Báo cáo tài chính để vay ngân hàng: ngân hàng yêu cầu gì

Ngân hàng yêu cầu những báo cáo tài chính nào khi doanh nghiệp xin vay?

Khi ngân hàng yêu cầu báo cáo tài chính, họ muốn có báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán, và có thể thêm báo cáo lưu chuyển tiền tệ, tờ khai thuế và dự báo. Bên cho vay quyết định danh sách, số năm cần và việc CPA có bắt buộc lập báo cáo hay không. Với khoản vay 7(a) có SBA bảo lãnh, SBA cho biết bạn nộp hồ sơ qua một bên cho vay, và bên đó tự xác định giấy tờ cần có theo hoàn cảnh của bạn (SBA: Khoản vay 7(a)). Khoản vay không có SBA bảo lãnh thì không có danh sách kiểm tra nào của SBA đứng sau, nên hãy xin ngân hàng danh sách bằng văn bản của chính họ.

IRS gọi hai báo cáo đầu tiên là những báo cáo giúp ích khi làm việc với ngân hàng hoặc chủ nợ (Publication 583).

Ngân hàng cũng có thể hỏi về chủ sở hữu, chẳng hạn tờ khai cá nhân hoặc báo cáo tài chính cá nhân; về báo cáo này, hãy xem Báo cáo tài chính cho khoản vay SBA.

Trường hợp không còn đơn giản khi sổ sách chậm vài tháng, khi tiền kinh doanh và tiền cá nhân dùng chung một tài khoản, khi báo cáo khác với tờ khai đã nộp, hoặc khi ngân hàng đã ấn định ngày. Hai trường hợp đầu thường có nghĩa là phải hoàn tất hoặc sửa sổ sách trước khi lập được báo cáo; chênh lệch với tờ khai có thể là khác biệt hợp lệ cần một bản giải trình bằng văn bản (xem bên dưới). Nếu ngày của ngân hàng sắp đến, hãy nhờ trợ giúp ghi sổ kế toán.

Hãy chuẩn bị:

• Hai đến ba tờ khai thuế doanh nghiệp đã nộp gần nhất; số lượng thực tế do bên cho vay quyết định.
• Báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán của năm từ đầu năm đến nay, tính đến cuối tháng gần nhất.
• Sao kê ngân hàng, thẻ tín dụng và khoản vay của mọi tháng mà các báo cáo đó bao gồm.
• Danh sách mọi khoản nợ của doanh nghiệp: bên cho vay, số dư, số tiền trả và ngày kết thúc.
• Danh sách hóa đơn khách hàng chưa trả và hóa đơn phải trả chưa thanh toán.

Bên cho vay muốn xem báo cáo kết quả kinh doanh của bao nhiêu năm?

Hãy dự kiến hai đến ba tờ khai thuế doanh nghiệp đã nộp gần nhất cùng báo cáo từ đầu năm đến nay. Bên cho vay quyết định số năm thực tế, và không nguồn nào được dẫn ở đây ấn định số năm cho khoản vay không có SBA bảo lãnh. Hướng dẫn của SBA về kế hoạch kinh doanh truyền thống, thường được bên cho vay và nhà đầu tư yêu cầu, bảo doanh nghiệp đã hoạt động đưa vào báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ của ba đến năm năm gần nhất (SBA: kế hoạch kinh doanh). Đó là hướng dẫn cho một kế hoạch, không phải quy định cho vay.

Với khoản vay có SBA bảo lãnh, hãy xem Báo cáo tài chính cho khoản vay SBA.

Hãy giữ bản sao mọi tờ khai đã nộp. Bản transcript tờ khai mà bên cho vay yêu cầu bằng Form 4506-C gồm các tờ khai IRS đã xử lý trong năm hiện tại và ba năm xử lý trước đó (hướng dẫn Form 4506-C). Với tờ khai cũ hơn, hãy dùng bản sao của bạn, hỏi người chuẩn bị thuế, hoặc yêu cầu bản sao bằng Form 4506: lệ phí là $30 cho mỗi tờ khai và việc xử lý có thể mất tối đa 75 ngày dương lịch.

Doanh nghiệp mới thành lập có ít năm để trình bày hơn. Doanh nghiệp đưa ra các kỳ đã hoạt động, chốt sổ từng tháng, và dựa vào dự báo cho phần còn lại. Doanh nghiệp đã đổi loại tờ khai, chẳng hạn LLC đã chọn chịu thuế như công ty (IRS: LLC), sẽ có các tờ khai trên những biểu mẫu khác nhau: hãy đưa bên cho vay từng tờ khai và ngày thay đổi.

Báo cáo từ đầu năm đến nay (interim) là gì, và khi nào ngân hàng yêu cầu?

Báo cáo từ đầu năm đến nay, hay báo cáo interim, gồm báo cáo kết quả kinh doanh của năm hiện tại tính đến nay cùng bảng cân đối kế toán tại cuối tháng gần nhất (Publication 583 định nghĩa hai báo cáo này). Ngân hàng có thể yêu cầu khi số liệu cả năm gần nhất đã cũ vài tháng, vì báo cáo cuối năm hoặc tờ khai đã nộp không cho biết gì về những tháng sau đó. Với khoản vay có SBA bảo lãnh, hãy xem Báo cáo tài chính cho khoản vay SBA.

Báo cáo interim phải lấy từ sổ sách đã chốt: mọi tài khoản ngân hàng, thẻ và khoản vay đã được đối chiếu đến cuối tháng mà báo cáo thể hiện. Hãy hỏi bên cho vay họ chấp nhận ngày kết thúc kỳ nào trước khi chốt sổ, rồi chốt đến ngày đó.

Ngân hàng có bắt buộc báo cáo tài chính do CPA lập không?

Ngân hàng quyết định có bắt buộc CPA lập báo cáo hay không. Không nguồn nào được dẫn ở đây yêu cầu báo cáo do CPA lập cho một khoản vay ngân hàng thông thường: trang 7(a) của SBA không nêu yêu cầu đó và để bên cho vay quyết định danh sách giấy tờ (SBA: Khoản vay 7(a)). Với một số loại khoản vay SBA, quy trình riêng của SBA có nêu mức CPA: khoản vay 504, hạn mức vốn lưu động trên một quy mô nhất định và việc mua doanh nghiệp (SOP 50 10); hãy xem Báo cáo tài chính cho khoản vay SBA. Hướng dẫn về tài chính của SBA liệt kê CPA, nhân viên ghi sổ và dịch vụ trực tuyến là những cách nhận trợ giúp kế toán (SBA: quản lý tài chính của bạn).

Chính sách riêng của ngân hàng vẫn có thể yêu cầu nhiều hơn, kể cả báo cáo do CPA tổng hợp, soát xét hoặc kiểm toán. Hãy hỏi ngân hàng bằng văn bản họ chấp nhận mức nào trước khi trả tiền cho bất kỳ mức nào; về sự khác biệt, hãy xem báo cáo tài chính kiểm toán cho nhà đầu tư.

Báo cáo lấy từ sổ sách của chính bạn chỉ đủ nếu bên cho vay chấp nhận, và chỉ tốt bằng sổ sách nằm bên dưới. IRS nói sổ sách phải thể hiện tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế, có chứng từ hỗ trợ (Publication 583).

Tờ khai thuế và transcript của IRS nào đi kèm báo cáo, và các con số phải khớp ra sao?

Bên cho vay xem tờ khai của loại hình doanh nghiệp bạn, và báo cáo của bạn phải đối chiếu được với tờ khai đó. Hãy so cùng một kỳ, và giải thích từng chênh lệch hợp lệ giữa sổ sách và thuế. Cả hai đều lấy từ cùng một bộ sổ sách.

Tờ khai của hợp danh và công ty có bảng cân đối kế toán theo sổ sách, tức Schedule L, mà hướng dẫn nói phải khớp với sổ sách (Form 1065, Form 1120-S, Form 1120). Theo hướng dẫn của từng biểu mẫu, người nộp nhỏ có thể được miễn Schedule L, nên có tờ khai không có bảng cân đối kế toán nào. Khi có, ngân hàng có thể đặt bảng cân đối kế toán của bạn cạnh bảng trong tờ khai.

IRS chỉ cung cấp hồ sơ thuế cho bên cho vay khi có sự đồng ý của bạn. Bạn có thể ủy quyền cho bên cho vay yêu cầu transcript qua tài khoản IRS của bạn, hoặc qua bên cho vay bằng Form 4506-C (IRS: IVES). Về cách yêu cầu hoạt động, hãy xem chứng minh thu nhập với bên cho vay.

Báo cáo kết quả kinh doanh có thu nhập khác với tờ khai hoặc với tiền gửi ngân hàng có thể bị bên cho vay hỏi lại. Một số chênh lệch là hợp lệ, chẳng hạn khấu hao tính khác nhau cho mục đích thuế hoặc thu nhập rơi vào kỳ khác. Cách trả lời là một bản giải trình ngắn bằng văn bản đi từ lợi nhuận theo sổ sách đến con số của tờ khai, có chứng từ cho từng bước, chứ không phải sửa lại báo cáo. Về các bảng đối chiếu sổ sách với tờ khai, hãy xem sổ sách dồn tích và tờ khai thuế theo phương pháp tiền mặt.

Báo cáo nên theo phương pháp tiền mặt hay dồn tích?

Hãy dùng cơ sở mà bên cho vay nêu. Nếu họ không nêu, cơ sở mà tờ khai của bạn dùng thường là điểm xuất phát. Theo phương pháp tiền mặt, thu nhập được tính khi nhận và chi phí khi trả; theo phương pháp dồn tích, là khi phát sinh (Publication 583). Bảng cân đối kế toán theo phương pháp tiền mặt nói chung không có khoản phải thu hay khoản phải trả, nên doanh nghiệp bán chịu có thể bị yêu cầu số liệu dồn tích.

Thu nhập chịu thuế được tính theo phương pháp thường dùng khi ghi sổ (section 446(a)), và IRS nói phương pháp tính thu nhập chịu thuế và phương pháp ghi sổ phải giống nhau (Publication 583). Quy định cũng liệt kê "bản đối chiếu mọi chênh lệch giữa sổ sách đó và tờ khai của người nộp thuế" trong số hồ sơ phải giữ (26 CFR 1.446-1(a)(4)), và hướng dẫn Schedule M-3 mô tả công ty có báo cáo tài chính dồn tích và tờ khai theo phương pháp tiền mặt (hướng dẫn Schedule M-3). Vì vậy, báo cáo cho bên cho vay theo cơ sở khác với tờ khai cần một bản đối chiếu bằng văn bản với tờ khai. Việc chính tờ khai có được tiếp tục dùng phương pháp tiền mặt hay không là một câu hỏi riêng; hãy xem sổ sách dồn tích và tờ khai thuế theo phương pháp tiền mặt.

Đổi phương pháp trên tờ khai nói chung cần IRS đồng ý, yêu cầu bằng Form 3115 (section 446(e), Publication 538); hãy xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích. Không phải doanh nghiệp nào cũng được dùng phương pháp tiền mặt. C corporation, hoặc hợp danh có thành viên là C corporation, nói chung chỉ được dùng khi tổng doanh thu bình quân hằng năm của ba năm trước ở mức $32.000.000 trở xuống, với các ngoại lệ như doanh nghiệp nông nghiệp và công ty dịch vụ cá nhân đủ điều kiện (section 448). Doanh nghiệp có hàng tồn kho phải đối mặt với các giới hạn riêng (Publication 538). Để chọn phương pháp, hãy xem kế toán tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.

Dự báo là gì, và khi nào bên cho vay muốn xem?

Dự báo là phiên bản dự đoán của các báo cáo cho các kỳ trong tương lai. Hướng dẫn của SBA về kế hoạch kinh doanh truyền thống yêu cầu một triển vọng năm năm: dự báo báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và ngân sách chi đầu tư, năm đầu chia theo quý hoặc tháng, có giải thích và khớp với số tiền xin vay (SBA: kế hoạch kinh doanh).

Bên cho vay có thể yêu cầu dự báo từ doanh nghiệp mới có ít lịch sử, hoặc khi khoản vay tài trợ cho tăng trưởng mà kết quả trong quá khứ không thể hiện. Dự báo dựa trên kết quả thực tế: lịch sử đã đối chiếu cho số dư ban đầu cùng quy luật doanh thu và chi phí để các giả định xây dựng lên. Hạn mức tín dụng gắn với khoản phải thu cũng có thể kéo theo yêu cầu bảng phân tích tuổi nợ phải thu và phải trả (hóa đơn khách hàng chưa trả và hóa đơn phải trả chưa thanh toán, liệt kê theo thời gian), như trong chương trình thí điểm hạn mức vốn lưu động của SBA (SBA: Khoản vay 7(a)).

Điều gì làm hồ sơ vay doanh nghiệp bị đình trệ?

Ba nguyên nhân chậm trễ thường gặp là tài khoản chưa đối chiếu, tiền chủ sở hữu và tiền doanh nghiệp bị lẫn, và báo cáo có chênh lệch chưa giải thích được so với tờ khai hoặc tiền gửi.

Nếu sổ sách của tôi bị chậm hoặc tôi chưa từng lập bảng cân đối kế toán thì sao?

Sổ sách bị chậm phải được hoàn tất trước khi lập được báo cáo. Bảng cân đối kế toán không phải thứ thêm vào cuối cùng: nó đến từ các tài khoản đã đối chiếu và số dư đầu kỳ đúng. Hãy làm theo thứ tự này:

1. Lấy danh sách của bên cho vay và ngày họ cần báo cáo.
2. Thu thập sao kê của mọi tài khoản ngân hàng, thẻ và khoản vay kể từ cuối năm của tờ khai đã nộp gần nhất.
3. Thiết lập số dư đầu kỳ. Hợp danh hoặc công ty đã nộp Schedule L có sẵn bảng cân đối kế toán cuối năm trước; Schedule C của chủ doanh nghiệp một chủ thì không có, nên hãy dựng lại từ hồ sơ tài khoản, khoản vay và tài sản. Xem số dư đầu kỳ khi sổ sách bắt đầu muộn.
4. Ghi mọi giao dịch và đối chiếu từng tài khoản theo từng tháng. Xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.
5. Lập báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán đến cuối tháng mà bên cho vay sẽ chấp nhận.
6. So thu nhập với tiền gửi và tờ khai, và viết bản giải trình cho mọi điểm khác nhau. Sau đó mới gửi báo cáo.

Nếu ngày của bên cho vay đến trước khi việc làm bù xong, hãy hỏi họ có chấp nhận ngày muộn hơn không, hoặc nhờ trợ giúp ghi sổ kế toán hoàn tất các tháng trước. Với sổ sách chậm nhiều tháng, hãy xem làm bù sổ sách quá hạn.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số liệu tính bằng đô la Hoa Kỳ.

S corporation cảnh quan, vay mua thiết bị

Một S corporation xin ngân hàng khoản vay mua thiết bị US$150.000. Danh sách của ngân hàng yêu cầu tờ khai doanh nghiệp của hai năm cùng báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán hiện tại. Công ty đã nộp Form 1120-S cả hai năm nhưng chưa có báo cáo kết quả kinh doanh hay bảng cân đối kế toán hiện tại để đưa ngân hàng. Nhân viên ghi sổ đối chiếu các tài khoản ngân hàng và thẻ đến cuối tháng gần nhất, thiết lập số dư đầu kỳ từ Schedule L năm ngoái (hoặc từ hồ sơ tài khoản và khoản vay nếu tờ khai không có), và lập cả hai báo cáo. Chủ sở hữu kiểm tra thu nhập từ đầu năm đến nay phù hợp với tiền gửi của doanh nghiệp và khoản vay xe tải US$40.000 hiện có đã nằm trong bảng cân đối kế toán.

LLC nhà hàng, hạn mức tín dụng khi sổ sách bị chậm

Một LLC nhà hàng có doanh thu US$400.000 xin hạn mức tín dụng US$75.000. Sổ sách của họ chậm sáu tháng: sáu tháng giao dịch ngân hàng và thẻ chưa được ghi. Không thể lập báo cáo từ sổ sách như hiện tại, vì thu nhập, chi phí và số dư tiền mặt đều sẽ sai. Chủ sở hữu hỏi ngân hàng về ngày cần, làm bù xong sáu tháng, đối chiếu mọi tài khoản, và chỉ sau đó mới lập báo cáo từ đầu năm đến nay.

Nhà thiết kế tự do, vay có kỳ hạn

Một nhà thiết kế xin khoản vay có kỳ hạn US$30.000. Ngân hàng muốn báo cáo kết quả kinh doanh khớp với Schedule C và với tiền gửi ngân hàng. Schedule C năm ngoái cho thấy tổng doanh thu US$62.000. Báo cáo năm nay đến tháng 6, ghi theo phương pháp tiền mặt, cho thấy thu nhập US$35.000, nhưng tiền gửi vào tài khoản doanh nghiệp tổng cộng US$31.000, vì khách hàng đã trả US$4.000 vào tài khoản cá nhân. Nhà thiết kế liệt kê các khoản thanh toán đó trong một bảng ngắn nối thu nhập với tiền gửi, kèm hóa đơn của từng khách hàng và khoản tiền gửi vào tài khoản cá nhân làm chứng từ, và từ nay yêu cầu khách hàng trả vào tài khoản doanh nghiệp.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Ngân hàng muốn báo cáo trước một ngày nhất định trong khi sổ sách của bạn bị chậm, lẫn với chi tiêu cá nhân, hoặc khác với tờ khai đã nộp: báo cáo chỉ có thể lấy từ sổ sách đã chốt và đối chiếu. Hãy xác định bạn cần làm bù, sửa lỗi hay chỉ cần một bản đối chiếu có chứng từ, và nhờ trợ giúp ghi sổ kế toán theo đúng danh sách và ngày của ngân hàng. Với các tháng bị thiếu, hãy bắt đầu bằng làm bù sổ sách quá hạn.
• Tờ khai doanh nghiệp chưa bao giờ được nộp: bên cho vay không thể so báo cáo với một tờ khai không tồn tại. Hãy xem làm bù tờ khai doanh nghiệp chưa nộp và trợ giúp ghi sổ kế toán cho sổ sách nằm bên dưới.
• Người nước ngoài sở hữu LLC hoặc công ty: tờ khai mà bên cho vay xem có thể khác với bảng ở trên. Hãy xem ghi sổ cho công ty Hoa Kỳ do người nước ngoài sở hữu, và nhờ trợ giúp ghi sổ kế toán để báo cáo khớp với các tờ khai đó.
• Khoản vay là khoản vay SBA: biểu mẫu, báo cáo tài chính cá nhân và bảng kê nợ được trình bày trong Báo cáo tài chính cho khoản vay SBA.
• Bên cho vay hoặc nhà đầu tư muốn báo cáo được soát xét hoặc kiểm toán: hãy xem báo cáo tài chính kiểm toán cho nhà đầu tư.
• Bạn tự kinh doanh và bên cho vay muốn bằng chứng thu nhập cá nhân: hãy xem chứng minh thu nhập với bên cho vay; với khoản vay mua nhà và các khoản cộng lại của Schedule C, hãy xem thu nhập Schedule C khi vay mua nhà.
• Báo cáo dành cho bất động sản cho thuê: hãy xem báo cáo kết quả kinh doanh bất động sản cho thuê gửi bên cho vay.
• Khoản vay đã được duyệt: hãy xem ghi khoản vay doanh nghiệp.