếu không đủ điều kiện áp dụng quy tắc ba tháng, công ty trả C$3.000 chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng 2 (hoặc ngày làm việc kế tiếp nếu ngày đó rơi vào cuối tuần hoặc ngày nghỉ lễ được CRA công nhận) và nộp T2 chậm nhất vào cuối tháng 6. Nếu thuế cuối cùng vượt quá C$12.000, hãy trả phần thêm khi biết; tiền lãi chậm nộp (arrears interest) được tính trên mọi số dư chưa trả sau ngày đến hạn thanh toán số thuế còn nợ (CRA: tiền lãi chậm nộp).

Tình huống của bạn khác?

• Không có thu nhập hoặc không có hoạt động kinh doanh: hãy kiểm tra xem có phải nộp tờ khai không trong Doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào.
• Sổ sách cuối năm chưa sẵn sàng: hãy bắt đầu với Báo cáo tài chính cuối năm của công ty.
• Đã bỏ lỡ nhiều năm: xem Nộp bù tờ khai công ty chưa nộp.
• Có tiền chuyển giữa bạn và công ty: hãy xem Khoản vay của cổ đông.
• Công ty bán hàng cho khách hàng Hoa Kỳ: hãy kiểm tra xem công ty có cần nộp thêm tờ khai Hoa Kỳ không trong Tờ khai thuế Hoa Kỳ của công ty Canada.
• Đây là tờ khai đầu tiên, có công ty liên kết hoặc hoạt động ở nước ngoài, hoặc đang giải thể: những yếu tố này có thể làm tăng các bước nộp tờ khai. Nếu bạn muốn được giúp kiểm tra tờ khai, hãy mang các hồ sơ liên quan đến dịch vụ chuẩn bị thuế.