Thành lập công ty ở Canada khi chưa có PR: giám đốc và thuế

Tôi có cần thường trú hoặc quốc tịch để sở hữu hay thành lập công ty không?

Không. Luật thành lập công ty liên bang cho phép cá nhân hoặc công ty đủ điều kiện thành lập công ty mà không đặt quốc tịch hay thường trú làm điều kiện. Người sáng lập có thể sở hữu cổ phần mà không làm giám đốc; quy định về giám đốc là một vấn đề riêng.

Thành lập công ty cũng không cho phép người sáng lập làm việc tại Canada. Giấy phép làm việc mở có thể có hạn chế, còn giấy phép làm việc theo người sử dụng lao động cụ thể gắn công việc với các điều kiện ghi trên giấy phép. Hãy xem kỹ giấy phép thực tế trước khi làm việc cho công ty tại Canada; nếu điều khoản chưa rõ, hãy hỏi tư vấn di trú.

Tôi có thể là giám đốc duy nhất khi đang giữ giấy phép làm việc hoặc sống ở nước ngoài không?

Giấy phép làm việc hay địa chỉ ở nước ngoài, tự nó không ngăn bạn làm giám đốc. Bạn có thể làm giám đốc duy nhất hay không còn tùy luật thành lập công ty mà bạn chọn. Corporations Canada cho biết một cá nhân có thể đồng thời là cổ đông duy nhất, giám đốc và cán bộ điều hành, nhưng vẫn phải đáp ứng quy định về cư trú của luật liên bang.

Giám đốc và cổ đông làm hai vai trò khác nhau. Thêm một giám đốc cư trú đủ điều kiện để đáp ứng quy định liên bang không đòi hỏi phải chia cổ phần cho người đó. Nhưng người đó trở thành giám đốc thực sự, có nghĩa vụ và có thể phải chịu trách nhiệm pháp lý, chứ không chỉ là một cái tên điền vào biểu mẫu (Corporations Canada). Việc bổ nhiệm giám đốc này không thay đổi người nắm quyền kiểm soát cổ phần: nếu cổ đông duy nhất là người không cư trú và vẫn giữ quyền kiểm soát, công ty không thể có tư cách CCPC.

Bất kỳ giám đốc nào, kể cả giám đốc không cư trú hoặc giám đốc cư trú được thêm vào, đều có thể phải tự chịu trách nhiệm về thuế lương chưa nộp hoặc thuế khấu trừ đối với người không cư trú của công ty theo Income Tax Act section 227.1, hoặc thuế GST/HST ròng chưa nộp theo Excise Tax Act section 323, kèm tiền lãi và tiền phạt liên quan. Cả hai luật đều có biện pháp bào chữa nếu đã thận trọng hợp lý, và có các điều kiện để phát sinh trách nhiệm. Thủ tục truy thu thuế thu nhập phải bắt đầu trong vòng hai năm kể từ khi người đó thôi làm giám đốc lần cuối; việc ấn định GST/HST cũng có giới hạn hai năm như vậy.

Chủ sở hữu có quan hệ không độc lập (non-arm's-length) nhận tài sản của công ty với giá thấp hơn giá trị hợp lý có thể phải chịu riêng khoản nợ thuế thu nhập hoặc GST/HST của công ty trong kỳ chuyển nhượng hoặc các kỳ trước đó, nói chung tối đa bằng mức thấp hơn giữa phần chênh lệch giá trị và khoản nợ liên quan. CRA có thể ấn định trách nhiệm liên quan đến chuyển nhượng này vào bất kỳ lúc nào theo Income Tax Act section 160 và Excise Tax Act section 325.

Ai được tính là giám đốc người Canada cư trú của công ty liên bang?

Luật liên bang dùng định nghĩa hẹp riêng. Người sống ở Canada bằng giấy phép làm việc không đủ điều kiện chỉ vì sống hoặc đóng thuế ở đây. Canada Business Corporations Act, section 2, gồm công dân Canada thường trú tại Canada và thường trú nhân thường trú tại Canada, trừ thường trú nhân đã thường trú ở đây hơn một năm sau khi lần đầu đủ điều kiện xin nhập quốc tịch. Luật này cũng bao gồm một nhóm công dân ở nước ngoài theo quy định.

Theo section 105, thông thường ít nhất 25% giám đốc của công ty liên bang phải là người Canada cư trú. Nếu có dưới bốn giám đốc, ít nhất một người phải đủ điều kiện. Một số ngành chịu quy định liên bang về sở hữu hoặc kiểm soát của người Canada nói chung cần đa số giám đốc đủ điều kiện, nhưng nếu hội đồng quản trị chỉ có một hoặc hai giám đốc thì ít nhất một người phải đủ điều kiện. Giám đốc duy nhất chỉ có giấy phép làm việc không thể đáp ứng quy định liên bang thông thường, dù hồ sơ thường trú đang chờ xét.

Thay vào đó, tôi có thể là giám đốc duy nhất ở Ontario hoặc British Columbia không?

Được. Luật công ty thông thường của Ontario và BC không yêu cầu giám đốc là người Canada cư trú. Luật sửa đổi của Ontario đã bãi bỏ quy định về cư trú của giám đốc; cơ quan đăng ký BC nêu rõ luật của BC đã loại bỏ yêu cầu về cư trú của giám đốc.

Yêu cầu về địa chỉ vẫn còn. Công ty BC cần cả trụ sở đăng ký lẫn nơi lưu giữ hồ sơ tại BC; cơ quan đăng ký cho biết địa chỉ nhận thư phải là một nơi thực tế có thể tiếp cận hồ sơ, không phải hộp thư bưu điện (BC Act; hướng dẫn của cơ quan đăng ký). Công ty Ontario cần có trụ sở đăng ký tại Ontario. Địa chỉ cá nhân của giám đốc ở nước ngoài không thay thế được văn phòng công ty tại địa phương theo yêu cầu. Hãy kiểm tra giấy phép theo ngành hoặc hạn chế về sở hữu trước khi nộp hồ sơ.

Cả hai người sáng lập đều không đủ điều kiện theo luật liên bang. Nên thành lập công ty ở đâu?

Nếu cả hai người sáng lập đều muốn là giám đốc duy nhất và không ai đáp ứng định nghĩa liên bang, việc thành lập công ty tại Ontario hoặc BC có thể giải quyết vấn đề giám đốc theo quy định của các tỉnh bang đó. Hãy chọn tỉnh bang nơi bạn có thể duy trì văn phòng theo yêu cầu và hoàn tất các đăng ký của doanh nghiệp; thành lập công ty cấp tỉnh bang không phải cách để bỏ qua một tỉnh bang khác nơi bạn hoạt động.

Cách khác là thành lập công ty liên bang, khi đó cần ít nhất một giám đốc là người Canada cư trú đủ điều kiện nếu hội đồng có dưới bốn thành viên (CBCA, section 105). Thêm giám đốc này làm thay đổi cách điều hành công ty, nên hãy quyết định ai thực sự đưa ra quyết định trước khi bổ nhiệm. Để cân nhắc cơ cấu tổng thể, xem Doanh nghiệp một chủ hay công ty.

Tôi có thể thành lập công ty trước khi chuyển đến Canada không?

Được, nếu có thể đáp ứng ngay từ đầu yêu cầu về giám đốc và văn phòng của luật bạn chọn. Trước khi nộp hồ sơ, hãy chuẩn bị một địa chỉ nhận được giấy tờ pháp lý và xác định những giám đốc đầu tiên thực sự. Công ty liên bang cần trụ sở đăng ký tại tỉnh bang ghi trong điều lệ, và hồ sơ thành lập hỏi địa chỉ cùng tư cách người Canada cư trú của từng giám đốc (CBCA, section 19; các bước nộp hồ sơ của Corporations Canada). BC yêu cầu trụ sở đăng ký và nơi lưu giữ hồ sơ đều ở BC (BC Act).

Thành lập công ty và được phép hoạt động là hai bước riêng. Công ty liên bang đăng ký tại từng tỉnh bang hoặc vùng lãnh thổ nơi công ty kinh doanh; yêu cầu khác nhau tùy nơi. Nếu bạn thành lập công ty trước khi đến Canada và điều hành từ nước ngoài, hãy ghi lại nơi thực sự đưa ra các quyết định quản lý, vì nơi cư trú về thuế của công ty có thể trở thành vấn đề xuyên biên giới (CRA).

Công ty có thể nhận mã số doanh nghiệp của CRA mà không cần SIN của tôi, và mở được tài khoản ngân hàng không?

Thành lập công ty liên bang, Ontario hoặc BC thông thường giúp công ty có mã số doanh nghiệp của CRA và tài khoản thuế thu nhập công ty. Hãy xem thông báo thành lập công ty trước; không cần SIN cá nhân để nhận mã số này. Nếu chưa được cấp mã số và người đăng ký không có SIN, mẫu đăng ký dành cho người không cư trú của CRA chấp nhận trường hợp này. Một pháp nhân không thể xin mã số doanh nghiệp (BN) thứ hai.

Có mã số doanh nghiệp không đảm bảo mở được tài khoản ngân hàng. Tổ chức tài chính Canada phải xác định nơi cư trú về thuế của công ty và có thể hỏi về quyền kiểm soát để báo cáo tài khoản (CRA); mỗi tổ chức có quy trình mở tài khoản riêng. Hãy chuẩn bị hồ sơ thành lập công ty, mã số doanh nghiệp nếu đã được cấp, giấy tờ nhận dạng của giám đốc, thông tin về chủ sở hữu và thông tin về nơi cư trú về thuế. Về các tài khoản CRA cần thêm tiếp theo, xem Sau khi thành lập công ty.

Công ty có được hưởng thuế suất doanh nghiệp nhỏ khi tôi đang chờ PR hoặc sống ở nước ngoài không?

Tư cách thường trú nhân (PR) không phải là tiêu chí tính thuế. Khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ của liên bang đòi hỏi công ty tư nhân do người Canada kiểm soát (CCPC) trong suốt năm thuế và thu nhập từ hoạt động kinh doanh đủ điều kiện kiếm được tại Canada, trong giới hạn kinh doanh (Income Tax Act, section 125). Tiêu chí CCPC của CRA xem xét, trong số các điều kiện khác, liệu người không cư trú có kiểm soát công ty một cách trực tiếp hoặc gián tiếp hay không.

Công ty đáp ứng các điều kiện khác có thể chọn không được coi là CCPC đối với khoản khấu trừ này. Cán bộ được ủy quyền của công ty phải ký Form T2002 và nộp trước hạn nộp tờ khai T2: sáu tháng sau khi năm tính thuế kết thúc. Lựa chọn có hiệu lực từ năm thuế đó cho đến khi hủy. Công ty dùng cùng mẫu và cùng hạn nộp để hủy lựa chọn, và được hưởng lại cách xử lý CCPC này từ năm thuế kế tiếp; việc chọn lại hoặc hủy lần nữa sau đó cần có sự đồng ý bằng văn bản của CRA (Income Tax Act, section 89).

Đối với thu nhập đủ điều kiện, thuế suất doanh nghiệp nhỏ ròng của liên bang là 9%, với giới hạn kinh doanh của liên bang là $500.000 trước các khoản giảm và phân chia áp dụng. Thuế tỉnh bang tính thêm, và điều kiện hưởng còn có các giới hạn khác. Xem Cách công ty bị đánh thuế để biết cách tính thuế suất đầy đủ.

Tôi nên kiểm tra gì trước khi nộp hồ sơ?

Hãy kiểm tra những người liên quan, cổ phần và nơi thực sự điều hành công ty trước khi chọn luật thành lập hoặc áp dụng một mức thuế suất. Tình trạng nhập cư, cư trú của giám đốc, cư trú về thuế của cá nhân và cư trú về thuế của công ty trả lời những câu hỏi khác nhau.

• Nơi cư trú về thuế của cá nhân bạn: ghi lại thời điểm bạn lập hoặc cắt đứt nhà ở, gia đình và các mối ràng buộc đáng kể khác tại Canada. Quy tắc phân định cư trú theo hiệp định có thể coi bạn là người không cư trú dù có ràng buộc với Canada, và làm thay đổi ai kiểm soát CCPC; giấy phép làm việc hoặc thẻ PR (PR card) riêng lẻ không trả lời được tiêu chí cư trú của CRA.
• Quyền kiểm soát: thu thập các loại cổ phần dự kiến, quyền biểu quyết, nơi cư trú về thuế của các chủ sở hữu, và mọi thỏa thuận có thể làm thay đổi quyền kiểm soát. Tiêu chí CCPC xét cả quyền kiểm soát gián tiếp và kết hợp của người không cư trú, không chỉ tên ghi trên giấy chứng nhận cổ phần.
• Quản lý: ghi lại ai sẽ đưa ra các quyết định chiến lược và họ làm việc đó ở đâu. Công ty thành lập tại Canada nói chung được coi là người cư trú Canada; quản lý từ nước ngoài có thể tạo ra tình trạng cư trú kép, và hiệp định áp dụng có thể coi công ty là người không cư trú tại Canada (CRA).
• Chi tiết thành lập: chuẩn bị sẵn địa chỉ và tư cách của từng giám đốc, trụ sở đăng ký tại địa phương, các tỉnh bang dự định kinh doanh và năm hoạt động đầu tiên. Cơ quan đăng ký và ngành kinh doanh bạn chọn có thể đặt thêm yêu cầu.

Ví dụ

Số liệu minh họa, tính bằng đô la Canada. Một người sáng lập sống và là người cư trú về thuế tại Ontario, giữ giấy phép làm việc mở, đang chờ PR, và sở hữu toàn bộ cổ phần có quyền biểu quyết của một công ty bán lẻ mới ở Ontario. Người này là giám đốc duy nhất. Việc Ontario bãi bỏ quy định cư trú của giám đốc cho phép hội đồng như vậy, trong khi quy định giám đốc duy nhất của liên bang thì không.

Giả sử năm thuế đầu tiên của công ty kéo dài 365 ngày và có C$100.000 thu nhập chịu thuế, toàn bộ từ hoạt động kinh doanh đủ điều kiện tại Canada. Người sáng lập vẫn là người cư trú về thuế Canada và là người kiểm soát duy nhất trong suốt năm đó. Giả sử được hưởng đủ giới hạn kinh doanh và không có điều chỉnh thuế hay tín thuế nào khác, thuế suất liên bang 9% cho ra C$9.000 thuế thu nhập công ty liên bang. Thuế tỉnh bang tính thêm. Nếu sau đó người sáng lập trở thành người kiểm soát không cư trú và công ty mất tư cách CCPC, năm thuế nói chung kết thúc ngay trước thời điểm thay đổi. Hãy xét từng năm thuế phát sinh riêng.

Trường hợp của bạn khác?

• Bạn chuyển ra nước ngoài sau khi thành lập công ty hoặc trả tiền cho chủ sở hữu không cư trú: xem Chủ sở hữu không cư trú của công ty Canada.
• Tình trạng cư trú về thuế của bạn chưa rõ: xem Tình trạng cư trú về thuế ở Canada.
• Bạn cần tài khoản CRA hoặc phát hiện thông tin đăng ký không khớp: xem Sau khi thành lập công ty.
• Bạn đang cân nhắc có nên thành lập công ty hay không: xem Doanh nghiệp một chủ hay công ty.
• Cả hai người sáng lập đều không đủ điều kiện cho hội đồng dự kiến, quyền kiểm soát thay đổi trong năm, hoặc việc quản lý trải rộng nhiều quốc gia: hãy chuẩn bị giấy phép, lịch sử cư trú, điều khoản cổ phần dự kiến, thông tin giám đốc và địa chỉ văn phòng để nhận hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.