Thiết bị đặt riêng và tiền giữ lại bảo đảm: khi nào chịu thuế?

Đơn hàng thiết bị đặt riêng có phải là hợp đồng dài hạn không?

Theo luật thuế Hoa Kỳ, đơn hàng thiết bị đặt riêng là hợp đồng dài hạn khi chưa hoàn thành trong năm thuế ký hợp đồng và thiết bị là duy nhất cho khách hàng hoặc thông thường mất hơn 12 tháng dương lịch để chế tạo (26 U.S.C. 460(f); Reg. 1.460-2). Các đơn hàng khác được ghi nhận theo phương pháp thông thường của bạn; tiền đặt cọc cho các đơn đó được trình bày trong hướng dẫn về khoản trả trước của khách hàng.

• Chưa hoàn thành trong năm ký hợp đồng được xét theo những gì xảy ra đến ngày kết thúc năm, không theo thời điểm bạn dự kiến hoàn thành (Reg. 1.460-1(c)(1)).
• Duy nhất nghĩa là được thiết kế theo nhu cầu của một khách hàng, xét trên đơn vị đầu tiên. Một thiết bị không phải là duy nhất nếu thông thường chỉ mất 90 ngày trở xuống để chế tạo, nếu chi phí tùy chỉnh chiếm 10% chi phí của thiết bị trở xuống, hoặc nếu bạn thường có sẵn thiết bị tương tự trong kho thành phẩm.
• Hơn 12 tháng dương lịch nghĩa là thời gian chế tạo thông thường, không phải thời gian chờ đơn hàng tồn đọng. Thời gian bắt đầu tính khi đã phát sinh ít nhất 5% chi phí của thiết bị và dừng khi thiết bị sẵn sàng. Một máy biến áp theo danh mục có thời gian xếp hàng 18 tháng nhưng chỉ mất 8 tuần chế tạo thì không đạt điều kiện này.
• Tên gọi hợp đồng không quan trọng. Một hợp đồng "bán hàng hóa" vẫn là hợp đồng sản xuất nếu thiết bị chưa được chế tạo khi bạn ký (Reg. 1.460-1(b)(2)).

Việc phân loại được xét theo từng hợp đồng, và chỉ một thiết bị duy nhất cũng kéo toàn bộ hợp đồng vào section 460, kể cả các thiết bị theo danh mục (Reg. 1.460-1(f)(1)). Hợp đồng đã áp dụng phương pháp tỷ lệ hoàn thành không thể tách ra sau đó nếu không có sự đồng ý của Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS), và việc định giá riêng không tự biến một phần công việc thành hợp đồng riêng: quy tắc tách và gộp hợp đồng quyết định, và IRS cũng có thể áp dụng các quy tắc này (Reg. 1.460-1(e)). Để áp dụng điều kiện, hãy tập hợp từng hợp đồng đã ký và lệnh thay đổi, ước tính tổng chi phí tại ngày kết thúc năm, cùng chi phí, số tiền đã xuất hóa đơn và tiền giữ lại bảo đảm lũy kế theo từng công việc.

Lắp đặt thiết bị tại trung tâm dữ liệu có phải là hợp đồng xây dựng không?

Có thể. Theo luật thuế Hoa Kỳ, hợp đồng xây dựng bao gồm việc lắp đặt một "bộ phận cấu thành" (integral component) của bất động sản: tài sản được chế tạo bên ngoài công trường nhưng dự định gắn cố định vĩnh viễn, như hệ thống sưởi và làm mát trung tâm (Reg. 1.460-3(a)). Chế tạo thiết bị tại nhà máy của bạn là sản xuất. Công việc xây dựng là hợp đồng dài hạn bất cứ khi nào chưa hoàn thành trong năm thuế ký hợp đồng: điều kiện duy nhất và điều kiện 12 tháng chỉ áp dụng cho sản xuất (26 U.S.C. 460(f)).

• Chế tạo và lắp đặt (hợp đồng hỗn hợp) thường được coi là hai hợp đồng. Bạn có thể lựa chọn coi toàn bộ là xây dựng chỉ khi ít nhất 95% chi phí ước tính là xây dựng, hoặc coi toàn bộ là sản xuất. Mỗi lựa chọn được thực hiện theo từng hợp đồng, bằng cách dùng phương pháp đó trên tờ khai gốc của năm (Reg. 1.460-1(f)(2)).
• Lắp đặt do bên khác thực hiện. Nếu thợ điện của nhà thầu chính lắp thiết bị đóng cắt của bạn, nghĩa vụ giám sát hoặc khởi động của bạn được ghi nhận theo phương pháp thông thường, nằm ngoài hợp đồng dài hạn.
• Bảo hành và bảo trì không bao giờ là một phần của hợp đồng dài hạn (Reg. 1.460-1(d)(2)).
• Phòng dữ liệu dạng mô-đun có trở thành bất động sản hay không tùy vào cách gắn cố định và thời gian dự định để lại tại chỗ (Reg. 1.263A-8(c)(3)).

Phương pháp tỷ lệ hoàn thành tính thuế như thế nào?

Thu nhập trong năm bằng chi phí lũy kế chia cho tổng chi phí ước tính, nhân với tổng giá hợp đồng, trừ đi thu nhập đã ghi nhận (Reg. 1.460-4(b)). Phương pháp chi phí trên chi phí (cost-to-cost) này là phương pháp section 460 bắt buộc.

• Tổng giá hợp đồng là số tiền bạn dự kiến hợp lý sẽ nhận, bao gồm tiền giữ lại bảo đảm và các lệnh thay đổi đã được chấp thuận. Tiền thưởng và số tiền đang tranh chấp được tính khi có thể dự đoán hợp lý, và không muộn hơn thời điểm báo cáo tài chính của bạn ghi nhận chúng.
• Chi phí được tính khi phát sinh. Vật tư được tính khi đã dành riêng cho hợp đồng bằng đơn đặt hàng, sổ sách hoặc chỉ dẫn giao hàng (Reg. 1.460-5(b)(2)), và việc trả tiền cho nhà cung cấp được tính ngay cả trước khi giao hàng (Reg. 1.461-4(d)(2)(ii)). Mua máy biến áp hoặc máy làm lạnh (chiller) sớm sẽ làm tăng thu nhập năm nay.
• Phương pháp 10 phần trăm: lựa chọn không ghi nhận gì cho một hợp đồng cho đến khi đã phát sinh 10% chi phí ước tính, thực hiện bằng cách dùng phương pháp này trên tờ khai gốc của năm. Lựa chọn áp dụng cho mọi hợp đồng dài hạn ký từ năm đó trở đi (Reg. 1.460-4(b)(6)).
• Phương pháp chi phí trên chi phí đơn giản hóa: lựa chọn đo mức hoàn thành chỉ bằng vật tư trực tiếp, nhân công trực tiếp và khấu hao (Reg. 1.460-5(c)).
• Khấu hao bổ sung đối với thiết bị có thời gian thu hồi vốn từ 7 năm trở xuống không làm tăng tỷ lệ hoàn thành, nay là quy định vĩnh viễn (Public Law 119-21, section 70301).

Tiền giữ lại bảo đảm có chịu thuế trước khi khách hàng trả không?

Có, theo phương pháp tỷ lệ hoàn thành. Tiền giữ lại bảo đảm (retainage, retention hoặc holdback) là một phần của tổng giá hợp đồng, nên chịu thuế khi bạn phát sinh chi phí, ngay cả khi khách hàng còn giữ lại cho đến khi nghiệm thu (Reg. 1.460-4(b)(4)(i)).

Dòng cuối theo Rev. Rul. 69-314 (Rev. Proc. 2025-23, section 16.06). Dòng này áp dụng cho hợp đồng xây dựng được miễn giữ theo phương pháp dồn tích chung và công việc không phải hợp đồng dài hạn, và tiền bạn giữ lại của nhà thầu phụ cũng được xử lý tương tự. Chuyển sang cách này là thay đổi tự động trên Form 3115, với điều chỉnh bù trừ theo section 481(a), trừ hợp đồng xây dựng được miễn, vốn chỉ thay đổi cho hợp đồng mới.

Một cái bẫy: doanh nghiệp có báo cáo tài chính được kiểm toán hoặc báo cáo tài chính áp dụng (AFS) khác và dùng phương pháp dồn tích thông thường có thể phải ghi nhận tiền giữ lại bảo đảm khi báo cáo tài chính ghi nhận, trong phạm vi số tiền có thể thu nếu khách hàng chấm dứt hợp đồng vào ngày đó (Reg. 1.451-3(b)(2)). Quy tắc này không áp dụng cho các phương pháp của section 460.

Tiền đặt cọc, hóa đơn theo tiến độ và số xuất hóa đơn vượt chi phí có chịu thuế khi nhận không?

Không, đối với hợp đồng dài hạn theo phương pháp tỷ lệ hoàn thành: tiền mặt không quyết định thu nhập. Tiền đặt cọc hoặc hóa đơn xuất trước vượt số tính theo chi phí (billings in excess of costs) chưa phải thu nhập, còn công việc đã làm nhưng chưa xuất hóa đơn (underbillings) thì đã là thu nhập. Tiền đặt cọc cho thiết bị theo danh mục được trình bày trong hướng dẫn về khoản trả trước của khách hàng.

Chúng tôi có thể dùng phương pháp hợp đồng hoàn thành thay thế không?

Chỉ với hợp đồng xây dựng được miễn; hợp đồng sản xuất không có ngoại lệ, bất kể quy mô doanh nghiệp (26 U.S.C. 460(e); Reg. 1.460-3(b)). Hợp đồng xây dựng được miễn khi:

1. Khi ký, bạn ước tính hợp đồng sẽ hoàn thành trong vòng 2 năm kể từ ngày bắt đầu: ngày bạn hoặc bên liên quan lần đầu phát sinh chi phí hợp đồng, kể cả thiết kế và kỹ thuật, nhưng không tính chi phí đấu thầu hay đàm phán (Reg. 1.460-1(b)(7)).
2. Tổng doanh thu bình quân hằng năm của 3 năm thuế trước không vượt $32.000.000 đối với hợp đồng ký trong năm thuế bắt đầu năm 2026 (Rev. Proc. 2025-32, section 4.30). Các doanh nghiệp chịu sự kiểm soát chung được cộng gộp (26 U.S.C. 448(c)(2)); cả section 448 lẫn Rev. Proc. 2025-32 đều không giải quyết việc công ty mẹ nước ngoài và các công ty con nước ngoài khác của nó có được tính hay không, nên công ty con tại Hoa Kỳ cần giải quyết câu hỏi đó trước.
3. Doanh nghiệp không phải là tax shelter bị cấm dùng phương pháp kế toán tiền mặt (cash method). Điều này bao gồm hợp danh, LLC hoặc S corporation phân bổ hơn 35% khoản lỗ của một năm cho các chủ sở hữu không tham gia hoạt động kinh doanh (26 U.S.C. 448(a)(3); 26 U.S.C. 1256(e)(3); Reg. 1.460-3(b)(1)(ii)).

Hợp đồng được miễn có thể dùng phương pháp hợp đồng hoàn thành (completed contract) hoặc một phương pháp được phép khác. Public Law 119-21 cũng miễn cho hợp đồng xây dựng nhà ở ký trong năm thuế bắt đầu sau ngày 4 tháng 7 năm 2025; công việc cho trung tâm dữ liệu không phải nhà ở. Đối với thuế tối thiểu thay thế (alternative minimum tax) của thành viên hợp danh là cá nhân, hợp đồng phi nhà ở được miễn vẫn dùng phương pháp tỷ lệ hoàn thành, và tiền lãi tính lại áp dụng cho thu nhập tính thuế tối thiểu thay thế đó (hướng dẫn Form 6251, line 2p).

Khi nào hợp đồng dài hạn được coi là hoàn thành về mặt thuế?

Hợp đồng dài hạn hoàn thành vào thời điểm sớm hơn trong hai thời điểm sau (Reg. 1.460-1(c)(3)):

• khách hàng sử dụng thiết bị cho mục đích dự định, không phải để chạy thử, khi bạn đã phát sinh ít nhất 95% tổng chi phí; hoặc
• hoàn thành và nghiệm thu cuối cùng.

Tranh chấp hoặc tiền thưởng hiệu suất không làm chậm thời điểm hoàn thành, và bạn không thể trì hoãn thời điểm hoàn thành để hoãn thuế. Thu nhập hợp đồng chưa ghi nhận được ghi nhận trong năm sau năm hoàn thành (Reg. 1.460-4(b)(3)).

Tiền lãi tính lại là gì, và khi nào nộp Form 8697?

Tiền lãi tính lại (look-back interest) điều chỉnh cho các số ước tính. Trong năm hoàn thành, bạn tính lại từng năm trước với giá và chi phí thực tế, rồi nộp hoặc nhận tiền lãi trên số thuế đã nộp thiếu hoặc nộp thừa, theo lãi suất hoàn trả khoản nộp thừa của IRS, tính lãi kép hằng ngày (26 U.S.C. 460(b)).

• Nộp hồ sơ. Đính kèm Form 8697 vào tờ khai khi bạn phải trả tiền lãi; nộp riêng, chậm nhất vào hạn nộp tờ khai kể cả gia hạn, khi bạn được nhận tiền lãi. Nộp lại trong các năm sau nếu giá hoặc chi phí thay đổi.
• Xử lý thuế. C corporation được khấu trừ tiền lãi tính lại đã trả; S corporation, cá nhân và người nộp thuế khác thì không. Tiền lãi nhận được phải chịu thuế.
• Ngoại lệ. Hợp đồng có giá không quá mức thấp hơn giữa $1.000.000 và 1% tổng doanh thu bình quân, và hoàn thành trong vòng 2 năm. Hợp đồng xây dựng được miễn, đối với thuế thông thường. Và, theo một văn bản lựa chọn có tiêu đề "NOTIFICATION OF ELECTION UNDER SECTION 460(b)(6)" đính kèm tờ khai nộp đúng hạn (kể cả gia hạn) cho năm đầu tiên, các hợp đồng mà ở mỗi năm trước, thu nhập lũy kế đã ghi nhận chênh lệch không quá 10% so với thu nhập lũy kế tính lại. Khi đã thực hiện, lựa chọn này áp dụng cho mọi hợp đồng hoàn thành trong năm đó và các năm sau, và không thể hủy nếu không có sự đồng ý của IRS. Các ghi chú trong hướng dẫn Form 8697 hiện hành về hợp đồng ký sau ngày 4 tháng 7 năm 2025 vượt quá nội dung của luật; Public Law 119-21 chỉ giới hạn quy tắc 3 năm cho một số hợp đồng nhà ở.

Bắt đầu áp dụng hoặc sửa phương pháp có cần IRS cho phép không?

Bắt đầu áp dụng thì không: doanh nghiệp có hợp đồng dài hạn đầu tiên trong năm nay áp dụng phương pháp tỷ lệ hoàn thành trên tờ khai của năm đó (Reg. 1.460-1(f)(3)). Sửa phương pháp thì cần.

• Ghi nhận hợp đồng đặt riêng khi giao hàng là phương pháp không được phép. Việc thay đổi cần sự đồng ý của IRS qua đơn xin thay đổi phương pháp kế toán (Form 3115). Thay đổi bạn yêu cầu áp dụng cho hợp đồng ký từ năm thay đổi, không có điều chỉnh theo section 481(a) (Reg. 1.460-4(g)); quy tắc này không giải quyết các năm còn mở mà IRS kiểm tra thuế. Rev. Proc. 2025-23 không liệt kê thay đổi tự động nào cho trường hợp này.
• Nhà thầu nhỏ chuyển hợp đồng được miễn khỏi phương pháp tỷ lệ hoàn thành dùng thay đổi tự động tại section 19.01 của Rev. Proc. 2025-23, đã được sửa đổi bởi Rev. Proc. 2026-32, theo cách cắt ngang (chỉ hợp đồng mới, không có điều chỉnh bù trừ).
• Chuyển toàn bộ từ phương pháp tiền mặt sang dồn tích là một thay đổi riêng: xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.

Điều gì thay đổi với hợp danh, S corporation hoặc công ty con tại Hoa Kỳ của nhà sản xuất nước ngoài?

Với hợp danh hoặc S corporation, điều thay đổi là ai tính tiền lãi tính lại; với công ty con tại Hoa Kỳ, công việc của công ty mẹ có thể được tính vào.

• Hợp danh hoặc S corporation có nhiều chủ sở hữu (widely held): tiền lãi tính lại được tính ở cấp pháp nhân theo thuế suất cao nhất, đối với hợp đồng có gần như toàn bộ thu nhập từ nguồn Hoa Kỳ.
• Hợp danh hoặc S corporation có ít chủ sở hữu (closely held) (50% trở lên do 5 người trở xuống nắm giữ vào bất kỳ thời điểm nào): thông tin chi tiết được chuyển qua Schedule K-1 và mỗi chủ sở hữu nộp Form 8697 (26 U.S.C. 460(b)(4)).
• Công ty con tại Hoa Kỳ: thời gian công ty mẹ chế tạo linh kiện được tính vào điều kiện 12 tháng (Reg. 1.460-2(c)(2)), trừ khi hơn 50% doanh thu của công ty mẹ từ linh kiện đó đến từ người mua không liên quan. Một công ty liên quan tại Hoa Kỳ thiết kế kỹ thuật hoặc chế tạo cụm lắp ráp phụ cho hợp đồng của công ty con cũng phải dùng phương pháp tỷ lệ hoàn thành (Reg. 1.460-1(g)).

Vì sao thu nhập chịu thuế không khớp với doanh thu trên báo cáo tài chính?

Doanh thu trên báo cáo tài chính là số đo kế toán; tờ khai thuế theo section 460, với nhóm chi phí riêng, quy tắc riêng cho số tiền chưa chắc chắn và lựa chọn 10 phần trăm. Quy tắc thu nhập theo báo cáo tài chính không áp dụng cho các phương pháp của section 460 (Reg. 1.451-3(a)(13)). Chênh lệch được đối chiếu trên Schedule M-1 hoặc M-3. Phần lớn tờ khai tiểu bang bắt đầu từ thu nhập chịu thuế liên bang, nên chênh lệch thời điểm cũng chuyển sang tờ khai tiểu bang.

Canada xử lý cùng hợp đồng này thế nào?

Luật thuế Canada không có quy tắc riêng cho hợp đồng dài hạn. Hợp đồng tại Canada của một nhà sản xuất Canada theo quy tắc thu nhập chung; công ty con tại Hoa Kỳ theo cột Hoa Kỳ.

Ví dụ

Số liệu minh họa bằng đô la Hoa Kỳ.

Dàn thiết bị đóng cắt $10.000.000 với 10% tiền giữ lại bảo đảm

Một C corporation (công ty chịu thuế thu nhập riêng) tại Texas có tổng doanh thu bình quân $60.000.000 ký hợp đồng vào tháng 3 năm 2026 cho một dàn thiết bị đóng cắt đặt riêng cho khu trung tâm dữ liệu gần Dallas, được nghiệm thu năm 2027. Chi phí ước tính: $8.000.000. Quy mô công ty không quan trọng: hợp đồng sản xuất không có ngoại lệ cho doanh nghiệp nhỏ.

• Tiền mặt năm 2026: tiền đặt cọc $2.000.000 cộng $4.000.000 hóa đơn theo tiến độ, trừ $400.000 tiền giữ lại bảo đảm: thu được $5.600.000.
• Thu nhập: chi phí $5.000.000 đến ngày 31 tháng 12 tương ứng mức hoàn thành 62,5%, nên tổng doanh thu năm 2026 là $6.250.000 và lợi nhuận $1.250.000, không phải $6.000.000 đã xuất hóa đơn hay $5.600.000 đã thu. Khoản $400.000 tiền giữ lại bảo đảm chịu thuế trong năm 2026.
• Tiền lãi tính lại: chi phí cuối cùng lên đến $8.500.000. Năm 2026 lẽ ra chỉ hoàn thành 58,8% với lợi nhuận khoảng $882.000, nên đã ghi nhận thừa $367.647: khoảng $77.200 tiền thuế theo thuế suất 21%. Với năm 2027, năm hoàn thành, công ty nộp riêng Form 8697 để yêu cầu nhận tiền lãi, khoản lãi này phải chịu thuế.

Cụm thiết bị làm mát $4.500.000 được lắp đặt tại công trường

Một LLC tại Ohio chịu thuế như hợp danh, có tổng doanh thu bình quân $20.000.000, ký hợp đồng vào tháng 9 năm 2026 cho sáu cụm CDU và máy làm lạnh đặt riêng giá $3.750.000 (chi phí $3.000.000) cộng phần lắp đặt năm 2027 giá $750.000 (chi phí $600.000).

• Hai hợp đồng: lắp đặt chiếm 16,7% chi phí, chưa đạt mức 95% cần thiết để lựa chọn coi là xây dựng.
• Cụm thiết bị: chi phí $1.800.000 năm 2026 là 60%, cho doanh thu $2.250.000 và lợi nhuận $450.000 trong năm 2026.
• Lắp đặt: được miễn (doanh thu dưới giới hạn, dự kiến hoàn thành trong vòng 2 năm, và LLC không phải tax shelter). Theo phương pháp hợp đồng hoàn thành, lợi nhuận $150.000 của phần lắp đặt rơi vào năm 2027. Đối với thuế tối thiểu thay thế của các thành viên hợp danh, phần lắp đặt vẫn tính theo phương pháp tỷ lệ hoàn thành, có tiền lãi tính lại.
• Chủ sở hữu: LLC này có ít chủ sở hữu (closely held), nên mỗi thành viên hợp danh nộp Form 8697 dựa trên thông tin trong K-1 khi hợp đồng cụm thiết bị kết thúc.

Đơn hàng $6.000.000 mô-đun UPS theo danh mục

Công ty con tại Hoa Kỳ của một nhà sản xuất ở Ontario ký hợp đồng vào tháng 6 năm 2026 cho 40 mô-đun UPS theo danh mục, giao năm 2027 sau 18 tháng chờ đơn tồn đọng. Mỗi mô-đun mất khoảng 8 tuần chế tạo, tính cả công việc của công ty mẹ. Không duy nhất và dưới 12 tháng, nên đây không phải hợp đồng dài hạn: thu nhập theo phương pháp thông thường của công ty, thường là khi mô-đun được gửi đi hoặc được giao, và khoản đặt cọc $1.800.000 theo quy tắc về khoản trả trước của khách hàng. Chỉ một dàn thiết bị đóng cắt thiết kế riêng trong cùng đơn hàng sẽ đưa toàn bộ $6.000.000 vào phương pháp tỷ lệ hoàn thành.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Từ trước đến nay ghi nhận hợp đồng đặt riêng khi giao hàng hoặc khi được trả tiền: việc sửa cần sự đồng ý của IRS và có thể phải tính tiền lãi tính lại. Xem dịch vụ cho trung tâm dữ liệu.
• Tiền đặt cọc cho thiết bị theo danh mục hoặc công suất trả trước: khoản trả trước và tiền đặt cọc của khách hàng.
• Vượt giới hạn doanh nghiệp nhỏ, hoặc rời bỏ phương pháp tiền mặt: chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.
• Nhà lắp đặt mua vật tư: thuế bán hàng đối với thiết bị làm mát và điện được lắp đặt.
• Thuế tiểu bang: các khoản khấu trừ thuế đặc quyền kinh doanh Texas, thuế trên tổng doanh thu tại các tiểu bang khác, thuế thu nhập doanh nghiệp tại tiểu bang khác, và thuế thu nhập thành phố tại Ohio cho đội kỹ thuật.
• Nghiên cứu hoặc nguyên mẫu ngoài hợp đồng với khách hàng: khấu trừ chi phí nghiên cứu phần cứng và nguyên mẫu. Linh kiện nhập khẩu: thuế quan và thuế hải quan.
• Nhà sản xuất nước ngoài ký hợp đồng hoặc lắp đặt tại Hoa Kỳ mà không có công ty tại Hoa Kỳ: công ty Canada có phải nộp tờ khai thuế Hoa Kỳ không?
• Công ty con tại Hoa Kỳ của nhà sản xuất nước ngoài: Form 5472 và định giá giao dịch nội bộ.
• Thuế suất công ty, khoản lỗ và thuế nộp tạm tính: C corporation bị đánh thuế như thế nào.