Công ty Canada bán hàng sang Hoa Kỳ: có phải nộp tờ khai?

Bán hàng cho khách hàng Hoa Kỳ thì công ty Canada có phải nộp tờ khai Hoa Kỳ không?

Không. Công ty Canada không phải nộp Form 1120-F chỉ vì khách hàng sống tại Hoa Kỳ. Phép kiểm tra nghĩa vụ nộp của IRS xét đến hoạt động thương mại hoặc kinh doanh tại Hoa Kỳ, một số khoản thu nhập có nguồn tại Hoa Kỳ chưa bị khấu trừ thuế đầy đủ, yêu cầu hoàn thuế, hoặc việc phải khai báo theo hiệp định.

Đây là kết quả về thuế thu nhập liên bang. Tiểu bang có thể đặt ra nghĩa vụ riêng về thuế thu nhập, thuế đặc quyền kinh doanh hoặc thuế bán hàng; hiệp định không quyết định nghĩa vụ với tiểu bang. Hàng tồn tại Hoa Kỳ và thuế tiểu bang bàn về hàng để trong kho tại Hoa Kỳ. Việc nộp T2 của công ty Canada là một vấn đề riêng.

Điều gì khiến công ty Canada bị coi là tham gia hoạt động thương mại hoặc kinh doanh tại Hoa Kỳ?

Công việc làm tại Hoa Kỳ có thể khiến công ty Canada bị coi là tham gia hoạt động thương mại hoặc kinh doanh tại Hoa Kỳ, kể cả khi công ty không có pháp nhân hay văn phòng tại Hoa Kỳ. IRS cho biết công ty nước ngoài cung cấp dịch vụ tại Hoa Kỳ trong bất kỳ khoảng thời gian nào thường bị coi là tham gia hoạt động thương mại hoặc kinh doanh tại Hoa Kỳ; các hoạt động khác tùy thuộc vào tính liên tục và hoàn cảnh cụ thể (hướng dẫn nộp tờ khai của IRS).

Hãy xem ai đi đến Hoa Kỳ và mỗi người làm gì ở đó. Nhân viên tại Hoa Kỳ, chi nhánh, và những người thường xuyên đàm phán hoặc thực hiện đơn hàng tại đó đều quan trọng. Công việc của đại lý hoặc nhà thầu tại Hoa Kỳ cũng có thể quan trọng; chức danh của họ không quyết định kết quả. Hãy giữ ngày đi lại, mô tả công việc, hợp đồng và hồ sơ về nơi đơn hàng được chấp nhận. Nguồn và cách tính thuế đối với thu nhập từ dịch vụ được nêu trong khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ.

Hàng tồn trong kho tại Hoa Kỳ hoặc dịch vụ hoàn tất đơn hàng tại Hoa Kỳ cũng cần một lần rà soát riêng về hoạt động thương mại hoặc kinh doanh; xem hàng tồn tại Hoa Kỳ và thuế tiểu bang về các vấn đề kho hàng và tiểu bang.

Hoạt động thương mại hoặc kinh doanh tại Hoa Kỳ là ngưỡng thấp hơn cơ sở thường trú theo hiệp định. Hướng dẫn Form 1120-F yêu cầu công ty nước ngoài tham gia hoạt động thương mại hoặc kinh doanh tại Hoa Kỳ phải nộp tờ khai, kể cả khi hiệp định miễn thuế thu nhập kinh doanh của công ty.

Khi nào công ty có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ?

Hiệp định Canada-Hoa Kỳ thường định nghĩa cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ là một địa điểm cố định mà công ty Canada dùng để tiến hành hoạt động kinh doanh. Hiệp định cũng coi một người thường xuyên ký hợp đồng nhân danh công ty tại Hoa Kỳ là cơ sở thường trú, trừ khi quy tắc về đại lý độc lập được áp dụng (Điều V của hiệp định).

Quy tắc về dịch vụ có thể tạo ra cơ sở thường trú mà không cần văn phòng. Một quy tắc áp dụng khi một cá nhân thực hiện dịch vụ tại Hoa Kỳ ít nhất 183 ngày trong bất kỳ giai đoạn mười hai tháng nào và hơn 50% tổng doanh thu kinh doanh chủ động của công ty trong giai đoạn đó đến từ dịch vụ tại Hoa Kỳ của cá nhân đó. Quy tắc còn lại áp dụng khi công ty cung cấp dịch vụ tại Hoa Kỳ cho cùng một dự án hoặc dự án liên quan trong 183 ngày trở lên trong bất kỳ giai đoạn mười hai tháng nào cho một người cư trú Hoa Kỳ, hoặc cho khách hàng có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ mà dịch vụ được cung cấp cho cơ sở đó (Điều V(9) của hiệp định). Hãy đếm theo các giai đoạn mười hai tháng liên tiếp, kể cả giai đoạn vắt qua hai năm thuế.

Việc được hưởng hiệp định còn phụ thuộc vào tình trạng cư trú và điều khoản giới hạn quyền lợi. Chỉ thành lập công ty tại Canada thì chưa chứng minh được mọi điều kiện của hiệp định.

Nếu không có cơ sở thường trú, chúng tôi có còn phải nộp Form 1120-F và Form 8833 không?

Có, nếu công ty Canada đã tiến hành hoạt động thương mại hoặc kinh doanh tại Hoa Kỳ và dựa vào hiệp định để loại lợi nhuận kinh doanh khỏi thuế liên bang Hoa Kỳ. Hãy nộp Form 1120-F để nêu việc loại trừ theo hiệp định và đính kèm Form 8833 để khai báo lập trường không có cơ sở thường trú (hướng dẫn của IRS; quy định về khai báo hiệp định).

Hoàn thành mục W(1) ở trang 2 của Form 1120-F và đính kèm Form 8833, trong đó nêu điều khoản hiệp định, quy tắc thuế Hoa Kỳ bị thay đổi, cơ sở giới hạn quyền lợi, cùng thu nhập và các dữ kiện liên quan (hướng dẫn của IRS; biểu mẫu của IRS). Nếu công ty không có hoạt động thương mại hoặc kinh doanh tại Hoa Kỳ và không có yếu tố nào khác buộc phải nộp, công ty không phải nộp các biểu mẫu này chỉ để chứng minh mình không có cơ sở thường trú. Nếu thuế Hoa Kỳ đã bị khấu trừ, yêu cầu hoàn thuế bằng Form 1120-F là một lý do nộp riêng; xem thu hồi thuế Hoa Kỳ đã bị khấu trừ.

Vì sao nên nộp Form 1120-F bảo vệ quyền lợi?

Form 1120-F bảo vệ quyền lợi giúp công ty Canada giữ quyền yêu cầu khấu trừ chi phí và tín thuế nếu sau này IRS cho rằng công ty có thu nhập kinh doanh chịu thuế tại Hoa Kỳ. Hình thức này hữu ích khi hoạt động tại Hoa Kỳ còn ít hoặc khi công ty tin rằng mình được hiệp định bảo vệ nhưng các dữ kiện có thể bị phản bác (hướng dẫn của IRS; 26 CFR 1.882-4).

Đánh dấu ô tờ khai bảo vệ quyền lợi ở trang 1, hoàn thành các mục A đến G và các câu hỏi bắt buộc ở trang 2, và đính kèm Form 8833 khi yêu cầu miễn thuế theo hiệp định. Một cán bộ điều hành (officer) có thẩm quyền của công ty ký tờ khai (hướng dẫn của IRS). Tờ khai bảo vệ quyền lợi không thay thế tờ khai đầy đủ khi công ty biết mình có thu nhập chịu thuế tại Hoa Kỳ. Nếu không nộp tờ khai đúng hạn và chính xác, công ty có thể mất phần lớn khoản khấu trừ chi phí và tín thuế đối với thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, nên IRS có thể ấn định thuế trên một cơ sở tính thuế lớn hơn nhiều so với lợi nhuận ròng.

Form 1120-F đến hạn khi nào và có thể gia hạn không?

Hạn nộp tùy thuộc vào việc công ty Canada có duy trì văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh tại Hoa Kỳ hay không, chứ không đơn giản là có khách hàng Hoa Kỳ hoặc có cơ sở thường trú theo hiệp định. Hướng dẫn Form 1120-F đặt ra các hạn nộp chung sau:

Có quy tắc đặc biệt cho một số năm thuế ngắn và năm tài chính kết thúc vào tháng 6, và nếu hạn nộp rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ thì được chuyển sang ngày làm việc kế tiếp. Công ty có văn phòng tại Hoa Kỳ thường có thể dùng cơ chế gia hạn tự động theo quy định 1.6081-5 để nộp tờ khai và nộp thuế vào ngày 15 của tháng thứ sáu, kèm một văn bản giải trình đính kèm tờ khai. Nếu cần thêm thời gian nộp tờ khai, công ty đánh dấu dòng 4 của Form 7004 trước hạn đó để được gia hạn thêm 4 tháng. Công ty không có văn phòng tại Hoa Kỳ đánh dấu dòng 2 của Form 7004 trước ngày 15 của tháng thứ sáu, thường được gia hạn nộp tờ khai 6 tháng. Form 7004 không gia hạn thời gian nộp thuế (hướng dẫn của IRS; hướng dẫn Form 7004).

Công ty có cần EIN không, và Form 5472 có áp dụng không?

Công ty Canada nộp Form 1120-F cần có mã số định danh người sử dụng lao động Hoa Kỳ (EIN) của riêng mình. Nếu chưa có, hãy xin bằng Form SS-4; người nộp đơn không có nơi cư trú, địa điểm kinh doanh chính, văn phòng hay đại lý tại Hoa Kỳ không được dùng đơn xin EIN trực tuyến (hướng dẫn Form 1120-F; hướng dẫn Form SS-4). EIN của khách hàng không phải là EIN của công ty.

Form 5472 là tờ khai thông tin riêng về giao dịch với bên liên quan, không tự động phát sinh chỉ vì công ty thuộc sở hữu của người Canada. Công ty nước ngoài tham gia hoạt động thương mại hoặc kinh doanh tại Hoa Kỳ có thể phải nộp tờ khai này cho các giao dịch phải khai báo với một bên liên quan. Hướng dẫn Form 5472 có một ngoại lệ khi công ty không có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ và nộp Form 8833 đúng hạn. Một ngoại lệ khác chỉ áp dụng nếu cả hai bên đều là người không thuộc diện người Hoa Kỳ và các giao dịch của họ, trong bất kỳ năm thuế nào, sẽ không tạo ra thu nhập có nguồn tại Hoa Kỳ hoặc thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, cũng như không tạo ra chi phí, khoản lỗ hay khoản khấu trừ được phân bổ cho thu nhập đó. Hãy kiểm tra từng giao dịch và từng ngoại lệ trước khi kết luận không phải nộp Form 5472.

Chúng tôi đưa Form W-8BEN-E nào cho khách hàng Hoa Kỳ?

Công ty Canada thường đưa Form W-8BEN-E cho bên trả tiền Hoa Kỳ khi được yêu cầu, để xác nhận tình trạng pháp nhân nước ngoài; công ty đưa biểu mẫu cho bên trả tiền, không gửi cho IRS. Công ty phải điền chính xác phần phân loại pháp nhân và các phần khác có liên quan, vì bản thân Form W-8BEN-E không chứng minh công ty không nợ thuế Hoa Kỳ (hướng dẫn của IRS).

Với công ty do chủ sở hữu tự điều hành, phép kiểm tra về quyền sở hữu và xói mòn cơ sở thuế theo Điều XXIX A xét cả ai sở hữu cổ phần lẫn các khoản thanh toán được khấu trừ cho những người không đủ điều kiện. Hãy xét phép kiểm tra khác nếu phép này không đạt; chỉ thành lập công ty tại Canada thì công ty chưa đủ điều kiện. Nếu có thay đổi khiến Form W-8BEN-E không còn đúng, hãy thông báo cho bên trả tiền trong vòng 30 ngày và cung cấp tài liệu cập nhật (hướng dẫn của IRS). Form W-8BEN-E đã điền không thay thế Form 1120-F hay Form 8833 khi phải nộp các biểu mẫu đó. Nếu khách hàng đã khấu trừ thuế, hãy làm theo thuế Hoa Kỳ bị khấu trừ trên khoản thanh toán cho người Canada.

Nếu công ty có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ thì sao?

Công ty Canada thường nộp Form 1120-F đầy đủ và khai lợi nhuận thuộc về cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ. Hiệp định cho phép Hoa Kỳ đánh thuế các khoản lợi nhuận đó và cho phép trừ các chi phí thuộc về cơ sở này; hướng dẫn của IRS áp dụng thuế suất công ty liên bang 21% cho thu nhập chịu thuế liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh (Điều VII của hiệp định).

Công ty cũng phải kiểm tra thuế lợi nhuận chi nhánh, khấu trừ thuế tại nguồn và nghĩa vụ nộp Form 5472 (nếu có). Thuế Canada là một vấn đề riêng; section 126 có thể cho phép tín thuế đối với thuế nước ngoài trên thu nhập kinh doanh, trong giới hạn của mục này. Cách tính thu nhập liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ nằm trong khi nào chủ sở hữu nước ngoài phải nộp thuế Hoa Kỳ.

Tiền phạt là gì, và sửa các năm đã bỏ lỡ như thế nào?

Nộp Form 1120-F trễ có thể bị phạt trên số thuế chưa nộp và, nghiêm trọng hơn, mất quyền khấu trừ chi phí và tín thuế đối với thu nhập kinh doanh tại Hoa Kỳ. Hướng dẫn của IRS nêu mức phạt nộp trễ chung là 5% số thuế chưa nộp cho mỗi tháng hoặc một phần tháng, tối đa 25%. Một mức phạt tối thiểu riêng có thể áp dụng khi tờ khai trễ hơn 60 ngày; có lý do chính đáng thì có thể được miễn phạt. Công ty bỏ sót Form 8833 bắt buộc có thể bị phạt US$10.000 cho mỗi lần vi phạm (Form 8833 của IRS). Form 5472 bắt buộc mà không nộp hoặc không có hồ sơ chứng minh có thể bị phạt US$25.000, và cao hơn nếu vi phạm tiếp diễn sau khi IRS gửi thông báo (hướng dẫn của IRS).

Đối với hầu hết các khoản khấu trừ và tín thuế, 26 CFR 1.882-4 cho phép nộp tờ khai bắt buộc đầu tiên, hoặc tờ khai sau một năm liền trước đã nộp, trong vòng 18 tháng kể từ hạn nộp thông thường. Sau một năm liền trước bị bỏ sót, thông báo của IRS có thể rút ngắn thời hạn này. Chỉ có thể được miễn khi dữ kiện cho thấy việc không nộp là có lý do hợp lý và thiện chí; cố ý bỏ qua tờ khai bắt buộc thì không đủ điều kiện.

Hãy dựng lại từng năm bị bỏ sót một cách riêng biệt: doanh thu và thu nhập tại Hoa Kỳ, số ngày làm việc của nhân viên và nhà thầu, hợp đồng, cơ sở và hàng tồn tại Hoa Kỳ, giao dịch với bên liên quan, thuế đã bị khấu trừ, các tờ khai trước đây và mọi thông báo của IRS. Sau đó xác định cho từng năm xem có bắt buộc phải nộp Form 1120-F đầy đủ hoặc bảo vệ quyền lợi và Form 8833 hoặc 5472 hay không. Hãy nộp ngay các tờ khai còn thiếu và giữ lại bằng chứng cho yêu cầu miễn phạt vì lý do chính đáng. Nếu bỏ sót nhiều năm hoặc đã nhận thông báo của IRS, nên nhờ hỗ trợ về thuế xuyên biên giới.

Ví dụ

Chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều là đô la Hoa Kỳ. Một công ty Canada kiếm được US$200.000 từ khách hàng Hoa Kỳ và chi US$40.000 để phục vụ họ. Nhân viên của công ty làm việc năm ngày tại văn phòng của một khách hàng là người cư trú Hoa Kỳ; phần còn lại của công việc và các quyết định về hợp đồng diễn ra tại Canada. Giả sử công ty đáp ứng các quy tắc về cư trú và giới hạn quyền lợi của hiệp định, không có văn phòng hay đại lý phụ thuộc tại Hoa Kỳ, và chuyến thăm ngắn này tạo ra hoạt động thương mại hoặc kinh doanh tại Hoa Kỳ nhưng không tạo ra cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ.

Công ty nộp Form 1120-F và đính kèm Form 8833 để nêu lập trường rằng lợi nhuận kinh doanh của mình không bị Hoa Kỳ đánh thuế theo hiệp định. Việc nộp tờ khai bảo vệ quyền lợi giúp giữ các khoản khấu trừ nếu sau này IRS tranh chấp các dữ kiện. US$200.000 trừ US$40.000 là US$160.000, nhưng khoản chênh lệch này không tự động là lợi nhuận chịu thuế tại Hoa Kỳ; câu hỏi theo hiệp định phải được trả lời trước. Nếu thay vào đó công ty cung cấp dịch vụ trong cùng một dự án suốt 190 ngày trong một giai đoạn mười hai tháng liên tiếp cho khách hàng là người cư trú Hoa Kỳ đó, Điều V(9)(b) coi công ty có cơ sở thường trú tại Hoa Kỳ. Khi đó công ty khai lợi nhuận thuộc về cơ sở đó trên Form 1120-F; riêng khoản chênh lệch US$160.000 không phản ánh đúng các khoản lợi nhuận này. Công ty cũng nộp T2 của Canada.

Trường hợp của bạn khác?

• Chọn cấu trúc trước khi bán hàng: so sánh công ty Canada, LLC Hoa Kỳ và công ty Hoa Kỳ trong kinh doanh tại Hoa Kỳ dành cho cư dân Canada.
• Công ty của bạn sở hữu một LLC Hoa Kỳ: xem chủ sở hữu Canada của LLC Hoa Kỳ.
• Bạn để hàng trong kho tại Hoa Kỳ: hãy xem hàng tồn tại Hoa Kỳ và thuế tiểu bang.
• Bạn bán hàng mà không có hàng tồn tại Hoa Kỳ và cần biết về thuế bán hàng: xem người bán nước ngoài và thuế bán hàng Hoa Kỳ.
• Bạn cần phần tờ khai phía Canada: xem nộp T2 cho công ty của bạn và đăng ký GST/HST.
• Bạn có nhân viên tại Hoa Kỳ, hợp đồng được ký kết tại Hoa Kỳ, bỏ sót nhiều năm hoặc đã nhận thông báo của IRS: hãy gom doanh thu theo năm, số ngày làm việc tại Hoa Kỳ, hồ sơ hợp đồng, bản sao Form W-8BEN-E và mọi EIN, rồi tìm hỗ trợ về thuế xuyên biên giới.