Khi nào phải đăng ký GST/HST tại Canada? Hướng dẫn doanh nghiệp

Mức người cung cấp nhỏ là bao nhiêu, và doanh số nào được tính?

Với hầu hết chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh và công ty tại Canada, mức người cung cấp nhỏ (small supplier) là $30.000 trong một quý dương lịch hoặc trong bốn quý dương lịch liên tiếp. Hãy tính tổng doanh thu trước chi phí từ các giao dịch cung cấp chịu thuế trên toàn thế giới, kể cả giao dịch cung cấp zero-rated (thuế suất bằng không) và doanh số của các doanh nghiệp liên kết với bạn vào đầu quý (CRA; Excise Tax Act, section 148).

Về GST/HST, cá nhân và doanh nghiệp có thể là bên liên kết thông qua quyền kiểm soát. Ví dụ, chủ doanh nghiệp một chủ có thể phải tính doanh số của công ty do mình kiểm soát; chỉ riêng quan hệ gia đình chưa đủ để xác định quyền kiểm soát (CRA: định nghĩa).

Phép kiểm tra dùng các quý dương lịch bắt đầu vào tháng 1, tháng 4, tháng 7 và tháng 10, ngay cả khi doanh nghiệp của bạn có năm tài chính khác. Hãy tính một khoản tiền khi nó đến hạn, hoặc khi được trả trước khi đến hạn, chứ không chỉ khi tiền mặt về tay (CRA: người cung cấp nhỏ). Chủ doanh nghiệp một chủ không thể đặt lại mức giới hạn bằng cách dùng một tên doanh nghiệp khác. Hợp danh hoặc công ty kiểm tra doanh số của chính mình cộng với doanh số của các bên liên kết; chỉ vì là các pháp nhân riêng biệt thì doanh số liên kết vẫn không bị loại ra ngoài (CRA). Nếu bạn chỉ có các giao dịch cung cấp được miễn thuế, bạn thường không thể đăng ký (CRA).

Doanh số bán cho khách hàng ngoài Canada có được tính không?

Có. Doanh số chịu thuế trên toàn thế giới được tính vào mức người cung cấp nhỏ của Canada, ngay cả khi một giao dịch xuất khẩu đủ điều kiện chịu zero-rated hoặc một giao dịch cung cấp chịu thuế được thực hiện ngoài Canada (CRA; Excise Tax Act, section 148).

Việc tính một giao dịch bán nước ngoài vào mức đăng ký không có nghĩa là thu thuế Canada trên giao dịch đó. Hàng hóa và dịch vụ xuất khẩu chỉ được chịu zero-rated khi đáp ứng các điều kiện; hãy giữ hồ sơ vận chuyển hoặc bằng chứng về tình trạng không cư trú của khách hàng tùy trường hợp (CRA: nhập khẩu và xuất khẩu). Về cách xử lý thuế đối với hóa đơn gửi khách hàng Hoa Kỳ của người làm việc tự do tại Canada, xem người làm việc tự do tại Canada có khách hàng Hoa Kỳ.

Khi nào tôi phải đăng ký và bắt đầu thu thuế?

Ngày áp dụng phụ thuộc vào cách bạn vượt $30.000. Nếu giao dịch cung cấp chịu thuế của chính bạn tại Canada làm một quý dương lịch vượt mức giới hạn, hãy áp dụng quy tắc GST/HST cho giao dịch đó; giao dịch bán chịu zero-rated đủ điều kiện vẫn không có thuế để thu. Nếu mức giới hạn chỉ bị vượt qua nhiều quý liên tiếp, tư cách người cung cấp nhỏ kết thúc sau tháng tiếp theo (CRA; CRA: nhập khẩu và xuất khẩu).

Trong cả hai trường hợp bắt buộc đăng ký ở bảng trên, hãy nộp đơn trong vòng 29 ngày kể từ ngày có hiệu lực. Hãy thu thuế từ ngày đó trên các giao dịch cung cấp chịu thuế suất dương, ngay cả khi bạn nộp đơn muộn hơn (CRA).

Nếu doanh số của bên liên kết hoặc giao dịch cung cấp của bạn thực hiện ngoài Canada làm cả nhóm vượt mức giới hạn, nghĩa vụ đăng ký của chính bạn gắn với giao dịch cung cấp chịu thuế đầu tiên của bạn tại Canada sau khi bạn không còn là người cung cấp nhỏ (Excise Tax Act, sections 148 and 240). Hãy đăng ký trong vòng 29 ngày sau giao dịch cung cấp đầu tiên đó. Bạn có thể chọn ngày có hiệu lực sớm hơn nếu đủ điều kiện, nhưng khi đó bạn phải tính thuế từ ngày đó (CRA: người cung cấp nhỏ; CRA: đăng ký tự nguyện).

Tài xế taxi và tài xế chia sẻ chuyến đi có phải đăng ký từ chuyến đầu tiên không?

Có. Người điều hành taxi tự kinh doanh hoặc tài xế chia sẻ chuyến đi thương mại phải đăng ký có hiệu lực từ chuyến chở khách chịu thuế đầu tiên, ngay cả khi là người cung cấp nhỏ, và phải nộp đơn trong vòng 29 ngày kể từ chuyến đó. GST/HST thường đã nằm trong tiền cước, nên tài xế phải xác định và nộp phần thuế nằm trong đó (CRA; Excise Tax Act, section 240).

Chỉ giao đồ ăn hoặc bưu kiện thì áp dụng phép kiểm tra người cung cấp nhỏ thông thường. Nếu bạn làm cả hai, doanh số chịu thuế từ cả hai hoạt động được tính vào phép kiểm tra đó. Dưới mức giới hạn, việc đăng ký bắt buộc thường chỉ bao gồm chuyến chở khách, trừ khi bạn yêu cầu CRA mở rộng cho mọi hoạt động thương mại tại Canada của bạn; CRA xác nhận ngày mở rộng bằng văn bản. Khi phép kiểm tra một quý hoặc nhiều quý liên tiếp chấm dứt tư cách người cung cấp nhỏ của bạn, việc đăng ký cũng bao gồm các doanh số chịu thuế khác của bạn (CRA: kinh tế chia sẻ; Excise Tax Act, section 148 và section 240).

Doanh số qua sàn thương mại điện tử hoặc nền tảng cho thuê có được tính không?

Có. Doanh số chịu thuế trên sàn thương mại điện tử và lưu trú ngắn hạn chịu thuế của người bán tại Canada được tính vào phép kiểm tra người cung cấp nhỏ của người bán, ngay cả khi nền tảng thu GST/HST trên một giao dịch. Quy tắc về nền tảng nêu rõ các doanh số này vẫn được tính vào phép kiểm tra đó (Excise Tax Act, section 211.23; section 211.13). Ai thu thuế phụ thuộc vào loại giao dịch bán và việc người bán đã đăng ký hay chưa.

Các quy tắc thu thuế này không bao gồm mọi giao dịch trên sàn. Hãy kiểm tra riêng dịch vụ, sản phẩm kỹ thuật số và hàng hóa gửi từ ngoài Canada; đừng cho rằng nền tảng đã thu thuế (CRA: hàng hóa đủ điều kiện).

Hãy giữ các bảng kê của nền tảng cho thấy tổng doanh số, phí, vị trí khách hàng, thuế đã thu và tình trạng đăng ký của bạn. Việc nền tảng thu thuế không thay thế phép tính mức giới hạn của chính bạn. Về cách xử lý thuế riêng của hoạt động cho thuê, xem GST/HST đối với bất động sản nhà ở. Về cách khai thu nhập từ nền tảng, xem Thu nhập từ tự kinh doanh bị đánh thuế như thế nào.

Tôi có nên đăng ký tự nguyện khi dưới mức giới hạn không?

Bạn có thể đăng ký tự nguyện nếu có các giao dịch cung cấp chịu thuế tại Canada. Việc đăng ký có thể cho phép bạn nhận tín thuế đầu vào trên các khoản mua kinh doanh đủ điều kiện, nhưng cũng buộc bạn phải thu thuế áp dụng, nộp tờ khai và duy trì đăng ký ít nhất một năm, trừ khi bạn ngừng hoạt động thương mại (CRA).

Hãy so sánh khoản thuế trên chi phí của bạn với công việc nộp tờ khai và tác động của việc tính thuế lên khách hàng không được khấu trừ khoản thuế đó. Ngày có hiệu lực khi đăng ký tự nguyện thường là ngày yêu cầu hoặc sớm hơn tối đa 30 ngày; công ty không thể chọn ngày trước khi được thành lập (CRA). Xem Nộp tờ khai GST/HST và tín thuế đầu vào để biết điều kiện nhận tín thuế và quy tắc về tờ khai.

Tôi đăng ký như thế nào, và cần chuẩn bị những gì?

Hãy đăng ký tài khoản chương trình GST/HST qua hệ thống Business Registration Online (BRO) của CRA nếu bạn có tài khoản CRA và dùng được BRO. Nếu không dùng được, CRA thường hướng dẫn gửi Form RC1 qua đường bưu điện; chủ doanh nghiệp một chủ có SIN tạm thời bắt đầu bằng số 9 phải dùng BRO. Nếu bạn đã có mã số doanh nghiệp, hãy dùng mã số đó; nếu chưa, bạn có thể nhận mã số trong lúc đăng ký. Doanh nghiệp tại Quebec thường đăng ký GST/HST qua Revenu Québec (CRA; Revenu Québec).

Người nộp đơn trực tuyến cũng cần cung cấp thông tin nhận dạng. Hãy lưu mã số doanh nghiệp ngay trong phiên đăng ký; CRA cho biết sẽ không gửi lại sau đó. BRO không thể đăng ký doanh nghiệp do một doanh nghiệp khác sở hữu, chẳng hạn hợp danh có thành viên là công ty (CRA).

Tôi thu thuế suất nào ở tỉnh bang khác hoặc ngoài Canada?

Hãy dùng quy tắc nơi cung cấp (place of supply) cho từng hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể, không chỉ dựa vào tỉnh bang nơi doanh nghiệp của bạn đặt trụ sở. Với hàng hóa gửi đi, nơi giao hàng thường quyết định tỉnh bang; với nhiều dịch vụ, đó là địa chỉ của khách hàng tại Canada có được trong hoạt động kinh doanh thông thường, kèm các ngoại lệ (CRA).

Giao dịch cung cấp chịu zero-rated không có GST/HST để thu, bất kể tỉnh bang nào. Các mức thuế suất dưới đây áp dụng cho các giao dịch cung cấp chịu thuế khác (CRA).

Các mức thuế suất này lấy từ trang nơi cung cấp hiện hành của CRA. Giao dịch xuất khẩu đủ điều kiện có thể chịu zero-rated; giao dịch bán thực hiện ngoài Canada có thể nằm ngoài GST/HST của Canada. Cả hai kết quả đều không tự động có chỉ vì địa chỉ thanh toán ở nước ngoài, nên hãy kiểm tra giao dịch cung cấp và bằng chứng xuất khẩu (CRA: nhập khẩu và xuất khẩu).

Tôi có cần đăng ký QST hoặc PST nữa không?

Có thể. Đăng ký GST/HST không giải quyết QST của Quebec hay các loại thuế bán hàng riêng tại British Columbia, Saskatchewan và Manitoba. Mỗi vùng có quy tắc riêng về điều gì bị đánh thuế và ai phải đăng ký (Revenu Québec; Saskatchewan; Manitoba).

Revenu Québec cho biết doanh nghiệp có hoạt động thương mại tại Quebec thường đăng ký cả GST và QST khi tổng doanh số chịu thuế trên toàn thế giới và doanh số của các bên liên kết vượt $30.000. Một số hoạt động tại Quebec bắt buộc đăng ký QST ngay cả với người cung cấp nhỏ, gồm bán lẻ nhiên liệu và lốp xe mới (Revenu Québec). Xem Thuế bán hàng cấp tỉnh bang để biết các phép kiểm tra riêng của từng tỉnh bang.

Nếu tôi đã vượt mức giới hạn mà chưa đăng ký thì sao?

Trước tiên hãy xác định đúng ngày có hiệu lực; sau đó tính GST/HST trên các giao dịch cung cấp chịu thuế từ ngày đó, kể cả các giao dịch mà bạn không thu thuế của khách hàng. CRA cho biết bạn vẫn chịu trách nhiệm về khoản thuế lẽ ra phải thu, và khoản thuế đó phải được khai trong tờ khai của kỳ mà lẽ ra phải thu (CRA: RC4022).

1. Hãy dựng lại tổng doanh số chịu thuế theo từng quý dương lịch, kể cả các doanh nghiệp liên kết và doanh số nước ngoài. Xác định giao dịch bán đầu tiên bị ảnh hưởng theo quy tắc một quý hoặc bốn quý.
2. Hãy tách riêng doanh số chịu thuế tại Canada, xuất khẩu chịu zero-rated đủ điều kiện, giao dịch cung cấp thực hiện ngoài Canada và giao dịch cung cấp được miễn thuế. Hãy đối chiếu hóa đơn và bảng kê của nền tảng, kể cả thuế mà nền tảng đã thu. Hãy kiểm tra xem từng hợp đồng hoặc hóa đơn ghi thuế đã bao gồm, cộng thêm riêng hay không nêu rõ, trước khi tính khoản thuế chưa thu hoặc yêu cầu khách hàng trả thêm (CRA: RC4022).
3. Hãy đăng ký và yêu cầu đúng ngày có hiệu lực. Hệ thống trực tuyến chỉ cho phép ngày có hiệu lực trong vòng 30 ngày gần nhất. Với ngày bắt buộc sớm hơn, hãy gửi CRA yêu cầu bằng văn bản do chủ sở hữu, thành viên hợp danh, giám đốc hoặc người đại diện được ủy quyền Level 2 ký. Hầu hết doanh nghiệp cần bảng phân tích doanh số và hồ sơ hỗ trợ; tài xế taxi và tài xế chia sẻ chuyến đi thì nêu thời điểm họ cung cấp chuyến chở khách chịu thuế đầu tiên. CRA quyết định có chấp nhận ngày được yêu cầu hay không (CRA).
4. Hãy nộp các tờ khai GST/HST bị ảnh hưởng và khai khoản thuế lẽ ra phải thu. Hãy xem lại điều kiện nhận tín thuế đầu vào và thời hạn yêu cầu trong Nộp tờ khai GST/HST và tín thuế đầu vào.

Về tiền lãi hoặc tiền phạt, xem Tiền phạt, tiền lãi và miễn giảm. Nếu bạn đang cân nhắc chủ động khai báo trước khi CRA rà soát, xem Rà soát, kiểm tra thuế và tự nguyện khai báo.

Tôi có thể hủy đăng ký nếu doanh số giảm không?

Bạn có thể yêu cầu CRA đóng tài khoản GST/HST khi bạn lại là người cung cấp nhỏ và đã đăng ký ít nhất một năm đầy đủ. Người điều hành taxi hoặc tài xế chia sẻ chuyến đi thương mại mà vẫn cung cấp chuyến chở khách chịu thuế phải duy trì đăng ký, ngay cả khi doanh số dưới mức giới hạn thông thường (CRA).

Đừng ngừng thu thuế chỉ vì doanh số giảm. Hãy chờ ngày đóng tài khoản có hiệu lực, nộp các tờ khai cuối cùng và kiểm tra xem có thuế phải nộp trên tài sản kinh doanh còn giữ khi việc đăng ký kết thúc hay không; quy tắc đóng tài khoản của CRA có thể coi tài sản như đã bán (CRA).

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Canada. Một chuyên viên tư vấn chưa đăng ký, trước đó không có doanh số chịu thuế hay bên liên kết, lập hóa đơn C$12.000 trong tháng 1 đến tháng 3 và C$11.000 trong tháng 4 đến tháng 6. Trong tháng 7 đến tháng 9, người này lập hóa đơn C$6.000 trước một hóa đơn trong nước C$5.000. Hóa đơn đó đưa quý lên C$11.000, nhưng tổng bốn quý liên tiếp lên C$34.000. Không quý nào vượt $30.000, nên người này vẫn là người cung cấp nhỏ đến hết tháng 10 và phải thu thuế từ giao dịch cung cấp chịu thuế đầu tiên tại Canada sau khi tháng 10 kết thúc.

Nếu thay vào đó, riêng quý tháng 7 đến tháng 9 đã đạt C$29.000 trước hóa đơn C$5.000 đó, thì toàn bộ hóa đơn sẽ là giao dịch bán đầu tiên mà người này phải thu GST/HST. Nếu người này quên thu thuế, khoản thuế vẫn còn nợ. Tỉnh bang của khách hàng và loại dịch vụ quyết định thuế suất áp dụng.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Bạn là doanh nghiệp tại Hoa Kỳ hoặc nước ngoài khác: các lộ trình đăng ký thông thường và theo nền kinh tế số khác nhau. Xem Người bán không cư trú và người bán kỹ thuật số.
• Bạn có khách hàng tại Hoa Kỳ và cần biết cách xử lý thuế trên hóa đơn của họ: xem Người làm việc tự do tại Canada có khách hàng Hoa Kỳ.
• Bạn bán dịch vụ lưu trú hoặc bất động sản nhà ở: xem GST/HST đối với bất động sản nhà ở.
• Bạn bán vào Quebec, British Columbia, Saskatchewan hoặc Manitoba: hãy kiểm tra các quy tắc riêng trong Thuế bán hàng cấp tỉnh bang.
• Bạn đã bỏ lỡ nhiều năm tờ khai GST/HST với tư cách chủ doanh nghiệp một chủ: xem Hoàn tất các tờ khai chưa nộp.
• Công ty của bạn đã bỏ lỡ nhiều năm tờ khai GST/HST: xem Hoàn tất các tờ khai công ty chưa nộp.
• Ngày vượt mức của bạn liên quan đến các doanh nghiệp liên kết, nhiều nền tảng hoặc thuế chưa thu: hãy tập hợp doanh số theo quý, hóa đơn, bảng kê của nền tảng và vị trí khách hàng, rồi dùng dịch vụ hỗ trợ ghi sổ để dựng lại các kỳ.