Thuê nhân viên xuyên biên giới Hoa Kỳ–Canada

Quy định thuế lương của nước nào áp dụng khi nhân viên làm việc xuyên biên giới?

Hãy bắt đầu từ nơi nhân viên thực sự làm việc. Người sử dụng lao động nước ngoài có thể phải khấu trừ và báo cáo thuế lương tại nước đó. Nơi thành lập công ty, tài khoản ngân hàng và loại tiền trả lương không quyết định kết quả. Tiền lương cho công việc làm tại Hoa Kỳ có thể phải chịu khấu trừ thuế và thuế việc làm của Hoa Kỳ. Người sử dụng lao động không cư trú có nhân viên làm việc tại Canada nhìn chung phải khấu trừ, nộp và báo cáo thuế tại Canada (IRS: tiền lương trả bởi người sử dụng lao động nước ngoài; CRA: T4001).

Trước khi chọn cách chạy bảng lương, hãy tách ba câu hỏi: mỗi ngày làm việc diễn ra ở đâu, nước nào thu khoản đóng góp hưu trí hoặc an sinh xã hội, và tiểu bang hay tỉnh bang nào quy định các khoản khấu trừ địa phương. Thỏa thuận An sinh Xã hội Hoa Kỳ–Canada nhìn chung xếp bảo hiểm hưu trí theo nước nơi làm việc, với ngoại lệ cho việc điều động tạm thời. Thỏa thuận này không quyết định việc khấu trừ thuế thu nhập, bảo hiểm thất nghiệp (EI) của Canada, hay nghĩa vụ của tiểu bang và tỉnh bang.

Với các chuyến công tác ngắn, Article XV của hiệp định thuế có thể để tiền lương chỉ chịu thuế tại nước cư trú của người lao động nếu khoản tiền nhận ở nước nơi làm việc không vượt quá $10.000 tính bằng tiền tệ của nước đó, hoặc nếu thời gian có mặt không quá 183 ngày trong bất kỳ khoảng thời gian 12 tháng nào bắt đầu hoặc kết thúc trong năm tài chính và khoản tiền không do người sử dụng lao động cư trú trả cũng không do một cơ sở thường trú tại địa phương chịu. Quy tắc phân định cư trú trong Article IV có thể làm thay đổi nơi cư trú theo hiệp định. Việc được miễn theo hiệp định không tự động chấm dứt khấu trừ thuế lương. Hãy dùng thủ tục xin miễn phù hợp bên dưới.

Doanh nghiệp Canada có thể thuê nhân viên ở Hoa Kỳ mà không cần công ty tại Hoa Kỳ không?

Có. Doanh nghiệp Canada nhìn chung có thể giữ vai trò người sử dụng lao động trực tiếp và đăng ký thuế lương tại Hoa Kỳ. Việc đăng ký thuế lương tại Hoa Kỳ tự nó không yêu cầu thành lập công ty tại Hoa Kỳ. Việc nhân viên có tạo ra nghĩa vụ thuế kinh doanh hoặc đăng ký khác tại Hoa Kỳ hay không là câu hỏi riêng, tùy từng hoàn cảnh (IRS: tiền lương trả bởi người sử dụng lao động nước ngoài; IRS: mã số định danh người sử dụng lao động).

Người sử dụng lao động Canada phải coi tiền lương cho công việc làm tại Hoa Kỳ là tiền lương chịu thuế lương Hoa Kỳ khi quy định áp dụng yêu cầu như vậy. IRS cho biết công việc làm tại Hoa Kỳ cho người sử dụng lao động nước ngoài nhìn chung phải chịu khấu trừ thuế An sinh Xã hội và Medicare, và chịu thuế thất nghiệp liên bang (FUTA) trừ khi có ngoại lệ (IRS: An sinh Xã hội và Medicare; IRS: thuế thất nghiệp). Người được thuê tại chỗ ở Hoa Kỳ thường không đủ điều kiện là người được điều động tạm thời từ Canada theo thỏa thuận an sinh xã hội.

Về thuế kinh doanh và việc chọn loại hình pháp nhân, xem doanh nghiệp Canada mở rộng sang Hoa Kỳ.

Cần những tài khoản nào tại Hoa Kỳ trước kỳ lương đầu tiên?

Hãy xin Mã số định danh người sử dụng lao động (EIN) liên bang, rồi kiểm tra các yêu cầu của tiểu bang nơi làm việc về khấu trừ thuế, bảo hiểm thất nghiệp, báo cáo tiền lương và báo cáo nhân viên mới trước khi trả lương. Doanh nghiệp Canada có nơi kinh doanh chính ngoài Hoa Kỳ có thể xin EIN qua quy trình quốc tế của IRS bằng Form SS-4 hoặc qua điện thoại (IRS: EIN).

Về trình tự thiết lập bảng lương trong nước Hoa Kỳ, xem thiết lập bảng lương tại Hoa Kỳ. Nếu nhân viên còn làm việc ở tiểu bang khác, xem nhân viên ở tiểu bang khác.

Doanh nghiệp Hoa Kỳ có thể thuê trực tiếp nhân viên ở Canada không?

Có. Doanh nghiệp Hoa Kỳ nhìn chung có thể thuê trực tiếp người lao động và đăng ký với CRA là người sử dụng lao động không cư trú. CRA cho biết người sử dụng lao động không cư trú có nhân viên làm việc tại Canada có cùng nghĩa vụ khấu trừ, nộp và báo cáo thuế tại Canada như người sử dụng lao động cư trú (CRA: T4001).

Chỉ có tài khoản trả lương tại Hoa Kỳ thì chưa hoàn thành các nghĩa vụ đó tại Canada. Chứng nhận người sử dụng lao động không cư trú của CRA thường cũng không giúp được cho nhân viên sống và làm việc tại Canada. Phần miễn mà CRA mô tả dành cho nhân viên không cư trú đủ điều kiện, làm việc tại Canada trong thời gian giới hạn và đáp ứng các điều kiện của hiệp định (CRA: T4001). Việc người lao động có tạo ra thuế kinh doanh tại Canada hay phải chọn loại hình pháp nhân hay không được trình bày trong doanh nghiệp Hoa Kỳ mở rộng sang Canada.

Bảng lương Canada không tự động chấm dứt nghĩa vụ thuế lương tại Hoa Kỳ. Công việc thông thường làm tại Canada nằm ngoài thuế thất nghiệp liên bang Hoa Kỳ, kể cả với công dân Hoa Kỳ làm việc cho người sử dụng lao động Hoa Kỳ. Đạo luật loại trừ công việc làm ở nước láng giềng có thỏa thuận bảo hiểm thất nghiệp với Hoa Kỳ, và Canada có thỏa thuận như vậy (Bộ luật Hoa Kỳ: định nghĩa việc làm theo FUTA; Bộ Lao động Hoa Kỳ: thỏa thuận). Với công dân hoặc người cư trú Hoa Kỳ, hãy kiểm tra riêng việc khấu trừ thuế thu nhập Hoa Kỳ. Có thể áp dụng ngoại lệ khi luật Canada yêu cầu khấu trừ thuế thu nhập (IRS: khấu trừ thuế thu nhập). Hãy kiểm tra An sinh Xã hội và Medicare theo thỏa thuận về phạm vi bảo hiểm.

Người sử dụng lao động Hoa Kỳ mở tài khoản thuế lương tại Canada như thế nào?

Hãy dùng đăng ký kinh doanh dành cho người không cư trú của CRA để xin mã số doanh nghiệp (BN) và tài khoản khấu trừ tiền lương (RP). Doanh nghiệp thành lập hoặc đặt trụ sở ngoài Canada có thể xin cả hai trong cùng một đơn trực tuyến. CRA cũng nêu cách gửi Form RC1 qua thư hoặc fax khi không đăng ký trực tuyến được (CRA: đăng ký dành cho người không cư trú).

Trước khi đăng ký, hãy chuẩn bị tên pháp lý và địa chỉ của doanh nghiệp, thông tin chủ sở hữu và liên hệ, ngày bắt đầu và nơi làm việc của người lao động, cùng ngày dự kiến trả lương đầu tiên. Sau đó lấy Số Bảo hiểm Xã hội Canada (SIN) của nhân viên và các Form TD1 đã điền của liên bang và, khi áp dụng, của tỉnh bang. Hãy xác định tỉnh bang nơi làm việc và tính các khoản khấu trừ trước kỳ lương đầu tiên (CRA: T4001). Việc đăng ký thuế lương tự nó không giải quyết việc đăng ký GST/HST hay thuế công ty. Các việc đó phụ thuộc vào những yếu tố riêng.

Phải khấu trừ những khoản nào cho thuế Canada, CPP và EI, và tỉnh bang nào áp dụng?

Với công việc làm tại Canada, người sử dụng lao động Hoa Kỳ nhìn chung khấu trừ thuế thu nhập Canada và EI nếu công việc thuộc diện được bảo hiểm. CPP cần kiểm tra riêng. Nếu không có cơ sở kinh doanh tại Canada, người ký có thẩm quyền của người sử dụng lao động có thể xin tham gia CPP tùy chọn cho nhân viên đủ điều kiện thường sống và làm việc ngoài Quebec bằng Form CPT13. Người sử dụng lao động chọn ngày bắt đầu bảo hiểm. CRA cho biết thỏa thuận đã được chấp thuận không thể hủy. Nếu không có bảo hiểm Canada, thỏa thuận an sinh xã hội xếp bảo hiểm theo Hoa Kỳ. Nếu người sử dụng lao động có cơ sở kinh doanh tại Canada, hoặc người lao động được điều động tạm thời từ Hoa Kỳ, hãy kiểm tra quy định bảo hiểm hưu trí áp dụng. Người sử dụng lao động đóng phần CPP và EI bắt buộc của mình (CRA: Form CPT13; SSA: thỏa thuận, Article V).

Hãy kiểm tra EI riêng nếu bảo hiểm thất nghiệp Hoa Kỳ cũng áp dụng. EI của Canada loại trừ công việc đã phải đóng phí theo luật bảo hiểm thất nghiệp của một tiểu bang Hoa Kỳ. Hãy dùng máy tính hoặc bảng khấu trừ lương của CRA cho kỳ lương và tỉnh bang áp dụng. Địa chỉ nhà của người lao động tự nó không quyết định tỉnh bang nơi làm việc (CRA: T4001; CRA: tỉnh bang nơi làm việc).

Nếu áp dụng thuế lương Quebec, hãy đăng ký khoản khấu trừ tại nguồn với Revenu Québec trực tuyến hoặc bằng Form LM-1-V, khấu trừ thuế thu nhập Quebec, QPP và QPIP theo yêu cầu, và nộp chứng từ RL-1 cùng bảng tổng hợp RL-1 trước ngày cuối cùng của tháng 2 sau năm dương lịch mà các chứng từ áp dụng. Riêng tài khoản RP của CRA không bao gồm các hồ sơ này (Revenu Québec: đăng ký; nộp RL-1; CRA: khấu trừ tại Quebec). Quy trình nộp thuế chung của Canada có trong chạy bảng lương.

Điều gì thay đổi về An sinh Xã hội, Medicare hoặc CPP sau khi chuyển chỗ ở hoặc điều động tạm thời?

Thỏa thuận an sinh xã hội Hoa Kỳ–Canada nhìn chung xếp nhân viên vào hệ thống hưu trí của nước nơi làm việc. Nhân viên đủ điều kiện, bình thường làm việc và được bảo hiểm ở một nước, được người sử dụng lao động có cơ sở kinh doanh tại nước đó cử sang làm việc cho cùng người sử dụng lao động (hoặc một công ty liên kết đủ điều kiện) ở nước kia, có thể ở lại hệ thống của nước gốc nếu dự kiến việc điều động không quá 60 tháng. Nước cấp giấy chứng nhận bảo hiểm sẽ cung cấp giấy này làm bằng chứng được miễn hệ thống của nước kia (SSA: thỏa thuận, Article V và thỏa thuận hành chính).

Việc điều động dự kiến vượt giới hạn thông thường, hoặc do người sử dụng lao động không có cơ sở kinh doanh ở nước cử đi, cần sự đồng ý trước của cả hai bên là cơ quan có thẩm quyền của hai nước để giữ bảo hiểm của nước cử đi (SSA: thỏa thuận, Article V).

Với công việc làm tại Hoa Kỳ, trước hết hãy áp dụng thỏa thuận an sinh xã hội. Thỏa thuận này thường xếp bảo hiểm hưu trí theo Hoa Kỳ. CPP của Canada có thể tiếp tục thay cho An sinh Xã hội và Medicare của Hoa Kỳ khi có ngoại lệ của thỏa thuận, chẳng hạn việc điều động tạm thời đủ điều kiện có giấy chứng nhận bảo hiểm của Canada. Hãy kiểm tra EI của Canada và khấu trừ thuế thu nhập riêng theo quy định của từng loại (SSA: thỏa thuận; CRA: làm việc ngoài Canada).

Sau đó phải nộp những khoản thuế, tờ khai và chứng từ cuối năm nào?

Khi người sử dụng lao động đã đăng ký, việc trả lương cho nhân viên tạo ra nghĩa vụ nộp thuế và báo cáo định kỳ. Tài khoản thuế lương mới chỉ là bước đầu. Hãy đối chiếu các khoản đã nộp với tờ khai hằng quý hoặc hằng năm và với chứng từ cuối năm của nhân viên (IRS: Publication 15; CRA: T4001).

Nộp thuế trễ tại Hoa Kỳ có thể bị phạt 2% đến 15%, tùy thời gian trễ và thông báo. CRA nhìn chung áp dụng mức phạt từ 3% đến 10% cho các khoản nộp trễ trên C$500, tăng lên 20% khi lặp lại việc không nộp một cách cố ý hoặc cẩu thả nghiêm trọng (IRS: phạt nộp thuế trễ; CRA: nộp trễ).

Quy tắc đặc biệt của Hoa Kỳ có thể áp dụng nếu nhân viên là người nước ngoài không cư trú xin miễn theo hiệp định. Nhân viên ký Form 8233 cho mỗi năm thuế. Người sử dụng lao động ký xác nhận chấp nhận, gửi một bản cho IRS trong vòng 5 ngày và chờ ít nhất 10 ngày sau khi gửi thư rồi mới dừng khấu trừ. Hãy báo cáo tiền lương được miễn trên Form 1042 và Form 1042-S, không báo cáo ở box 1 của Form W-2 (IRS: hướng dẫn Form 8233; IRS: Publication 515). Trước tiên hãy xác nhận nơi cư trú về thuế của người lao động và khoản miễn họ xin.

Khi nào phải thay đổi bảng lương nếu nhân viên hiện tại chuyển chỗ ở?

Hãy đánh giá lại trước kỳ lương đầu tiên có công việc làm ở nước mới. Nếu một nhân viên ở Ontario chuyển sang Texas và làm việc ở đó, riêng bảng lương Canada có thể không đáp ứng nghĩa vụ thuế lương tại Hoa Kỳ. Hãy kiểm tra nghĩa vụ của người sử dụng lao động với liên bang Hoa Kỳ và Texas, rồi kiểm tra riêng xem CPP, EI hoặc khấu trừ thuế thu nhập của Canada có tiếp tục không. Hãy ghi lại ngày làm việc, nơi cư trú của người lao động, nơi báo cáo ở Canada, nguồn trả lương và mọi giấy chứng nhận bảo hiểm. Việc chuyển chỗ ở có thể chỉ ảnh hưởng một phần của kỳ lương (IRS: tiền lương trả bởi người sử dụng lao động nước ngoài; CRA: làm việc ngoài Canada).

Hãy hỏi việc chuyển chỗ ở có tạm thời không, có phải cùng người sử dụng lao động cử đi không, và đã có giấy chứng nhận bảo hiểm chưa. Cũng hãy xác nhận người lao động có quay lại nước cũ để làm việc không. Chứng nhận của người sử dụng lao động Canada cho các chuyến công tác ngắn chỉ liên quan đến nhân viên không cư trú đủ điều kiện, và không miễn tiền lương Canada thông thường của người lao động cư trú tại Canada (CRA: T4001). Việc nhân viên đến làm việc tại Canada có thể phát sinh khấu trừ thuế việc làm theo hướng dẫn cho người sử dụng lao động của CRA. Hướng dẫn riêng về dịch vụ nói về khoản phí trả cho doanh nghiệp không cư trú (CRA: hướng dẫn Regulation 105).

Với nhân viên cư trú tại Hoa Kỳ được miễn theo hiệp định khi đến Canada, người sử dụng lao động Hoa Kỳ đủ điều kiện có thể xin CRA chứng nhận bằng Form RC473, nhận được ít nhất 30 ngày trước khi làm việc tại Canada. Nhân viên phải làm việc tại Canada dưới 45 ngày trong năm dương lịch hoặc có mặt dưới 90 ngày trong bất kỳ khoảng thời gian 12 tháng nào có bao gồm ngày thanh toán. Chứng nhận có hiệu lực tối đa hai năm dương lịch. Nếu không, nhân viên (hoặc người sử dụng lao động được ủy quyền) có thể xin miễn theo Regulation 102 bằng Form R102-R ít nhất 30 ngày trước khi làm việc hoặc trả lương lần đầu. Cả hai cách miễn này đều không áp dụng cho tiền lương thông thường trả cho người lao động cư trú tại Canada (CRA: chứng nhận; CRA: miễn khấu trừ).

Nếu bên thứ ba thuê hoặc trả lương cho người lao động, ai nợ thuế lương?

Hợp đồng và quan hệ người sử dụng lao động thực tế quyết định cách nộp hồ sơ. Việc trả tiền qua một bên trung gian tự nó không chuyển trách nhiệm thuế của người sử dụng lao động. IRS cho biết người sử dụng lao động dùng nhà cung cấp dịch vụ bảng lương nhìn chung vẫn chịu trách nhiệm về các khoản nộp thuế và tờ khai. Một số đại diện được chỉ định chính thức hoặc thỏa thuận được chứng nhận có quy tắc trách nhiệm khác (IRS: Publication 15). CRA cũng cho biết người sử dụng lao động vẫn chịu trách nhiệm về độ chính xác, số dư và thời hạn của tờ khai T4 khi một dịch vụ thay mặt nộp (CRA: RC4120). Tại Quebec, dịch vụ bảng lương cho phép hoặc khiến tiền lương được trả có thể cùng chịu trách nhiệm về khoản khấu trừ tại nguồn theo Tax Administration Act section 24.0.3.

Nếu một employer of record (đơn vị đứng ra làm người sử dụng lao động thay) tự nhận là người sử dụng lao động hợp pháp, hãy lấy hợp đồng lao động, tên người sử dụng lao động ghi trên bảng lương, các mã số tài khoản thuế đã dùng, cùng bằng chứng về các khoản đã nộp và chứng từ cuối năm. Hãy kiểm tra thỏa thuận ở cả hai nước và tiểu bang hoặc tỉnh bang nơi làm việc, trước khi coi bảng lương của bên trung gian là việc tuân thủ của chính bạn. Hợp đồng dịch vụ bảng lương và hợp đồng làm thay đổi người sử dụng lao động hợp pháp có tác động khác nhau (IRS: thỏa thuận bên thứ ba trả lương).

Nợ thuế lương có thể đến tận cá nhân. Chủ doanh nghiệp một chủ tại Hoa Kỳ nợ trực tiếp thuế việc làm của doanh nghiệp. Thành viên hợp danh chung có thể nợ các khoản phát sinh khi còn là thành viên, như luật của New York và Ontario minh họa, trong khi hợp danh trách nhiệm hữu hạn (LLP) thì khác (IRS: chủ doanh nghiệp một chủ). Theo Internal Revenue Code section 6672, cán bộ điều hành (officer), giám đốc, thành viên hợp danh hoặc người khác kiểm soát khoản thuế đã khấu trừ mà cố ý không nộp có thể bị phạt bằng toàn bộ thuế thu nhập khấu trừ chưa nộp và thuế An sinh Xã hội và Medicare của nhân viên. IRS nhìn chung thu nợ trong 10 năm sau khi ấn định, tùy các ngoại lệ theo luật (IRS: tiền phạt; 26 USC 6502). Giám đốc công ty Canada tại thời điểm vi phạm có thể nợ khoản khấu trừ, CPP và EI chưa nộp, cùng tiền lãi và tiền phạt, theo Income Tax Act section 227.1, CPP section 21.1 và Employment Insurance Act section 83. Hành động thu hồi tại Canada phải bắt đầu trong vòng hai năm sau khi người đó thôi làm giám đốc lần cuối. Các điều kiện thu nợ theo luật và biện pháp bảo vệ do thận trọng hợp lý (due diligence) có thể áp dụng.

Quebec có quy tắc riêng về giám đốc theo Tax Administration Act sections 23–24.0.2. Giám đốc có thể nợ thuế Quebec, QPP, QPIP và các khoản đóng góp của người sử dụng lao động chưa nộp. Với thuế thu nhập chưa từng được khấu trừ của nhân viên cư trú tại Canada, họ nhìn chung nợ tiền lãi và tiền phạt liên quan chứ không nợ chính khoản thuế chưa khấu trừ đó. Revenu Québec phải ấn định đối với giám đốc trong vòng hai năm sau khi người đó thôi làm giám đốc lần cuối, kèm các điều kiện thu nợ theo luật và biện pháp bảo vệ do thận trọng hợp lý hoặc không hay biết.

Ví dụ

Chỉ mang tính minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Hoa Kỳ. Một công ty ở Toronto thuê một người chỉ sống và làm việc tại New York, lương năm US$60.000, trả mỗi tháng US$5.000. Công ty Toronto có thể giữ vai trò người sử dụng lao động trực tiếp. Trước kỳ lương đầu tiên, công ty xin EIN của IRS, kiểm tra đăng ký khấu trừ thuế và bảo hiểm thất nghiệp tại New York, thu Form W-4 và thiết lập việc nộp thuế tại Hoa Kỳ. Công ty cũng báo cáo riêng nhân viên mới cho New York trong vòng 20 ngày kể từ ngày thuê (New York: thuê nhân viên). Công ty ghi lại từng ngày làm việc tại New York, báo cáo tiền lương Hoa Kỳ qua các tờ khai thuế lương Hoa Kỳ áp dụng và Form W-2, rồi kiểm tra xem có quy định CPP hoặc EI nào của Canada áp dụng cho nhân viên cụ thể của mình không. Ví dụ này không tính thuế và không cho rằng riêng việc thuê người đã giải quyết vị thế thuế kinh doanh tại Hoa Kỳ của công ty.

Trường hợp của bạn khác?

• Nhân viên Hoa Kỳ của bạn cũng làm việc tại Canada: có thể áp dụng khấu trừ thuế việc làm của Canada cho những ngày làm việc đó. Hãy xem hướng dẫn cho người sử dụng lao động của CRA theo hình thức làm việc của bạn.
• Nhân viên Hoa Kỳ của bạn làm việc ở nhiều tiểu bang: xem nhân viên ở tiểu bang khác.
• Áp dụng thuế lương Quebec: hãy đăng ký với Revenu Québec và nộp chứng từ RL-1 bên cạnh T4 của CRA.
• Doanh nghiệp Canada của bạn có thể có sự hiện diện chịu thuế tại Hoa Kỳ: xem doanh nghiệp Canada mở rộng sang Hoa Kỳ.
• Doanh nghiệp Hoa Kỳ của bạn có thể có sự hiện diện chịu thuế tại Canada: xem doanh nghiệp Hoa Kỳ mở rộng sang Canada.
• Người lao động cần tự báo cáo tiền lương xuyên biên giới: xem làm việc tại Hoa Kỳ cho người sử dụng lao động ở nước ngoài hoặc làm việc xuyên biên giới.
• Người lao động có thể là nhà thầu chứ không phải nhân viên: xem nhà thầu có thể là nhân viên hoặc kiểm tra thuế lương và phán quyết về tình trạng lao động tại Canada.
• Các khoản nộp thuế hoặc tờ khai tại Hoa Kỳ đã bị bỏ sót: xem nợ thuế lương.
• Bạn đang cân nhắc giữa thuê trực tiếp và dùng bên thứ ba làm người sử dụng lao động: hãy gom các hợp đồng, nơi và ngày làm việc, hồ sơ lương trước đây, các đăng ký và mọi giấy chứng nhận bảo hiểm trước khi tìm hỗ trợ ghi sổ và bảng lương.