Sở hữu công ty Canada khi sống ngoài Canada

Nếu tôi chuyển ra nước ngoài, công ty Canada của tôi có còn là người cư trú tại Canada không?

Công ty được thành lập tại Canada sau ngày 26 tháng 4 năm 1965 nhìn chung được coi là người cư trú tại Canada ngay cả khi chủ sở hữu chuyển ra nước ngoài. Nơi cư trú cá nhân của chủ sở hữu và nơi cư trú của công ty là hai câu hỏi riêng (CRA: Tình trạng cư trú của công ty).

Việc thành lập tại Canada không giải quyết mọi trường hợp xuyên biên giới. Hiệp định thuế có thể coi một công ty là người cư trú của quốc gia khác, và khi đó công ty có thể bị coi là không cư trú tại Canada. Việc chuyển công ty sang chịu luật của quốc gia khác (continuance) cũng có thể thay đổi tiêu chí thành lập. Hãy giữ hồ sơ thành lập và chuyển đổi, tờ khai thuế và biên bản hội đồng quản trị trước khi kết luận công ty đã chuyển ra nước ngoài (CRA: Tình trạng cư trú của công ty).

Việc *bạn* có trở thành người không cư trú về thuế Canada hay không, nhất là khi vợ/chồng vẫn ở Canada, là một câu hỏi riêng. Quy tắc phân định cư trú theo hiệp định có thể thay đổi kết quả theo luật trong nước; xem tình trạng cư trú thuế tại Canada và CRA: Người không cư trú tại Canada. Tờ khai năm rời đi và thuế trên cổ phần của bạn được trình bày trong Rời khỏi Canada.

Điều hành công ty từ nước ngoài có thể thay đổi tình trạng cư trú của công ty không?

Có. Nơi các giám đốc thực sự đưa ra các quyết định quản lý trung tâm có thể khiến công ty là người cư trú theo luật của quốc gia khác, trong khi việc thành lập tại Canada vẫn khiến công ty là người cư trú theo luật Canada. CRA coi nơi quản lý và kiểm soát thực tế là một tiêu chí dựa trên thực tế; chỉ riêng địa chỉ gửi thư tại Canada hoặc biên bản họp hội đồng không quyết định được (CRA: Tình trạng cư trú của công ty).

Hãy kiểm tra quy tắc cư trú của quốc gia khác và hiệp định áp dụng trước khi chuyển việc ra quyết định của hội đồng quản trị ra nước ngoài. Với Trung Quốc, Điều 4 quy định các cơ quan có thẩm quyền sẽ nỗ lực giải quyết tình trạng công ty cư trú kép bằng thỏa thuận chung. Điều này không tự động gán nơi cư trú cho quốc gia nào (Hiệp định Canada-Trung Quốc, Điều 4). Nếu hiệp định thực sự khiến công ty không cư trú tại Canada, các quy tắc của Canada về việc công ty rời khỏi Canada (emigration) có thể coi như kết thúc năm thuế và coi như chuyển nhượng tài sản của công ty; cần tính riêng trước khi chuyển bất kỳ hoạt động quản lý nào (CRA: Tình trạng cư trú của công ty; Income Tax Act, section 128.1).

Hãy ghi lại mỗi giám đốc đã ở đâu, ai đưa ra các quyết định quan trọng và các quyết định đó được thực hiện ở đâu. Việc chuyển giữa Canada và Hoa Kỳ có hiệp định và vấn đề khai báo riêng; xem Chuyển qua lại biên giới cùng một công ty.

Một cổ đông chuyển ra nước ngoài có tự động chấm dứt tình trạng CCPC không?

Không. Công ty tư nhân do người Canada kiểm soát (CCPC) phải vẫn là công ty tư nhân Canada đủ điều kiện và không bị người không cư trú hoặc một số chủ sở hữu bị loại trừ khác kiểm soát, trực tiếp hay gián tiếp. Phép thử này cũng gộp cổ phần do người không cư trú và một số chủ sở hữu khác theo quy định nắm giữ như thể một người nắm giữ (CRA: Loại hình công ty).

Nếu một cổ đông trở thành người không cư trú về thuế Canada, thay đổi đó có thể ảnh hưởng đến quyền kiểm soát mà không thay đổi sổ cổ đông. Hãy rà soát các loại cổ phần có quyền biểu quyết, quyền mua cổ phần hoặc quyền biểu quyết, thỏa thuận cổ đông và ảnh hưởng thực tế đối với các quyết định. Người không cư trú có thể kiểm soát công ty thông qua các quyền hoặc ảnh hưởng thực tế dù không có đa số biểu quyết rõ ràng; chỉ riêng việc sở hữu kinh tế ngang nhau không trả lời được tiêu chí kiểm soát (CRA: Loại hình công ty; Income Tax Act, section 125).

Nếu hai vợ chồng sở hữu cổ phần ngang nhau và một người chuyển sang Trung Quốc, ai kiểm soát công ty?

Cổ phần ngang nhau tự nó không xác định được người kiểm soát. Nếu mỗi người có quyền biểu quyết cổ phần phổ thông ngang nhau, không ai có thể một mình bầu hội đồng quản trị chỉ từ các phiếu bầu đó. Câu trả lời có thể thay đổi nếu người ở Trung Quốc có lá phiếu quyết định, quyền chọn, quyền bổ nhiệm giám đốc, hoặc ảnh hưởng thực tế tạo ra quyền kiểm soát. Hãy so sánh điều lệ và thỏa thuận cổ đông với những gì thực sự diễn ra (CRA: Loại hình công ty; Income Tax Act, section 125).

Công ty có thể vẫn là CCPC nhưng vẫn phải khấu trừ thuế trên cổ tức trả cho người vợ/chồng là người không cư trú về thuế Canada. Ngược lại, việc thay đổi quyền kiểm soát có thể chấm dứt tình trạng CCPC dù mọi khách hàng và nhân viên vẫn ở Canada. Hãy xác định riêng ngày thay đổi nơi cư trú của người đó và ngày thay đổi quyền kiểm soát của công ty.

Chuyện gì xảy ra nếu công ty mất tình trạng CCPC?

Khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ của liên bang chỉ áp dụng cho công ty là CCPC trong suốt năm thuế của mình. Việc chuyển sang hoặc rời khỏi tình trạng CCPC nhìn chung kết thúc năm thuế ngay trước thời điểm thay đổi và bắt đầu một năm mới, trừ khi áp dụng quy tắc riêng về kết thúc năm khi chuyển quyền kiểm soát (Income Tax Act, section 125 và 249; CRA: hướng dẫn T2, dòng 066).

Năm ngắn có thể cần một tờ khai T2 riêng. Tờ khai T2 đến hạn trong vòng sáu tháng sau khi mỗi năm thuế kết thúc; hạn nộp thuế có thể sớm hơn. Hãy kiểm tra ngày thay đổi trước khi dùng thời điểm cuối năm thông thường hoặc thuế suất doanh nghiệp nhỏ trên tờ khai (CRA: Khi nào nộp tờ khai công ty). Về các quy tắc thuế suất rộng hơn, xem Cách công ty bị đánh thuế.

Nếu thay đổi tình trạng xảy ra sau thời điểm cuối năm thông thường không quá bảy ngày, công ty có thể chọn trong tờ khai T2 của năm đó, kèm thư lựa chọn đính kèm, kéo dài năm thuế đến ngay trước thời điểm thay đổi, nếu đáp ứng các điều kiện theo luật. Một lựa chọn riêng bằng Form T2002 có thể coi một CCPC đủ điều kiện là không phải CCPC cho một số mục đích thuế, kể cả khoản khấu trừ doanh nghiệp nhỏ, kể từ đầu năm được chọn; riêng lựa chọn đó không tạo ra năm ngắn. Cán bộ điều hành (officer) được ủy quyền ký Form T2002 và nộp riêng chậm nhất vào hạn nộp T2 (Income Tax Act, section 249; CRA: hướng dẫn T2; CRA: Form T2002; CRA: Tài liệu hướng dẫn về cổ tức chịu thuế).

Trên T2, dòng 066 xác định thời điểm cuối năm do thay đổi tình trạng CCPC, và dòng 266 hỏi về lựa chọn Form T2002. Nếu một người không cư trú nắm giữ cổ phần có quyền biểu quyết vào bất kỳ thời điểm nào trong năm, dòng 151 yêu cầu Schedule 19, kể cả khi tình trạng CCPC không đổi (CRA: tờ khai T2; CRA: Schedule 19).

Công ty có cơ sở tại Quebec cũng nộp một tờ khai CO-17 riêng cho Revenu Québec trong vòng sáu tháng sau khi năm thuế kết thúc (Revenu Québec: CO-17; khai thuế thu nhập công ty).

Công ty khấu trừ thuế nào trên cổ tức trả cho chủ sở hữu không cư trú?

Công ty cư trú tại Canada nhìn chung khấu trừ 25% trên cổ tức trả hoặc ghi có cho chủ sở hữu không cư trú theo Part XIII. Hiệp định có thể giảm thuế suất nếu chủ sở hữu là chủ sở hữu thực hưởng, cư trú tại quốc gia có hiệp định và đủ điều kiện hưởng ưu đãi theo hiệp định đó (Income Tax Act, section 212; CRA: hướng dẫn NR4).

Part XIII cũng áp dụng cho cổ tức vốn (capital dividend) trả cho người không cư trú. Việc hoàn trả thực sự vốn đã góp (paid-up capital) có thể có kết quả khác, nhưng các quy tắc coi như cổ tức có thể áp dụng; hãy kiểm tra vốn cổ phần trước khi coi một khoản phân phối là vốn (Income Tax Act, section 84, 212 và 212.1).

Việc ghi có cổ tức đã công bố vào tài khoản của chủ sở hữu có thể phát sinh nghĩa vụ khấu trừ trước khi tiền rời khỏi công ty; ngày ghi có là ngày bắt đầu tính thời hạn nộp thuế (CRA: hướng dẫn NR4).

Các mức của Trung Quốc là mức trần của thuế cổ tức Canada, không phải tổng thuế của chủ sở hữu tại Trung Quốc. Hiệp định Canada-Trung Quốc không áp dụng cho Hồng Kông. Điều 10 có các ngoại lệ khi cổ phần gắn với cơ sở thường trú (permanent establishment) hoặc cơ sở cố định tại Canada. Hãy kiểm tra xem công cụ hiệp định đa phương có sửa đổi ưu đãi hay không. Nếu bản thân công ty có vấn đề cư trú kép, hãy xác định công ty thuộc nước nào theo hiệp định trước khi áp dụng điều khoản về cổ tức dựa trên việc công ty cư trú tại Canada (Hiệp định Canada-Trung Quốc, Điều 4 và 10; Bộ Tài chính: Các hiệp định thuế).

Cần bằng chứng gì để áp dụng thuế suất theo hiệp định, và khi nào đến hạn nộp NR4?

Trước khi áp dụng thuế suất hiệp định thấp hơn, công ty cần bằng chứng gần đây về quyền sở hữu thực hưởng, nơi cư trú về thuế và quyền hưởng ưu đãi theo hiệp định đó. Với chủ sở hữu cá nhân ở Trung Quốc, hãy lấy Form NR301 hoặc thông tin tương đương; chỉ riêng địa chỉ không phải là quy tắc chứng minh thông thường. Nếu thiếu hoặc nghi ngờ về bằng chứng, hãy khấu trừ theo thuế suất theo luật cho đến khi yêu cầu được chứng minh (CRA: Chủ sở hữu thực hưởng và ưu đãi theo hiệp định thuế; CRA: Thuế suất Part XIII áp dụng).

Nếu bị khấu trừ thuế Part XIII quá mức, chủ sở hữu không cư trú có thể yêu cầu hoàn thuế bằng Form NR7-R. CRA phải nhận được yêu cầu trong vòng hai năm sau khi kết thúc năm dương lịch mà thuế đã được nộp (CRA: Hoàn thuế Part XIII).

Nếu hoạt động kinh doanh kết thúc trong năm, CRA phải nhận được các khoản khấu trừ Part XIII còn lại trong vòng bảy ngày sau khi kết thúc, và công ty phải nộp tờ khai thông tin NR4 trong vòng 30 ngày (CRA: hướng dẫn NR4).

Hãy khai cổ tức của người không cư trú trên NR4 khi tổng thu nhập đã trả hoặc ghi có từ $50 trở lên, hoặc khi có bất kỳ khoản thuế Part XIII nào được khấu trừ, dù số tiền nhỏ hơn. Vẫn có thể phải khai NR4 khi hiệp định xóa bỏ khoản khấu trừ. Nếu chủ sở hữu cư trú tại Canada trong một phần của năm, hãy dùng chứng từ Canada áp dụng cho các khoản trả khi còn là người cư trú, và chỉ dùng NR4 cho các khoản trả khi đã là người không cư trú (CRA: hướng dẫn NR4).

Công ty nộp thuế lần đầu cần một tài khoản thuế người không cư trú của CRA. Với cổ tức thông thường trả cho cá nhân, hãy dùng mã thu nhập NR4 là 09, ghi quốc gia cư trú về thuế của chủ sở hữu, và khai tổng cổ tức cùng thuế đã khấu trừ bằng đô la Canada. Hãy nộp các chứng từ và Bảng tổng hợp NR4 qua CRA Web Forms hoặc Internet file transfer, và đưa cho chủ sở hữu một chứng từ (CRA: hướng dẫn NR4).

Chủ sở hữu đồng thời là giám đốc có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân theo Income Tax Act section 227.1 đối với khoản khấu trừ Part XIII hoặc thuế lương bị bỏ sót, kèm tiền lãi và tiền phạt. Trước hết CRA phải đáp ứng điều kiện thu nợ từ công ty hoặc điều kiện mất khả năng thanh toán; việc thẩm định phòng ngừa hợp lý là một biện hộ. Thủ tục đòi nợ phải bắt đầu trong vòng hai năm sau khi người đó thôi làm giám đốc lần cuối. Ngoài ra, section 160 có thể khiến chủ sở hữu là bên có quan hệ (non-arm's-length), nếu nhận tài sản của công ty với giá thấp hơn giá trị, phải chịu trách nhiệm về khoản nợ thuế của công ty từ năm chuyển nhượng hoặc trước đó, tối đa bằng mức thấp hơn giữa khoản nợ đó và phần chênh lệch giá trị. CRA có thể ấn định thuế đối với người nhận đó bất cứ lúc nào (Income Tax Act, section 227.1 và 160).

Với khoản khấu trừ Part XIII bị bỏ sót, CRA có thể ấn định khoản phạt 10% trên số thuế không khấu trừ. Lần vi phạm thứ hai trở đi trong cùng năm dương lịch có thể bị phạt 20% nếu cố ý hoặc sơ suất nghiêm trọng (CRA: hướng dẫn NR4).

Công ty có thể trả lương hoặc thù lao giám đốc cho chủ sở hữu không cư trú không?

Có, cho công việc làm nhân viên hoặc nhiệm vụ giám đốc thực tế, nhưng các khoản này không phải cổ tức. Nơi công việc hoặc các cuộc họp diễn ra quyết định việc khấu trừ thuế lương tại Canada; quốc gia cư trú có thể có quy tắc riêng về thuế lương và thuế thu nhập (CRA: Nhân viên không cư trú tại Canada; CRA: Thù lao giám đốc).

Với nhân viên cư trú tại Trung Quốc, Điều 15 nhìn chung phân biệt công việc thực hiện tại Trung Quốc với công việc thực hiện tại Canada; Điều 16 xử lý riêng thù lao của giám đốc và quản lý cấp cao nhất. Hãy giữ sổ ghi ngày làm việc và họp thay vì áp dụng thuế suất cổ tức cho thù lao (Hiệp định Canada-Trung Quốc, Điều 15 và 16). Về quyết định cách trả cho chủ sở hữu, xem Lương hay cổ tức.

Với nhiệm vụ hoặc cuộc họp hội đồng quản trị tại Quebec, hãy kiểm tra thêm việc khấu trừ thuế lương của Quebec. Revenu Québec yêu cầu RL-1 cho tiền lương hoặc thù lao giám đốc thuộc diện áp dụng, kể cả thù lao trả cho giám đốc không cư trú; hạn nộp chứng từ thông thường là ngày cuối của tháng 2 sau năm trả (Revenu Québec: Thù lao giám đốc; hướng dẫn RL-1).

Công ty có thể trả tiền lãi hoặc phí dịch vụ thay thế không?

Công ty có thể trả lãi cho khoản nợ thật hoặc phí cho dịch vụ thật, nhưng mỗi khoản trả giữ nguyên bản chất thuế riêng. Khoản vay cho cổ đông không cư trú có thể bị coi như cổ tức để khấu trừ Part XIII nếu quy tắc về khoản vay của cổ đông áp dụng; xem Khoản vay của cổ đông trước khi ứng tiền. Nếu thuế đã được nộp trên khoản coi như cổ tức, việc hoàn trả nằm ngoài một chuỗi các khoản vay và hoàn trả có thể là căn cứ cho yêu cầu hoàn thuế bằng văn bản theo section 227(6.1), đến hạn trong vòng hai năm sau khi kết thúc năm hoàn trả (CRA: Khoản vay và khoản nợ của cổ đông, các đoạn 1.88–1.90; Income Tax Act, section 227).

Với dịch vụ thực hiện tại Quebec ngoài quan hệ việc làm thông thường, Revenu Québec cũng yêu cầu khấu trừ 9% ở cấp tỉnh bang, trừ các ngoại lệ (Revenu Québec: Các khoản trả cho người không cư trú về dịch vụ tại Quebec).

Hãy khai các khoản phí dịch vụ tại Quebec đó trên RL-1, ô O với mã RR, và nộp chứng từ cùng bảng tổng hợp chậm nhất vào ngày cuối của tháng 2 sau năm trả (Revenu Québec: hướng dẫn RL-1).

Với dịch vụ thực hiện tại Canada, hãy nộp các chứng từ T4A-NR và bảng tổng hợp và đưa chứng từ cho người nhận chậm nhất vào ngày cuối của tháng 2 sau năm trả (CRA: Cách đánh thuế nhà cung cấp dịch vụ không cư trú).

Hãy tách nhiệm vụ của nhân viên khỏi dịch vụ độc lập. Với công việc làm ở cả hai quốc gia, hãy ghi lại cách phân bổ hợp lý trong hợp đồng và sổ ghi thời gian. Tiền lãi và phí trả cho bên có quan hệ cũng có thể cần rà soát khoản khấu trừ và mức giá giao dịch của công ty trước khi trả.

Tôi nên so sánh những gì trước khi giữ hoặc giải thể công ty?

Hãy so sánh kết quả ở cả hai quốc gia trước khi chuyển hoạt động quản lý, thay đổi cách trả cho chủ sở hữu hoặc giải thể. Chỉ riêng tiêu chí thành lập tại Canada và tiêu chí CCPC không cho bạn biết kết quả về thuế công ty ở nước ngoài, thuế của chủ sở hữu hoặc an sinh xã hội. Hãy bắt đầu với các hồ sơ sau:

1. Hồ sơ thành lập, sổ cổ đông, quyền biểu quyết, quyền chọn và thỏa thuận cổ đông.
2. Ngày thay đổi nơi cư trú của từng chủ sở hữu và bằng chứng theo hiệp định, cùng nơi các giám đốc đưa ra quyết định thực tế.
3. Cổ tức, bảng lương, khoản vay và khoản trả dịch vụ theo ngày; các chứng từ NR4, T4 và T4A-NR hiện có.
4. Cách quốc gia khác xử lý nơi cư trú của công ty, cơ sở thường trú (permanent establishment), thuế của chủ sở hữu và thuế lương đối với từng khoản trả dự kiến.
5. Tài sản, khoản nợ và lợi nhuận giữ lại của công ty nếu đang cân nhắc giải thể hoặc việc công ty rời khỏi Canada.

Việc chuyển sang Trung Quốc cần đến hiệp định Canada-Trung Quốc; quốc gia khác cần hiệp định riêng của quốc gia đó, nếu có. Nếu nơi cư trú của công ty, quyền kiểm soát CCPC hoặc các khoản khấu trừ trước đây chưa rõ, hãy nhờ rà soát thuế công ty trước khi thay đổi các khoản trả. Nếu chọn giải thể, xem Đóng công ty.

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Canada. Hai vợ chồng sở hữu một công ty tại Ontario theo tỷ lệ 50/50, mỗi người có một cổ phần phổ thông có quyền biểu quyết. Một người trở thành người không cư trú về thuế Canada và cư trú tại Trung Quốc. Công ty công bố cổ tức C$100.000, chia C$50.000 cho mỗi người.

Chỉ riêng số cổ phần không chứng minh được rằng người ở Trung Quốc kiểm soát công ty hay tình trạng CCPC đã chấm dứt. Nơi ở của các giám đốc và các quyết định thực tế quyết định riêng việc có cần rà soát tình trạng công ty cư trú kép hay không. Giả sử công ty vẫn cư trú tại Canada và có bằng chứng rằng người vợ/chồng cư trú tại Trung Quốc là chủ sở hữu thực hưởng và đủ điều kiện theo Điều 10, công ty khấu trừ 15% trên cổ tức C$50.000 của người đó: C$7.500. Công ty trả cho người đó C$42.500, nộp C$7.500 chậm nhất vào ngày 15 của tháng kế tiếp và khai tổng C$50.000 cùng số thuế trên NR4. Khoản C$50.000 của người vợ/chồng cư trú tại Canada không được khai trên NR4 đó. Nếu trước khi trả chưa có bằng chứng về điều kiện hưởng hiệp định, với thuế suất theo luật 25%, khoản khấu trừ từ phần của người không cư trú là C$12.500.

Trường hợp của bạn khác?

• Vợ/chồng bạn vẫn ở Canada hoặc bạn không chắc nơi cư trú cá nhân của mình thay đổi khi nào: hãy bắt đầu từ tình trạng cư trú thuế tại Canada.
• Bạn cần tờ khai năm rời đi hoặc thuế trên cổ phần của mình: xem Rời khỏi Canada.
• Bạn đang chuyển qua lại giữa Canada và Hoa Kỳ: hãy so sánh cả hai phía trong Chuyển qua lại biên giới cùng một công ty.
• Bạn chưa thành lập công ty hoặc cần quy tắc về giám đốc theo luật công ty: xem Thành lập công ty khi là người mới đến hoặc không cư trú.
• Bạn có thể đã thay đổi quyền kiểm soát CCPC, có công ty cư trú kép hoặc bỏ sót khoản khấu trừ: hãy mang tài liệu cổ phần, biên bản hội đồng quản trị, lịch sử các khoản trả và bằng chứng theo hiệp định đến rà soát thuế công ty.
• Bạn định giải thể công ty: hãy làm theo Đóng công ty cho các tờ khai cuối cùng và việc đóng tài khoản.