Chủ doanh nghiệp một chủ, hợp danh và công ty: nếu nhân viên làm việc tại Hoa Kỳ, hãy xin EIN của IRS và các tài khoản tại tiểu bang nơi làm việc. Nếu làm việc tại Canada, hãy xin tài khoản thuế lương của CRA, và đăng ký với Revenu Québec khi áp dụng thuế lương Quebec. Người sử dụng lao động nộp khoản thuế đã khấu trừ, đóng các khoản bắt buộc của người sử dụng lao động và nộp chứng từ tiền lương. Hãy kiểm tra số ngày làm việc, ưu đãi theo hiệp định thuế và phạm vi bảo hiểm an sinh xã hội trước kỳ lương đầu tiên.
Tự kinh doanh · Hợp danh · Công ty
Với công việc chỉ làm tại Hoa Kỳ, công ty Canada nhìn chung không phải khấu trừ theo Regulation 105 và không phải phát T4A-NR, nhưng có thể phải phát Form 1099-NEC. Hãy yêu cầu Form W-9. Thiếu mã số thuế có thể dẫn đến khấu trừ dự phòng của Hoa Kỳ. Công việc làm tại Canada phải khấu trừ theo Regulation 105, trừ khi CRA chấp thuận miễn, và vẫn phải phát T4A-NR dù được miễn khấu trừ.
Công ty
Người cư trú Canada có thể nhận tiền lương, cổ tức, khoản vay có hồ sơ, hoặc khoản trả qua công ty Canada, nhưng mỗi cách có quy định thuế và hồ sơ khác nhau. Tiền lương cho công việc làm tại Canada là thu nhập từ việc làm. Cổ tức của công ty Hoa Kỳ (corporation) là thu nhập đầu tư nước ngoài. LLC một thành viên tại Hoa Kỳ có thể bị bỏ qua về thuế tại Hoa Kỳ nhưng vẫn bị Canada coi là công ty, nên các khoản rút cần được phân tích riêng theo luật Canada.
Tự kinh doanh · Công ty
Trước ngày trả lương đầu tiên tại Hoa Kỳ, công ty Canada cần kiểm tra Form 8233, khoản khấu trừ tại nguồn của tiểu bang và các khoản khấu trừ của Canada. Nhân viên là người cư trú Canada theo hiệp định thuế và không phải công dân Hoa Kỳ có thể không phải nộp thuế liên bang Hoa Kỳ trên tiền lương làm việc tại Hoa Kỳ, nếu đạt tiêu chí $10.000 hoặc tiêu chí lưu trú ngắn 183 ngày của hiệp định thuế. Tuy vậy, tiểu bang vẫn có thể đánh thuế khoản này. Công ty có thể phải nộp Form 1120-F (tờ khai của công ty nước ngoài) ngay cả khi chưa có lợi nhuận của cơ sở thường trú (permanent establishment) bị đánh thuế.
Công ty
Bên trả tiền nói chung phải khấu trừ 15% trên tổng phí trả cho doanh nghiệp Hoa Kỳ cho dịch vụ thực tế được thực hiện tại Canada, trừ khi CRA cho phép miễn hoặc giảm mức khấu trừ trước khi thanh toán. Công việc làm tại Hoa Kỳ nằm ngoài quy định này. Khoản khấu trừ được tính trừ vào thuế thu nhập Canada có thể phải nộp, không phải thuế cuối cùng; doanh nghiệp vẫn có thể phải nộp tờ khai tại Canada.
Tự kinh doanh · Hợp danh · Công ty