Sống ở Canada, làm cho công ty Hoa Kỳ: nộp thuế ở nước nào?

Tôi làm việc từ xa tại Canada cho một công ty Hoa Kỳ. Nước nào đánh thuế tiền lương của tôi?

Nếu bạn là người cư trú thuế tại Canada và làm toàn bộ công việc của nhân viên tại Canada, Canada đánh thuế tiền lương dù do công ty Hoa Kỳ trả. Nếu bạn đồng thời là người không cư trú của Hoa Kỳ, khoản lương đó nhìn chung là thu nhập nguồn nước ngoài đối với thuế liên bang Hoa Kỳ, nên vị trí của người sử dụng lao động Hoa Kỳ hay loại tiền trả lương tự nó không khiến khoản lương chịu thuế Hoa Kỳ (IRS; hiệp định Canada-Hoa Kỳ, Điều XV).

Hãy khai toàn bộ thu nhập từ việc làm bằng đô la Canada trên tờ khai Canada. Nếu khoản này không có trên T4, CRA hướng dẫn dùng line 10400; nếu có trên T4, dùng line 10100. Nếu tiền lương W-2 của bạn đã bị giảm do đóng góp vào kế hoạch 401(k), 403(b) hoặc 457(b), hãy cộng các khoản đó trở lại khi khai thu nhập từ việc làm ở Canada (CRA). Người đi làm qua biên giới hằng ngày có thể đủ điều kiện riêng để xin khoản khấu trừ của Canada, bị giới hạn bởi hạn mức RRSP chưa dùng, cho các khoản đóng góp vào kế hoạch của người sử dụng lao động Hoa Kỳ gắn với công việc chịu thuế Hoa Kỳ, bằng Form RC268. Người được điều chuyển tạm thời từ Hoa Kỳ sang Canada có thể đủ điều kiện dùng Form RC267 nếu ngay trước khi bắt đầu làm việc tại Canada bạn đang tham gia kế hoạch của Hoa Kỳ và không phải người cư trú Canada, bạn không đóng góp vào RRSP hay kế hoạch đã đăng ký khác của Canada, và bạn chưa làm việc tại Canada cho nhóm người sử dụng lao động đó quá 60 tháng trong 120 tháng trước đó. Hãy ghi lại, có ghi ngày, nơi làm việc của từng ngày làm việc. Với lịch làm việc hỗn hợp, tiền lương thông thường nhìn chung được chia theo số ngày làm việc tại Hoa Kỳ trên tổng số ngày làm việc, dù một số phúc lợi theo quy tắc xác định nguồn khác (IRS, Publication 519).

Người sử dụng lao động Hoa Kỳ đã khấu trừ thuế thu nhập hoặc thuế An sinh Xã hội Hoa Kỳ của tôi. Làm sao để lấy lại?

Trước hết hãy nhờ bộ phận bảng lương điều chỉnh khoản khấu trừ cho những ngày làm việc tại Canada. Nếu thuế thu nhập liên bang Hoa Kỳ đã bị khấu trừ, người không cư trú của Hoa Kỳ nhìn chung nộp Form 1040-NR để xin hoàn khoản nộp thừa; yêu cầu tín thuế nước ngoài ở Canada phải dựa trên thuế thực sự phải nộp, không phải khoản thuế có thể được hoàn lại (IRS; folio tín thuế nước ngoài của CRA). Hãy kiểm tra riêng khoản khấu trừ liên bang và tiểu bang trên Form W-2: muốn được hoàn thuế tiểu bang cần nộp tờ khai riêng hoặc theo quy trình điều chỉnh của tiểu bang. New York có thể đánh thuế những ngày bạn làm việc từ xa tại Canada nếu văn phòng chính của bạn nằm ở đó.

Thuế An sinh Xã hội và Medicare tách biệt với thuế thu nhập. Hai khoản này nhìn chung áp dụng cho công việc của nhân viên tại Hoa Kỳ, với một số ngoại lệ hạn chế cho công việc ngoài Hoa Kỳ và các quy tắc theo thỏa thuận an sinh xã hội. Với khoản bị khấu trừ nhầm, hãy yêu cầu người sử dụng lao động hoàn lại; nếu không được, hãy xin IRS hoàn lại bằng Form 843 kèm hồ sơ chứng minh mà IRS liệt kê (IRS).

Công ty của tôi không có văn phòng ở Canada. Ai khấu trừ thuế Canada và CPP?

Người sử dụng lao động Hoa Kỳ vẫn có thể có nghĩa vụ về bảng lương tại Canada đối với nhân viên cư trú tại Canada, dù không có văn phòng ở Canada. CRA nêu rằng người sử dụng lao động cư trú ngoài Canada có cùng trách nhiệm khấu trừ, nộp và báo cáo như người sử dụng lao động Canada đối với nhân viên cư trú tại Canada của mình; người sử dụng lao động nên sắp xếp bảng lương Canada và phát hành T4 khi bắt buộc (hướng dẫn bảng lương của CRA).

Việc tham gia CPP cần được kiểm tra riêng. Người sử dụng lao động nước ngoài không có cơ sở tại Canada có thể nộp Form CPT13 để tất cả nhân viên thường sống và làm việc tại Canada ngoài Quebec được tham gia CPP; người ký được ủy quyền của họ ký đơn, và người sử dụng lao động không thể hủy sau khi CRA chấp thuận. Việc khấu trừ thuế thu nhập Canada tự nó không có nghĩa là CPP đang được khấu trừ. Hãy hỏi bộ phận bảng lương xem bạn thuộc hệ thống nào và có giấy chứng nhận bảo hiểm nào áp dụng không. Nếu thuế Canada không được khấu trừ, hãy giữ tiền để nộp theo tờ khai; có thể phải nộp thuế tạm tính khi thuế ròng phải nộp vượt quá C$3.000, hoặc C$1.800 đối với người cư trú tại Quebec, theo các phép thử năm của CRA; các hạn nộp là ngày 15 tháng 3, ngày 15 tháng 6, ngày 15 tháng 9 và ngày 15 tháng 12 (thuế tạm tính của CRA).

Hãy nhờ bộ phận bảng lương kiểm tra riêng bảo hiểm thất nghiệp (EI). Phần lớn công việc của nhân viên tại Canada thuộc diện được bảo hiểm, nhưng CRA liệt kê các ngoại lệ, trong đó có công việc phải đóng phí bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang Hoa Kỳ.

Tôi đi làm hằng ngày sang Hoa Kỳ. Tôi nộp thuế ở đâu và phải nộp tờ khai nào?

Hãy khai toàn bộ tiền lương trên tờ khai Canada. Nếu bạn là người không cư trú của Hoa Kỳ và làm việc tại Hoa Kỳ, nhìn chung bạn còn phải nộp Form 1040-NR, kể cả khi hiệp định miễn thuế liên bang Hoa Kỳ cho khoản lương đó; hãy khai khoản lương được miễn theo hiệp định trong Schedule OI, item L, và trên Form 1040-NR, line 1k, đồng thời xin hoàn khoản khấu trừ liên bang thừa tại đó (IRS Schedule OI; Form 1040-NR). Hạn nộp là ngày 15 tháng 4 sau năm thuế nếu bạn có tiền lương bị khấu trừ thuế thu nhập Hoa Kỳ, nếu không thì là ngày 15 tháng 6 (IRS: hướng dẫn Form 1040-NR). Canada có thể cấp tín thuế cho thuế Hoa Kỳ đủ điều kiện trên tiền lương làm việc tại Hoa Kỳ (hiệp định thuế, Điều XV và XXIV).

Với công việc làm tại Hoa Kỳ, Điều XV giữ cho tiền lương chỉ bị đánh thuế ở Canada nếu thù lao cho công việc làm tại Hoa Kỳ không vượt quá $10.000 đô la Hoa Kỳ trong năm dương lịch. Vượt mức đó, vẫn có thể được miễn giảm nếu bạn ở Hoa Kỳ không quá 183 ngày trong khoảng mười hai tháng theo hiệp định và tiền lương không do người cư trú Hoa Kỳ trả hoặc trả thay, cũng không do cơ sở thường trú của Hoa Kỳ chịu. Công việc do người sử dụng lao động Hoa Kỳ trả thường không đạt điều kiện thứ hai này, dù chỉ là chuyến công tác ngắn (Điều XV; giải thích của Bộ Tài chính Hoa Kỳ). Nếu hiệp định thuế được áp dụng cho công việc làm tại Hoa Kỳ, hãy ký và đưa cho bộ phận bảng lương một Form 8233 mới mỗi năm thuế. Bộ phận bảng lương ký và chuyển cho IRS trong vòng 5 ngày sau khi chấp nhận; sau đó có thể dùng Form 1040-NR để xin hoàn khoản khấu trừ thừa (IRS Form 8233; hướng dẫn).

Những ngày đi làm hằng ngày của tôi có tính vào tình trạng cư trú thuế Hoa Kỳ không?

Những ngày đi làm sang Hoa Kỳ rồi về trong ngày chỉ được loại khỏi kiểm tra hiện diện đáng kể (substantial presence test) của Hoa Kỳ khi vượt quá 75% số ngày làm việc trong kỳ làm việc. Kỳ này thường chạy từ ngày làm việc đầu tiên đến ngày làm việc cuối cùng của bạn tại Hoa Kỳ trong năm; công việc theo mùa hoặc theo chu kỳ có thể có các kỳ riêng. Đi làm hằng ngày nghĩa là quay về nơi cư trú ở Canada trong vòng 24 giờ. Hãy đếm riêng các đêm ở lại và những lần đến Hoa Kỳ khác (IRS, Publication 519).

Ngoại lệ này chỉ thay đổi cách đếm ngày cư trú, không thay đổi nguồn của tiền lương cho công việc làm tại Hoa Kỳ. Nếu số ngày được tính của bạn đáp ứng kiểm tra hiện diện đáng kể, hãy xác định tình trạng cư trú thuế Hoa Kỳ của bạn trước khi nộp Form 1040-NR. Ngoại lệ gắn bó chặt hơn (closer-connection exception) đòi hỏi bạn ở Hoa Kỳ dưới 183 ngày và có nơi làm việc chính, tức tax home, ở Canada, nên thường không đạt nếu nơi làm việc chính của bạn ở Hoa Kỳ; hãy xin ngoại lệ này trên Form 8840 trước hạn nộp Form 1040-NR. Nếu không, quy tắc cư trú của hiệp định thuế có thể áp dụng, được xin trên Form 8833 kèm Form 1040-NR (IRS, Publication 519; hướng dẫn của IRS về hiệp định thuế). Hãy giữ một lịch ghi nơi làm việc, các lần qua biên giới và các đêm ở lại. Nếu nơi cư trú ở Canada của bạn cũng chưa rõ, hãy xem tình trạng cư trú thuế tại Canada. Những ngày đến Hoa Kỳ ngoài việc đi làm được nêu trong snowbird và tình trạng cư trú Hoa Kỳ.

Hệ thống hưu trí nào áp dụng cho tôi: CPP hay An sinh Xã hội Hoa Kỳ?

Thỏa thuận an sinh xã hội Canada-Hoa Kỳ nhìn chung xếp công việc của nhân viên vào hệ thống của nước nơi công việc được thực hiện. Người lao động đã tham gia hệ thống của một nước và được người sử dụng lao động có cơ sở kinh doanh tại nước đó cử sang làm việc cho họ ở nước kia nhìn chung có thể tiếp tục ở hệ thống của nước cử đi nếu nhiệm vụ dự kiến kéo dài không quá 60 tháng. Nhiệm vụ dài hơn hoặc người sử dụng lao động không có cơ sở kinh doanh đó đòi hỏi hai cơ quan có thẩm quyền thỏa thuận trước. Giấy chứng nhận bảo hiểm là tài liệu chứng minh việc được miễn hệ thống của nước kia (thỏa thuận SSA, Điều V).

Với công việc từ xa tại Canada, hãy hỏi xem bảo hiểm của Canada có áp dụng không và người sử dụng lao động nước ngoài có chọn tham gia CPP qua CPT13 không. Nếu bảo hiểm của Canada không có hiệu lực, thỏa thuận có thể khiến luật Hoa Kỳ áp dụng. Với công việc tại Hoa Kỳ hoặc nhiệm vụ điều chuyển, hãy xin bộ phận bảng lương giấy chứng nhận áp dụng trước khi coi các khoản khấu trừ An sinh Xã hội hay CPP là sai sót. Công việc tại Quebec có thể thuộc QPP thay vì CPP; quyết định về bảo hiểm cũng cần được kiểm tra theo quy định của Quebec (hướng dẫn CPP của CRA; thỏa thuận SSA, Điều V).

Tôi có phải nộp tờ khai tiểu bang Hoa Kỳ không, và tiểu bang có theo hiệp định thuế không?

Tờ khai tiểu bang Hoa Kỳ vẫn có thể phải nộp dù hiệp định thuế đã loại bỏ thuế thu nhập liên bang. IRS nêu rằng một số tiểu bang áp dụng ưu đãi hiệp định liên bang còn một số khác thì không, nên hãy kiểm tra tiểu bang nơi bạn làm việc và mọi khoản thuế thu nhập tiểu bang ghi trên Form W-2 (IRS).

Ví dụ, New York có thể yêu cầu tờ khai của người không cư trú cho tiền lương có nguồn New York. Quy định của tiểu bang này cũng có thể coi những ngày làm việc từ xa ngoài New York là ngày làm việc tại New York khi văn phòng chính của nhân viên nằm ở New York, trừ khi người sử dụng lao động đã lập một văn phòng thực sự tại nơi làm việc từ xa (Tiểu bang New York). Canada thường xác định nguồn tiền lương của những ngày đó là ở Canada, nên tín thuế nước ngoài của Canada có thể không giảm được thuế New York. Hãy kiểm tra cách phân bổ của tiểu bang và các biện pháp khắc phục trước khi coi khoản thuế đó là được tín thuế (folio tín thuế nước ngoài của CRA).

Người sử dụng lao động Canada của tôi cử tôi sang Hoa Kỳ trong thời gian ngắn. Tôi có nợ thuế Hoa Kỳ không?

Câu trả lời phụ thuộc vào tiền lương cho công việc tại Hoa Kỳ, số ngày hiện diện và ai trả hoặc chịu khoản lương. Điều XV có thể giữ cho tiền lương công việc tại Hoa Kỳ chỉ bị đánh thuế ở Canada nếu khoản lương không vượt giới hạn $10.000 đô la Hoa Kỳ trong năm dương lịch, hoặc nếu đáp ứng phép thử 183 ngày và cả hai điều kiện về chi phí của người sử dụng lao động (hiệp định thuế, Điều XV).

Công ty liên kết tại Hoa Kỳ trả lương, hoặc cơ sở thường trú của Hoa Kỳ chịu khoản lương, có thể làm thay đổi kết quả dù chuyến đi ngắn. Hãy xác nhận thêm CPP có còn là hệ thống hưu trí áp dụng trong thời gian điều chuyển tạm thời không và xin giấy chứng nhận bảo hiểm khi cần (giải thích của Bộ Tài chính Hoa Kỳ; thỏa thuận SSA).

Làm sao để xin tín thuế ở Canada cho thuế Hoa Kỳ trên tiền lương của tôi?

Canada có thể cho phép tín thuế nước ngoài đối với thuế Hoa Kỳ thực sự phải nộp trên tiền lương làm việc tại Hoa Kỳ đã nằm trong tờ khai Canada của bạn; thuế Hoa Kỳ khấu trừ tại nguồn có thể được hoàn lại thì không phải thuế cuối cùng. Các khoản đóng góp An sinh Xã hội và Medicare của Hoa Kỳ đúng quy định cũng có thể đủ điều kiện, theo các giới hạn của Canada (folio tín thuế nước ngoài của CRA; CRA line 10400). Hãy giữ Form W-2, tờ khai và bảng sao kê tài khoản thuế Hoa Kỳ, bằng chứng đã nộp thuế, tờ khai tiểu bang cuối cùng và sổ ghi ngày làm việc (CRA line 40500). Xem thu nhập nước ngoài trên tờ khai Canada để biết cách tính tín thuế liên bang, tỉnh bang và Quebec.

Quyền chọn mua cổ phiếu hoặc RSU bị đánh thuế thế nào nếu tôi làm việc ở cả hai nước?

Canada đánh thuế phúc lợi từ việc làm mà người cư trú nhận được từ cổ phiếu thưởng. Hoa Kỳ cũng có thể đánh thuế phần kiếm được từ công việc làm tại Hoa Kỳ. RSU là cam kết cấp cổ phiếu hoặc tiền mặt khi đáp ứng các điều kiện, gọi là "vest". Với quyền chọn mua cổ phiếu của nhân viên thuộc diện áp dụng, hiệp định phân bổ thu nhập theo nơi làm việc chính trong khoảng từ lúc được cấp đến lúc thực hiện quyền hoặc chuyển nhượng; hãy áp dụng các phép thử miễn thuế công việc tại Hoa Kỳ của Điều XV cho những năm mà dịch vụ liên quan được thực hiện, không phải năm thực hiện quyền. IRS xác định nguồn của một ví dụ RSU theo khoảng thời gian làm việc trước khi vest (giải thích của Bộ Tài chính Hoa Kỳ; IRS).

Đừng cho rằng RSU theo quy tắc riêng của hiệp định về quyền chọn mua cổ phiếu. Thời điểm phát sinh thuế ở Canada và việc báo cáo bảng lương phụ thuộc vào điều khoản của khoản thưởng; CRA phân biệt RSU với quyền chọn mua cổ phiếu thông thường và nêu rằng công ty nước ngoài có thể có nghĩa vụ khấu trừ và báo cáo ở Canada đối với phúc lợi từ quyền chọn (CRA). Hãy giữ hợp đồng cấp thưởng, ngày vest và ngày thực hiện quyền, bảng sao kê khoản thưởng, nơi làm việc trong thời gian hình thành khoản thưởng và chứng từ của cả hai nước để được rà soát phối hợp.

Ví dụ

Chỉ để minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Canada và không giả định thuế suất nào. Một người cư trú tại Canada kiếm được C$100.000 từ người sử dụng lao động cư trú tại Hoa Kỳ trong 200 ngày làm việc: 150 ngày ở Canada và 50 ngày ở Hoa Kỳ. Giả sử mọi ngày làm việc đều nằm giữa chuyến đi Hoa Kỳ đầu tiên và cuối cùng, mọi chuyến đi Hoa Kỳ đều là đi về trong ngày, người lao động vẫn là người không cư trú của Hoa Kỳ, và phần công việc tại Hoa Kỳ sau khi quy đổi vượt giới hạn $10.000 đô la Hoa Kỳ của hiệp định. Theo cách phân bổ đơn giản theo ngày làm việc, C$25.000 tiền lương thuộc về công việc tại Hoa Kỳ. Canada tính C$100.000; Hoa Kỳ có thể đánh thuế phần công việc tại Hoa Kỳ vì người sử dụng lao động Hoa Kỳ cũng khiến phép thử 183 ngày riêng của hiệp định không áp dụng được. Người lao động nhìn chung nộp Form 1040-NR và kiểm tra thuế Hoa Kỳ cuối cùng để xin tín thuế ở Canada. 50 lần đi làm chiếm 25% số ngày làm việc trong kỳ làm việc, nên không đủ điều kiện hưởng ngoại lệ loại trừ ngày dành cho người đi làm thường xuyên.

Hoàn cảnh của bạn khác?

• Bạn là công dân Hoa Kỳ hoặc người có thẻ xanh sống tại Canada: nghĩa vụ khai thu nhập toàn cầu của Hoa Kỳ làm thay đổi kết quả. Xem người Hoa Kỳ sống tại Canada.
• Bạn xuất hóa đơn cho khách hàng với tư cách nhà thầu: quy định bảng lương nhân viên và hiệp định thuế có thể không phù hợp. Xem freelancer Canada có khách hàng Hoa Kỳ.
• Bạn đã chuyển sang Hoa Kỳ thay vì đi làm hằng ngày: nơi cư trú và thuế khi rời đi phải xét trước. Xem chuyển từ Canada sang Hoa Kỳ.
• Bạn nhận Form 1042-S cho thu nhập không phải tiền lương: hãy dùng thuế Hoa Kỳ khấu trừ trên các khoản trả cho người Canada.
• Thu nhập của bạn gồm quyền chọn mua cổ phiếu hoặc RSU, nhiều người sử dụng lao động, thiếu khoản khấu trừ bảng lương hoặc có tranh chấp thuế tiểu bang: hãy mang tài liệu về khoản thưởng, hợp đồng, chứng từ, sổ ghi ngày làm việc và tờ khai của cả hai nước đến buổi rà soát thuế xuyên biên giới.